Bijlage 1. Zandvoorts Ruimtelijk en Civiel Planproces

BIJLAGE 1

ZANDVOORTS RUIMTELIJK PLAN PROCES

Kenmerk: 2020/836169

1/27

Pre-initiatieffase ZRPP In de Pre-initiatieffase wordt een eerste scan van een initiatief gemaakt aangaande de wenselijkheid en kansrijkheid. Producten:

- Quickscan: het initiatief wordt beoordeeld op de belangrijkste onderdelen, zoals bijvoorbeeld Ruimtelijke Impact (Stedenbouw en Verkeer) en Woningbouwprogramma. - Procesopdracht: de ambtelijk opdrachtgever, meestal de gebiedsmanager, stelt een procesopdracht op waarin o.a. doel, resultaat, budget en benodigde capaciteit van de interne organisatie zijn geformuleerd. De benodigde capaciteit wordt vooraf afgestemd met de verschillende afdelingen zodat de inzet geborgd is.

Communicatie:

In deze fase is er doorgaans nog geen communicatie met de omgeving.

Doorlooptijd:

De doorlooptijd van deze fase kan variëren tussen de 2-3 maanden

Organisatie:

In deze fase werken de Omgevingsdienst IJmond (ODIJ) en de afdelingen , Programma’s en Gebieden, Omgevingsbeleid, Beheer en Beleid Openbare Ruimte samen om tot de quickscan te komen. De bouwplantoetser van de ODIJ is verantwoordelijk voor de intake. Bij een positieve uitkomst van de intake volgt een procesopdracht.

Financiën:

Er wordt naar gestreefd om met beperkte inzet (capaciteit) een eerste scan te maken van de wenselijkheid en kansrijkheid van een initiatief. Deze uren komen overwegend ten laste van het initiatievenbudget. Aan de initiatiefnemer worden in deze fase geen kosten in rekening gebracht.

Besluitvorming:

De verantwoordelijke wethouder, doorgaans portefeuillehouder RO, besluit over de quickscan.

Kenmerk: 2020/836169

2/27

Initiatieffase ZRPP In de initiatieffase vindt een bredere integrale verkenning plaats van het project waarbij gekeken wordt waar het aansluit bij het vigerende beleid en waar het project mogelijk van af wijkt. Producten:

- Startnotitie: onderdelen van de startnotitie zijn de bovenstaande verkenning, een probleemanalyse, hoofdlijnen van de PIP, omschrijving en duiding van het vervolg in het Zandvoorts Ruimtelijk Plan Proces. - Fasedocument: Daarin wordt teruggekeken naar de laatst uitgevoerde fase (is de procesopdracht gerealiseerd, zijn de resultaten behaald, is binnen de gestelde kaders gebleven) en wordt een plan van aanpak voor de volgende fase geschreven. Ook hier wordt de benodigde capaciteit vooraf afgestemd met de verschillende afdelingen, zodat bij de start van de volgende fase, de inzet geborgd is.

Communicatie:

In de initiatieffase wordt een Participatie- en Inspraakplan (PIP) opgesteld. De hoofdlijnen hiervan worden opgenomen in de startnotitie.

Doorlooptijd:

De doorlooptijd van deze fase is ca 3-6 maanden.

Organisatie:

In deze fase is de afdeling Project- en Contractmanagement de ambtelijk opdrachtnemer. De procesmanager betrekt verschillende afdelingen (zoals bijvoorbeeld Omgevingsbeleid, Beheer en Beleid Openbare Ruimte. Bedrijven) in een projectteam, zodat het project integraal benaderd wordt.

Financiën:

Er zijn verschillende mogelijkheden in deze fase, afhankelijk van het soort project. In de meeste gevallen stelt de opdrachtgever vanuit het initiatievenbudget financiën beschikbaar voor (een deel van) deze fase. Vaak in combinatie met een voorschotovereenkomst die met de initiatiefnemer gesloten worden. De ambtelijke inzet wordt dan door de initiatiefnemer betaald.

Besluitvorming:

De raad stemt in met de startnotitie. Daarmee wordt in feite het echte startschot gegeven voor de start van het project.

Kenmerk: 2020/836169

3/27

Definitiefase ZRPP In de definitiefase worden de uitgangspunten en randvoorwaarden nader gedefinieerd. Producten:

De meest voorkomende producten in deze fase zijn: - een ruimtelijk kaderstellend product zoals een Visie, een Stedenbouwkundig programma van Eisen (SPvE), een Beeldkwaliteitsplan of een combinatie hiervan. - een overeenkomst met de ontwikkelende partij (en) - een grondexploitatie

Communicatie:

Uitvoering van het PIP. Waarbij in elke fase wordt bekeken of het PIP moet worden bijgesteld.

Doorlooptijd:

De doorlooptijd van deze fase is ca 9-12 maanden.

Organisatie:

Ook in deze fase is de afdeling Project- en Contractmanagement de ambtelijk opdrachtnemer. De procesmanager blijft de verschillende afdelingen betrekken in een projectteam, zodat het project integraal benaderd wordt. Per fase kan de samenstelling wijzigen.

Financiën:

Er zijn verschillende mogelijkheden in deze fase, afhankelijk van het soort project, deze zijn bijvoorbeeld: - overeenkomst met de ontwikkelende partij(en) - grondexploitatie - voorbereidingskrediet (besloten bij de startnotitie)

Besluitvorming:

De gemeenteraad stemt in met de kaderstellende producten, het openen van een grondexploitatie en in enkele gevallen over de te sluiten overeenkomsten (bijvoorbeeld koopovereenkomsten met voorhang). Anterieure overeenkomsten zijn een bevoegdheid van het college.

Kenmerk: 2020/836169

4/27

Ontwerpfase ZRPP In de ontwerpfase wordt het project uitgewerkt binnen de door de gemeente vastgestelde randvoorwaarden. Ook worden de vereiste onderzoeken voor het bestemmingsplan (of andere juridisch-planologische procedure) uitgevoerd. Producten:

Het meest voorkomende product in deze fase is het Stedenbouwkundig plan.

Communicatie:

Uitvoering van het PIP. Waarbij in elke fase wordt bekeken of het PIP moet worden bijgesteld. Indien in de vorige fase geen kaderstellend product is vastgesteld, verdient het de aanbeveling om het Stedenbouwkundig plan ter visie te leggen.

Doorlooptijd:

De doorlooptijd van deze fase is ca 6-8 maanden.

Organisatie:

Ook in deze fase is de afdeling Project- en Contractmanagement de ambtelijk opdrachtnemer. De procesmanager blijft de verschillende afdelingen betrekken in een projectteam, zodat het project integraal benaderd wordt. Per fase kan de samenstelling wijzigen.

Financiën:

Er zijn verschillende mogelijkheden in deze fase, afhankelijk van het soort project, deze zijn bijvoorbeeld: - overeenkomst met de ontwikkelende partij(en) - grondexploitatie

Besluitvorming:

Het vaststellen van het stedenbouwkundig plan is een bevoegdheid van het college van B&W.

Kenmerk: 2020/836169

5/27

Voorbereidingsfase ZRPP In de voorbereidingsfase worden voorbereidingen getroffen om het definitieve ontwerp te realiseren. Het stedenbouwkundig plan wordt uitgewerkt tot bouwplan. In deze fase wordt tevens de bestemmingsplanprocedure doorlopen. Indien nodig worden hogere waarden voor geluid vastgesteld en/of een verkeersbesluit genomen. Omgevingsvergunningen en ontheffingen worden aangevraagd.

Producten:

De meest voorkomende producten in de fase zijn: - bestemmingsplan - omgevingsvergunning

Communicatie:

Uitvoering van het PIP. Waarbij in elke fase wordt bekeken of het PIP moet worden bijgesteld.

Doorlooptijd:

De doorlooptijd van deze fase is ca 6-12 maanden.

Organisatie:

Ook in deze fase is de afdeling Project- en Contractmanagement de ambtelijk opdrachtnemer. De procesmanager blijft de verschillende afdelingen betrekken in een projectteam, zodat het project integraal benaderd wordt. Per fase kan de samenstelling wijzigen.

Financiën:

Er zijn verschillende mogelijkheden in deze fase, afhankelijk van het soort project, deze zijn bijvoorbeeld: - overeenkomst met de ontwikkelende partij(en) - grondexploitatie

Besluitvorming:

Voor het bestemmingsplan en omgevingsvergunning gelden de reguliere besluitvormingsprocedures.

Kenmerk: 2020/836169

6/27

Realisatiefase ZRPP In de realisatiefase wordt het project gerealiseerd. Producten:

Geen, wel vindt een overdracht naar de lijnorganisatie plaats.

Communicatie:

Bereikbaarheid, Leefbaarheid, Veiligheid en Communicatie plan (BLVC plan) uitgevoerd door de ontwikkelaar/aannemer

Doorlooptijd:

De doorlooptijd van deze fase is ca 1-2 jaar.

Organisatie:

Ook in deze fase is de afdeling Project- en Contractmanagement de ambtelijk opdrachtnemer. De grootste verantwoordelijkheid in deze fase ligt bij de ontwikkelaar/aannemer,

Financiën:

Er zijn verschillende mogelijkheden in deze fase, afhankelijk van het soort project, deze zijn bijvoorbeeld: - overeenkomst met de ontwikkelende partij(en) - grondexploitatie

Besluitvorming:

Geen

Kenmerk: 2020/836169

7/27

ZANTVOORTS CIVIEL PLAN PROCES

Kenmerk: 2020/836169

8/27

Pre-initiatieffase ZCPP

Categorie 1 Veel impact

In de pre-initiatieffase wordt een procesopdracht gemaakt op basis van vastgesteld MIOP, Structuurvisie, NOR A en B en uit DDO onderzoek gebleken, noodzakelijke, grotere ingrepen. Het project wordt beschreven in een concept opdracht waarin de scope, het resultaat, de planning en het budget wordt beschreven. De concept opdracht wordt gecheckt bij verschillende afdelingen op beleidsuitgangspunten, op gebiedswensen, op communicatie, op financieel vlak en op technisch vlak. Daarnaast wordt gecheckt op beschikbare capaciteit.

Producten:

Concept en definitieve Procesopdracht (PO).

Communicatie:

In deze fase is er doorgaans nog geen communicatie met de omgeving vanuit het project.

Doorlooptijd:

De doorlooptijd van deze fase is 1 tot 3 maanden.

Organisatie:

De wethouder is bestuurlijk opdrachtgever. De ambtelijk opdrachtgever is verantwoordelijk voor dit proces en stemt af met alle daartoe benodigde (vak-)afdelingen.

Financiën:

Dekking van de projecten wordt gepland in het investeringsprogramma.

Besluitvorming:

Er vindt afstemming plaats of alle capaciteit beschikbaar is voor deze opdracht en of het proces daadwerkelijk gaat lopen. De bestuurlijk opdrachtgever besluit over de procesopdracht.

Kenmerk: 2020/836169

9/27

Initiatieffase ZCPP

Categorie 1 Veel impact

In de initiatieffase wordt de strategie voor het uitvoeren van het project bedacht en vastgelegd in het plan van aanpak. Daarnaast vindt een integrale verkenning plaats van het project waarbij gekeken wordt waar het aansluit bij het vigerende beleid en waar het project mogelijk niet aan kan voldoen. Producten:

In deze fase worden de volgende producten gemaakt; Plan van Aanpak (PvA), Participatie- en InspraakPlan (PIP), risicoanalyse, inkoopstrategie. Bij grote herinrichtingen is een ruimtelijke verkenning gewenst om dilemma’s op te sporen. Daarnaast komt er een startnotitie naar de raad(scommissie) waarin het proces wordt geschetst en waarin de dilemma’s worden aangestipt indien aanwezig. De fase wordt afgesloten met een fasedocument, dat is een korte evaluatie van deze fase en een vooruitblik op de volgende fase.

Communicatie:

In de initiatieffase wordt een Participatie- en Inspraakplan (PIP) opgesteld, waarbij de focus in deze fase op de stakeholderanalyse en de participatie strategie ligt. De doorlooptijd van deze fase is ca 4-7 maanden.

Doorlooptijd: Organisatie:

De wethouder is bestuurlijk opdrachtgever. De opdrachtgever van BBOR is de ambtelijk opdrachtgever. De procesmanager van PCM de ambtelijk opdrachtnemer. De driehoek bestuurlijk opdrachtgever/ ambtelijk opdrachtgever/ opdrachtnemer blijft hetzelfde gedurende alle fases na de pré-initiatieffase. Er wordt een procesteam samengesteld, uit verschillende afdelingen, zodat het project integraal benaderd wordt. Voor verschillende fases kan dit procesteam verschillen. Daarnaast betrekt het procesteam de benodigde overige vakafdelingen bij de totstandkoming van de producten.

Financiën:

De gelden van het MIOP worden door het college vrijgegeven.

Besluitvorming:

Het college geeft het voorbereidingskrediet vrij als het MIOP projecten betreft (uiterlijk in deze fase). Bij losse investeringen kan dit nog door de raad moeten gebeuren. De (bestuurlijk) opdrachtgever neemt kennis van het PvA en PIP. B&W stuurt informatienota met startnotitie over start project ter kennisname naar commissie om aan te geven dat dit project start en waar het over gaat. De ambtelijk opdrachtgever beslist over het fasedocument en er vindt afstemming plaats over de in te zetten capaciteit voor de volgende fase (die in het fasedocument staat).

Kenmerk: 2020/836169

10/27

Definitiefase ZCPP

Categorie 1 Veel impact

In de definitiefase worden de uitgangspunten en randvoorwaarden nader verkend en vertaald naar een eisenverzameling (klanteisen van bewoners/gebruikers/stakeholders en programma van eisen) en een schets. Mogelijke dilemma’s die hierbij naar voren komen worden vertaald in varianten en daartussen wordt gekozen. Producten:

Opdracht aan het ingenieursbureau, de vereiste onderzoeken worden gedaan, klanteisenspecificatie, programma van eisen en een schets wordt gemaakt. De fase wordt afgesloten met een fasedocument.

Communicatie:

Uitvoering van het PIP. In deze fase wordt een communicatieplan gemaakt. In deze fase worden ook met de stakeholders klanteisengesprekken gevoerd.

Doorlooptijd:

De doorlooptijd van deze fase is ca 3-6 maanden.

Organisatie:

Er wordt een procesteam samengesteld uit verschillende afdelingen, zodat het project integraal benaderd wordt. Het ingenieursbureau krijgt de opdracht voor dit project in deze fase en gaat met de gemeente de gesprekken aan met de stakeholders en inventariseert alle eisen die voor het project gelden.

Financiën:

Er wordt gewerkt binnen het voorbereidingskrediet en vanaf deze fase met een meer gedetailleerdere raming.

Besluitvorming:

Indien bij het maken van de PVE schets dilemma’s naar voren komen of al in eerdere fases zijn gesignaleerd, kiest de bestuurlijk opdrachtgever hierin, mogelijk in afstemming met college en/of Raad. Dat laatste indien het duidelijk ook financiële gevolgen heeft of indien afgeweken wordt van kaders. Het ruimtelijk en functioneel PVE wordt aan de staf aangeboden en al naar gelang de reikwijdte ook ter besluitvorming aan college en/of raad aangeboden. Denk hierbij aan een Masterplan. De ambtelijk opdrachtgever beslist over het fasedocument en er vindt afstemming plaats over de in te zetten capaciteit voor de volgende fase (die in het fasedocument staat).

Kenmerk: 2020/836169

11/27

Ontwerpfase ZCPP

Categorie 1 Veel impact

In de ontwerpfase wordt vanuit het project geparticipeerd en worden de plannen uitgewerkt binnen de in de vorige fase vastgestelde randvoorwaarden tot een voorlopig ontwerp (VO) en na inspraak tot een definitief ontwerp (DO). Producten:

Voorlopig ontwerp en definitief ontwerp en een fasedocument. In veel gevallen zal in deze fase ook opdracht verstrekt worden aan de aannemer.

Communicatie:

Uitvoering van het PIP. Er worden meerdere communicatiemiddelen en momenten gebruikt, zoals de projectenpagina. Op basis van de schets uit de vorige fase vindt participatie met de betreffende straat of wijk plaats. Tevens vindt op basis van het VO de inspraak plaats.

Doorlooptijd:

De doorlooptijd van deze fase is ca 5-12 maanden.

Organisatie:

Er wordt een procesteam samengesteld, uit verschillende afdelingen, zodat het project integraal benaderd wordt. Het ingenieursbureau maakt de ontwerpen welke via het ambtelijke procesteam worden getoetst bij de verschillende vakafdelingen en de DDO partners Vanuit het raamcontract is het de bedoeling de vaste aannemers vroeg in het proces te betrekken om de kennis van de markt binnen te halen. In deze fase kan de aannemer al middels bijv. een bouwteamovereenkomst ingeschakeld worden.

Financiën:

Er wordt nog steeds vanuit het voorbereidingskrediet gewerkt. Wel worden bij VO en DO nieuwe specifiekere ramingen gemaakt waarmee beoordeeld wordt of binnen het budget wordt gebleven, de scope moet worden aangepast of het budget moet worden verruimd.

Besluitvorming:

Het vrijgeven van het VO voor inspraak is een collegebevoegdheid. Het vaststellen van het DO en het vrijgeven van het uitvoeringskrediet is een collegebevoegdheid respectievelijk gemandateerd aan het college bij vaststelling MIOP. Het ophogen van het uitvoeringskrediet (meestal in samenhang met DO) is een raadsbevoegdheid.

Kenmerk: 2020/836169

12/27

De ambtelijk opdrachtgever beslist over het fasedocument en er vindt afstemming plaats over de in te zetten capaciteit voor de volgende fase (die in het fasedocument staat).

Kenmerk: 2020/836169

13/27

Voorbereidingsfase ZCPP

Categorie 1 Veel impact

In de voorbereidingsfase worden voorbereidingen getroffen om het definitieve ontwerp te realiseren. Het project wordt aanbesteed/gegund aan een (van de vaste) aannemer(s) middels een aanbesteding, minicompetitie of 1-op-1, afhankelijk van de geraamde uitvoeringskosten. Indien al eerder een aannemer is geselecteerd volgt een aanbieding en opdrachtbrief. Daarna bereidt de aannemer de werkzaamheden voor inclusief de benodigde vergunningen.

Producten:

Technisch uitvoeringsontwerp (UO), uitvoeringscontract, gunningsbesluit, diverse uitvoeringsdocumenten van de aannemer (uitvoeringsplan, BLVC, projectmanagementplan).

Communicatie:

Uitvoering van het communicatieplan. Waarbij in elke fase wordt bekeken of het moet worden bijgesteld. Communicatie blijft aandachtspunt

Doorlooptijd:

De doorlooptijd van deze fase is ca 4-18 maanden (18 in geval van uitgebreide omgevingsvergunning).

Organisatie:

Er wordt een procesteam samengesteld, uit verschillende afdelingen, zodat het project integraal benaderd wordt. De grootste hoeveelheid werk in deze fase ligt bij het ingenieursbureau en/of bij de aannemer.

Financiën:

Deze fase wordt betaald uit het uitvoeringskrediet. Dat moet in de vorige fase zijn vrijgegeven.

Besluitvorming:

De aanbesteding gaat volgens de wettelijke regels via het ambtelijk apparaat, (ambtelijk) opdrachtgever wordt geïnformeerd op regelmatige basis. Indien een omgevingsvergunning nodig is, zou het kunnen dat B&W een besluit dient te nemen op deze vergunning. Indien de inschrijving van de aannemer het uitvoeringsbudget overschrijdt, wordt het benodigde budget gevraagd aan het college/de raad.* (Dit is geen garantie dat het geld er dan ook komt). Door het vroegtijdig betrekken van de aannemer in het proces wordt de DO raming nauwkeuriger en wordt geprobeerd dit te voorkomen.

Kenmerk: 2020/836169

14/27

Categorie 1 Veel impact

Realisatiefase ZCPP

In de realisatiefase wordt het project gerealiseerd (inclusief nazorg), geëvalueerd en afgesloten. Producten:

Realisatie volgens uitvoeringsplan aannemer inclusief nazorg. Er vindt een overdracht naar de lijnorganisatie plaats middels opleverdossier en revisietekeningen. Er wordt ook een evaluatie opgesteld.

Communicatie:

Bereikbaarheid, Leefbaarheid, Veiligheid en Communicatieplan (BLVC plan) uitgevoerd door de aannemer.

Doorlooptijd:

De doorlooptijd van deze fase is ca 6 maanden -2 jaar (afhankelijk van grootte kan het langer duren).

Organisatie:

Er wordt een procesteam samengesteld, uit verschillende afdelingen, zodat het project integraal benaderd wordt. De grootste hoeveelheid werk in deze fase ligt bij de aannemer. Het ingenieursbureau is verantwoordelijk voor contractmanagement/ toezicht en directievoering (afhankelijk van contract).

Financiën:

Uit het uitvoeringskrediet

Besluitvorming:

De bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever worden meegenomen bij de oplevering en krijgen rapportage na afloop van project.

Kenmerk: 2020/836169

15/27

Pre-initiatieffase ZCPP Categorie 2 middel grote impact In de pre-initiatieffase wordt een procesopdracht gemaakt op basis van vastgesteld MIOP, Structuurvisie, NOR A en B en uit DvO partner gebleken, noodzakelijke, grotere ingrepen. Het project wordt beschreven in een concept opdracht waarin het de scope, het resultaat, de planning en het budget wordt beschreven. De concept opdracht wordt gecheckt bij verschillende afdelingen op beleidsuitgangspunten, op gebiedswensen, op communicatie, op financieel vlak en op technisch vlak. Daarnaast wordt gecheckt op beschikbare capaciteit.

Producten:

Concept en definitieve Procesopdracht (PO).

Communicatie:

In deze fase is er doorgaans nog geen communicatie met de omgeving.

Doorlooptijd:

De doorlooptijd van deze fase is 1 tot 3 maanden.

Organisatie:

De wethouder is bestuurlijk opdrachtgever. De ambtelijk opdrachtgever is verantwoordelijk voor dit proces en stemt af met alle daartoe benodigde (vak-)afdelingen.

Financiën:

Dekking van de projecten wordt gepland binnen het MIOP

Besluitvorming:

In het capaciteitsoverleg wordt besloten of de capaciteit beschikbaar is voor deze opdracht en of het proces daadwerkelijk gaat lopen. De bestuurlijk opdrachtgever keurt de procesopdracht goed.

Kenmerk: 2020/836169

16/27

Initiatieffase ZCPP

Categorie 2 middel grote impact

In de initiatieffase wordt de strategie voor het realiseren van het project bedacht en vastgelegd in het plan van aanpak. Daarnaast vindt een integrale verkenning plaats van het project waarbij gekeken wordt welke partners nodig zijn in dit project en in hoeverre het project wordt uitgewerkt.

Producten:

In deze fase worden de volgende producten gemaakt; Plan van Aanpak (PvA), Participatie- en InspraakPlan (PIP), risicoanalyse, inkoopstrategie. De fase wordt afgesloten met een fasedocument, dat is een korte evaluatie van deze fase en een vooruitblik op de volgende fase.

Communicatie:

In de initiatieffase worden een participatiestrategie en stakeholdersanalyse opgesteld

Doorlooptijd:

De doorlooptijd van deze fase is ca 2-6 maanden.

Organisatie:

De wethouder is bestuurlijk opdrachtgever. De opdrachtgevers van BBOR zijn de ambtelijk opdrachtgever. De procesmanager de ambtelijk opdrachtnemer. De driehoek bestuurlijk opdrachtgever/ ambtelijk opdrachtgever/ opdrachtnemer blijft hetzelfde gedurende alle fases na de pré-initiatieffase. Er wordt een procesteam samengesteld wat bestaat uit procesmanager, technisch adviseur, beheerder gebied en communicatieadviseur.

Financiën:

Een dergelijk project wordt over het algemeen geheel uit MIOP betaald.

Besluitvorming:

De bestuurlijk opdrachtgever beslist over plan van aanpak en participatie en inspraak strategie De ambtelijk opdrachtgever beslist over het fasedocument en er vindt afstemming plaats over de in te zetten capaciteit voor de volgende fase (die in het fasedocument staat).

Kenmerk: 2020/836169

17/27

Definitiefase ZCPP

Categorie 2 middel grote impact

In de definitiefase worden de uitgangspunten en randvoorwaarden nader verkend en vertaald naar een eisenverzameling (klanteisen en programma van eisen). Mogelijk dilemma’s die hierbij naar voren komen worden vertaald in varianten en daartussen wordt gekozen.

Producten:

Opdracht aan het ingenieursbureau, de vereiste onderzoeken worden gedaan, klanteisenspecificatie, en een programma van eisen wordt gemaakt. De fase wordt afgesloten met een fasedocument.

Communicatie:

Uitvoering van de participatiestrategie. In deze fase wordt een communicatieplan gemaakt. In deze fase worden de stakeholders geïnformeerd over het lopen van dit proces nadat het programma van eisen bekend is.

Doorlooptijd:

De doorlooptijd van deze fase is ca 3-6 maanden.

Organisatie:

Er wordt met hetzelfde procesteam gewerkt. Wel wordt het programma van eisen (PVE) getoetst bij verschillende afdelingen, zodat het project integraal benaderd wordt. Het ingenieursbureau krijgt de opdracht voor dit project in deze fase en inventariseert alle (klant-)eisen die voor het project gelden bij alle relevante stakeholders.

Financiën:

vanaf deze fase wordt gewerkt met een meer gedetailleerdere raming

Besluitvorming:

Indien bij het maken van het PVE dilemma’s naar voren komen is het noodzakelijk de bestuurlijk opdrachtgever hierin mee te nemen. De ambtelijk opdrachtgever beslist over het fasedocument en er vindt afstemming plaats over de in te zetten capaciteit voor de volgende fase (die in het fasedocument staat).

Kenmerk: 2020/836169

18/27

Ontwerpfase ZCPP

Categorie 2 middel grote impact

In de ontwerpfase worden de plannen uitgewerkt binnen de in de vorige fase vastgestelde randvoorwaarden tot een voorlopig ontwerp (VO) en na het informeren van de omgeving tot een definitief ontwerp (DO).

Producten:

Voorlopig ontwerp en definitief ontwerp en een fasedocument. In veel gevallen zal in deze fase ook opdracht verstrekt worden aan de aannemer.

Communicatie:

Uitvoering van de participatiestrategie. Er worden meerdere communicatiemiddelen en momenten gebruikt, zoals de projectenpagina. Op basis van het VO vindt participatie met de betreffende straat of wijk plaats, op de trede informeren.

Doorlooptijd:

De doorlooptijd van deze fase is ca 3-6 maanden.

Organisatie:

Er wordt met hetzelfde procesteam gewerkt. Het ingenieursbureau maakt de ontwerpen welke via het ambtelijke procesteam worden getoetst bij enkele vakafdelingen en de DDO partners. Vanuit het raamcontract is het de bedoeling de vaste aannemers vroeg in het proces te betrekken om de kennis van de markt binnen te halen. In deze fase kan de aannemer al middels bijv. een bouwteamovereenkomst ingeschakeld worden.

Financiën:

Er wordt nog steeds in principe vanuit het MIOP gewerkt. Wel worden bij VO en DO nieuwe specifiekere ramingen gemaakt waarmee gekeken wordt of binnen het budget wordt gebleven, de scope moet worden aangepast of het budget moet worden verruimd. (indien dit laatste het geval is, gaan stukken ook naar het college)

Besluitvorming:

De bestuurlijk opdrachtgever geeft akkoord op het VO en DO. De ambtelijk opdrachtgever beslist over het fasedocument en er vindt afstemming plaats over de in te zetten capaciteit voor de volgende fase (die in het fasedocument staat).

Kenmerk: 2020/836169

19/27

Voorbereidingsfase ZCPP Categorie 2 middel grote impact In de voorbereidingsfase worden voorbereidingen getroffen om het definitieve ontwerp te realiseren. Het project wordt aanbesteed/gegund aan een (van de vaste) aannemer(s) middels een aanbesteding, minicompetitie of 1-op-1, afhankelijk van de geraamde uitvoeringskosten. Indien al eerder een aannemer is geselecteerd volgt een aanbieding en opdrachtbrief. Daarna bereidt de aannemer de werkzaamheden voor inclusief de benodigde vergunningen.

Producten:

Technisch uitvoeringsontwerp (UO), uitvoeringscontract, gunningsbesluit, diverse uitvoeringsdocumenten van de aannemer (uitvoeringsplan, BLVC, projectmanagementplan).

Communicatie:

Uitvoering van de participatiestrategie. Waarbij in elke fase wordt bekeken of deze moet worden bijgesteld. De bewoners worden geïnformeerd aan het einde van deze fase dat het werk gaat beginnen.

Doorlooptijd:

De doorlooptijd van deze fase is ca 2-6 maanden

Organisatie:

Er wordt met hetzelfde procesteam gewerkt. De grootste hoeveelheid werk in deze fase ligt bij het ingenieursbureau en/of bij de aannemer.

Financiën:

De werkzaamheden worden in principe gefinancierd uit het MIOP Indien de inschrijving van de aannemer het uitvoeringsbudget overschrijdt, wordt het benodigde budget gevraagd aan het college/de raad nadat gekeken is of kan worden geoptimaliseerd* (dit is geen garantie dat het geld er dan ook komt (no-go moment).) * Door het vroegtijdig betrekken van de aannemer in het proces wordt de DO raming nauwkeuriger en wordt geprobeerd dit te voorkomen.

Besluitvorming:

De aanbesteding gaat volgens de wettelijke regels via het ambtelijk apparaat, (ambtelijk) opdrachtgever wordt geïnformeerd op regelmatige basis.

Kenmerk: 2020/836169

20/27

Realisatiefase ZCPP

Categorie 2 middel grote impact

In de realisatiefase wordt het project gerealiseerd (inclusief nazorg), geëvalueerd en afgesloten.

Producten:

Realisatie volgens uitvoeringsplan aannemer inclusief nazorg. Er vindt een overdracht naar de lijnorganisatie plaats middels opleverdossier en revisietekeningen zodat open data up to date blijft..

Communicatie:

Bereikbaarheid, Leefbaarheid, Veiligheid en Communicatieplan (BLVC plan) uitgevoerd door de aannemer.

Doorlooptijd:

De doorlooptijd van deze fase is ca 3 maanden -1,5 jaar.

Organisatie:

Er wordt met hetzelfde procesteam gewerkt. De grootste hoeveelheid werk in deze fase ligt bij de aannemer. Het ingenieursbureau is verantwoordelijk voor contractmanagement/ toezicht en directievoering (afhankelijk van contract).

Financiën:

In principe uit het MIOP

Besluitvorming:

De bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever worden meegenomen bij de oplevering (ivm mogelijke opening) en krijgen de rapportage na afloop van project.

Kenmerk: 2020/836169

21/27

Pre-initiatieffase ZCPP Categorie 3 minimale impact In de pre-initiatieffase wordt een procesopdracht gemaakt op basis van vastgesteld MIOP, Structuurvisie, NOR A en B en uit DVO partner aangegeven gebleken, noodzakelijke, grotere ingrepen. Het project wordt beschreven in een concept opdracht waarin het de scope, het resultaat, de planning en het budget wordt beschreven. De concept opdracht wordt gecheckt bij verschillende afdelingen op beleidsuitgangspunten, op gebiedswensen, op communicatie, op financieel vlak en op technisch vlak. Daarnaast wordt gecheckt op beschikbare capaciteit.

Producten:

Concept en definitieve Procesopdracht (PO).

Communicatie:

In deze fase is er doorgaans nog geen communicatie met de omgeving.

Doorlooptijd:

De doorlooptijd van deze fase is 1 tot 3 maanden.

Organisatie:

De wethouder is bestuurlijk opdrachtgever. De ambtelijk opdrachtgever is verantwoordelijk voor dit proces en stemt af met alle daartoe benodigde (vak-)afdelingen.

Financiën:

Dekking van de projecten wordt gepland binnen het MIOP

Besluitvorming:

De bestuurlijk opdrachtgever keurt de procesopdracht goed

Bij de afstemming over capaciteit wordt besloten of alle capaciteit beschikbaar is voor deze opdracht en of het proces daadwerkelijk gaat lopen.

Kenmerk: 2020/836169

22/27

Initiatieffase ZCPP

Categorie 3 minimale impact

In de initiatieffase wordt de strategie voor het maken van het project bedacht en vastgelegd in het plan van aanpak. Daarnaast vindt een integrale verkenning plaats van het project waarbij gekeken wordt welke partners nodig zijn in dit project en in hoeverre het project wordt uitgewerkt.

Producten:

In deze fase worden de volgende producten gemaakt; Plan van Aanpak (PvA), risicoanalyse, inkoopstrategie en communicatiestrategie voor het informeren van de omgeving. Daarnaast wordt een programma van eisen (pve) gemaakt om snel project weg te kunnen zetten. De fase wordt afgesloten met een fasedocument, dat is een korte evaluatie van deze fase en een vooruitblik op de volgende fase.

Communicatie:

In de initiatieffase wordt een communicatieplan opgesteld, waarbij de focus in deze fase op de stakeholderanalyse en de communicatiestrategie ligt. In de meeste gevallen wordt alleen gecommuniceerd over de uitvoering van het werk .

Doorlooptijd:

De doorlooptijd van deze fase is ca 1-4 maanden.

Organisatie:

De wethouder is bestuurlijk opdrachtgever. De opdrachtevers van BBOR zijn de ambtelijk opdrachtgever. De procesmanager de ambtelijk opdrachtnemer. De driehoek bestuurlijk opdrachtgever/ ambtelijk opdrachtgever/ opdrachtnemer blijft hetzelfde gedurende alle fases na de pré-initiatieffase. Er wordt een procesteam samengesteld wat bestaat uit procesmanager, technisch adviseur, beheerder gebied en communicatieadviseur.

Financiën:

Een dergelijk project wordt geheel uit het MIOP betaald.

Besluitvorming:

De bestuurlijk opdrachtgever gaat akkoord met PvA . De ambtelijk opdrachtgever met het fasedocument. Er vindt afstemming plaats over de in te zetten capaciteit.

Kenmerk: 2020/836169

23/27

Categorie 3 minimale impact

Definitiefase ZCPP

In de definitiefase worden de uitgangspunten en randvoorwaarden meegegeven aan het ingenieursbureau of de aannemer.

Producten:

Opdracht aan het ingenieursbureau of aannemer, de vereiste onderzoeken worden gedaan, er wordt een plan van aanpak uitvoering door de opdrachtnemer gemaakt. De fase wordt afgesloten met een fasedocument.

Communicatie:

In deze fase wordt een communicatieplan gemaakt binnen het plan van aanpak uitvoering van de partner.

Doorlooptijd:

De doorlooptijd van deze fase is ca 1-5 maanden.

Organisatie:

Er wordt met hetzelfde procesteam gewerkt. Het plan van aanpak (PvA) wordt getoetst. Het ingenieursbureau of de aannemer krijgt de opdracht voor dit project in deze fase en maakt aan de hand van het pve een plan van aanpak uitvoering, inclusief communicatieplan.

Financiën:

Geen bijzonderheden.

Besluitvorming:

De ambtelijk opdrachtgever gaat akkoord met het fasedocument en er vindt afstemming plaats over de in te zetten capaciteit voor de volgende fase.

Kenmerk: 2020/836169

24/27

Ontwerpfase ZCPP

Categorie 3 minimale impact

Omdat het hier gaat over het vervangen van bijvoorbeeld de bovenste asfaltlaag of het relinen van een riolering is er geen ontwerpfase nodig. Hoe het werk wordt aangepakt komt in het plan van aanpak uitvoering te staan uit de vorige fase.

Kenmerk: 2020/836169

25/27

Voorbereidingsfase ZCPP Categorie 3 minimale impact In de voorbereidingsfase worden voorbereidingen getroffen om het werk te realiseren. de aannemer bereidt de werkzaamheden voor inclusief de benodigde vergunningen.

Producten:

Technisch uitvoeringsontwerp (UO) indien nodig, uitvoeringscontract, gunningsbesluit, diverse uitvoeringsdocumenten van de aannemer (uitvoeringsplan, BLVC, projectmanagementplan).

Communicatie:

De omgeving wordt geïnformeerd aan het einde van deze fase dat het werk gaat beginnen, conform het communicatieplan

Doorlooptijd:

De doorlooptijd van deze fase is ca 2-6 maanden

Organisatie:

Er wordt met hetzelfde procesteam gewerkt. De grootste hoeveelheid werk in deze fase ligt bij het ingenieursbureau en/of bij de aannemer.

Financiën:

De werkzaamheden worden gefinancierd uit het MIOP. Bij overschrijding van het budget bij inschrijving, wordt akkoord gevraagd aan de opdrachtgever, in afstemming met de bestuurlijk opdrachtgever. De bestuurlijk opdrachtgever bepaald of het naar het college moet.

Besluitvorming:

De aanbesteding gaat volgens de wettelijke regels via het ambtelijk apparaat, (ambtelijk) opdrachtgever wordt geïnformeerd op regelmatige basis.

Kenmerk: 2020/836169

26/27

Realisatiefase ZCPP

Categorie 3 minimale impact

In de realisatiefase wordt het project gerealiseerd (inclusief nazorg), geëvalueerd en afgesloten.

Producten:

Realisatie volgens uitvoeringsplan aannemer inclusief nazorg. Er vindt een overdracht naar de lijnorganisatie plaats middels opleverdossier en revisietekeningen, zodat open data up to date blijft.

Communicatie:

Bereikbaarheid, Leefbaarheid, Veiligheid en Communicatieplan (BLVC plan) uitgevoerd door de aannemer.

Doorlooptijd:

De doorlooptijd van deze fase is ca 2 - 6 maanden.

Organisatie:

Er wordt met hetzelfde procesteam gewerkt. De grootste hoeveelheid werk in deze fase ligt bij de aannemer. Het ingenieursbureau is verantwoordelijk voor contractmanagement/ toezicht en directievoering (afhankelijk van contract).

Financiën:

Uit het MIOP

Besluitvorming:

De bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever worden geïnformeerd over de oplevering en krijgen de rapportage na afloop van het project.

Kenmerk: 2020/836169

27/27