Beantwoording technische vragen VVD - Stichting side events

Beantwoording vragen VVD

Aan

Factie VVD

Datum

22 januari 2021

Onderwerp

Vragen oprichting stichting side events

Vraag 1: Wie stelt formeel de beoogd directeur van de stichting aan? En wie kan de aanstelling beëindigen? Antwoord De Raad van Toezicht is na oprichting formeel bevoegd tot aanstelling en beëindiging van de Directeur Bestuurder. Raad van Advies kan hierop adviseren. Vraag 2: Er wordt gekeken naar een tijdelijk directeur, aanstelling per 1 februari, waarvoor men al diverse mensen op het oog heeft. Wie zijn deze mensen, kunnen deze eventueel in vertrouwelijkheid met de gemeenteraad worden gedeeld, hoe gaat de aanstelling van deze tijdelijke bestuurder, wie is daarbij betrokken en door wie worden de kosten betaald? Antwoord Gezien de vertrouwelijkheid van dit proces kunnen we hier op dit moment geen mededeling over doen. Er zal bij de aanstelling gekeken worden naar voldoende ervaring en expertise op gebied van evenementen en stichtingen. Maar ook de affiniteit met Zandvoort is van belang. Er wordt geen extra budget beschikbaar gesteld voor de interim-fase, dit zal verrekend worden met het beschikbare budget. Vraag 3: Wat is de inbreng, financieel of anders, van DGP/Circuit en Zandvoort Marketing in de stichting? Antwoord DGP investeert in de stichting door de planvorming mobiliteit voor de side events te integreren in het algehele mobiliteitsplan. De stichting hoeft daardoor geen apart mobiliteitsplan te maken, wat vorig jaar wel aan de orde was.

Ook neemt DGP de mobiliteitsmaatregelen voor de stichting (exclusief personeel) mee in de afspraken met leveranciers, waardoor er prijsvoordeel kan zijn. Ook in de planvorming voor veiligheid wil DGP investeren in de stichting. De uitvoering is wel gescheiden vanwege de eigen verantwoordelijkheden die er liggen vanuit de evenementenvergunning. Daarnaast investeert DGP in acquisitie om sponsoren ook te verbinden aan de side events. De stichting mag daarnaast gebruik maken van het communicatieplatform wat de DGP gebouwd heeft om met haar bezoekers te kunnen communiceren. Dat betekent dat er rechtstreeks gecommuniceerd kan worden met alle bezoekers. Dat is een voordeel in promotie maar ook in relatie tot crowd control veiligheid en mobiliteit.

1/2

Zandvoort Marketing is de communicatie partner van de side events. Zij ontwikkelen een communicatieplan en voorzien de bezoekers van informatie over het side events-programma. Zandvoort Marketing draagt 15.000,- bij aan communicatiemiddelen. Vergunningplichtige objecten voortvloeiend uit het communicatieplan, zoals het plaatsen van citydressing objecten, vallen onder verantwoording van de Stichting. Vraag 4: Wie stelt de raad van toezicht aan? En hoe worden de leden hiervan gezocht? Antwoord De Raad van Toezicht wordt voor bij oprichting aangesteld door de Raad van Advies. Gemeente, DGP en Zandvoort Marketing nemen in ieder geval zitting in de Raad van Advies. Daarnaast wordt aan Ondernemers Belangen Zandvoort (OBZ) de oproep gedaan om 1 of 2 ondernemers af te vaardigen voor de Raad van Advies. De Raad van Advies is straks de selectiecommissie voor de Raad van Toezicht. De werving zal via een openbare vacature uitgezet gaan worden. Na oprichting van de Stichting is de Raad van Toezicht zelf verantwoordelijk voor wisselingen van leden en nieuwe aanstellingen binnen de stichting. Vraag 5: De borging van de ‘couleur locale’ gebeurt via de statuten van de stichting. Krijgt de gemeenteraad de oprichtingsakte en bijbehorende statuten in te zien? Kan er jaarlijks specifiek verantwoording worden afgelegd over de borging van de betrokkenheid van de lokale ondernemers c.q.

het verankeren van de couleur locale? Antwoord De borging van de couleur locale wordt vastgelegd in de concessieovereenkomst die de gemeente sluit met de stichting. Deze overeenkomst zal gedeeld worden met de gemeenteraad. De stichting en gemeente evalueren deze overeenkomst jaarlijks, daarmee kan er gestuurd worden op de couleur locale. Daarnaast wordt deelname van ondernemend Zandvoort geborgd in de Raad van Advies, waarin 1 of 2 lokale ondernemers zitting nemen. Vraag 6: In de visie staat dat de financiering van de stichting onder andere afkomstig is van subsidies. Krijgt de stichting naast de € 100.000 voor de directeur/bestuurder en de € 5000 kantoorkosten nog andere inkomsten uit subsidies? Zo ja, welke en voor welk bedrag? Antwoord De gemeente subsidieert de stichting niet. Er wordt een concessieovereenkomst afgesloten met daarin de eerder beschreven bijdrage en kaders (€100.000 + deel citydressing). De subsidies zijn in de bijlage benoemd voor mogelijke andere partners die de stichting kunnen financieren, wellicht Provincie Noord-Holland of andere overheden.

2/2