Bijlage 1 Evenementenbeleid Zandvoort 2025
Tekst van het document
Evenementenbeleid Zandvoort 2025 Een aansprekend, inspirerend en gevarieerd evenementenaanbod voor iedereen
Januari 2025 Toerisme & Economie
Inhoud Samenvatting
3
1
Inleiding
5
1.1 Waarom evenementen in Zandvoort?
6
1.2 Waarom nieuw evenementenbeleid?
6
1.3 Participatieproces
8
Toekomstbeeld
9
2.1 Ambities
10
2
3 Aantrekkelijk en gevarieerd jaarrond evenementenaanbod
11
3.1 Versterken van het evenementenaanbod
12
3.2 Aantrekken van vernieuwende evenementen
14
3.3 Aantrekken beeldbepalend cultureel evenement
15
3.4 Versterken maatschappelijke waarde van evenementen
16
4 Toekomstbestendige en duurzame evenementen
17
4.1 Verbeteren continuïteit en toekomstbestendigheid van organisatoren
18
4.2 Stimuleren verduurzaming van evenementen
18
4.3 Inclusieve en toegankelijke evenementen
19
5 Balans tussen levendigheid en leefbaarheid
20
5.1 Spreiding in ruimte en tijd
21
5.2 Verminderen hinder van evenementen
21
5.3 Verbeteren omgevingscommunicatie
22
5.4 Aanpakken geluidshinder van muziekevenementen
22
6 Gastvrije en evenement verwelkomende gemeente
25
6.1 Vereenvoudigen van het evenementenproces
26
6.2 Verminderen regeldruk: risicogericht in plaats van regelgericht
28
6.3 Duidelijkheid voor organisatoren
28
6.4 Uitbreiden dienstverlening vanuit de gemeente
29
6.5 Voldoende fysieke ruimte voor evenementen
29
7
Van beleid naar uitvoering
30
8
Bijlage: Begrippenlijst
32
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
2
Samenvatting Zandvoort heeft een goedgevulde evenementen kalender met jaarlijks ongeveer 120 evenementen. Deze evenementen vormen een belangrijk onderdeel van het vrijetijdsaanbod voor bewoners en bezoekers. Evenementen dragen bij aan de economische vitaliteit, leefbaarheid, sociale cohesie en saamhorigheid van ons dorp. Evenementen verbinden bewoners, ondernemers en organisa toren en zorgen voor in- en ontspanning. Daarom krijgen organisatoren in Zandvoort ook in de toekomst de ruimte om hun evenementen te ontplooien. In het evenementenbeleid wordt richting gegeven aan onze ambities en worden duidelijke keuzes gemaakt op het gebied van evenementen. Het uitgangspunt is een breed gedragen evenementenbeleid. Er is gebruik gemaakt van de expertise van organisatoren, ondernemers, bewoners, hulpdiensten en culturele, sportieve en sociale samenwerkingspartners. Dit is uiteindelijk vertaald naar een aantal ambities. Om deze ambities waar te maken, zijn organisatoren nodig die met enthousiasme en creativiteit hun evenementen organiseren. De gemeente staat niet aan de zijlijn, maar werkt faciliterend en stimulerend.
Aantrekkelijk en gevarieerd jaarrond evenementenaanbod Zandvoort heeft de ambitie om dé jaarrond aantrekkelijke badplaats te zijn. Hierbij hoort een waardevol en kwalitatief hoogwaardig evenementenaanbod voor bewoners en bezoekers in alle seizoenen van het jaar en verspreid door de gehele gemeente. Zandvoort koestert de (bestaande) evenementen en versterkt evenementen waar mogelijk. Ook is er nog voldoende ruimte op de evenementenkalender om vernieuwende evenementen aan te trekken. Er zijn met name kansen voor sportieve en culturele evenementen die in het laagseizoen kunnen worden georganiseerd.
Toekomstbestendige en duurzame evenementen De gemeente streeft naar een toekomstbestendig, duurzaam, inclusief en toegankelijk evenementenaanbod. Er wordt ingezet op het versterken van de continuïteit van organisatoren en samen met organisatoren worden stappen richting een duurzamere toekomst gezet. Evenementen hebben door hun tijdelijke aard een uitstekende voedingsbodem voor duurzame innovatie. Ook zet de gemeente de komende jaren in op toegankelijke en inclusieve evenementen, omdat zij gelijke kansen bieden voor iedereen om deel te nemen en te genieten, ongeacht fysieke, mentale of sociale beperkingen of persoonlijke voorkeuren of overtuigingen.
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
3
Evenementen bevorderen sociale cohesie en zorgen ervoor dat alle leden van de gemeenschap zich welkom en gewaardeerd voelen. Evenementen kunnen hierbij het verschil maken.
Wel wordt er aandacht gevraagd voor het verminderen van de regeldruk, het vereenvoudigen van het evenementenproces en een meer faciliterende rol vanuit de gemeente.
Balans tussen leefbaarheid en levendigheid
Wij hechten waarde aan een goede relatie met ondernemers en organisatoren en gaan daarom inzetten op het versterken van onze positie als gastvrije en evenement verwelkomende gemeente. Dit betekent dat wij duidelijk zijn over onze rol richting organisatoren, dienstverlenend zijn en zo efficiënt mogelijk werken. Wij gaan inzetten op het vereenvoudigen van het evenementenproces en het verminderen van de regeldruk. Omgekeerd wordt er ook een actieve en professionele houding van organisatoren verwacht.
Bewoners kunnen genieten van het evenementenaanbod van Zandvoort, maar kunnen ook hinder ervaren van evenementen. Hierdoor ontstaat er soms een spanningsveld tussen wonen en recreëren. Dit vraagt om een goede afweging van de diverse belangen. Niet alle hinder van evenementen kan worden voorkomen, maar er kunnen wel diverse maatregelen worden genomen om de hinder zoveel mogelijk te beperken. Denk hierbij aan betere omgevingscommunicatie, slimmere en duurzame maatregelen om overlast te beperken en een scherpere spreiding van evenementen. Deze maatregelen kunnen ook bijdragen aan wederzijds begrip tussen organisatoren en alle partijen in de omgeving.
Gastvrije en evenement verwelkomende gemeente De Zandvoortse organisatoren zijn redelijk positief over de samenwerking met de gemeente.
Van beleid naar uitvoering De komende jaren worden maatregelen genomen om een jaarrond aantrekkelijke badplaats te zijn met een aansprekend, inspirerend en kwalitatief hoogwaardig evenementenaanbod. De ambities hierboven vormen de basis. Wij gaan met alle ambities aan de slag en richten ons hierbij op het bereiken van concrete resultaten. Niet alle acties kunnen tegelijkertijd worden opgepakt. Daarom is de Actie Agenda Evenementen Zandvoort 2025-2028 opgesteld.
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
4
1 Inleiding
In het voorjaar van 2024 is de Toeristische Visie1 door de gemeenteraad vastgesteld. Hierin is het belang van evenementen benoemd. Het toerisme is een belangrijke economische sector voor Zandvoort die jaarrond van impulsen moet worden voorzien. Een divers en kwalitatief hoogwaardig evenemen tenaanbod is een voorbeeld van zo’n impuls. Zandvoort is de afgelopen jaren uitgegroeid tot een toonaangevend evenementendorp. Inmiddels ontvangt Zandvoort ruim 120 organisatoren per jaar.2 Wat zij organiseren varieert van kleinschalige buurtbarbecues tot grootschalige sport evenementen. Hier is Zandvoort trots op! Gezien het maatschappelijke en economische belang van evenementen stimuleert Zandvoort evenementen jaarrond. Hierbij is het behouden van een aantrekkelijk, inspirerend en divers evenementenaanbod één van de speerpunten. Het is van belang dat er een balans is tussen leefbaarheid en levendigheid en de nadruk wordt gelegd op kwaliteit in plaats van kwantiteit. Door samen te werken en te innoveren, kunnen de Zandvoortse evenementen nog waardevoller worden voor Zandvoort. De komende jaren bouwen wij samen met organisatoren, ondernemers en bewoners aan een levendige en leefbare samenleving.
1.1
Waarom evenementen in Zandvoort?
Evenementen zijn het kloppende hart van de Zandvoortse samenleving. Het evenementenaanbod in Zandvoort heeft de afgelopen jaren bijgedragen aan de aantrekkelijkheid, positionering, naamsbekendheid en het imago van Zandvoort.
Evenementen versterken de levendigheid, leefbaarheid, werkgelegenheid en economische vitaliteit van het dorp. Organisatoren en hun vrijwilligers zetten zich in om aantrekkelijke evenementen te organiseren. Bewoners en bezoekers ontmoeten elkaar op deze evenementen. Evenementen verbinden, ontroeren, inspireren en zorgen voor in- en ontspanning. Door evenementen komt het dorp tot leven. Ook stimuleren evenementen ondernemers om samen te werken en vernieuwende (duurzame) initiatieven op te zetten. Dit zorgt voor saamhorigheid in het dorp. Zandvoort is mede daardoor een aantrekkelijke plek om te wonen, te werken, te ondernemen en te recreëren.
1.2 Waarom nieuw evenementenbeleid? Het vorige evenementenbeleid dateert uit 2006 en is door (landelijke) ontwikkelingen aan vernieuwing toe. De gemeente heeft behoefte aan een toekomstbestendig evenementenbeleid. Het evenementen beleid moet voldoende ruimte bieden voor de verdere (door)ontwikkeling van evenementen, maar moet ook de openbare orde en veiligheid waarborgen en de belangen van bewoners beschermen. Er zijn drie (landelijke) ontwikkelingen die concreet vragen om een aanpassing van het evenementenbeleid. Dit zijn: • Groei van de evenementenkalender • Exploitatie van evenementen onder druk • Veranderende samenleving en wet- en regelgeving
1. De Toeristische Visie is op 26 maart 2024 door de gemeenteraad vastgesteld. 2. Evenementenkalender 2024
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
6
1.2.1
Groei van de evenementenkalender
1.2.2 Exploitatie van evenementen onder druk
De gemeente heeft zich de afgelopen jaren ingezet om het evenementenaanbod van Zandvoort te versterken. Samen met Zandvoort Marketing is actief acquisitie gevoerd om vernieuwende evenementen aan te trekken. Dit werpt haar vruchten af. Steeds meer organisatoren weten Zandvoort (weer) te vinden. Inmiddels heeft een aantal evenementen met internationale uitstraling Zandvoort als thuisbasis. Denk bijvoorbeeld aan de Spartan Obstacle Run, Grand Prix Triathlon, Red Bull Megaloop, Zandvoort Light Walk, Pride at the Beach, 11Strandentocht en Formule 1 Dutch Grand Prix.
De aflopen jaren is de wereld om ons heen snel veranderd. Na de Coronacrisis volgden ontwikkelingen zich snel op, waaronder de stikstofcrisis, energiecrisis en groei van de inflatie. Dit heeft haar sporen nagelaten in het evenementenlandschap. Organisatoren hebben te maken met kosten stijgingen, gebrek aan materialen, personeelstekorten en dalende inkomsten.5 Dit wordt doorberekend aan de bezoekers. Door de hogere prijs van entreekaarten en consumpties blijven bezoekers weg of besteden zij minder. Sponsoring van evenementen stond voor de Coronacrisis al onder druk, maar ook nu blijven bedrijven terughoudend met sponsoring. Veel organisatoren kunnen de begroting niet (meer) sluitend krijgen, waardoor het steeds ingewikkelder wordt om een evenement kwalitatief hoogwaardig én veilig te organiseren. Als gevolg hiervan kunnen bepaalde evenementen uiteindelijk komen te verdwijnen.
Het aantal evenementen is de afgelopen jaren dan ook gegroeid. In 2018 stonden er ruim 100 evenementen op de evenementenkalender, waarvan 6 B-evenementen (aandacht evenementen).3 In 2024 stonden er ruim 120 evenementen op de evenementenkalender, waarvan 29 B-evenementen (aandacht evenementen) en 2 C-evenementen (risico evenementen).4 0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
65
70
75
80
85
90
95
100
105
110
115
120
2024 2018 A-evenementen
B-evenementen
C-evenementen
3. De behandelclassificatie van evenementen (A-, B- en C-evenementen) wordt in de bijlage uitgelegd. 4. Evenementenkalender Zandvoort 2018 en 2024 5. Enquête Evenementenbeleid Organisatoren 2023 en interactieve sessies van november 2023 en februari 2024
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
7
1.2.3 V eranderende samenleving en wet- en regelgeving Door maatschappelijke veranderingen en veranderende wet- en regelgeving wordt er van de gemeente verwacht (nog) meer oog te hebben voor het verantwoord laten verlopen van evenementen. Zo is er steeds meer aandacht voor de openbare orde en veiligheid en de hinder voor de omgeving. Ook geldt er steeds meer wetgeving, bijvoorbeeld op het gebied van natuurbescherming (stikstof), duurzaamheid (circulaire bekersystemen) en schaarste (eerlijke concurrentie).6 Verder moet het evenementenbeleid aansluiten op de Omgevingswet die in 2024 in werking is getreden. Door dit alles is het evenementenproces de afgelopen jaren complexer geworden.
1.3 Participatieproces Om zoveel mogelijk draagvlak te creëren, is een uitgebreid participatieproces doorlopen. Hieraan hebben bewoners, ondernemers, organisatoren, hulpdiensten en culturele, sociale en sportieve samenwerkingspartners deelgenomen. Er zijn diverse interactieve sessies georganiseerd. Ook zijn er twee enquêtes verstuurd: één voor organisatoren (30 respondenten) en één voor niet-organisatoren, waaronder ondernemers en samenwerkingspartners (63 respondenten). Het participatieproces voor het evenementenbeleid liep parallel met het participatieproces voor de Toeristische Visie. Daarom is er besloten om één brede inwonerspeiling (1091 respondenten) uit te voeren.
Tot slot is er nog één brede bijeenkomst georganiseerd, waar iedereen welkom was. In deze bijeenkomst werden de opgehaalde resultaten gepresenteerd en gevraagd of men zich hierin kon herkennen. Dit laatste bleek het geval. Uit het participatieproces is gebleken dat er veel draagvlak voor evenementen is. Ondanks dat evenementen soms hinder veroorzaken, zijn de reacties van bewoners, ondernemers, organisatoren en overige belanghebbenden overwegend positief. De Zandvoorters zijn tolerant. Wat de één leuk vindt, kan de ander niks vinden, maar men gunt het elkaar wel. Uit de inwonerspeiling van 2023 is gebleken dat bewoners vinden dat het toerisme de lokale economie versterkt en onder andere zorgt voor meer evenementen.7 Daarnaast worden evenementen vaak genoemd als kans om Zandvoort jaarrond aantrekkelijker te maken. De Zandvoortse evenementen krijgen als rapportcijfer een 7,1 en slechts 15% van de bewoners geeft de Zandvoortse evenementen een onvoldoende. De gemeente wil het draagvlak voor evenementen ook in de toekomst behouden. Daarom blijven wij oog houden voor de diverse (soms tegenstrijdige) belangen. Deze belangen worden serieus genomen, goed tegen elkaar afgewogen en waar mogelijk wordt een gepaste oplossing gezocht.
6. Naast de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) zijn een aantal wettelijke regelingen van toepassing. Dit zijn onder andere de Algemene wet bestuursrecht, Gemeentewet, Alcoholwet, Dienstenwet, Wet Bibob, Wet natuurbescherming, Wet veiligheidsregio’s, Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BGBOP), Besluit activiteiten leefomgeving (Bal), Zondagswet en Wegenverkeerswet 7. Inwonerspeiling ‘wat vinden Zandvoorters van het toerisme’ 2023
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
8
2 Toekomstbeeld
In de Toeristische Visie zijn de ambities voor Zandvoort als toeristische badplaats beschreven. De Toeristische Visie is de stip op de horizon die de basis vormt voor de uitwerking van het evenementenbeleid.
Gewenst toekomstbeeld van de Toeristische Visie In 2040 heeft Zandvoort een aantrekkelijke bezoekerseconomie met een aansprekend en kwalitatief voorzieningenniveau. Dit draagt bij aan een vitale en leefbare gemeente voor bewoners, ondernemers en bezoekers. Om dit te bereiken heeft Zandvoort haar toeristisch en recreatief aanbod kwalitatief verbeterd, vernieuwende concepten toegevoegd en haar imago als gastvrije sportieve en jaarrond aantrekkelijke badplaats versterkt. Zandvoort is een fijne gemeente om te wonen, te werken, te ondernemen en te recreëren. In dit evenementenbeleid wordt richting gegeven aan onze ambities en worden duidelijke keuzes gemaakt op het gebied van evenementen.
2.1
Ambities
In de Toeristische Visie zijn een aantal doelstellingen voor evenementen benoemd. Op basis van het participatieproces, de enquêtes, de interactieve sessies en de gesprekken die met de belanghebbenden zijn gevoerd, zijn deze doelstellingen aangescherpt en gebundeld. Dit evenementenbeleid concentreert zich op deze vier ambities: 1. Aantrekkelijk en gevarieerd jaarrond evenementenaanbod 2. Toekomstbestendige en duurzame evenementen in Zandvoort 3. Balans tussen leefbaarheid en levendigheid 4. Gastvrije en evenement verwelkomende gemeente Deze ambities zijn in de volgende hoofdstukken verder uitgewerkt.
Toekomstbeeld De ambities van dit evenementenbeleid staan symbool voor Zandvoort in de toekomst: een vitale, levendige en leefbare gemeente met een aantrekkelijk, inspirerend en gevarieerd jaarrond evenementenaanbod voor iedereen. Om de ambities waar te maken, hebben wij organisatoren nodig die met enthousiasme en creativiteit hun evenementen organiseren. De gemeente staat niet aan de zijlijn, maar stimuleert evenementen jaarrond en is evenement verwelkomend.
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
10
3 A antrekkelijk en gevarieerd jaarrond evenementenaanbod
Gezien het maatschappelijke en economische belang van evenementen ligt de focus de komende jaren op een aantrekkelijke evenementenkalender. Een divers, inspirerend en kwalitatief hoogwaardig jaarrond evenementenaanbod is dan ook één van de ambities. Wij zijn trots op onze bloeiende evenementensector, van waaruit er volop wordt bijgedragen aan onze maatschappelijke en economische doelstellingen. Zandvoort wil haar positie als aantrekkelijke plek om te wonen, te werken, te ondernemen en te recreëren behouden. Daarom wordt er ingezet op: • Versterken bestaande evenementenaanbod • Aantrekken vernieuwende evenementen • Aantrekken cultureel beeldbepalend evenement • Versterken maatschappelijke waarde van evenementen
3.1
Versterken van het evenementenaanbod
Zandvoort heeft de ambitie om dé jaarrond aantrekkelijke badplaats te zijn.8 Hierbij hoort een waardevol, aantrekkelijk en kwalitatief hoogwaardig evenementenaanbod voor bewoners en bezoekers in alle seizoenen van het jaar en door de gehele gemeente. Wij koesteren de (bestaande) evenementen en versterken de evenementen waar mogelijk. Dit betekent overigens niet dat alle evenementen altijd blijven bestaan. Innovaties en (maatschappelijke) ontwikkelingen volgen elkaar in een rap tempo op. Daarom is het belangrijk dat de evenementen continue in beweging blijven en blijven vernieuwen. Door evenementen een (extra) kwaliteitsimpuls te geven, kunnen de evenementen toekomstbestendiger worden. Dit sluit ook aan op de uitkomsten van de participatie, waarin de kwaliteit van de evenementen veelvuldig aan bod kwam. Kwaliteit is echter meer dan een goede programmering. De beleving van de bezoeker staat steeds meer centraal.
8. Omgevingsvisie Zandvoort 2021 en Toeristische Visie Zandvoort 2024
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
12
Kwaliteit van evenementen Er zijn veel definities voor kwaliteit, maar deze zijn niet toegespitst op evenementen.9 Als wij deze vertalen naar evenementen, kan kwaliteit worden omschreven als de combinatie van de volgende eigenschappen:
Door meer samenhang op de evenementenkalender te creëren, kunnen evenementen nog waardevoller worden. Een voorbeeld hiervan is het (thematisch) clusteren van evenementen. Samen maken evenementen immers meer impact. Er wordt ingezet op meerdaagse evenementen, omdat deze bijdragen aan een versterking van de verblijfseconomie. Een verblijfsbezoeker blijft immers langer en besteedt over het algemeen meer dan een dagbezoeker.10 Bovendien zijn meerdaagse evenementen voor organisatoren economisch aantrekkelijker.
Het versterken van de programmering en/of het gebruik van professionele materialen (bijvoorbeeld geluidsapparatuur) draagt ook bij aan de kwaliteit van evenementen. Door integrale samenwerking en innovatie kunnen alle evenementen uiteindelijk een kwaliteitsslag maken.
9 . Het Nederlands Normalisatie Instituut (NEN) en de International Organization for Standardization (ISO) hebben kwaliteit gedefinieerd als “de combinatie van eigenschappen die van belang zijn om te voldoen aan vooraf vastgestelde behoeften 10. Analyserapport Toeristische Visie 2024
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
13
Zandvoort is onderscheidend door de unieke mix van kernkwaliteiten als het circuit, het strand, het centrum en de natuur, met een directe treinverbin ding en steden als Haarlem en Amsterdam op korte afstand. Er is geen plek op de wereld die deze unieke combinatie van kernkwaliteiten heeft. Er wordt ingezet op evenementen die dit uitdragen. Denk bijvoorbeeld aan de Circuit Run en Grand Prix Triathlon. Omdat deze evenementen het strand, de natuur, het circuit en het centrum verbinden, zijn deze onlosmakelijk verbonden aan Zandvoort.
3.2 A antrekken van vernieuwende evenementen De evenementenkalender is goed gevuld. Wel is er nog steeds ruimte om vernieuwende evenementen aan te trekken. Er zijn met name kansen voor sportieve- en culturele evenementen. Ook zijn er kansen voor evenementen in het laagseizoen. Samen met Zandvoort Marketing blijven wij acquisitie voeren om nieuwe evenementen aan te trekken die aansluiten bij de identiteit, profilering en kernwaarden van Zandvoort als toeristische badplaats.11
Sport en Cultuur verbindt en verbroedert De komende jaren wordt de focus gelegd op het aantrekken van sportieve en culturele evenementen die in het laagseizoen georganiseerd kunnen worden. Zandvoort heeft op het gebied van sport een unieke propositie. Sportiviteit is dan ook één van de kernwaarden van Zandvoort. Geen enkele andere plek in Nederland heeft de unieke combinatie van sporten op het strand, in zee, in de natuur en op het circuit. Daarnaast zijn sportevenementen uitermate geschikt om in het laagseizoen te organiseren, waardoor Zandvoort jaarrond aantrekkelijker wordt. Ook culturele evenementen spelen een belangrijke rol in onze samenleving. Culturele evenementen hebben het vermogen om bewoners en bezoekers van verschillende achtergronden samen te brengen. Ook bevorderen zij het begrip en respect voor elkaar en dragen zij bij aan de sociale cohesie.
11. De identiteit, profilering en kernwaarden van Zandvoort zijn beschreven in de Toeristische Visie.
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
14
Een bijkomend voordeel is dat sportieve- en culturele evenementen relatief weinig hinder veroorzaken. Uit de participatie is dan ook gebleken dat er veel draagvlak is voor sportieve- en culturele evenementen.12
3.3 Aantrekken beeldbepalend cultureel evenement Al in de Cultuurnota is de wens voor een beeldbepalend cultureel evenement benoemd. De ambitie is om een meerdaags cultureel festival met aanbod van onder andere muziek, dans en beeldende kunst aan de evenementenkalender toe te voegen. Dit culturele evenement is van hoogwaardige kwaliteit en heeft een landelijke uitstraling. Het evenement verbindt de kernkwaliteiten van Zandvoort en is geschikt voor een breed publiek. Bestaande culturele evenementen als Oerol, De Parade en Over Het IJ Festival dienen als inspiratie, maar het evenement moet onderscheidend en een toevoeging op het bestaande evenementenaanbod in de regio zijn.
Hierbij staan de volgende doelstellingen centraal: • Het is een meerdaags evenement met verschillende kunst- en cultuurdisciplines • Het evenement vindt bij voorkeur plaats in het voor- of naseizoen • Het evenement sluit aan op identiteit, profilering en kernwaarden van Zandvoort • Het programma is kwalitatief hoogwaardig, is voor een breed publiek toegankelijk en heeft een aantrekkingskracht op zowel bewoners als bezoekers • Het evenement verbindt de kernkwaliteiten van Zandvoort (strand, centrum, natuur en circuit) en heeft een centraal gelegen festivalhart • Het evenement legt regionale, nationale en internationale verbindingen (zowel op het gebied van publiek als programmering) • Het evenement wordt in nauwe samenwerking met (lokale) samenwerkingspartners en onder nemers georganiseerd
12. Inwonerspeiling ‘wat vinden Zandvoorters van het toerisme’ 2023 en interactieve sessies in november 2023 en februari 2024
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
15
3.4 Versterken maatschappelijke waarde van evenementen Evenementen kunnen een positieve bijdrage leveren aan brede maatschappelijke doelen. Denk aan wijkvernieuwing, het versterken van maatschappelijke cohesie en talentontwikkeling. Wij hebben de ambitie om de maatschappelijke waarde van evenementen meer te benutten. Dit doen wij onder ander door het stimuleren van bewonersparticipatie en het versterken van de samenwerking met (sociale) samenwerkingspartners, waaronder Pluspunt, jongerenorganisaties en Sportservice.
Uit de participatie is gebleken dat momenteel niet alle doelgroepen evenredig worden bediend. Zo is er behoefte aan aanvullend evenementenaanbod voor jongeren van 12 tot en met 18 jaar. Ook is er behoefte aan evenementen in de wijken.13 Wij gaan aan de slag om deze doelgroepen meer aan (bestaande) evenementen te verbinden, maar vanzelfsprekend geven wij bewoners en ondernemers ook de ruimte om met eigen initiatieven te komen. Er zijn veel organisaties en vrijwilligers in ons dorp actief die vaak individueel programmeren. Hier is winst te behalen door onderlinge samenwerking te stimuleren. Hierbij wordt aansluiting gezocht bij het Zandvoorts Preventiemodel, waarin wij door integrale samenwerking een positieve leefomgeving voor jongeren willen creëren (waaronder NIX18).
13. Enquête Evenementenbeleid Niet-organisatoren 2023 en Interactieve sessies in november 2023 en februari 2024
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
16
4 T oekomstbestendige en duurzame evenementen
Als gevolg van een aantal (landelijke) ontwikke lingen wordt het steeds ingewikkelder om een evenement kwalitatief hoogwaardig én veilig te organiseren. Ook wordt er van organisatoren verwacht dat zij (in lijn met de strenger wordende
Zandvoort heeft in vergelijking met andere Nederlandse gemeenten relatief veel gratis toegankelijke evenementen. Het merendeel van de evenementen is gratis toegankelijk en 48% van de evenementen wordt door een vereniging of stichting georganiseerd.14
Europese en landelijke wet- en regelgeving) werken aan een duurzamere toekomst. Om te voorkomen dat bepaalde evenementen uiteindelijk verdwijnen, zetten wij ons in om de Zandvoortse evenementen toekomstbestendiger en duurzamer te maken. Er wordt ingezet op: • Verbeteren continuïteit en toekomstbestendigheid van organisatoren • Stimuleren verduurzaming van evenementen • Inclusieve en toegankelijke evenementen
4.1 Verbeteren continuïteit en toekomstbestendigheid van organisatoren De gemeente streeft naar een toekomstbestendig evenementenaanbod. Dit is noodzakelijk, omdat de Zandvoortse evenementen onder druk staan. Dit geldt met name voor de gratis toegankelijke evenementen en evenementen georganiseerd door vrijwilligersorganisaties.
Organisatoren doen steeds vaker een beroep op de gemeente of het Ondernemers Innovatiefonds, waardoor evenementen afhankelijker worden van een financiële bijdrage. Het is belangrijk dat wij oog hebben voor deze problematiek. Ook is het belangrijk dat er een gezonde mix blijft tussen evenementen georganiseerd door vrijwilligersorganisaties en evenementen georganiseerd door professionele organisaties. De ambitie is om de continuïteit en toekomstbestendigheid van organisatoren te verbeteren door het versterken van de onderlinge samenwerking en kennisdeling. Wij stimuleren organisatoren om zich door te ontwikkelen en te professionaliseren, zodat de organisatiekracht van de evenementen sterker wordt.
4.2 Stimuleren verduurzaming van evenementen Om de kernkwaliteiten van Zandvoort te behouden en waar mogelijk te versterken, zijn er stappen richting een duurzamere toekomst nodig.
14. Enquête Evenementenbeleid Organisatoren 2023 en interactieve sessies in november 2023 en februari 2024
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
18
Evenementen lenen zich door hun tijdelijke aard uitstekend voor duurzame innovatie. Ook bieden evenementen een podium om bewoners en bezoekers bewust te maken van verduurzaming. Het is goed om te zien dat organisatoren de afgelopen jaren eerste aanpassingen hebben gedaan om hun evenement te verduurzamen. Samen met organisatoren wordt dit komende jaren verder uitgebouwd. De gemeente stimuleert organisatoren om duurzame stappen zetten. Hierbij wordt aansluiting gezocht bij de Duurzaamheidsladder Evenementen (DLE).15 Organisatoren worden de komende jaren gestimuleerd door kennisdeling, advies en waar mogelijk met een impulssubsidie. Ook worden organisatoren gestimuleerd om stromen als energie, mobiliteit en afval goed te monitoren. Uitdagingen worden in beeld gebracht en waar nodig worden gezamenlijke acties opgezet. Hierbij staan de volgende doelstellingen centraal:16 • Verminderen van energieverbruik: Alle evenementenlocaties worden op den duur voorzien van een gebruiksvriendelijke netstroomvoorziening en organisatoren kunnen stroom afnemen voor een redelijk tarief. Alle organisatoren gaan uiteindelijk gebruik maken van deze netstroomvoorzieningen. Mocht dit in de praktijk niet haalbaar zijn, wordt gezamenlijk gezocht naar een duurzaam alternatief.
• H ergebruik van grondstoffen en minder weggooien: Afvalstromen op evenementen worden zoveel mogelijk voorkomen, gereduceerd en gerecycled. Door bewoners is (zwerf)afval aangemerkt als belangrijk aandachtspunt. Ook bezoekers van evenementen hebben verwachtingen als het gaat om afval. Bezoekers zijn immers niet meer gewend om door een zee van plastic te baden. Circulaire oplossingen en aansluiting bij (landelijke) zwerfafvalcampagnes kunnen hier een positieve bijdrage aan leveren. Ook onderzoeken wij de mogelijkheden voor het weren van afval-veroorzakers als confetti en een circulair bekersysteem voor dorpsbrede evenementen (zoals Koningsdag).
• Duurzame mobiliteit: De gemeente stimuleert organisatoren om in te zetten op duurzame mobiliteitsoplossingen. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van de Toolbox Smart Mobility.17 De Formule 1 Dutch Grand Prix kan hierbij als voorbeeld dienen. • Natuur en biodiversiteit: Zandvoort is zich bewust van de omgeving en heeft daarom aandacht voor het behoud van de natuur, het groen en de biodiversiteit. Dit verwachten wij ook van onze organisatoren.
4.3 Inclusieve en toegankelijke evenementen Toegankelijke en inclusieve evenementen zijn belangrijk voor Zandvoort, omdat zij gelijke kansen bieden voor iedereen om deel te nemen en te genieten, ongeacht fysieke, mentale of sociale beperkingen of persoonlijke voorkeuren of overtuigingen. Evenementen bevorderen sociale cohesie en zorgen ervoor dat alle leden van de gemeenschap zich welkom en gewaardeerd voelen. Door toegankelijkheid en inclusie centraal te stellen, kunnen organisatoren een breed scala aan perspectieven en talenten aanspreken, wat leidt tot rijkere en meer dynamische evenementen. Dit draagt bij aan een rechtvaardigere en meer betrokken samenleving. Evenementen kunnen het verschil maken. Daarom wil de gemeente organisatoren bewuster maken van inclusiviteit en toegankelijkheid. Zo is het voor toegankelijkheid belangrijk dat er goed wordt nagedacht over het gehele evenementenbezoek, wat al begint bij de online toegankelijkheid van de website en informatieverstrekking over de aanwezige voorzieningen. Door kennisdeling en het stimuleren van samenwerking tussen organisatoren en sociale partners kunnen de evenementen inclusiever en toegankelijk worden.
15. De Duurzaamheidsladder Evenementen is een groeimodel voor organisatoren, overheidsorganisaties en leveranciers, om richting en praktische handvatten te geven voor het zetten van duurzame stappen. 16. Deze doelstellingen sluiten aan op het door de gemeenteraad vastgestelde Beleidsplan Duurzaamheid Zandvoort 2023-2026. 17. In de Toolbox Smart Mobility staan slimme technieken die organisatoren kunnen inzetten voor communicatie en voor beter en slimmer verkeers- en mobiliteitsmanagement
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
19
5 B alans tussen levendigheid en leefbaarheid
Bewoners kunnen genieten van het evenementen aanbod van Zandvoort, maar kunnen ook hinder ervaren. Hierdoor ontstaat er soms een spannings veld tussen wonen en recreëren. Dit vraagt om een goede afweging van de diverse belangen. Niet alle hinder van evenementen kan worden voorkomen, maar er kunnen wel maatregelen worden genomen om dit zoveel mogelijk te beperken. Denk aan betere omgevingscommunicatie, slimmere en duurzame maatregelen om overlast te beperken, en een betere spreiding van evenementen. Deze maatregelen kunnen ook bijdragen aan wederzijds begrip tussen organisatoren en alle partijen in de omgeving. De gemeente blijft zich in samenwerking met organisatoren inzetten om hinder van evenementen te beperken en te voorkomen. Er moet worden gezocht naar een goede balans tussen type evenementen, doelgroepen, evenementenlocaties en periodes waarbinnen deze evenementen plaatsvinden. Dit doen wij niet alleen om de druk op bepaalde evenementenlocaties en op het hoogseizoen te verlichten, maar ook om bewoners en bezoekers buiten het hoogseizoen aanbod te bieden. Evenementen bevorderen immers ook de sociale samenhang, (cultuur)participatie en levendigheid van Zandvoort. De komende jaren wordt ingezet op: • Spreiding in ruimte en tijd • Verminderen hinder van evenementen • Aanpakken geluidshinder van muziekevenementen • Verbeteren omgevingscommunicatie
5.1 Spreiding in ruimte en tijd Het merendeel van de organisatoren wil hun evenement in het hoogseizoen organiseren. De meeste evenementen vinden plaats in juni, juli en augustus. Daarnaast zijn de evenementenlocaties rondom de Middenboulevard en in het centrum populair. Om de lusten en lasten van evenementen te verdelen, wordt er gestuurd op spreiding in ruimte en tijd. Dit kan bijvoorbeeld door organisatoren te stimuleren om hun evenement te verplaatsen naar een minder drukke evenementenlocatie en/of naar het laagseizoen. Zo kunnen wij de druk op bepaalde evenementenlocaties en op het hoogseizoen verlichten. Dit draagt bij aan de ambitie om Zandvoort jaarrond aantrekkelijker te maken als toeristische bestemming.
Om spreiding in ruimte en tijd te stimuleren, worden er in samenspraak met de omgeving locatieprofielen voor de evenementenlocaties opgesteld. In een locatieprofiel staat welke mogelijkheden er voor evenementen op een specifieke locatie zijn, wat de regels zijn voor geluid, hoeveel dagen er geluid geproduceerd mag worden, welke (duurzame) voorzieningen er beschikbaar zijn en wat voor soort evenementen gewenst zijn op die locatie. Het merendeel van de Nederlandse gemeenten werkt al met locatieprofielen. Deze locatieprofielen zullen ook bijdragen aan de duidelijkheid voor bewoners, ondernemers en organisatoren.
5.2 Verminderen hinder van evenementen Het is belangrijk dat de impact van evenementen op de omgeving zoveel mogelijk wordt beperkt. Om de overlast van evenementen nader te duiden, is tijdens het participatieproces aan de bewoners gevraagd of zij hinder van evenementen ervaren. Ondanks dat evenementen soms hinder veroorzaken, zijn de reacties van bewoners overwegend positief. De Zandvoorters zijn tolerant. Wat de één leuk vindt, kan de ander niks vinden, maar men gunt het elkaar wel. Wel geeft 32% aan dat het tijdens grootschalige evenementen soms minder prettig is om in Zandvoort te zijn. Ook is aan de bewoners gevraagd welke hinder er wordt ervaren. De top 3 aandachtspunten vanuit de bewoners zijn: 18 1. Achterlaten van zwerfafval 2. Gedrag van bezoekers (waaronder wildplassen en vernielingen) 3. Geluid (en dan met name de bastonen)
18. Inwonerspeiling ‘Wat vinden Zandvoorters van het toerisme’ 2023 en interactieve sessies in november 2023 en februari 2024
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
21
Samen met organisatoren blijft de gemeente zich inzetten op het beperken en waar mogelijk voorkomen van hinder. Dit geldt onder andere voor hinder van afval, gedrag van bezoekers, geluid, bereikbaarheid en parkeren. Uitdagingen worden in beeld gebracht en waar nodig worden gezamenlijke acties opgezet.
5.3 Verbeteren omgevingscommunicatie Goede omgevingscommunicatie heeft een positief effect op de publieke betrokkenheid, het draagvlak voor het evenement en het vertrouwen in een organisator. Daarom is het belangrijk dat organisatoren tijdig en duidelijk communiceren over de impact van hun evenement. Uit de participatie is gebleken dat dit momenteel niet altijd het geval is.19 Daarom gaan wij de komende jaren inzetten op het verbeteren van de omgevingscommunicatie.
5.4 Aanpakken geluidshinder van muziekevenementen Zandvoort is een compact dorp, waardoor muziek evenementen met versterkt geluid soms op korte afstand van woningen worden georganiseerd.20 De muziekevenementen zorgen voor vertier voor bewoners en bezoekers, maar kunnen ook geluidshinder voor de omgeving veroorzaken.
Daarom heeft de gemeente adviesbureau Event Acoustics gevraagd om een onafhankelijk advies te geven over muziekevenementen. De vraag: “hoe kan de gemeente muziekevenementen in Zandvoort blijven verwelkomen, maar tegelijkertijd de geluidsoverlast voor bewoners zoveel mogelijk beperken” stond centraal bij dit akoestische onderzoek. De innovatie heeft de afgelopen jaren geleid tot aanzienlijke verbeteringen voor muziekevenementen in den lande. Zowel op het gebied van de geluidskwaliteit voor de beleving van bezoekers als voor het verminderen van de impact op de omgeving. Ook Zandvoort moet hierop gaan inzetten. Niet alle geluidshinder van evenementen kan worden voorkomen, maar door een aantal innovatieve maatregelen te nemen, kan de geluidshinder voor de omgeving wel worden beperkt. Geluidshinder van muziekevenementen wordt onder andere bepaald door: • Geluidsniveau van het evenement • Muzieksoort (en dan met name de hoeveelheid aan bastonen) • Tijdsduur (in uren en in dagen) • Tijdstip • Eventuele cumulatieve effect van meerdere podia op korte afstand van elkaar • Periode tussen evenementen
19. Interactieve sessies voor bewoners in november 2023 en februari 2024 en Klankbordgroep Geluid bij Evenementen in juni 2024 en oktober 2024 20. Muziekevenementen kunnen worden gedefinieerd als evenementen die muziek als primair doel hebben en waarvoor doorgaans een evenementenvergunning wordt verleend. Denk hierbij aan de muziekfestivals in het centrum en Zandvoort Alive.
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
22
Om geluidshinder van muziekevenementen te beperken, moet de gemeente aan een aantal van deze ‘knoppen’ gaan draaien. Aan welke knoppen gedraaid moet worden, is echter sterk afhankelijk van de evenementenlocatie - en vooral in relatie tot de afstand van de dichtstbijzijnde woningen. Dit betreft maatwerk per evenementenlocatie. Er moet de komende jaren worden geëxperimenteerd om te zien wat werkt en wat niet. Dit vraagt om een nadere uitwerking.
Uitgangspunten Per evenementenlocatie wordt bekeken wat de (on)mogelijkheden zijn en welke stappen er kunnen worden ondernomen. Hierbij staan de volgende uitgangspunten centraal: • Afstand tot de nabijgelegen woningen: Deze afstand tot de nabijgelegen woningen bepaalt de geluidsruimte voor een evenement. In de nog op te stellen locatieprofielen wordt de exacte afstand van een evenementenlocatie tot de dichtstbijzijnde woningen of vast te stellen meetpunten bepaald en worden er specifieke voorwaarden opgenomen passend bij het desbetreffende evenementenlocatie. • Geluidsnormen in dB(A) en dB(C): er wordt een dB(A)-geluidsnorm en dB(C)-geluidsnorm opgenomen in de evenementenvergunningen. De dB(A)-norm wordt gehanteerd ter bescherming van de volksgezondheid en de dB(C)-norm wordt gehanteerd om de hinder voor de omgeving te beperken. • dB(A)-norm voor muziekevenementen: Zandvoort volgt het Nederlandse convenant gehoorschade. In dit convenant staan duidelijke meetprotocollen die voortdurend worden geëvalueerd op basis van onderzoek. Ook staan er in het convenant voorschriften voor het verstrekken van gehoorbeschermings middelen. Indien het convenant wijzigt of aangescherpt wordt, dan wijzigt het evenementenbeleid mee.
De gemeente gaat in overleg met organisatoren, ondernemers en bewoners actief aan de slag om geluidsoverlast van muziekevenementen aan te pakken. Dit om de belangen van bewoners te beschermen en de balans tussen leefbaarheid en levendigheid te bewaken. Hierbij staat het uitgangspunt ‘niet meer geluid vergunnen dan nodig’ centraal. Dit betekent dat de maximale geluidsnormen die in dit evenementenbeleid zijn benoemd niet per definitie worden vergund. Als uit onderzoek blijkt dat een evenement met een lagere geluidsnorm af kan, dan wordt er een lagere geluidsnorm vergund.
Gezien de compactheid van het dorp wordt de geluidsnorm vastgesteld op maximaal 100 dB(A) in plaats van de in het convenant opgenomen 103 dB(A) in het publieksveld. Ook wordt een kortere meettijd (in principe 5 in plaats van 15 minuten) gehanteerd. Dit sluit beter aan bij meettijd die noodzakelijk is om geluidshinder voor de omgeving te beperken. • dB(C)-norm voor muziekevenementen: de bastonen uitgedrukt in dB(C) kunnen hinder voor de omgeving veroorzaken. Daarom wordt ook een dB(C)-geluidsnorm gehanteerd. In algemeenheid geldt dat er niet meer geluid wordt toegestaan dan nodig is. In gebieden met geluidsgevoelige woningen op minder dan 25 meter afstand, wordt conform het akoestische onderzoek een geluidsnorm van maximaal 105 dB(c) toegestaan. Het geluidsniveau wordt gemeten op de gevel van de dichtstbijzijnde woning (op maximaal 15 meter) voor het lopende energetisch gemiddelde van 5 minuten. Is de afstand meer dan 25 meter, dan wordt een geluidsnorm van maximaal 115 dB(C) toegestaan voor het lopende energetisch gemiddelde van 15 minuten gemeten. Dit wordt gemeten bij het Front of House (FOH).21 Staat de FOH op meer dan 50 meter vanaf het podium, dan wordt de meting op 50 meter afstand gedaan. Dit betreft maatwerk per evenementenlocatie. Uiteindelijk worden de geluidsnormen, de meettijd en de eventuele meetpunten opgenomen in de locatieprofielen.
21. De Front of House (FOH) van een evenement is de locatie waar een geluidstechnicus de muziekinstallatie bediend.
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
23
• Geluidsnorm bij overige evenementen: Voor alle overige evenementen met versterkt geluid, waar muziek niet het primaire doel is, wordt in principe een geluidsnorm van maximaal 75 dB(A) en 90 dB(C) op de dichtstbijzijnde gevel gehanteerd. • Permanente monitoring: momenteel wordt het geluidsniveau van een evenement handmatig gemeten. Bij wijze van proef wordt er in 2025 gestart met permanente monitoring van alle muziekevenementen. De geluidsniveaus in dB(A) en dB(C) kunnen tijdens het evenement door de organisator worden uitgelezen, zodat men tijdens het evenement kan bijsturen. Door permanente monitoring kan er ook eenvoudiger gehandhaafd worden. • Gebruik van Best Beschikbare Technieken (BBT): Innovatie heeft de afgelopen jaren geleid tot aanzienlijke verbeteringen voor muziekevenementen in den lande. Door het gebruik van de Best Beschikbare Technieken (denk bijvoorbeeld aan een optimale inrichting van de evenemententerrein) kan het hinderbereik van muziek worden verkleind. Wij verwachten van organisatoren dat zij op den duur gebruik gaan maken van BBT. De gemeente ondersteunt organisatoren hierbij. Gezamenlijk wordt bepaald wat voor het specifieke evenement de beste geluidstechniek is. Het is aan de organisator om deze geluidstechniek te implementeren. Vanzelfsprekend wordt daarbij rekening gehouden met de impact op het hinderbereik in relatie tot de kosten.
Dit dient in evenwicht te zijn. Wij streven ernaar dat alle organisatoren vanaf 2026 gebruik maken van BBT.
• Aantal muziekevenementen: Vooralsnog wordt vastgehouden aan de bestaande 12-dagenregeling voor muziekevenementen.22 Alleen in uitzonderlijke gevallen kan hier incidenteel van worden afgeweken, bijvoorbeeld Nederland in de WK Finale. Omdat Zandvoort compact is en evenementenlocaties op beperkte afstand van elkaar gelegen zijn, betekent dit niet dat jaarlijks op elke evenementenlocatie 12 muziekevenementen gehouden kunnen worden. Juist omdat Zandvoort compact is, kunnen er per evenementenlocatie slechts een beperkt aantal muziekevenementen per jaar worden toegestaan. In de locatieprofielen wordt het exacte aantal evenementen per evenementenlocatie vastgelegd. Dit wordt conform de Omgevingswet verwerkt in het Omgevingsplan. In de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) is opgenomen dat er op het strand maximaal 3 geluidsdagen per deelgebied worden toegestaan. Ook voor het strand worden locatieprofielen opgesteld. Dit kan betekenen dat de gebiedsindeling gewijzigd wordt. In dat geval dient de APV ook gewijzigd te worden. • Begin- en eindtijden van muziekevenementen: Vooralsnog wordt vastgehouden aan de bestaande afspraken.23 Op doordeweekse dagen (zondag tot en met donderdag) kunnen muziekevenementen worden georganiseerd tot en met 23.00 uur. In het weekend (vrijdag en zaterdag) kunnen muziekevenementen worden georganiseerd tot 00.00 uur.
22. Dit sluit aan bij Evenementenbeleid Zandvoort 2006 23. Dit sluit aan bij Evenementenbeleid Zandvoort 2006
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
24
6 G astvrije en evenement verwelkomende gemeente
De Zandvoortse organisatoren zijn redelijk positief over de samenwerking met de gemeente. 52% van de organisatoren beoordeelt de samen werking met de gemeente als voldoende en 15% als goed. Wel wordt door organisatoren aandacht gevraagd voor het verminderen van de regeldruk, het vereenvoudigen van het evenementenproces en een meer faciliterende rol vanuit de gemeente.24 Wij hechten waarde aan een goede relatie met ondernemers en organisatoren en gaan daarom inzetten op het versterken van onze positie als gastvrije en evenement verwelkomende gemeente. De gemeente is duidelijk over haar rol richting organisatoren, is dienstverlenend en faciliterend. Er wordt ingezet op: • Vereenvoudigen van het evenementenproces • Verminderen van de regeldruk: risicogericht in plaats van regelgericht • Meer duidelijkheid voor organisatoren • Uitbreiden van de dienstverlening vanuit de gemeente • Behouden van voldoende fysieke ruimte voor evenementen Omgekeerd wordt er ook een actieve en professionele houding van organisatoren verwacht. Organisatoren zijn verantwoordelijk voor het ordentelijk verloop van het evenement. Dit begint al bij gedegen planvorming.
Ook is de organisator verantwoordelijk voor de uitvoering van het evenement en het waarborgen van de veiligheid voor bezoekers en bewoners. Zowel tijdens het evenement als tijdens de op- en afbouw. Zowel op het evenemententerrein als in de omgeving. De gemeente ziet hierop toe en handhaaft indien nodig.
6.1 Vereenvoudigen van het evenementenproces Wij hebben organisatoren nodig die met enthousiasme en creativiteit hun evenementen organiseren. De gemeente staat niet aan de zijlijn, maar is stimulerend en faciliterend. Om dit mogelijk te maken, moet het evenementenproces vereenvoudigd worden, zodat er sneller en efficiënter besluiten kunnen worden genomen. Dit enerzijds om organisatoren tegemoet te komen, maar ook om de groeiende evenementenkalender te kunnen blijven faciliteren. Wij gaan onder andere aan de slag met: • Versimpelen en verduidelijken van het evenementenproces; • Uitwerken van de mogelijkheden voor meerjarenvergunningen voor evenementen die al jaren op dezelfde wijze worden georganiseerd; • Versimpelen en verduidelijken van het proces rondom evenementensubsidies; • Uitwerken van de mogelijkheden voor meerjarensubsidies; • Ontwikkelen van standaard verkeersplannen voor veelgebruikte evenementenlocaties.
24. Enquête Evenementenbeleid Organisatoren 2023 en interactieve sessies voor organisatoren in november 2023 en februari 2024.
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
26
• A anmelden van het evenement: om te komen tot een goede spreiding, stelt de gemeente jaarlijks een evenementenkalender op. De evenementenkalender wordt gebruikt voor planning, coördinatie en afstemming met naburige gemeenten en hulpdiensten. • Vooroverleg: door vooraf onderling goede afspraken te maken over de planning, het evenementenproces en de indieningsvereisten, wordt er meer duidelijkheid gecreëerd voor zowel de organisator als de gemeente. Dit komt de samenwerking ten goede. • Vergunningsproces: de vergunningaanvraag wordt door de organisator bij de gemeente ingediend. Allereerst wordt er een ontvankelijkheidstoets gedaan, waarin wordt beoordeeld of de aanvraag compleet is. Is dit het geval, dan wordt de aanvraag ter advies uitgezet aan interne en/of externe adviseurs. In sommige gevallen vindt er nog overleg tussen de organisator en de gemeente plaats. Zijn er geen weigeringsgronden die op basis van een belangenafweging leiden tot het weigeren van de aanvraag, dan wordt de vergunning verleend. Wij streven ernaar om de evenementenvergunning uiterlijk 6 weken voor het evenement te verlenen. Afhankelijk van de aard en grootte van het evenement worden leges, precario en/of vermakelijkhedenretributie opgelegd.
• Toezicht & Handhaving: de gemeente wil dat iedereen rekening houdt met elkaar en zich aan de gemaakte afspraken houdt. Als gemeente zien wij hierop toe. Als blijkt dat dit niet het geval is, kan er handhavend worden opgetreden. Voor evenementen wordt een handhavingsprotocol opgesteld met daarin opgenomen welke (passende) sancties in voorkomende gevallen kunnen worden opgelegd. • Evaluatie: na afloop worden alle B-, C- en nieuwe evenementen samen met de organisator geëvalueerd. Kleinschalige en A-evenementen worden alleen geëvalueerd als daar aanleiding toe is. De evaluatie kan effect hebben op een volgende editie van het evenement. Hierbij zijn verschillende scenario’s denkbaar, waaronder aanpassen van de planvorming, aanvullende vergunningvoorwaarden, verscherpt toezicht en uiteindelijk geen plaatsing meer op de evenementenkalender.
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
27
6.2 Verminderen regeldruk: risico gericht in plaats van regelgericht Evenementen moeten veilig en ordentelijk georganiseerd worden. Wij hebben daarom voortdurend aandacht voor het waarborgen van de veiligheid van evenementen.25 Die moet altijd gegarandeerd zijn. Zowel voor bezoekers, bewoners als voor de organisatoren zelf. Het veilig laten plaatsvinden van een evenement is altijd prioriteit nummer één, maar vanuit dat vertrekpunt gaan wij meer risicogericht in plaats van regelgericht werken. Er wordt alleen gestuurd op reële risico’s die zich tijdens een evenement voor kunnen doen. Hier komen specifieke voorschriften op maat voor. Daarbij wordt aansluiting gezocht bij het Nationaal Handboek Evenementenveiligheid.26 Hierbij hoort ook een beloningsysteem voor organisatoren die hun planvorming en de organisatie van hun evenement (al jaren) op orde hebben, bijvoorbeeld door het verlenen van meerjarenvergunningen.
6.3 Duidelijkheid voor organisatoren Uit het participatieproces is gebleken dat het voor organisatoren en ondernemers niet altijd duidelijk is welke rol en verantwoordelijkheid zij hebben en welke stappen zij moeten ondernemen.27
Daarom wordt er een (digitale) handleiding voor organisatoren ontwikkeld, zodat zij in één oogopslag zien wat er van hen verwacht wordt op het gebied van onder andere verkeer en bereikbaarheid, gebruik van alcohol en drugs (NIX18), glas op het evenemententerrein, duurzaamheid, openbare orde en veiligheid en beheer van de openbare ruimte.
Reguliere bedrijfsvoering van strandpaviljoens Uit het participatieproces is gebleken dat er onduidelijkheden zijn over (besloten en zakelijke) evenementen op het strand. Het is niet altijd duidelijk wat er wel en niet binnen de reguliere bedrijfsvoering van strandpaviljoens kan worden georganiseerd. Wij zien dat het gebruik van het strand de afgelopen jaren is veranderd. De strandpaviljoens zijn de afgelopen jaren uitgegroeid tot volwaardige horecagelegenheden. Er worden vrijwel dagelijks (besloten) evenementen georganiseerd. Van salsa-avonden tot hippie markten. Van (bedrijfs)feesten tot sportwedstrijden. Zandvoort heeft de ambitie om een jaarrond aantrekkelijke badplaats te zijn en daarbij hoort een aantrekkelijk en gevarieerd voorzieningenniveau. Deze (besloten en zakelijke) evenementen op het strand dragen daaraan bij. Echter zien wij ook dat het feitelijk gebruik van het strand niet meer (geheel) aansluit op de gemeentelijke regelingen die op het strand gelden.28 Samen met de strandpaviljoenhouders worden de mogelijke oplossingen hiervoor in beeld gebracht.
25. Integraal Veiligheids- en Handhavingsbeleid Zandvoort 2024-2026 26. Het Nationaal Handboek Evenementenveiligheid biedt een gemeenschappelijke basis voor de veiligheidsorganisatie bij evenementen. Dit handboek is een landelijk naslagwerk voor organisatoren, gemeenten en adviserende diensten. 27. Enquête Evenementenbeleid Organisatoren 2023 en interactieve sessies voor organisatoren in november 2023 en februari 2024. 28. Dit betreffen onder andere het Omgevingsplan Strand, de huurovereenkomst en de alcoholvergunning.
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
28
6.4 Uitbreiden dienstverlening vanuit de gemeente De afgelopen jaren is het aantal evenementen gegroeid.29 Ook zijn de evenementen grootschaliger geworden en worden steeds meer evenementen meerdaags. Daarnaast komt er steeds meer kijken bij het organiseren van een evenement. Organisatoren worden geconfronteerd met complexe uitdagingen, onder andere op het gebied van wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan schaarste (Europese Dienstenrichtlijn), stikstof, verkeersmaatregelen, personeelstekorten, financiële uitdagingen, sponsorwerving, verzwaarde vergunningsprocedures, een groeiende aandacht voor veiligheidsaspecten en verduurzaming. Zandvoort heeft in vergelijking met andere Nederlandse gemeenten relatief veel gratis toegankelijke evenementen en evenementen georganiseerd door vrijwilligersorganisaties. Deze (vrijwilligers)organisaties hebben een groeiende hulpvraag en wenden zich steeds vaker tot de gemeente. Daarbovenop komen nu de gemeentelijke ambities op het gebied van evenementen.
Om de evenementen optimaal te kunnen blijven faciliteren, moet de dienstverlening vanuit de gemeente uitgebreid worden. Door de dienstverlening uit te breiden, kan de gemeente proactiever en meer dienstverlenend gaan werken, zodat organisatoren sneller hun weg kunnen vinden binnen Zandvoort. Dit komt de samenwerking tussen de gemeente en organisatoren ten goede.
6.5 Voldoende fysieke ruimte voor evenementen Het behouden van voldoende fysieke ruimte voor evenementen is een belangrijke randvoorwaarde om een gastvrije en evenement verwelkomende gemeente te zijn. Door diverse (woning)bouwprojecten komen evenementenlocaties steeds meer onder druk te staan. Zo is het Raadhuisplein een aantal jaar geleden verkleind en ook op het toekomstige Badhuisplein zal er minder ruimte zijn voor evenementen. Het is daarom van belang om bij bestaande en toekomstige herinrichtingen en woningbouwprojecten aandacht te hebben voor het faciliteren van evenementen. Het gaat hierbij zowel om de fysieke ruimte die voor evenementen beschikbaar is als de (duurzame) voorzieningen die aanwezig zijn. Ook wordt er onderzocht of er nog (nieuwe) evenementenlocaties beschikbaar zijn.
29. In 2018 in totaal ruim 100 evenementen op de evenementenkalender, waarvan 6 B-evenementen en in 2024 in totaal ruim 120 evenementen, waarvan 29 B-evenementen en 2 C-evenementen
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
29
7 Van beleid naar uitvoering
De komende jaren worden acties ondernomen om een jaarrond aantrekkelijke badplaats te zijn met een aansprekend, inspirerend en kwalitatief hoog waardig evenementenaanbod voor iedereen. De vier ambities in dit beleid vormen hiervoor de basis. Wij gaan met alle ambities aan de slag en richten ons hierbij op het bereiken van concrete resultaten.
De Actie Agenda Evenementen Zandvoort 2025-2028 loopt parallel met de Actie Agenda Toerisme & Recreatie 2024-2028. Deze agenda’s worden na vier jaar gezamenlijk geëvalueerd. Evenementen zijn een belangrijke pijler van de Toeristische Visie. Daarom worden de vervolgacties voor evenementen opgenomen in een volgende Actie Agenda Toerisme & Recreatie.
Dit evenementenbeleid trekt lijnen de (verre) toekomst in. Dit biedt houvast, maar tegelijkertijd zien wij ook dat niet alles in één keer gerealiseerd kan worden. Daarom is er een Actie Agenda Evenementen Zandvoort 2025-2028 opgesteld. Een aantal acties hebben prioriteit. Dit zijn: • Versterken van het evenementenaanbod in Zandvoort • Aantrekken van een beeldbepalend cultureel evenement • Inzetten op het verduurzamen van evenementen • Borgen van de toekomstbestendigheid en continuïteit van organisatoren. • Beperken van geluidsoverlast van (muziek) evenementen • Verminderen van de regeldruk voor organisatoren • Vereenvoudigen van het evenementenproces
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
31
8 Bijlage: Begrippenlijst Evenement In de Algemene Plaatselijke Verordening van Zandvoort staat aangegeven dat een evenement ‘elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak’ is. Een evenement is een bijzondere gebeurtenis met een eenmalig of terugkerend karakter die tegen betaling of gratis toegankelijk is voor publiek. Bij evenementen wordt vaak gedacht aan evenementen in de openbare ruimte, maar ook evenementen in binnenlocaties kunnen onder het Evenementenbeleid vallen.
Behandelclassificatie van evenementen Evenementen worden ingedeeld in drie categorieën. Deze categorieën (A, B en C) worden in vrijwel alle Nederlandse gemeente gebruikt en sluiten aan bij het Nationale Handhoek Evenementenveiligheid. Zodra een organisator zich bij de gemeente meldt, wordt er een inschatting gemaakt van risico’s van het evenement. Op basis van deze risico’s wordt de behandelclassificatie bepaald. De behandelclassificatie helpt gemeenten om te bepalen welke vervolgstappen er nodig zijn. Vanzelfsprekend wordt de organisator geïnformeerd over de behandelclassificatie en wat er vervolgens van hen verwacht wordt. Klein evenement
een kleinschalig evenement, waarvoor geen vergunning hoeft te worden aangevraagd. Er kan worden volstaan met een Melding Klein Evenement die uiterlijk 15 werkdagen voor het evenement bij de gemeente moet worden ingediend. In de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) zijn de voorwaarden voor een melding vastgelegd.
Regulier evenement (A)
een evenement met praktisch geen risico’s, waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door één of meer diensten op het gebied van openbare orde en veiligheid niet noodzakelijk wordt geacht. Hiervoor geldt een vergunningsplicht.
Aandacht evenement (B)
een evenement met één of meerdere risico’s, waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door één of meer diensten voorstelbaar wordt geacht. Hiervoor geldt een vergunningplicht.
Risicovol evenement (C)
een evenement waarbij sprake is van één of meerdere grootschalige risico’s, waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door één of meer diensten noodzakelijk worden geacht. Hiervoor geldt een vergunningplicht.
Evenementenbeleid | Zandvoort 2025
32
Colofon Dit is een uitgave van gemeente Zandvoort Als in dit Evenementenbeleid wordt gesproken over ‘we’ of de ‘gemeente’ dan wordt daarmee de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of de publiekrechtelijke rechtspersoon de gemeente Zandvoort bedoeld. Dit is afhankelijk van het onderwerp en de bevoegdheidsverdeling vanuit de wet- en regelgeving. Voor de leesbaarheid maken we dit onderscheid hier niet. Vanzelfsprekend worden de concrete besluiten altijd door het bevoegde orgaan genomen. Contact Gemeente Zandvoort Redactie Irma Keur Vormgeving Studio Nico Swanink Fotografie Voorzijde Circuit Run: Le Champion Pride at the Beach: Zandvoort Marketing Wereldse Smaken: Fotostudio Zandvoort Historische Grand Prix Parade: Fotostudio Zandvoort Evenementenbeleid Zandvoort Light Walk: Le Champion Spartan Obstacle Run: Amsterdam Sport Events Reuzenrad: Zandvoort Marketing Formule 1 Dutch Grand Prix: Fotostudio Zandvoort Catemaran: Julia Kniese Sinterklaas Intocht: Edwin Keur Zandvoort Light Walk: Fotostudio Zandvoort Cycling Zandvoort: Cycling Zandvoort Nieuwjaarsduik: Laura van der Plas Nam Rem Race: Rob Bossink Circuit: Kyara Janssen Centrum: Coen Smilde Natuur: Monique van Middelkoop Strand: Cris Toala Olivares Compilatie van culturele evenementen in Nederland: Beach Festival Zeewolde, Oeral Festival, Festival Macumba en Kamerfestival Schiermonnikoog
Pre-Run Circuit Run: Le Champion Formule 1 Dutch Grand Prix: Irma van Middelkoop Zandvoort: Kyara Janssen Grand Prix Triathlon: Amsterdam Sport Events Zandvoort Alive: Zandvoort Marketing Winterwonderland IJsbaan: Fotostudio Zandvoort 11Strandentocht: 11Strandentocht Nationale Beach Competitie: Fotostudio Zandvoort Car Art Festival: Irma van Middelkoop Historische Grand Prix: Patrick Krueger Luminosity: Luminosity – Jeffrey Circuit Run: Le Champion