Beantwoording technische vragen (OPZ) aan adviescommissie - 18 juni 2021

Zandvoort, 18 juni 2021 Geachte heer Kramer, Hartelijk dank voor uw vragen d.d. 11 juni jl., naar aanleiding van de vergadering van de Raadscommissie op 8 juni jl. Hieronder treft u onze antwoorden in blauw aan, voorafgegaan door uw vraag en uw inleidende tekst. 1. U concludeert dat er geen grondslag is voor een aanvullende vergoeding voor overhead van Zandvoort aan Haarlem. Maar anders dan uw voorstel voor de afbouw van de efficiencykorting, waarvoor naar uw oordeel eveneens geen basis is gevonden, verbindt u geen financieel voorstel aan de afbouw van de vergoeding van de overhead waarvoor naar uw oordeel evenmin een grondslag bestaat. Vraag: Het lijkt niet meer dan billijk dat u, dezelfde methodiek volgend als voor de efficiencykorting, ook voor de doorbelasting van overhead door Haarlem aan Zandvoort een financieel voorstel voor afbouw doet? Hiermee verzoeken wij u daarom. Mocht u daartoe niet bereid zijn dan verzoeken wij u dat te motiveren. Antwoord: In het Dienstverleningshandvest is een vergoeding voor overhead opgenomen op basis van het budget dat Zandvoort bij de start heeft ingebracht, jaarlijks te indexeren. Daarom is geen sprake van afbouw van dit deel. De grondslag voor het verhogen van de overheadbijdrage ontbreekt echter. Dat kan alleen bij taakuitbreiding of bijzondere omstandigheden met integrale kostentoerekening.

De commissie adviseert om geen onderscheid te maken tussen overhead en de vergoeding voor algemene dienstverlening. Maar in plaats daarvan te spreken over taken waar een vergoeding tegenover staat. Dat geldt dus ook voor aantoonbaar nieuwe taken met een overhead-component. Denk aan wijzigingen in wet- en regelgeving. 2. Voor de toekomst adviseert u nadere afspraken te maken over aanvullende vergoedingen, die zien op aantoonbaar nieuwe of extra taken voor Zandvoort. Voor elke gemeente is er jaarlijks sprake van nieuwe of extra taken. Zowel in een 10% - 90% toedeling als in de overeengekomen lumpsum zijn nieuwe / extra taken dus al (deels) begrepen. Vraag: Op welke wijze zou dit laatste naar uw mening tot uitdrukking moeten komen in nadere afspraken over de verrekening van nieuwe of extra taken? Antwoord: De commissie adviseert dit vanuit de gedachte dat toekomstige afspraken over vergoedingen zo weinig mogelijk discussie moeten opleveren. Zo kan verkend worden over de vergoeding van Zandvoort volgens bijvoorbeeld het 10%-90% principe “automatisch” kan meebewegen met de groei en krimp van het takenpakket van beide gemeenten. Dit 10%-90% wordt voor nieuwe taken al gebruikt, maar is niet geformaliseerd. Maatwerk is bij deze werkwijze uiteraard uitgezonderd, maar dat is al goed geregeld.

De adviescommissie vindt dat nadere verkenning van een toekomstig verdeelmodel en de werking daarvan deel moet uitmaken van de algehele evaluatie. Dat valt buiten de opdracht aan de commissie.

3. Vervolgens noemt het opzetten van een gezamenlijk investeringsprogramma voor de overhead Haarlem en Zandvoort… Dit valt moeilijk te rijmen – zie het gestelde in de eerste alinea – met het feit dat de ambtelijke organisatie van Haarlem geen gemeenschappelijke organisatie van Haarlem en Zandvoort is, noch met uw constatering dat er voor het vergoeden

van overhead door Zandvoort aan Haarlem geen basis is. Het is ons daarom niet geheel duidelijk wat u wel / niet tot overhead rekent. Vraag: Graag verduidelijking; a) van deze elkaar tegensprekend lijkende opmerkingen, b) wat er onder overhead moet worden verstaan, c) of er binnen de ambtelijke fusie nu wel of geen basis voor een vergoeding van overhead is en d) als die basis er wel is, welke zaken daartoe wel / niet gerekend moeten worden? Antwoord: De commissie constateert dat de basis voor extra overheadvergoedingen ontbreekt. Maar ook dat kosten voor investeringen in nieuwe taken met een overheadcomponent natuurlijk wel degelijk zullen gaan voorkomen. Het is redelijk en billijk dat beide gemeenten delen in de lasten en baten van nieuwe taken. Daarom ook het advies om dit in de afspraken op te lossen door te spreken van nieuwe taken inclusief aantoonbaar de overheadcomponent. Het investeringsprogramma heeft in de eerste plaatse een functie in de afstemming tussen beide gemeenten en ruimte voor het maken van keuzes. Het gaat om het definiëren van de opgave die gemeenten hebben.. Dat kan een wettelijke grondslag hebben, maar ook investeringen die ten gunste komen van de kwaliteit van de dienstverlening. Onderdelen van het investeringsprogramma zijn: • • •

wat zijn de nieuwe taken? gelden die voor beide gemeenten, is sprake van maatwerk, welke keuzes kunnen worden gemaakt? welke kosten brengt dit met zich mee?

Bij de definiëring van het overheadbegrip volgt de commissie de lijn van het BBV, maar de commissie realiseert zich ook dat het in de praktijk een breder begrip heeft. Zo hebben ICT investeringen voor de verbetering van dienstverlening een zweem van overhead, maar vaak zijn ze (ook vanuit het BBV) direct toe te wijzen aan een taakveld en vallen ze buiten de overhead. Dat kan aanleiding tot discussie zijn. Juist om deze reden heeft het maken van afspraken over taken onze voorkeur. 4. Uw voorstel inzake de 10% - 90% kostenverdeling Zandvoort / Haarlem lag bij het aangaan van de fusie ten grondslag aan de toen overeengekomen door Zandvoort aan Haarlem te betalen vergoeding (lumpsum). Vervolgens werd er door Haarlem voor “nieuwe” of “extra” taken of projecten om aanvullende vergoedingen gevraagd. U maakt een onderscheid in reguliere dienstverlening, nieuwe taken, maatwerk ontwikkelprojecten en gewijzigde omstandigheden. Vragen: a. Waarop zou de omvang van de basisvergoeding voor reguliere dienstverlening qua ingangsjaar, omvang en indexering gebaseerd moeten worden? b. Hoe en op welk moment leg je de vergoedingen voor nieuwe taken, maatwerk ontwikkelprojecten en gewijzigde omstandigheden vast? Antwoord: De adviescommissie vindt dat nadere verkenning van een toekomstig verdeelmodel en de werking daarvan deel moet uitmaken van de algehele evaluatie.

Dat valt buiten de opdracht aan de commissie.

Wij hopen u hiermee van dienst te zijn geweest. Met vriendelijke groeten, Adviescommissie geschil Zandvoort-Haarlem, Hans Schmidt, voorzitter Marco Pot en Hans Slooijer, leden