Bijlage 1 Notitie onderzoeksuitkomsten harmonisatie parkeerdiensten

NOTITIE Onderzoeksuitkomsten harmonisatie parkeerdiensten

Aanleiding In twee raadsmoties (voorjaar 2023) werd het college opgeroepen de dienstverlening van Coöperatie Parkeerservice (CPS) te evalueren en te onderzoeken of een overstap naar een andere partij een betere dienstverlening zou opleveren. Naar aanleiding hiervan is besloten een onderzoek naar de overgang van de parkeerdiensten van Zandvoort naar de Haarlemse werkwijze uit te voeren.

Samenvatting Het onderzoek is gericht op het inzicht over de wijze waarop het beleggen van de diensten van CPS door de afdelingen VTH (vergunningen) en BBOR en de uitvoeringsorganisatie Spaarnelanden (beheer) kan plaatsvinden. Er is voor het onderzoek breder gekeken dan alleen het straat- en garageparkeren en de bezoekersapp. Ook het verlenen van vergunningen en de dienstverlening zijn in het verkennende onderzoek meegenomen. Ten behoeve van de leesbaarheid zijn deze resultaten buiten de scope van deze notitie gehouden. Het overnemen van de straat- en garage-parkeren en de bezoekersapp is een eerste stap voor het verbeteren van de dienstverlening. Hierna zou, indien wenselijk, gekeken kunnen worden of een volgende stap met andere diensten van CPS richting de eigen organisatie gezet kan worden. Dit zijn voorwaarden voor een mogelijke verdere harmonisatie in de verdere toekomst. Het realiseren van harmonisatiedoelen, zoals het verbeteren van de kostenefficiency, het verbeteren van het serviceniveau, het realiseren van meeropbrengsten voor beide gemeenten en minder complexe werkwijzen, zijn voor deze eerste stap niet reëel. Deze doelen komen pas in zicht als een eventuele volgende stap van de harmonisatie wordt ingezet.

Het invoeringsplan gaat over de implementatie van de volgende onderdelen bij Spaarnelanden en de eigen organisatie: • Het zorgdragen voor de parkeerdiensten op straat, terrein (P-Zuid) en garage (LDC), • De uitgifte van parkeerabonnementen en uitrijkaarten voor de garage, • Het (laten bouwen en) beheren van de bezoekersapp. Let wel: dit betreft alleen het operationeel krijgen van de bezoekersapp onder de voorwaarden waarmee Haarlem nu ook werkt.

Onderzoeksuitkomsten Hieronder volgen de onderzoeksuitkomsten voor zover deze betrekking hebben de eerste stap. Hierbij wordt per eenheid een nadere uitleg en aandachtspunten per module gegeven. De benaming van de eenheden en modules zijn overeenkomstig de huidige contracten met CPS en zijn hierdoor niet altijd goed verwoord. Er is voor gekozen om deze benaming wel te gebruiken, omdat een gehele

1 van 6

module moet worden overgenomen en dat alle werkzaamheden in een module dan ook geïmplementeerd moeten worden. 1. Eenheid: parkeerdiensten op straat en garage Binnen deze eenheid zijn er verschillende modules van CPS van toepassing. Voor de meeste modules geldt dat dit goed overgenomen kan worden door Spaarnelanden. A. Betalingsbereidheid van parkeerders Hieronder wordt verstaan: 1. Het technisch beheren van de straatapparatuur 2. Technisch gebouw gebonden beheer 3. Technisch beheer parkeer gerelateerde apparatuur Het is mogelijk het technisch gebouwbeheer van de LDC-garage en parkeerterrein P-Zuid onder te brengen bij Spaarnelanden evenals het onderhoud aan de parkeerapparatuur op straat. Het technisch beheer gaat over zowel preventief als correctief onderhoud. Voor preventief onderhoud moet er dan gedacht worden aan zorgen dat parkeerapparatuur op straat winterklaar wordt gemaakt, batterijen getest ter voorkomen van uitval van apparatuur. Aandachtspunt is dat de kwaliteit van de technisch medewerkers van Spaarnelanden minimaal gelijk moet zijn aan de technische medewerkers bij CPS. Deze medewerkers moeten ingezet kunnen worden op alle werkzaamheden die bij de eerstelijns en tweedelijns helpdesk behoren. Hiertoe zal ingezet moeten worden op jaarlijks scholing in de betreffende apparatuur.

De betaalapparatuur die op beide parkeerlocaties gebruikt wordt is inmiddels 17 jaar oud en aan vervanging toe. Binnen de recent succesvolle aanbesteding voor de gemeente Haarlem, waar is overgestapt op apparatuur van IP Parking, is ruimte in het contract en hiervan kan zonder aanbesteding gebruik gemaakt worden door Zandvoort. Er zijn plannen op de apparatuur begin 2025 te vervangen. Benodigde tijd voor overname van CPS naar Spaarnelanden is maximaal 1 jaar na besluitvorming. In deze periode zal er een DVO met Spaarnelanden worden opgesteld en Spaarnelanden zal personeel aannemen en opleiden in de parkeerapparatuur van Zandvoort. B. Service aan parkeerders – Beheer op locatie Hieronder wordt verstaan het beheer op beide locaties (locaties LDC-garage en Parkeerterrein De Zuid) door aanwezigheid van een medewerker. Met Spaarnelanden is gesproken over aanwezig zijn op de beide locaties LDC-garage en Parkeerterrein De Zuid. Deze medewerkers moeten net zoals bij CPS ingezet kunnen worden op service aan bezoekers, schoonhouden van de terreinen en de technische kennis om de eerstelijns helpdesk te kunnen zijn, waarbij rekening wordt gehouden met inzet van capaciteit bij (zomer)drukte. Spaarnelanden kan dit regelen en ook bijschakelen wanneer de drukte toeneemt.

2 van 6

Benodigde tijd voor overname van CPS naar Spaarnelanden is maximaal 1 jaar na besluitvorming. In deze periode zal er een DVO met Spaarnelanden worden opgesteld en Spaarnelanden zal personeel aannemen en opleiden in het oplossen van de eerstelijns technische problemen. Ook zal met name dit rooster-technisch goed ingeregeld moeten worden zodat bijgeschakeld kan worden. Wanneer het wenselijk is dat er ook verkeerregelaars worden geregeld moet dit apart worden afgesproken. Dit is geen onderdeel van het huidige contract met CPS en zal apart aandacht vragen om het wel mee te nemen in de DVO. C. Service aan parkeerders – Service op afstand Dit betreft de meldkamer, waarmee verschillende functies in de parkeergarage en het parkeerterrein op afstand te kunnen uitgevoerd. Dit kan 1-op-1 over naar Spaarnelanden. Spaarnelanden heeft een meldkamer die 24 uur per dag bereikbaar is. De bediening van de bollards ligt bij de meldkamer van de gemeente Haarlem tijdens openingstijden van de meldkamer (7:00 - 22:00 uur). Benodigde tijd voor overname van CPS naar Spaarnelanden is maximaal 1 jaar na besluitvorming. In deze periode zal er een DVO met Spaarnelanden worden opgesteld en zal de apparatuur vanuit de garage en parkeerterrein verbonden worden met de meldkamer bij Spaarnelanden.

Ook wordt de bestickering van de parkeerautomaten aangepast, zodat storingen bij de juiste meldkamer worden gemeld. D. Parkeeropbrengsten veiligstellen Dit betreft de lediging van de parkeerautomaten en de verwerking van het bel-parkeren. Het regelen van de ledigingen van parkeerautomaten gaat over naar Spaarnelanden. Hiertoe zal het betreffende contract dat Haarlem heeft worden uitgebreid met Zandvoort. Het afschaffen van cash-betalingen op termijn is nog niet besloten. Het gebruik van contant geld wordt wel elk ieder jaar steeds minder. De opbrengsten wegen daarbij niet op tegen de extra kosten. Het bel-parkeren gaat over naar BBOR. Het contractmanagement van de bel-parkeercontracten voor Haarlem wordt hier al uitgevoerd en Zandvoort sluit hierop aan. Uit een eerste verkenning blijkt dat voor beide gemeenten dezelfde soort contracten bestaan. Benodigde tijd voor overname van CPS naar Spaarnelanden en BBOR is maximaal 1 jaar na besluitvorming. In deze periode zal er een DVO met Spaarnelanden worden opgesteld en zal Zandvoort worden opgenomen in de werkwijze van Haarlem voor zowel het geld ledigen als belparkeren. Daarnaast wordt in het financiële systeem geregeld dat de afdracht op de juiste plek in de administratie terechtkomt.

2. Eenheid: dienstverlening A. Overige diensten CPS

3 van 6

Voor bezoekers-parkeren heeft Haarlem in eigen beheer een applicatie ontwikkeld, waarmee bezoekers kunnen worden aan- en afgemeld. Dit sluit aan bij de in beide moties genoemde door de Raad gevraagde parkeerapp. Dit kan worden omgebouwd voor Zandvoort. Hierbij zal dan ook de aanpassing gemaakt moeten worden dat er met iDEAL betaald kan worden. Benodigde tijd voor het invoeren van de bezoekers app is minimaal een half jaar na besluitvorming, waarbij wel moet worden aangemerkt dat er capaciteit vrij gespeeld moet worden bij IV. De kosten hiervoor zijn indicatief bekend. Tijdens de verdere uitwerking wordt verder uitgewerkt of het inderdaad een haalbare optie is of dat vanwege koppelingen of veel handmatige handelingen het alsnog niet mogelijk blijkt te zijn. Hierbij worden ook de resultaten van het bewonersonderzoek met betrekking tot de huidige app meegenomen.

Planning De voorbereiding van de implementatie en dit uitwerken in een invoeringsplan kost circa 6 maanden. In het invoeringsplan worden alle keuzes vastgelegd en worden alle contracten et cetera uitgewerkt en met CPS wordt overeenstemming bereikt over het beëindigen van de dienstverlening op bovenstaand genoemde onderdelen. Hierna kan de implementatie starten. De implementatie zal minimaal 6 maanden duren, na afloop van de periode zijn genoemde onderdelen in bedrijf bij de ambtelijke organisatie en Spaarnelanden.

Financiële aspecten In de voorwaarden over het uittreden bij CPS is opgenomen dat voor het eind van een jaar opgezegd moet worden en dat dan de beëindiging 12 maanden later ingaat. Bij het uittreden van zijn geheel bij CPS zijn er kosten verbonden om daarmee de voortgang van CPS te waarborgen. De kosten zijn 2x het lidmaatschapsgeld. Voor Zandvoort komt dat neer op 2x € 52.229 = € 104.458. Er wordt voorgesteld om eenaantal modules te beeindigen , dit moet met CPS opgenomen worden om te bezien wat dit gaat betekenen voor de kosten die worden toegerekend aan CPS. De kosten voor de implementatie zijn indicatief. Gezien de reikwijdte van de verschillende onderdelen is het raadzaam om er een project van te maken en hier zowel inhoudelijke projectmanager als ook een projectmanager voor de systeem aanpassingen op te zetten. De projectkosten voor de uitwerking van een invoeringsplan en de implementatie zijn berekend. Deze bedragen (exclusief structurele kosten) indicatief: Reeds gemaakte kosten vooronderzoek: Invoeringsplan: Implementatie:

€ 20.000 € 45.000 € 75.000

4 van 6

In het raadsvoorstel wordt voorgesteld het benodigde budget voor de eerste twee genoemde kostenposten voor de voorbereiding op te nemen in de begroting en vrij te geven en ten laste te brengen van de parkeerreserve. De voorbereiding bedraagt tezamen € 65.000. Daarnaast wordt voorgesteld ook de indicatieve kosten voor de implementatie van op te nemen in de begroting en vrij te geven, zijnde € 75.000. De dagelijks onderhoudskosten voor de dienst worden vanaf januari 2026 dan niet meer aan CPS betaald maar aan Spaarnelanden of betreffen interne kosten. Er is indicatief bekeken wat dit betekent voor de structurele lasten. Onderstaande tabel geeft een indicatieve vergelijking tussen de huidige en de nieuwe situatie.

KOSTENSOORTEN:

NIEUW Spaarnelanden

lidmaatschapkosten bedrijfskosten uitgifte abonnementen € beheer onderhoud NPR technisch beheer (parkeerautomaten) € technisch beheer garage/fietsenstalling € meldkamer € geldmanagement € geldtransport € Totaal aan contracten en stelposten €

€ 187.734 166.558 104.852 € 6.987 € 7.000 385.783

verwachte korting CPS 10% Totaal €

888.164 €

Totaal HUIDIG Totaal NIEUW Verschil

NIEUW Gemeente org

NIEUW Parkeerservice € €

29.250 2.200

10.000 10.000

€ 22.200 €

HUIDIG Parkeerservice

52.229 € 411.070 € € € € € € €

52.229 411.070 25.365 2.200 109.587 126.050 124.505 14.121

€

385.783

-46.330 416.969 €

1.250.910

€ € €

1.250.910 1.327.333 -76.423

De in tabel opgenomen verwachte korting heeft betrekking op de lidmaatschapskosten en bedrijfskosten. Verwacht wordt dat tenminste een korting van 10% kan worden verkregen door de teruggang in af te nemen producten bij CPS.

Alternatieven 1) Als Zandvoort alle diensten behorend bij de parkeerketen besluit aan te besteden dan zijn er diverse (commerciële) partijen die gemeenten op alle percelen (handhaving, vergunningverlening, beheer en onderhoud, exploitatie van parkeergarages et cetera) dienstverlening kunnen bieden. Naast partijen zoals CPS zijn er in den lande nog meer lokale gemeenschappelijke regelingen (GR) op het gebied van parkeren. Meestal hebben lokale overheden de handen ineengeslagen en een entiteit opgericht om parkeren te beheren. Voor Zandvoort zou het relevant zijn om een GR te vinden die al diensten verleend aan een vergelijkbare toeristische (kust)gemeente.

5 van 6

Grootste voordeel van de externe (commerciële) partijen is dat ze door hun schaalgrootte zeer efficiënt en effectief werken. Meestal werken ze voor meerdere gemeenten waardoor ze schaalvoordelen hebben op het gebied van bedrijfsvoering, personeel, ICT-systemen et cetera. Door de schaalgrootte hebben ze ook zeer veel ervaring met het reilen en zeilen in een gemeentelijke parkeerorganisatie. Nadeel is dat de dienst Europees aanbesteed dient te worden en dat zeer goed contractmanagement nodig is om partijen aan de afspraken te houden. Het parkeerlandschap in Zandvoort is lastig te vergelijken met een gemeente van een vergelijkbaar inwonersaantal. Daarom is het beter om te vergelijken met gemeenten met een vergelijkbare parkeeromzet; circa 10 miljoen en kustgemeenten. Gedacht kan worden aan bijvoorbeeld Noordwijk, Katwijk, Bergen aan Zee en in minder mate Zeeuwse gemeenten. Het voordeel om de parkeerdiensten in eigen hand te houden (ambtelijke organisatie en combinatie met Spaarnelanden) is dat er meer maatwerk kan worden geleverd, de dienstverlening lokaal is georganiseerd en dat er potentieel meer grip is vanuit het gemeentebestuur.

6 van 6