RAR Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028 - getekend
Tekst van het document
arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume via de exploitatie moeten lopen. Als de verplichtingen niet van een vergelijkbaar volume zijn, dan moet hiervoor een voorziening worden getroffen. Bij het RAR is daarvan geen sprake.
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 32 van 39
Financiele begroting
In dit dee!:
Het overzicht van baten en lasten en de toelichting De uiteenzetting van de financiele positie en de toelichting
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 33 van 39
5 Financiele begroting 5.1
Overzicht van de baten en lasten en de toelichting'
Omschrijving pn^ramma
Lasten
Baten
€ 207.660
€ 103.550
€ 1.357.610
€0
Baten
Saicio
€ 338.867
€ 93.370
-€ 245.497
€ 358.085
€ 97.750
-€ 1.357.610 € 1.551.805
€0
1.551.805
€ 1.599.428
€0
Lasten
^aldo i''3^uisten
Baten
-€ 260.335
€364.591
€ 101.770
-€ 1.599.428
€1.700.257
€0
Lasten
Baten
-€ 262.821
€361.259
€ 105.960
-€ 255.299
-€ 1.700.257
€ 1.807.811
€0
-€ 1.807.811
Programma Archiefbeleid Programma Archiefbeleid
Personeelskosten - programma Overige personeelskosten Hulsvestingskosten Organisatie. beheerSi administratie
Automatiseringskosten Rente- en financiering
Totaat prc^ramma's Algemene dekkingsmiddelen
-€ 104.110
€59.810
€0
-€ 59.810
€ 57.980
€0
-€57.980
€ 58.900
€0
-€ 58.900
€ 59.850
€0
-€ 59.850
€ 60.810
€0
-€ 60.810
€952.129
€ 14.242
-€ 937.887
€ 865.483
€ 18.352
-€ 847.131
€863.586
€ 18.422
-€ 845.164
€855.384
€ 18.492
-€ 836.892
€ 847.639
€ 18.562
-€ 829.077
€ 46.460
€0
-€ 46.460
€59.730
€0
-€ 59.730
€61.350
€0
-€ 61.350
€ 63.020
€0
-€ 63.020
€ 64.720
€0
-€ 64.720
€281.410
€0
-€ 281.410
€ 132.000
€6.160
-€ 125.840
€ 149.910
€6.260
-€ 143.650
€ 149.840
€6.360
-€ 143.480
€152.300
€ 6.460
-€ 145.840
-€ 10.240
€ 1.000
€ 10.000
€9.000
€ 1.030
€ 10.000
€ 8.970
€ 1,060
€ 10.000
€ 8.940
€ 1.090
€ 10.000
€ 8.910
-€2.797.527 € 3.006.865
€ 127.882
-€ 2.878.983 € 3.092.289
€ 132.432
•€ 2.959.857 € 3.194.002
€ 136.622
-€ 3.057.380 €3.295.629
€ 140.982
-€ 3.154.647
€ 3.476.967
€ 3.476.967
-€ 378.520
€ 10.240
€0
€ 2.915.319
€ 117.792
€0
€3.051.877
€ 3.051.877
€0
€3.139.408
€ 3.139.408
€0
€3.232.066
€ 3.232.066
€0
€3.353.763
€ 3.353.763
€0
Overhead
Personeelskosten - overhead
€ 298.320
€0
-€ 298.320
C 304.425
€0
-€ 304.425
€328.609
€0
-€ 328.609
€ 352.683
€0
-€ 352.683
€378.520
€0
Heffing VPB
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Onvoorzien
€ 6.030
€0
•€ 6.030
€ 6.000
€0
-€6.000
€6.100
€0
-€ 6.100
€ 6.200
€0
-€ 6.200
€ 6.300
€0
-€ 6.300
€3.219.669
€3.169.669
-€50.000 € 3.426.998
€ 3.364.498
-€62.500 € 3.552.885
€ 3.490.385
-€ 62.500
€ 3.680.449
€ 3.617.949
-€62.500
Geraamde totaat saldo van baten en lasten Toevoeging/onttrekking aan reserves:
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Satdo
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Reserve Weerstandsvermogen
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Reserve E-depot
€0
€ 10.000
€ 10.000
€0
€ 10.000
€ 10.000
€0
€ 10.000
€ 10.000
€0
€ 10.000
€ 10.000
€0
€ 10.000
€ 10.000
Reserve Digital isering/ Bedrijfsvoering
€0
€ 40.000
€40.000
€0
€ 40.000
€40.000
€0
€ 40.000
€40.000
€0
€ 40.000
€40.000
€0
€ 40.000
€40.000
Reserve inventarisatie achterstanden
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Reserve Website
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€ 12.500
€ 12.500
€0
€ 12.500
€ 12.500
€0
€ 12.500
€ 12.500
€0
€ 50.000
€ 50.000
€ 50.000
€50.000
€0
€ 62.500
€ 62.500
€0
€ 62.500
€ 62.500
€0
€ 62.500
€62.500
Subtotaal mutaties reserves
Geraamde resultaat
:
€3.267.290 s
•e 50.000 € 3.317.290
.
|
|
|
CO
j,
1
^
1
1
1
col
1
1
€o|
(In de saldokolommen geldt: - = nadelig en + = voordelig)
^ Voor de verschuivingen in de kostencategorieen onder het programma archlefbeleid zie toellchting paragraaf 2.3
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Paglna 34 van 39
1
1
coj
5.2 Uiteenzetting financiele positie en de toelichting De uiteenzetting van de financiele positie bevat informatie over de balansposten in de begroting. Deze uiteenzetting moet op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording de volgende onderdelen bevatten:
a. een raming voor het begrotingsjaar van de financiele gevolgen van het bestaande en het nieuwe beleid dat in het programma is opgenomen; b. een geprognosticeerde begin- en eindbalans van het begrotingsjaar, die ten minste de posten bevat om een het EMU-saldo te kunnen berekenen;
c. het EMU-saldo over het vorig begrotingsjaar en de berekening van het geraamde bedrag over het begrotingsjaar alsmede het jaar volgend op het begrotingsjaar. Afzonderlijke aandacht wordt ten minste besteed aan:
d. de jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume;
e. de investeringen, onderscheiden in investeringen met een economisch nut en investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut; f. de financiering; g. de stand en het verloop van de reserves;
h. de stand en het verloop van de voorzieningen. Ad a. Bestaande en nieuwe beleid
In de begroting 2025 is geen nieuw beleid opgenomen. De toelichting hierop is opgenomen in Eioofdstuk 1, programma archiefbeleid. Ad b. en c. Geprognosticeerde begin- en eindbalans Deze balans is opgenomen in bijiage 1. Ad d. Jaarlijks terugkerende arbeidskosten
Deze informatie is opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. Ad e. Investeringen
In de programmabegroting 2025 en de meerjarenraming 2026-2028 zijn investeringen opgenomen met betrekking tot ICT, website en inventaris. Deze informatie is opgenomen in de paragraaf 3.2 Kapitaalgoederen.
Ad f. Financiering
Deze informatie is opgenomen in de paragraaf financiering. Ad g. en h. Reserves en voorzieningen
Elet overzicht van reserves en voorzieningen voor de jaren 2025-2028 is opgenomen in bijiage 2.
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Paglna 35 van 39
BIJLAGEN Bijiage 1: Geprognosticeerde begin- en eindbalans 2025-2028 Begroting 2024
|
1
1
Begroting 2026
|
'1
Begroting 2028
ACTIVA Materiele vaste active
€ 5.436.269
€5.279.000
€5.114.263
€4.941.703
€4.766.203
€4.589.941
Inventaris
Gebouwen en terreinen
€10.058
€ 126.000
€ 125.046
€ 111.040
€ 147.035
€ 128.029
ICT
€ 59.750
€122.701
€ 145.616
€ 156.014
€ 179.538
€ 154.863
€ 100.000
€ 87.500
€ 75.000
€62.500
Website
€5.506.077
€5.527.701
€ 5.484.925
€ 5.296.258
€5.167.775
€4.935.332
VIottende actlva
Vorderlngen Debiteuren
€ 50.204
€ 50.000
€ 50.000
€50.000
€ 50.000
0\er1opende actlva
€17.289
€ 5.000
€ 5.000
€5.000
€5.000
€ 50.000
€ 5.000
€ 67.493
€55.000
€55.000
€ 55.000
€55.000
€ 55.000
Liqulde middelen
€ 3.065.499
€ 2.520.378
€ 2.234.721
€2.061.095
€1.813.530
€ 1.626.143
Totaal activa
€8.639.069
€ 8.103.080
€7.774.646
€ 7.412.353
€7.036.305
€6.616.475
PASSIVA
Bgen Vermogen Reserves
Resultaat boekjaar
€569.869
€507.656
€469.869
€407.369
€344.869
€282.369
€74.938 € 644.807
Vreemd vermogen Langiopende schulden
€507.656
€469.869
€407.369
€ 344.869
€282.369
€ 347.221
€ 307.952
€ 288.238
€ 272.495
€ 256.752
€241.009
€7.097.472
€6.826.540
€ 6.542.490
€ 6.244.685
€5.903.098
€5.653.870
Kortlopende schulden
Aflossingsverplichtingen langiopende schulde
€ 257.705
€270.933
€ 284.050
€297.805
€ 341.587
€ 26.288
€70.000
€ 70.000
€ 70.000
€ 70.000
€ 70.000
Belastingen en premies sociale verzekeringen
€ 229.557
€100.000
€ 100.000
€ 100.000
€100.000
€100.000
0\«rige passiva
€ 36.018
Crediteuren
Totaal passiva
€ 20.000
€ 20.000
€ 20.000
€249.228
€ 20.000
€ 20.000
€549.569
€460.933
€474.050
€487.805
€531.587
€439.228
€8.639.069
€ 8.103.080
€ 7.774.647
€ 7.412.354
€7.036.306
€ 6.616.476
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 36 van 39
1
Bijiage 2: Overzicht van reserves en voorzieningen 2025-2028 Stand
iiii^ Voorziening/vreemd vermogen Voorziening Publicatiefonds
€28.136
-€ 1.500
€ 26.636
-€ 1.500
€25.136
-€ 1.500
€ 23.636
-€ 1.500
€22.136
-€ 1.500
Voorziening Metamorfose
€ 27.496
-€ 27.496
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Voorziening Egallsatie kapitaallasten WKO
€ 291.588
-€ 14.243
€277.345
-€ 14.243
€263.102
-€ 14.243
€ 248.859
-€ 14.243
€234.616
-€ 14.243
€220.373
Totaal voorzieningen
€ 347.220
-€ 43.239
€ 303.981
-€ 15.743
€ 288.238
-€ 15.743
€ 272.495
-€ 15.743
€ 256.752
-€ 15.743
€ 241.009
€ 211.000
€0
€211.000
€0
€ 211.000
€0
€ 211.000
€0
€ 211.000
€0
€ 211.000
€58.021
-€ 10.000
€48.021
-€ 10.000
€ 38.021
-€ 10.000
€28.021
-€ 10.000
€ 18.021
-€ 10.000
€8.021
Reserve Digltallsering/ Bedrijfsvoering
€ 200.848
-€ 40.000
€ 160.848
-€ 40.000
€ 120.848
-€ 40.000
€ 80.848
-€ 40.000
€ 40.848
-€ 40.000
€848
Reserve \A/ebsite
€ 100.000
€0
€ 100.000
€0
€ 100.000
-€ 12.500
€87.500
-€ 12.500
€ 75.000
-€ 12.500
€62.500
Totaal reserve
€ 569.869
-€ 50.000
€ 519.869
-€ 50.000
€ 469.869
-€ 62.500
€ 407.369
-€ 62.500
€ 344.869
-€ 62.500
€ 282.369
€ 20.636
Reserves/eigen vermogen Reserve Weerstandsvermogen Reserve E-depot
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 37 van 39
Bijiage 3: Format voor de begroting van de deelnemende gemeenten Informatie voor deelnemende gemeenten over de effecten en de betrokkenheid hierbij van de gemeenschappelijke regeling RAR 2. Rechtsvorm
Gemeenschappelijke Regeling
3. Adres en Vestigingsplaats
J.S. de Jongplein 3, 4001WG Tiel
4. Doelstelling en openbaar beiang
Met Regionaal Archief heeft tot doel het binnen bet samenwerklngsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebled van de lokale en regionale geschiedenis en vervult daartoe de volgende taken:
a) de zorg voor en het beheren van de In de archiefwerkplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers;
b) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zoverdeze nietzijn overgebracht; c) de zorg voor het beheer van de In de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van instanties die niet bestuurlijk in de regeling participeren en waaraan op contractbasis diensten worden verleend, en
5. Relatie met taakveld overhead
d) het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebled van de lokaleen regionale geschiedenis. De bijdrage aan het RAR is voor de gemeenten een last die verantwoord wordt op Taakveid 0.4 Overhead (zie paragraaf 2.3.2 Overzicht van de kosten van Overhead).
6. Deelnemende gemeenten
Buren, Culemborg, Maasdrlei, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zaitbommel.
7. Bestuurlijk beiang
11. Gemeentelijke bijdrage
De deelnemende gemeenten zijn vertegenwoordigd in het Algemeen en het Dagelijks bestuurvan de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Rivierenland. Daarnaast zijn raadsleden betrokken bij de AB-vergaderingen via een BOV-constructie (beeldvormende en oordeelsvormende vergadering). Het aan het RARter beschikking gesteld bedrag is niet verhaalbaarais het RAR failliet gaat, onderscheldenlijk het bedrag waarvooraansprakeiijkheid bestaat Indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Eigen Vermogen per 31-12-2023: Reserves €569.869 en een batig saldo €74.938 Vreemd Vermogen per 31-12-2023: € 7.994.263 Voor 2025 is de totale gemeentelijke bijdrage begroot op €2.939.408 (zie paragraaf 2.3.1 voor de verdeling over de deelnemende gemeenten).
12. Email
info(®regionaalarchiefrivierenland.nl
8. FInancieel beiang
9. Eigen Vermogen 10. Vreemd Vermogen
13. Website
www.regionaalarchiefrivierenland.nl
14. Telefoon
Telefoon 0344-612 230
15. Rislcoprofiel
Laag
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 38 van 39
Bijiage 4: Beleidsnotitie Risicomanagement en Weerstandsvermogen
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 39 van 39
Regionaal Archief Rivierenland
Beleidsnota risicomanagement en weerstandsvermogen 2024 - 2028
Auteurs
Letty Kil en Ella Kok-Majewska
Datum
24-11-2023
0ns kenmerk
1628-24248
Versiebeheer/status
Versie 1.0 ter bespreking in het DB 12 februari
Pagina 1 van 16
Managementsamenvatting Het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) is een gemeenschappelljke regeling waaraan zeven gemeenten in het westelijk Geiders rivierengebied deelnemen en dienstverleningsovereenkomsten heeft met Waterschap Rivierenland en andere gemeenschappeiijke regelingen in de regio. Daarnaast doet het Regionaal Archief Rivierenland dienst als historisch informatie- en documentatiecentrum.
Bij het realiseren van de doelen en het uitvoeren van haartaak horen kansen en bedreigingen. In het financieel beleid spelen risicomanagement en weerstandsvermogen dan ook een belangrijke rol. Risicomanagement is het geheel van activiteiten en maatregelen gericht op het expliciet en systematisch omgaan met en het beheersen van risico's. Weerstandsvermogen is een element in de financiele houdbaarheid van de begroting en de financiele positie van het Regionaal Archief Rivierenland. In het bijzonder geldt dat het weerstandsvermogen een rol speelt als middel om dreigende onverwachte financiele tegenvallers het hoofd te bieden.
Het risicomanagementbeleid bij het RAR heeft tot doel de continuiteit van de organisatiedoelen te waarborgen en de vermogenspositie beschermen. Het RAR wil actief haar risico's beheersen en
kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidentele tegenvallende financiele resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten. Om dit doel te bereiken worden risico's periodiek
gei'nventariseerd en onderzocht hoe hier in de bedrijfsvoering op te anticiperen zodat er passende
beheersmaatregelen genomen worden. Met de inzet van deze beheersmaatregelen blijft er nog altijd een financieel restrisico over. Op grond van wettelijke voorschriften is het RAR verplicht voorzieningen te vormen om dergelijke kwantificeerbare risico's op te vangen. De beschikbare weerstandscapaciteit van de organisatie zijn de aanwezige middelen om dergelijke restrisico's mee op te vangen. Indien deze in voldoende mate aanwezig zijn heeft het RAR mogelijkheid om ook in
ongunstige tijden haar activiteiten te kunnen voortzetten. Deze notitie geeft inzicht in benodigde weerstandcapaciteit op basis van de risico's en zet dit af tegen het beschikbare weerstandcapaciteit in de periode 2024 tot en met 2028.
De conclusies uit deze periodieke inventarisatie van risico's en duiding van weerstandsvermogen zijn: • Een groot deel van de geidentificeerde risico's (9 van de 14 risico's) kunnen worden opgevangen in de bedrijfsvoering van de organisatie. Dit zijn veelal risico's die een
structureel en/of verplicht karakter hebben en kunnen indien nodig tijdig opgenomen worden in de begrotingscyclus mochten deze zich aandienen;
• Voor de overige geidentificeerde risico's (5 van de 14 risico's) geldt dat ze incidenteel van
aard zijn en veelal om een directe oplossing, dan wel handeling vragen om de gevolgschade te minimaliseren. In eerste instantie dlenen dergelijke risico's door het RAR zelf te worden
beheerst met behulp van middelen uit de huidige begroting dan wel middels een daarvoor geeigende voorziening ofwel weerstandscapaciteit.
• De beschikbare weerstandscapaciteit over de jaren 2024 tot en met 2028 biedt, gezien de •
risico's, voldoende weerstandsvermogen. Het RAR zorgt middels haar (meerjaren)begroting ervoor dat de beschikbare
weerstandscapaciteit niet onder de norm komt te liggen, welke is vastgesteld door het Algemeen Bestuur in 2014.
•
Deze nota vraagt tot 2028 niet om een begrotingswijziging ten opzichte van de meerjarenbegroting 2025-2028.
Pagina 2 van 16
Inhoudsopgave Managementsamenvatting
2
Inhoudsopgave
3
1
4
2
3
Inleiding 1.1
Doelstellingen van deze nota
4
1.2
Totstandkoming van deze nota
4
1.3
Leeswijzer
5
Risicomanagement
6
2.1
Wat is risicomanagement?
6
2.2
Risicomanagementbeieid RAR
6
2.3
Risico's en beheersmaatregeien
7
2.4
Kwantificeren van risico's
8
Weerstandsvermogen
9
3.1
Benodigde weerstandscapaciteit
9
3.2
Beschikbare weerstandscapaciteit
9
3.3
Weerstandsvermogen: de ratio en systematiek
11
3.4
Conclusies voor inrichting van bet weerstandsvermogen
12
Bijiage 1: Risico's en beheersmaatregeien
13
Pagina 3 van 16
1 Inleiding Het Regionaal Archief Rivierenland is een gemeenschappelljke regeling waaraan 7 gemeenten in het westelijk Gelders rivierengebied deelnemen: Buren, Culemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zaitbommel en dienstverieningsovereenkomsten heeft met Waterschap Rivierenland en andere gemeenschappelijke regelingen in de regie. Daarnaast doet het Regionaal Archief
Rivierenland dienst als historisch informatie- en documentatiecentrum. Basis van de regeling is de uitvoering van de Archiefwet waarin het beheer en de beschikbaarstelling van openbare archieven is geregeld. Het RAR heeft als taak deze te bewerken, beheren, bewaren en toegankelijk te maken en houden voor het publiek. Volgens de wet is het RAR ook belast met toezicht op de (nog) niet overgebrachte archieven.
Bij het realiseren van de doelen en het uitvoeren van onze taak horen kansen en bedreigingen. In het financieel beleid spelen risicomanagement en weerstandsvermogen dan ook een belangrijke rol. Risicomanagement is het geheel van activiteiten en maatregelen gericht op het expliciet en systematisch omgaan met en het beheersen van risico's. Weerstandsvermogen is een element in de financiele houdbaarheid van de begroting en de financiele positie van het Regionaal Archief Rivierenland. In het bijzonder geldt dat het weerstandsvermogen een rol speelt als middel om dreigende onverwachte financiele tegenvallers het hoofd te bieden. 1.1 Doelstellingen van deze nota Deze nota heeft een aantal doelstellingen: 1. Stimuleren en vergroten risicobewustzijn.
Het actief uitvoeren van risicomanagementbeleid, draagt bij aan een vergroot risicobewustzijn van de organisatie. Bewust zijn van onzekerheden en het belang van de beheersing daarvan creeert een structuur van continue analyse, beoordeling en ordening. 2. Inzicht krijgen in de risico's en de eventuele mogelijkheden om deze te beheersen. Dankzij risicomanagementbeleid worden de risico's inzichtelijk en vormt het de basis voor het beheersen van de risico's: weike risico's verzekeren we, dragen we zelf of stellen we andere beheersmaatregelen voor op? 3. Inzicht in de beschikbare middelen of wel de beschikbare weerstandscapaciteit om de gevolgschade van dergelijke risico's op te kunnen vangen. Alsmede een toets of er voldaan wordt aan de vastgestelde norm voor het benodigde weerstandsvermogen 4. Voldoen aan wettelijke verplichting (BBV).^
Met deze notitie wordt mede invulling gegeven aan artikel 7, lid lb van de Financiele verordening Regionaal Archief Rivierenland 2023. Hierin is bepaald dat het Dagelijks Bestuur zorg draagt voor het beheersen van de risico's die kunnen leiden tot financiele gevolgen. In het kader van artikel 10, lid 2 van de eerder genoemde verordening is in het proces tevens stilgestaan bij de frauderisico's en bij mogelijke maatregelen ter voorkoming ervan. 1.2 Totstandkoming van deze nota Deze nota is tot stand gekomen op basis van de samenwerking met een externe adviseur op het gebied van risicomanagement en weerstandsvermogen. Ten grondslag aan deze nota liggen de eerder geproduceerde notitie over risicomanagement en weerstandsvermogen bij het RAR uit 2014 en geiipdatet in 2017 en 2021. Eenzelfde methodiek is ook nu weer gehanteerd en de risico's uit
^ Volgens het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) en de financiele verordening zljn gemeenten en gemeenschappelijke regelingen verpllcht jaarlijks inzicht te geven in de risico's die zij lopen en dienen zl] een toellchting te geven op het weerstandsvermogen in de jaarstukken.
Pagina4van 16
deze notities zijn in de inventarisatie meenomen als input. Het totaal aan actuele risico's is geinventariseerd in een risicosessie die werd gefaciliteerd door de externe adviseur waaraan een speciaai daarvoor samengesteld kernteam van medewerkers deelnam. Vooraf werd ieder van hen
gevraagd aan te geven weike risico's zij zagen voor het RAR, in weike mate deze risico's worden beheerst en wat de eventuele financiele gevolgen zouden zijn. Daarbij is gekozen voor een zo ruim mogeiijke indeling, teneinde de deelnemers uit te nodigen alle denkbare risico's voor het RAR in ogenschouw te nemen. In de risicosessie zijn vervolgens inzichten en opvattingen uitgewisseld, waarmee een gedeeld inzicht werd verkregen over de risico's van het RAR en over de vervolgstappen die nodig zijn voor verdere beheersing van de risico's. Aan de sessie werd ook deelgenomen door het lid van het Dagelijks Bestuur dat financien als aandachtsgebied heeft. Zijn rol was die van klankbord voor de andere deelnemers.
De uitkomsten van de risicosessie zijn vervolgens vertaald naar kwantificeerbare risico's die als input hebben gediend voor het benodigde weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen. 1.3
Leeswijzer
In hoofdstuk 2 wordt de methode voor risicomanagement uiteengezet, waarbij wordt ingegaan op risicomanagementbeleid, de geidentificeerde risico's, de methodiek voor het kwantificeren en
beheersen van de risico's. Hoofdstuk 3 gaat in op het weerstandsvermogen, hoe wordt dit berekend
en weike hoogte van de weerstandsratio wordt nagestreefd? Ook wordt inzichtelijk gemaakt wat de benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit is.
Pagina 5 van 16
2 Risicomanagement 2.1 Wat is risicomanagement? Risicomanagement is het periodiek inventariseren van risico's en de mogeiijkheid cm in de bedrijfsvoering hierop te anticiperen en passende beheersmaatregelen te nemen. Een risico is de kans dat een gebeurtenis zich voordoet. Het gaat dan cm die risico's die een wezenlijk (negatief) effect hebben op de (continuiteit van de) bedrijfsvoering. Risicomanagement raakt zowel de financiele als de niet-financiele risico's. Het is geen exacte wetenschap. Wij willen benadrukken dat risico's niet altijd exact te kwantificeren zijn. 2.2 Risicomanagementbeleid RAR Het risicomanagementbeleid is de basis voor het verankeren van risicomanagement in de organisatie
en vormt het kader waarbinnen risicomanagement wordt uitgevoerd. Het beleid is gestoeld op de uitgangspunten van risicomanagement^ en wordt periodiek vastgesteld. EIke vierjaar wordt het beleid ten aanzien van risicomanagement en weerstandsvermogen geevalueerd en zo nodig herzien. Wanneer binnen deze vierjaar actuele ontwikkelingen ertoe leiden dat er behoefte is aan een eerdere herziening, wordt hierop geanticipeerd.
Primair uitgangspunt is dat de deelnemende gemeenten op grond van de gemeenschappelijke regeling uiteindelijk gezamenlijk aansprakelijk zijn voor de financiele resultaten van het RAR. Om de volgende redenen is er voor gekozen om voor het RAR een eigen beleidskaders voor risicomanagement te ontwikkelen en om binnen de gemeenschappelijke regeling financiele weerstand te bouwen:
• •
Om risico's actief te beheersen en het RAR ook zeif verantwoordeiijkheid te laten nemen voor de bedrijfsvoering en de resultaten; Op grond van wettelijke voorschriften is het RAR verplicht voorzieningen te vormen voor kwantificeerbare risico's, verplichtingen en verliezen.
Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor het risicomanagement: • Het RAR wil de continuiteit van de organisatiedoelen waarborgen en de vermogenspositie beschermen;
•
Het RAR wil actief haar risico's beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidenteel tegenvallende financiele resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten.
^ Denk hierblj aan het proces van identlficeren van risico's het vaststellen van beheersmaatregelen en het kwantificeren van het restrisico, het uitvoeren van het plan en evalueren. Pagina 6 van 16
2.3 Risico's en beheersmaatregelen In de risicosessie zijn de risico's gemventariseerd vanuit een zo breed mogelijk aantal invalshoeken en risicocategorieen, te weten;
Politiek bestuurlijk / maatschappelijk Organisatorisch Financiee! Juridisch Personeel
Ook is gekeken naar beheermaatregelen per risico en de mogelijke financiele schade mocht het risico
zich voordoen. Het totaa! overzicht aan gei'dentificeerde risico's is opgenomen in bijiage 1. Totaal zijn er 14 risico's geidentificeerd als mogelijk risico voor de bedrijfsvoering van het RAR. De uitkomst van deze risicosessie kunnen als volgt worden samengevat:
Een groot dee! van de risico's (9 stuks) zijn ont\A/ikkelingen van buitenaf die tijdig gesignaleerd kunnen \A/orden en veelal ook een structureel en/of verplicht karakter hebben om hier als RAR op te anticiperen. Wat betekend dat dit tijdig opgenomen kan worden in de begrotingscyclus (P&CCyclus). De eventuele kosten hiervan hebben veelal een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten. Van dergelijke risico's is het niet nodig om eventuele (incidentele) gevolgschade op te nemen in het benodigde weerstandscapaciteit (zie bijiage 1 voor de toelichting op deze 9 risico's). Het overige deel van de risico's (5 stuks) is niet op deze wijze op te vangen. Voor deze risico's geldt dat ze incidenteel van aard zijn en veelal om een directe opiossing, dan wel handeling vragen om de gevolgschade te minimaliseren. In eerste instantie dienen dergelijke risico's door het RAR zelf te worden beheerst met behulp van middelen uit de huidige begroting dan wel middels een daarvoor geeigende voorziening ofwel weerstandscapaciteit. Hieronder is van deze 5 risico's die in eerste instantie door het RAR zelf moeten worden beheerst,
aangegeven wat de kans van optreden is, alsmede een inschatting van de financiele gevolgen (range van minimaal tot maximaal), indien het risico zich daadwerkelijk voordoet (restrisico). Fijiancieel pvolg (ijnschattlfig t'eswisico) Politiek bestuuriijken maatschappelijk Uittreding van een deelnemer of beeindiging van een
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 300.000 - C 500.000
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 300.000 - € 500.000
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 300.000 - € 500.000
Organisatorisch Cybercriminaliteit
1 maal per 5 jaar
€ 50.000 - € 150.000
Juridisch
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 25.000 - € 75.000
overeenkomst
Organisatorisch Afhankelijkheid specialistische leveranciers Organisatorisch
Calamiteiten met schade aan gebouw en archief
Naleven van de wet- en regelgeving
Bij het bepalen van het financiele gevolg van het risico's wordt steeds uitgegaan van het restrisico,
ofwel: het initiele risico minus de effecten van de beheersmaatregelen. Om tot een weloverwogen besluit te komen in beheersmaatregelen, is steeds de effectiviteit en proportionaliteit van de maatregel in overweging genomen. Zoals in hoeverre is het beinvloedbaar? Zijn de maatregelen die hieruit voortvloeien ook daadwerkelijk uitvoerbaar en in verhouding tot het resultaat? Is het niet goedkoper om het risico te accepteren in plaats van premie te betalen aan de verzekeraar? Een uitgebreide omschrijving van de beheersmaatregelen per risico is te vinden in bijiage 1.
Paglna 7 van 16
2.4
Kwantificeren van risico's
In deze paragraaf wordt besproken op weike wijze we de risico's omzetten in gekwantificeerde risico's die te samen de omvang van een weerstandscapaciteit bepalen als middel om dreigende onverwachte financiele tegenvallers bet hoofd te kunnen bieden. Tijdens de kwantificering van de risico's wordt steeds uitgegaan van bet restrisico, bierin zijn de effecten van de bebeersingsstrategie reeds afgetrokken van bet initiele risico dat wordt gelopen. Zoals eerder aangegeven zijn risico's niet altijd exact te kwantificeren. Om deze reden worden de risico's gewaardeerd de band van een wegingsmetbodiek met een klasse voor kans en voor gevolg, zie de tabellen bieronder. Dit is een beproefde metbodiek in risicomanagement en geeft inzicbt in
een te reserveren capaciteit voor de risico's te samen. ~
Kans Klasse
Kans ,5.!
Aantal
4
Minder dan 1 maal per 5 jaar 1 maal per 5 jaar 1 maal per ZJaar 1 maal per Jaar
5
Meerdere keren per jaar
1
2
3
0,2 0,4
0,6 0,8 1,0
;
Sevolg
1
'
'
' '
L
1
Zeer klein gevolg
€l-€ 25.000
€ 15.000
2
Klein gevolg Gemiddeld gevolg Groot gevolg Zeer groot gevolg
€25.000-€75.000
€50.000
€75.000-€ 125.000
€ 100.000
3 4 5
€ 125.0000- € 175.000
€ 150.000
> € 175.000
€250.000
'
f. fv"
Zoals blijkt uit de tabellen, worden er 5 kans- en 5 gevolgklassen gebanteerd. Om tot een inscbatting van bet risico te komen worden beide scores met elkaar vermenigvuldigd (kans x verwacbtingswaarde). Gekwantificeerde risico's. Op basis van deze uitgangspunten komen we tot de volgende kwantificering van de risico's. Deze leveren samen een te reserveren capaciteit van € 200.000,-.
Politiek bestuurlijk en maatschappelijk Uittreding van een deelnemer of beeindiging van een
verwacntmgswaarae : capaciteit
*-
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,4
€ 100.000
€ 40.000
0,2
€ 50.000
€ 10.000
overeenkomst
Organlsatorisch Afhankelijkheid specialistische leveranciers Organlsatorisch Calamiteiten met schade aan gebouw en archief Organlsatorisch Cybercriminaliteit Jurldlsch
Naleven van de wet- en regelgeving
Pagina 8 van 16
3 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen van het RAR geeft inzicht in hoeverre zij het vermogen heeft cm ook in ongunstige tijden haar activiteiten te kunnen voortzetten. Om tot het weerstandsvermogen te komen dienen we zowei het benodigde weerstandscapaciteit (risico's) als de beschikbare weerstandscapaciteit (middelen) inzichtelijk te hebben. Hieruit valt meteen de sterke link met
risicomanagement op te maken, want: weike ongunstige,financlele gevolgen riskeren wij als organisatie?
In dit hoofdstuk beschrijven we wat we verstaan onder de begrippen weerstandscapaciteit en weerstandsvermogen, waarbij we tevens een overzicht geven van deze capaciteiten voor het RAR. Vervolgens wordt ingegaan op de hoogte van de ratio en hoe om te gaan met afwijkingen. 3.1 Benodigde weerstandscapaciteit De benodigde weerstandscapaciteit is het bedrag dat nodig is om de financiele gevolgen van de risico's op te vangen. Met andere woorden, de financiele impacts van alle risico's te samen vormen het benodigde weerstandscapaciteit. Hieronder het overzicht van het benodigde weerstandsvermogen van het RAR (uit paragraaf 2.4).
Politick bestuurlijk en maatschappelijk Uittreding van een deelnemer of beeindiging van een
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,2
€ 250.000
€ 50.000
Calamiteiten met schade aan gebouw en archief
0,2
€ 250.000
€ 50.000
Organisatorisch Cybercriminaliteit
0,4
€ 100.000
€ 40.000
0,2
€ 50.000
€ 10.000
overeenkomst.
Organisatorisch
Afhankelijkheid specialistische leveranciers Organisatorisch
Juridisch
Naleven van de wet- en regelgeving
3.2 Beschikbare weerstandscapaciteit De middelen en mogelijkheden waarover het RAR beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken, behelst de beschikbare weerstandscapaciteit. Het is een buffer die ervoor zorgt dat de organisatiedoelstellingen, het bestaande beleid en het voorzieningenniveau niet direct in gevaar komen wanneer risico's werkelijkheid worden.
De beschikbare weerstandscapaciteit bestaat bij het RAR bestaan uit de volgende componenten: 1. Eigen vermogen in de vorm van reserves
In het eigen vermogen kent het RAR twee type reserves. De eerste is de algemene reserve weIke als buffer dient ter afdekking van risico's en om incidentele tegenvallers op de vangen (bij het RAR heet deze reserve dan ook 'Weerstandsvermogen'). De tweede is de bestemmingsreserves. Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan een bepaalde bestemming (doelstelling) is gegeven en derhalve voor het realiseren van die doelstelling geoormerkt is. Binnen de bestemmingsreserves zijn er een tweetal categorieen te onderscheiden. De zogenaamde beklemde bestemmingsreserves en de niet-beklemde bestemmingsreserves.
Pagina 9 van 16
Beklemde bestemmingsreserves
De beklemde bestemmingsreserves zijn bestemmingsreserves waar als gevolg van eerder besiuitvorming een harde claim op ligt en dus geen onderdeel vormen van de beschikbare weerstandscapaciteit. Reserves ter afdekking van de kapitaallasten van investeringen zeals bij de reserve 'Website' zijn voorbeelden hiervan. Niet beklemde bestemmingsreserves
De niet beklemde bestemmingsreserves zijn bestemmingsreserves waar geen harde claim op ligt. Deze reserves vormen wel onderdeel van de beschikbare weerstandscapaciteit. Voorbeelden van
dergelijke reserves zijn de bestemmingsreserve als 'E-depot' en 'Digitalisering en bedrijfsvoering'. Deze reserves hebben uiteraard een doel, maar hier liggen nog geen concrete claims op. 2. Post voor onvoorzien in de beeroting
De begroting van bet RAR bevat een verplichte post voor onvoorziene lasten vanuit de
verslaggevingsvoorschriften. Deze is jaarlijks ca. € 5.000(op basis van de begroting 2022). De post onvoorzien heeft als doel onvoorziene uitgave op te vangen. Gezien de geringe omvang van deze post tellen we deze niet mee in de berekening van de weerstandscapaciteit. Voor de berekening van bet weerstandscapaciteit wordt de algemene reserve en de niet beklemde
bestemmingsreserves meegeteld. Waarbij voor de niet beklemde bestemmingsreserves geldt dat er in de begroting en meerjarenramingen voor komende jaren (2024 tot 2028) concrete plannen zijn die zorgen voor een claim op deze reserve. Dit zorgt ervoor dat deze bestemmingsreserves in de tijd in omvang zullen afnemen, en daarmee de weerstandscapaciteit zai verminderen. Onderstaand is de
afname van deze reserves over de jaren 2024- 2028 en bet effect ervan op de beschikbare weerstandscapaciteit inzicbtelijk gemaakt.
Reserves
Beschikbaar weerstands-capaciteit
Omvang
1
reserve per
per 3i-12-^202J
31-12-2023
per 31-12-2023
per 31-12-2024
per3M2-2025
Per 31-12-2026
per 31-12-2027
€211,000
€211.000
€211.000
€211.000
€211.000
€211.000
€211.000
Algemene reserve Reserve
Weerstandsvermogen Bestemmingsreserves Reserve E-depot
€58.021
€58.021
€48.021
€38.021
€28.021
€18.021
€8.021
Reserve Digitalisering/
€200.848
€200.848
€160.848
€120.848
€ 80.848
€40.848
€848
€ 100.000
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Bedrijfsvoering Reserve Website
(beklemde reserve)
Pagina 10 van 16
3.3 Weerstandsvermogen: de ratio en systematiek Wanneer zowel de benodigde- als de beschikbare weerstandscapaciteit in beeid is gebracht, kan men bet weerstandsvermogen berekenen. De uitkomst van die berekening vormt de ratio weerstandsvermogen. Beschikbare weerstandscapaciteit (middelen)
Ratio weerstandsvermogen =
Benodigde weerstandscapaciteit (rislco's)
Om bet weerstandsvermogen te kunnen beoordelen is vastgesteld weike ratio bet RAR nastreeft. Hiertoe is gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel. Ratio weerstandsvermogen
Waardering
>2,0
Uitstekend
1,4 < X < 2,0
Ruim voldoende
1,0 < X < 1,4
Voldoende
0,8 < X < 1,0
Matig
0,6 < X < 0,8
Onvoldoende
<0,6
Ruim onvoldoende
De geldende ratio van bet weerstandsvermogen is door bet Algemeen Bestuur van bet RAR in 2014 vastgesteld op minimaal 1. Met RAR streeft zodoende naar een weerstandsvermogen weike minimaal voldoende is. De volgende redenen zijn biervoor aan te dragen: Onnodig opbouwen van reserves wordt voorkomen, Weerstandsvermogen voorkomt dat incidentele tegenvallende financiele resuitaten verbaald moeten worden op de gemeenten. l^pvang per Bi1-12-2023 Beschikbare
umvang per
umvang per
umvang per .
umvang pet
i
umvang
31-12-2024
31-12-202S
31-12-2026
31-12-2027
:
31-12-202$ 1
€469.869
€419.869
€369.869
€319.869
€ 269.869
€ 219.859
€ 200.000
€ 200.000
€ 200.000
€ 200.000
€ 200.000
€ 200.000
2.4
2.1
1.9
1.6
1.4
1.1
weerstandscapaciteit Gelnventariseerde risico's
Ratio weerstandsvermogen
^Wfls d rrng:
Urtstekefid
Kulm
voldoende
..
1
Ruim
voldoende
■ •i
^
. Voldoende ]
voidoetiil.|.:i|P
Het buidige weerstandsvermogen anno 2024 kan gewaardeerd worden als ultstekend.
Pagina 11 van 16
3.4 Conclusies voor inrichting van het weerstandsvermogen Op basis van de berekeningen in paragraaf 3.3 komen we tot de volgende conclusies: •
De beschikbare weerstandscapaciteit biedt, gezien de risico's, voldoende weerstandsvermogen als deze zich beweegt tussen de €200.000 (factor 1) en €280.000. (factor 1,4).
•
Het RAR zorgt ervoor dat de beschikbare weerstandscapaciteit niet (iangdurig) onder
•
voorgenoemde drempelwaarden komt te liggen. Deze nota vraagt tot 2028 niet om een begrotingswijziging ten opzichte van de meerjarenbegroting 2025-2028.
Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor inzetten, aanvullen en afromen van de weerstandscapaciteit:
•
•
Indien risico's zich voordoen kan een beroep gedaan worden op de weerstandscapaciteit, waarbij ook een (bestuurlijke) afweging wordt gemaakt tussen andere mogelijkheden om de gevolgen van risico's op te vangen. De weerstandscapaciteit is toereikend genoeg om de totale berekende restrisico's van tezamen € 200.000 te kunnen opvangen. Niettemin kan een risico zich voordoen, hoe klein de kans ook is. In het geval dat dit gebeurt en de omvang ervan de beschikbare
weerstandscapaciteit overschrijdt, dan staan de deelnemende gemeenten garant voor de dekking van het verschil, conform artikel 7, lid 1 e van de Financiele Verordening Regionaal Archief Rivierenland 2023.
•
Wanneer een beroep wordt gedaan op de weerstandscapaciteit waardoor deze minder wordt dan voldoende (minder dan ratio 1), wordt besloten tot concrete maatregelen ter aanvulling van de weerstandscapaciteit en worden meevallers ingezet om het tekort aan te vullen.
•
Als de beschikbare weerstandscapaciteit hoger is dan voldoende (hoger dan ratio 1,4) wordt bestuurlijk besloten bij het vaststellen van de (meerjaren)begroting en het bespreken van de jaarrekening hoe omgegaan wordt met dit deel van de reserves. Het surplus van beschikbare weerstandscapaciteit kan in principe worden vastgelegd in de vorm van een beklemde reserve.
Voor de verwerking in de Planning en Control-cyclus (P&C-cyclus) van het RAR worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:
•
De Beleidsnota 'Risicomanagement en weerstandsvermogen' is uitgangspunt voor de paragraaf weerstandsvermogen, zoals die in de begroting en de jaarrekening naarvoren komt. Bij het opstellen van de (meerjaren)begroting en de jaarrekening wordt deze nota als uitgangspunt genomen, en wordt jaarlijks een globale toets van de risico's en het weerstandsvermogen gedaan.
•
De Beleidsnota 'Risicomanagement en weerstandsvermogen' wordt vierjaarlijks herzien en aangeboden worden aan het Dagelijks Bestuur ter vaststelling. En daarna gaat deze ter kennisgeving naar het Algemeen Bestuur.
Pagina 12 van 16
Bijiage 1: Risico's en beheersmaatregelen Risico
Aanwezige beheersmaatregelen
1.
Deelnemers kunnen besluiten op enig moment niet meer deel te willen nemen dan wel niet meer gebruikt te wlllen maken van onze diensten. In de gemeenschappelljke regeling Is geregeld op weike wijze deelnemende gemeente mogelljkerwijs zou kunnen uittreden. HIerIn Is opgenomen dat er afspraken worden gemaakt over de kosten bij uittreden. Het financleel risico Is hiermee gedekt, want de blljvende gemeenten staan garant voor de gemaakte afspraken. En Is er geen restrlsico voor uittreding van een deelnemende gemeenten.
Uittreding van een deelnemer of beeindiging van een overeenkomst.
Bijvoorbeeld een gemeente en/of bet Waterschap Rivierenland
De overeenkomst die het RAR met het Waterschap Rivierenland heeft eindlgt op 31 december 2024 en wordt
Rest risico
€300.000-€500.000
stilzwijgend telkens met twee jaarverlengd, tenzlj 12 maanden van tevoren Is opgezegd. De relatle tussen de contractanten Is goed, het Waterschap heeft recentelljk nieuwe opdrachten aan het RAR gegeven, de kans dat niet wordt verlengd Is derhalve kleln. De financlele gevolgen zljn niettemin aanzlenlljk. Behalve een Inkomstenderving ad € 200.000 op jaarbasis, zullen bIj beeindiging van de overeenkomst ook frictlekosten moeten worden betaald.
Deze kosten vormen het rest risico. Tenelnde de kans op een eventuele beeindiging van een DVA, alsmede de financlele gevolgen ervan, zo veel mogelljk te beperken, wll het RAR wederom lange termljn afspraken maken met het Waterschap, waarblj ook gekeken wordt naar de voorwaarden voor mogelljke uittreding. 2.
Nieuwe wet- en regelgeving Zoals o.a. de Archlefwet die naar
verwachting In 2025 van kracht wordt.
Eventuele wljzlglngen In de wetgeving (zoals de Archlefwet) kunnen Invloed hebben op ons takenpakket. Aangezlen het RAR In zljn taakultvoering altljd moet voldoen aan de wetgeving komen dergelljke wljzlglngen In taken terug In de begrotlngscyclus (P&C-Cyclus). De
€0
eventuele kosten hiervan hebben een structurele
doorwerking In de begrotlngen voor komende jaren. Deze worden opgevangen doorde deelnemende gemeenten bIj vaststellen van de begrotlng. HIerdoor Is er geen (Incldenteel) restrlsico. Technoloelsche ontwikkellneen
Technologlsche ontwikkellngen brengen zowel risico's als
Technologlsche ontwikkellngen zoals automatlsering en Al, die van Invloed zljn op de omvang en wljze van de ultoefening van de primaire taak.
ook kansen met zlch mee. HIerdoor kan het voorkomen dat
€0
Investerlngen sneller nodig zljn dan voorzlen en/of dat reeds gedane Investerlngen niet meer renderen en nieuwe nodIg zljn. Ook hiervoor geldt dat dergelljke wljzlglngen worden opgenomen In de begrotlngscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten hiervan hebben een structurele
doorwerking In de begrotlngen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bIj vaststellen van de begrotlng.. HIerdoor Is er geen ( Incldenteel) restrlsico. NIeuw beleld als gevole van nieuw bestuur
BIj het aantreden van een nIeuw bestuur (eike 4 jaar) Is de kans op koerswijzlging aanwezlg.
Ook hiervoor geldt dat dergelljke wljzlglngen worden opgenomen In de begrotlngscyclus (P&C-Cyclus). De
€0
eventuele kosten hiervan hebben een structurele
doorwerking In de begrotlngen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bIj vaststellen van de begrotlng.. HIerdoor Is ergeen(
Incldenteel) restrlsico.
Paglna 13 van 16
Wereldwiide ontwikkelingen zoals een pandemie. oorlog en/of natuurramp
De financiele gevolgen van een pandemie zoals de corona crisis, maar ook de oorlog in Oekrai'ne met de enorme prijsstijgingen zijn niet te voorzien in de begroting.
Hiervoor is geen beheersmaatregel op te nemen, anders dan de gecreeerde post onvoorzien, waarmee dergelijke onvoorziene tegenvallers op te vangen zijn. Indien deze post niet afdoende is, zai het tekort bij de jaarrekening door de deeinemende gemeenten worden opgevangen. indien de kosten een structurele doorwerking hebben, zullen deze in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deeinemende gemeenten bij vaststeilen van de begroting. Hierdoor is er geen (
€0
incidenteel) restrisico. rtear.Katnri.rh Risico
Aanwezige beheersmaatregelen
Rest risico
6.
De huidige leveranciers van het archiefbeheersysteem en documentmanagementsysteem van het RAR staan goed
€300.000-€500.000
Afhankeiiikheid soecialistische leveranciers
Het RAR is voor haar taakuitvoering afhankelijk van de inzet van een tweetal essentiele (software) systemen. Het wegvailen of niet goed functioneren van deze systemen heeft negatieve gevolgen voor een goede taakuitvoering.
aangeschreven en zijn leidend in hun branche. De kans dat een van hen noodgedwongen zijn bedrijfsvoering beeindigt moet als zeer klein worden ingeschat. indien dit zich onverhoopt toch voordoet dan kunnen de financiele gevolgen in termen van vervangingsinvesteringen aanzienlijk zijn. Om dit risico beter in beeld te krijgen is het RAR voornemens om in het komende jaar bedrijfsinformatie op te vragen van deze leveranciers en zo een beter beeld te krijgen van hun reputatie en solvabiliteit. Zo kan bij twijfel het RAR zelf het initiatief nemen om tijdig naar een andere leverancier uit te kijken en over te stappen. Dit neemt niet weg dat een dergelijke overstap ook altijd aanzienlijke migratiekosten met zich meebrengt. Deze kosten vormen het rest risico.
Calamiteiten met schade aan gebouw
en archief tot gevolg
Er is een risico aanwezig op een calamiteiten zoals brand, wateroverlast, inbraak of vandalisme. Dit levert mogelijk gevolgschade.
Het RAR heeft een actueel calamiteitenplan en is afdoende verzekerd tegen directe water- en brandschade aan het gebouw. De opstal verzekering is tegen herbouwwaarde, weike om de 5 jaar opnieuw wordt getaxeerd. Dit geldt ook
€ 300.000 - € 500.000
voor de inboedel zoals de kantoorinventaris en de
bedrijfsuitrusting. Archiefstukken zijn echter niet te verzekeren.
De kans dat calamiteiten zich voordoen moet als zeer klein
worden ingeschat, mede doordat het gebouw uit 2012 is en voldoet aan alle wettelijke (veiligheids)voorschiften. En door het toepassen van adequate detectiesystemen kan in veel gevallen snel geacteerd worden waarmee het risico van verlies van archiefstukken beperkt blijft. Documenten die bij een brand verloren gaan, kunnen niet worden vervangen en brengen dan ook geen kosten met zich mee. Wei kunnen de kosten van het opruimen van deels beschadigde archiefstukken, het restaureren van beschadigde stukken en het tijdelijk onderbrengen van de niet beschadigde stukken aanzienlijk zijn. Cvbercriminaliteit
Ondanks goede en actuele beveiiigingsmaatregeien biijven cybercriminelen continue hun aanvalsplannen aanpassen om hieromheen te werken. Er is dus
altijd een risico/kans dat ze zullen slagen. Dit levert vrijwel altijd gevoigschade.
Deze vorm van criminaiiteit komt tegenwoordig regelmatig voor bij de overheid. De kans dat een cyberaanvai slaagt moet evenwei als betrekkelijk klein worden ingeschat, gezien de goede inrichting van de logische toegangsbeveiliging van de systemen. Ook zijn de financiele gevolgen relatief beperkt, gezien het feit dat het RAR beschikt over goede back up-systemen en met de verwerkers van gegevens overeenkomsten (inclusief een Service Level Agreement SLA)zijn afgesloten, die mede
€50.000-150.000
Pagina 14 van 16
voorzien in een borging van de integriteit van de gegevensverwerklng.
DIt neemt niet weg dat een dergelljke voorval altljd kosten met zlch meebrengt, zoals herstel en reparatlekosten en eventueel extra bevelligingsmaatregelen die hierbij komen kijken. Deze kosten vormen het rest rislco.
Risico
Aanwezige beheersmaatregelen
Rest risico
9.
€0,-
rentestijging of het niet profiteren van rentedalingen voor aangetrokken gelden. Voor uitstaande gelden kan het leiden tot
Het renterisico is beperkt aanwezig. Voor de middelen die aangetrokken zijn geldt een vast rentepercentage. Het RAR heeft relatief gezien veel uitstaande middelen. Hiervoor is geen beheersmaatregel op te nemen, anders dan de gecreeerde post onvoorzien, waarmee dergelljke onvoorziene tegenvallers op te vangen zijn. Indien deze post niet afdoende is, zai het tekort bij de jaarrekening door de deelnemende gemeenten worden opgevangen. De
een nadeel als de rente daalt.
eventuele kosten hiervan hebben een structurele
Rentefluctuaties
Renterisico kan voor optreden door veranderlngen In de rentestanden. Dit kan leiden tot nadeel door een
doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico. 10. Proiectmanagement gesubsidieerde proiecten
Aan de (project)subsidies het RAR krijgt zijn voorwaarden verbonden. Onder andere voor de tijdigheid en verantwoording van bestede gelden. Indien het RAR hier niet aan kan
voldoen kunnen gelden (deels) worden teruggevorderd.
Er wordt actief gestuurd op goed projectmanagement en financieel voortgangsoverleg ofwel het is een voorwaarde om het project te willen doen. Toch zijn dit veelal projecten in samenwerking met derden en blijft dit risico bestaan. Buiten deze beheersmaatregel is er niets anders dan de gecreeerde post onvoorzien, waarmee dergelljke onvoorziene tegenvallers op te vangen zijn. Indien deze post niet afdoende is, zaI het tekort bij de jaarrekening door de deelnemende gemeenten worden opgevangen. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico.
€0,-
Risico
Aanwezige beheersmaatregelen
Rest risico
11. Naleven van de wet- en regelgeving
RAR volgt de ontwikkelingen rondom wetgeving op de voet. Echter is zij niet altijd in staat om met de intern aanwezige capaciteit en expertise de veranderlngen snel vorm te
€25.000-€75.000
Wet en regelgeving veranderd continue. Onze bedrijfsvoering dient
hier aan te voldoen en op aangepast te worden. Door de beperkte omvang van onze organisatie is hiervoor niet altijd de juiste kennis en/of capaciteit intern aanwezig.
12. Frauderisico's
In geval van een geconstateerde fraude is er een risico op mogelijke gevolgschade.
geven. Om te voorkomen dat we niet voldoen aan nieuwe
wetten en regels worden bij bepaalde vraagstukken externe expertise tijdelijke ingehuurd. Dit ook om te voorkomen dat er bewust of onbewust overtredingen van wet- en regelgeving plaatsvinden die mogelijk schadeclaims en boetes kunnen opieveren. Met externe inhuur neemt het risico af, maar dit neemt niet weg dat de kosten van een externe Quridische) specialist in de praktijk evenwel behoorlijk kunnen opiopen. Deze kosten vormen het rest risico. Deze kosten zijn niet structureel van aard en zijn veelal nog onbekend ten tijde van het opstellen van de begroting (ruim 2 jaar ervoor). Met als gevolg dat ze niet altijd vooraf kunnen worden opgenomen in de begroting. In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is gekeken in weike mate de interne beheersing verbetering behoeft om deze risico's af te dekken. Waar nodig is deze aangescherpt. Er zijn voldoende maatregelen getroffen om
€0,-
onrechtmatige toe-eigening van vaste activa te voorkomen. En hoewel archiefstukken niet tot de vaste activa horen, zijn ook hiervoor maatregelen getroffen ter voorkoming
van onrechtmatige toe-eigening. Maatregelen zoals: Pagina 15 van 16
toegangscontrole, camera toezicht en registratiesystemen. Vooralsnog behoeven geen frauderisico's ten laste van bet weerstandsvermogen te worden gebracht. Hierdoor is er geen (Incldenteel) restrlslco.
Risico
Aanwezige beheersmaatregelen
Rest risico
13. Verzuim en/of uitval
Het RAR voert een actief beieid rondom de gezondheid en
€0,-
Langdurig ziekteverzuim /uitval van cruciaal personeel
inzetbaarheid van medewerkers. Het verzuim is momenteel
laag. Daarnaast is in de personeelsbudget ruimte opgenomen voor vervanging bij langdurige uitval. Indien dergelijke budgetten structureel niet meer toereikend zijn, worden deze wijzigingen opgenomen in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten
hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is er geen (incldenteel) restrlslco. 14. Onvoldoende kwalitatief personeel
Als gevolg van de krapte op de arbeidsmarkt is het de laatste jaren steeds moeilijker om voldoende goed gekwalificeerd personeel te vinden voor openstaande vacatures
Het RAR neemt goed werkgeverschap serieus en voert o.a. een actief beieid om medewerkers te ontwikkelen, dit ook met ais doel personeel langdurig te behouden. Hiervoor zijn leertrajecten en een opieidingsbudget voor handen. Daarnaast is er een wervingsbudget opgenomen die in veel gevallen toereikend is. Indien dergelijke budgetten structureel niet meer toereikend zijn, worden deze wijzigingen opgenomen in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrlslco.
€0,-
Pagina 16 van 16