Bijlage 1 Onderzoeksrapport ambtelijke inzet F1 Zandvoort

Gemeente Zandvoort

Ambtelijke inzet Formule 1 Analyse en benchmark

Maart 2021

1

INHOUD

1. Inleiding ............................................... 2 2. Uitvraag ............................................... 3 2.1 Aanpak ............................................... 3 2.2 Analyse ambtelijke inzet ................... 3 2.3 Benchmark andere evenementen ...... 4 3. Analyse ambtelijke inzet ..................... 4 3.1 Verhouding evenement & omgeving . 5 3.2 Mobiliteit............................................ 6 3.3 Vergunningen .................................... 7 3.4 Interne functionarissen en externe inhuur 4. Benchmark........................................... 8 4.1 Rollen benchmark gemeenten .......... 8 4.2 Tilburg en Assen ................................ 9 4.3 Tour de France ................................. 10 4.4 Giro d’Italia 2016 .............................. 11 5. Conclusies .......................................... 13 Bijlage 1a: Zandvoort 2020 .................... 15 Bijlage 1b: Zandvoort 2019.................... 16

7

2

1. Inleiding Op 14 mei 2019 werd officieel bekend gemaakt dat de Grand Prix Formule 1 (F1) zou terugkeren naar Zandvoort. Er was een contract voor drie jaar afgesloten met het Nederlandse circuit in de badplaats. Het raceweekend stond gepland voor het begin mei 2020 en naast de races op het circuit, bestond het F1-programma uit een groot aantal side events. Vanaf de officiële bekendmaking in mei 2019 – maar ook al daarvoor – is de gemeente Zandvoort begonnen met de voorbereidingen voor het evenement een jaar later. Gemeente Zandvoort heeft tijdens het evenement de regie over alles buiten de hekken van het circuit. Zandvoort heeft de komst van de Formule 1 naar Zandvoort goed voorbereid en gefaciliteerd, opdat het evenement op een prettige en veilige manier zou kunnen gaan plaatsvinden. De gemeente Zandvoort is zelf geen organisator van de F1 en het side-event programma. De rol van de gemeente beperkt zich tot vergunningverlener en toezichthouder. De voorbereidingen waren vergevorderd toen in maart 2020 bekend werd gemaakt dat het evenement – vanwege corona - in 2020 geen doorgang kon vinden. Binnen de voorbereidingen is daarvoor personele inzet geleverd, zowel van het ambtelijk apparaat als van externe (ingehuurde) partijen.

De Zandvoortse inzet had niet alleen betrekking op de voorbereidingen van het evenement (races & side events) maar ook: * de inzet van ambtenaren bij de verbouwing van het circuit * ruimtelijke procedures (o.a. realisatie toegangswegen, parkeeruitdagingen) * aanjagende rol gemeente voor side events

3

2. Uitvraag Ondanks dat het evenement niet doorging, vindt de gemeente Zandvoort, het van belang om te evalueren en te leren van alle voorbereidingen die gedaan zijn. Ook de gemeenteraad stelt daar belang in met het stellen van vragen:  in hoeverre is de ambtelijke inzet in Zandvoort reëel geweest?  zijn de uren die in de voorbereiding zijn gestoken proportioneel voor een evenement van deze omvang?  wat zijn de verschillen met andere gemeenten ten aanzien van de ambtelijke inzet, rekening houdend met de verschillende rollen van de betreffende gemeenten bij de evenementen.

2.1 Aanpak Op basis van de ontvangen informatie hebben wij een analyse opgesteld over de ambtelijke inzet van Zandvoort voor de F1. Die analyse is opgebouwd uit onze feedback op het uren- en kostenoverzicht in 2019 en 2020 en een vergelijking met de inzet van andere gemeenten op evenementen elders in Nederland. De informatie van de ambtelijke inzet van Zandvoort is verkregen van de gemeente Zandvoort de informatie van de andere gemeenten is door Respons ingewonnen bij de betreffende gemeenten en andere betrokkenen. Voor de analyse van de Zandvoortse uren heeft Respons gesprekken gevoerd met functionarissen van de gemeente Zandvoort en enkele externe betrokkenen. Voor de benchmark zijn gesprekken gevoerd met functionarissen van de betreffende gemeenten en externe betrokkenen. 2.2 Analyse ambtelijke inzet Het uren- en kostenoverzicht van 2019 en 2020 is beoordeeld aan de hand van:  ambtelijke inzet per onderdeel (wat is er voor gedaan?)

4

 inzet afgezet tegen vooraf gestelde budgetten  onderscheid tussen interne mensen en externe projectmedewerkers 2.3 Benchmark andere evenementen Om de ambtelijke inzet van Zandvoort te kunnen beoordelen, is ook gekeken naar een aantal andere grote evenementen. Er zijn gegevens opgevraagd en geanalyseerd van de gemaakte uren en kosten. Daarbij is de rol van de betreffende gemeente beschreven en aangegeven waar die verschilt in die van de gemeente Zandvoort om zodoende een kader te geven voor de benchmark.

3. Analyse ambtelijke inzet Onderstaand staan de totale uren en kosten per onderwerp. In bijlage 1 totalen zonder uitsplitsing is een gedetailleerd overzicht opgenomen van alle uren en kosten per onderwerp. In de tekst wordt naar de bijlage verwezen.

In 2019 en 2020 is de ambtelijke inzet in de voorbereiding op de F1 uitgekomen op € 1,3 miljoen, waarvoor zo’n 15.000 uren zijn gemaakt. Kijkend naar de ambtelijke inzet in 2019 en 2020 dan valt als eerste op dat de inzet in 2019 hoger is dan in het evenementenjaar 2020 zelf. Dat heeft vooral te maken met het

5

feit dat de voorbereiding vanaf maart 2020 (na het afblazen van het evenement) zijn afgeschaald, waardoor de in 2020 relatief beperkt zijn gebleven: € 606.512 terwijl er € 811.000 (ca 10.000 uren) was begroot. Daarnaast moeten ook de aanloopinzet (uren & kosten) in 2019 niet worden onderschat. De F1 vindt tenminste 3 jaar plaats in Zandvoort en in 2019 is gestart met het opzetten van een organisatiestructuur. Daarvoor is noodzakelijkerwijs veel tijd en energie gestoken in het opzetten van overlegstructuren en afbakening van verantwoordelijkheden.

3.1 Verhouding evenement & omgeving Zoals in de inleiding al werd aangegeven, had de Zandvoortse ambtelijke inzet niet alleen betrekking op de voorbereidingen van het evenement (races & side events) zelf, maar o.a. ook op de verbouwing van het circuit, de uitbreiding van het spoor en vele andere omgevingsfactoren zoals de realisatie/aanpassing van toegangswegen en parkeeruitdagingen. Op basis van een inschatting van de gemeente Zandvoort ziet de verdeling tussen kosten voor het evenement en omgevingskosten er – met afronding als volgt uit: Verdeling inzet evenement/ Omgeving F1 Zandvoort

2019

2020

Evenement (F1 / side events

€ 462.000 (63%)

€ 425.000 (66%)

Omgevingsfactoren

€ 273.000 (27%)

€ 222.000 (34%)

6

Een derde van de ambtelijke inzet op de F1 is ingezet op werkzaamheden die geen directe relatie met het evenement hadden. Een dergelijke verhouding zien wij doorgaans bij geen enkel ander evenement. 3.2 Mobiliteit Met bijna 30% van het totaal uren en ruim 20% van het totale budget, is ‘mobiliteit’ de op een na grootste post op de begroting ‘ambtelijke inzet F1 Zandvoort’. De inzet drukte volledig op het evenement en niet op omgevingsfactoren. Op deze post was veel expertise en capaciteit van buiten nodig (85-90% was externe inhuur). Mobiliteit is altijd een omvangrijke post bij grootschalige evenementen met enorme vervoersstromen. Voor het relatief kleine Zandvoort levert dat extra druk op de afstemming met de regio. Bovendien is Zandvoort als badplaats ook zonder de F1 een trekpleister voor bezoekers. Zo staan er van april t/m september 600 strandhuisjes van mensen die er ook moeten kunnen parkeren. Daar kwam in najaar 2019 de noodzakelijke uitbreiding van het spoor nog bij. Dat zijn bij elkaar vele aspecten die het altijd al ingewikkelde mobiliteitsplan nog complexer maakte. Met oog op de vele aspecten ten aanzien van verkeersmaatregelen, vervoersstromen, parkeren (o.a. auto’s en fietsen) en het gebruik van de openbare ruimte door de F1 en side events, is de hoogte van het aantal uren verklaarbaar en reëel.

Meevaller bij deze post was dat de Vervoerregio in 2020 de kosten van de projectleider voor rekening nam, dat leverde een meevaller op van € 45.000.

7

3.3 Vergunningen Ruim €300.000 (24%) en bijna 5000 uren (32%) zijn besteed aan de post vergunningen, de grootste post op de begroting ‘ambtelijke inzet F1 Zandvoort’. De meeste inzet, vooral in 2019, ging naar omgevingsvergunningen. In de periode december 2019 – februari 2020 is veel ambtelijke tijd ingezet op de vergunningverlening voor het evenement. De vergunning werd in die periode nog regelmatig gewijzigd door DGP, hetgeen tot extra ambtelijke inzet leidde. De vele ruimtelijke aspecten en infrastructurele aanpassingen hebben geleid tot de zware ambtelijke inzet op omgevingskosten. De ambtelijke inzet op de evenementenvergunning zijn naar onze mening in lijn met de omvang van het project. Een deel van de inzet op de evenementenvergunning ligt daarbij dicht tegen de werkzaamheden van de omgevingsvergunning. 3.4 Interne functionarissen en externe inhuur De verhouding tussen de interne ambtelijke inzet en externe inhuur lag in 2019 en 2020 gemiddeld genomen op 20% intern en 80% extern. Het aandeel interne inzet is bij andere grote evenementen meestal wat hoger. Maar met het oog op aard van de werkzaamheden, met veel focus op omgevingsfactoren (circuit, spoor, toegangswegen) is de verhouding in Zandvoort wel verklaarbaar. Ook is de F1 een mega-evenement dat in een relatief kleine gemeente plaatsvindt.

Zandvoort beschikt niet over de basiscapaciteit om zelf voldoende menskracht op de F1 te kunnen zetten.

8

4. Benchmark Om een oordeel te geven over de ambtelijke inzet van Zandvoort in de F1, is tevens naar een aantal evenementen in andere gemeenten gekeken:  TT Assen  Tilburgse Kermis  Start Giro Gelderland (2016)  Grand Départ /start Tour de France Utrecht (2015)

4.1 Rollen benchmark gemeenten De rollen van de verschillende gemeenten bij bovengenoemde evenementen zijn niet 1op-1 te vergelijken met die van Zandvoort bij de F1. De gemeente Tilburg is zelf organisator van de Kermis, dat geldt ook voor de gemeente Assen die de edities 2015 t/m 2019 zelf organiseerde. Inmiddels is de organisatie van het TT Festival overgeheveld naar een zelfstandige stichting. Voor deze benchmark hebben wij gekeken naar de editie van 2019. Voor de Tour de France Utrecht 2015 en Giro Gelderland 2016 werden speciale projectorganisaties opgezet. Zowel voor de Tourstart in Utrecht als voor de start van de

9

Giro (Ronde van Italië) werd gemeentelijke (en provinciale) ambtelijke inzet (intern en extern) toegevoegd aan de projectteams die verantwoordelijk waren voor de organisatie van hoofd- en side events. De betrokken gemeenten (Utrecht, Apeldoorn, Arnhem en Nijmegen) hadden dus een andere rol dan Zandvoort, dat zelf niet als organisator betrokken is bij het hoofdevent. Zandvoort is daarentegen wel opdrachtgever (en financier) van het side events-programma, maar levert geen ambtelijke capaciteit in de organisatie ervan. 4.2 Tilburg en Assen Het is eigenlijk niet goed mogelijk om de ambtelijke inzet van de F1 in Zandvoort op onderdelen te vergelijken met deze evenementen, omdat het in Assen en Tilburg een volledige cyclus binnen 1 jaar betreft (van opstart tot uitvoering). In Zandvoort is men in 2019 begonnen met de voorbereidingen voor het evenement dat in mei 2020 zou plaatsvinden, maar in maart werd afgeblazen.

10

Desondanks zeggen deze opstellingen – met enige voorzichtigheid – wel iets over de ambtelijke inzet in Zandvoort.  Voor het organiseren van ‘reguliere’ (jaarlijks terugkerende) grote evenementen is per editie zo’n 7.000 uren ambtelijke inzet nodig. Dat is bij deze evenementen wel inclusief de feitelijke organisatie van de evenementen (dat doet Zandvoort niet).  De ambtelijke inzet op veiligheid ligt minimaal op ruim 1.100 uren, maar kan richting de 2.500 uren gaan. De F1 en de side events zijn nooit in de handhavingen controlefase terecht gekomen, vandaar dat de gemaakte uren op veiligheid beperkt zijn gebleven.  Voor communicatie moet rekening worden gehouden met tenminste 700, oplopend tot 1.000 uren. 4.3 Tour de France De Grand Départ in Utrecht in 2015 had een begroting van €15,5 miljoen. De gemeente Utrecht nam € 6 miljoen voor haar rekening (exclusief ambtelijke inzet). De Rijksoverheid (VWS) droeg € 2,25 bij, de provincie droeg in cash bij (€ 100.000) en met ambtelijke inzet. Er is geen informatie beschikbaar over de totale omvang van de ambtelijke inzet van de gemeente Utrecht, wel bekend is dat die inzet ‘omvangrijk’ was. Voor deze opdracht heeft een interview plaatsgevonden met de beleidsadviseur sport van de gemeente Utrecht, die in 2015 betrokken was bij het evenement.

11

In Utrecht zijn vier ambtenaren van de gemeente een jaar lang (2014-2015) permanent toegevoegd aan de projectorganisatie (ca 7.500 uur). Dat zijn deels organisatie-uren, maar ook uren op o.a. vergunningen, mobiliteit, veiligheid, juridische zaken en communicatie waarvoor werd samengewerkt met ambtenaren van de gemeente Utrecht, regiogemeenten en de provincie Utrecht. Op basis van de evaluatie van de tourstart en het interview met de beleidsadviseur, schatten wij de additionele ambtelijke inzet van de gemeente Utrecht (eigen mensen en inhuur) kan grofweg worden geschat op 7.000 – 8.000 uur. In totaal heeft de gemeente Utrecht in 2014 en 2015 circa 15.000 uren besteed aan de Grand Départ (ca € 1,5 miljoen). 4.4 Giro d’Italia 2016 Het projectteam Giro 2016 werd gecoördineerd door de provincie Gelderland. Zij waren de administratieve eenheid, de drie gemeenten (Apeldoorn, Arnhem en Nijmegen) leverden daarvoor input, waarbij er tevens onderling kosten werden verrekend. De totale begroting van de Giro 2016 lag op ruim €12 miljoen, de 4 overheden namen € 8,7 miljoen voor hun rekening. Daarnaast droeg de Rijksoverheid (VWS) € 2,5 miljoen bij. De provincie nam € 6 miljoen voor haar rekening, de 3 gemeenten droegen € 3.000.000 bij (waarvan € 1.000.000 fee). De begroting van Giro Gelderland bestond voor € 2,6 miljoen uit ‘ambtelijke inzet’, dat in 2015 en 2016 is uitgegeven.

De bijdrage van de gemeente Nijmegen bedroeg € 500.000. Apeldoorn droeg €600.000 bij en Arnhem € 550.000. De rest (€ 1 miljoen) kwam voor rekening van de provincie, die daar onder andere de projectmanager (met ondersteuning) uit financierde. Op basis van een interview met de gemeente Nijmegen bleek dat het totale bedrag van € 2,6 miljoen niet zuiver uit uren heeft bestaan, er zijn ook materialen voor aangeschaft. De aard van de inzet was niet bij elke gemeente hetzelfde. In Nijmegen is 10% van het budget aan ‘spullen’ besteed, o.a. citymarketing (uitgaven voor bijv. spandoeken, vlaggen, expo’s, etc.) en hospitality (o.a. tent voor ontvangsten).

12

In Nijmegen was de verhouding eigen ambtelijke capaciteit en inhuur van buiten ca 5050. Het aandeel eigen capaciteit had hoger kunnen zijn, maar Nijmegen koos er bewust voor om externe deskundigheid in te vliegen.

13

5. Conclusies De gemeente Zandvoort wilde met deze rapportage antwoord krijgen op drie vragen: In hoeverre is de ambtelijke inzet in Zandvoort reëel geweest? Kijkend naar de totale inzet uitgedrukt in kosten en uren, dan kan worden geconcludeerd dat die reëel is geweest. De totale ambtelijke inzet bestaat voor 30% uit werkzaamheden die niet direct met het evenement te maken hebben. De impact van de F1 op Zandvoort en omgeving is enorm en dat legt een groot beslag op de ambtelijke inzet. Doordat Zandvoort – als kleine gemeente – de capaciteit mist en daarnaast geen specialistische kennis op een evenement als de F1 in huis heeft, is veel expertise van buiten ingehuurd, hetgeen zich reflecteert in de hoogte van de kosten (€ 1,3 miljoen). Zijn de uren die in de voorbereiding zijn gestoken proportioneel voor een evenement van deze omvang? De voorbereidingskosten in Zandvoort staan sec gezien in verhouding tot andere benchmark-evenementen. Als de F1 zou zijn doorgegaan zou de ambtelijke inzet in Zandvoort waarschijnlijk tussen de Grand Départ Utrecht en de Giro Gelderland zijn uitgekomen. Kanttekening daarbij is wel het verschil in rollen van de betrokken gemeenten bij de Tour en de Giro, zij organiseerden het evenement ook. Daar staat de grote Zandvoortse inzet op omgevingsfactoren tegenover.

Precieze informatie over de hoogte van die ontbreken voor de Giro in Gelderland en de Tourstart in Utrecht, maar die lagen bij die projecten zeker een stuk lager. Kijkend naar de ambtelijke inzet voor jaarlijks terugkerende evenementen als de Tilburgse Kermis en TT Assen kan worden gesteld dat circa 7.000 uren per jaargang wel het minimum is voor een grootschalig evenement. Gezien de veel grotere omvang van de F1 en het feit dat het evenement in 2019 en 2020 met aanloopkosten heeft te maken, zijn de uren/kosten van de ambtelijke inzet van de F1 wel in verhouding.

14

Wat zijn de verschillen met andere gemeenten ten aanzien van de ambtelijke inzet, rekening houdend met de verschillende rollen van de betreffende gemeenten bij de evenementen? Het grote verschil zit in de organisatierol van de gemeente, bij alle vier benchmarkevenementen spelen de betreffende gemeenten een rol in de organisatie van het evenement. Een ander opvallend verschil – met name met Utrecht en Gelderland – is de aanzienlijke rol van Zandvoort bij het tot stand brengen van majeure infrastructurele oplossingen (o.a. spoor, circuit). Die rol is weliswaar tijdelijk, maar bemoeilijk een zuivere vergelijking van de ambtelijke inzet van Zandvoort met andere evenementen.

15

Bijlage 1a: Zandvoort 2020

16

Bijlage 1b: Zandvoort 2019 Functionaris

Project/programmamanagement (vanuit de gemeente) Projectmanager - 11 maanden Projectmanager - 1 maand Programmasecretaris Managementassistent programmamanager Mobiliteit (incl. beheer openbare ruimte) Projectleider Vervoerregio Projectsecretaris Sweco Arcadis Beleid parkeren en mobiliteit Molenaar management en advies / projectleider mob. 2019 Technisch projecleider

Veiligheid Mokkink Advies en Versterking / projectleider veiligheid Crowd Professionals / advisering veiligheid ESI/advisering veiligheid Vergunningen ESI/projectleider vergunningen Adviseur omgevingsvergunningen Procesmanager evenementenvergunning Omgevingsdienst Ijmond (ODIJ) Communicatie Brinkman Communicatieadvies Bruinsma Communicatie WePublic

intern / extern

Afd.

E E E I

Toel.

PM PM PM PM

E E E E I E

BBOR BBOR BBOR Arcadis BBOR BBOR

mobiliteit mobiliteit mobiliteit mobiliteit mobiliteit mobiliteit

I

PCM

mobiliteit

E

VH

E

Uren

€uro's

tarief

2604

€ 222.895

€ 86

1175 162 440 827

€ 136.358 € 9.720 € 39.600 € 37.217

€ 123 € 60 € 90 € 45

1615

€ 158.890

€ 98

301 183 343 110 606

€ 18.060 € 22.875 € 42.875 € 6.930 € 63.630

€ 60 € 125 € 125 € 63 € 105

71,7 5

€ 4.520

€ 63

veiligheid

576 549

€ 56.576 € 52.108

€ 98 € 95

VH

veiligheid

6

€ 926

€ 150

E

VH

veiligheid

21

€ 3.542

€ 165

E

VTH

vergunningen

2289 57

€ 135.210 € 9.335

€ 59 € 165

I

OMB

vergunningen

396

€ 24.948

€ 63

I

VTH

vergunningen

1166

€ 73.427

€ 63

E

ODIJ

vergunningen

671

€ 27.500

€ 41

E

BC

communicatie

483 132

€ 49.464 € 15.312

€ 102 € 116

E E

BC BC

communicatie communicatie

339 11

€ 32.236 € 1.916

€ 95 € 167

17

Over Respons Respons is een kennisbureau op het gebied van evenementen, toerisme en citymarketing en voert op deze vakgebieden veel opdrachten uit voor gemeenten en andere overheden. Binnen de drie vakgebieden of combinaties van deze domeinen doet Respons onder onderzoek, schrijft advies- en uitvoeringsplannen, verzorgt (interim) management en geeft presentaties. Daarnaast verzamelt Respons zelfstandig (evenementen)data die wordt bewerkt en gepubliceerd in onafhankelijke rapporten. Respons is initiatiefnemer van het Nationaal Congres Citymarketing en de Nationale Citymarketing Trofee.

Over Lex Kruijver Lex Kruijver is oprichter en partner van Respons. Hij geldt als autoriteit op het gebied van publieksevenementen en is daarnaast een ervaren specialist citymarketing. Hij werkt ruim 25 jaar als adviseur op met name deze vakgebieden. Daarnaast is hij inhoudelijk verantwoordelijk voor de diverse onafhankelijke onderzoeken (monitoren) die Respons binnen de evenementenbranche uitvoert. Hij voert opdrachten uit als (interim) management, kwartiermakerschap, organisatorisch advies (o.a. voor de marketing van Velsen) en (praktische) promotie- en marketing-opdrachten, en hij geeft regelmatig presentaties.

Respons – Evenementen | Toerisme | Citymarketing Pilotenstraat 66 1059 CR AMSTERDAM tel. +31 20 345 75 54 e-mail: lex.kruijver@respons.nl