Beantwoording technische vragen OPZ

Beantwoording technische vragen

Hierbij de beantwoording van de technische vragen die zijn gesteld door de fractie OPZ bij agendapunt 4 ‘Aanvullende kredietaanvraag renovatie Theatergebouw De Krocht’ van de raadscommissie van woensdag 15 mei 2024: Vraag 1 Volgens mij is het zo dat bij een voorselectie de uitgenodigde partijen op basis van het ontwerp vooraf een aantal zaken moeten aangeven, namelijk of zij bereid zijn een prijs af te geven en of zij in de gelegenheid zijn het werk ook daadwerkelijk te kunnen uitvoeren in de periode die vooraf door de gemeente is opgegeven. Is dat gebeurd en zo ja, wat was het resultaat? Antwoord De aanbesteding van de renovatie van Theater De Krocht te Zandvoort geschiedt volgens een meervoudig onderhandse procedure conform hoofdstuk 7 van het ARW 2016. Het gunningscriterium is de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV). Adviesbureau ZRI begeleidt de gemeente in deze aanbestedingsprocedure. In totaal zijn vier (4) gegadigden uitgenodigd voor de aanbesteding om een inschrijving te doen. De vier gegadigden zijn door de gemeente en de ontwerpers gekozen uit een longlist van geschikte aannemers. Alle partijen zijn vooraf door de gemeente benaderd om interesse en beschikbaarheid te peilen. Alle vier de aannemers hebben gemeld geïnteresseerd te zijn en capaciteit te hebben voor de aanbesteding en voor het realiseren van het werk.

Vraag 2 Zo niet, op welk moment zijn de overige partijen in het aanbestedingstraject afgehaakt? Antwoord Kort na het beschikbaar stellen van de stukken voor de aanbesteding en de eerste aanwijzing, hebben 2 aannemers gemeld dat zij toch geen capaciteit hebben om het werk uit te voeren. Zij gaven aan recent nieuwe opdrachten te hebben verworven en nu geen capaciteit meer te hebben. Half februari heeft de derde aannemer zich teruggetrokken. Hij heeft nog wel vragen gesteld en heeft de Nota van Inlichtingen ontvangen, maar gaf toen aan geen inschrijving te doen. Vraag 3 Wat is de reden dat er, op welk moment dan ook, geen andere partijen voor het aanbestedingsproces zijn uitgenodigd? Antwoord Conform de Aanbestedingswet is dit niet toegestaan.

1/7

Vraag 4 Waarom is het proces voortgezet met maar één partij? Antwoord Het feit dat momenteel slechts één aannemer deelneemt aan de aanbesteding is aanbestedingsrechtelijk geen probleem. Er was dus geen formeel beletsel om de aanbestedingsprocedure te vervolgen met één deelnemer. Mochten aanbesteder en inschrijver geen overeenstemming kunnen bereiken over de voorwaarden om het werk uit te voeren, dan is de opdrachtgever niet verplicht om het werk op te dragen. De opdrachtgever heeft de vrijheid om het werk niet op te dragen. Indien werd gekozen om de aanbesteding te staken en een nieuwe aanbesteding te starten, zou dit een vertraging van minimaal 2 maanden opleveren, terwijl er geen zekerheid was dat een nieuwe aanbesteding niet tot eenzelfde situatie zou leiden. Daarnaast zou de uitvraag naar de markt “wezenlijk” gewijzigd moeten worden (conform Aanbestedingswet). Vraag 5 De overschrijding van de stichtingskosten met meer dan 110 % van het eerder vastgestelde budget past niet zoals vermeld in het eerdere raadsbesluit van oktober 2021. Daarin staat opgenomen: De architect zal strak sturen op het budget. Hoe verklaart u een overschrijding van de stichtingskosten met meer dan ca. 110%? Antwoord De afgelopen 2,5 jaar zijn we geconfronteerd met sterke prijsstijgingen in de bouw voor wat betreft materialen en uurlonen.

Tevens hebben we te maken met een historisch hoog inflatiecijfer. Zowel de adviseurs binnen de gemeente als een onafhankelijk extern bouwkostendeskundig bureau hebben de bouwkostenraming gecontroleerd op marktconformiteit. Zij hebben geconcludeerd dat de raming die er nu ligt marktconform is. Ook signaleren zij reële kansen en mogelijk om optimalisaties door te voeren zonder dat dit leidt tot kwaliteitsverlies. Vraag 6 De verklaring van de overschrijding is summier in tekst opgenomen het raadsstuk. Graag ontvangen wij een uitgebreide financiële onderbouwing. Antwoord De overschrijding van de bouwkosten vindt op alle onderdelen plaats. Zowel bouwkundig, E-installatie en W-installatie zijn grote overschrijdingen. Deze vallen niet alleen aan inflatie toe te rekenen.

2/7

Vraag 7 Voorafgaand aan de aanbesteding is er een bouwkundig en een installatietechnisch bestek opgesteld op basis waarvan een BKPV (Beste Prijs Kwaliteit Verhouding) naar voren komt. Zie ook de inleiding van het raadsstuk van oktober 2021. De prijs wordt dan vast beoordeeld naar aanleiding van een opgemaakte directiebegroting. Is deze gemaakt en op welk bedrag sloot het budget? Antwoord Er is een elementenraming gemaakt door Veldman Rietbroek architecten d.d. 30 april 2021. In de loop van het proces is er door adviesbureau M3E op 26 augustus 2022 een directiebegroting gemaakt en deze is geactualiseerd op 3 maart 2024. De directiebegroting van 3 maart 2024 sluit op circa € 1.040.000,- aan bouwkosten. Vraag 8 Gestegen bouwkosten zouden voor het overgrote deel de oorzaak van de overschrijding zijn. Bij het terugzoeken in de gegevens van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) bleek de indexstijging van bouwkosten tussen 2021 en februari 2024 niet meer dan 17% te zijn gestegen. 2021 was de prijsindex namelijk 164,3% ten opzichte van het uitgangspunt in 2000 toen gestart is met 100%. Februari 2024 was de prijsindex 192,2% Ten opzichte van 2021 is dat een stijging van 30 procentpunt en 17%. Met welk percentage is het bouwbudget daadwerkelijk gestegen, t.o.v.

van het vastgestelde bouwbudget uit de stichtingskosten van 2021? Antwoord Het bouwbudget uit de elementenraming van Veldman Rietbroek architecten d.d. 30 april 2021 sloot op € 900.000,- De directiebegroting van M3E d.d. 3 maart 2024 sluit op € 1.040.000,- aan bouwkosten. Dit is een stijging van circa 16 procent. Vraag 9 Welk gedeelte van de stijging komt ten laste van planwijzigingen t.o.v. het eerdere budget en wat waren die planwijzigingen? Antwoord Er zijn geen planwijzigingen doorgevoerd. De stijging van de bouwkosten vindt op alle elementen plaats die eerder ook ontworpen waren.

3/7

Vraag 10 Welke bezuinigingen zijn nog door te voeren? Antwoord Er wordt onder andere gesproken met de aannemer over: − De E-installateur en W-installateur direct opdracht te geven vanuit de gemeente en met de bouwkundig aannemer een coördinatievergoeding van 3 % af te spreken. Dit scheelt 7 % opslag. − Versobering bouwplaats. − Toepassen van eenvoudigere regelingen E- en W-techniek. − Minder luxueuze verlichting. − Versobering van bouwkundige afwerkmaterialen (zonder functioneel kwaliteitsverlies). − Diverse andere optimalisaties. Vraag 11 Op basis van het raadsstuk kom ik tot de conclusie dat wij als gemeente projectmatig bij dit project niet in control zijn geweest. Een dergelijke overschrijding, met meer dan 100% t.o.v. het oorspronkelijke budget, is niet uit te leggen en zeker niet zoals ons wordt voorgehouden in deze notitie. Maar ook bij de bouw van de reddingspost Zuid hebben wij soortgelijke overschrijdingen moeten goed keuren. Is het project De Krocht en de projectorganisatie tot op heden qua kennis en kunde geëvalueerd? Zo ja, wat is er uit die evaluatie gekomen? Zo nee, staat er een evaluatie gepland? Antwoord Er heeft nog geen evaluatie plaatsgevonden. Deze zal worden ingepland in juni/juli 2024.

Vraag 12 Welke afdeling(en) zijn tot nu toe verantwoordelijk voor de (bouw)technische projectuitwerking? Antwoord Afdeling Proces- & Contractmanagement en afdeling Vastgoed. Vraag 13 Is het nu benodigde budget zowel afgezet tegen het vroegere gebruik als het toekomstige gebruik van Gebouw De Krocht? Antwoord Het grootste deel van de kosten heeft betrekking op achterstallig onderhoud van het gebouw, technische installaties van luchtbehandeling (W-installaties) en elektra (E-installaties). In die zin is het benodigde budget afgezet tegen bestaand gebruik in de bestaande functie als kleinschalig theater met horeca faciliteiten. 4/7

Kijkend naar het toekomstig gebruik, zijn er wensen om het gebouw meer multifunctioneel inzetbaar te maken, zodat het gebouw voor een aantal toekomstige vaste gebruikers als standplaats, broedplaats en ontmoetingsplek zeer laagdrempelig inzetbaar is. Dit betreft dan organisaties en verenigingen die zich voor kunst en cultuur inzetten. Op basis van gespreken met gebruikers en beheerder is gekomen tot een nieuwe indeling waarin een groot deel van de wensen zijn meegenomen in het nieuwe ontwerp. Dit heeft geleid tot meer en betere ruimtes om aan de toekomstige wensen te voldoen. Vraag 14 Graag ontvangen wij een onderbouwing van de bezettingsgraad die nu wordt ingeschat alsmede hoe het college - financieel onderbouwd - denkt te komen tot een sluitende exploitatie? Antwoord Een directe onderbouwing van de bezettingsgraad is moeilijk te geven. Door het gebouw ook in te zetten als vestigingsplaats voor een aantal culturele verenigingen en meer in te spelen op de ideeën die er zijn voor de programmering in het gebouw m.b.t. kunst en cultuur is de verwachting dat deze locatie een belangrijke bijdrage in de toekomst op dit punt gaat leveren. De inzet van deze modernisering geeft de mogelijkheden voor aanmoedigingen en versterken van Kunst en Cultuur in Zandvoort zoals vastgelegd in de Cultuurnota. T.a.v.

het hebben van sluitende exploitatie kunnen we stellen dat er groot deel van de investering gedekt zal dienen te worden vanuit de lopende exploitatie begroting om te komen tot een laagdrempelige inzet met betaalbare tarieven voor gebruik. Het ligt daarom in de bedoeling om een groot deel van de extra investering te dekken via een eenmalige donatie in de reserve kapitaallasten om zo te komen tot betaalbare huurlasten. Uitganspunt is wel om kosten van de beheer en onderhoudskosten van het gebouw kostendekkend door te berekenen. Veelal zal dat gebeuren op plaats van maatschappelijk tarief. Vraag 15 Welke lasten voor de gemeente zijn het gevolg van de verdubbeling van de bouwkosten? Antwoord De extra kapitaallasten als gevolg van de ophoging van het krediet met € 1.245.000 zijn (gemiddeld) ongeveer € 55 duizend per jaar.

5/7

Vraag 16 Hoe groot is het risico dat bepaalde voorstellingen of evenementen nu niet meer doorgang kunnen vinden indien de gemeente hogere exploitatiekosten gaat doorberekenen? Antwoord Indien wij de hogere exploitatielasten een op een zullen gaan doorbereken zal het uitgangspunt van een betaalbare laagdrempelige accommodatie worden losgelaten en wat zal leiden tot minder gebruik van de accommodatie. Gevolg is vaak dat dit leidt tot hogere subsidieaanvragen van maatschappelijke organisaties en vereniging voor gebruik van de locatie. Vraag 17 Is er op basis van de nieuwe kosten nog wel een sluitende businesscase? Antwoord Afhankelijk van de wijze van financiering van het nieuwe krediet en de daarbij te hanteren uitgangspunten is er een sluitende businesscase te maken. Vraag 18 Hoe groot is het complex gebouw De Krocht en welke taxatiewaarde (of OZB-waarde) heeft gebouw De Krocht? Antwoord Conform NEN2580 is het bruto vloeroppervlak 458 m2. De WOZ-waarde bedraagt € 252.000 d.d. 1 januari 2023. De opstaltaxatie bedraagt € 785.000 exclusief btw d.d. 28 maart 2023 Vraag 19 Wie worden de gebruikers van de extra multidisciplinaire ruimtes en zijn met deze mogelijke gebruikers al gesprekken gevoerd over het gebruik en de kosten? Antwoord Er worden per 6 weken gebruikersoverleggen gevoerd en er is een “Werkgroep Programmering” opgericht.

Doel is om zoveel mogelijk “vaste gebruikers” te krijgen, maar ook ruimte te laten voor culturele programmering. Er zijn nog geen gesprekken over kosten gevoerd.

6/7

Vraag 20 De huidige beheerder gaat stoppen zeer binnenkort. Is de huidige beheerder genegen om mogelijk nog 1 jaar langer het beheer op zich te nemen, indien mogelijk een nieuwe meervoudige onderhandse aanbesteding in de markt uitgezet moet worden? Antwoord De huidige beheerder heeft zijn overeenkomst per 1 mei 2024 opgezegd. Inmiddels heeft hij het pand overgedragen aan de afdeling Vastgoed. De beheerder heeft aangegeven niet genegen te zijn om langer het beheer op zich te nemen.

7/7