Beantwoording technische vragen OPZ
Tekst van het document
Beantwoording technische vragen
Hierbij de beantwoording van de technische vragen die zijn gesteld door de fractie OPZ bij agendapunt 9 ‘Kwaliteitsimpuls Zandvoort Racefestival’ van de raadscommissie van dinsdag 9 januari 2024. Vraag 1 Het doel is om economische, maatschappelijke en sociale spin-off creëren voor Zandvoort maar wij lezen niet hoe, waarmee en voor wie? Missen concrete doelen, een helder programma per doelgroep, een duidelijke businesscase en een financiële opzet van de te verkrijgen en te besteden middelen. Graag nadere invulling daarvan. Antwoord De doelstelling om economische, maatschappelijke en sociale spin-off te creëren is benoemd in de ‘Startnotitie terugkeer Formule 1’ door de raad vastgesteld op 26 maart 2019. Daarnaast is bij vaststelling van de ‘Visie side events’ benoemd dat voor het creëren van dergelijke spin-off een side events/activatieprogramma essentieel is. Het Racefestival creëert dit o.a. door het aantrekken van extra bezoekers aan Zandvoort (economische impuls) en het betrekken van inwoners en ondernemers (sociaal en maatschappelijke impuls). De Buas F1 impact rapportages hebben laten zien hoe een dergelijke spin-off gecreëerd wordt. In de concessieovereenkomst met de stichting worden de voorwaarden die aan de gemeentelijke bijdrage hangen benoemd. Een van de voorwaarden is aansluiting bij de ‘Visie side events’.
In deze visie wordt een breed programma voor diverse doelgroepen bestaande uit diverse disciplines beoogd. De invulling van het programma (inclusief businesscase) is verder aan de Stichting. Het programma zal concreet worden bij de jaarlijkse vergunningaanvraag. Vraag 2 Op pagina 3/10 staan 5 scenario’s benoemd, te weten A t/m E. Uit de stukken kunnen wij wel halen wat scenario A kost (het oude budget + 60% kostenstijging) en E het nu voorliggende raadsvoorstel gevraagde budget € 350.000, maar kunt u ook aangeven welke budget nodig is voor tussenliggende scenario`s? Antwoord De verschillende scenario’s zijn door Stichting Zandvoort Beyond gepresenteerd aan het college. Zie bijgevoegde presentatie voor de budgetten van de verschillende scenario’s. Vraag 3 Onder de 5 genoemde scenario`s staat ‘Er is een uitvraag gedaan aan Zandvoort Beyond om de productionele en financiële consequenties in kaart te brengen.‘ Is deze uitvraag ook beschikbaar voor de raadsleden, inclusief de ramingen welke opgehaald kunnen worden bij sponsors en ondernemers? 1/2
Antwoord Zie bijgevoegde presentatie, benoemd bij vraag 2. In de presentatie is geen gespecificeerde raming opgenomen wat door de Stichting opgehaald gaat worden bij sponsoren en ondernemers. Gemeentelijke investering wordt gemaximaliseerd op 1/3 van de gehele begroting van de Stichting. Vraag 4 Kunt u ons een overzicht aanleveren hoe de financiële uitgaven en inkomsten zijn geweest van Zandvoort Beyond over de afgelopen jaren? Antwoord Zie bijgevoegde jaarrekeningen van 2021 en 2022. Die van 2023 is nog niet beschikbaar, die wordt eind maart 2024 verwacht. De kosten van 2023 staan wel in de presentatie opgenomen. Vraag 5 Bij besluit 3 staat ‘3. De voorwaardelijke afspraken voor deze bijdrage wederom vast te leggen in een concessieovereenkomst met Stichting Zandvoort Beyond.’ Hoe komen deze te luiden, want wij lezen ook ‘Gemeente maakt tussentijdse afspraken met Zandvoort Beyond over GO/ NO GO momenten om bij te kunnen sturen en inzicht te krijgen in de voortgang van het evenement.’ Graag zouden wij deze concessieovereenkomst willen inzien inclusief de voorgenomen Go/NO Go afspraak momenten. Antwoord Er wordt momenteel gewerkt aan de nieuwe concessieovereenkomst, maar dit document is nog niet beschikbaar. Op hoofdlijnen zal deze vergelijkbaar zijn met de overeenkomst 2021-2023 maar dan met aanvullende afspraken over het mogelijke nieuwe budget.
De GO/NO GO afspraken zijn een voorbeeld van deze nieuwe voorwaarden. De oude overeenkomst is hier te vinden: bijlage_1_concept_concessieovereenkomst_Stichting_&_Gemeente (raadsinformatie.nl) Vraag 6 In risico punt 4 staat dat er voor toezicht en handhaving een extra bijdrage wordt opgenomen in de gemeentelijke F1 begroting. Is dit bovenop het maximale budget aanvraag voor het Zandvoortse Racefestival van maximaal €350.000 en over welk bedrag hebben wij het? Antwoord Deze kosten zijn afhankelijk van het programma en de veiligheidsrisico’s die dit met zich meebrengt. Op dit moment is het nog niet bekend of die kosten er gaan komen en om welk bedrag dit dan zal gaan, er zal indien nodig hier aandacht aan gegeven worden in de reguliere P&C cyclus.
2/2
2
Zandvoort Racefestival Oorspronkelijke Doelstelling icm visie Side Events •
•
•
De ambitie van Partijen is om ten tijde van de FIA Formula One World Championship Dutch Grand Prix (hierna: de DGP) onder de naam Zandvoort Beyond een in hoofdzaak gratis toegankelijk publieksevenement van formaat te organiseren. Als zodanig trekken de Side events bezoekers naar het dorp en mogelijk naar de regio, waardoor enerzijds het resultaat van de lokale horeca en detailhandel en anderzijds het imago van Zandvoort en regio wordt bevorderd. Ook de belangen van de (horeca)ondernemers en andere stakeholders zoals CM.com Circuit Zandvoort, Dutch Grand Prix Organisatie, Zandvoort Marketing, MKB, bewoners van Zandvoort en relevante (overheids)diensten worden bij de organisatie betrokken. De Side events dragen bij aan een totaal beleving van de FIA Formula One World Championship Dutch Grand Prix. Bezoekers komen mede door de Side events in ‘racesferen’ en ervaren de Side events als positieve aanvulling in aanloop naar en tijdens het Hoofdevenement.
3
Zandvoort Racefestival Terugblik vanaf 2020 in vogelvlucht • • • • • • • • •
Impact corona met name fors in 2020 en 2021 Na-ijl effect in 2022 Afwachtende houding ondernemers, ook ivm verschuiving datum Beperking veiligheidsdiensten in aantrekkelijkheid / aanzuigende werking Markt sterk veranderd t.o.v. 2020 (corona, inflatie, loonstijgingen, personeelstekort, geopolitieke situatie, verschuiving datum, verharding relatie DGP, veiligheidseisen, terugtrekkende overheid) Programmalijn neergezet met 4 hoofdlocaties in 2023 Vermaak voor iedereen gedurende periode Kiezen periode uitdagend (lang = overlast, korter = minder vermaak) ‘hype’ is er af na 3 jaar en afwachten wat komen gaat
4
Zandvoort Racefestival Ambitieniveau 2024 en 2025 uitgangspunten • Huidige concessie overeenkomst • Addendum 2021/2022 (2023 niet vastgesteld wel afgesproken) • Meerdere scenario's mogelijk Niet meer op basis van het ‘Gielissen model’ (bigger = better) maar geënt op organische groei mét en door de Zandvoortse middenstand en gevoed door learnings 2022 en 2023.
5
Waarom Waarom Zandvoort Beyond Racefestival • Paraplupartner en daarmee ontzorging Gemeente • Financiële afspraken met partners en subsidienten • Investeren in kwaliteit en organisatievorm • Duurzaamheid hoger op de agenda (voorbeeldfunctie) • Stabiliteit en verbetering in programmering • Verantwoordelijkheid en aanspreekbaarheid • Ontzorgen • Economische impact
6
Waarom Zandvoort Beyond • MAXIMALE ECONOMISCHE SPIN-OFF voor Zandvoort en de regio • VOLLEDIG GEZAMENLIJKE EFFORT van Gemeente Zandvoort, Lokale ondernemers, DGP, Zandvoort Marketing en de regio • MOBILITEIT EN VEILIGHEID geborgd dmv expertise en ervaring • EEN TOTAAL BELEVING IN HET DORP EN REGIO voor zowel de inwoners als de bezoekers • BREED DRAAGVLAK van inwoners, ondernemers dorp, strand en regio • AANVRAGEN NIET DIRECT BIJ GEMEENTE Zandvoort Beyond fungeert als vangnet en screent en bundelt de aanvragen. Daarnaast verzorgt de Zandvoort Beyond de verder afwikkeling en revisies van de vergunningsaanvragen en heeft direct contact met alle (50+) ondernemers die een aanvraag hebben gedaan
7
Stichting Zandvoort Beyond • GEEN VERDIENMODEL voor de organisator • MAXIMALE TRANSPARANTIE naar de buitenwereld • BREED POLITIEK DRAAGVLAK in Zandvoort en de regio • STICHTING MEEST NEUTRALE VORM en geen winstoogmerk • RAAD VAN TOEZICHT en Raad van Advies • STICHTING VRAAGT VERGUNNING AAN voor het Racefestival
8
Financiële uitgangspunten Inkomsten stichting:
• Concessie vergoeding • Verpachting activiteiten programmering • Sponsorschap (=risico) • Partnerbijdrage • Subsidie
9
Waar gaat het nu aan op ? • Proces uitvragen en begeleiding aanvragen paraplupartners • Veiligheidsplan, overleg met diensten, revisie planvorming, coördinatie richting paraplupartners. Werkzaamheden nemen alleen maar toe • Inrichting productie, ontzorgen, doen wat je zegt • Publiekszorg evenementen terrein • Aan programma heel beperkt • Nauwelijks budget voor sturingsmogelijkheden (bovenop bestaande minimale inzet crowd management)
10
Financiële scenario’s Uitvraag 1: inzet conform 2023 Uitvraag 2: inzet conform 2023 + aantrekken extra publiek Uitvraag 3: Aanvullende rol ZB als organisator tijdens het raceweekend op de essentiële locaties Uitvraag 4: Activiteiten organiseren tussen circuit en centrumgebied Uitvraag 5: Aantrekkelijk programma in de twee weken voorafgaand aan het raceweekend
11
Uitvraag 1
(inzet conform 2023)
In afgelopen jaren geen indexatie toegepast (CPI 21,73%, eventbranche meer) Verder: 1. Meer indieningseisen/Regeldruk in uitvoering 20% 2. Wet natuurbescherming en duurzaamheid 8% 3. Interne borging personeel en kennisrisico’s 10% 4. Afnemende (financiële) hulp vanuit ambitiepartners en subsidienten (percentage nog onbekend) Totale indexatie 2020-2024 : 59,73%
12
Uitvraag 2
(inzet conform 2023 + aantrekken extra publiek)
Bijvoorbeeld: Groot scherm op Badhuisplein inclusief inrichting
1. 3 dagen groot scherm met live F1 feed en omlijstend programma 2. Rechten VIDEMA al ca. 20.000 EUR bij 2.500 personen per dag (nader te onderzoeken) 3. Productie en faciliteiten ca. 20.000 EUR inclusief inrichting zitplaatsen etc. 4. Aanvullend mogelijk ‘afterparty’ om mensen langer in Zandvoort te houden en druk op station te ontlasten 5. Ovb vrijgeven rechten door rechthebbende (nu Viaplay) Totalekosten: indexatie 2020-2024 (59,73%) + 35.000 EUR
13
Uitvraag 3
(Aanvullende rol ZB als organisator tijdens het
raceweekend op de essentiële locaties) Richting: Een steviger programma, grotere artiesten die een meer aantrekkende waarde hebben voor bezoekers. 1. Aanvullende inzet uren tbv planvorming, veiligheid en productie. 2. Inkoop programma en productie. Inverdientijd horeca op langere termijn 3. Opplussen wayfinding, communicatie en citydressing 4. Cofinanciering (bijv. Provincie, Innovatiefonds, HC fonds) noodzakelijk tbv programmeren grotere artiesten. Totale kosten indexatie (59,73%) + 55.000 EUR (+ cofinanciering)
14
Uitvraag 4
(Activiteiten organiseren tussen circuit en
centrumgebied)
Richting: Activiteiten organiseren tussen circuit en centrumgebied, om een bezoek aan het centrum laagdrempelig te maken 1. Betreffende gebied hoog op prio lijst veiligheidsdiensten, wat is het draagvlak? 2. Mogelijke verblijfslocatie F1 bezoekers na programma circuit = minder druk station = positief 3. Concurrentiepositie horeca centrum? Precaire verhouding 4. Gebied momenteel niet bruikbaar o.a. ivm helmgras/duingras 5. Parkeerplekken blv barnaart nu van DGP voor auto’s en fietsen
15
Uitvraag 5
(Aantrekkelijk programma in de twee weken
voorafgaand aan het raceweekend) Richting: Activiteiten organiseren 14 dagen voorafgaand
1. Entree gebied Zandvoort, Looproute F1, zichtbaarheid, losstaand 2. Boulevard Barnaart ruimte maken (parkeeropgave) 3. Sport evenement Grand Prix Triathlon, Jet Ski Challenge, etc. 4. Educatie over mobiliteit en duurzaamheid 5. Karten voor kids, Attractiepark, G-Krachten, Workout 6. Expositie F1 auto’s in alle vormen (schaalmodellen, racebanen, etc.) 7. Podium locatie entertainment, Yves ontmoet, Zandvoortse avond, etc. 8. Zowel regio bezoekers als toeristen Investering: 350.000 EUR +
16
Schematische weergave Uitvraag
Kosten
Uitvraag 1 (gelijk aan 2023)
159.730 EUR
Uitvraag 2 (2023 plus)
194.730 EUR
Uitvraag 3 (grotere artiesten)
214.730 EUR + cofinanciering
Uitvraag 4 (tussen circuit en centrum)
nnb
Uitvraag (14 dagen vol vermaak)
350.000 EUR +
17
Cofinanciering Gemeente Jaar
Kosten
Bijdrage Gemeente
Percentage
2021
213.668 EUR
134.900 EUR
63%
2022
393.422 EUR
140.000 EUR
35%
2023
338.708 EUR
100.000 EUR
29%
• Het percentage subsidie vanuit de Gemeente Zandvoort neemt jaarlijks af ten opzichte van het begrotingstotaal • De marktbrede benchmark financiering vanuit een Gemeente bij vrij toegankelijke evenementen ligt tussen de 35 en 50% •
N.B. de kosten lagen in 2022 hoger ivm inkoop expositie Car Art (>40k EUR)
•
N.B. 2 in 2023 is de stichting ZB BTW plichtig geworden, de bedragen in de rij 2023 zijn exclusief BTW
18
Opbrengsten verdeling
19
JAARRAPPORTAGE 2021 Stichting Zandvoort Beyond
Stichting Zandvoort Beyond Baggelhuizen 8 9405 VD Assen
Inhoudsopgave
Pagina Balans per 31 december
1
Winst- en Verliesrekening
3
Toelichting op de balans
4
Toelichting winst- en verliesrekening
6
Resultaat bestemming
8
Stichting Zandvoort Beyond Balans per 31 december
31 december 2021 €
ACTIVA
Vorderingen en overlopende activa Overlopende activa
783 783
Liquide middelen Banken
131.288 131.288
Vlottende activa
132.071
TOTAAL ACTIVA
132.071
22 maart 2022
1
Stichting Zandvoort Beyond Balans per 31 december
31 december 2021 €
PASSIVA
Exploitatieresultaat
16.884
Eigen vermogen
16.884
Kortlopende schulden Crediteuren Overlopende passiva
13.109 102.078 115.187
Vreemd vermogen
115.187
TOTAAL PASSIVA
132.071
22 maart 2022
2
Stichting Zandvoort Beyond Winst- en Verliesrekening
2021 €
WINST EN VERLIES
Baten Baten
213.668
Totaal baten
213.668
Inhuur
63.829
Kostprijs omzet
63.829
Lasten Overige personeelskosten Exploitatiekosten Kantoorkosten Verzekeringen Algemene kosten Financiële lasten
113.024 13.045 2.501 2.756 1.501 128
Totaal lasten
132.955
TOTAAL WINST- EN VERLIESREKENING
16.884
22 maart 2022
3
Stichting Zandvoort Beyond Toelichting op de balans
31 december 2021 €
Vorderingen en overlopende activa Overlopende activa Transitorische posten
783
Vorderingen en overlopende activa
783
Liquide middelen Banken NL69RABO0366784331 NL32RABO3468619472
31.288 100.000 131.288
Liquide middelen
131.288
Vlottende activa
132.071
Balans activa
132.071
22 maart 2022
4
Stichting Zandvoort Beyond Toelichting op de balans
31 december 2021 €
Eigen vermogen Exploitatieresultaat Exploitatieresultaat
16.884
Eigen vermogen
16.884
Kortlopende schulden Crediteuren Crediteuren
13.109
Overlopende passiva Vooruitontvangen subsidie Nog te betalen posten
99.900 2.178 102.078
Kortlopende schulden
115.187
Vreemd vermogen
115.187
Balans passiva
132.071
22 maart 2022
5
Stichting Zandvoort Beyond Toelichting winst- en verliesrekening
Baten Inkomsten Subsidie gemeente Zandvoort Subsidie Holland Casino Subsidie innovatie ondernemersfonds
2021 €
21.518 134.900 30.000 27.250 213.668
Inhuur Inhuur beveiliging/medisch Inhuur facilitaire benodigdheden Inhuur projecten
14.046 9.453 40.330 63.829
Overige personeelskosten Ingehuurd personeel Management Fee
35.741 77.283 113.024
Exploitatiekosten Exploitatiekosten
13.045
Kantoorkosten Administratiekosten Porti- en verzendkosten
2.178 323 2.501
Verzekeringen Assurantie aansprakelijkheid Evenementen verzekering
560 2.196 2.756
Algemene kosten Overige algemene lasten
1.501
22 maart 2022
6
Stichting Zandvoort Beyond Toelichting winst- en verliesrekening
Financiële lasten Bankkosten
2021 €
128
22 maart 2022
7
Stichting Zandvoort Beyond Resultaat bestemming
Het bestuur stelt voor het resultaat de volgende bestemming te geven: Het resultaat over 2021 ad € 16.884 wordt geheel toegevoegd aan de bestemmingsreserve. Dit voorstel dient nog te worden vastgesteld, maar vooruitlopend hierop is de voorgestelde resultaatverdeling reeds verwerkt in de jaarrekening 2021 van de stichting.
22 maart 2022
8
JAARRAPPORTAGE 2022 Stichting Zandvoort Beyond
Stichting Zandvoort Beyond Swaluëstraat 2 2042 KB Zandvoort
Inhoudsopgave
Pagina Resultaatvergelijking
1
Balans per 31 december
2
Winst- en Verliesrekening
4
Toelichting op de balans
5
Toelichting winst- en verliesrekening
7
Resultaat bestemming
9
Stichting Zandvoort Beyond Resultaatvergelijking
€
2022
€
2021
Verschil €
Baten Totaal baten Inhuur Kostprijs omzet Bruto winst
393.422 393.422 131.243 131.243 262.179
213.668 213.668 63.829 63.829 149.839
179.754 179.754 67.414 67.414 112.340
Overige personeelskosten Exploitatiekosten Verkoopkosten Kantoorkosten Verzekeringen Algemene kosten Financiële lasten Totaal lasten Totaal lasten
135.764 48.899 75 3.397 15.709 20 230 204.094 204.094
113.024 13.045 2.501 2.756 1.501 128 132.955 132.955
22.740 35.854 75 896 12.953 -1.481 102 71.139 71.139
Exploitatieresultaat
58.085
16.884
41.201
Het resultaat voor belastingen is ten opzichte van het boekjaar 2021 met € 41.201 toegenomen tot € 58.085. Een vergelijking tussen beide boekjaren geeft het bovenstaande beeld waarbij de cijfers zijn ontleend aan de winst- en verliesrekeningen.
17 maart 2023
1
Stichting Zandvoort Beyond Balans per 31 december
31 december 2022 €
31 december 2021 €
6.750 3.469
783
10.219
783
169.615
131.288
169.615
131.288
Vlottende activa
179.834
132.071
TOTAAL ACTIVA
179.834
132.071
ACTIVA
Vorderingen en overlopende activa Debiteuren Overlopende activa
Liquide middelen Banken
17 maart 2023
2
Stichting Zandvoort Beyond Balans per 31 december
31 december 2022 €
31 december 2021 €
Bestemmingsreserve Exploitatieresultaat
16.884 58.085
16.884
Eigen vermogen
74.969
16.884
Kortlopende schulden Crediteuren Overlopende passiva
2.521 102.344
13.109 102.078
104.865
115.187
Vreemd vermogen
104.865
115.187
TOTAAL PASSIVA
179.834
132.071
PASSIVA
17 maart 2023
3
Stichting Zandvoort Beyond Winst- en Verliesrekening
2022 €
2021 €
Baten Baten
393.422
213.668
Totaal baten
393.422
213.668
Inhuur
131.243
63.829
Kostprijs omzet
131.243
63.829
Lasten Overige personeelskosten Exploitatiekosten Verkoopkosten Kantoorkosten Verzekeringen Algemene kosten Financiële lasten
135.764 48.899 75 3.397 15.709 20 230
113.024 13.045 2.501 2.756 1.501 128
Totaal lasten
204.094
132.955
TOTAAL WINST- EN VERLIESREKENING
58.085
16.884
WINST EN VERLIES
17 maart 2023
4
Stichting Zandvoort Beyond 31 december 2022 €
31 december 2021 €
Debiteuren Debiteuren
6.750
-
Overlopende activa Transitorische posten
3.469
783
10.219
783
109.615 60.000
31.288 100.000
169.615
131.288
Liquide middelen
169.615
131.288
Vlottende activa
179.834
132.071
Balans activa
179.834
132.071
Toelichting op de balans
Vorderingen en overlopende activa
Vorderingen en overlopende activa
Liquide middelen Banken NL69RABO0366784331 NL32RABO3468619472
17 maart 2023
5
Stichting Zandvoort Beyond 31 december 2022 €
31 december 2021 €
Bestemmingsreserve Bestemmingsreserve
16.884
-
Exploitatieresultaat Exploitatieresultaat
58.085
16.884
Eigen vermogen
74.969
16.884
Crediteuren Crediteuren
2.521
13.109
Overlopende passiva Vooruitontvangen subsidie Nog te betalen posten
99.900 2.444
99.900 2.178
102.344
102.078
Kortlopende schulden
104.865
115.187
Vreemd vermogen
104.865
115.187
Balans passiva
179.834
132.071
Toelichting op de balans
Eigen vermogen
Kortlopende schulden
17 maart 2023
6
Stichting Zandvoort Beyond 2022 €
2021 €
192.022 139.900 30.000 31.500
21.518 134.900 30.000 27.250
393.422
213.668
46.823 37.460 46.960
14.046 9.453 40.330
131.243
63.829
569 3.116 132.079
35.741 77.283
135.764
113.024
Exploitatiekosten Exploitatiekosten
48.899
13.045
Verkoopkosten Representatiekosten
75
-
2.444 675 278
2.178 323
3.397
2.501
1.452 14.257
560 2.196
15.709
2.756
Toelichting winst- en verliesrekening
Baten Inkomsten Subsidie gemeente Zandvoort Subsidie Holland Casino Subsidie innovatie ondernemersfonds
Inhuur Inhuur beveiliging/medisch Inhuur facilitaire benodigdheden Inhuur projecten
Overige personeelskosten Reiskosten personeel Ingehuurd personeel Management Fee
Kantoorkosten Administratiekosten Kantoorbenodigdheden Porti- en verzendkosten
Verzekeringen Assurantie aansprakelijkheid Evenementen verzekering
17 maart 2023
7
Stichting Zandvoort Beyond 2022 €
2021 €
Algemene kosten Overige algemene lasten
20
1.501
Financiële lasten Bankkosten Rentelasten
222 8
128 -
230
128
Toelichting winst- en verliesrekening
17 maart 2023
8
Stichting Zandvoort Beyond Resultaat bestemming Het bestuur stelt voor het resultaat de volgende bestemming te geven: Het resultaat over 2022 ad € 58.085 wordt geheel toegevoegd aan de bestemmingsreserve. Dit voorstel dient nog te worden vastgesteld, maar vooruitlopend hierop is de voorgestelde resultaatverdeling reeds verwerkt in de jaarrekening 2022 van de stichting.
17 maart 2023
9