Bijlage 1 - Rapport Bestuurskracht en organisatorische toekomst van Zandvoort
Tekst van het document
op Zandvoortse dossiers wordt door het bestuur nog als
het samenspel tussen het college en de organisatie. Uit de
onvoldoende ervaren. De complexiteit van Zandvoortse opgaven
tussenevaluatie van de samenwerking Haarlem-Zandvoort komt
zijn anders dan die in de stad Haarlem en vanuit de Zandvoortse
met betrekking tot de bestuurlijke dienstverlening een aantal
zijde wordt ervaren dat de organisatie nog onvoldoende
aandachtspunten naar voren. Allereerst werken de verschillen in
kan inspelen op deze opgaven. Daarnaast is de organisatie
inhoud en bestuurscultuur door op het werk dat de organisatie
van Haarlem-Zandvoort een stuk bureaucratischer dan de
voor Zandvoort moet doen. Ook speelt hier mee dat Zandvoort
gemeente Zandvoort voorheen gewend was. Dit komt volgens
een hoger ambitie- en opgaveprofiel heeft dan vóór de ambtelijke
gesprekspartners de kwaliteit ten goede maar de organisatie is
fusie werd verondersteld. Ten tweede leidt het stijlverschil tussen
nog onvoldoende in staat om snel tot Zandvoortse oplossingen
de twee gemeenten tot een wisselende waardering van de directe
te komen. De korte lijnen worden hier door Zandvoort gemist,
bestuursondersteuning: bestuurders zijn over het algemeen
en tegelijkertijd geeft de organisatie aan dat er vanuit het
tevreden en zien positieve ontwikkelingen; in de raad waardeert
Zandvoortse bestuur veel vragen op detailniveau komen die niet
men de kwaliteit van de bestuursondersteuning wisselend. Als
altijd direct opgepakt kunnen worden.
laatste werd in de tussenevaluatie benoemd dat het college ervaart dat de ambtelijke organisatie nog te ver af staat van de bestuurlijke organisatie in Zandvoort. 39
Bestuurskracht en organisatorische toekomst van Zandvoort | Rapport
Vanuit de organisatie wordt meegegeven dat er inmiddels veel
Kijkend naar de bestuurscultuur werd in de tussenevaluatie
geïnvesteerd is op het versterken van de kennis van Zandvoortse
geconcludeerd dat de verschillen in inhoud en bestuurscultuur
opgaven en behoeften binnen de gehele organisatie. Vanuit
tussen Haarlem en Zandvoort groter zijn dan van tevoren
de organisatie wordt meegegeven dat men graag voor beide
op geanticipeerd was. Opgaven waar de gemeenten in
gemeenten werkt en daarvoor ook inspanningen wil doen.
verschillen zijn economie en toerisme en omgeving. Ook
De inzet voor Zandvoortse opgaven wordt wel degelijk belegd
verschillen de gemeenten in hoe zij aansluiting zoeken bij de
binnen de teams, binnen de kaders van de afspraken tussen
bevolking. Harmonisatie van beleid en de daaraan gekoppelde
Haarlem en Zandvoort, maar dit is niet altijd even zichtbaar
efficiencyvoordelen staan hierdoor onder druk.
voor het bestuur. Een gedeeld beeld is dat Zandvoort op het gebied van het sociaal domein en handhaving goed bediend
De samenwerking tussen Zandvoort en Haarlem kent nog
wordt.
steeds een aantal hobbels, geven gesprekspartners aan. De directie is ter verbetering van die samenwerking aan de slag
Verbetering in het samenspel, maar nog geen organisatie
gegaan met de aanbevelingen uit de tussenevaluatie. Een
‘van’ Zandvoort
belangrijke stap hierin was de geschillencommissie waardoor
• Het samenspel tussen college en organisatie is verbeterd
tot een nieuwe verdeelsleutel van de kosten voor Haarlem en
sinds 2018. Staven vormen hier een belangrijk onderdeel
Zandvoort is gekomen.
van, alhoewel deze nog steeds voor verbetering vatbaar zijn. Het dossier rondom parkeren wordt hiervoor als
De aansturing van de dienstverlening door beide gemeenten
goed voorbeeld gegeven, waar nu ook daadwerkelijk
gaat steeds gestructureerder en beter. Door de ambtelijke
een ontwikkeling in gang is gezet.
sturing met de twee gemeentesecretarissen beter in te vullen
• Vanuit het bestuur is er blijvende behoefte aan
is de organisatie nu meer in staat naar de inhoud van het
strategische en lange termijn ondersteuning vanuit
vraagstuk te kijken, in plaats van steeds de capaciteitsverdeling
het ambtelijk apparaat.
centraal te stellen. Het contact tussen de ambtelijke en
• Het bestuur van Zandvoort ervaart hiernaast nog steeds afstand tot de ambtelijke organisatie en beschouwt de
bestuurlijke aansturing is ook verbeterd, geven betrokkenen aan.
organisatie ook niet als ‘eigen’. De organisatie heeft wel geïnvesteerd in de samenwerking met het Zandvoortse
De gezamenlijkheid in de bestuurlijke aansturing van de
bestuur. Met de noodzakelijke verandering binnen de
organisatie ontbreekt nog wel eens tussen Haarlem en
organisatie lijkt het wendbaarder te zijn om in te
Zandvoort, geven betrokkenen aan. Het uitspreken van waar
kunnen spelen op Zandvoortse prioriteiten en ook meer
de grenzen van de samenwerking liggen en hoe dingen goed
sensitiviteit voor de Zandvoortse situatie te ontwikkelen.
georganiseerd kunnen worden, wordt onderling weinig gedaan.
Ook moet de inzet voor Zandvoort meer zichtbaar
Waar Haarlem de organisatie ziet als ‘onze’ organisatie, lijkt
gemaakt worden. Deze aandachtpunten werden bij
Zandvoort het vooral als een inkoopconstructie te ervaren.
vorige evaluaties ook al meegegeven.
De discussie van inzet van de organisatie en de bijbehorende kosten steekt ondanks de geschillencommissie nog steeds de
5.3.2 Groeipijn in het gezamenlijk opdrachtgeverschap met Haarlem
kop op. De organisatie ervaart dat in het partnerschap tussen
Zoals beschreven staat in de GR ambtelijke samenwerking
welke taken binnen de afspraken vallen, welke daarbuiten en
Zandvoort-Haarlem voert de gemeente Haarlem met ingang
hoe dat financieel georganiseerd moet worden. Ook bestuurlijk
van 1 januari 2018 taken uit voor de gemeente Zandvoort. Uit
wordt aangegeven de behoefte te hebben om dit beter in zicht
de tussenevaluatie van de ambtelijke fusie komt naar voren
te krijgen. Een ander verschil is de politieke kleur van de
dat de intenties van de gemeenten Haarlem en Zandvoort in
gemeenten, wat ook kan doorwerken in andere bestuurlijke
2020 nog overeenkomen met die bij aanvang van de fusie.
prioriteiten. Ook is het niet bevorderlijk dat de samenwerking
Aandachtspunten voor goede samenwerking tussen Haarlem en
in Zandvoort een aantal keer onderwerp van politieke discussie
Zandvoort waren 1) de negatieve signalen die vanuit (politiek)
is geweest.
Zandvoort werden geuit; 2) de verhouding tussen kosten en vergoeding. Aanbeveling hierbij was om in te zetten op een goede, structurele sturing op de samenwerking en te redeneren vanuit de publieke waarde. 40
Haarlem en Zandvoort nog steeds onduidelijkheid bestaat over
Bestuurskracht en organisatorische toekomst van Zandvoort | Rapport
Ingewikkeld wordt de aansturing bij opgaven rondom automatisering waarbij er een bestuurlijke keuze per gemeente
5.4 Zandvoort wordt gezien als serieuze partner in de regio
gemaakt kan worden, maar de organisatie met één model moet werken. Voor Haarlem is een belangrijk uitgangspunt ook het
In het bestuurskrachtonderzoek in 2016 werd geconstateerd dat
accepteren van de consequentie van de fusie waarbij Zandvoort
Zandvoort opereerde in een geïsoleerde context met een geringe
in zekere mate afhankelijk is van de Haarlemse organisatie;
invloed in de regio. Uit de tussenevaluatie in 2020 bleek dat
goede bestuurlijke samenwerking is hierbij voor het goed
de ambtelijke fusie een positieve stimulans gaf aan de positie
functioneren van de organisatie cruciaal.
van Zandvoort binnen samenwerkingsverbanden. De goede inhoudelijke voorbereiding door de ambtelijke organisatie stelt
Organisatiebreed wordt gezien dat bestuurders zorgen hebben
het bestuur in staat positie te pakken. Ook heeft Haarlem door
over de uitvoeringskracht binnen de organisatie; dat geldt
de samenwerking een prominentere plaats in de regio gekregen
voor Zandvoort maar ook voor Haarlem. De klachten die de
waar Zandvoort van kan profiteren. Een risico dat werd gezien
organisatie hierover ontvangt worden op een gelijke manier
was dat de inzet in de regio door Zandvoort en Haarlem als een
behandeld.
politieke speelbal zou worden gebruikt, vanwege het verschil in belangen tussen Zandvoort en Haarlem.
Positieve ontwikkeling van de aansturing, maar noodzaak voor gesprek over verdere professionalisering
Zandvoortse gesprekspartners geven aan dat de positie van
• De samenwerking tussen de gemeenten Haarlem en
Zandvoort in de regio, zowel qua ligging en bijbehorende
Zandvoort is met betrekking tot de sturing op de
opgaven (bereikbaarheid) als qua politiek klimaat, afwijkt van
samenwerking verbeterd sinds de start van de
de omliggende gemeenten en dat dit de samenwerking soms
ambtelijke fusie. Een positieve impuls in de onderlinge
lastig maakt. Dit wordt door regionale partners ook erkend.
dynamiek waren de stappen die Haarlem en
Het college ziet het als een belangrijke taak om zich staande te
Zandvoort hebben gezet naar aanleiding van de
houden in die dynamiek, maar bijvoorbeeld bij de Formule 1
geschillencommissie en de tussenevaluatie van de
was het lastig hier als regio gezamenlijk in op te trekken.
ambtelijke fusie. De samenwerking is hierdoor versterkt en een aantal financiële knelpunten zijn opgelost. • De versterkte ambtelijke aansturing door de gemeente
De Zuid-Kennemer Agenda is voor Zandvoort een belangrijke regionale samenwerking op het gebied van
secretarissen en nieuwe sleutelfiguren in de samen-
landschap, economie, wonen, klimaat en bereikbaarheid.
werking hebben gezorgd voor een verbetering van de
Een goede bereikbaarheid is een belangrijke voorwaarde
aansluiting tussen Haarlem en Zandvoort.
voor veel van de regionale opgaven, zeker voor Zandvoort
• De gemeenten staan nu voor gezamenlijke
gezien de piekmomenten in het toeristisch seizoen. In de
professionaliseringvraagstukken met betrekking tot
bereikbaarheidsvisie van Zuid-Kennemerland zijn Zandvoortse
de organisatie. Het maken van heldere afspraken over
prioriteiten zoals versterking van de verbinding tussen
prioriteiten en het opdrachtgeverschap richting de
Zandvoort en Amsterdam via spoor en weg en een verbeterde
organisatie zijn nu van groot belang. Hierbij moet het
HOV-verbinding in de regio opgenomen.
gesprek ook gaan over de Zandvoortse ambities en de gezamenlijke investeringen, bijvoorbeeld rondom
De onderlinge relaties in Zuid-Kennemerland lijken verbeterd
innovatie en digitalisering van de organisatie.
te zijn; tijdens de coronacrisis ging de samenwerking goed,
• De verbetering in de samenwerking is mede door
geven betrokkenen aan. Regionale partners menen dat
persoonlijke inzet tot stand gekomen. Wisseling van
Zandvoort haar rol als kleine gemeente in de regio goed invult,
bestuur bij de nieuwe gemeenteraadsverkiezingen
zeker rondom toerisme en economie. Ook de raad vervult
vormt daarom een risico.
een positieve rol in de regio, waarbij wordt aangegeven dat er een goede verbinding moet zijn tussen wat de raadsleden in Zandvoort vertegenwoordigen in de regio en in de raad zelf.
41
Bestuurskracht en organisatorische toekomst van Zandvoort | Rapport
Partners zien dat Zandvoort ook als toeristische bestemming
Betrokkenheid van bestuur bij de samenleving is in Zandvoort
voor Amsterdam een goede en natuurlijke rol vervult binnen de
van belang. Het raadsprogramma 2018-2022 formuleert
MRA. Vanuit de regio wordt meegegeven dat het investeren in
dat Zandvoort burgerparticipatie wil versterken door te
de onderlinge verbindingen tussen bestuurders de positie van
experimenteren met diverse vormen. Een belangrijk traject is
Zandvoort verder kan verbeteren.
het Convenant Ondernemers/Innovatiefonds Zandvoort. Dit convenant is ontstaan uit de wens van ondernemers om een
Ook speelt Haarlem een grote rol in de regio waar Zandvoort
Ondernemers/Innovatiefonds op te richten waaraan vrijwel
op kan meeliften. Gesprekspartners geven ook aan dat de
alle ondernemers met een reclame-uiting verplicht meebetalen.
positie van Zandvoort wordt versterkt doordat de ambtelijke
De Gemeente Zandvoort verdubbelt deze inleg jaarlijks tot
organisatie zowel een advies voor regionale inzet voor
een maximum van €75.000,-. Hierbij konden ondernemers
Haarlem als Zandvoort opstelt, maar daarbij ook kansen door
reageren en meedenken op basis van een conceptversie. Ook
complementariteit benutten, zowel op inhoud als op lobby.
bij het traject rondom het Coronaherstelplan Zandvoort zijn inwoners betrokken en gevraagd voorstellen in te sturen.
Zandvoortse inbreng in de regio, mede door ambtelijke
Een ander groot traject waarbij maatschappelijke partners,
organisatie, versterkt
ondernemers en inwoners vanuit de gemeente actief zijn
• De positie en kwaliteit van de bestuurlijke inbreng
betrokken is bij de Omgevingsvisie Zandvoort. Zandvoorters
van Zandvoort wordt in de regio breed gewaardeerd,
hebben onder andere via ateliers, ‘serious games’ en (online)
al heeft Zandvoort een heel eigen karakter ten opzichte
omgevingsdialogen meegedacht over opgaven en oplossingen.
van haar buurgemeenten.
De definitieve Omgevingsvisie is onlangs door een grote
• Zandvoort profiteert hierbij van de ambtelijke samen werking, zowel door de strategische advisering als het
meerderheid in de raad (met slechts één partij tegen) vastgesteld.
samen optrekken met Haarlem in de regio op bepaalde dossiers.
Over het algemeen ervaart men dat de aansluiting van het
• Zandvoort heeft een positieve bijdrage geleverd in de
bestuur op de samenleving in Zandvoort goed is. Het college is
regio Zuid-Kennemerland met de totstandkoming van
toegankelijk en bereikbaar. Voor de ambtelijke fusie leefden er
de inhoudelijke agenda en de regionale samenwerking.
beelden over clientisme in Zandvoort, maar gesprekspartners geven aan dat dit verminderd is maar in een kleine gemeente
5.5 Nog steeds in verbinding met de gemeenschap
een reëel risico blijft. Gesprekspartners geven aan dat de verbinding met ondernemers goed is, onder meer door de trajecten rondom het
Actieve inzet op de betrokkenheid van
Convenant Ondernemers en het Coronaherstelplan. Overigens
de Zandvoortse gemeenschap
geven betrokkenen ook aan dat ondernemers hier in ook zelf
De gemeente Zandvoort kent een aantal initiatieven om
veel initiatief nemen en niet de gemeente nodig hebben om
het samenspel met de gemeenschap vorm te geven. Uit de
hier het voortouw in te nemen.
tussenevaluatie bleek dat bijna de helft van de inwoners (45%) en ondernemers (44%) wel eens gehoord heeft dat de gemeente
Op bepaalde dossiers ervaart de gemeente tegenkracht vanuit
Zandvoort aan gebiedsgericht werken doet; waarvan een kwart
de samenleving, bijvoorbeeld door alternatieve enquêtes
wel eens meegewerkt heeft aan gebiedsgericht werken. Over
rondom parkeerbeleid. Ook op social media zijn negatieve
het algemeen verwachten de inwoners (71%) en ondernemers
berichten over de gemeente te vinden zijn. Men vermoedt
(65%) dat gebiedsgericht werken een positief effect heeft op
dat de bestuurscrisis het imago van de gemeente verder heeft
de betrokkenheid van hun buurt. Ongeveer de helft van de
beschadigd.
ondernemers verwacht dat gebiedsgericht werken een positief effect heeft op het ondernemingsklimaat. Ondernemers geven de samenwerking met de gemeente gemiddeld het rapportcijfer 5,8.
42
Bestuurskracht en organisatorische toekomst van Zandvoort | Rapport
Zicht op details door verbinding; behoefte aan de grote lijnen Wel wordt in Zandvoort de verbinding tussen inwoners en de gemeenteraad nog steeds vooral vormgegeven op basis van nabije relaties. Dit leidt er ook toe dat het ‘dagelijks beheer’ van de gemeente zowel bij de raad als inwoners veel aandacht krijgt. Ook wanneer besluitvorming over (ruimtelijke) plannen nadelig uitpakt voor betrokkenen ervaart de gemeente hier hinder van in de relatie. Maatschappelijke organisaties en ondernemers geven in gesprekken wel aan dat er een noodzaak is voor meer integrale visie op de ontwikkeling van Zandvoort omdat de daadkracht van de gemeente nog versterkt moet worden, in samenwerking met maatschappelijke organisaties en ondernemers. Ondernemers missen een stabiele factor in de gemeente en een kartrekker in de realisatie van ambities. De politiek laat zich bij de uitvoering van ambities voornamelijk leiden door de publieke opinie. Er is behoefte aan een stip op de horizon. Verbinding met gemeenschap op orde • Zandvoort zet actief in op de verbinding met de gemeenschap in het dorp. Het college en de raad zijn benaderbaar voor de inwoners, waarbij individuele relaties van belang zijn maar een risico is dat veel wordt gestuurd op de korte termijn. • Er is vanuit de gemeenschap behoefte aan een meer integrale visie op de ontwikkeling van Zandvoort.
43
HOOFDSTUK 6
Organisatie In dit hoofdstuk beschouwen we de realisatiekracht van de gemeente: in hoeverre heeft Zandvoort de organisatorische capaciteit en middelen om deze ambities en opgaven aan te gaan? In 2018 fuseerde de ambtelijke organisatie van Zandvoort met die van Haarlem. Sindsdien worden (afgezien van de griffietaken) alle taken voor Zandvoort vanuit de organisatie Haarlem-Zandvoort uitgevoerd. In 2020 vond een tussenevaluatie van deze fusie plaats. De resultaten van deze tussenevaluatie vormen -waar nog actueel- medeinput voor dit hoofdstuk. Onderstaand bekijken we daarbij ook de ontwikkeling die sindsdien heeft plaatsgevonden.
Bestuurskracht en organisatorische toekomst van Zandvoort | Rapport
6.1 Robuuste organisatie legt goede basis, extra aandacht Zandvoortse dossiers
In de ‘Gemeenschappelijke regeling ambtelijke samenwerking Zandvoort-Haarlem’ (hierna: GR) is opgenomen dat de gemeente Haarlem ten behoeve van de gemeente Zandvoort taken uitvoert op gemeentelijke beleidsvelden, inclusief de
Om een goed beeld te krijgen bij de kracht van de ambtelijke
ondersteunende processen uit. De ambtelijke organisatie
organisatie voor het realiseren van bestuurskracht voor
draagt zorg voor een kwalitatief hoogwaardige, effectieve
Zandvoort brengen we in kaart hoe Zandvoort dit heeft
en efficiënte uitvoering. Voortvloeiend uit de GR is er een
georganiseerd. In de paragraven 6.2, 6.3. en 6.4 gaan we in
dienstverleningshandvest opgesteld, waarin nadere afspraken
op hoe dit functioneert.
zijn gemaakt over de taakuitvoering.
6.1.1
De ambtelijke samenwerking tussen Haarlem en Zandvoort
Ambtelijke organisatie Zandvoort-Haarlem voert groot deel van het gemeentelijk takenpakket uit
bestuurskrachtonderzoek in 2016, waar geconcludeerd werd dat
De gemeente Zandvoort heeft de taakuitvoering door de
de toenmalige ambtelijke organisatie een aantal gebreken kende
ambtelijke organisatie opgedragen en overgedragen aan
die de gemeente belemmerde om zelfstandig bestuurskracht
verschillende samenwerkingsverbanden (zie onderstaande box).
te genereren (zie onderstaande box). Op basis hiervan is de
De ambtelijke samenwerking met Haarlem is hier de grootste in.
samenwerking met Haarlem gezocht.
Onderdelen van de ambtelijke organisatie ondergebracht bij verbonden partijen Naast de ambtelijke samenwerking met Haarlem heeft Zandvoort eveneens taken ondergebracht bij: • Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid GKBZ: hier is de belastingheffing ondergebracht. • Spaarnelanden N.V.: de uitvoering van taken op het gebied van dagelijks beheer en onderhoud van de openbare ruimte. • SRO Zandvoort B.V: het beheer en onderhoud van maatschappelijke accommodaties. • Werkpas Holding: de re-integratie, arbeidsmatige dagbesteding en leren en werken voor risicojongeren. • Werkvoorzieningsschap Zuid-Kennemerland: uitvoering van de WsW. • Gemeenschappelijke regeling Regionale Bereikbaar heidsvisie Zuid-Kennemerland: taken op het gebied van het verbeteren van de bereikbaarheid. • Coöperatie Parkeerservice: taken op het gebied van parkeerbeheer. • Veiligheidsregio Kennemerland: diverse wettelijke taken op het gebied van veiligheid, brandweer, gezondheid en maatschappelijke zorg en jeugd. • Gemeenschappelijke regeling Schoolverzuim en Voortijdig Schoolverlaten regio West-Kennemerland: uitvoering van de WsW en RMC-functie. • Omgevingsdienst IJmond; milieu- en Wabotaken en wettelijke taken. • Stichting openbaar primair onderwijs Zuid-Kennemerland (Stopoz).
45
is tot stand gekomen mede naar aanleiding van het
Bestuurskracht en organisatorische toekomst van Zandvoort | Rapport
Box 2. Beeld van de ambtelijke organisatie in het
De organisatiestructuur en werkwijze van de
bestuurskrachtonderzoek van 2016
ambtelijke organisatie Haarlem-Zandvoort in een
In 2016 is de bestuurskracht van Zandvoort onderzocht door
notendop
Seinstra & van de Laar (2016). Dit bestuurskrachtonderzoek
De ambtelijke organisatie Haarlem-Zandvoort heeft de missie
vormde aanleiding voor de gemeente Zandvoort om de
om tegelijkertijd wendbaar, slagkrachtig, opgavegericht,
ambtelijke samenwerking met Haarlem vorm te geven. Ten
betrouwbaar en zorgvuldig te werken aan het realiseren van
aanzien van de ambtelijke organisatie van Zandvoort anno
maatschappelijke resultaten voor de inwoners van Haarlem en
2016 schetsten zij het volgende beeld:
Zandvoort. De organisatie is opgebouwd langs het principe van een flexibele netwerkorganisatie. Dit is omschreven als ‘een
• Een kleine en kwetsbare organisatie. Er zijn veel
organisatie waarin medewerkers de juiste netwerken weten te
‘éénpitters’ en veel taken verenigd in één persoon.
vormen om de opgaven waarvoor wij staan te realiseren’. De
Er zijn weinig mogelijkheden voor vervanging waardoor
organisatie Haarlem-Zandvoort is opgebouwd uit 24 afdelingen
taken blijven liggen bij ziekte, vakantie of verzuim.
die elkaar langs de lijnen van inhoudelijke opgaven moeten
Onvoldoende financiële expertise.
vinden. Deze afdelingen hebben een een-op-een relatie met
• Een bedreven organisatie in het uitvoeren van ad-hoc werkzaamheden. Met een goede sfeer tussen collega’s. • Onvoldoende (ontwikkel)capaciteit in relatie tot de
de directie en ondersteunende afdelingen. Medewerkers die taken voor Zandvoort uitvoeren zijn integraal onderdeel van deze afdelingen. De flexibele netwerkorganisatie beoogt
opgaven en ambities. Het lukt de organisatie kwantitatief
eveneens medewerkers flexibel in te zetten zodat de organisatie
en kwalitatief niet om de slag te maken van een
mee kan ademen met het veranderende werkpakket van beide
beheersmatige gemeente naar een ontwikkelgemeente.
gemeenten. In box 3 hebben we enkele kenmerken van de
• Grote druk op de kwaliteit van uitvoeringstaken.
huidige ambtelijk organisatie opgenomen.
• MT heeft onvoldoende verbinding met de ambtelijke organisatie en een te nauwe relatie tussen college en
Box 3. Kenmerken van de ambtelijke organisatie Haarlem-
ambtelijke organisatie. MT onvoldoende in staat om
Zandvoort
sturing te geven aan realisatie van planning.
• Omvang van de organisatie: Er werken in totaal 1.472
• Het bestuur is kritisch op de ambtelijke organisatie: medewerkers worden ervaren als eigenwijs en de dienstverlening aan collegeleden is niet altijd van
medewerkers voor de ambtelijke organisatie. De organisatie bestaat uit 1.282 FTE. • Dynamiek van het personeelsbestand: Het percentage
voldoende niveau. Ambtelijke organisatie is onvoldoende
instroom en uitstroom ligt in de ambtelijke organisatie
in positie om de kracht van het gemeentebestuur in
gemiddeld genomen hoger dan bij ambtelijke
de regio te versterken.
organisaties van een vergelijkbare omvang (rond de 10%).
• Het invullen van vacatures verloopt moeilijk en de hoge mate van inhuur is een aandachtspunt. • Een jarenlang hoog ziekteverzuim en een relatief oude organisatie. • Weinig innovatie, waardoor huisvesting en faciliteiten niet passen bij de wens een moderne organisatie te zijn.
• Ziekteverzuimpercentage: Het gemiddelde ziekte verzuimpercentage van de gemeentelijke organisatie ligt jaarlijks ongeveer 0,5% lager dan bij ambtelijke organisaties van een vergelijkbare omvang. Het ziekte verzuimpercentage was in 2020 4,4%. • Externe inhuur: Het aandeel externe inhuur van de ambtelijke organisatie ligt gemiddeld 5% lager dan bij organisaties met een vergelijkbare omvang. • Salaris medewerkers: het gemiddelde bruto maand salaris ligt iets boven het gemiddelde van ambtelijke organisaties met een vergelijkbare omvang. • Leeftijd van het personeelsbestand: medewerkers van de ambtelijke organisatie zijn gemiddeld 47,2 jaar. De afgelopen jaren is het medewerkersbestand verjongd.
46
Bestuurskracht en organisatorische toekomst van Zandvoort | Rapport
6.1.2 In de loop der jaren meer ‘dedicated functies2’ voor Zandvoort
Op basis van de gesprekken en de beelden uit eerdere onderzoeken
Vanuit de gemeente Zandvoort is in 2018, inclusief de reeds
unieke opgaven ook om meer inzet vragen dan bij gemeenten
overgekomen formatie in het sociaal domein, 113,99 FTE
van een vergelijkbare omvang. Daarin is het harmonica-effect
overgekomen vanuit Zandvoort ten behoeve van de ambtelijke
een aandachtspunt, die inzet is namelijk niet gelijkmatig verdeeld
organisatie Zandvoort-Haarlem. In 2019 is de formatie met
over het jaar maar kan per dag verschillen. Dat vraagt er om te
ongeveer 6 fte uitgebreid, waarmee de totale formatie in 2020
kunnen meebewegen in de inzet. Daarnaast merken medewerkers
+/- 120 fte bedraagt.
op dat het efficiencyvoordeel van werken voor twee gemeenten,
zien we dat de dienstverlening ten aanzien van Zandvoorts
slechts beperkt wordt ervaren. Juist door de politieke verschillen Hierbij moet worden opgemerkt dat niet de gehele formatie in
en de verschillen in de bestuurscultuur, hebben medewerkers het
Haarlem aan tijdschrijven doet. Daarmee is de daadwerkelijke
idee dat het samenwerken hen juist soms meer tijd kost. Aan de
inzet deels gebaseerd op feitelijke gegevens van het
Zandvoortse zijde wordt soms ervaren dat Zandvoortse opgaven
tijdschrijfsysteem, maar gedeeltelijk ook op basis van een zo
niet dezelfde prioriteit lijken te krijgen.
goed en betrouwbaar mogelijke inschatting van medewerkers. We baseren hier ons op de gegevens uit de Tussenevaluatie van
Afspraken over ‘dedicated functies’ in het
2020.
dienstverleningshandvest • In het dienstverleningshandvest is het volgende
Onderdeel
Aantal fte
Primair formatie
55,74
Formatie Sociaal domein
23,79
Percentage
• Bestuur (college/raad), griffie en gemeentesecretaris voeren taken uit vanuit het gemeentehuis Zandvoort. Dit geldt eveneens voor de loketfuncties, bodediensten en bestuurs-
(reeds overgekomen in 2015) Totaal primair
79,53
Overhead formatie
31,79
Uitbreiding inkoop
1
Uitbreiding bestuurssecretariaat
1,67
afgesproken
69,8%
secretariaat (art. 5 Dienstverleningshandvest). Handhavers zijn ook (op flexplekken) in Zandvoort op het gemeentehuis aanwezig. • De gemeentesecretaris van Zandvoort is adviseur van het college van Zandvoort en verantwoordelijk voor alle
en communicatie Totaal Overhead
34,46
30,2%
zaken ter voorbereiding en uitvoering van de bestuurlijke
Totaal formatie
113,99
100%
besluitvorming in Zandvoort. De secretaris neemt deel aan directieoverleggen van de ambtelijke organisatie om
Tabel 1
Overgekomen formatie Zandvoort
bestuurlijke besluitvorming toe te lichten en ten behoeve
In de afspraken die tussen Haarlem en Zandvoort zijn gemaakt
van de behartiging van het belang van de eigenheid van de
is gekozen om Haarlem ruimte te geven de personele inzet
gemeente Zandvoort.
voor Zandvoort op maat te organiseren, naast de afspraken
• Er is een controller voor Zandvoort die het college en/of de
in het dienstverleningshandvest (zie onderstaande box). In de
gemeentesecretaris van Zandvoort gevraagd en onge-
ontwikkeling van de samenwerking van de afgelopen jaren is
vraagd van advies voorziet.
een vervlechting van werkzaamheden ten behoeve van beide
• Leden van het college van Zandvoort worden ambtelijk
gemeenten ontstaan, conform de gemaakte afspraken. Dit
ondersteund door medewerkers van de gemeente Haarlem
wordt zoals gezegd voor veel functies niet apart bijgehouden
op een wijze die nodig is voor het kunnen vervullen van hun
door middel van tijdschrijven. Met name in het begin was
functie in Zandvoort. De ondersteuning van het bestuur
dit een zoektocht, inmiddels begint dit zich verder door te
bestaat in elk geval uit periodieke stafoverleggen.
ontwikkelen.
• In het dienstverleningshandvest is opgenomen dat in Zandvoort (als één gebied met 3 wijken) uitvoering wordt gegeven aan het principe van gebiedsgericht werken (artikel 6.1). Hiertoe is een gebiedsteam Zandvoort geformeerd onder leiding van een gebiedsmanager. • Het team Toerisme en Economie werkt gedeeltelijk in het gemeentehuis Zandvoort (art. 5 Dienstverleningshandvest).
2
47
Met dedicated functies bedoelen we medewerkers die minimaal de helft van hun tijd aan Zandvoort besteden en die toegewezen Zandvoortse taken uitvoeren.
Bestuurskracht en organisatorische toekomst van Zandvoort | Rapport
Sinds het invoegen van de medewerkers van Zandvoort in de
Op basis van de verschillende documenten die ons in het kader
organisatie van Haarlem is gaandeweg een situatie ontstaan
van het onderzoek beschikbaar zijn gesteld en aan de hand van
waarbij een behoorlijk aantal mensen het merendeel van hun
gesprekken schetsen we een kwalitatief beeld van medewerkers
tijd deel (‘dedicated’) van hun tijd besteden aan Zandvoortse
die ‘dedicated’ in en voor Zandvoort werkzaam zijn. Het gaat in
taken en op locatie in Zandvoort werken of aanwezig zijn
de basis om de structurele inzet. Incidentele inzet (bijvoorbeeld
(daarmee soms ook meer dan de inzet die op voorhand was
ten aanzien van projecten) is niet uitputtend opgenomen.
voorzien). De ‘dedicated functies en bijbehorende inzet is voor
We nemen daar waar relevant wel aandachtspunten op met
het merendeel niet in de begroting (en daarmee de benchmark)
betrekking tot deze inzet. Om de dedicated functies binnen de
van Haarlem specifiek inzichtelijk gemaakt. De precieze
organisatie in kaart te brengen hebben we een onderverdeling
inzet van deze dedicated functies is daarmee, zonder nader
aangebracht naar vier (beleids) domeinen.
3
onderzoek, niet eenduidig vast te stellen. 1. Bestuur, Dienstverlening en OOV 2. Fysiek domein 3. Sociaal domein 4. Economie, toerisme en recreatie Per beleidsveld hebben we in de tabel aan de linkerkant opgenomen welk gemeenteprogramma en beleidsvelden daaronder vallen. Aan de rechterkant van de tabel hebben we opgenomen welke dedicated functies er binnen dit domein specifiek op Zandvoort gericht zijn.
3
48
Met dedicated functies bedoelen we medewerkers die het merendeel van hun tijd aan Zandvoort besteden en die toegewezen Zandvoortse taken uitvoeren.
Bestuurskracht en organisatorische toekomst van Zandvoort | Rapport
1. Bestuur, dienstverlening en OOV Gemeenteprogramma
Dedicated werkzaam voor/in Zandvoort
Aanvullende toelichting
(kwalitatief beeld) Bestuursadvisering en overhead
• Gemeentesecretaris
• De gemeentesecretaris, loco-gemeentesecretaris/
• Bestuursadviseur/loco-gemeentesecretaris
bestuursadviseur, woordvoerder, controller en
• Woordvoerder/strategische communicatie
gebiedsmanager hebben een wekelijks informeel overleg
• Controller t.b.v. Zandvoort
(‘de zeester’). Tijdens dit informele overleg wordt gespard
• Medewerkers concerncontrol
over de belangrijkste lopende Zandvoortse dossiers en
• Managementassistenten
(strategische) ontwikkelingen • Dienstverlening vanuit het KCC is in Zandvoort aanwezig. Medewerkers werken zowel voor Haarlem als in Zandvoort. Hiermee kunnen medewerkers gemakkelijk
Dienstverlening
• KCC medewerkers • Bodes
Openbare Orde en Veiligheid
• Handhavers/BOA’s
worden vervangen bij ziekte/uitval. • In Zandvoort is meer inloop van inwoners, waarop de ambtelijke organisatie aanvullend inspeelt. • Vanuit handhaving (BOA’s) kan worden ingespeeld op
• VTH-team vergunningen
het Harmonica-effect in Zandvoort. Indien meer/minder
• Medewerker OOV
handhaving nodig is, kan dit snel worden opgeschaald/ afgeschaald. • Voor vergunningverlening, toezicht en handhaving is er een apart team dat zich richt op Zandvoort (in verband met de andere eisen aan VTH in Zandvoort versus Haarlem).
2. Fysiek domein Gemeenteprogramma
Dedicated werkzaam voor/in Zandvoort
Aanvullende toelichting
(kwalitatief beeld) Beheer en onderhoud (openbare
• Gebiedsmanager
ruimte, parkeren en overige
• Junior gebiedsmanager
het gemeentehuis in Zandvoort. Het gebiedsteam komt
beheertaken)
• Gebiedsverbinder
wekelijks samen, om en om in Zandvoort en Haarlem.
• Regisseur openbare ruimte
Tijdens het ‘koffiemoment’ kunnen alle medewerkers
• Dagelijks beheerder
die met Zandvoort van doen hebben, aanschuiven en
• Ondersteuner gebied
delen waar zij mee bezig zijn. Ook medewerkers van
• Communicatie medewerker • Parkeerwachters • Medewerker begraafplaats • Medewerker vastgoed • Projectleiders (inhuur)
• Het gebiedsteam Zandvoort voert zijn taken uit vanuit
Spaarnelanden schuiven aan. • Er wordt aangegeven dat het ‘dedicated’ maken van uitvoerend medewerkers voor de openbare ruimte voor Zandvoort naar verwachting niet efficiënt is. • Vanuit de ambtelijke organisatie Haarlem-Zandvoort (fysiek domein) is de ontwikkeling ingezet naar meer ‘dedicated’ projectleiders voor de gemeente Zandvoort op fysieke projecten.
3. Sociaal domein Gemeenteprogramma
Dedicated werkzaam voor/in Zandvoort
Aanvullende toelichting
(kwalitatief beeld) Maatschappelijke participatie,
• Sociaal wijkteam
ondersteuning en zorg en werk en
• Er wordt ingezet op meer verbinding tussen het sociaal wijkteam en het gebiedsteam.
inkomen en schulden 4. Economie, recreatie en toerisme Gemeenteprogramma
• Dedicated werkzaam voor/in Zandvoort
• Aanvullende toelichting
(kwalitatief beeld) Ruimtelijke ontwikkeling, Toerisme • Beleidsmedewerker toerisme en economie & Economie en duurzaamheid
• Coördinator circuit/F1 (op projectbasis) • Ondernemers contactfunctionaris • Contactpersoon strand • Beleidsmedewerker duurzaamheid • Omgevingsjurist
49
• Het team Toerisme en Economie werkt gedeeltelijk in het gemeentehuis Zandvoort. • Er is een toegewezen ondernemerscontactfunctionaris en een contactpersoon ten aanzien van het strand.
Bestuurskracht en organisatorische toekomst van Zandvoort | Rapport
6.1.3 Hogere ‘werklast’ Zandvoort terug te zien in de apparaatskosten
De kosten voor afvalinzameling en verwerking liggen hoger dan
Op basis van de begroting van Zandvoort zijn benchmark
Zandvoort voor deze taak ligt ook een stuk hoger (meer
gegevens verzameld ten aanzien van de apparaatskosten van
huishoudens). De kosten liggen precies in verhouding met deze
de gemeente Zandvoort. Hierbij is in kaart gebracht wat
werklast.
gemiddeld in de referentiegroep. De werklast van de gemeente
de uitvoering van de verschillende taken (primair proces en overhead) kost voor de gemeente Zandvoort en hoeveel
De kosten voor de taken milieu en duurzaamheid, ruimtelijke
formatie en kosten gemeenten van vergelijkbare omvang
ordening en volkshuisvesting en bouwgrond-exploitatie
maken. Ook wordt op basis van ruim 100 werklastindicatoren
en GEO-informatie liggen iets lager dan gemiddeld in de
een relatie gelegd met de werklast van de gemeente. Hieronder
referentiegroep, maar lijken in verhouding te liggen met de
wordt voor de verschillende domeinen in het takenpakket van
werklast van de gemeente.
de gemeente Zandvoort een beknopte analyse weergegeven: De kosten voor Wabo (o.a. toezicht en handhaving en Bestuur en OOV
vergunningverlening) liggen hoger dan gemiddeld. We zien
De kosten voor openbare orde en veiligheid vallen ten
ook een hogere werklast ten opzichte van de gemeenten in de
opzichte van de referentiegroep hoger uit. Het grootste verschil
referentiegroep. De kosten lijken in verhouding te liggen met
in de kosten wordt verklaard doordat de bijdrage aan de
deze hogere werklast.
veiligheidsregio Kennemerland (VRK) hoger is ten opzichte van de bijdrage die andere gemeenten aan de veiligheidsregio
Sociaal domein
betalen. Uit een recent onderzoek blijkt dat de hoge kosten
In 2016 zijn de gedecentraliseerde taken in het sociaal domein
van de VRK grotendeels samenhangen met het hogere
(o.a. Wmo en Jeugd) overgedragen aan de gemeente Haarlem.
risicoprofiel ten opzichte van andere veiligheidsregio’s (o.a.
De apparaatskosten voor werk & inkomen en schuldhulp liggen
door Schiphol, Tata Steel, etc.). Daarnaast zien we ook hogere
hoger dan gemiddeld in de referentiegroep. De werklast van de
kosten voor toezicht en handhaving in vergelijking met andere
gemeente (o.a. aantallen bijstand, uitkeringen, etc.) ligt echter
gemeenten. Dit kan verklaard worden door de hogere werklast
nog een stuk hoger. De kosten van de gemeente Zandvoort
van Zandvoort op dit terrein. In Zandvoort is er daardoor
lijken hiermee relatief laag gezien de werklast. De kosten voor
een grotere inzet van handhavers op het strand, die andere
Wmo liggen iets hoger dan gemiddeld in de referentiegroep,
gemeenten niet/nauwelijks hebben.
hetzelfde geldt voor de werklast (aantal Wmo-cliënten). Voor jeugd zien we lagere kosten en een evenredig lagere werklast
De kosten van de ondersteuning door de griffie liggen hoger
(aantal jeugd-cliënten).
dan gemiddeld. Hetzelfde geldt voor de taken ten aanzien belastingen. Deze taken zijn door Zandvoort uitbesteed aan
De kosten met betrekking tot volksgezondheid liggen
GBKZ. De gemeenten in de referentiegroep hebben deze taken
aanzienlijk hoger dan gemiddeld in de referentiegroep. Het gaat
ook grotendeels uitbesteed.
hierbij voornamelijk om de kosten voor de reguliere taken die de GGD voor de gemeente uitvoert.
Fysiek domein De kosten van de gemeente Zandvoort voor het dagelijks beheer
Voor de taken ten aanzien van kunst en cultuur en sport
en onderhoud bij verkeer, vervoer en wegen en liggen iets hoger
zien we lagere apparaatskosten. Hier staan hogere structurele
dan gemiddeld in de referentiegroep. Dit lijkt voornamelijk
subsidies tegenover. De gemeente Zandvoort lijkt hier iets
verklaard te kunnen worden door het feit dat het wegennet
andere keuzes gemaakt te hebben ten aanzien van het
van Zandvoort bewerkelijker is dan in andere gemeenten (bijv.
organiseren van deze taken ten opzichte van andere gemeenten.
vaker straatvegen in verband met zand vanaf het strand). De kosten voor dagelijks beheer en onderhoud van groen (groenvoorziening) liggen lager dan gemiddeld in de referentiegroep. De werklast van de gemeente Zandvoort is ook een stuk lager dan gemiddeld.
50
Bestuurskracht en organisatorische toekomst van Zandvoort | Rapport
Economie, recreatie en toerisme
Analyse
De kosten voor parkeren (parkeergarages en andere
• Op basis van de gesprekken en de beelden uit eerdere
parkeervoorzieningen) liggen een stuk hoger dan gemiddeld in
onderzoeken zien we dat de dienstverlening ten aanzien
de referentiegroep en zijn te relateren aan de specifieke context
van Zandvoorts unieke opgaven om meer inzet vragen
van Zandvoort (o.a. het strand). Bovendien staan hier ook
dan bij gemeenten van een vergelijkbare omvang. Daarin
inkomsten tegenover.
is het harmonica-effect een aandachtspunt, die inzet is namelijk niet gelijkmatig verdeeld over het jaar maar kan
Ook de kosten van recreatie en ontspanning liggen aanzienlijk
per dag verschillen. Dat vraagt kunnen meebewegen in
hoger dan gemiddeld in de referentiegroep. Bij dit onderwerp
de inzet. De ambtelijke organisatie lijkt daar met de ‘dedi-
zijn alle kosten van de taken ten aanzien van het strand
cated’ functies steeds beter toe in staat te zijn om daarop
meegenomen. Dit verklaart het verschil ten opzichte van andere
in te spelen.
gemeenten.
• Voor de meeste onderwerpen in de benchmark geldt dat de kosten die de gemeente Zandvoort maakt in ver-
De kosten voor de taken ten aanzien van economie van de
houding liggen met de werklast. Bij een aantal thema’s
gemeente Zandvoort zijn ongeveer gelijk aan het gemiddelde
zien we hogere kosten, bijvoorbeeld bij afval, Wabo en
van de referentiegroep.
Wmo, en tegelijkertijd een evenredig hogere werklast. De gemeente heeft op deze thema’s meer werk te doen dan
Bedrijfsvoering
gemeenten van vergelijkbare omvang. Dit zien we terug
De kosten voor directie en management van het primair proces
in de kosten, maar vanuit het perspectief van de bench-
liggen iets hoger voor de gemeente Zandvoort ten opzichte van
mark zijn dit geen aandachtspunten.
de referentiegroep. Het verschil lijkt voornamelijk veroorzaakt
• We zien ook een aantal onderwerpen waar de kosten
te worden door de ‘extra’ kosten van de gemeentesecretaris, in
lager liggen dan we op basis van de werklast zouden
aanvulling op de kosten van het management van de ambtelijke
verwachten. Voorbeelden zijn economische zaken en
organisatie van Haarlem. Ook de kosten voor financiën en
werk & inkomen en schuldhulp. Voor economische zaken
P&O liggen iets hoger dan gemiddeld in de referentiegroep.
zien we kosten die vergelijkbaar zijn met de kosten die gemeenten in de referentiegroep maken, terwijl we voor
Daarnaast vallen de kosten van huisvesting op in vergelijking
de gemeente Zandvoort zouden verwachten dat de kos-
met andere gemeenten. De kosten voor Zandvoort liggen
ten en inzet hoger zouden liggen. Voor werk & inkomen
een stuk hoger dan gemiddeld in de referentiegroep. Dit
en schuldhulp zien we hogere kosten ten opzichte van de
kan verklaard worden doordat er sprake is van dubbele
referentiegemeenten. Op basis van de werklast zouden
huisvestinglasten. Naast de doorbelasting van huisvesting
we echter nog hogere kosten verwachten.
door Haarlem heeft de gemeente Zandvoort nog de huisvestingslasten van het gemeentehuis in Zandvoort.
• Voor bedrijfsvoering valt met name informatisering en automatisering op. Ten opzichte van de referentiegemeenten liggen de kosten een stuk lager, zowel voor de
De kosten voor Informatisering en Automatisering vallen ook op, deze liggen een stuk lager dan gemiddeld in de referentiegroep. Het verschil in kosten zit zowel in de personele ondersteuning (bijv. systeem- en netwerkbeheer), maar ook in de materiële kosten (o.a. inventaris en servers en licentiekosten).
51
personele component als voor de materiële kosten.
Bestuurskracht en organisatorische toekomst van Zandvoort | Rapport
6.2 Ontwikkeling in coördinatie op Zandvoortse opgaven, met ruimte en behoefte tot verbetering
‘Zeester’ voor extra coördinatie Zandvoortse zijde Recent is een informeel coördinatiemechanisme in Zandvoort opgezet om af te stemmen en te sparren over Zandvoortse opgaven en ontwikkelingen die extra aandacht vragen
In deze paragraaf gaan we in op de wijze waarop de sturing
in (integrale) samenhang en sturing. In dit wekelijkse
en coördinatie ten behoeve van de Zandvoortse opgaven is
informele overleg ‘de zeester’ sparren de gemeentesecretaris,
ingericht en hoe deze naar beeld van de gesprekspartners
loco-gemeentesecretaris, woordvoerder, controller en de
functioneert.
gebiedsmanager over de belangrijkste lopende dossiers en ontwikkelingen. Door middel van dit overleg kunnen
Coördinatie op domein overstijgende vraagstukken in
vastlopende dossiers of trage besluitvorming sneller worden
de ambtelijke organisatie een groot aandachtspunt
opgepikt en geadresseerd binnen de ambtelijke organisatie.
In de afspraken tussen Haarlem en Zandvoort is afgesproken
Naar het beeld van de gesprekspartners is dit een positieve
dat de Haarlemse organisatie, processen en werkwijze leidend
ontwikkeling.
zijn in de ambtelijke sturing op de organisatie. Daarmee zijn de reguliere processen van de organisatie leidend. In
Gebiedsteam
de evaluatie van de ambtelijke organisatieontwikkeling van
De ambtelijke organisatie werkt volgens het principe
Haarlem-Zandvoort (2021) is geconstateerd dat de huidige
gebiedsgericht werken, waarbij Zandvoort een van de
coördinatiemechanismen niet adequaat zijn ingericht
gebieden is. Er is een gebiedsteam, bestaande uit de
en daarmee ook niet goed functioneren daar waar het
functies communicatie, beheer, technische infrastructuur,
afdelingsoverstijgende vraagstukken betreft. Het sociaal domein
gebiedsverbinder (beleid-bewoner), junior gebiedsmanager en
vormt hierin een positieve uitzondering.
manager.
Positie en sturing van de gemeentesecretaris
De gebiedsmanager stelt de gebiedsopgaven op en werkt
Zandvoort ambtelijk (informeel) verstevigd
met gerichte gebiedsprogramma’s aan ontwikkeling en
In de organisatie Haarlem-Zandvoort vervult de
vernieuwing in het ‘gebied’ Zandvoort. De gebiedsmanager
gemeentesecretaris van Zandvoort een prominente,
functioneert in deze werkwijze als ambtelijk opdrachtgever.
gezaghebbende maar geen hiërarchische rol. Zij zit in het
De functie valt onder de afdelingsmanager Programma en
directieteam van Haarlem maar vervult geen directeursfunctie.
Gebiedsmanagement, met daarboven de directie van de
Zij stuurt niet rechtsreeks op domeinen, teams of individuele
organisatie Haarlem-Zandvoort. De gebiedsmanager komt
medewerkers. In het directieteam
af en toe in de Zandvoortse raad; al zijn er ook raadsleden
brengt zij de input van Zandvoort mee en vertaalt ze de ‘colour
die haar niet kennen . Het ambtelijk opdrachtgeverschap ten
locale’. De gemeentesecretaris voelt zich goed gehoord in
aanzien van specifieke projecten is een aandachtspunt. Daar is
de organisatie en constateert dat men in Haarlem een grote
vaak de positie van de gebiedsmanager richting de ambtelijke
bereidheid ondervindt om wensen van Zandvoort te horen
organisatie beperkt doordat er geen adequaat mandaat is.
en te vertalen naar daden. In de verbinding met de ambtelijke organisatie is het gebrek aan heldere aanspreekpunten een
Het gebiedsteam komt wekelijks samen, om en om in
belangrijk aandachtspunt.
Zandvoort en Haarlem. Tijdens het ‘koffiemoment’ kunnen alle medewerkers die met Zandvoort van doen hebben,
Met de komst van nieuwe gemeentesecretarissen, zowel in
aanschuiven en delen waar zij mee bezig zijn. Ook medewerkers
Haarlem als in Zandvoort, zien we een (extra) positieve
van Spaarnelanden schuiven aan. Voor zijn dagelijkse
dynamiek ontstaan in de ambtelijke samenwerking
werkzaamheden is het gebiedsteam in principe in Zandvoort
tussen Haarlem en Zandvoort. De zichtbaarheid van de
gestationeerd, al vinden veel overleggen in Haarlem plaats.
gemeentesecretaris in de ambtelijke organisatie is daarmee
Naast het gebiedsteam, is er ook een sociaal wijkteam. Er wordt
toegenomen. Vanuit het bestuur wordt aangegeven dat de
op ingezet om meer verbinding tot stand te brengen tussen deze
gemeentesecretaris richting politiek en bestuur zichtbaarder
beide teams.
kan acteren.
52
Bestuurskracht en organisatorische toekomst van Zandvoort | Rapport
De verwachtingen met betrekking tot het gebiedsgericht
Waar in 2016 de financiële expertise nog onvoldoende breed in
werken wisselden sterk. Sommigen verwachtten voordelen,
de organisatie aanwezig was en ook niet genoeg aandacht voor
terwijl anderen kritiek hadden onder het motto ‘we zijn geen
was, kan Zandvoort nu een ambtelijke organisatie benutten
gebied van Haarlem’. In lijn met de tussenevaluatie is de
waar deze expertise stevig geborgd is. De concerncontroller
waardering van het gebiedsteam wisselend. Zowel bestuurlijk
speelt hierin een belangrijke rol. Hier is veel tevredenheid over.
in Zandvoort als voor een deel van de ambtenaren is de rol, positie en het takenpakket van het gebiedsteam onduidelijk.
Daarnaast constateren we ook dat de kwaliteit van het beleid
Meerdere betrokkenen (ook ambtenaren zelf) wijzen erop
en de ondersteuning sinds de ambtelijke samenwerking (sterk)
dat de ontmoeting tussen het gebiedsteam en bewoners en
is toegenomen. Breed onder de gesprekspartners wordt gedeeld
ondernemers (participatie) beter kan worden georganiseerd,
dat de kwaliteit van het beleid en de informatievoorziening
evenals de profilering naar de gemeenteraad.
aan de gemeenteraad sinds de ambtelijke samenwerking is verbeterd. Uit tabel 3 komt dit beeld van de geïntensiveerde
Coördinatie op Zandvoortse opgaven kent een positieve
informatievoorziening ook duidelijk naar voren. Vergeleken
(door)ontwikkeling, maar blijft aandacht verdienen
met de start van de samenwerking in 2018 zien we dat
• We zien dat coördinatie op overstijgende opgaven en
het aantal raadsvragen, maar ook de informatiebrieven en
vraagstukken een belangrijk aandachtspunt is voor
informatienota’s zijn toegenomen.
de organisatie. Zowel voor Haarlemse, als voor Zandvoortse vraagstukken. Dat belemmert de aanpak
Alhoewel de doorloop van processen aanzienlijk langer is
van Zandvoortse opgaven.
dan voorheen, profiteert de organisatie van de kwaliteit van
• We zien eveneens dat er met de komst van de nieuwe
de ambtelijke organisatie, mede omdat de organisatie op
gemeentesecretaris en de ‘zeester’ een aantal goede
verschillende plekken meer (specialistische) deskundigheid
stappen zijn gezet om de regie op Zandvoortse opgaven
heeft. Met name de bestuurlijke stukken rond de P&C-cyclus,
in relatie tot de ambtelijke organisatie te versterken.
de jaarrekening, begroting en bestuursrapportages zijn van een
Dat zie we als een positieve ontwikkeling.
hoger niveau dan voorheen. Ten aanzien van de kwaliteit van
• De rol, taak en positionering van het gebiedsteam
beleid zijn er ook aandachtspunten. Dat betreft oog voor details
blijft nog steeds voor veel betrokkenen (zowel bestuurlijk
die te maken hebben met de Zandvoortse ‘couleur locale’ en de
als ambtelijk) onduidelijk.
integraliteit van stukken. 2018
6.3 Winst in kwaliteit en kwetsbaarheid, vraag om meer slagkracht en wendbaarheid
2019
2020
2021 (tot 1-12-21)
Ingekomen raadsvragen
17
44
79
62
Raadsinformatiebrief
168
219
206
178
Informatienota
7
14
17
19
(mondeling en schriftelijk)
Kwetsbaarheid sterk afgenomen, kwaliteit van beleid toegenomen.
Tabel 1.
Raadsvragen en brieven sinds de ambtelijke samenwerking
De gemeente Zandvoort beschikt over een organisatie met
53
ruim 1.200 fte. Daarmee is ze een stuk minder kwetsbaar
Slagkracht en wendbaarheid belangrijk
geworden. Het aantal ‘éénpitters’ is afgenomen en ze kan
aandachtspunt
beschikken over meer specialistische expertise. Daarnaast is
Een van de doelstellingen van de ambtelijke samenwerking
ook de onderlinge vervangbaarheid toegenomen. Bijvoorbeeld
met Haarlem was om los te komen van de meer beheersmatige
bij taken zoals handhaving leidt dit ertoe dat de continuïteit
aanpak van de gemeente Zandvoort, maar om ook echt tot
van dienstverlening geborgd blijft, maar stelt de organisatie de
ontwikkelingen te komen op verschillende dossiers. Destijds
gemeente Zandvoort ook in staat om mee te bewegen met het
ontbrak het aan de kwantitatieve en kwalitatieve capaciteit
zogenaamde ‘harmonica-effect’ dat past bij de Zandvoortse
hiervoor en werd de capaciteit opgeslokt door dagelijkse
opgaven zoals rondom het strand.
‘brandjes’.
Bestuurskracht en organisatorische toekomst van Zandvoort | Rapport
Alhoewel we constateren dat de gemeentelijke organisatie waar
Er is behoefte aan heldere aanspreekpunten.
Zandvoort nu op kan bouwen in kwalitatieve en kwantitatieve
Bij domeinoverstijgende onderwerpen zijn er geen heldere
zin een stuk beter geëquipeerd is om deze ontwikkelopgaven op
aanspreekpunten (niet naar bestuur, maar ook niet in de
te pakken, zien we dat dit desondanks de afgelopen jaren nog
ambtelijke organisatie). Rollen, taken en verantwoordelijkheden
niet naar wens en behoefte van de grond is gekomen. Daarin
onderling zijn niet helder.
speelt de eerder beschreven politiek-bestuurlijke context een belangrijke rol. Maar ook de ambtelijke organisatie slaagt er
Er is behoefte aan samenhang en integraliteit op
nog onvoldoende in om slagkracht te bieden die nodig is om
overstijgende opgaven. De sturing op de organisatie is
echt tot ontwikkeling te komen. Daarvoor geldt dat Haarlem
gefragmenteerd georganiseerd en komt niet goed bij elkaar. De
hier tegen dezelfde uitdaging aanloopt. We zien wel in het
afdelingen werken nog teveel langs elkaar heen en activiteiten
afgelopen jaar een aantal positieve ontwikkelingen, bijvoorbeeld
worden niet vanzelfsprekend in samenhang opgepakt.
rondom het parkeerbeleid maar ook rondom het Badhuisplein.
Integraliteit in de aanpak van opgaven is een belangrijk aandachtspunt.
De gewenste wendbaarheid in uitvoering en inspelen op Zandvoortse dossiers verdient ook verdere aandacht. In
Er is behoefte aan meer integrale slagkracht en
Zandvoort worden hoge eisen gesteld aan de dagelijkse
wendbaarheid. De organisatie is stroperig en bureaucratisch.
dienstverlening. Het gebiedskarakter en de gemeenschap
Er is beperkte flexibiliteit in de aanpak van opgaven om in te
vragen om snelle, concrete acties. Het ontbreekt de robuuste,
kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen. Processen duren
maar tegelijkertijd ook ‘logge’ en bureaucratische ambtelijke
vaak lang en vraagstukken kunnen lang in de organisatie
organisatie, aan (snelle) wendbaarheid om daarop in te spelen.
blijven hangen.
Aantrekkelijk perspectief voor werknemers om zowel
Het directieteam van Haarlem-Zandvoort, waar de
voor Zandvoort als voor Haarlem te kunnen werken
gemeentesecretaris van Zandvoort deel van uit maakt, geeft op
Vanuit de organisatie wordt meegegeven dat men graag voor
dit moment vorm aan de doorontwikkeling van de organisatie
beide gemeenten werkt en daarvoor ook inspanningen wil
met een programma waar bovengenoemde knelpunten worden
doen. Het wordt als leuk gezien om ook gedeeltelijk voor
aangepakt.
Zandvoort te kunnen werken, juist vanwege de andere aard van de opgaven. De ambtelijke organisatie kan eveneens hogere
De kracht van de ambtelijke organisatie is aanzienlijk
salarissen en functies bieden, waarmee ook meer geïnvesteerd
verbeterd, maar vraagt verdere versterking op slagkracht
kan worden in de kwaliteit van medewerkers.
en wendbaarheid • De Zandvoortse organisatie staat er, ten opzichte van
Organisatie moet zich verder ontwikkelen om
het beeld dat in 2016 van de organisatie geschetst werd,
(vergelijkbare) knelpunten voor zowel Haarlem als
naar onze taxatie een stuk beter voor in termen van
Zandvoort op te lossen.
kwaliteit en kwetsbaarheid.
De invoering van de ambtelijke samenwerking tussen Haarlem en Zandvoort per 1 januari 2018 viel samen met
punten zijn. Die zitten met name in slagkracht en
een interne structuurwijziging van Haarlem, waarbij in de
wendbaarheid. De ‘belofte’ van de voordelen van de
bedrijfsvoering een grote verandering werd doorgevoerd
ambtelijke samenwerking zijn op die punten nog niet
met nieuwe teams en afdelingen. Uit de evaluatie van de
naar potentie waargemaakt.
organisatieontwikkeling van de gemeentelijke organisatie
• We constateren dat de knelpunten waar Zandvoort
(2021) is geconstateerd dat de ontwikkeling van de organisatie
qua ambtelijke organisatie tegenaan loopt vergelijkbaar
nog niet ‘is afgemaakt’. Uit de evaluatie komt sterk naar voren
zijn met de knelpunten waar Haarlem tegenaan loopt.
dat de gemeentelijke organisatie van Haarlem robuust en
In die zin wordt het Zandvoortse niet heel anders
betrouwbaar is. Maar dat deze voor zowel de gemeente Haarlem
benaderd dan het Haarlemse.
als de gemeente Zandvoort belangrijke ontwikkelstappen te zetten heeft ten aanzien van de wendbaarheid, slagkracht en domeinoverstijgende samenwerking. De volgende aandachtspunten voor de ontwikkeling van de ambtelijke organisatie worden zowel in Haarlem als in Zandvoort ervaren: 54
• Dat laat onverlet dat er nog wel serieuze aandachts
Bestuurskracht en organisatorische toekomst van Zandvoort | Rapport
6.4 Nabijheid en betrokkenheid met (stakeholders in) Zandvoort kan krachtiger worden vormgegeven We hebben in hoofdstuk 4 geconstateerd dat de dienstverlening naar burgers als voldoende wordt gewaardeerd. Als we kijken naar de betrokkenheid en verbinding met inwoners dan zien we dat er ruimte voor verbetering is. Burgers, ondernemers en belanghebbenden staan in Zandvoort als kleinere gemeente dicht op het bestuur en zijn nauw bij de politiek betrokken. Juist in die context is het ook belangrijk dat de ambtelijke organisatie nabijheid heeft tot deze inwoners, om goed op de signalen in te kunnen spelen. Deze nabijheid is naar het beeld van de gesprekspartners een belangrijk aandachtspunt. Dat zit hem met name in herkenbare en zichtbare ambtelijk aanspreekpunt(en) waarmee snel geschakeld kan worden en die kunnen helpen om te navigeren door logge en trage organisaties (Spaarnelande, Omgevingsdienst, ambtelijke organisatie). We zien dat, juist wanneer dit is ingeregeld, dit positief gewaardeerd wordt. Zo is er veel waardering voor de ondernemersmanager en het aanspreekpunt voor de strandwachters. Naast nabijheid kan ook de inzet op betrokkenheid van burgers, maatschappelijke organisaties en bedrijfsleven bij beleid worden versterkt. De kennis van bevolking en ondernemers kan op die manier beter worden benut, wat eveneens bij kan dragen aan de kracht van Zandvoort als gemeente.
Er is namelijk veel bereidheid en ondernemerschap in de gemeente. Een positief voorbeeld in de verbinding tussen de ambtelijke organisatie en de gemeenschap is het corona-herstelfonds, maar daarnaast ook het convenant dat recent met ondernemers is afgesloten. Analyse We zien dat de aansluiting tussen de ambtelijke organisatie en de gemeenschap verder kan worden versterkt. Ook bij inwoners en ondernemers is er behoefte aan heldere en herkenbare aanspreekpunten. We zien dat hier ook de afgelopen jaren positieve stappen zijn gezet waarop verder doorgebouwd kan worden.
55
HOOFDSTUK 7
Financiën De financiële component vormt een belangrijke factor in de vraag of en in hoeverre een gemeente de uitdagingen aankan. In dit hoofdstuk kijken we achtereenvolgens naar: •
De ontwikkeling programmabegroting en programmarekening in 2019 en 2020.
•
De geprognosticeerde ontwikkeling van de programmabegroting in de periode 2021-2024.
•
De ontwikkeling van de balans in de periode 2019-2024.
•
Ontwikkeling financiële kengetallen Zandvoort 2019-2024.
Bestuurskracht en organisatorische toekomst van Zandvoort | Rapport
7.1
Verschillen programmabegroting en programmarekening in 2019 en 2020 vooral door resultaten grondexploitaties
In de volgende tabel is de (gewijzigde) begroting en de jaarrekening van de gemeente Zandvoort voor de jaren 2019 en 2020 gepresenteerd. Programma’s
BG 19
BG 19
JR 19
JR 19
BG 20
BG 20
JR 20
JR 20
Bedragen (x 1.000)
Lasten
Baten
Lasten
Baten
Lasten
Baten
Lasten
Baten
1. Maatschappelijke participatie
€ 6.203
€ 187
€ 6.697
€ 697
€ 5.258
€ 197
€ 5.219
€ 193
2. Ondersteuning en Zorg
€ 7.135
€ 152
€ 7.716
€ 147
€ 8.365
€ 211
€ 7.803
€ 202
3. Werk inkomen en Schulden
€ 9.239
€ 5.838
€ 9.252
€ 5.814
€ 15.145
€ 11.787
€ 14.971
€ 11.844
4. RO, Toerisme & Economie
€ 4.945
€ 173
€ 6.638
€ 1.827
€ 10.439
€ 5.305
€ 6.912
€ 1.675
5. Beheer en onderhoud
€ 13.171
€ 12.921
€ 12.656
€ 12.716
€ 15.908
€ 11.885
€ 16.265
€ 12.180
6. Burger, bestuur en veiligheid
€ 6.110
€ 917
€ 5.994
€ 1.326
€ 5.425
€ 835
€ 5.317
€ 913
7. Algemene middelen & overhead
€ 6.785
€ 32.351
€ 7.272
€ 32.508
€ 8.156
€ 51.321
€ 7.750
€ 51.759
Overhead
€ 6.463
€3
€ 6.177
€ 16
€ 6.405
€3
€ 6.418
€ 31
Algemene middelen
€ 322
€ 31.348
€ 1.095
€32.492
€ 1.751
€ 51.318
€ 1.332
51.728
€ 53.588
€ 52.539
€ 56.226
€ 55.035
€ 68.697
€ 81.541
€ 64.237
€ 78.767
Totaal voor bestemming Saldo voor bestemming
-€ 1.049
-€ 1.191
€ 12.844
€ 14.529
Mutaties reserves
€ 5.498
€ 6.709
€ 6.752
€ 7.307
€ 24.380
€ 10.698
€ 25.191
€ 10.829
Totaal na bestemming
€ 59.086
€ 59.248
€ 62.978
€ 62.342
€ 93.077
€ 92.239
€ 89.428
€ 89.596
Saldo na bestemming
€ 162
Tabel 1:
Programmabegroting en programmarekening Zandvoort 2019 en 2020
Bron:
Jaarrekening 2019 Zandvoort (p. 167) en Jaarrekening 2020 Zandvoort (p. 176)
-€ 637
•
-€ 838
€ 167
Overige verschillen kunnen verklaard worden door een lastenoverschrijding van € 584.000 in programma 2 (Ondersteuning en Zorg) door een groei van het aantal jongeren dat gebruik maakt van jeugdzorg; daarnaast zijn
De tabel laat het volgende zien:
er extra inkomsten uit de WABO-leges en het beleidsveld parkeren.
•
Zowel de totale baten als de totale lasten voor bestemming
•
in 2019 wijken niet veel af van de bijgestelde begroting. De
€ 2,8 en € 4,5 miljoen lager uit dan begroot. De lagere
totale lasten vallen ongeveer € 2,6 miljoen euro en de totale
baten en lasten worden wederom verklaard door de
baten € 2,5 miljoen hoger uit. Deze verschillen zijn voor het
resultaten op de grondexploitaties, waarbij zowel de lasten
grootste gedeelte te verklaren door de resultaten binnen de
(€ 3,3 miljoen) als de baten (€ 3,6 miljoen) lager uitvielen.
grondexploitaties in het programma Ruimtelijke Ordening,
Dit lag met name aan tegenvallende opbrengsten van het
Toerisme en Economie. Zo waren de baten en lasten
Watertorenpleinproject. Dit is het gevolg van de keuze voor
respectievelijk € 1,7 miljoen en € 2,2 miljoen euro hoger
een ander plan en de eis om 30% sociale huur op te nemen
dan begroot. Redenen voor deze afwijkingen zijn: hogere
in het plan.5 De overige verschillen kunnen verklaard
sloop- en verwervingskosten met name gerelateerd aan
worden door een financiële meevaller van € 353.000 op
het Badhuisplein en Entree Palaceplein en een financiële
de maatwerkvoorzieningen jeugd en een voordeel in de
actualisatie.
voorziening dubieuze debiteuren.
4
4
57
In het jaar 2020 vallen de baten en lasten respectievelijk
Jaarrekening 2019 Zandvoort (p. 216)
5
Jaarrekening 2020 Zandvoort (p. 226) en Meerjarenperspectief Grondexploitaties 2021 (p. 4)
Bestuurskracht en organisatorische toekomst van Zandvoort | Rapport
7.2 Meerjarenbegroting 2021-2024 is sluitend; opvallende daling van totaal begroting In de vorige paragraaf keken we naar het verleden, in deze paragraaf kijken we naar de toekomst. In de volgende tabel zijn de baten en lasten in de begroting van de gemeente Zandvoort voor de jaren 2021-2024 gepresenteerd. Programma’s