Bijlage 1 - Ontwikkelplan Griffie Zandvoort 2024

Ontwikkelplan Griffie Zandvoort 2024

12 juni 2024 Werkgeverscommissie

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

3

2.

Raadsambities

3

2.1

Trends en ontwikkelingen

3

2.2

Ontwikkelingen Zandvoort

4

3.

4.

5.

Strategische adviesgriffie

5

3.1

Beslisboom: de ideale omvang

5

3.2

Griffier en griffie in positie

5

3.2.1

Gelijkwaardige verhoudingen

5

3.2.2

Functieprofielen

6

Maatregelen korte termijn

6

4.1.1

Plaatsvervangend griffier wordt Adjunct-griffier

6

4.1.2

Griffiemedewerker wordt Raadsadviseur

7

4.1.3

Commissiegriffier wordt Raadsadviseur

7

4.1.4

Griffier

7

4.1.5

Samengevat

7

Maatregelen lange termijn

7

5.1.1

Ontwikkeling functie raadsadviseur

8

5.1.2

Samengevat

8

2

1.

Inleiding In de vorige raadsperiode is er na de verkiezingen in 2019 in kaart gebracht welke ambities de raad van Zandvoort heeft. Er is sindsdien veel veranderd in lokaal politiek Nederland en daarmee ook in Zandvoort. Begin dit jaar is in opdracht van de leidinggevende van de griffier een QuickScan gemaakt van de huidige griffie in relatie tot de trends en ontwikkelingen binnen de lokale democratie in den lande. Daarbij is gekeken naar de ontwikkeling van de ambities van raden en hoe deze ambities kunnen worden vertaald naar de daarbij passende organisatieontwikkelingen van griffies. In het seniorenconvent is deze QuickScan vervolgens besproken. Daarbij is aan de orde geweest dat het de afgelopen periode duidelijk is geworden dat de druk op de griffie steeds groter is geworden. De hoofdtaken van de griffie komen in de knel, zeker bij ziekte en wisselingen, zoals concreet met het (onverwacht vroege) pensioen van twee griffiemedewerkers. Er is noodzaak om naar een goede invulling van de griffie te kijken. Tegelijkertijd is geconstateerd dat dit ook een geschikt moment is om te gaan werken met een werkgeverscommissie, bestaande uit drie raadsleden, in plaats van één leidinggevende. Het instellen van een werkgeverscommissie en het professionaliseren van de werkgeverstaak van de raad, zorgen voor een stabiele werkomgeving voor de griffier en de andere medewerkers van de griffie.

Op 28 mei 2024 heeft de raad de verordening werkgeverscommissie griffie Zandvoort 2024 vastgesteld en de werkgeverscommissie ingesteld met de benoeming van drie leden. Daarmee zijn de werkgeverstaken gedelegeerd aan de werkgeverscommissie. Met dit 'Ontwikkelplan Griffie Zandvoort 2024' geeft de werkgeverscommissie invulling aan de gewenste doorontwikkeling van de organisatie van de griffie. Op basis van de trends en ontwikkelingen en de ambities van de raad die daaruit voortvloeien, zijn maatregelen op de korte en lange termijn geformuleerd om te komen tot een strategische adviesgriffie.

2.

Raadsambities 2.1 Trends en ontwikkelingen De Vereniging van Griffiers doet sinds een decennium regelmatig onderzoek naar trends en ontwikkelingen. De eerste uitgaven waren in 2013 en 2017, de laatste is uitgebracht in 2022: Trends en Ontwikkelingenonderzoek Griffiers 2022. Dit document is gebaseerd op vele (wetenschappelijke) publicaties. Hieronder vindt u een opsomming van enkele onderwerpen die sinds 2017 complexer zijn geworden of nieuw gevraagd worden als aandachtsveld: • Kwalitatieve besluitvorming: Kaderstelling en controleren als basistaak nog steeds lastig • Fragmentatie en versplintering neemt steeds verder toe

3

• De raad in de regio: schaalvergroting, regionale samenwerkingsverbanden en gemeenschappelijke regelingen nemen toe • Omgangsvormen: toenemende polarisatie in de samenleving en de raad • Burgerparticipatie als hulp bij de besluitvorming van de raad • De raad in positie bij nieuwe thema’s (gedecentraliseerd of nieuw), de agenda van de raad • De kloof: vertrouwen in de lokale politiek is tanende • Verdergaande digitalisering: data-analyse en informatiemakelaar

2.2 Ontwikkelingen Zandvoort De notitie over de raadsambities van 2019 geeft weer dat de raad destijds wenste dat de griffie de basisondersteuning voor de besluitvorming biedt, kan adviseren in de vorm van losse opdrachten zoals geformuleerd in een raadsprogramma en deze kan uitvoeren en specifieke ondersteuning op verzoek kan geven. Uit de notitie van 2019 lijkt de raad van Zandvoort weinig ambitieus. Van de verschillende trends & ontwikkelingen zijn er velen herkenbaar voor de raad van Zandvoort. Zo bestaat de raad van Zandvoort, met zijn 17 raadsleden, uit maar liefst 9 fracties. Fragmentatie zorgt voor extra dynamiek en druk op de griffie qua advisering. De functie van 'het collectieve geheugen' komt hierdoor meer bij een griffie te liggen. En natuurlijk is Zandvoort geen gewoon dorp van 17.000 inwoners. Op een zomerse dag en tijdens de DGP ontvangt Zandvoort al snel 100.000 bezoekers en is het dorp eigenlijk te vergelijken met een middelgrote stad met alle opgaven en uitdagingen die dit met zich meebrengt. Een grote verantwoordelijkheid dus voor de gemeenteraad en voor de ondersteuning daarbij door de griffie. Door de ambtelijke samenwerking met Haarlem is het behouden van het primaat van de raad van Zandvoort complexer geworden.

De griffie zorgt voor goede contacten en de mogelijkheid voor ambtelijke bijstand, zodat de raad hierdoor in positie is en blijft, ook als dit afwijkt van wat Haarlem gewend is of wil. Corona heeft ervoor gezorgd dat digitaal vergaderen een vlucht heeft doorgemaakt. Om goed digitaal te kunnen vergaderen is een secure logistiek van belang, maar de wens voor sneller en meer kunnen doorgronden van de vele stukken (bijvoorbeeld door het aanleggen van dossiers over belangrijke thema’s) wordt ook gevraagd. Een steeds complexere en zwaardere taak die op een griffie drukt qua capaciteiten. Dit is vaak de opmaat naar de ondersteuningsvraag van data-analyse en adviezen vanuit griffies. Het coalitieprogramma van de raad noemt in het hoofdstuk over de nieuwe bestuurscultuur het nodige over omgangsvormen en het betrekken van inwoners. Dit gebeurt niet vanzelf. Het college, maar zeker ook de raad - en daarmee de griffie- zijn aan zet om deze woorden kracht bij te zetten en om te zetten in acties.

4

3.

Strategische adviesgriffie 3.1 Beslisboom: de ideale omvang Door deze ontwikkelingen is de lokale politiek steeds meer gaan vragen van de raadsleden zelf, maar ook van de griffier en de griffie. De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden (NVvR) heeft een Beslisboom uitgebracht, waarbij aan de linkerkant de verschillende disciplines staan die van een griffie verwacht mogen worden (De beslisboom) en aan de rechterkant een vingeroefening voor het aantal FTE waaruit een griffie hoort te bestaan als alle disciplines ingevuld moeten worden. Op basis van de Beslisboom is de ideale samenstelling van de griffie Zandvoort, om voldoende strategisch advies te kunnen geven: 7,56 FTE. Waarom geen benchmark? Benchmarks, waarbij gekeken wordt naar vergelijkbare gemeenten, zijn gemiddelden. Een kleine gemeente kan een grote griffie hebben, als deze een ambitieuze raad heeft. Andersom kan ook, een grote gemeente kan een kleine griffie hebben als de raad weinig ambitieus is. Deze sterft echter wel langzaamaan uit, gezien de toenemende druk op een gezonde lokale democratie. Daarbij adviseert de NVvR om te spreken over de ideale omvang, omdat raden vanwege hun bescheidenheid soms vanwege financiële redenen kiezen voor minder ondersteuning. Iets dat de NVvR, de VNG en BZK onwenselijk vinden. Zij zetten juist in op een sterke lokale politiek. Kortom, alle raden zouden ambitieus moeten zijn.

Een lokale benchmark zou dit aspect onderbelichten, omdat er mogelijk ook weinig ambitieuze raden en daarmee griffies tussen zitten. De consequentie hiervan is dat er verkeerde conclusies getrokken worden. Wel zijn er natuurlijk altijd culturele verschillen en accenten te leggen qua gewenste ondersteuning (zie ook de publicaties: ‘Alle raadsgriffies te klein’ en ‘Benchmark toekomstbestendige griffies’). Sommige raden leggen nadruk op de controlerende taak, anderen meer op kaderstelling vooraf of volksvertegenwoordiging en participatie. Raden die niet kiezen, vergen een kwalitatieve uitgebreide ondersteuning op elk vlak, met een grote griffie tot gevolg.

3.2 Griffier en griffie in positie De kwantiteit van de griffie is één, de kwaliteiten op een griffie zijn net zo belangrijk. De kwaliteiten van de griffie hebben hun grondslag in de functieprofielen, waarbij het functieprofiel van de griffier leidend is voor de rest van de griffie. 3.2.1

Gelijkwaardige verhoudingen

De ondersteuning van de raad in de vorm van de griffier als eerste adviseur van de raad doet niet onder aan die van de ondersteuning van het college in de vorm van de secretaris, zeker in de Zandvoortse situatie. Deze gelijkwaardigheid blijkt uit het door het VNG bestuur geadviseerde griffierprofiel (Generiek gelijkwaardig griffierprofiel | VNG) van 14 juli 2022 dat gebaseerd is op gelijkwaardige verhoudingen. De gelijkwaardigheid is van groot belang in de ambtelijke driehoek: burgemeester, griffier en gemeentesecretaris, waar de griffier de enige ambtenaar aan tafel is die er puur voor het belang van de raad zit. Voor een stevige raad in positie is dat niet te onderschatten. De griffier zorgt daar voor een gezond samenspel met het college én de samenleving. Overigens was deze

5

gelijkwaardigheid bij de instelling van het dualisme al zo bedoeld. De noodzaak voor een strategische adviesgriffie is hiermee nog nadrukkelijker een feit geworden. 3.2.2

Functieprofielen

De profielen van de griffie van Zandvoort zijn, hoewel niet oud, wel gedateerd. Het huidige profiel van de griffier mist enkele bepalende elementen. De ontwikkelingen zijn dermate hard gegaan dat herijking nodig is. De NVvR en de Vereniging van Griffiers (VvG) hebben aanvullende profielen opgesteld, passend bij de zwaarte van het griffierprofiel: ‘Brief aan werkgeverscommissies | Vereniging van Griffiers’. Er bestaat nog geen profiel voor een vrijgestelde volwaardige adjunct-griffier. Indien de griffier gevraagd wordt ook de belangen van de raad extern te behartigen, wat in Zandvoort het geval is gezien de complexe samenwerking op afstand met Haarlem, dan is de noodzaak voor een volwaardige adjunct, die even strategisch en onafhankelijk als de griffier kan adviseren, eerder aanwezig.

4.

Maatregelen korte termijn De huidige griffie bestaat uit 3,2 FTE: de griffier (1,0 FTE), een raadsadviseur/plaatsvervangend griffier (1,0 FTE), een commissiegriffier (0,6 FTE) en een griffiemedewerker (0,6 FTE). De uitkomst van de Beslisboom (7,56 FTE) is geen capaciteit die morgen geregeld hoeft te zijn, maar met de vervroegde pensionering van de griffiemedewerker/commissiegriffier (per 1 februari 2024) én de plaatsvervangend griffier (per 1 maart 2024) is enige urgentie wel aanwezig. Op dit moment wordt gebruik gemaakt van tijdelijke inhuur (1,2 FTE) om de bestaande vacatures (1,6 FTE) deels in te vullen. De kwetsbare situatie is daarmee niet verdwenen. Het is dan ook belangrijk dat zo spoedig mogelijk wordt gestart met het werven van nieuw personeel. 4.1.1

Plaatsvervangend griffier wordt Adjunct-griffier

De huidige functie van plaatsvervangend griffier (schaal 11) betreft voor een groot deel advisering en ondersteuning aan de raadscommissie als commissiegriffier. In deze situatie kan de griffier eigenlijk niet terugvallen op de plaatsvervangend griffier en is de druk op de griffier groot. Een kwetsbare situatie. Om de plaatsvervangend griffier te laten functioneren als vrijgestelde volwaardige adjunct-griffier is het noodzakelijk om de werkzaamheden als commissiegriffier te verplaatsen naar de raadsadviseurs. Het griffierprofiel van de VNG kan als basis dienen voor het profiel van de adjunct-griffier, met dien verstande dat de griffier zelf uiteraard leidinggevende en eindverantwoordelijk is en blijft. Dit zwaardere profiel brengt met zich mee dat van de adjunct-griffier in de basis dezelfde competenties worden gevraagd als van de griffier. Een hogere inschaling (schaal 12) is dan ook passend.

6

4.1.2

Griffiemedewerker wordt Raadsadviseur

De huidige functie van griffiemedewerker (schaal 8) is hoofdzakelijk administratief van aard en niet meer passend binnen een strategische adviesgriffie. Daarnaast is gebleken dat de huidige inschaling niet (meer) marktconform is. Dit werd duidelijk toen begin dit jaar de nieuw geworven griffiemedewerker nog voordat ze zou beginnen al een betere aanbieding (schaal 10) voor dezelfde functie had ontvangen van een andere griffie en daar is begonnen. Het is dan ook in lijn met de overgang naar een strategische adviesgriffie om afscheid te nemen van de administratieve functie griffiemedewerker en deze te vervangen door de bredere functie van raadsadviseur in schaal 10. De huidige functiebeschrijving voor de commissiegriffier kan hiervoor als basis dienen. Gelet op de benodigde werkzaamheden onder meer in de avond als commissiegriffier is het gewenst om deze functie uit te breiden naar een voltijds functie (1,0 FTE). Er zal zo snel mogelijk geworven gaan worden om deze vacature in te vullen. 4.1.3

Commissiegriffier wordt Raadsadviseur

De huidige functie van commissiegriffier (schaal 9) wordt op dit moment in deeltijd (0,6 FTE) ingevuld. Ook deze functie wordt vervangen door de bredere functie van raadsadviseur in schaal 10. Gelet op de werkelijk gemaakte uren en ter voorkoming van het opbouwen van teveel overuren, wordt de invulling wel uitgebreid van naar 0,7 FTE. 4.1.4

Griffier

Het is van belang voor de positie van de raad dat de griffier als eerste adviseur van de raad een gelijkwaardige positie heeft in de ambtelijke driehoek te opzichte van de secretaris als eerste adviseur van het college. De griffier wordt dan ook gelijk ingeschaald met de secretaris in schaal 15. Dit sluit aan bij het door de VNG geadviseerde griffierprofiel dat is gebaseerd op gelijkwaardige verhoudingen en in plaats van de huidige functiebeschrijving voor de griffier leidend wordt. 4.1.5

Samengevat

Huidige formatie Griffiemedewerker Commissiegriffier Plaatsvervangend griffier Griffier Totaal FTE

5.

Inschaling Schaal 8 Schaal 9 Schaal 11 Schaal 13

FTE 0,6 0,6 1,0 1,0 3,2

Nieuwe formatie Raadsadviseur Raadsadviseur Adjunct-griffier Griffier

Inschaling Schaal 10/11 Schaal 10A Schaal 12 Schaal 15

FTE 1,0 0,7 1,0 1,0 3,7

vacature vacature

Maatregelen lange termijn Voor de ideale omvang van de griffie is de uitkomst van de Beslisboom een leidraad. Een groei in de formatie van de griffie van 3,2 FTE naar 7,56 FTE is echter geen doel op zich. Behalve wat betreft de maatregelen voor de korte termijn, is dit ontwikkelplan vooral bedoeld als eerste aanzet om te groeien naar de gewenste strategische adviesgriffie. Hoe die griffie er in de toekomst uit zou moeten zien, is een opgave voor de komende jaren en afhankelijk van de personele invulling van de

7

functies en de kwaliteiten die bij de griffie kunnen worden aangetrokken. 5.1.1

Ontwikkeling functie raadsadviseur

In de beoogde situatie heeft de functie van raadsadviseur zich ontwikkeld tot een breed inzetbare adviseur voor de raad. Het takenpakket omvat het hele proces van stukkenstroom tot advisering met een focus op de raadscommissie, de Rekenkamer, de Adviescommissie Omgevingsplan en de Accountantscommissie. In lijn met de Beslisboom worden deze taken verdeeld over minimaal twee raadsadviseurs. De brede inzetbaarheid van de raadsadviseurs komt ook tot uiting in de ondersteuning van de regionale samenwerking in Zuid-Kennemerland, met de IJmond en in de MRA. Daarnaast initieert en ondersteunt de griffie projecten zoals Politiek Actief, Gast van de raad, technische sessies en ander bijeenkomsten van de raad. Ook de ondersteuning bij burgerinitiatieven, participatie, noodzakelijke Europese aanbestedingen zoals die van Notubiz en de communicatie van de agenda's en besluitvorming van de raad behoort tot het takenpakket van de raadsadviseurs. Om de strategische adviesfunctie van de griffie ten behoeve van de raad een goede invulling te kunnen geven is het tevens van belang dat er ruimte is voor opleiding en het bijhouden van kennis van het vakgebied, zoals de ontwikkeling van relevante wet- en regelgeving. Ook de steeds verder toegenomen digitalisering vraagt meer inzet van de raadsadviseurs waarop geïnvesteerd moet worden in kennis van systemen en het werken met specifieke software.

Op de lange termijn beschikt de raad over drie raadsadviseurs die breed inzetbaar zijn. Zij kunnen zich ontwikkelen en specialiseren op gebieden waarvan zij intrinsiek gemotiveerd raken of reeds expertise hebben ontwikkeld. Voor een ideale balans wordt gekozen voor een opbouw in functiewaardering (A, B en C) zodat de raadsadviseurs kunnen doorgroeien in de functie en er een perspectief is om medewerkers langer aan de griffie te binden. 5.1.2

Samengevat

Raadsadviseur A Raadsadviseur B Raadsadviseur C Adjunct-griffier Griffier Totaal

Schaal 10 Schaal 10A Schaal 11 Schaal 12 Schaal 15

1,0 FTE 1,0 FTE 1,0 FTE 1,0 FTE 1,0 FTE 5,0 FTE

De werkgeverscommissie, Cisca Nederlof Michiel Hermsen Karim el Gebaly (voorzitter)

8

Dit is een uitgave van gemeente Zandvoort, 12 juni 2024 ________________________________ Postbus 2 2040 AA Zandvoort Tel. 14 023 zandvoort.nl 9