Beantwoording technische vragen opzeggen concessieovereenkomst Zandvoort Beyond

Beantwoording technische vragen

Hierbij de beantwoording van de technische vragen van de fractie Jong Zandvoort bij agendapunt Evaluatie Zandvoort Beyond 2024 tijdens de raadscommissie van 6 november 2024. Vraag 1 Wat zijn de financiële en praktische consequenties beëindiging overeenkomst Zandvoort Beyond? Antwoord: Naar aanleiding van de behandeling van de evaluatie van het Racefestival 2024 in de raadscommissie van 6 november is gevraagd naar de consequenties (juridisch en praktisch) van het opzeggen van de concessieovereenkomst tussen gemeente Zandvoort en Zandvoort Beyond. Juridische consequenties De gesloten concessieovereenkomst tussen de gemeente Zandvoort en Stichting Zandvoort Beyond (hierna: de Stichting) biedt geen juridische grondslag om de overeenkomst te ontbinden. In artikel 11 van de overeenkomst zijn weliswaar bepalingen omtrent een tussentijdse beëindiging opgenomen, maar daar kan op dit moment geen beroep op worden gedaan. Zo zijn de verplichtingen door de Stichting in 2024 binnen het contractuele kader uitgevoerd, waarbij er geen sprake is van niet-nakoming. Indien dit wel zo was, zou de Stichting eerst in gebreke moeten zijn gesteld, waarna bij definitieve niet nakoming de overeenkomst zou kunnen worden ontbonden. Dit is niet gebeurd. Daarnaast is de overeenkomst voor twee jaar vastgelegd, wat impliceert dat de samenwerking met de Stichting ook in 2025 voortduurt.

Tevens is er geen sprake overmacht of onvoorziene omstandigheden. Mocht de gemeente toch de overeenkomst willen te ontbinden, dan is er een aantal risico’s: • Schadeclaim van de Stichting met betrekking reeds gemaakte kosten voor de editie 2025. Daarnaast doorlopende kosten met betrekking tot de medewerkers/ andere vaste kosten van de Stichting. • Kosten van mogelijke juridische procedures Praktische consequenties Zoals in de Rapportage van Respons benoemd, wordt geadviseerd om editie 2025 wederom te organiseren met Stichting Zandvoort Beyond. De tijd is te kort om een andere partij te vinden, als deze überhaupt al te vinden is.

1/3

In 2021 is er bewust de keuze gemaakt om niet met een commerciële partij te gaan werken, maar met een onafhankelijke stichting zonder winstoogmerk. Dit naar aanleiding van de onrust die was ontstaan bij lokale ondernemers in de samenwerking met commerciële partij Gielissen. Er was destijds veel ophef over de samenwerking, onder andere over de tarieven en mogelijkheden die deze partij bood. Het model van een onafhankelijke Stichting werd door de ondernemers omarmd. Daarnaast is het verplicht bij het commercieel wegzetten van een dergelijke opdracht met bijbehorende financiën om dit aan te besteden. Met de termijnen die daarbij horen en de deadline van de eerste vergunning-ronde in maart 2025 is het ondenkbaar dat een externe partij nog op dit proces in kan springen. Ook het loslaten van één organiserende partij met één parapluvergunning is ondenkbaar. Het is onmogelijk om alle aanvragen die onder de parapluvergunning van Zandvoort Beyond vallen separaat van elkaar te behandelen. Als er geen paraplupartner is, is de gemeente verplicht om deze losse initiatieven in behandeling te nemen. De aanvragen bestaan onder andere uit meldingen, vergunningen en ontheffingen. Namelijk elke tapwagen, kermisattractie, DJ booth en vlaggenmast moet in behandeling genomen worden. Je moet dan denken (op basis van afgelopen editie) aan minstens 50 meldingen, vergunningen en/of ontheffingen.

En dan blijft de discussie: wie gaat dan het overkoepelende veiligheidsplan maken en beveiliging, signing, toiletten etc. gedurende de F1 dagen regelen. Ook de mobiliteitsmaatregelen voor side events worden integraal meegenomen in het DGP mobiliteitsplan. Hier is centrale afstemming tussen DGP en de parapluvergunninghouder voor nodig. En het mediacentrum wordt ook door Zandvoort Beyond georganiseerd. Los van het feit dat dit enorm arbeidsintensief is voor de gemeente (denk aan capaciteitsverhoging op gebied van vergunningverlening/handhaving/toezichthouders/constructeurs ) en de veiligheidsdiensten. Zorgt de situatie ervoor dat de veiligheid niet gegarandeerd kan worden. Iedere initiatiefnemer zal alleen verantwoordelijkheid willen nemen voor datgene wat hij of zij zelf organiseert en niet voor de gebieden ‘tussen’ de verschillende aanvragen. Voorbeeld: er zouden 5 verschillende vergunningen aangevraagd kunnen worden voor de Haltestraat. Mocht er een incident zijn in zo’n ‘tussengebied’ is dit niet opgenomen in de planvorming en is er dus niet nagedacht over veiligheidsmaatregelen. Ook is er in dit scenario geen centraal aanspreekpunt voor het afstemmingsoverleg, vertegenwoordiging in het OCC (centrale plek voor veiligheidsissues), een afzender voor bewonersinformatie/bezoekersinformatie en de duurzaamheidsmaatregelen.

Zandvoort Beyond heeft afgelopen editie met succes in samenwerking met lokale ondernemers een schone plasticstroom ter recycling aan kunnen bieden. Dit is het eerste Zandvoortse evenementen die plastic bekers succesvol weet te recyclen.

2/3

De veiligheidsdiensten hebben in aanloop naar de eerste editie van de F1 al aangegeven op een dergelijk scenario negatief te zullen adviseren. Hierdoor kunnen er geen side events en dus ook geen muziek bij lokale horeca, kermis en activiteiten op de boulevard plaatsvinden. Een economische tegenvaller voor Zandvoort en voor de lokale ondernemers een gemiste kans voor een totaalbeleving en het trekken van bezoekers naar strand en centrum.

3/3