Programmabegroting 2027 en meerjarenraming 2028-2030 Regionaal Archief Rivierenland (geanonimiseerd)

weerstandsvermogen gedaan. De Beleidsnota ‘Risicomanagement en weerstandsvermogen’ wordt vierjaarlijks herzien en aangeboden worden aan het Dagelijks Bestuur ter vaststelling. En daarna gaat deze ter kennisgeving naar het Algemeen Bestuur.

Pagina 12 van 16

Bijlage 1 : Risico’s en beheersmaatregelen Politiek bestuurlijk en maatschappelijk Risico

Aanwezige beheersmaatregelen

1.

Deelnemers kunnen besluiten op enig moment niet meer deel te willen nemen dan wel niet meer gebruikt te willen maken van onze diensten. In de gemeenschappelijke regeling is geregeld op welke wijze deelnemende gemeente mogelijkerwijs zou kunnen uittreden. Hierin is opgenomen dat er afspraken worden gemaakt over de kosten bij uittreden. Het financieel risico is hiermee gedekt , want de blijvende gemeenten staan garant voor de gemaakte afspraken. En is er geen restrisico voor uittreding van een deelnemende gemeenten.

Uittreding van een deelnemer of beëindiging van een overeenkomst. Bijvoorbeeld een gemeente en/of het Waterschap Rivierenland

Rest risico

De overeenkomst die het RAR met het Waterschap Rivierenland heeft eindigt op 31 december 2024 en wordt stilzwijgend telkens met twee jaar verlengd , tenzij 12 maanden van tevoren is opgezegd. De relatie tussen de contractanten is goed , het Waterschap heeft recentelijk nieuwe opdrachten aan het RAR gegeven , de kans dat niet wordt verlengd is derhalve klein. De financiële gevolgen zijn niettemin aanzienlijk. Behalve een inkomstenderving ad € 200. 000 op jaarbasis , zullen bij beëindiging van de overeenkomst ook frictiekosten moeten worden betaald. Deze kosten vormen het rest risico. Teneinde de kans op een eventuele beëindiging van een DVA , alsmede de financiële gevolgen ervan , zo veel mogelijk te beperken , wil het RAR wederom lange termijn afspraken maken met het Waterschap , waarbij ook gekeken wordt naar de voorwaarden voor mogelijke uittreding.

€ 300. 000 - € 500. 000

2.

Nieuwe wet- en regelgeving Zoals o. a. de Archiefwet die naar verwachting in 2025 van kracht wordt.

Eventuele wijzigingen in de wetgeving (zoals de Archiefwet) kunnen invloed hebben op ons takenpakket. Aangezien het RAR in zijn taakuitvoering altijd moet voldoen aan de wetgeving komen dergelijke wijzigingen in taken terug in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico.

€ 0

3.

Technologische ontwikkelingen Technologische ontwikkelingen zoals automatisering en AI , die van invloed zijn op de omvang en wijze van de uitoefening van de primaire taak.

Technologische ontwikkelingen brengen zowel risico’s als ook kansen met zich mee. Hierdoor kan het voorkomen dat investeringen sneller nodig zijn dan voorzien en/of dat reeds gedane investeringen niet meer renderen en nieuwe nodig zijn. Ook hiervoor geldt dat dergelijke wijzigingen worden opgenomen in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. . Hierdoor is er geen ( incidenteel) restrisico.

€ 0

4.

Nieuw beleid als gevolg van nieuw bestuur Bij het aantreden van een nieuw bestuur (elke 4 jaar) is de kans op koerswijziging aanwezig.

Ook hiervoor geldt dat dergelijke wijzigingen worden opgenomen in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. . Hierdoor is er geen ( incidenteel) restrisico.

€ 0

Pagina 13 van 16

5.

Wereldwijde ontwikkelingen zoals een pandemie , oorlog en/of natuurramp De financiële gevolgen van een pandemie zoals de corona crisis , maar ook de oorlog in Oekraïne met de enorme prijsstijgingen zijn niet te voorzien in de begroting.

Hiervoor is geen beheersmaatregel op te nemen , anders dan de gecreëerde post onvoorzien , waarmee dergelijke onvoorziene tegenvallers op te vangen zijn. Indien deze post niet afdoende is , zal het tekort bij de jaarrekening door de deelnemende gemeenten worden opgevangen. Indien de kosten een structurele doorwerking hebben , zullen deze in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is er geen ( incidenteel) restrisico.

€ 0

Organisatorisch Risico

Aanwezige beheersmaatregelen

Rest risico

6.

Afhankelijkheid specialistische leveranciers Het RAR is voor haar taakuitvoering afhankelijk van de inzet van een tweetal essentiële (software) systemen. Het wegvallen of niet goed functioneren van deze systemen heeft negatieve gevolgen voor een goede taakuitvoering.

De huidige leveranciers van het archiefbeheersysteem en documentmanagementsysteem van het RAR staan goed aangeschreven en zijn leidend in hun branche. De kans dat één van hen noodgedwongen zijn bedrijfsvoering beëindigt moet als zeer klein worden ingeschat. Indien dit zich onverhoopt toch voordoet dan kunnen de financiële gevolgen in termen van vervangingsinvesteringen aanzienlijk zijn. Om dit risico beter in beeld te krijgen is het RAR voornemens om in het komende jaar bedrijfsinformatie op te vragen van deze leveranciers en zo een beter beeld te krijgen van hun reputatie en solvabiliteit. Zo kan bij twijfel het RAR zelf het initiatief nemen om tijdig naar een andere leverancier uit te kijken en over te stappen. Dit neemt niet weg dat een dergelijke overstap ook altijd aanzienlijke migratiekosten met zich meebrengt. Deze kosten vormen het rest risico.

€ 300. 000 - € 500. 000

7.

Calamiteiten met schade aan gebouw en archief tot gevolg Er is een risico aanwezig op een calamiteiten zoals brand , wateroverlast , inbraak of vandalisme. Dit levert mogelijk gevolgschade.

Het RAR heeft een actueel calamiteitenplan en is afdoende verzekerd tegen directe water- en brandschade aan het gebouw. De opstal verzekering is tegen herbouwwaarde , welke om de 5 jaar opnieuw wordt getaxeerd. Dit geldt ook voor de inboedel zoals de kantoorinventaris en de bedrijfsuitrusting. Archiefstukken zijn echter niet te verzekeren. De kans dat calamiteiten zich voordoen moet als zeer klein worden ingeschat , mede doordat het gebouw uit 2012 is en voldoet aan alle wettelijke (veiligheids)voorschiften. En door het toepassen van adequate detectiesystemen kan in veel gevallen snel geacteerd worden waarmee het risico van verlies van archiefstukken beperkt blijft. Documenten die bij een brand verloren gaan , kunnen niet worden vervangen en brengen dan ook geen kosten met zich mee. Wel kunnen de kosten van het opruimen van deels beschadigde archiefstukken , het restaureren van beschadigde stukken en het tijdelijk onderbrengen van de niet beschadigde stukken aanzienlijk zijn.

€ 300. 000 - € 500. 000

8.

Cybercriminaliteit Ondanks goede en actuele beveiligingsmaatregelen blijven cybercriminelen continue hun aanvalsplannen aanpassen om hieromheen te werken. Er is dus altijd een risico/kans dat ze zullen slagen. Dit levert vrijwel altijd gevolgschade.

Deze vorm van criminaliteit komt tegenwoordig regelmatig voor bij de overheid. De kans dat een cyberaanval slaagt moet evenwel als betrekkelijk klein worden ingeschat , gezien de goede inrichting van de logische toegangsbeveiliging van de systemen. Ook zijn de financiële gevolgen relatief beperkt , gezien het feit dat het RAR beschikt over goede back up-systemen en met de verwerkers van gegevens overeenkomsten (inclusief een Service Level Agreement SLA) zijn afgesloten , die mede

€ 50. 000 – 150. 000

Pagina 14 van 16

voorzien in een borging van de integriteit van de gegevensverwerking. Dit neemt niet weg dat een dergelijke voorval altijd kosten met zich meebrengt , zoals herstel en reparatiekosten en eventueel extra beveiligingsmaatregelen die hierbij komen kijken. Deze kosten vormen het rest risico.

Financieel Risico

Aanwezige beheersmaatregelen

Rest risico

Rentefluctuaties Renterisico kan voor optreden door veranderingen in de rentestanden. Dit kan leiden tot nadeel door een rentestijging of het niet profiteren van rentedalingen voor aangetrokken gelden. Voor uitstaande gelden kan het leiden tot een nadeel als de rente daalt.

Het renterisico is beperkt aanwezig. Voor de middelen die aangetrokken zijn geldt een vast rentepercentage. Het RAR heeft relatief gezien veel uitstaande middelen. Hiervoor is geen beheersmaatregel op te nemen , anders dan de gecreëerde post onvoorzien , waarmee dergelijke onvoorziene tegenvallers op te vangen zijn. Indien deze post niet afdoende is , zal het tekort bij de jaarrekening door de deelnemende gemeenten worden opgevangen. De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico.

€ 0-,

10. Projectmanagement gesubsidieerde projecten Aan de (project)subsidies het RAR krijgt zijn voorwaarden verbonden. Onder andere voor de tijdigheid en verantwoording van bestede gelden. Indien het RAR hier niet aan kan voldoen kunnen gelden (deels) worden teruggevorderd.

Er wordt actief gestuurd op goed projectmanagement en financieel voortgangsoverleg ofwel het is een voorwaarde om het project te willen doen. Toch zijn dit veelal projecten in samenwerking met derden en blijft dit risico bestaan. Buiten deze beheersmaatregel is er niets anders dan de gecreëerde post onvoorzien , waarmee dergelijke onvoorziene tegenvallers op te vangen zijn. Indien deze post niet afdoende is , zal het tekort bij de jaarrekening door de deelnemende gemeenten worden opgevangen. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico.

€ 0-,

Risico

Aanwezige beheersmaatregelen

Rest risico

11. Naleven van de wet- en regelgeving Wet en regelgeving veranderd continue. Onze bedrijfsvoering dient hier aan te voldoen en op aangepast te worden. Door de beperkte omvang van onze organisatie is hiervoor niet altijd de juiste kennis en/of capaciteit intern aanwezig.

RAR volgt de ontwikkelingen rondom wetgeving op de voet. Echter is zij niet altijd in staat om met de intern aanwezige capaciteit en expertise de veranderingen snel vorm te geven. Om te voorkomen dat we niet voldoen aan nieuwe wetten en regels worden bij bepaalde vraagstukken externe expertise tijdelijke ingehuurd. Dit ook om te voorkomen dat er bewust of onbewust overtredingen van wet- en regelgeving plaatsvinden die mogelijk schadeclaims en boetes kunnen opleveren. Met externe inhuur neemt het risico af , maar dit neemt niet weg dat de kosten van een externe (juridische) specialist in de praktijk evenwel behoorlijk kunnen oplopen. Deze kosten vormen het rest risico. Deze kosten zijn niet structureel van aard en zijn veelal nog onbekend ten tijde van het opstellen van de begroting (ruim 2 jaar ervoor). Met als gevolg dat ze niet altijd vooraf kunnen worden opgenomen in de begroting.

€ 25. 000 - € 75. 000

12. Frauderisico’s In geval van een geconstateerde fraude is er een risico op mogelijke gevolgschade.

In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is gekeken in welke mate de interne beheersing verbetering behoeft om deze risico’s af te dekken. Waar nodig is deze aangescherpt. Er zijn voldoende maatregelen getroffen om onrechtmatige toe-eigening van vaste activa te voorkomen. En hoewel archiefstukken niet tot de vaste activa horen , zijn ook hiervoor maatregelen getroffen ter voorkoming van onrechtmatige toe-eigening. Maatregelen zoals:

€ 0-,

9.

Juridisch

Pagina 15 van 16

toegangscontrole , camera toezicht en registratiesystemen. Vooralsnog behoeven geen frauderisico’s ten laste van het weerstandsvermogen te worden gebracht. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico.

Risico

Personeel Aanwezige beheersmaatregelen

Rest risico

13. Verzuim en/of uitval Langdurig ziekteverzuim /uitval van cruciaal personeel

Het RAR voert een actief beleid rondom de gezondheid en inzetbaarheid van medewerkers. Het verzuim is momenteel laag. Daarnaast is in de personeelsbudget ruimte opgenomen voor vervanging bij langdurige uitval. Indien dergelijke budgetten structureel niet meer toereikend zijn , worden deze wijzigingen opgenomen in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico.

€ 0-,

14. Onvoldoende kwalitatief personeel Als gevolg van de krapte op de arbeidsmarkt is het de laatste jaren steeds moeilijker om voldoende goed gekwalificeerd personeel te vinden voor openstaande vacatures

Het RAR neemt goed werkgeverschap serieus en voert o. a. een actief beleid om medewerkers te ontwikkelen , dit ook met als doel personeel langdurig te behouden. Hiervoor zijn leertrajecten en een opleidingsbudget voor handen. Daarnaast is er een wervingsbudget opgenomen die in veel gevallen toereikend is. Indien dergelijke budgetten structureel niet meer toereikend zijn , worden deze wijzigingen opgenomen in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico.

€ 0-,

Pagina 16 van 16