Bijlage 1 - Startnotitie Evenementenbeleid 2024

Startnotitie Evenementenbeleid 2024

16 mei 2023 Economie, Cultuur, Duurzaamheid & Wonen

Inhoudsopgave 1.

2.

Inleiding

3

1.1

4

Doelstellingen

Scope van het Evenementenbeleid

5

2.1

Aansluiting op bestaande beleidsnota’s

5

2.2

Onderwerpen in het Evenementenbeleid

5

3.

Draagvlak en participatie

8

4.

Proces en planning

9

2

1.

Inleiding In de Toeristische Visie, vastgesteld door de gemeenteraad op 27 februari 2017, is het belang van evenementen benoemd. Het toerisme is de levensader van Zandvoort en er bestaat dan ook urgentie om deze jaarrond van toeristische impulsen te voorzien. De gemeente Zandvoort wil de toeristische-economische aantrekkelijkheid behouden en waar mogelijk versterken. Hierbij ligt de focus op het creëren van stedelijk aanbod. Oftewel een kwalitatief, en divers jaarrondaanbod van evenementen. Een kwalitatief en divers evenementenaanbod draagt immers bij aan de aantrekkelijkheid van Zandvoort, de werkgelegenheid, het leefklimaat en de economische vitaliteit. Daarnaast verbinden evenementen bewoners, ondernemers en bezoekers en zorgen evenementen voor ontspanning. De gemeente stimuleert evenementen dan ook jaarrond en is evenement verwelkomend. Identiteit van Zandvoort De provincie Noord-Holland heeft in 2013 een identiteitsonderzoek uit laten voeren door Identity Matching Academy (IMA) om het aanbod van de Noord-Hollandse kust te versterken. Dit met name omdat het bestaande aanbod van de kustplaatsen nauwelijks onderscheidend was. Uiteindelijk is de identiteit van Zandvoort ontrafeld. Op basis van de identiteit zijn de kernwaarden van Zandvoort bepaald (voor meer informatie over de identiteit en kernwaarden van Zandvoort wordt verwezen naar de Toeristische Visie).

Deze kernwaarden staan symbool voor het Zandvoort van de toekomst: dé gemeente die initiatieven stimuleert en faciliteert en zich goed kan aanpassen aan de behoefte van de bezoekers. Oftewel When it’s hot, it’s here. Groei van de evenementenkalender Op basis van de Toeristische Visie zet de gemeente zich al jaren proactief in om bestaande evenementen door te ontwikkelen en vernieuwende evenementen die passen bij de identiteit en profilering van Zandvoort aan te trekken. Dit werpt haar vruchten af. Steeds meer evenementenorganisatoren weten Zandvoort (weer) te vinden. De afgelopen jaren zijn onder andere de Spartan Obstacle Run, de Grand Prix Triatlon, Red Bull Megaloop, Zandvoort Light Walk, Pride at the Beach en de Dutch Grand Prix toegevoegd aan de Zandvoortse evenementenkalender. Gezien het belang van evenementen voor Zandvoort wil de gemeente zich ook de komende jaren blijven focussen op een aantrekkelijke evenementenkalender, waarbij de gemeente de bestaande evenementen koestert en door ontwikkelt en vernieuwende evenementen die passen bij de identiteit en profilering van Zandvoort aantrekt. Het is daarbij van belang dat de balans tussen levendigheid en leefbaarheid wordt geborgd en de nadruk wordt gelegd op kwaliteit in plaats van kwantiteit. Recente ontwikkelingen Tijdens de Coronacrisis is het merendeel van de evenementen geannuleerd.

De Zandvoortse evenementenorganisatoren zijn dan ook hard geraakt door de landelijke maatregelen. Aan de andere kant bleek ook hoe veerkrachtig de evenementenorganisatoren zijn. De evenementenorganisatoren en de gemeente hebben samengewerkt voor een duurzaam herstel van de evenementensector. Nu de economie weer enigszins hersteld is, weten evenementenorganisatoren Zandvoort ook weer te vinden. Tegelijkertijd verandert ook de wereld om ons heen.

3

Denk bijvoorbeeld aan de toename van het aantal bewoners in de Metropoolregio Amsterdam (MRA), de stikstofproblematiek, wetgeving op het gebied van circulariteit en ontwikkelingen op het gebied van veiligheid (druk op de regionale evenementenkalender en de capaciteit van de hulpdiensten). Daarnaast hebben evenementenorganisatoren tegenwoordig te maken met personeelstekorten, stijgende kosten als gevolg van de inflatie en dalende sponsorbijdragen. Er komt dan ook steeds meer kijken bij het organiseren van een evenement. Het is daardoor steeds ingewikkelder om evenementen én kwalitatief hoogwaardig én veilig te organiseren. Met name de gratis toegankelijke evenementen komen hierdoor onder druk te staan. De gemeente ondersteunt de evenementenorganisatoren waar mogelijk om te voorkomen dat bepaalde evenementen uiteindelijk komen te verdwijnen. Gezien alle ontwikkelingen om ons heen en het feit dat het Evenementenbeleid dateert uit 2006 en dus verouderd is, wil de gemeente komend jaar aan de slag gaan met de vernieuwing van het Evenementenbeleid.

1.1 Doelstellingen Aan de hand van de Toeristische Visie en de ervaringen van de afgelopen jaren kunnen alvast een aantal doelstellingen voor het Evenementenbeleid worden benoemd. Vanzelfsprekend kunnen deze doelstellingen gaandeweg het (participatie)proces nog wijzigen en/of aangescherpt worden en kunnen er ook doelstellingen toegevoegd worden. De volgende doelstellingen zijn benoemd: -

Het borgen en waar mogelijk versterken van het bestaande evenementenaanbod; Het bieden van (voldoende) ruimte voor vernieuwende evenementen die aansluiten bij de identiteit en profilering van Zandvoort; Het spreiden van evenementen in ruimte en tijd; Het verduurzamen van evenementen; Het bewaken van de balans tussen leefbaarheid en levendigheid; Het beperken van overlast voor omwonenden en daarmee het beschermen van de belangen van de bewoners; Het borgen van de openbare orde en veiligheid tijdens evenementen; Het waar mogelijk vereenvoudigen van processen voor organisatoren, ondernemers, bewoners en gemeente zelf; Het ontwikkelen van eenduidige en duidelijke richtlijnen en heldere (vergunning)voorwaarden die begrijpelijk zijn voor bewoners, ondernemers, organisatoren n de gemeente zelf.

4

2.

Scope van het Evenementenbeleid Het realiseren van het Evenementenbeleid is meer dan het schrijven van een toetsingskader. Uitgangspunt is dat het Evenementenbeleid draagvlak heeft bij evenementenorganisatoren, bewoners, ondernemers, de Evenementencommissie (bestaande uit vertegenwoordigers van diverse vakafdelingen en hulpdiensten) en de bestuursorganen van de gemeente Zandvoort (college en gemeenteraad). Ook wordt er afgestemd met externe partijen, waaronder de Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) om aan te sluiten op overkoepelend regionaal beleid. Het is daarnaast van belang dat het toetsingskader realistisch en uitvoerbaar is.

2.1 Aansluiting op bestaande beleidsnota’s Momenteel werkt de gemeente ook aan de vernieuwing van de Toeristische Visie. In de Toeristische Visie worden de toeristische ambities op de langere termijn beschreven, zo ook op het gebied van evenementen. De Toeristische Visie is de stip op de horizon die de basis vormt voor de uitwerking van het Evenementenbeleid. Het Evenementenbeleid is het onderliggende toetsingskader, waarin eenduidige en duidelijke beleidsregels staan voor het organiseren van evenementen in Zandvoort. Een toetsingskader dat enerzijds ruimte en mogelijkheden biedt voor de (verdere) ontwikkeling van evenementen en ook enige mate van flexibiliteit heeft, maar anderzijds ook de openbare orde en veiligheid waarborgt en de belangen van omwonenden beschermt. Het is van belang dat de Toeristische Visie en het Evenementenbeleid op elkaar aansluiten. Daarnaast werkt de gemeente momenteel aan het Integraal Veiligheids- en Handhavingsbeleid 2023-2026. In de raadscommissie van 10 januari 2023 zijn de beoogde prioriteiten van het toekomstige beleid in overleg met de gemeenteraad besproken. Over de volle breedte worden evenementen als prioriteit voor de toekomst benoemd. Het waarborgen van veiligheid rondom evenementen is dan ook iets waar de gemeente voortdurend aandacht voor heeft. Tijdens evenementen groeien de bezoekersaantallen.

Dit zorgt in sommige gevallen voor spanning tussen wonen en recreëren. Het is dan ook van belang dat er de komende jaren een goede balans blijft tussen levendigheid en leefbaarheid.

2.2 Onderwerpen in het Evenementenbeleid De gemeente heeft een eerste inventarisatie gedaan naar onderwerpen die een plek dienen te krijgen in het op te stellen Evenementenbeleid. Vanzelfsprekend kunnen deze onderwerpen gaandeweg het (participatie)proces nog wijzigen en/of aangescherpt worden en kunnen er ook onderwerpen toegevoegd worden. De volgende onderwerpen zijn in ieder geval benoemd: Algemeen - Het maatschappelijke (verbinden van bewoners) en economische belang (spin-off voor ondernemend Zandvoort en werkgelegenheid) van evenementen voor Zandvoort - Het borgen van het bestaande evenementenaanbod en waar mogelijk doorontwikkelen - Het aantrekken van vernieuwende evenementen die passen bij de identiteit en profilering van Zandvoort als badplaats

5

-

Het zorgdragen voor voldoende diversiteit in het evenementenaandbod Het bewaken van de balans tussen levendigheid en leefbaarheid Spreiding van evenementen in ruimte en tijd Verduurzaming van evenementen De marketing en promotie van beeldbepalende evenementen en in het verlengde daarvan het profileren van Zandvoort als plaats

Werkprocessen - Optimaliseren van het Evenementenloket van Zandvoort: één aanspreekpunt voor organisatoren, ondernemers, bewoners en de gemeente - Optimaliseren van de Evenementencommissie van Zandvoort: integrale toetsing van de vergunningaanvragen voor evenementen Wet- en regelgeving, richtlijnen en regels - Inventarisatie van de wet- en regelgeving op het gebied van evenementen - Het in beeld brengen van de effecten van de Omgevingswet op het organiseren van evenementen in Zandvoort en in het verlengde daarvan het inventariseren van de (on)mogelijkheden in bestaande bestemmingsplannen - Het in beeld brengen van de effecten van de Wet Natuurbescherming op het organiseren van evenementen in Zandvoort en een inventarisatie van de eventuele preventieve maatregelen die kunnen worden genomen - Europese Richtlijn Single Use Plastic: In beeld brengen van de effecten van de invoering van deze Europese richtlijn voor evenementen in Zandvoort - Aanpassing van de nadere regels in de Algemene Plaatselijke Verordening van Zandvoort - Aanvragen van evenementenvergunningen: wanneer moet een organisator een evenementenvergunning aanvragen, welke indieningsvereisten zijn er en welke algemene regels zijn van toepassing? - Indienen van een Melding Klein Evenement: wanneer kan er worden volstaan met een Melding Klein Evenement, welke indieningsvereisten zijn er en welke algemene regels zijn van

toepassing? - Onderzoeken van de (on)mogelijkheden van meerjarenvergunningen - In beeld brengen van de regels voor reguliere exploitatie van horeca inrichtingen: wanneer is er sprake van reguliere bedrijfsvoering en wanneer is er sprake van een evenement?

6

Openbare orde, veiligheid & gezondheid - Evenementenlocaties en locatieprofielen: inventarisatie van de bestaande evenementenlocaties en bepalen van de specifieke maatwerk voorschriften voor desbetreffende evenementenlocaties, bijvoorbeeld het maximeren van het aantal evenementen op een evenementenlocatie en/of voorschriften op het gebied van geluid) - Afspraken over de afbakening van het evenemententerrein - Aanvullende maatregelen om de overlast voor bewoners te beperken, waaronder overlast van geluid en/of wildplassen - Verbeteren van de omgevingscommunicatie door evenementenorganisatoren (het informeren richting bewoners en ondernemers) - Afspraken over de start- en eindtijden van evenementen - Afspraken over de verkoop van alcohol in supermarkten (tijdens muziekevenementen) - Afspraken over het gebruik van glaswerk tijdens evenementen (terrassen en op straat) - Afspraken over sampling - Afspraken over de wijze van toezicht en handhaving op evenementen - Eventueel specifieke richtlijnen voor de Formule 1: de gemeente en de organisator van de side events hebben op basis van de twee voorgaande edities met elkaar afgesproken om de kaders te gaan verduidelijken. De aanleidingen hiervoor zijn divers.

In sommige gevallen is gebleken dat de APV en het bijbehorende evenementenbeleid in de praktijk onvoldoende handvatten heeft om bepaalde uitdagingen te reguleren (denk aan glas op straat). Mogelijkerwijs dienen een deel van deze kaders te worden geborgd in het toekomstige Evenementenbleied.

7

3.

Draagvlak en participatie Er zijn veel verschillende stakeholders betrokken bij het evenementenaanbod in Zandvoort. De betrokken stakeholders hebben verscheidene belangen en kijken vanuit verschillende invalshoeken naar evenementen. Deze stakeholders worden betrokken bij de totstandkoming van het evenementenbeleid. Er wordt daarbij onderscheid gemaakt tussen: - Evenementenorganisatoren: organisatoren proberen hun evenement te ontplooien en/of door te laten groeien. Voor hen is het belangrijk om te weten welke procedures zij dienen te volgen en welke (on)mogelijkheden er zijn; - Bezoekers van evenementen: Voor bezoekers biedt een evenement de mogelijkheid om de vrije tijd aangenaam door te brengen. Er is gelegenheid om anderen te ontmoeten. Het evenement heeft dan ook een recreatieve functie. Zowel voor de inwoners als voor de bezoekers van buiten de gemeente. - Bewoners en bewonersbelangenorganisaties: een deel van de inwoners bezoeken de evenementen van Zandvoort en een evenement kan dan ook de leefbaarheid verbeteren. De ontmoetingsmogelijkheid en de gezamenlijke ervaring dragen bij aan het gemeenschapsgevoel en aan de betrokkenheid bij de gemeente.

Daarentegen kunnen inwoners ook overlast van een evenement ondervinden als zij in de (directe) omgeving van een evenement wonen; - Ondernemers en ondernemersbelangenorganisaties: ondernemers hebben in sommige gevallen een commercieel belang bij evenementen, maar ondernemers kunnen ook overlast ondervinden van evenementen. Daarnaast kunnen ondernemers ook zelf organisator van een evenement zijn; - Evenementencommissie: diverse vakafdelingen van de gemeente en externe organisaties, zoals de brandweer, politie, Veiligheidsregio Kennemerland (VRK), GGD/GHOR en Omgevingsdienst IJmond werken binnen de Evenementencommissie samen om de openbare orde, veiligheid en gezondheid tijdens evenementen te waarborgen. De evenementencommissie heeft specifieke kennis en expertise op het gebeid van evenementen in Zandvoort. - Overige instanties en organisaties : Ook dient er afstemming plaats te vinden met onder andere gemeenten in de regio, Provincie Noord-Holland, Zandvoort Marketing en overige belangenorganisaties, waaronder natuurorganisaties en de Federatie van Kampeerverenigingen (strandhuisjes)

8

4.

Proces en planning Hieronder wordt het proces en de globale planning toegelicht. De vervolgstappen kunnen in overleg met de externe partij nog enigszins wijzigen of aangescherpt wordt, maar de volgende vervolgstappen zijn in ieder geval voorzien: 1. Voorbereidende werkzaamheden rondom het participatieproces van de Toeristische Visie (januari - mei 2023) Momenteel werkt de gemeente aan de vernieuwing van de Toeristische Visie. Zoals beschreven in de startnotitie van de Toeristische Visie worden in de Toeristische Visie ook de ambities op het gebied van evenementen beschreven. In het participatieproces is ‘evenementen’ dan ook een belangrijk onderdeel. Binnen het participatieproces zijn een aantal stappen ondernomen die raakvlak hebben met het evenementenbeleid: - In het eerste kwartaal van 2023 is er een inwonerspeiling uitgevoerd. In de inwonerspeiling zijn een aantal specifieke vragen over evenementen opgenomen. - Ook heeft de gemeente een themasessie voor belanghebbenden georganiseerd. In deze themasessie zijn ook de evenementen aan bod gekomen. - In het kader van de Toeristische Visie is een klankbordgroep opgericht, bestaande uit een vertegenwoordiging van bewoners en ondernemers uit Zandvoort. In de overleggen van de klankbordgroep zijn evenementen meerdere malen aan bod gekomen. De uitkomsten uit de hierboven genoemde gremia worden meegenomen in het evenementenbleied. 2.

Oprichten kernteam, projectteam en stuurgroep (april - mei 2023) Kernteam Omdat het Evenementenbeleid niet alleen Toerisme & Economie, maar ook Vergunningverlening en Veiligheid & Handhaving raakt, wordt er een kernteam opgericht met vertegenwoordigers van deze afdelingen. Deze afdelingen zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het Evenementenbeleid. Het kernteam wordt gecoördineerd vanuit Toerisme & Economie. In verband met de specifieke expertise die gevraagd wordt, wordt het Evenementenbeleid zelf door een externe partij opgesteld. Deze externe partij is expert op het gebied van evenementenveiligheid, kent bestaande en toekomstige wetgeving die van invloed is op evenementen en ontzorgt de gemeente. De externe partij wordt verantwoordelijk voor het participatieproces (intern en extern) en stelt het beleid op. Het kernteam houdt de supervisie op deze partij. Projectteam Daarnaast wordt er een projectteam opgericht, waaraan diverse vakafdelingen deelnemen die expertise hebben op het gebied van evenementen. Het projectteam komt thematisch bijeen en adviseert over het op te stellen evenementenbeleid.

9

Stuurgroep Om het college tussentijds te informeren over de voortgang, wordt er een stuurgroep opgericht, waarin de portefeuillehouder van Toerisme & Economie en de portefeuillehouder van Openbare Orde & Veiligheid zitting nemen. Belangrijk onderwerpen worden daar voorgelegd ter afweging. 3. Inkoop en aanbesteding van externe partij (april - juli 2023) In verband met de aard en grootte van de opdracht worden verschillende partijen in de gelegenheid gesteld om aan de opdracht mee te dingen. Inmiddels hebben er verschillende kennismakingsgesprekken met partijen plaatsgevonden. De desbetreffende partijen worden gevraagd om een offerte uit te brengen. 4. Vaststelling startnotitie in college en behandeling in gemeenteraad (juni 2023) De Startnotitie van het Evenementenbeleid wordt ter vaststelling aangeboden aan het college en gemeenteraad. Aan de raadscommissie wordt gevraagd om een reactie te geven op de Startnotitie. Suggesties ten aanzien van het beleid en op- en aanmerkingen op de Startnotitie zijn van harte welkom. 5. Uitvoeren van deskresearch en analyseren (bestaande) onderzoeken (juli september 2023) De belangrijke rapporten en onderzoeken worden verzameld en maken deel uit van een analyse.

Denk hierbij aan overkoepelende provinciale of landelijke rapporten, wet- en regelgeving, bezoekersonderzoeken over evenementen, beleidsdocumenten van buurgemeenten en/of de Metropoolregio Amsterdam (MRA) en trends en ontwikkelingen in de markt. Ook wordt de bestaande Algemene Plaatselijke Verordening geanalyseerd om te bepalen in hoeverre deze dient te worden aangepast. Ook worden de uitkomsten van de algemene inwonerspeiling (oktober 2021 en oktober 2022), de Veiligheidsmonitor (augustus 2022) en de inwonerspeiling toerisme, onderdeel van de Toeristische Visie (februari-maart 2023) geanalyseerd. De uitkomsten van desbetreffende onderzoeken worden meegenomen in het Evenementenbeleid. De gemeente zal een akoestisch onderzoek uit laten uitvoeren voor de evenementenlocaties van Zandvoort. Het centrum van Zandvoort is compact, waardoor de afstand tussen geluidsgevoelige objecten en evenementen soms (te) beperkt is. De gemeente ontvangt graag een advies over hoe om te gaan met muziekevenementen op het strand en in het centrum. Kunnen er bijvoorbeeld specifieke geluidsnormen per evenementenlocatie worden bepaald. In het verlengde daarvan ontvang de gemeente graag van een onafhankelijk partij een advies over de eventuele voorschriften op het gebied van geluid.

10

6. Opstarten interne en extern participatieproces (september – december 2023) De externe partij is verantwoordelijk voor het participatieproces (zowel intern als extern) en ontzorgt de gemeente hierbij waar mogelijk. Om te voorkomen dat het Evenementenbeleid te aanbodgericht wordt, wordt er ook gekeken naar de vraagzijde en wordt er gesproken met experts uit de regio. Interviews Er worden diepte-interviews gehouden met de volgende stakeholders: - Evenementenorganisaties, het is daarbij van belang dat er sprake is van diversiteit, zodat zowel grootschalige als kleinschalige organisaties, maar ook lokale en niet-lokale organisaties aan bod komen. - Belangenorganisaties voor bewoners, waaronder Bewonersplatform Leefbaar Kust - Belangenorganisaties voor ondernemers, waaronder Ondernemers Belangen Zandvoort (OBZ), Ondernemers Vereniging Zandvoort (OVZ), Koninklijke Horeca Nederland en Strandpachtersvereniging. - Leden van de Evenementencommissie, waaronder Veiligheidsregio Kennemerland (VRK), Politie, Brandweer, GGD/GHOR en Omgevingsdienst IJmond. - Overige organisaties en instanties die betrokken zijn bij evenementen, waaronder Zandvoort Marketing, natuurorganisaties, buurgemeenten en de Federatie van Kampeerverenigingen (strandhuisjes).

Themasessie voor alle belanghebbenden Ook wordt er een verdiepende themasessie georganiseerd voor alle belanghebbenden uit Zandvoort (bewoners, ondernemers, organisatoren en dergelijke). Gezien de piek op de evenementenkalender in de zomerperiode is het niet aan te raden om het participatieproces in het zomerseizoen (tussen mei en september) op te starten. Het participatieproces wordt daarom na de zomerperiode opgestart. De brede themasessie wordt in het najaar van 2023 georganiseerd. De uitnodiging voor de thema sessie wordt breed (via lokale media) verstuurd. Verdiepende bijeenkomst voor organisatoren Voor de evenementenorganisatoren wordt daarnaast nog een verdiepende bijeenkomst georganiseerd om met elkaar in gesprek te treden over actuele thema’s, waaronder de stikstofproblematiek, verduurzaming en/of kostenstijgingen als gevolg van inflatie. 7. Opstellen concept Evenementenbeleid (december 2023 – februari 2024) Op basis van alle bevindingen wordt het concept Evenementenbeleid opgesteld. Gelijktijdig dient er te worden bepaald of de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) op basis van het aangepaste beleid aangepast moet worden. Het concept beleid en de eventuele wijziging van de APV worden vervolgens voorgelegd aan de verschillende stakeholders die eerder in het proces betrokken zijn, waaronder ook de organisaties die zijn geïnterviewd.

11

8. Tussentijdse terugkoppeling aan de gemeenteraad (februari 2024) De raad wordt in het eerste kwartaal van 2024 op de hoogte gebracht van de belangrijkste bevindingen: Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten? Waar moeten wij vanuit de gemeente komende jaren op in gaan zetten? Hierbij kan worden gedacht aan een raadsinformatieavond. 9. Inspraakprocedure (maart – april 2024) Omdat evenementen veel bewoners, ondernemers en externe partijen in Zandvoort raken, wordt voorgesteld om het Evenementenbeleid voor een periode van 6 weken ter inzage te leggen voor alle Zandvoorters. 10. Vaststelling Evenementenbeleid (mei – juli 2024): Na verwerking van alle inspraakreacties en eventuele gewenste aanpassingen, wordt het Evenementenbeleid aan de gemeenteraad van Zandvoort aangeboden.

12

Dit is een uitgave van gemeente Zandvoort, 16 mei 2023 ________________________________ Postbus 2 2040 AA Zandvoort Tel. 14 023 zandvoort.nl 13