Vst Toekomst BVEB

Samenvatting raadsvoorstel

Onderwerp

: Toekomst BVEB

Kern van het raadsvoorstel Toestemming verlenen om de budgetten voor de BVEB te overschrijden/verhogen en de GR aan te passen zodat er gewerkt kan worden met een eigen directeur.

Raadsvoorstel

Onderwerp

: Toekomst BVEB

Zaaknummer

: 186418

Datum collegevergadering

: 8 juni 2021

Datum raadsbesluit

:

8 juli 2021

Datum raadsvergadering

:

8 juli 2021

Portefeuillehouder

: Wethouder Zondag

Inlichtingen bij

: Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard, afdeling HRM, M. van Delft

Voorstel

1. Het college toestemming te verlenen om de gemeenschappelijke regeling (GR) BVEB aan te passen zodat de GR een eigen directeur mogelijk maakt. 2. Het college toestemming te verlenen om de gemeentelijke bijdrage aan de BVEB eenmalig te verhogen met € 187.854 voor Zaltbommel. Dit te dekken uit het dekken uit de post “Blauwe organisatie” budget € 82.186 en € 105.659 uit de post dienstverlening. 3. Besluiten een structurele post van €200.000 per gemeente op te nemen. Dit op te nemen in de perspectief nota voor de jaren 2022-2025 vooruitlopend op verdere concretisering van de randvoorwaarden.

Inleiding De gemeenten Zaltbommel en Maasdriel hebben sinds 2017 een deel van de bedrijfsvoering gezamenlijk georganiseerd in de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard (BVEB). De BVEB voert voor beide gemeenten de taken uit in de bedrijfsvoeringsdomeinen I&A, HRM, Financiën en Juridische Zaken. De colleges van Maasdriel en Zaltbommel hebben geen gelijkluidend standpunt over de toekomst van de formele samenwerking. Op 17 november 2020 informeerden de twee colleges de beiden raden hierover. Daarop hebben de de colleges aan de gemeentesecretarissen van beide gemeenten (die tevens samen de directie van BVEB vormen) de opdracht gegeven na te gaan hoe de bedrijfsvoering (I&A, Financiën, Juridische Zaken en HRM) optimaal georganiseerd en gepositioneerd kan worden ten behoeve van beide gemeenten. Om tot een gefundeerd besluit te komen, is aan organisatieadviesbureau &Van de Laar (&VDL) gevraagd een variantenanalyse uit te voeren. Daarbij zijn de mogelijk denkbare samenwerkingsvarianten getoetst aan eenzelfde meetlat van 5K’s (kwaliteit, kwetsbaarheid, kosten, klantgerichtheid én kansen voor medewerkers). Op 20 april jl. heeft &VDL haar onafhankelijke advies gepresenteerd aan het bestuur van de BVEB over de best passende variant van krachtenbundeling op de bedrijfsvoering voor de gemeenten Zaltbommel en Maasdriel.

1 Conclusies en advies &VDL &VDL concludeert in haar eindrapport ‘Verantwoord (be)sturen. Een toekomstbestendig perspectief op BVEB’ dat optimaliseren van de huidige BVEB de beste variant blijkt te zijn. De andere varianten (aansluiten bij een bestaand samenwerkingsverband op bedrijfsvoering, onderbrengen bij een grote gemeente, bedrijfsvoering uitbesteden aan derden, andere 1

Zie eindrapport &VDL: ‘Verantwoord (be)sturen. Een toekomstbestendig perspectief op BVEB’.

2

deelnemers toevoegen aan de BVEB of ontvlechten van de BVEB en werken met centrumregelingen) blijken onhaalbaar, onuitvoerbaar of onaantrekkelijk. Het bureau schrijft: “Wij adviseren om vol overtuiging in te zetten op deze variant, met bestuurlijk commitment, met ambtelijk draagvlak en met de daartoe behorende interventies en middelen. BVEB is pas vier jaar onderweg als samenwerkingsorganisatie. Echter, voor de organisatie zijn bestuurlijk, financieel en in termen van sturing en cultuur nooit de randvoorwaarden gecreëerd om tot optimale prestaties te komen. Het potentieel van de samenwerking is niet benut. (…) Qua wenselijkheid (scores op de 5k’s) zijn wij ook van mening dat deze variant, voorzien van de nodige randvoorwaarden en optimalisatieslagen, kansrijk is en de bedrijfsvoering (en daarmee het primaire proces) van de gemeenten Maasdriel en Zaltbommel kan versterken.“ &VDL geeft wel aan dat deze variant alleen kan slagen als er krachtige interventies worden gedaan in sturing, structuur en cultuur. Zoals bijv. extra formatie, een eigen secretaris-algemeen directeur, een integraal dienstverleningsconcept en een hernieuwd gedeeld eindperspectief op bedrijfsvoering. Op 29 april jl. heeft het bestuur van de BVEB ingestemd met het hetgeen nu voorligt en op 1 juni jl. heeft het college van Maasdriel ingestemd. Het college van Zaltbommel heeft op 8 juni jl. ingestemd.

Burgerparticipatie NVT Argumenten 1.1 Best passende variant op basis van onafhankelijk advies &VDL heeft alle denkbare varianten onderzocht en is tot de conclusie gekomen dat de andere varianten niet haalbaar zijn en dat de variant met een eigen directeur qua wenselijkheid (scores op de 5k’s), voorzien van de nodige randvoorwaarden en optimalisatieslagen, kansrijk is en de bedrijfsvoering (en daarmee het primaire proces) van de gemeenten Maasdriel en Zaltbommel kan versterken. 1.2 Aanpassing van de GR is noodzakelijk Op grond van de Wet op de gemeenschappelijke regeling zijn we verplicht om de regeling aan te passen omdat hierin expliciet is vermeld dat de directie gevormd wordt door de beide gemeentesecretarissen. Omdat we kiezen voor een directeur vraagt dit om een aanpassing. 2.1 Investeringen zijn noodzakelijk voor goede doorstart Op dit moment is een aantal interventies ingezet om de basistaken en de aansturing van de BVEB op orde te krijgen, zoals aanvullende managementcapaciteit en extra ondersteuning bij HRM. Deze interventies lopen tot 1 oktober a.s. Gelet op de continuïteit en de noodzakelijkheid om de ingezette verbetering voort te zetten, heeft het bestuur van de BVEB zich voorgenomen dit te verlengen tot 1 januari 2022. Hiermee is een bedrag gemoeid van € 350.000 euro (€ 162.155 voor Maasdriel (46,33%) en € 187.845 voor Zaltbommel (53,67%).

Denk aan de te werven directeur, verlengen van tijdelijk management bij HRM en Financiën en enkele cruciale extra capaciteit bij met name HRM en Financiën en in mindere mate bij I&A. Omdat dit bedrag meer is dan €100.000, dient het bestuur van de BVEB hiervoor toestemming te krijgen van de twee raden. Ons voorstel is om in te stemmen en de BVEB toestemming te geven om tot dit bedrag te overschrijden. 3.1 Extra formatieruimte is noodzakelijk Uit het onderzoek is gebleken dat het noodzakelijk is om extra formatieruimte te hebben om de basis op orde te brengen, de werkdruk te verlagen, om mee te kunnen blijven bewegen met wettelijke en landelijke ontwikkelingen op het vlak van bedrijfsvoering, om de kwaliteit van 3

dienstverlening te kunnen blijven garanderen én om ontwikkelruimte in de organisatie te brengen omwille van de duurzaamheid van de samenwerking. De feiten tonen aan dat BVEB de voorbije jaren ‘onder de maat’ is georganiseerd en daarom ook op korte termijn een impuls kwantitatief en kwalitatief (verschuiving van operationeeltactisch naar tactisch-strategisch) nodig is. De omvang van deze impuls wordt indicatief ingeschat op 4 tot 6 fte. Een nadere uitwerking hierop is noodzakelijk en is onderdeel van de opdracht aan de te werven directeur. Omdat nu nog niet duidelijk is waar de extra capaciteit nodig is (en welke onderdelen anders of efficiënter kunnen worden ingericht), heeft het bestuur van de BVEB een besluit genomen de colleges te vragen hier een stelpost voor op te nemen zodat de directeur tijdelijke maatregelen kan treffen en tevens tijd krijgt om te komen tot een beargumenteerd voorstel. Kanttekeningen/risico’s 1.1 Kiezen voor een ander scenario &VDL heeft alle denkbare varianten onderzocht en is tot de conclusie gekomen dat de andere varianten niet haalbaar zijn. Toch kan er gekozen worden voor een andere variant. Hierbij moet wel rekening gehouden worden met de beperkte haalbaarheid, de extra kosten en impact op de medewerkers. Voor details zie het adviesrapport &VDL.

1.2 Geen uitbreiding van bedrijfsvoeringstaken &VDL heeft bevindingen gedaan ten aanzien van het huidig functioneren en presteren van BVEB. Op basis van die analyse (toets op wenselijkheid / 5K’s en haalbaarheid) komen zij tot het advies om de samenwerking tussen Maasdriel en Zaltbommel te optimaliseren binnen het bestaande juridische construct BVEB. Deze variant kan alleen slagen door het doen van 10 krachtige interventies in sturing, structuur en cultuur. Hiervoor is het noodzakelijk dat er rust ontstaat en dat hierover bestuurlijk commitment is. Het is daarom belangrijk vast te leggen dat we eerst aan de robuustheid van de BVEB gaan werken vanuit de huidige vier bedrijfsvoeringsdomeinen. 1.3 Niet aanpassen van de GR Om de benoeming van een directeur mogelijk te maken moet de GR worden gewijzigd. Dit kost tijd. Door de gewijzigde GR, eventueel met terugwerkende kracht, vast te stellen kan dit rechtmatig worden geformaliseerd. Om de GR te wijzigen moeten de colleges de raden toestemming vragen 2.1. Investering zijn noodzakelijk voor goede doorstart Op dit moment is een aantal interventies ingezet om de basis bij de BVEB op orde te krijgen. Deze interventies lopen tot 1 oktober a.s. Indien deze niet gecontinueerd worden, lukt het niet om de ingezette verbeteracties af te maken.

3.1 Onvoldoende interventies op sturing, structuur en cultuur Indien er onvoldoende wordt gedaan aan interventies in sturing, structuur en cultuur is de kans klein dat er daadwerkelijk wat verandert. De BVEB zal niet geloofwaardig zijn en goede medewerkers zullen hun kansen elders gaan pakken. Programma duurzaamheid nvt

4

Financiën (incl. BTW-effect) Incidentele kosten voor 2021 De tijdelijke maatregelen om de BVEB tot 1 januari 2022 te ondersteunen, bedragen: Inhuur verlenging HRM periode september tot en met december 2021 Inhuur tijdelijk teammanager financiën periode aug. tot en met december 2021 Werving directeur BVEB vanaf augustus 2021 Frictiekosten

€ 200.000 € 50.000 € 50.000 € 50.000

Totale tijdelijke kosten voor 2021 bedragen € 350.000. Dit betekent een bedrag van € 162.155 voor Maasdriel (46,33%) en €187.845 voor Zaltbommel (53,67%). Ons voorstel is dat we de BVEB aanvullend budget toekennen door het verhogen van de gemeentelijke bijdrage. Het gedeelte van Zaltbommel te dekken uit de post “Blauwe organisatie” budget € 82.186 en € 105.659 uit de post dienstverlening.

Structurele kosten Om de formatie op orde te krijgen en ontwikkelruimte te creëren is een inschatting gemaakt dat er plusminus € 200.000 per gemeente noodzakelijk is. Aan de colleges is verzocht om deze mee te nemen als stelpost in de perspectiefnota en kaderbrief voor 2022-2025. In de loop van 2022 kan de nieuwe directeur dan met een onderbouwd plan aangeven welke uitbreidingen er structureel noodzakelijk zijn en welke kosten daarmee gemoeid gaan. Bedrijfsvoering Uitvoering Na besluitvorming in de raad, kan het bestuur van de BVEB de maatregelen verder uitrollen en o.a. starten met de werving van een eigen directeur. Handhaving Communicatie Het is voor het bestuur en de directie van de BVEB van groot belang zowel de medewerkers BVEB, als de OR BVEB, als de twee deelnemende gemeenten geregeld mee te nemen en bij te praten over de voortgang van de duurzame verbeteringen bij de BVEB. Ons doel is draagvlak bij alle betrokkenen. Evaluatie/ controle Via de P&C-cyclus. Nota van wijzigingen Bijlagen 1. Samenvatting presentatie/ eindrapport &VDL 2. ‘Verantwoord (be)sturen. Een toekomstbestendig perspectief op BVEB’. Eindrapport &VDL met daarin een variantenanalyse en advies over de best passende variant van krachtenbundeling op de taken I&A, HRM, Financiën en Juridische zaken tussen de gemeenten Maasdriel en Zaltbommel. 21 april 2021. 3.

Presentatie &VDL aan het bestuur van de BVEB, 20 april 2021.

5