Bijlage 1 - Bestuursconvenant

concept Versie: februari 2021

Dit convenant wordt aangegaan door de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten die deelnemen aan de samenwerking in Zuid-Kennemerland, te weten de gemeenten Bloemendaal, Haarlem, Heemstede en Zandvoort.

1. Inleiding Er is een gezamenlijk commitment over het uitvoeren van regionale hoofdopgaven. Regionale samenwerking is belangrijk, omdat inhoudelijke vraagstukken de gemeentegrenzen overstijgen. Dit geldt binnen de regio Zuid-Kennemerland zelf, als ook naar andere regio’s, andere gemeenten en de provincie Noord-Holland. Zowel op de inhoud van vraagstukken, als ook in de gezamenlijke lobbyinzet naar derden. Vooral de afstemming tussen de regio Zuid-Kennemerland en de regio IJmond is van belang. Dit vanwege de inhoudelijke raakvlakken die er tussen de beide regio’s zijn. In de regio Zuid-Kennemerland wordt de samenwerking onder meer ingezet vanuit vijf regionale hoofdopgaven, te weten: • het versterken van het landschap; • het beter benutten van ons economisch kapitaal; • de regionale woonagenda, een plek voor iedereen; • inspelen op het veranderende klimaat; en • het verbinden van onze opgaven met betere bereikbaarheid

Bij de samenwerking tussen Zuid-Kennemerland en IJmond gaat het vooral op vraagstukken die beide regio’s raken en waarop een gezamenlijke inzet van belang is, met name naar gemeenten en regio’s die ook aangesloten zijn bij de Metropoolregio Amsterdam (MRA) en naar de provincie Noord-Holland. Vraagstukken worden efficiënter en effectiever opgepakt als de krachten gebundeld worden.

2. Doel van het convenant In dit convenant zijn afspraken vastgelegd ten aanzien van de samenwerking tussen de betrokken gemeenten, met als doel: • regionale hoofdopgaven te realiseren, bijvoorbeeld door een gezamenlijke lobby-inzet naar derden; • gezamenlijk op te trekken binnen de MRA; • te bezien hoe de samenwerking tussen de regio’s Zuid-Kennemerland en IJmond kan worden verstevigd. De samenwerking is onder meer gericht op de opgaven op het vlak van landschap, economie, wonen, duurzaamheid en bereikbaarheid. De samenwerking is flexibel, zodat onderwerpen en projecten kunnen worden toegevoegd of geschrapt als de situatie hier om vraagt. De samenwerking is een groeimodel, die stap voor stap op basis van leerervaringen kan worden uitgebouwd of bijgesteld. Deze flexibiliteit betekent ook dat in afstemming met andere gemeenten en regio’s, de provincie Noord-Holland of de MRA de samenwerking kan worden uitgebreid, zowel qua inzet als qua onderwerpen. Om de gezamenlijke opgaven te realiseren is het met het oog op transparantie, voortgang en evaluatie van belang om een samenwerkingsstructuur vorm te geven.

3. Samenwerking andere gemeenten/regio’s Er zijn aspecten waarvoor mogelijk samenwerking met andere (omliggende) gemeenten en regio’s meerwaarde geeft. Voor onderdelen waarvoor deze meerwaarde geldt wordt gekeken naar een meer intensievere vorm van samenwerking dan nu het geval is. Dit vooral ook richting de regio IJmond. Dit gezien de verwevenheid van de regio’s Zuid-Kennemerland en IJmond en mogelijk gelijke vraagstukken die er zijn binnen de MRA.

4. Uitgangspunten Voor dit convenant worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: • Er wordt zoveel mogelijk aangesloten op de samenwerking zoals deze in de regio ZuidKennemerland in de afgelopen jaren is gegroeid. •

Dit convenant is vooraf voorgelegd ter instemming aan de gemeenteraden van de betrokken gemeenten.

•

In de samenwerking wordt oog gehouden voor de lokale verschillen en accenten.

•

Bij de samenwerking gaat het er om elkaar te versterken op inhoud, beleid en (externe) inzet. Bijvoorbeeld op het vlak van lobby naar derden over gezamenlijke belangen.

•

Van belang in de samenwerking is dat partijen onderling kunnen schakelen in de voorbereiding naar de besluiten die uiteindelijk door de afzonderlijke colleges en de afzonderlijke raden worden genomen. Oordeelsvorming, het tussen partijen uitwisselen van informatie en standpunten, neemt in de voorbereiding een belangrijke plek in.

•

De afzonderlijke colleges en gemeenteraden blijven in alle gevallen bij de gemeenschappelijke samenwerking besluitvormend.

•

De overlegstructuur voor de samenwerking binnen Zuid-Kennemerland sluit aan bij wat in de afgelopen jaren in de samenwerking al gangbaar is en wordt zo beperkt mogelijk gehouden.

•

Voor de voorbereiding en ondersteuning van de samenwerking wordt vanuit de betrokken gemeenten de benodigde ambtelijke inzet beschikbaar gesteld.

5. organisatie van de samenwerking De samenwerking wordt vormgegeven door de portefeuillehoudersoverleggen en het coördinatie overleg regionale samenwerking, ondersteund door een ambtelijk team. Om te waarborgen dat de afstemming met de afzonderlijke gemeenteraden optimaal verloopt is er de betrokkenheid van de gemeenteraden en de regionale agendacommissie. Deze bestaat uit per gemeente twee afgevaardigde raadsleden. De regionale agendacommissie is via de griffie aanspreekpunt om te komen tot procesafspraken over hoe en wanneer de gemeenteraden worden betrokken bij de regionale samenwerking. De praktische werkwijze, waaronder die voor de regionale agenda commissie, wordt nader uitgewerkt en hierover maken partijen separaat afspraken.

Portefeuillehoudersoverleggen regionaal • • • •

Deelnemende gemeenten houden periodiek portefeuillehoudersoverleggen (PHO) over de onderscheiden beleidsterreinen. De portefeuillehouders in dit overleg beslissen over de frequentie, inhoud, werkwijze en het voorzitterschap. De inhoudelijke uitwerking van en sturing op de uitvoering van de regionale hoofdopgaven ligt bij deze portefeuillehoudersoverleggen. De portefeuillehoudersoverleggen maken jaarlijks een gezamenlijk (meerjarig) werkprogramma dat in het coördinatieoverleg wordt vastgesteld. Het aantal portefeuillehoudersoverleggen wordt in onderlinge afstemming bepaald.

Coördinatieoverleg regionale samenwerking • • • •

Het coördinatieoverleg regionale samenwerking (coördinatieoverleg) is verantwoordelijk voor de processturing, de regie en reflectie op de samenwerking, bewaakt integraliteit en monitort de vastgelegde afspraken uit het werkplan. Het coördinatieoverleg bestaat ui de burgemeesters en wordt tenminste tweemaal per jaar aangevuld met de trekkende portefeuillehouders (voorzitters portefeuillehoudersoverleggen). De burgemeesters van de betrokken gemeenten hebben hierin een regierol vanuit hun coördinerende taak met betrekking tot regionale samenwerking. Het coördinatieoverleg heeft minimaal één keer per jaar gezamenlijk overleg met de betrokken colleges.

Bestuurlijke coördinatie en betrokkenheid raden In deelnemende gemeenten bepaalt iedere raad zélf op welke wijze hij zijn invloed in de samenwerking organiseert. De colleges geven daartoe mogelijkheid door in hun samenwerking informatie-uitwisseling, agendasetting en ontmoeting met en tussen raden te organiseren, in afstemming met de griffies en de regionale agendacommissie. De gemeenteraden moeten in staat zijn bij de samenwerking informatie te halen en ook in te brengen. De basis hiervoor zijn de gezamenlijke raadsbijeenkomsten Zuid-Kennemerland die in afstemming met de agendacommissie Raden worden georganiseerd1. • • •

• •

1

Bij vaststelling van richtinggevende documenten, zoals het jaarlijkse werkplan voor de samenwerking in de regio, organiseren colleges tijdig inbreng/kaderstelling voor hun raad en vragen in voorkomende gevallen toestemming aan hun raad om besluiten hierover te nemen. De colleges spreken de intentie uit om - waar mogelijk - regionale voorstellen en beslispunten eensluidend en gelijktijdig voor te leggen aan de raden. Besluiten die afzonderlijke gemeenten aangaan worden genomen in colleges van B&W en raden. De colleges verplichten zich om, vanuit de bestuurlijk overleggen en andere relevante organen, de deelnemende gemeenteraden in staat te stellen om zich uit te spreken over voorgenomen beleid en activiteiten op regionaal niveau, te besluiten over de gemeentelijke deelname en bijdrage daaraan en te controleren in hoeverre de lokale inbreng op regionaal niveau is geëffectueerd. Hiervoor kan de bespreking van het jaarlijkse werkprogramma (waaronder ook een meerjarenvooruitblik) annex de voortgangsrapportage over de vijf regionale hoofdopgaven worden gebruikt. Regionale tussenversies worden ter bespreking geagendeerd in de regionale raadsbijeenkomsten of in de raadscommissies van de afzonderlijke raden. Ieder college is en blijft zelf verantwoordelijk voor de informatievoorziening aan de raad.

Met dit convenant wordt niet beoogd om op enigerlei wijze afbreuk te doen aan de rollen, taken en bevoegdheden die door de Gemeentewet zijn toegekend aan de verschillende bestuursorganen binnen het gemeentebestuur.

Op dit moment zijn er jaarlijks drie raadbijeenkomsten ZKL en twee met regio IJmond en ZKL samen.

Ambtelijke organisatie •

• • •

De governance van de regionale samenwerking wordt ondersteund door een ambtelijk procesteam. Dit ondersteunt de bestuurlijke overleggen, organiseert bijeenkomsten voor colleges en gemeenschappelijke raden, is ambtelijke verbinder met de griffies, houdt verbinding met de projectorganisaties in het kader van de uitvoering van de vrij regionale hoofdopgaven en levert procesondersteuning. Het ambtelijke regieteam procesteam wordt gevormd door alle regionale beleidsambtenaren en secretarissen van de PHO’s en de regisseur regionale samenwerking . De regisseur regionale samenwerking is de voorzitter van het ambtelijke regieteam. De aansturing van het procesteam ligt bij één van de gemeentesecretarissen. Ambtelijke betrokkenheid vanuit de gemeenten is essentieel. Daarom zorgen de gemeentesecretarissen van de aangesloten gemeenten voor de beschikbaarheid van voldoende kwaliteit en capaciteit voor het procesteam en de bemensing van de projecten.

6. Slot •

Dit convenant wordt met ingang van xxx aangegaan voor onbepaalde tijd;

•

De samenwerkende gemeenten spreken af om in 2023 een evaluatie uit te voeren van dit convenant. Gemeenten kunnen te allen tijde met elkaar afspreken het convenant aan te passen, bijvoorbeeld naar aanleiding van een tussenevaluatie.

•

Partijen spreken elkaar aan op naleving van dit convenant. Geschillen die voortvloeien uit dit convenant worden zoveel mogelijk in onderling overleg opgelost.

•

Een gemeente die niet langer in dit convenant wil deelnemen, meldt dit besluit schriftelijk aan het coördinatieoverleg regionale samenwerking. Feitelijke opzegging kan alleen plaatsvinden met ingang van 1 januari van het daaropvolgende jaar. Individuele gemeenten die niet meer willen deelnemen komen nog wel de aangegane financiële verplichtingen na tot en met een jaar volgend op het jaar van opzegging.

•

Deelname van een regio of een gemeente aan de samenwerking via dit convenant kan na een unaniem besluit daartoe van de deelnemende gemeenten, gehoord de afzonderlijke gemeente raden.

Vastgesteld op ……….

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeenten: Bloemendaal, Haarlem, Heemstede, Zandvoort