Regionaal Archief Rivierenland - Kaderbrief 2026

Aan de Griffies van de gemeenten Buren, Culemborg, West Betuwe, Maasdriel, Neder-Betuwe, Zaltbommel, Tiel.

Datum 28 november 2024 Uw kenmerk Ons kenmerk 1628-28347 Onderwerp Kaderbrief Programmabegroting 2026 van het Regionaal Archief Rivierenland Geachte raadsleden, geachte collegeleden, Bijgaand ontvangt u de Kaderbrief Programmabegroting 2026 van het Regionaal Archief Rivierenland. Deze kaderbrief is op 21 november 2024 door het Algemeen Bestuur behandeld en geeft inzicht in de beleidsmatige en financiële uitgangspunten/kaders voor de Programmabegroting van het Regionaal Archief Rivierenland. Met deze kaderbrief geven wij u als raad vroegtijdig inzicht in de kaders en uitgangspunten voor onze Programmabegroting 2026. Hoewel de Kaderbrief formeel niet zienswijzeplichtig is, kunt u ons uiteraard desgewenst een reactie sturen op de in de bijlage opgenomen kaders en uitgangspunten. Als u er voor kiest om ons een reactie toe te sturen, ontvangen wij die graag vóór 1 maart 2025, zodat we de mogelijkheid hebben om de informatie te gebruiken bij het opstellen van de begroting. U ontvangt onze Programmabegroting 2026 en de meerjarenraming 2027-2029, zoals gebruikelijk, voor 1 april 2025 zodat u de gelegenheid krijgt de gemeentelijke zienswijze bij de begroting kenbaar te maken. Wij nemen aan u met dit schrijven voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groeten, Namens het Dagelijks Bestuur van Regionaal Archief Rivierenland

Ella Kok-Majewska MBA Directeur/Streekarchivaris Bijlage: - Kaderbrief Programmabegroting 2026 Regionaal Archief Rivierenland

Kaderbrief Deze kaderbrief heeft betrekking op de uitgangspunten voor de nog op te stellen begroting van 2026. Voor onze programmabegroting 2026 en meerjarenraming 2027-2029 wordt een aantal kaders gehanteerd. Het gaat hier specifiek om het beleidskader, het financiële kader en de overige uitgangspunten die van invloed zijn op de begroting en de meerjarenraming. In deze kaderbrief ontvangt u voorafgaand aan de begroting het concept van de te hanteren kaders in onze begroting. Hiermee geven wij u als raad inzicht en sturingsmogelijkheid in de beleidsmatige en financiële uitgangspunten voor de programmabegroting 2026. Tevens gaan wij in deze kaderbrief in op de vraag naar mogelijke keuze- besparingsscenario’s die wij voorzien in de begroting van 2026, zoals is gevraagd in de brieven vanuit diverse gemeenten over Keuze- en besparingsscenario's Begroting 2026.

1 Beleidskader De begroting wordt opgesteld op basis van: - De Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Rivierenland 2024; - Het Beleidsplan Regionaal Archief Rivierenland 2022-2025; - De wet- en regelgeving waaronder: ▪ Gemeentewet (GW); ▪ Archiefwet; ▪ Besluit Begroting en Verantwoording (BBV); ▪ Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr).

1.1

Nieuw beleid

Beleidsperiode 2022-2025 met een beleidsplan getiteld ‘Data’ loopt ten einde. In de loop van 2025 wordt een evaluatie van het plan gepland vooraf aan het schrijven van een nieuw beleidsplan 20262029. Vooralsnog is er voortzetting van het huidig beleid voorzien, wellicht met verschuivende accenten. Deze verschuivingen zullen naar verwachting in de begroting van 2026 geen financieel effect hebben.

1.2

Archiefwet

Zoals het er nu voorstaat zal de nieuwe Archiefwet ingaan op 1 juli 2026. Deze geactualiseerde Archiefwet stelt eisen aan duurzame huishouding bij de gemeenten en heeft invloed op de taakuitoefening door het RAR. De exacte impact van deze aanpassingen hopen we in de loop van 2025 in kaart te kunnen brengen en zal naar verwachting geringe invloed hebben op de kosten c.q. personeelsbezetting bij het RAR. Het kan wel degelijk gevolgen hebben voor de gemeentelijke organisaties daar deze eerder dan voorheen hun gemeentelijke archieven in staat van overbrenging dienen te brengen. Omdat de situatie per gemeente zal verschillen, zal het RAR per gemeente deze gesprekken in 2025 oppakken en de consequenties in kaart te (helpen)brengen.

1

2 Financieel kader programmabegroting en meerjarenraming Hieronder staan de financiële kaders en richtlijnen die toegepast worden op de programmabegroting en meerjarenraming.

2.1

Indexering

De gemeenschappelijke regelingen (GR-en) in de regio Rivierenland hebben, in overleg met de controllers van de gemeenten, afspraken met elkaar gemaakt over de systematiek van indexatie van lonen en prijzen. Uitgangspunt hierbij zijn de CPB indexcijfers, zoals opgenomen in de septembercirculaire van Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). 2.1.1 Indexering salarissen Algemeen uitgangspunt is dat de personele formatie en de bijbehorende salariskosten voor de begroting 2026 worden geraamd op basis van de actuele personele formatie in februari/maart 2025. Cao-afspraken en raming salariskostenstijging Voor de lonen wordt als basis de laatst bekende CAO gehanteerd. De huidige CAO heeft een looptijd tot en met 31 maart 2025. Vanaf 1 april 2025 wordt daarom aansluiting gezocht bij de door het CPB geraamde stijging van de lonen (loonvoet sector overheid), die in de door BZK uitgebrachte septembercirculaire is gepubliceerd. Hierin wordt ook de correctie op het jaar 2025 meegenomen. De loonkostenindexering wordt dan: Correctie indexatie 2025 Loonindexering begroting 2025 (conform kadernota 2025) Loonindexering 2025 (conform septembercirculaire 2024) Correctie 2025

5,80% 4,70% -1,10%

Index 2026 Loonvoet sector overheid (septembercirculaire 2024) Indexatie 2026

3,80% 3,80%

Totaal

2,70%

Ten tijde van de afronding van de begroting 2026 zullen de laatste inzichten worden meegenomen inzake de cao 2025. Mocht de CAO langer op zich laten wachten, dan zal deze correctie, indien significant, worden verwerkt in de volgende begrotingscyclus. Sociale lasten Uitgangspunt in de kadernota is dat de sociale lasten en pensioenpremies in 2025 en 2026 per saldo niet stijgen. Samengevat gaan we voor loonkosten nu uit van de volgende indexering* Jaar 2026 2027 2028 Loonkostenindex 2,7% 4,8% 4,0% * gebaseerd op de door het CBP uitgebrachte septembercirculaire 2024

2

2029 4,0%

Prijsindexering kostenbudgetten Bij inkoop- en aanbesteding wordt ingezet op een juiste prijs-/kwaliteitverhouding. Indien mogelijk worden afspraken gemaakt voor de te hanteren inflatie. De prijsindexering wordt toegepast conform de door het CPB opgestelde cijfers (‘prijs overheidsconsumptie, netto materieel (IMOC)’) zoals opgenomen in de septembercirculaire 2024. Om de budgetten op het niveau van 2026 conform het CPB te brengen moeten we daarvoor ook het jaar 2025 corrigeren. De prijsindexering wordt dan: Correctie indexatie 2025 Overheidsconsumptie netto materieel (conform kadernota 2025) Overheidsconsumptie netto materieel (conform septemberc. 2024) Correctie 2025

1,60% 2,70% 1,10%

Index 2026 Overheidsconsumptie netto materieel (conform septemberc. 2024) Indexatie 2026

2,20% 2,20%

Totaal

3,30%

Alleen indien voor specifieke kostencategorieën andere indexeringspercentages gelden, wordt afgeweken van het algemene indexeringspercentage en worden de marktconforme kostenstijgingen in de begrotingscijfers verwerkt. Samengevat gaan we voor de prijzen nu uit van de volgende indexering* Jaar 2026 2027 2028 Prijsindex 3,3% 2,2% 2,2% * gebaseerd op de door het CBP uitgebrachte septembercirculaire 2024

2.2

2029 2,2%

Structurele besparingsscenario’s

De financiën van een deel van onze deelnemende gemeenten staan momenteel onder druk. Deze gemeenten hebben aangegeven in een moeilijke situatie te verkeren en spreken over het zogenaamde ‘ravijnjaar’ 2026. Ze vragen aan alle GR-en, waaronder het RAR te komen met scenario’s voor structureel besparingen die bijdrage van deze financiële uitdagingen. Voor de begroting 2026 zal het RAR wederom kritisch kijken naar de lasten. Als het mogelijk is om kosten te besparen zullen we dat niet nalaten, zoals we dit in het verleden ook hebben laten zien. Het RAR spreek hierin niet van scenario’s, maar voert mogelijke bezuinigingen direct in haar begroting door. Het RAR heeft in de begroting van 2025 reeds gehoor gegeven aan de oproep om bezuinigingen door te voeren. Deze bezuinigen zijn van structurele aard en hebben hun doorwerking in de begroting van 2026 en verder. De bezuinigingen uit 2025 hebben betrekking op (overige) personeelslasten en huisvestinglasten en kunnen beschouwd worden als bezuinigingen als gevolg van efficiency maatregelen en het verlagen van de overhead en/of bedrijfsvoering, zoals expliciet wordt gevraagd

3

in de zienswijzen op de begroting 2025 c.q. brieven van de gemeenten. U kunt er op vertrouwen dat het RAR, indien dit zich voordoet, dergelijke bezuinigingen direct opneemt in de begroting 2026. Ook wordt, in de zienswijzen en de brieven van de gemeenten, gevraagd om een overzicht van de niet-wettelijke taken per GR. Voor het RAR is er in 2022 op verzoek van een gemeente een onderzoek gedaan naar de wettelijke en niet wettelijke taken van de RAR. Uit dit onderzoek kwam naar voren dat de (grofstoffelijke) verdeling van de bijdrage per inwoner/ lasten zit op 97 tot 98% voor de wettelijke taken en 2 tot 3% voor de bovenwettelijke taken. Deze bovenwettelijke taken zijn daarbij wel een onderdeel van onze doelstelling als GR en geven expliciet invulling aan de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. Met relatief weinig bijdrage weten we door onze expertise veelduidig in aanmerking te komen voor (rijks)subsidies die wordt ingezet voor zowel onze wettelijke als ook bovenwettelijke taken. Bezuinigingen op de bovenwettelijke taken levert zodoende niet alleen een zeer beperkt financieel voordeel op, maar kent tegelijkertijd een groot kwaliteitsverlies in dienstverlening en de rol die het RAR speelt in de regio.

Op basis van onze kennis en expertise adviseren wij bezuinigingen in bovenwettelijke taken met grote terughoudendheid te overwegen. Het RAR ziet wel andere mogelijkheden om de bijdrage per inwoner te verlagen. Naast het besparen in kosten door efficiëntie en samenwerking blijven we ook proactief kijken naar mogelijkheden om de opbrengsten voor onze dienstverlening te vergroten (opbrengsten uit andere geldstromen dan de bijdrage per inwoner). Voorheen is dit ook al gedaan voor onze dienstverlening naar GR-en. Het RAR ziet mogelijkheden om haar opbrengsten te vergroten door een verruiming in haar dienstverleningsafspraak met het Waterschap Rivierenland. Deze verhoging draagt structureel bij aan het verlagen van de lasten per gemeenten (bijdrage per inwoner) vanaf 2026 en verder. De consequenties hiervan worden verwerkt in de begroting 2026.

2.3

Rentepercentage financiële middelen

Het RAR hanteert op basis van de in 2009 aangetrokken financieringsmiddelen voor investeringen een (gemiddeld) rentepercentage van 4,75%. Dit betreffen annuïtaire leningen welke zijn afgesloten voor de financiering van de bouw met een vaste rente gedurende de gehele looptijd. In de afgelopen periode is reeds onderzocht of eerdere aflossing en afsluiting van een nieuwe financiering met een lagere rente financieel aantrekkelijk was. Hieruit is gebleken dat eerdere aflossing alleen mogelijk is met volledige uitbetaling van de vooraf vastgestelde en berekende rente over de totale looptijd. Dit maakt dat oversluiten/vervroegde aflossing van deze lening niet tot financiële voordelen zal leiden.

2.4

Weerstandsvermogen

Het uitgangspunt van het algemeen bestuur is een structureel en reëel sluitende begroting en incidentele tekorten te dekken vanuit de algemene reserve. De geldende ratio van het weerstandsvermogen is door het algemeen bestuur vastgesteld op minimaal 1,0. De hoogte van het weerstandsvermogen is bepaald aan de hand van de risicoanalyse update uit 2023, welke is vastgesteld in het algemeen bestuur. In de begroting van 2026 zal het niveau van weerstandscapaciteit hieraan voldoen.

4

2.5

BTW

Het Regionaal Archief Rivierenland is btw-plichtig. Het bedrag per inwoner wordt als gevolg hiervan met 21% btw belast. De betaalde btw kan door de deelnemende gemeenten en het waterschap via de zogenaamde compensabele btw worden verhaald.

2.6

Bijdrage per gemeente

Voor het bepalen van de bijdrage per gemeente wordt gebruik gemaakt van de inwonersaantallen per gemeente. Zo wordt er gerekend met het aantal inwoners per gemeente met de peildatum van 1 januari het jaar ervoor. Voor de begroting van 2026 wordt gerekend met de inwonersaantallen van het CBS per 1 januari 2025. Voor de meerjarenramingen rekenen we met dezelfde inwonersaantallen als voor de begroting van 2026, omdat hiervoor geen betere data beschikbaar is.

Samenvatting financiële uitgangspunten Samengevat gaan we voor de kosten uit van de volgende indexering en prijsstijging: Jaar 2026 2027 2028 Loonkostenindex 2,7% 4,8% 4,0% Prijsindexatie 3,3% 2,2% 2,2% Rente percentage financiële middelen 4,75% De inwonersaantallen van het CBS per 1 januari 2025.

5

2029 4,0% 2,2%