Raadinformatienotitie rechtmatigheidsonderzoek ODR 9 oktober 2024
Tekst van het document
7 oktober 2024
Raadsinformatienotitie Rechtmatigheidsonderzoek Omgevingsdienst Rivierenland Omgevingsdienst Rivierenland (ODR) vindt zorgvuldigheid en integriteit van groot belang. Daarom vindt er periodiek onderzoek plaats naar het declareren van uren door inhuurkrachten en eigen medewerkers. Het laatste onderzoek dat heeft plaatsgevonden, heeft geleid tot het vroegtijdig vertrek van 4 inhuurkrachten. Omroep Gelderland heeft hierover op 11 september 2024 een artikel geplaatst op hun website. In deze notitie leest u wat er gebeurd is en hoe ODR de stakeholders heeft geïnformeerd. Dienstverlening ODR blijft ongewijzigd Vooropgesteld: Dit voorval heeft geen gevolgen voor de dienstverlening van ODR. ODR blijft gewoon de taken uitvoeren, zoals de opdrachtgevers van ODR gewend zijn en zoals is afgesproken. ODR blijft vergunningen verlenen, toezicht houden, handhaven en adviseren. Ook kan er nog steeds een beroep gedaan worden op het leveren van extra diensten door ODR. Het rechtmatigheidsonderzoek ODR doet meerdere keren per jaar een rechtmatigheidsonderzoek naar het schrijven en declareren van uren door inhuurkrachten en eigen medewerkers. Als uit een dergelijk onderzoek moeilijk te verklaren zaken of onduidelijkheden naar voren komen, is de eerste stap altijd dat de betrokkene hierop wordt aangesproken en dat er, indien nodig, correctieve maatregelen worden genomen.
Dat is in het najaar van 2023 gebeurd. Begin 2024 bleek bij een volgend rechtmatigheidsonderzoek dat er opnieuw afwijkingen waren. Dat was voor ODR reden om een extern bureau in te schakelen om hier in alle vertrouwelijkheid nader onderzoek naar te doen. Resultaat rechtmatigheidsonderzoek Uit dit externe onderzoek en extra interne controles bleek dat er in juridische zin geen fraude kon worden aangetoond, maar dat er wel sprake was van opvallendheden in de urenregistratie. Zo werden bovenmatig veel uren geschreven en werd de registratie van deze uren op projecten niet zorgvuldig genoeg geregistreerd. Dat was voor ODR reden om op advies van externe deskundigen passende arbeidsrechtelijke maatregelen te nemen. Dit heeft ertoe geleid dat 4 inhuurkrachten vroegtijdig zijn vertrokken. Vanwege personeelsvertrouwelijkheid en zorgvuldigheid jegens medewerkers kan en mag ODR hierover geen verdere details delen. Situatie in toekomst voorkomen Het onderzoeksbureau dat ODR heeft ingeschakeld, heeft aanbevelingen gedaan over verbeteringen die ODR kan doorvoeren om de kans op dit soort onregelmatigheden te verkleinen. ODR heeft deze met de accountant en het bestuur besproken en gaat verbeteringen doorvoeren. Zo gaat ODR als onderdeel van de doorontwikkeling business intelligence een dashboard bouwen waarin afwijkingen veel duidelijker naar voren komen.
Vooruitlopend hierop is het management nadrukkelijk aangesproken op hun verantwoordelijkheid bij controlewerkzaamheden. Daarnaast wordt dit jaar het beleid “Misbruik en oneigenlijk gebruik” ter vaststelling aan het AB aangeboden. Betrokkenheid Algemeen en Dagelijks Bestuur Het Dagelijks Bestuur van ODR is continu geïnformeerd en betrokken bij ontwikkelingen. Ook het Algemeen Bestuur is door ODR op de hoogte gehouden. Ook over de aanbevelingen om de kans op onregelmatigheden in de toekomst te verkleinen. Het Dagelijks Bestuur zal nadrukkelijk bij de voortgang van de maatregelen worden betrokken. Gevolgen voor ODR Dit alles heeft natuurlijk impact op medewerkers van ODR. Iedereen reageert daar op zijn of haar eigen manier op. De directie en het MT van ODR hebben hier aandacht voor. Ook is er aandacht voor het op sterkte brengen en houden van de teams. Omroep Gelderland heeft bericht over de situatie. Als we persvragen krijgen, delen we onderstaand extern statement.
7 oktober 2024
Extern statement ODR ODR heeft een statement opgesteld dat ODR deelt als er vragen komen vanuit de media. Dit statement is al eerder gedeeld met de AB-leden en met de communicatieadviseurs van de gemeenten. En recentelijk is dit statement aangepast. In het nieuwe statement is opgenomen welke acties ODR onderneemt om dit soort zaken in de toekomst te voorkomen.
Statement ODR Uit het rechtmatigheidsonderzoek van begin 2024 bleek dat er sprake was van opvallendheden in de urenregistratie. Wij zijn daarvan erg geschrokken. Als Omgevingsdienst Rivierenland willen en moeten wij integer en zorgvuldig werken. Daarom hebben we een intern onderzoek gedaan naar efficiënte verbeteringen om ervoor te zorgen dat dit niet meer kan gebeuren. Momenteel zijn we bezig met het doorvoeren van die eerste verbeteringen. Het proces voor inhuur en contractbeheer is aangescherpt, waardoor managers volgens een vaste, heldere lijn werken. Gebleken is dat die stappen niet altijd even duidelijk waren, waardoor teammanagers deze verschillend konden interpreteren. Uiteraard blijven we nauwgezet controleren of dit proces zorgvuldig en integer verloopt. Daarnaast gaan we werken met een Business Intelligence (BI) dashboard. Dat dasboard geeft meer inzicht in urenregistraties en declaraties. Momenteel werken we aan een stappenplan voor de implementatie van dit dashboard. Tot die tijd zijn we extra alert op het juist registreren en declareren van uren.