beantwoording verduidelijkende vragen OPZ over het Raadsstuk Financiën F1 2021

Verduidelijkende vragen OPZ over het Raadsstuk Financiën F1 2021, 28 januari 2021. Vraag 1: In het raadsstuk is een tekstuele actualisatie en opsomming van kosten opgenomen. Ook vanwege overlap van kosten voor de opvolgende edities van de F1 verzoeken wij u om een actualisatie van kosten voor 2021, 2022 en 2023 in de vorm van een staatje conform tegen de ons eerder voorgelegde financiële overzichten zodat we die beter kunnen interpreteren. Antwoord In de raadsinformatiebrief over de voorbereidingen Formule 1 2021 van begin januari hebben wij u geïnformeerd dat het college in de Voorjaarsnota met een voorstel komt voor de begrote kosten en dekking voor de periode 2021-2023. Vooruitlopend daarop is het voorstel voor uw raad voor februari gemaakt om akkoord te gaan met het budget voor 2021. Het gaat om geld uit de bestemmingsreserve F1, dus uit het beschikbaar gestelde SIA budget van € 4,1 miljoen. In het voorgestelde besluit is dit benoemd als ‘extra’ budget. Dit is wellicht verwarrend, maar er is geen sprake van een gevraagd besluit voor éxtra SIA-budget bovenop de 4,1 miljoen. Het gaat om het beschikbaar stellen van budget uít de bestemmingsreserve van 4,1 miljoen. Omdat dit voor het jaar 2021 meer is dan eerder voorzien en opgenomen in de meerjarenbegroting, is dit in lijn met begrotingstechnische termen omschreven als ‘extra budget’.

Het besluit vraagt om een correctie van de Meerjarenbegroting: - Voor 2020 was de raad middels besluitvorming akkoord gegaan met een onttrekking aan de SIA van €1.427.000 in 2020; dat is in werkelijkheid €712.000 (anders gezegd: €715.000 minder). Deze kosten zijn doorgeschoven naar 2021. - Voor 2021 wordt er in de Meerjarenbegroting nog van uitgegaan dat er geld terugvloeit naar de SIA (een storting van € 720.000). Door omstandigheden is alles ruwweg een jaar opgeschoven. In plaats daarvan is er €168.000 meer budget nodig om de race dit jaar goed te kunnen laten verlopen. Dat betekent dus dat er per saldo niet €720 K wordt gedoneerd, maar €168 K onttrekking nodig is. Ten opzichte van de oorspronkelijke inschatting is dat dus een extra onttrekking van € 720.000 + € 168.000 = € 888.000. Door het afgelasten van het evenement in 2020 en het in 2019 onderschatten van de ambtelijke inzet horende bij de gemeentelijke taak en verantwoordelijkheid bij een dergelijk omvangrijk evenement en side-events, is (ondanks de dekking van kosten uit het Coronafonds) sprake van hogere kosten dan eerder voorzien. Het college verkent op dit moment de mogelijkheden om de kosten te dekken en komt in de Voorjaarsnota met een integraal en meerjarig beeld van de kosten en dekking.

Inclusief het gevraagde besluit om de bestemmingsreserve Formule 1 beschikbaar te stellen tot en met 2023 (de tijdsperiode van het 3-jarige evenement is verplaatst van 2020-2022 naar 2021-2023). Vraag 2: In het raadsstuk geeft u aan in de begroting alvast rekening te houden met het opgeschaald houden van het projectteam. Ter verduidelijking van dit voornemen verzoeken wij u dit nader te verklaren; welke taken en disciplines zijn voor het projectteam voorzien, welke daarvan dienen waarom opgeschaald te blijven en voor zover dat nodig wordt geacht, voor welke periode en tegen welke (meer?)kosten?

Antwoord De racekalender voor 2022 is nog niet bekend. De oorspronkelijke afspraak is dat het Formule 1 evenement in de maand mei in Zandvoort plaatsvindt. Wij zullen daar veiligheidshalve rekening mee moeten houden. Dat betekent dat het projectteam het evenement van september 2021 afrond in september/oktober (evaluatieperiode), maar daarna vanaf november start met de voorbereidingen voor mei 2022. Het gaat om alle disciplines: vergunningen, veiligheid, mobiliteit en side events. Op basis van de ervaringen en inhoudelijke monitoring en evaluatie van de eerste editie worden de plannen en de aanpak voor de tweede editie in 2022 aangepast. Er wordt vooraf een inschatting gemaakt van het aantal geprognotiseerde uren en de noodzaak voor externe inhuur van expertise. De uiteindelijke interne en externe kosten zijn gebaseerd op werkelijk gemaakte uren.