Beantwoording technische vragen VVD over de Dienstverleningsvisie

Beantwoording technische vragen VVD over de Dienstverleningsvisie De kosten vallen uiteen in 11.000 in 2021 en 2022 voor project en programmaleiders en een eenmalig bedrag van 22.000 voor monitoring, onderzoek en externe expertise. Is die 11.000 euro alleen voor de jaarschijven 2021 en 2022, of is dit structureel? Het bedrag van 11.000 euro is alleen voor 2021 en 2022. 1a. Op welke wijze wordt inzichtelijk gemaakt dat dit ten laste gaat van het budgetplafond dat als gevolg van het coalitieakkoord is ingesteld? Het is van belang om onderscheid te maken tussen programmakosten en kosten voor de ambtelijke samenwerking (bedrijfsvoering). Deze incidentele kosten komen niet ten laste van de stelpost ambtelijke samenwerking, maar worden uit programmabudget gedekt. 1b. Kunt u de post ‘monitoring, onderzoek en externe expertise’ nader onderverdelen? Hoe veel hier van is externe expertise en hoe wordt inzichtelijk gemaakt dat dit ten laste komt van eerder genoemd budgetplafond? Er is een begroting gemaakt waarbij de helft van het budget wordt ingezet voor externe expertise, de andere kosten zijn uitgesplitst in 1/6 voor onderzoek, 1/6 voor communicatie en 1/6 als onvoorzien. 1c. Welk bureau/bureaus gaan de monitoring, onderzoek en externe expertise uitvoeren? Kunnen offertes en/of opdrachten met de raad worden gedeeld? Voor het cultuur en communicatie traject is Orange Otters gevraagd.

Voor de expertise op het verbeteren van dienstverleningsprocessen is het bureau 100% service gevraagd. De monitoring wordt uitgevoerd door de afdeling DIA. De kosten daarvan zijn uitvoeringskosten. 1d. Welke invloed heeft Zandvoort op de opdrachten uit vraag vier? Is dit een zelfstandige keuze van Zandvoort, of sluiten wij aan bij wat Haarlem kiest? De voorbereiding en keuze van de bureaus gebeurt op basis van de expertise en uitvraag door onze gezamenlijke ambtelijke organisatie waarmee bestuurlijk is ingestemd. In antwoord op technische vragen van OPZ wordt uitgelegd dat dekking gevonden is in ‘het flexibele budget van de gemeentesecretaris’. 2a. Wat is dit voor budget en waar in de begroting en/of andere P&C-documenten staat dit budget genoemd? De gemeentesecretaris beschikt sinds de start van de ambtelijke fusie over een budget van €150.000. Dit budget maakt onderdeel uit van het beleidsveld 7.3 Overhead. 2b. Welke uitgaven zijn de afgelopen jaren (2017 tot en met heden) ten laste van dit budget geboekt? (graag een compleet overzicht) Het gaat om uitgaven aan materiële budgetten zoals o.a. extra onderzoek en advisering en andere kosten waarin niet is voorzien in de diversen programmabudgetten. 2c. Hoe hoog is dit budget jaarlijks? Zie het antwoord op vraag 2a: €150.000.

In het Haarlemse stuk wordt beschreven dat dekking is gevonden in de reguliere begroting (opleidingsbudget en programma dienstverlening). Opvallend is dat Haarlem (blijkens haar Bestuursrapportage) als gevolg van de coronacrisis forse meevallers heeft o.a. op het opleidingsbudget (meevaller van 365.000 euro), maar ook op facilitaire budgetten (225.000). 3a. Klopt het dat Zandvoort middels de vaste vergoeding voor overhead meebetaalt aan deze budgetten?

Zandvoort betaalt overeenkomstig het dienstverleningshandvest, waaronder een component voor overhead waarin geen nacalculatie is afgesproken. 3b. Op welke wijze is of wordt Zandvoort gecompenseerd voor deze 'meevaller’? Afspraak is dat geen nacalculatie op de vergoeding plaatsvindt en dus ook geen nabetaling wat betreft voor- of nadelen. 3c. Indien het antwoord op vraag 2 luidt dat deze compensatie niet van toepassing is; Klopt de berekening dat, indien deze meevallers volgens de vaste verdeelsleutel van 90% - 10% worden verdeeld, dit ruim voldoende zou zijn voor de kosten die samenhangen met deze dienstverleningsvisie? Zie ook de beantwoording van bovenstaande vragen. Daarnaast is het zo dat het een incidenteel budget voor het jaar 2021 is waarvoor geen specifieke dekking in de overheadbudgetten is opgenomen.