Bijlage 1 - Gateway Review

Health Check Terugkeer van de F1 in de Gemeente Zandvoort

Eenheid met diversiteit

Health Check titel: Gatewaynummer: Privacy-rubricering:

Terugkeer van de F1 in Zandvoort 2020-GM-41 Organisatievertrouwelijk

__________________________________________________________________________________

Gateway Health Check Versie nummer: 1.0 Datum van oplevering aan SRO: 8 december 2020 Organisatie: Gemeente Zandvoort Opdrachtgever: Willem van den Berg Gateway Health Check periode: 30-11-2020 t/m 4-12-2020 Gateway Review Teamleider: Leden Gateway Reviewteam:

Bladzijde 2 van 14

Pieter Frijns Johan Abcouwer Cis Apeldoorn Jantiena Assies

Versienummer: 1.0

Health Check titel: Gatewaynummer: Privacy-rubricering:

Terugkeer van de F1 in Zandvoort 2020-GM-41 Organisatievertrouwelijk

__________________________________________________________________________________

Context In 2019 werd duidelijk dat de Formule 1 (F1) na 35 jaar terugkeert naar Zandvoort en de race tenminste drie keer gaat plaatsvinden. In 2019 en 2020 is het circuit verbouwd om te voldoen aan de hedendaagse eisen van Formule 1-races. Daarnaast zijn er in de omgeving van het circuit, zowel binnen Zandvoort als in de regio, aanpassingen in de fysieke omgeving aangebracht om aan de logistieke en de veiligheidseisen die aan een dergelijk F1-evenement vastzitten, invulling te kunnen geven. Daarnaast is aan een groot aantal activiteiten tijd en aandacht besteed die niet meteen voor de ‘buitenwereld’ zichtbaar zijn, zoals het opstellen en verlenen van vergunningen en het regelen van de benodigde financiële middelen. Al deze activiteiten waren primair gericht op het laten slagen van de ‘Dutch Grand Prix 2020’ op het racecircuit Zandvoort en van de bijbehorende side-events. Hoewel het evenement in Zandvoort plaatsvindt, kan de realisatie hiervan niet plaatsvinden zonder de medewerking van derden, zoals de organisator Dutch Grand Prix (DGP), het circuit Zandvoort, de buurgemeenten en de provincie. Hierbij hebben de vele deelnemende partijen een eigen verantwoordelijkheid en rol te vervullen en is het essentieel dat het beoogde doel en de verschillende belangen met elkaar gedeeld en afgewogen worden.

Om dit proces te faciliteren is door de gemeente Zandvoort een programmateam ingericht bestaande uit zowel gemeentelijke als externe medewerkers. Enkele maanden voor het evenement met mondiale belangstelling en impact zou plaatsvinden, is vanwege de uitbraak van Covid-19 besloten de editie van 2020 geen door gang te laten vinden. Vooralsnog wordt ervan uit gegaan dat de drie gecontracteerde F1 evenementen in Zandvoort in de tijd zijn opgeschoven naar 2021, 2022 en 2023. Na het besluit om de editie 2020 geen doorgang te laten vinden, is door de gemeente Zandvoort besloten de programmaorganisatie te ontbinden. Daarnaast is bezien hoe lering te trekken uit de opgedane ervaringen. Tegelijkertijd is er een discussie ontstaan over de reeds ingezette en de benodigde (financiële) middelen (structureel en incidenteel) voor de komende drie F1 evenementen. Bij de voorbereiding van onderhavige Gateway Review is bovenstaande context uitgebreid aan bod gekomen. In eerste instantie was de vraag van de opdrachtgever voornamelijk gericht op het geven van een oordeel over de conceptbegroting . Tijdens de voorbereidende gesprekken werd duidelijk dat de Gateway Review hierover geen uitspraak kan doen.

De redenen daarvoor zijn dat enerzijds de methodiek hiervoor niet geschikt is, en anderzijds dat voordat uitspraak over de financiële situatie kan worden gedaan, eerst een aantal zaken inzichtelijk moet worden gemaakt. Daarnaast is tijdens de voorbereiding van de review met elkaar gedeeld, dat terugkijken zinvol is, maar dat een focus op het (waar mogelijk) verder optimaliseren van de voorbereiding van de F1 evenementen centraal dient te staan. Binnen dit perspectief en met dit doel is deze Gateway Health Check uitgevoerd.

Bladzijde 3 van 14

Versienummer: 1.0

Health Check titel: Gatewaynummer: Privacy-rubricering:

Terugkeer van de F1 in Zandvoort 2020-GM-41 Organisatievertrouwelijk

__________________________________________________________________________________ Vraagstelling Bij het programma F1 vervult de gemeentesecretaris van de Gemeente Zandvoort Willem van den Berg de rol van Senior Responsible Owner (SRO). In die hoedanigheid vraagt hij een Gateway Reviewtype Health Check aan op eerdergenoemd programma. Aan de Gateway Review ligt de volgende vraagstelling ten grondslag: “In hoeverre zijn de gehanteerde uitgangspunten, de aanwezige randvoorwaarden bij de uitwerking toereikend om een optimale balans te vinden tussen de noodzakelijke kosten en de bedoelde en onbedoelde effecten (financieel, economisch, maatschappelijk) voor alle betrokken partijen in de regio?” Hierbij kunnen de volgende onderwerpen aan bod komen: - Omgaan met eenmalige kosten en terugkerende kosten - Balans tussen verschillende belangen - Communicatie naar omgeving - Rolvastheid en rolzuiverheid - Leren vanuit ervaringen afgelopen jaar - Samenspel gemeente Zandvoort met omliggende gemeenten en provincie, met in begrip van de rol- en taakverdeling met de buurgemeenten - De rol van de gemeente bij de side-events - Rol- en taakverdeling tussen organisator evenement en gemeente - Financiële afspraken met DGP - Relatie tussen kosten enerzijds en baten (inclusief kansen en effecten) aan de andere kant.

Bij de vraagstelling zijn alle vier de aspecten van het ‘Klavertje 4’ (inhoudelijk, procedureel, relationeel en cultureel) in ogenschouw worden genomen. Uitvoering van de Gateway™ Health Check Bij de uitvoering van de Gateway Health Check ligt de focus op zowel effectiviteit als doelmatigheid. Hierbij wordt effectiviteit gezien als de mate waarin de organisatie of (delen van de) keten van organisaties het gewenste doel bereikt. Doelmatigheid wordt gezien als de mate waarin de organisatie of (delen van de) keten van organisaties het gewenste doel met een optimale balans van kosten, inzet van middelen en inspanning realiseert. De balans tussen effectiviteit en doelmatigheid wordt uitgedrukt in de zogenaamde optimalisation confidence. Deze Gateway Health Check bij de gemeente Zandvoort is uitgevoerd via MS Teams/Webex van 30 november t/m 4 december 2020. De leden van het reviewteam zijn vermeld op de titelpagina. Het reviewteam bedankt alle gesprekspartners voor hun bereidwilligheid en openhartigheid. Een bijzonder woord van dank wil het team nog uit spreken voor de ondersteuning door Myrle Bleumink. Appendix A bevat de intentie van de Gateway Health Check.

Bladzijde 4 van 14

Versienummer: 1.0

Health Check titel: Gatewaynummer: Privacy-rubricering:

Terugkeer van de F1 in Zandvoort 2020-GM-41 Organisatievertrouwelijk

__________________________________________________________________________________

Gateway Health Check Optimalisation uitspraak Status:

ORANJE ROOD

Het reviewteam is, op basis van de bevindingen in de Gateway Health Check van mening dat de balans tussen het beoogde doel en de daarvoor ingezette middelen als niet-optimaal wordt ervaren. Door middel van ingrijpende aanpassingen in de balans kan deze geoptimaliseerd worden. Daarbij heeft een beperkt aantal aanpassingen betrekking op fundamentele aspecten en de resterende op minder fundamentele aspecten. Het verdient aanbeveling om in eerste instantie aandacht te besteden aan de fundamentele aspecten. Toelichting op bovenstaand oordeel Nadat in 2019 duidelijk werd dat in Zandvoort na 35 jaar weer een F1 evenement zou worden gerealiseerd, is een groot aantal activiteiten ontwikkeld om het circuit op orde te krijgen en de fysieke omgeving in de nabijheid en de omgeving aan de noodzakelijke eisen te laten voldoen. Bij de realisatie van deze randvoorwaardelijke zaken is een grote diversiteit aan organisaties en belanghebbenden betrokken. Binnen Zandvoort is voor de realisatie een programmateam ingericht. Na het uitstellen van de editie 2020 is dit programmateam afgeschaald. Uit de Gateway Review blijkt dat, ondanks het grote enthousiasme bij de gemeente Zandvoort, het circuit en F1-liefhebers, er ook partijen zijn die principiële bezwaren hebben en/of praktische problemen voorzien.

Uit de gesprekken komt het beeld naar voren dat het organiseren van het F1 evenement door velen wordt ervaren als een ‘Zandvoorts feestje’ met consequenties voor de omgeving. Dit is het reviewteam ondermeer duidelijk geworden in de gebruikte woorden en zinsneden van geïnterviewden. Dit beeld wordt nog versterkt doordat het reviewteam noch in de documentatie, noch in de gesprekken een eenduidig beeld heeft gekregen van wat nu het primaire doel en de reikwijdte is; de zienswijzen variëren van een lokaal evenement met veel bezoekers, tot en met een evenement vergelijkbaar met het WK voetbal of de Olympische Spelen. Daarnaast wordt er verschillend gedacht over de benodigde kosten, de eenmalige en structurele kosten, de wijze van kostendekking en beoogde (financiële) revenuen op middellange en lange termijn. Los van het feit dat hier in de ogen van het reviewteam niet/onvoldoende met elkaar over van gedachten is gewisseld, hangen de antwoorden en verwachtingen hieromtrent nauw samen met de zienswijze op de aard en omvang van het evenement Het reviewteam is onder de indruk van het enthousiasme, de gedrevenheid en van de resultaten die tot nu toe door een relatief kleine groep zijn bereikt. Wel is het reviewteam van mening dat het moment is gekomen voor een verdere professionalisering.

In concreto is het reviewteam van mening dat de gevolgde pragmatische en stapsgewijze aanpak vervangen zou moeten worden door een meer gestructureerde, planmatige en zakelijkere aanpak en bijbehorend gedrag.

Bladzijde 5 van 14

Versienummer: 1.0

Health Check titel: Gatewaynummer: Privacy-rubricering:

Terugkeer van de F1 in Zandvoort 2020-GM-41 Organisatievertrouwelijk

__________________________________________________________________________________ Bij de bepaling van de Status van de Gateway Review Optimalisation Confidence uitspraak dienen de volgende definities gebruikt te worden. Kleur

GROEN

ORANJE GROEN

ORANJE

ORANJE ROOD

ROOD

Bladzijde 6 van 14

Toelichting status GROEN De balans tussen het beoogde doel en de daarvoor ingezette middelen wordt als optimaal ervaren. Er worden geen directe aanleidingen gezien om wijzigingen in de balans aan te brengen. ORANJEGROEN De balans tussen het beoogde doel en de daarvoor ingezette middelen wordt als bijna optimaal ervaren. Door middel van geringe aanpassingen in de balans kan deze geoptimaliseerd worden. Dit betreft geen fundamentele aspecten. Een duidelijke prioritering van verbeterpunten kan wenselijk zijn om succesvol en planmatig te kunnen kunnen optimaliseren. ORANJE De balans tussen het beoogde doel en de daarvoor ingezette middelen wordt als suboptimaal ervaren. Door middel van aanpassingen in de balans kan deze geoptimaliseerd worden. Dit betreft geen fundamentele aspecten. Een duidelijke prioritering van verbeterpunten is noodzakelijk om succesvol en planmatig te kunnen optimaliseren. ORANJEROOD De balans tussen het beoogde doel en de daarvoor ingezette middelen wordt als niet-optimaal ervaren. Door middel van ingrijpende aanpassingen in de balans kan deze geoptimaliseerd worden. Waarbij een beperkt aantal aanpassingen betrekking heeft op fundamentele aspecten en de resterende op minder fundamentele aspecten. Het verdient aanbeveling om in eerste instantie aandacht te besteden aan de fundamentele aspecten.

ROOD De balans tussen het beoogde doel en de daarvoor ingezette middelen wordt als verre van optimaal ervaren. Door middel van zeer ingrijpende aanpassingen in de balans kan deze geoptimaliseerd worden. Waarbij deze aanpassingen betrekking hebben op fundamentele aspecten. Een duidelijke prioritering van verbeterpunten is noodzakelijk om succesvol en planmatig te kunnen optimaliseren.

Versienummer: 1.0

Health Check titel: Gatewaynummer: Privacy-rubricering:

Terugkeer van de F1 in Zandvoort 2020-GM-41 Organisatievertrouwelijk

__________________________________________________________________________________

Aanbevelingen Health Check Reviewteam Het Reviewteam doet de volgende aanbevelingen [maximaal 10] met bijbehorende urgentie volgens onderstaande definities. Aanbeveling

Urgentie

1.

Ga op ambtelijk en bestuurlijk niveau door met het verstevigen van de relatie met de regiopartners (inclusief de belangenverenigingen), om zodoende gezamenlijk invulling te geven aan de regionale inspanningen die nodig zijn voor een succesvol meerjarig evenement met mondiale allure.

Kritiek

2.

Expliciteer de onderlinge rollen, verantwoordelijkheden en wederzijdse belangen tussen de betrokken gemeenten onderling en in de relatie met DGP, en gebruik dat als leidraad om te komen tot een renderend en structureel partnerschap met betrekking tot F1 voor de komende jaren.

Kritiek

3.

Stel een integraal, regionaal plan op, waarin zowel de financiële als niet financiële kosten en opbrengsten inzichtelijk worden.

4.

Versterk en verbreed het programmateam zodat activiteiten die binnen de regio moeten plaatsvinden om het F1 evenement uit te kunnen voeren, gestalte krijgen.

Bladzijde 7 van 14

Essentieel

Essentieel

Versienummer: 1.0

Health Check titel: Gatewaynummer: Privacy-rubricering:

Terugkeer van de F1 in Zandvoort 2020-GM-41 Organisatievertrouwelijk

__________________________________________________________________________________

Kleur aanbeveling

Toelichting

Kritiek Doe onmiddellijk

Om de kans op optimale balans tussen effectiviteit en doelmatigheid te vergroten is het van het grootste belang dat onmiddellijk actie wordt ondernomen.

Essentieel Doe binnenkort

Om de kans op optimale balans tussen effectiviteit en doelmatigheid te vergroten is het van belang dat binnenkort actie wordt ondernomen.

Aanbevolen

De organisatie kan haar voordeel doen met het opvolgen van deze aanbeveling voor een nog betere balans tussen effectiviteit en doelmatigheid.

Bladzijde 8 van 14

Versienummer: 1.0

Health Check titel: Gatewaynummer: Privacy-rubricering:

Terugkeer van de F1 in Zandvoort 2020-GM-41 Organisatievertrouwelijk

__________________________________________________________________________________

Bevindingen en aanbevelingen Aanbeveling 1 Ga op ambtelijk en bestuurlijk niveau door met het verstevigen van de relatie met de regiopartners (inclusief de belangenverenigingen), om zodoende gezamenlijk invulling te geven aan de regionale inspanningen die nodig zijn voor een succesvol meerjarig evenement met mondiale allure. Toelichting Diversiteit en gemeenschappelijkheid In mei 2019 werd de handtekening tussen Formula One Management en de organisatie van Dutch Grand Prix Zandvoort gezet. Daarmee werd de terugkeer van de Formule 1 naar Zandvoort een feit. Deze, voor velen onverwachte, gebeurtenis werd binnen de gemeente met groot enthousiasme ontvangen en als kans gezien om de oude grandeur van Zandvoort te herstellen. Met veel elan en passie is de gemeente samen met DGP direct aan de slag gegaan. Hierbij is een pragmatisch insteek gekozen. Langs deze pragmatische en ‘Yes, we can’-mentaliteit is veel bereikt. Tijdens de gesprekken wordt waarderend gesproken over hetgeen door Zandvoort als ‘kleine gemeenschap van 17.000 inwoners’ tussen grote commerciële wereldspelers, is bereikt. De keerzijde is dat door het grote enthousiasme om het evenement te faciliteren, onvoldoende is erkend dat niet iedereen fan is van de F1.

Een belangrijke constatering die het reviewteam tijdens de interviews heeft gedaan, is, dat de meningen uiteenlopen over wat voor evenement het is, wat het mag kosten en wat voor revenuen verwacht mogen worden. Met andere woorden, uit de gesprekken komt een zeer divers beeld naar voren uit de antwoorden op de vragen van het reviewteam: ‘Wat is volgens jou de F1 en van wie is de F1?’ Zo verschillen de beelden van ‘business as usual’, een evenement als zo vele die in Zandvoort worden gehouden, tot het beeld dat de F1 een regionaal/nationaal evenement is, dat dan ook als zodanig zou moeten worden erkend en aangevlogen. Uit de interviews blijkt ook dat er geen gemeenschappelijk beeld bestaat over de door het reviewteam gestelde vraag wat het doel en de ambitie van de F1 zouden moeten zijn. De komst van de Formule 1 wordt gezien als een uitgelezen kans om Zandvoort (weer) op de kaart te zetten en Zandvoort en de regio economisch en maatschappelijk optimaal te laten profiteren. Tegelijkertijd blijkt uit de review dat er bij gemeente, DGP en de regio geen concreet plan is hoe de genoemde economische en maatschappelijke spin-off te verzilveren voor de korte en langere termijn. Het reviewteam constateert op basis van de gesprekken dat er grote scepsis is in de regio over de haalbaarheid van de positieve effecten. Oftewel, de stakeholders zitten verschillend in de wedstrijd.

Dit heeft tot gevolg dat bestuurders, raadsleden, ambtelijke organisatie, DGP, regio, provincie en maatschappelijke organisaties ieder vanuit hun eigen perspectief acteren en de vraag beantwoorden wat er nodig is om de F1 (meerjarig) succesvol te laten zijn. Een gemeenschappelijk verhaal over ambitie en ‘stip op de horizon’ ontbreekt. Het reviewteam is van mening dat het hebben van een gemeenschappelijk ambitie en strategie noodzakelijk is om te voorkomen dat de discussies steeds over grensvlakken en details gaan. Op basis van de gesprekken krijgt het reviewteam de indruk dat de diversiteit van belangen van de vele stakeholders momenteel meer als hinderblok wordt ervaren. Deze diversiteit aan inzichten zou in de ogen van het reviewteam juist benut kunnen worden om als vliegwiel te gebruiken voor regionale ontwikkelingen. Het naar voren trekken van de aanpassingen aan het spoor is hiervan een sprekend voorbeeld.

Bladzijde 9 van 14

Versienummer: 1.0

Health Check titel: Gatewaynummer: Privacy-rubricering:

Terugkeer van de F1 in Zandvoort 2020-GM-41 Organisatievertrouwelijk

__________________________________________________________________________________ Samenwerking De komst van de Grand Prix betekent veel voor de omgeving, waarmee een effectieve samenwerking van groot belang is voor een succesvol evenement. Zeker gelet op de ambitie om de komende jaren de F1 in Zandvoort door te ontwikkelen tot de duurzaamste Grand Prix op de kalender van de FIA. Het reviewteam heeft op basis van de gehouden interviews het beeld gekregen dat de Grand Prix van Zandvoort door velen toch wordt ervaren als een “Zandvoorts feestje”. Er is weliswaar vanuit de gemeente Zandvoort veel inspanning gepleegd om relevante stakeholders te betrekken bij de vraagstukken die verband houden met de komst van het evenement, maar dit is wel gedaan vanuit Zandvoorts perspectief en minder vanuit regio-perspectief. Deze houding brengt met zich mee dat de omgeving van Zandvoort zich minder met het evenement heeft verbonden dan Zandvoort had gehoopt en gewenst. Wel lijkt de omgeving zich in algemeen te hebben verzoend met het feit dat dit evenement er gaat komen. Tijdens de gesprekken is het voor het reviewteam duidelijk geworden dat voor het welslagen van het F1 evenement op het circuit van Zandvoort de noodzakelijke samenwerking en persoonlijke verbindingen nog niet zijn gerealiseerd. Men zegt weleens ‘taal is de spiegel van de geest’.

Op basis van het taal- en woordgebruik tijdens de interviews heeft het reviewteam het beeld gekregen dat het ‘ik en jij’ in plaats van ‘wij’ sterk aanwezig is. Daarnaast wordt het gevoel van gemeenschappelijke verantwoordelijkheid en begrip voor elkaars standpunten en belangen, slechts ten dele gevoeld. Dit (b)lijkt zich ook te uiten in meer zenden en elkaar willen overtuigen, in plaats van het voeren van een gelijkwaardige dialoog. Het reviewteam kan dit verklaren vanuit de hoge tijdsdruk waaronder moest worden gepresteerd en de blijdschap voor het toegekend krijgen van het evenement. Echter, voor het welslagen en het waarborgen van veilige en succesvolle F1 evenementen in de komende drie jaren, is het creëren en in standhouden van de goede dialoog tussen alle betrokken partijen cruciaal. Het voorbereiden en realiseren van het F1 evenement brengen veel onzekerheden met zich mee. Naast de bekende risico’s, waarvoor van tevoren mitigerende maatregelen kunnen worden getroffen, zullen altijd niet voorziene verstoringen optreden. Het omgaan met deze onzekerheden en onverwachte risico’s vraagt meer dan traditioneel risicomanagement. Het omgaan met dergelijke factoren vraagt een attitude van alertheid, elkaar informeren en attenderen. Uit de Gateway Review blijkt dat op dit punt veel te winnen is door meer aandacht voor de onderlinge samenwerking en communicatie.

Dit geldt op zowel bestuurlijk, ambtelijk als stakeholder-niveau. Het reviewteam heeft overigens in een aantal gesprekken gehoord dat er inmiddels ook stappen in deze richting worden gezet.

Aanbeveling 2 Expliciteer de onderlinge rollen, verantwoordelijkheden en wederzijdse belangen tussen de betrokken gemeenten onderling en in de relatie met DGP, en gebruik dat als leidraad om te komen tot een renderend en structureel partnerschap met betrekking tot F1 voor de komende jaren. Toelichting Juist vanwege het grote belang (financieel/economisch en imago) en het vinden van de juiste balans tussen economie, milieu, natuur, recreatie en duurzaamheid, is volgens het reviewteam betrokkenheid van en samenwerking tussen de lokale besturen noodzakelijk. Uit een aantal gesprekken blijk dat het delen, het inzichtelijk en bespreekbaar maken en vervolgens het respecteren van de verschillende, soms tegenstrijdige, belangen wordt verlangd. Hierbij passen vervolgens ook duidelijke afspraken over wie vanuit welke rol bepaalde activiteiten coördineert of realiseert.

Bladzijde 10 van 14

Versienummer: 1.0

Health Check titel: Gatewaynummer: Privacy-rubricering:

Terugkeer van de F1 in Zandvoort 2020-GM-41 Organisatievertrouwelijk

__________________________________________________________________________________ Hierbij gaat het overigens niet alleen over de bestuurlijke en ambtelijke afstemming, maar zeker ook over de rol en het samenspel met de organisator van het evenement (DGP). Het gaat hierbij om vragen als: “Wat wordt van de organisator verwacht om te regelen, zodat de noodzakelijke vergunningen kunnen worden verleend?’ en “Wie draagt de financiële lasten voor de bijkomende activiteiten op het gebied van handhaving?” etc. Uiteindelijk zou dit vastgelegd kunnen worden in de Samenwerkingsovereenkomst (SOK). Uit de interviews blijkt dat ook het zorgdragen voor bestuurlijke afstemming de kans vergroot dat de betrokken ambtelijk apparaten voldoende kaders en sturing krijgen om de tactische en operationele zaken met elkaar te regelen (bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid en mobiliteit, rekening houdend met de kaders en afspraken omtrent duurzaamheid en milieu). Op basis daarvan kan ook de rol, taak en verantwoordelijkheidsverdeling op deze niveaus verder worden geconcretiseerd. Zeker met betrekking tot gemeentegrensoverschrijdende activiteiten die cruciaal zijn voor het ordentelijk laten verlopen van he F1 evenement, wordt aangegeven dat dit noodzakelijk en zeker ook prettig zou zijn.

Overigens constateert het reviewteam dat in de afgelopen maanden vanuit Zandvoort het initiatief is genomen om met collega-bestuurders het gesprek te openen om invulling te geven aan deze noodzakelijke randvoorwaarden.

Aanbeveling 3 Stel een integraal, regionaal plan op, waarin zowel de financiële als niet financiële kosten en opbrengsten inzichtelijk worden. Toelichting De aanleiding voor deze Gateway Review was aanvankelijk de wens om een beeld te krijgen bij de kosten(ontwikkeling) met betrekking tot het F1-programma, en in hoeverre de beschikbaar gestelde middelen realistisch zijn. Het reviewteam is evenwel van mening dat een goede beoordeling hiervan alleen mogelijk is als daarbij alle kosten, dat wil zeggen ook die voor de buurgemeenten en de regio (en wellicht ook nationaal), worden meegenomen en worden worden afgezet tegen alle opbrengsten. Dat brede financiële overzicht heeft het reviewteam niet aangetroffen. Dit integrale beeld is echter nodig als referentiekader bij het geven van een oordeel over de kosten van dit evenement. Het beeld dat in gesprekken vaak naar voren is gebracht, is dat het F1-programma financieel een groot project is, waarbij sommigen zich afvragen of Zandvoort deze last, als kleine gemeente, wel helemaal zelf kan dragen. Aangegeven is dat de huidige programmabegroting een substantieel tekort vertoont en dat er vooralsnog geen zicht is op voldoende financiële dekking van het programma. Voorts is in een aantal gesprekken aangegeven dat er, na de ambtelijke fusie met Haarlem, onduidelijkheid is ontstaan over de (verdeling van de kosten van de) ambtelijke inzet.

Een ander aspect dat de financiële druk op het programma vergroot zijn de (onvoorziene) juridische kosten (procedures als gevolg van verleende vergunningen en WOB-verzoeken). Een integrale benadering van de totale kosten en opbrengsten van de F1 zou behulpzaam kunnen zijn bij het vinden van regionaal draagvlak voor de financiering van dit grote evenement. Op dit moment wordt het organiseren van ‘side-events’ als middel gebruikt om hieraan invulling te geven. Over de bijdrage en de inrichting van deze ‘side-events’ vindt momenteel nog overleg plaats.

Bladzijde 11 van 14

Versienummer: 1.0

Health Check titel: Gatewaynummer: Privacy-rubricering:

Terugkeer van de F1 in Zandvoort 2020-GM-41 Organisatievertrouwelijk

__________________________________________________________________________________ Eind 2017 is onderzoek gedaan naar de economische impact en haalbaarheid van de komst van de F1 (Decisio-rapport). De primaire focus was daarbij gericht op de financiële en economische aspecten. In de gesprekken heeft het reviewteam het beeld gekregen dat voor een overzicht van integrale kosten en opbrengsten meer nodig is.

Aanbeveling 4 Versterk en verbreed het programmateam zodat activiteiten die binnen de regio moeten plaatsvinden om het F1 evenement uit te kunnen voeren, gestalte krijgen. Toelichting Bij het organiseren van de F1 op het circuit van Zandvoort komt een heleboel kijken. Voordat het event kan plaatsvinden, moet door een groot aantal partijen een diversiteit aan activiteiten worden verricht. Een aanzienlijk deel hiervan heeft plaatsgevonden voorafgaand aan de toewijzing van de F1 aan Zandvoort. Uit de beschikbaar gestelde documentatie en de gesprekken blijkt dat in deze fase met name veel werk is verzet door het Circuit, DGP en de gemeente Zandvoort. Pragmatische aanpak Na de toewijzing en een unaniem raadsbesluit, is binnen Zandvoort een programmateam ingericht met het doel om binnen Zandvoort de realisatie van de belangrijkste randvoorwaarden voor het F1 evenement te ondersteunen. Dientengevolge zijn er deelprojecten ingericht met bijbehorende activiteitenplannen. De gekozen uitgangspunten en aanpak zijn primair gericht op het Zandvoortse perspectief. Uit de gesprekken is gebleken dat het programmateam, bestaande uit medewerkers uit de ‘eigen’ ambtelijke organisatie en externen, (te) lean and mean was ingericht.

Tijdens de gesprekken kwam de vraag naar voren in hoeverre de in het programmateam aanwezige ervaring afdoende is voor een evenement met een dergelijke omvang, impact en uitstraling. Uit de gesprekken heeft het reviewteam het beeld gekregen dat tot nu toe een pragmatische en stapsgewijze aanpak is gehanteerd. Het gevolg hiervan is geweest dat niet voor iedereen duidelijk is wat de opdracht van het programmateam is, welke doelen en resultaten moeten worden behaald en welk kritisch tijdpad voor elke activiteit wordt gehanteerd. Daarnaast blijkt uit de interviews dat de gekozen aanpak heeft geleid tot onvoldoende helderheid en scherpte in de rol- en verantwoordelijkheidsverdeling van betrokken organisaties, en met betrekking tot de wederzijdse verwachtingen tussen alle partijen. In de praktijk heeft dit er onder andere toe geleid dat partijen ‘oneigenlijke’ dingen hebben gedaan, omdat de andere partij vond dat het niet haar rol/verantwoordelijkheid was. Naast een onnodige en onevenredige belasting van mensen en organisaties, blijkt uit de gesprekken dat dit ook heeft geleid tot misverstanden en onnodige wrijvingswarmte. Het programmateam is tot dusver primair gericht op de Zandvoortse aspecten van F1.

Op het moment dat de door het reviewteam voorgestelde, meer regionale benadering wordt gekozen, is het volgens het reviewteam ook logisch dat zich dit doorvertaalt in de samenstelling en/of inrichting van de programmaorganisatie. Faciliterend of realiserend programmateam? Uit de beschikbaar gestelde documentatie en de gesprekken blijkt dat het programmateam met name een faciliterende, coördinerende en signalerende rol zou moeten hebben.

Bladzijde 12 van 14

Versienummer: 1.0

Health Check titel: Gatewaynummer: Privacy-rubricering:

Terugkeer van de F1 in Zandvoort 2020-GM-41 Organisatievertrouwelijk

__________________________________________________________________________________ In de praktijk (b)lijkt het programmateam door de omgeving te zijn gepercipieerd en vervolgens te hebben geacteerd alsof het programmateam verantwoordelijk zou zijn voor de daadwerkelijke realisatie van noodzakelijke resultaten. Uit de gesprekken heeft het reviewteam het beeld gekregen dat deze rolverwarring door een aantal factoren is veroorzaakt. Allereerst zijn de uitgangspunten en bijbehorende rolafspraken niet geoperationaliseerd, noch met alle betrokkenen gedeeld en afgestemd. Ten tweede is de intense wil, en de daarmee gepaard gaande opwinding om het F1 binnen Zandvoort te realiseren, zo groot, dat een rationele benadering soms wordt overstemd. Ten derde, het ontbreken van een overall planning en bijbehorende rolverdeling, gepaard gaande met een hoge tijdsdruk, heeft geleid tot een bepaalde vorm van ‘can do- houding’, waardoor minder tijd is genomen om af en toe een moment van reflectie in te bouwen en stil te staan bij de ‘eigen’ rolinvulling.

Bladzijde 13 van 14

Versienummer: 1.0

Health Check titel: Gatewaynummer: Privacy-rubricering:

Terugkeer van de F1 in Zandvoort 2020-GM-41 Organisatievertrouwelijk

__________________________________________________________________________________

Bijlage A Intentie van Gateway Health Check Tijdens de Gateway Health Check wordt bij een organisatie of (delen van) keten/netwerk van organisaties bekeken in hoeverre de opzet en inrichting van de verschillende onderdelen en/of de organisatie/ketennetwerk als geheel optimaal is vormgegeven en functioneert (oftewel, er wordt gekeken naar zowel opzet, bestaan als werking). Evenals bij de Gateway Review 0 t/m 5 is het uitgangspunt dat het goed gaat en dat bekeken wordt in hoeverre de manager nog succesvoller kan zijn. Dit betekent dat de focus bij de Gateway Health Check ligt op zowel effectiviteit als doelmatigheid. Hierbij wordt effectiviteit gezien als de mate waarin de organisatie of (delen van de) keten van organisaties het gewenste doel bereikt. Doelmatigheid wordt gezien als de mate waarin de organisatie of (delen van de) keten van organisaties het gewenste doel met een optimale balans van kosten, inzet van middelen en inspanning realiseert.

Vragen die bij een Gateway Health Check aan bod kunnen komen, zijn onder andere: • Is de doelstelling en bestaansgrond van de (keten /netwerk van) organisaties eenduidig bekend? • Past de inrichting van de organisatie qua vorm en omvang bij de gestelde taken? • Bestaat er een gecommuniceerd governance model dat in opzet, inrichting en werking aanwezig is? • Is de inrichting van de planning-en-control cyclus in lijn met de doelstelling en de besturingsprincipes van de organisatie? • Is er een optimale balans tussen kosten en baten? • Is de informatievoorziening zo ingericht dat deze het bereiken van de organisatieresultaten mogelijk maakt? • Is de beheersing van de processen afdoende? • Hoe beïnvloedt/versterkt de cultuur van de organisatie respectievelijk de cultuurverschillen tussen de ketenpartners het bereiken van het resultaat? • Hoe ervaren de organisaties in de keten hun positie en bijdrage aan de keten?

Bladzijde 14 van 14

Versienummer: 1.0