Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Tekst van het document
Programmabegroting 2025 en
Meerjarenraming 2026 -2028
Datum Ons kenmerk Versiebeheer/status Contact
13-03-2024 1628-24828 Ter vaststelling in DB 25-03-3024 en AB van 10-07-2024
info@rarivierenland.nl
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 2 van 39
BESLUIT PROGRAMMABEGROTING 2025 EN MEERJARENRAMING 2026-2028 Het Algemeen Bestuur, gelet op artikel 24 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland, besluit: 1. Programmabegroting 2025 vast te stellen en 2. Meerjarenraming 2026-2028 ter kennisgeving aan te nemen.
Aldus besloten in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 10 juli 2024.
D. Bijvoet- de Wit Vice-voorzitter
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
E. Kok-Majewska Secretaris
Pagina 3 van 39
MANAGEMENTSAMENVATTING De begroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028 geven inzicht in onze opgave voor de komende jaren voor zowel ons programmaplan als ook financieel. Onderstaand een kort resume. Het beleidsplan 2022-2025 van het Regionaal Archief Rivierenland is, net als voorgaand jaar, leidend geweest voor het opstellen van het programmaplan evenals de financiële begroting. Het thema van het beleidsplan is DATA en wel DATA in al haar facetten: duurzaamheid data, ketendata, metadata, gebruik van data en presentatie van data. Met al deze facetten van DATA komen wij dagelijks in aanraking in ons werk en het is belangrijk hierin steeds toekomstbestendige keuzes te maken. De speerpunten en prioriteiten hierin voor 2025 zijn verwoord in het programmaplan in hoofdstuk 2. Extra vermeldenswaardig is de stand van zaken gedigitaliseerde bestanden. Daarin hopen we in 2025 de meeste kernbestanden nagenoeg volledig te hebben gedigitaliseerd. Eveneens in 2025 is gepland het afronden van het uitplaatsingstraject van archieven van gemeenten via BvoWB. Daarmee zullen 5 van de 7 gemeenten gebruik maken van het e-depot van het RAR. In 2025 staat ook gepland de volledig vernieuwing van onze website, in geval van het RAR een ruggengraat voor alle onderzoeken in en beheer van archieven.
Ook zal de nodige aandacht worden besteed aan het aangaan en de realisatie van het nieuwe Erfgoed en Cultuurpact. In de vertaling van dit programma naar onze baten en lasten hebben we wederom met kritische blik gekeken naar onze lasten. Dit eveneens gezien de vraag van onze deelnemende gemeenten betreffende de moeilijke situatie in het zogenaamde ‘ravijnjaar’ 2026. Dit heeft tot gevolg dat we op een aantal onderdelen een reductie op de lasten hebben weten door te voeren, zonder dat dit een onevenredige afbreuk doet aan onze dienstverlening. Naast deze reducties is ook een aantal budgetneutrale kosten verschuivingen gedaan, waarmee een beter beeld wordt gegeven van de kosten die zijn gemoeid met het beheer van en de dienstverlening uit de archieven. Er is geen nieuw beleid doorgevoerd en de indexaties zijn zoals opgenomen in de kaderbrief programmabegroting 2025. Dit samen maakt dat we een beperkte stijging van de bijdrage per inwoner zien van € 0,33 ten opzichte van 2024. Tot slot onderstrepen de cijfers uit de (verplichte) paragraven en financiële begroting de gezonde financiële positie en bedrijfsvoering van het RAR.
Foto RAR: de Studiezaal
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 4 van 39
Inhoudsopgave BESLUIT PROGRAMMABEGROTING 2025 EN MEERJARENRAMING 2026-2028 ..................................... 3 MANAGEMENTSAMENVATTING ............................................................................................................. 4 Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 5 1
2
Inleiding ........................................................................................................................................... 6 1.1
Leeswijzer............................................................................................................................... 6
1.2
Kaders .................................................................................................................................... 6
1.3
Deelnemende Gemeenten ..................................................................................................... 8
1.4
Samenstelling Bestuur ........................................................................................................... 9
Programmaplan ............................................................................................................................. 11 2.1 2.1.1
Doelstelling ...................................................................................................................... 11
2.1.2
Missie ............................................................................................................................... 11
2.1.3
Beleidsplan 2022-2025 .................................................................................................... 11
2.2
3
Wat gaan we ervoor doen?.................................................................................................. 12
2.2.1
Taakgebieden................................................................................................................... 12
2.2.2
Taakgebieden en prioriteiten begroting 2025 ................................................................. 13
2.3
Extra toelichting programma archiefbeleid ......................................................................... 19
2.4
Wat mag het kosten? ........................................................................................................... 20
2.4.1
Algemene Dekkingsmiddelen en Onvoorzien.................................................................. 21
2.4.2
Overzicht van de kosten van Overhead ........................................................................... 23
2.4.3
Het bedrag van de Vennootschapsbelasting ................................................................... 23
2.4.4
Overige toelichting .......................................................................................................... 23
Paragrafen ..................................................................................................................................... 25 3.1
5
Doelstellingen en missie van het Regionaal Archief Rivierenland ....................................... 11
Weerstandsvermogen en risicobeheersing ......................................................................... 25
3.1.1
Weerstandsvermogen ..................................................................................................... 25
3.1.2
Kengetallen ...................................................................................................................... 27
3.2
Kapitaalgoederen ................................................................................................................. 27
3.3
Financiering .......................................................................................................................... 29
3.4
Bedrijfsvoering ..................................................................................................................... 31
Financiële begroting ...................................................................................................................... 34 5.1
Overzicht van de baten en lasten en de toelichting ............................................................ 34
5.2
Uiteenzetting financiële positie en de toelichting ............................................................... 35
BIJLAGEN ............................................................................................................................................... 36
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 5 van 39
1 Inleiding Voor u ligt de programmabegroting 2025 en de meerjarenraming 2026-2028 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland (RAR). De begroting is een instrument/document dat wordt opgesteld op basis van art. 24 lid 4 van de gemeenschappelijke regeling. Hierin staat: Het Dagelijks Bestuur overlegt aan de gemeenteraden voor 1 april van elk jaar de algemene financiële en beleidsmatige kaders voor het volgende jaar. Het beleidsplan 2022-2025, wat eind 2021 door het Algemeen Bestuur is vastgesteld, is leidend geweest voor het archiefprogramma en daarmee in het verlengde de opstelling van de begroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028. Hieronder wordt in het kort toegelicht hoe het document is opgebouwd en waar u welke informatie kunt vinden. Daarna zijn opgenomen de kaders waarbinnen deze begroting en meerjarenraming zijn opgesteld, de deelnemende gemeenten en de samenstelling van het bestuur.
1.1
Leeswijzer
Beleidsbegroting Hoofdstuk 2 en 3 omvatten samen de beleidsbegroting. Hierin komen aan de orde: - in hoofdstuk 2 het Programmaplan met onze doelstellingen en ons programmaplan; - in hoofdstuk 3 de Paragraven, hier is de begroting onderbouwd met relevante financiële informatie en de verplichte paragrafen volgens de begrotingsregels (BBV). Financiële begroting Hoofdstuk 4 omvat de financiële begroting. Dit deel van de begroting bestaat uit: - het overzicht van baten en lasten en de toelichting; - de uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting.
1.2
Kaders
De begroting 2025 is opgesteld op basis van onderstaande financiële- en beleidskaders. Deze zijn in overeenstemming met de kaders uit onze kaderbrief van 28 november 2023, inclusief onze reacties op de zienswijzen hierop van onze deelnemende gemeenten. Daaraan toegevoegd is het normen en toetsingskader voor de toetsing van de rechtmatigheid. Beleidskaders en het normen en toetsingskader rechtmatigheid De begroting is opgesteld op basis van: - de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland; - het Beleidsplan Regionaal Archief Rivierenland 2022-2025; - mandaatregeling directeur; - financiële verordening RAR 2023; - de wet- en regelgeving waaronder: o Europese en nationale aanbestedingsregels o Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) o Gemeentewet (GW) o Ambtenarenwet o Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) o Wet open overheid (Woo); o Archiefwet o Fiscale wetgeving o Sociale verzekeringswetten
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 6 van 39
o o o o o
Wet financiering decentrale overheden (FIDO) Wet normering topinkomens (WNT) Besluit begroting en verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV) Besluit accountantscontrole decentrale overheden CAO SGO
Er is geen nieuw beleid voorzien in de begroting van 2025. Wel zien we een wijzigingen in wetgeving, en daarmee in de wettelijke taken, dit betreft de wijziging in de Archiefwet die er aankomt. Toelichting op de Archiefwet Zoals het er nu voorstaat, zal de nieuwe Archiefwet ingaan op 1 januari 2026. Deze geactualiseerde Archiefwet stelt eisen aan duurzame huishouding bij de gemeenten en heeft invloed op de taakuitoefening door het RAR. De exacte impact van deze aanpassingen hopen we in de loop van 2024 in kaart te kunnen brengen en zal naar verwachting geringe invloed hebben op de personeelsbezetting bij het RAR. Toelichting op de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is op 1 juli 2022 in werking getreden. Doel van de wijziging is om de democratische legitimiteit van gemeenschappelijke regelingen en de kader stellende en controlerende rol van gemeenteraden te versterken. Alle gemeenschappelijke regelingen moeten door deze wetswijziging worden gewijzigd en zo ook die van het RAR. Afgelopen periode is hard gewerkt aan een de nieuwe tekst voor onze GR en deze zal uiterlijk op 1 juli 2024 gereed moeten zijn. Ten tijde van het opstellen van deze begroting was de gewijzigde GRtekst nog niet vastgesteld, maar wel al in definitieve vorm voorgelegd aan de deelnemende gemeenteraden.
Waar mogelijk, is rekening gehouden met de voorgenomen wijzigingen in de GR. Financiële kaders programmabegroting en meerjarenraming Voor het opstellen van de programmabegroting 2025 en de meerjarenraming 2026-2028 zijn de uitgangspunten van de kaderbrief programmabegroting 2025 van de Regionaal Archief Rivierenland gevolgd, inclusief onze reacties op de zienswijzen hierop van onze deelnemende gemeenten. Wat in het kort neerkomt op het volgende: - Prijsindexering: Voor de begroting 2025 wordt uitgegaan van het prijsniveau 2024 en indexatie conform de inflatiecijfers IMOC van het CPB. Hierbij is rekening gehouden met: - kostenbudgetten: prijspeil 2024 als basis en voor het jaar 2025 en verder een prijsstijging van 1,6 % per jaar; - lonenbudgetten: laatste ontwikkelingen met betrekking tot CAO 2024 als basis en voor het jaar 2025 een stijging van 5,8% over de begrote formatie/salariskosten (inclusief pensioenlasten) en conform het CBP een index van 4,8%, 4,2% en 4,2% voor respectievelijk de ramingen van 2026, 2027 en 2028; - energiekosten: net als het overgrote deel van Nederland heeft ook het RAR het afgelopen jaar te maken gehad met een extreme stijging in de energiekosten.
Omdat er in de nabije toekomst nog steeds onzekerheid is over de ontwikkeling van de energieprijzen wordt deze apart en dus los van de prijsindexatie, meegenomen in de financiële uitgangspunten voor onze begroting 2025. Op basis van de huidige inzichten is de verwachting dat de energieprijzen, gelijk blijven opzichte van 2023. - De inwonersaantallen van het CBS met peildatum 1 januari 2024.
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 7 van 39
Deze uitgangspunten zijn in lijn met de gehanteerde uitgangspunten van de overige gemeenschappelijke regelingen in Rivierenland. Het uitgangspunt van het Algemeen Bestuur is een structureel en reëel sluitende begroting en incidentele tekorten te dekken vanuit de algemene reserve. De geldende ratio van het weerstandsvermogen is door het Algemeen Bestuur vastgesteld op minimaal 1,0. Dit betekent voor het RAR een minimaal niveau van weerstandscapaciteit van € 200.000,-. Uitleg hierover is opgenomen in paragraaf 3.1. Het RAR hanteert op basis van de in 2009 aangetrokken financieringsmiddelen voor investeringen een (gemiddeld) rentepercentage van 4,75%. Dit betreffen annuïtaire leningen welke zijn afgesloten voor de financiering van de bouw met een vaste rente gedurende de gehele looptijd. In de afgelopen periode is reeds onderzocht of eerdere aflossing en afsluiting van een nieuwe financiering met een lagere rente financieel aantrekkelijk was. Hieruit is gebleken dat eerdere aflossing alleen mogelijk is met volledige uitbetaling van de vooraf vastgestelde en berekende rente over de totale looptijd. Dit maakt dat eerder aflossen van deze lening niet tot financiële voordelen zal leiden. Btw Het Regionaal Archief Rivierenland is btw-plichtig. Het bedrag per inwoner wordt als gevolg hiervan met 21% btw belast.
De betaalde btw kan door de deelnemende gemeenten en het waterschap via de zogenaamde compensabele btw worden verhaald.
1.3
Deelnemende Gemeenten
De deelnemende gemeenten aan de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland per 1 januari 2024 zijn: Buren, Culemborg, Geldermalsen, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zaltbommel.
Foto RAR: Medewerkers van het RAR na afleggen van ambtseed
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 8 van 39
1.4
Samenstelling Bestuur
Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland bestaat op 1 januari 2024 uit: Dagelijks Bestuur R. van Stappershoef C.A.H. Zondag D. Bijvoet-de Wit E. Kok-Majewska
gemeente West Betuwe, voorzitter (tijdelijk functie neergelegd) gemeente Zaltbommel gemeente Culemborg, vice-voorzitter directeur/streekarchivaris, secretaris
Algemeen bestuur W. Kosterman C.A.H. Zondag D. Bijvoet-de Wit K. Maier M.A. Klein R. Dijkstra M. A. de Raaf E. Kok-Majewska
gemeente West Betuwe gemeente Zaltbommel gemeente Culemborg, vice-voorzitter gemeente Buren gemeente Neder-Betuwe gemeente Tiel gemeente Maasdriel directeur/streekarchivaris, secretaris
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 9 van 39
Beleidsbegroting
In dit deel: -
Hoofdstuk 2: Programmaplan Hoofdstuk 3: Paragrafen
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 10 van 39
2 Programmaplan In dit hoofdstuk wordt conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) omschreven: - wat de beoogde maatschappelijke effecten zijn van het programmaplan: Doelstelling en missie; - op welke wijze de maatschappelijke effecten worden nagestreefd: Wat gaan we er voor doen?; - wat de raming is van de baten en lasten: Wat mag het kosten?
2.1
Doelstellingen en missie van het Regionaal Archief Rivierenland
2.1.1 Doelstelling Art. 3 GR RAR: Het Regionaal Archief heeft tot doel het binnen het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis en vervult daartoe de volgende taken: a) de zorg voor en het beheren van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers; b) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht; c) de zorg voor het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van instanties die niet bestuurlijk in de regeling participeren en waaraan op contractbasis diensten worden verleend; d) het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. 2.1.2 Missie Het Regionaal Archief Rivierenland is een professionele, toekomstgerichte archiefdienstverlener voor het Rivierengebied, die klantgerichtheid en zorgvuldigheid in de dienstverlening aan de burger en de overheid voorop heeft staan, die de meerwaarde van samenwerkingsverbanden onderkent en die op actieve wijze gebruik van bronnen en informatie daaruit stimuleert.
De kerntaken van het RAR zijn: - het aanbieden van historische informatie en/of belevingskansen aan een zo breed mogelijk publiek op de voor hen meest geschikte manier; - als professionele collectiebeheerder archieven en collecties verwerven, bewaren, toegankelijk maken en gebruik ervan stimuleren. Om deze collecties op optimale wijze te beheren en beschikbaar te stellen, werkt het RAR volgens drie kernwaarden: Betrouwbaar, Betrokken en Bekwaam. 2.1.3 Beleidsplan 2022-2025 Eind 2021 is door het Algemeen Bestuur het beleidsplan RAR 2022-2025 vastgesteld. Het thema van het beleidsplan is DATA. En omvat al haar facetten, zoals: Duurzaamheid data (en daarin) o digitale duurzaamheid o algoritmes o beheer en behoud o archiveren bij de bron Ketendata (en daarin) o common Ground principes
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 11 van 39
o acquisitie particulier materiaal o impact netwerksamenleving o uitplaatsing archieven Metadata (en daarin) o digitaliseren van archieven en collecties o beeldbank o inzet vrijwilligers o ontsluiting van archieven Gebruik van data (en daarin) o publiek o onderzoek o educatie Presentatie van data (en daarin) o doelgroepen o website o sociale media o open data Het beleidsplan is, net als het vorige beleidsplan, in vragende vorm opgesteld. Koersvast en met de meest mogelijke flexibiliteit voor de komende jaren. De vragen die op antwoord wachten stellen ons in staat om open te staan voor en snel te participeren op technologische en maatschappelijke ontwikkelingen. Het volledige beleidsplan kunt u vinden via onderstaande QR-code.
2.2
Wat gaan we ervoor doen?
2.2.1 Taakgebieden Het RAR biedt brede dienstverlening aan, waarvan de burgers de vruchten plukken: • professioneel archiefbeheer; • studiezaaldienstverlening; • uitstekende depotfaciliteiten; • inspectie; • advisering, kennisoverdracht en begeleiding bij procesverbetering, e-depot, TMLO, WHO, WOO, webarchivering; • digitale dienstverlening, beeldbank en S-o-D (Scanning on Demand); • educatieprogramma’s en tentoonstellingen(ruimte); • promotie van de regionale historie op internet (o.a. via Google Grants programma, You Tube en social media) en in de (landelijke)media; • vergaderfaciliteiten voor overheden en gelieerde organisaties; • extra projecten en ondersteuning.
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 12 van 39
Om deze brede dienstverlening binnen het opgestelde beleid ten uitvoer te kunnen brengen, is de organisatie van het Regionaal Archief Rivierenland ingedeeld in de volgende taakgebieden: 1. Ontsluiting papieren erfgoed 2. Digitale ontwikkeling 3. Inspectie 4. Dienstverlening Taakgebieden
Hoofdprocessen
Beleidsplan 2022-2025
1.
Ontsluiting papieren erfgoed
Verwerven Bewerken Inventariseren Conserveren Acquisitie
Ontsluiting
2.
Digitale ontwikkeling
Digitaliseren en Adviseren
Digitalisering Collectie e-depot
3.
Inspectie
Inspecteren
Inspectie
Gemeenschappelijke Regeling RAR, artikel 3 • Beheer • Zorg en beheer • Stimuleren regionale geschiedbeoefening • Aanleggen, beheer en bewaren van relevante bronmateriaal • Beheer • Zorg en beheer • Stimuleren regionale geschiedbeoefening • Toezicht op het beheer
4.
Dienstverlening
Gebruiken Leren en beleven
Erfgoedgebruik
•
Stimuleren regionale geschiedbeoefening
Tabel 1 Taakgebieden RAR
2.2.2 Taakgebieden en prioriteiten begroting 2025 Hieronder per taakgebied de prioriteiten voor 2025. 1. Ontsluiting Papieren Erfgoed Onder dit cluster valt zowel de verwerving, de materiële verzorging en conservering, het archief- en collectiebeheer als het systematisch beschrijven van de historische bronnen. Dit zodat ze voor het publiek beschikbaar zijn en de documenten optimaal behouden kunnen blijven. De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied Ontsluiting Papieren Erfgoed voor 2025 gepland: • preventie en controle; • depotbeheer; • verpakken (duurzaam verpakken in zuurvrije omslagen en dozen, etikettering en standplaatsregistratie voorkomt niet alleen schade aan de archiefstukken, maar draagt ook bij aan het snel kunnen vinden van de stukken voor studiezaal of Scanning-on-Demand); • conserveren van archiefstukken, zodat deze erfgoedveilig kunnen worden geraadpleegd op de studiezaal of gedigitaliseerd; • schade-inventarisatie; • materiële en inhoudelijke ondersteuning bij digitalisering en S-o-D voor gemeenten en particulieren; • materiële en inhoudelijke ondersteuning bij projecten;
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 13 van 39
•
verdere ontwikkeling lange termijn planning voor behoud en conservering, op basis van het in 2024 gerealiseerde dashboard;
Foto’s RAR: schenking van het boek van St. Anthonusgilde te Beusichem door mevrouw Beijnen van Ingen en opnamen van aflevering van Ridders van Gelre
• •
inventarisatie: beschrijven van ongeïnventariseerde aanvullingen van gemeentearchieven, vooral van recenter verworven archieven van na 1978; inventarisatie plannen (inclusief vervolg op wegwerken van achterstanden): Bestand Hervormde gemeente Erichem, aanvulling Verbeteren toegang Oud archief Culemborg Katholieke parochie Rossum-Hurwenen Plattelandsvrouwen Ochten-Eldik Hervormde gemeente Tiel 1602-2010, deel 2 Verbeteren beschrijvingen bouwvergunningen na 1945 (e-depot) Weeshuis Tiel Commissie- en kabinetsarchieven Tiel Aanvullingen zonder toegang verwerken Bouwvergunningen gemeente Geldermalsen 1978-2013, deel 2 Katholieke parochie Varik Aanvullingen zonder toegang verwerken Gereformeerde gemeente Zaltbommel Enkele dorpspolderarchieven Tielerwaard, inventarisatie Polder Heukelum Voortzetting proef met gebruik AES ‘keurvergunningen’
•
gemeente Buren Culemborg Maasdriel Neder-Betuwe Tiel Tiel Tiel Tiel West Betuwe West Betuwe West Betuwe Zaltbommel Zaltbommel Waterschap Waterschap Waterschap
voor Buren, Culemborg, Neder-Betuwe, Tiel en West-Betuwe bovendien: ieder jaar worden tussen 10 en 20 archieven zonder toegang ontsloten;
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 14 van 39
•
• • • • • •
indexering: voor alle gemeenten worden dtb-registers geïndexeerd (MD en ZB alleen lidmaten, overige gemeenten alle soorten registers). Dit project zal in 2024 waarschijnlijk worden afgerond; indexering: voor alle gemeenten worden notariële akten geïndexeerd; indexering: voor de gemeente Buren, Culemborg, Neder Betuwe, Tiel en West Betuwe worden akten van de Burgerlijke stand geïndexeerd; indexering: voor alle gemeenten worden militieregisters geïndexeerd; verder ontsluiten van bouwvergunningen ten behoeve van de database op de website; direct beschrijven van nieuwe aanwinsten, toegangen online beschikbaar stellen; verdere ontsluiting van bibliotheek- en atlascollecties. In het bijzonder de documentatiecollecties;
Foto RAR: Team RAR tijdens de collegiale intergemeentelijk volleybal wedstijd
• • • • • • • • •
acquisitie atlasmateriaal en particuliere archieven en verwerking daarvan; uit de beschreven atlascollecties keuzes maken voor de beeldbank; bewerking affichecollectie Buren, Tiel en RAR algemeen; opschonen en inventariseren programmaboekjes en affiches Theater Agnietenhof; ontdubbelen atlascollecties, foto’s uit atlascollecties nemen; scans koppelen, MF-werkgroep incl. daaruit voortvloeiende werkzaamheden bijv. plaatsing; uitbouwen van het projectmatig werken bij ontsluiting en vrijwilligersbegeleiding; continueren van de inzet en begeleiding van vrijwilligers voor secundaire ontsluiting; het constant, zowel actief als passief, verwerven van archieven, publicaties en beeldmateriaal. Hiervoor is voortdurend overleg nodig met de aanbieders/uitgevers van materiaal. Deze verwerving zorgt ervoor dat relevant materiaal niet verloren gaat.
2. Digitale ontwikkeling Onder dit taakgebied valt zowel digitalisering als advisering. Digitalisering omvat alle werkzaamheden die nodig zijn om de bronnen digitaal op de juiste wijze permanent beschikbaar te maken. Advisering heeft tot doel de gemeenten, het waterschap en de gemeenschappelijke regelingen te ondersteunen bij de verbetering van de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer. De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied digitalisering en advisering voor 2025 gepland:
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 15 van 39
Digitalisering: • S-o-D gemeenten; • S-o-D particulieren; • verder met project huwelijkse bijlagen 1810-1851; • dossiers en kaarten bestemmingsplannen (vanaf ca. 1930): incidenteel al gedaan; • verder met bouw- en hinderwetvergunningen voor 1945: na 1945 via s-o-d gemeenten of door gemeenten zelf gedigitaliseerd; • naar schatting zijn in 2025 alle belangrijke kernbestanden beeld gedigitaliseerd als volgt: o Kranten collectie 35% o Analoge films 90% o Videobanden 50% o Atlascollectie (kaarten, prenten, affiches ect) 50% o Fotocollectie 3-4 % (ca. 50.000 gedigitaliseerd + ca. 75.000 digitaal born); • naar schatting zijn in 2025 alle belangrijke kernbestanden bijna volledig gedigitaliseerd, zoals: o Charters (akten op perkament): van de c. 3.000 zijn er meer dan 2.000 digitaal. o Stadsresoluties voor 1811 (Tiel, Buren, Culemborg, Zaltbommel en Asperen) o Stadsrekeningen voor 1811 (idem) o Dorpsboeken voor 1811 o Gemeenteraadsnotulen vanaf 1811 o Besluiten/notulen B&W vanaf 1811 (wordt nu nog aan gewerkt) o Gemeenteverslagen 1851-1935 o Gezondheidsverslagen 1902-1932 o Militieregisters 1811 – 1861 o Notariële repertoria 1811-1935 o Burgerlijke Stand 1811-1922/42/72 (aanvulling dit jaar op het program) o Bevolkingsregisters 1811-1939 o DTB-registers ca. 1500 – 1811/1851 o Bouwvergunningen/Hinderwetvergunningen van de ca. 200.000 vergunningen zijn er ca.
55.000 digitaal o Registers vrijwillige rechtspraak ca.1500–1811 alle gerechtsbanken o Registers/stukken criminele rechtspraak ca. 1500-1811 alle gerechtsbanken
Foto’s Jikke Fotografie & Vormgeving: educatieve programma’s voor scholieren bij het RAR
Advisering: • het ontwikkelen van kennisproducten voor klantorganisaties inzake de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden; • het organiseren van kennisdagen of themasessies voor medewerkers van klantorganisaties;
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 16 van 39
• • •
het bevorderen van kennisdeling over gemeenschappelijke problematiek tussen de klantorganisaties; het uitdragen van het principe van archiving by design in advies en indien van toepassing participatie naar deelnemers RAR; advisering over diverse informatiebeheerzaken en vergelijkbare nieuwe digitale migratietrajecten.
E-depot: • lopende migratietrajecten naar e-depot van 2024 met een doorloop naar 2025; • het afronden van uitplaatsing van digitaal archief BvoWB naar ons e-depot; • het verkennen van nieuwe overbrengingen van digitaal archief naar ons e-depot; • het aanmoedigen van trajecten waardoor de informatiehuishouding en bijbehorende inrichtingskeuzes van archiefvormer en RAR nauwer tot elkaar komen (gezamenlijk beleid, pilottrajecten en dergelijke); • het door-ontwikkelen van beleid inzake beheer en toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden in ons e-depot; • het verwerken van open data in advieslijn richting gemeenten inzake digitale publicatie en overbrengen; • het technisch en functioneel beheren van ons e-depot voor digitale archiefbescheiden; • het optimaliseren van onze e-depot workflows in samenwerking met gemeenten.
3. Inspectie Onder dit taakgebied valt toezicht en inspectie. Inspectie en toezicht heeft tot doel de toetsing van de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer aan wettelijke eisen en de veiligstelling van in de toekomst over te dragen wettelijk te bewaren archiefbescheiden. De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied inspectie voor 2025 gepland: • inspecties bij deelnemende gemeenten, gemeenschappelijke regelingen en het Waterschap Rivierenland ten aanzien van de eisen die vanuit archiefwet en -regelgeving aan het informatie- en archiefbeheer worden gesteld; • auditen van beheeromgevingen waarin archiefbescheiden worden opgesteld en ontvangen.
Waar nodig met een accent op archiveringsfunctionaliteiten in vakapplicaties en de conversie dan wel migratie van digitale archiefbescheiden; • onderzoek naar de impact van de nieuwe Archiefwet 202X, Archiefregeling en nieuw Archiefbesluit voor het informatie- en archiefbeheer bij het RAR en deelnemende gemeenten, gemeenschappelijke regelingen; • vertalen uitgangspunten nieuwe Archiefwet, nieuw Archiefbesluit en nieuwe Archiefregeling naar inspectiebeleid voor de komende jaren; • participeren in en daar waar nodig faciliteren van het Strategisch Informatieoverleg (SIO) van deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen; • beoordelen van de vernietigingslijsten; • uitvoeren van relevante thema-onderzoeken inclusief eindrapportages; • jaarlijkse update van het collectiehulpverleningsplan (CHV) van het RAR.
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 17 van 39
4. Dienstverlening en educatie Onder dit taakgebied valt de dienstverlening aan het publiek (studiezaal, beeldbank, S-o-D en online diensten). Daarnaast omvat dit taakgebied het organiseren van educatieve activiteiten, tentoonstellingen en, in samenwerking met partners, het erfgoed onder de aandacht brengen. De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied dienstverlening voor 2025 gepland: • realisatie nieuwe/aangepaste website inclusief social media plan; • modulaire realisatie van gemeentelijke viewer (werktitel), waarin we gemeentelijke herindelingen presenteren en relaties leggen met onze archieven; • onderzoekers faciliteren in hun onderzoek: actief begeleiden in de beschikbare bronnen en in het zoeken op onze website; • faciliteren en stimuleren samenwerking historische verenigingen uit het werkgebied van het RAR door onder andere twee maal per jaar een overleg te organiseren; • contacten onderhouden met cultuurcoaches en ICC’rs in werkgebied (PO); • vanuit CMK organiseren samen met Zinder wederom een ICC-dag.
Inclusief het maken van een Cultuurmagazine, waarin het aanbod kunst en cultuureducatie staat voor de basisscholen Tiel; • aanbieden en uitvoeren van het bestaande educatieprogramma aan PO en VO; • (nieuw) educatieprogramma ontwikkelen bij het thema van de Kinderboekenweek; • aanbieden in samenwerking met FEST en Zinder voor het PO in Tiel; • uitvoer project Keuzevrijheid 80 jaar vrijheid voor PO werkgebied RAR, inclusief expositie; • aanleveren educatiemateriaal aan cultuurcoaches Welzijn West Betuwe; • voortzetten Kunstmenu Buren (PO), met voorkeur voor lessen bij het RAR; • implementatie in PO van het educatieprogramma bij het kinderboek, L. Dielemans, Stromend door de tijd, binnen het Regioplan; • implementatie van het educatieprogramma “Oranje of Spanje” (over Tachtigjarige Oorlog in het werkgebied) in bovenbouw PO en brugklas VO; • contacten onderhouden en uitbreiden met relevante vakgroepen in middelbaar onderwijs en aanbieden van projecten op maat voor VO; • in samenwerking met FEST en Lingecollege voortzetting van het Tielologie-project voor Lingecollege Tiel (VO); • aanbieden van Maatschappelijke stages aan middelbare scholieren in het werkgebied;
Foto Jikke Fotografie & Vormgeving: Studiezaal dienstverlening
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 18 van 39
• • • • • •
2.3
coördinatie van Erfgoedpact en Regioplan uitvoering; samen met de historische organisaties de MET (Mobiele Erfgoed Tentoonstelling) promoten en gebruiken; faciliteren van bijeenkomsten van verbonden culturele of overheidsinstellingen; aanbieden van rondleidingen en lezingen; realiseren 3de editie Nacht van het Archief; zichtbaarheid in lokale en landelijke media verder vergoten.
Extra toelichting programma archiefbeleid
We hebben kritisch gekeken naar de kostensoorten en tot welke categorie deze behoren. Het beheer van en dienstverlening uit de archieven is gebaseerd op ons archiefbeheersysteem en de beschikbaarheid via de website. Om dit te realiseren, zijn hardware, software en faciliteiten nodig die daardoor logischerwijs onder het programma archiefbeleid en niet onder automatisering en huisvesting horen. In de begroting is dit beter zichtbaar gemaakt door het budget neutrale verschuivingen van deze kosten naar de juiste kostencategorie. Hiermee wordt een beter beeld gegeven van de kosten die gemoeid zijn met onze primaire taken en de ondersteunende zaken behorende bij deze primaire taken.
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 19 van 39
2.4
Wat mag het kosten?
Het overzicht van de begrote baten en lasten 2025-2028 is opgenomen in onderstaande tabel: Begroting 2025
Begroting 2024 Omschrijving programma
Lasten
Baten
€ 207.660
€ 103.550
€ 1.357.610
€0
Begroting 2026
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
-€ 104.110
€ 338.867
€ 93.370
-€ 245.497
€ 358.085
€ 97.750
€ 0 -€ 1.551.805 € 1.599.428
€0
Begroting 2027 Saldo
Lasten
Baten
-€ 260.335
€ 364.591
€ 101.770
-€ 1.599.428 € 1.700.257
€0
Begroting 2028 Saldo
Lasten
Baten
Saldo
-€ 262.821
€ 361.259
€ 105.960
-€ 255.299
-€ 1.700.257 € 1.807.811
€0
-€ 1.807.811
Progra mma Archi efbel ei d Programma Archiefbeleid Personeelskosten - programma
-€ 1.357.610 € 1.551.805
Overige personeelskosten
€ 59.810
€0
-€ 59.810
€ 57.980
€0
-€ 57.980
€ 58.900
€0
-€ 58.900
€ 59.850
€0
-€ 59.850
€ 60.810
€0
-€ 60.810
Huisvestingskosten
€ 952.129
€ 14.242
-€ 937.887
€ 865.483
€ 18.352
-€ 847.131
€ 863.586
€ 18.422
-€ 845.164
€ 855.384
€ 18.492
-€ 836.892
€ 847.639
€ 18.562
-€ 829.077
Organisatie, beheer & administratie
€ 46.460
€0
-€ 46.460
€ 59.730
€0
-€ 59.730
€ 61.350
€0
-€ 61.350
€ 63.020
€0
-€ 63.020
€ 64.720
€0
-€ 64.720
Automatiseringskosten
€ 281.410
€0
-€ 281.410
€ 132.000
€ 6.160
-€ 125.840
€ 149.910
€ 6.260
-€ 143.650
€ 149.840
€ 6.360
-€ 143.480
€ 152.300
€ 6.460
-€ 145.840
-€ 10.240
€ 1.000
€ 10.000
€ 9.000
€ 1.030
€ 10.000
€ 8.970
€ 1.060
€ 10.000
€ 8.940
€ 1.090
€ 10.000
€ 8.910
€ 127.882 -€ 2.878.983 € 3.092.289
€ 132.432
-€ 2.959.857 € 3.194.002
€ 136.622
-€ 3.057.380 € 3.295.629
€ 140.982
-€ 3.154.647
Rente- en financiering Totaal programma's Al gemene dekki ngs mi ddel en
€ 10.240
€0
€ 2.915.319
€ 117.792
€0
€ 3.051.877
€ 3.051.877
€0
€ 3.139.408
€ 3.139.408
€0
€ 3.232.066
€ 3.232.066
€0
€ 3.353.763
€ 3.353.763
€0
€ 3.476.967
€ 3.476.967 -€ 378.520
-€ 2.797.527 € 3.006.865
Overhea d € 298.320
€0
-€ 298.320
€ 304.425
€0
-€ 304.425
€ 328.609
€0
-€ 328.609
€ 352.683
€0
-€ 352.683
€ 378.520
€0
Heffi ng VPB
Personeelskosten - overhead
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Onvoorzi en
€ 6.030
€0
-€ 6.030
€ 6.000
€0
-€ 6.000
€ 6.100
€0
-€ 6.100
€ 6.200
€0
-€ 6.200
€ 6.300
€0
-€ 6.300
€ 3.219.669
€ 3.169.669
-€ 50.000 € 3.317.290
€ 3.267.290
-€ 50.000 € 3.426.998
€ 3.364.498
-€ 62.500 € 3.552.885
€ 3.490.385
-€ 62.500 € 3.680.449
€ 3.617.949
-€ 62.500
Lasten €0
Baten €0
Saldo €0
Lasten €0
Baten €0
Saldo €0
Lasten €0
Baten €0
Saldo €0
Lasten €0
Baten €0
Saldo €0
Lasten €0
Baten €0
Saldo €0
Res erve E-depot
€0
€ 10.000
€ 10.000
€0
€ 10.000
€ 10.000
€0
€ 10.000
€ 10.000
€0
€ 10.000
€ 10.000
€0
€ 10.000
€ 10.000
Res erve Di gi tal i s eri ng/ Bedri jfs voeri ng
€0
€ 40.000
€ 40.000
€0
€ 40.000
€ 40.000
€0
€ 40.000
€ 40.000
€0
€ 40.000
€ 40.000
€0
€ 40.000
€ 40.000
Res erve Inventari s a tie a chters tanden Res erve Webs i te
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€ 12.500
€ 12.500
€0
€ 12.500
€ 12.500
€0
€ 12.500
€ 12.500
Subtotaal mutaties reserves
€0
€ 50.000
€ 50.000
€0
€ 50.000
€ 50.000
€0
€ 62.500
€ 62.500
€0
€ 62.500
€ 62.500
€0
€ 62.500
€ 62.500
Geraamde totaal saldo van baten en lasten Toevoeging/onttrekking aan reserves: Res erve Weers tands vermogen
Geraamde resultaat (In de saldokolommen geldt: - = nadelig en + = voordelig)
€0
€0
€0
€0
€0
2.4.1 Algemene Dekkingsmiddelen en Onvoorzien De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de bijdrage per inwoner van de aangesloten gemeenten en de bijdrage van het Waterschap (dienstverleningsovereenkomst). Gemeentelijke bijdragen Voor het begrotingsjaar 2025 geldt de datum van 1 januari 2024 als peildatum voor het aantal inwoners. Het aantal inwoners van de deelnemende gemeenten bedroeg op de peildatum 235.325 (begroting 2024: 234.595). Ten opzichte van het begrotingsjaar 2024 is het aantal inwoners met 0,31% gestegen. De totale lasten voor de deelnemende gemeenten voor het jaar 2025 worden begroot op € 2.939.408,-. Inwonersbijdrage 2025 De bijdrage voor de begroting 2025 bedraagt € 12,49 per inwoner. (Lasten € 2.939.408 : 235.325 inwoners = € 12,49 afgerond). Ten opzichte van 2024 bedraagt de stijging 2,75%, in 2024 was de bijdrage € 12,16. Deze stijging van € 0,33 per inwoner is volledig het gevolg van de indexaties in kostenbudgetten. De doorgevoerde indexatie ligt gemiddeld hoger dan de stijging in de bijdrage per inwoner. Dit komt doordat we in de begroting hebben gekeken naar mogelijkheden om de lasten zo laag mogelijk te houden, zonder dat dit een onevenredige afbreuk zal doen aan de kwaliteit van onze dienstverlening. Dit betreft onder andere op (overige) personeelslasten en huisvestinglasten.
Hieronder het overzicht van de bijdrage per gemeente op basis van het aantal inwoners. Gemeente Inwoneraantal Inwoner1-1-2024 bijdrage 2025 27.773 Buren € 346.908 29.944 € Culemborg 374.026 26.197 € Maasdriel 327.223 25.708 € Neder-Betuwe 321.115 42.370 € Tiel 529.237 52.948 € West Betuwe 661.365 30.385 € Zaltbommel 379.534 Totaal 235.325 € 2.939.408
Meerjarenraming 2026-2028 De verwachte ontwikkeling voor de komende jaren van de totale lasten is, op basis van de huidige inzichten, hieronder opgenomen voor de jaren 2025-2028. Lasten Te verdelen
2024 2025 2026 2027 2028 € 2.851.877 € 2.939.408 € 3.032.066 € 3.133.763 € 3.256.967
De meerjarenraming 2026-2028 laat de ontwikkeling zien in de totale lasten. Uitgaande van de inwonersaantallen per 1-1-2024 is hiermee tevens een raming af te geven van de verwachte bijdrage per inwoner vanaf 2026. Inwonerbijdrage per inwoner
2024 € 12,16
2025 € 12,49
2026 € 12,88
2027 € 13,32
2028 € 13,84
stijging t.o.v. voorgaand jaar
8,79%
2,75%
3,15%
3,35%
3,93%
Dienstverleningsovereenkomst Waterschap Rivierenland (WSRL) Met het Waterschap Rivierenland is een dienstverleningsovereenkomst gesloten. In deze overeenkomst is bepaald dat het Regionaal Archief Rivierenland de archieven van de voormalige Waterschappen beheert. In juni 2014 is in verband met de aansluiting SAB een nieuwe 10-jarige overeenkomst met het WSRL afgesloten met een stilzwijgende jaarlijkse verlenging. De totale bijdrage van het waterschap voor het jaar 2025 bedraagt € 200.000,-. De bijdrage voor het toezicht is in de nieuwe overeenkomst met het waterschap niet in de prijs per m2 opgenomen. Dit onderdeel van de dienstverlening wordt apart per jaar afgerekend met het waterschap. Onvoorzien De post onvoorziene uitgaven is voor 2025 geraamd op € 6.000,- (2024: € 6.030,-). Op basis van de ervaring in de afgelopen jaren wordt dit vooralsnog toereikend geacht voor het begrotingsjaar 2025.
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 22 van 39
2.4.2 Overzicht van de kosten van Overhead Met ingang van 2019 is het taakveld Overhead1 in de begroting een verplicht onderdeel en worden de kosten van Overhead afzonderlijk in het Programmaplan gepresenteerd. In de Notitie Verbonden Partijen van de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) wordt onder meer op de toepassing van overhead bij Gemeenschappelijke Regelingen ingegaan. In de begroting is het taakveld Overhead opgenomen. Dit taakveld is nader onderverdeeld in: - lasten gemeentelijke overheadfuncties (i.c. programma archiefbeleid); - lasten ‘eigen overhead’ (personeelskosten directie, management en ondersteuning). Taakveld Overhead Lasten gemeentelijke overhead functie ‘Eigen overhead’ Totaal lasten
2025 € 3.012.865 € 304.425 € 3.317.290
2026 € 3.098.389 € 328.609 € 3.426.998
2027 € 3.200.202 € 352.683 € 3.552.885
2028 € 3.301.929 € 378.520 € 3.680.449
Bijdragen overhead Totaal baten
€ 3.267.290 € 3.267.290
€ 3.364.498 € 3.364.498
€ 3.490.385 € 3.490.385
€ 3.617.949 € 3.617.949
2.4.3 Het bedrag van de Vennootschapsbelasting Vanaf 2016 is de vennootschapsbelasting ook van toepassing voor decentrale overheden. Het RAR staat op het standpunt dat er geen VpB-plicht geldt voor het RAR. De belastingdienst geeft per brief, d.d. 4 juli 2019 aan dat het RAR niet belastingplichtig is voor de VpB. Voor de jaren 2016, 2017 en 2018 zal de belastingdienst geen aanslagen VpB opleggen. Vanaf het jaar 2019 e.v. wordt door het RAR geen uitnodiging tot het doen van aangifte VpB gedaan. Het is onze verwachting dat er in de nabije toekomst geen verandering zal zijn die wel leidt tot VpB-plicht voor het RAR. Indien er onverhoopt wel belastingplicht volgt, vloeien hieruit geen nadelige financiële consequenties voor het RAR voort, aangezien er bij eventuele belaste activiteiten geen winstpotentie is. In de begroting en meerjarenraming is daarom een nihil-post inzake de vennootschapsbelasting opgenomen. 2.4.4 Overige toelichting RAR is voor de gemeenten een Verbonden Partij Voor de gemeente is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie, waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft een Verbonden Partij. Het RAR is voor de gemeenten een Verbonden Partij. In bijlage 4 is een format opgenomen, dat door de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten kan worden gebruikt voor het opstellen van hun eigen begroting.
Beleidsindicatoren en effecten van de betrokkenheid van de Verbonden Partij In artikel 8b van het Besluit Begroting en Verantwoording staat dat het programma de volgende aspecten moeten bevatten: a) de doelstelling, in het bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten, ten minste moeten worden toegelicht aan de hand van de bij ministeriele regeling vastgestelde beleidsindicatoren;
1
Elke GR is verplicht de baten en lasten te splitsen in de voorgeschreven taakvelden, in zowel de begroting als de jaarrekening. Art. 58a Wgr lid2 sub bepaalt dat de Informatie voor derden (IV-3) indeling en dus de taakveldindeling conform de gemeentelijke indeling geldt bij een gemeenschappelijke regeling van gemeente en provincie. Het overzicht van geraamde baten en lasten van de taakvelden is een verplichte paragraaf. Voor het RAR is het Overzicht van geraamde baten en lasten van het taakveld Overhead 0.4 verplicht.
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 23 van 39
Dit is niet van toepassing voor het RAR omdat er voor de maatschappelijke effecten van het RAR geen verplichte indicatoren zijn voorgeschreven. b) de wijze waarop men die effecten streeft te bereiken en de betrokkenheid hierbij van de Verbonden Partij. Hiervoor wordt verwezen naar de eerdergenoemde doelstellingen en het beleidsplan van het RAR. Overzicht van incidentele baten en lasten 2025-2028 In de programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028 is voor een bedrag van € 200.000,(zijnde elk jaar een bedrag van € 50.000,-) aan lasten opgenomen voor digitaliseringsprojecten en de doorontwikkeling van het e-depot. Deze lasten worden gedekt door de onttrekking aan de bestemmingsreserve e-depot en bestemmingsreserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering. Deze projecten dragen bij aan het wegwerken van de achterstanden die de afgelopen jaren zijn ontstaan o.a. als gevolg van corona en lastig vervulbare vacatures als gevolg van de krapte op de arbeidsmarkt. Voor de daadwerkelijke realisatie van deze projecten geldt dat deze afhankelijk zijn van de mogelijke beschikbaarheid van externe krachten en/of dienstverleners in onze branche. Mogelijk dat deze projecten hierdoor naar achteren kunnen verschuiven. Daarnaast is er voor de jaren 2026, 2027 en 2028 opgenomen dat de lasten van afschrijving van de vernieuwde website worden gedekt door onttrekkingen aan de reserve website.
Elk jaar een onttrekking van € 12.500,-. Overzicht van beoogde structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves en voorzieningen Dit overzicht is terug te vinden in bijlage 2. Hierin zijn de onttrekkingen uit de reserves opgenomen zoals hierboven is benoemd. Daarnaast is hierin opgenomen dat we elk jaar een dotatie uit de exploitatie doen aan de voorziening Publicatiefond van € 2.500,-, zodat dit fonds in omvang voldoende blijft om de komende jaren bijdrages te kunnen leveren aan historische publicaties en/of activiteiten van onze erfgoedpartners in de regio. Ook is opgenomen dat de onttrekkingen uit deze voorziening elk jaar circa € 4.000,- zal zijn. Dit is natuurlijk afhankelijk van de in dat jaar voorhanden zijnde projecten op dit vlak.
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 24 van 39
3 Paragrafen Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) stelt regels aan welke paragrafen er in de begroting moeten zijn en wat daarin aan de orde komt. De paragrafen in de begroting geven een dwarsdoorsnede van een aantal aspecten. Ze gaan over onderwerpen die in de gehele begroting terug te vinden zijn en waaraan politieke of financiële risico’s verbonden zijn. De paragrafen geven het Algemeen Bestuur en de raden van de deelnemende gemeenten op een andere manier dan het begrotingsprogramma inzicht in de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling RAR. In deze programmabegroting zijn de volgende paragrafen opgenomen: Weerstandsvermogen en risicobeheersing Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Bedrijfsvoering
3.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
3.1.1 Weerstandsvermogen De doelen van het RAR, met betrekking tot het weerstandsvermogen en risicobeheersing, zijn als volgt geformuleerd: • we zorgen voor een solide financieel beleid met een transparant inzicht in de kosten en geldstromen; • we zorgen voor een structureel en reëel evenwicht in de begroting en de meerjarenraming; • onze planning- en control cyclus is zo ingericht dat het DB en het AB de sturings- en verantwoordingsinformatie krijgen die ze nodig hebben. Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor het risicomanagement: • het RAR wil de continuïteit van de organisatiedoelen waarborgen en de vermogenspositie beschermen; • het RAR wil actief haar risico’s beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidentele tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten; • tegelijkertijd streeft het RAR naar het zo laag mogelijk houden van de algemene reserve. In 2023 zijn aan de hand van een uitgebreide risicosessie actuele risico’s voor het RAR geïdentificeerd en is het rapport Risicomanagement & Weerstandsvermogen uit 2020 onder de loop genomen. De uitkomsten uit deze sessies zijn vastgelegd in de Beleidsnota Risicomanagement en weerstandsvermogen 2024 – 2028, van datum 24-11-2023. In de bijlage is deze nota toegevoegd. Hieronder treft u een samenvatting van de uitkomsten uit deze nota.
De inhoudelijke toelichting op de risico’s is te vinden in de beleidsnota in de bijlage. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a) de benodigde weerstandscapaciteit, zijnde alle risico’s waarvoor geen directe maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie en b) de beschikbare weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeenschappelijke regeling beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken.
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 25 van 39
Het weerstandsvermogen wordt berekend door de uitkomst van de beschikbare weerstandscapaciteit te delen door de uitkomst van de benodigde weerstandscapaciteit. De uitkomst van die berekening vormt de ratio weerstandsvermogen.
Ratio weerstandsvermogen =
beschikbare weerstandscapaciteit (middelen) benodigde weerstandscapaciteit (risico’s)
Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen, is vastgesteld welke ratio het RAR nastreeft. Hiertoe is gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel. Ratio weerstandsvermogen > 2,0 1,4 < x < 2,0 1,0 < x < 1,4 0,8 < x < 1,0 0,6 < x < 0,8 < 0,6
Waardering Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende
De geldende ratio van het weerstandsvermogen is door het Algemeen Bestuur van het RAR in 2014 vastgesteld op minimaal 1. Het RAR streeft zodoende naar een weerstandsvermogen welke minimaal voldoende is. Benodigd weerstandscapaciteit (risico’s) Hieronder de identificeerde risico’s met de omvang van hun capaciteit op basis van het restrisico en kansberekening. Risico Politiek bestuurlijk en maatschappelijk Uittreding van een deelnemer of beëindiging van een overeenkomst Organisatorisch Afhankelijkheid specialistische leveranciers Organisatorisch Calamiteiten met schade aan gebouw en archief Organisatorisch Cybercriminaliteit Juridisch Naleven van de wet- en regelgeving
Totaal aan risico’s
Kans
Verwachtingswaarde
Capaciteit
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,4
€ 100.000
€ 40.000
0,2
€ 50.000
€ 10.000
€ 200.000
Beschikbaar weerstandscapaciteit (middelen) Hieronder de stand van de beschikbare middelen om niet begrote kosten te dekken. Hierin dient de algemene reserve (ofwel weerstandsvermogen) als buffer ter afdekking van risico's en om incidentele tegenvallers op de vangen. De bestemmingsreserves zijn reserves waaraan een bepaalde bestemming (doelstelling) is gegeven en derhalve voor het realiseren van die doelstelling geoormerkt is. Hierin is een onderscheid tussen beklemde en de niet-beklemde bestemmingsreserves. Waarbij de beklemde reserves geen onderdeel kunnen uitmaken van het beschikbare weerstandscapaciteit.
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 26 van 39
Reserves
Algemene reserve Algemene reserve/ Weerstandsvermogen Bestemmingsreserves Reserve E-depot Reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering Reserve Website (beklemde reserve)
Totaal
Beschikbaar weerstands-capaciteit
Omvang reserve per 31-12-2023
per 31-12-2023
per 31-12-2024
per 31-12-2025
per 31-12-2026
per 31-12-2027
per 31-12-2028
€ 211.000
€ 211.000
€ 211.000
€ 211.000
€ 211.000
€ 211.000
€ 211.000
€ 58.021 € 200.848
€ 58.021 € 200.848
€ 48.021 € 160.848
€ 38.021 € 120.848
€ 28.021 € 80.848
€ 18.021 € 40.848
€ 8.021 € 848
€ 100.000
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€ 569.869
€ 469.869
€ 419.869
€ 369.869
€ 319.869
€ 269.869
€ 219.869
2.4
2.1
1.9
1.6
1.4
1.1
Ratio
Sinds 2022 is de algemene reserve/het weerstandsvermogen voldoende toereikend om de volledige benodigde weerstandscapaciteit te dekken (ratio van 1,0). Mede hierom zijn sinds 2022 de bestemmingsreserves inzetbaar voor hun eigen bestemming. Conclusie is dat voor de jaren 2023 tot en met 2028 het weerstandsvermogen minimaal voldoende is voor het opvangen van de risico’s. 3.1.2 Kengetallen De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft de volgende kengetallen in de begroting verplicht gesteld. De kengetallen van het RAR staan in onderstaande tabel: Kengetallen 1A Netto schuldquote 1B Netto schuldquote gecorr. alle verstrekte leningen 2 Solvabiliteitsratio 3 Grondexploitatie 4 Structurele exploitatieruimte 5 Belastingcapaciteit
R 2021 183
R 2022 161
R 2023 148
B 2024 149
B 2025 145
B 2026 137
B 2027 131
B 2028 122
183 6,7 n.v.t. 4 n.v.t.
161 7 n.v.t. 7 n.v.t.
148 7,5 n.v.t. 2 n.v.t.
149 6,3 n.v.t. 0 n.v.t.
145 6,0 n.v.t. 0 n.v.t.
137 5,5 n.v.t. 0 n.v.t.
131 4,9 n.v.t. 0 n.v.t.
122 4,3 n.v.t. 0 n.v.t.
Voor het RAR zijn inmiddels (meerjarige) ervaringscijfers beschikbaar. Zichtbaar is de dalende trend van de netto schuldquote van 183 in 2021 naar 145 in 2025. Dit is een positieve ontwikkeling, immers hoe lager dit kengetal des te minder is de afhankelijkheid van vreemd vermogen. De schuldquote geeft namelijk de mate aan waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. De solvabiliteitsratio laat na 2023 een licht dalende trend zien: van 7,5 in 2023 naar 6,0 in 2025. Dit duidt op een lichte daling in de financiële weerbaarheid, maar deze is nog niet onvoldoende. In dit kader is het van belang het eigen vermogen niet onder het niveau van het weerstandsvermogen te laten komen, om ook adequaat met risico’s om te kunnen blijven gaan (zie ook de paragraaf weerstandsvermogen). De structurele exploitatieruimte geeft aan in hoeverre het RAR in staat is structureel de eigen lasten te dragen. Dit kengetal moet neutraal of positief zijn. Neutraal betekent dat de lasten en baten in de exploitatiebegroting met elkaar in evenwicht zijn. De trend laat zien dat er sprake is van een stabiele neutrale exploitatieruimte.
3.2
Kapitaalgoederen
De paragraaf kapitaalgoederen betreffende het onderhoud van kapitaalgoederen en de benodigde investeringen in kapitaalgoederen voor de komende jaren. Voor het RAR betreft dit in elk geval het gebouw als ook de inventaris en de ICT-middelen die in eigendom zijn. Hierna in het kort per onderdeel de beleidskaders en de financiële consequenties welke zijn opgenomen in de begroting.
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 27 van 39
Gebouw en afschrijving Het RAR is sinds 2012 eigenaar van haar deel van het gezamenlijk met Thius gerealiseerde pand. In de staat van activa zijn de investeringen van het gebouw van het RAR opgenomen. Het betreft de investeringen nieuwbouw en de investering uitbreiding archiefdepot. De investeringen worden op basis van annuïteiten afgeschreven. Onderhoud gebouw Regulier en groot onderhoud gebeurt door de VvE op basis van het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) wat gezamenlijk binnen de VvE is opgesteld. Jaarlijks wordt door het RAR een bedrag betaald aan de VvE voor de uitvoering van het MJOP. In het MJOP is rekening gehouden met de bouwkosten index inflatie en heeft een looptijd van 30 jaar. De Meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB) wordt tweejaarlijks geactualiseerd. Hierin worden uiteraard nieuwe technologische ontwikkelingen meegenomen. Investeringen bedrijfsmiddelen In de begroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028 is rekening gehouden met de benodigde investeringen in bedrijfsmiddelen. Hierbij is onderscheid gemaakt in inventaris, ICT-middelen en vanaf 2026 ook de vernieuwing van de website. Voor deze bedrijfsmiddelen is een investeringsbegroting gemaakt voor de jaren 2024-2030. De investeringen zijn per jaar opgenomen in de staat van activa en worden op basis van lineaire afschrijving jaarlijks afgeschreven.
Hierbij hanteren we afschrijftermijnen die passen bij de economische levensduur van het bedrijfsmiddel, waardoor de kosten zo evenredig mogelijk worden verdeeld over de gebruiksduur. Hieronder in het kort per onderdeel de begrotingsaspecten in de periode 2025 tot 2028.
Foto RAR: ondertekening van e-depot dienstverlening met BveB
Inventaris De inventaris welke dateert uit 2012 is sinds 2022 volledig afgeschreven. En hoewel er vanaf 2023 in de begroting was voorzien in vervanging van deze inventaris, is er vooralsnog voor gekozen deze vervanging enige tijd uit te stellen en alleen daar waar nodig is vervanging uit te voeren. Dit kan omdat, door zorgvuldige gebruik en goed onderhoud, de huidige staat van een aanzienlijk deel van de inventaris nog goed genoeg is om langer mee te kunnen. Dit levert komende jaren (tijdelijk) een verlaging van de lasten als gevolg van lagere afschrijvingen. In de begroting zijn in de jaren 2024 2028 investeringen opgenomen voor het vervangen van de keuken en kantine ruimten als ook vervanging van kantoormeubilair welke wel aan vervanging toe is. Deze investeringen (in totaal over 5 jaar ca. € 180.000,-) worden na aanschaf op de balans voorzien als activa en zijn als jaarlijkse
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 28 van 39
afschrijvingen in de exploitatiebegroting opgenomen. De afschrijvingen zijn opgenomen onder huisvestingskosten. ICT-middelen In de begroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028 is rekening gehouden met de benodigde ICTinvesteringen. Dit zijn investeringen zoals de periodiek terugkerende vervanging en benodigde vernieuwing van aanwezige ICT apparatuur en infrastructuur. Deze investeringen (in totaal over 4 jaar ca. € 235.000,-) worden na aanschaf op de balans voorzien als activa en zijn als jaarlijkse afschrijvingen in de exploitatiebegroting opgenomen. De afschrijvingen zijn opgenomen onder automatiseringskosten. Website Ook de website is een onlosmakelijk deel van de dienstverleningstaken van het RAR. In het jaar 2025 is een vernieuwing van de website noodzakelijk (om de 8 jaar). Deze investering (circa € 100.000,-) wordt op de balans voorzien als activa en zijn als jaarlijkse afschrijvingen in de exploitatiebegroting opgenomen. Hiervoor is een bestemmingsreserve gerealiseerd waar de komende jaren de afschrijvingslasten uit onttrokken kunnen worden.
3.3
Financiering
In de paragraaf financiering komen zoals, de naam al aangeeft, de aspecten rond de financiering aan de orde. In dit kader is het verplicht om onder meer te voldoen aan de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Geldleningen De geldmiddelen bestaan uit middelen in de rekening-courant en de corresponderende depositorekeningen. In 2008 zijn twee vaste geldleningen voor de toenmalige nieuwbouw afgesloten en deze zijn in 2009 opgenomen. Omdat de investeringskosten voor de nieuwbouw lager uit zijn gevallen, is de depotuitbreiding met een deel van de overblijvende financiële middelen gefinancierd. Rentelasten, renteresultaat en toerekening van rente De aan het programma toe te rekenen rente wordt bepaald door de externe rente die bestaat uit de rente die wordt betaald over afgesloten leningen. Beide leningen zijn annuïteitenleningen met een vaste rente gedurende de gehele looptijd. Lening A heeft een hoofdsom van € 2 miljoen en een looptijd van 20 jaar. De rente is gedurende de gehele looptijd 4,73%. Lening B heeft een hoofdsom van € 8 miljoen en een looptijd van 40 jaar. De rente is gedurende de gehele looptijd 4,78%. In de toerekening van rente aan de investeringen wordt uitgegaan van 4,75%. Kapitaallasten De looptijd en de aflossing van de beide leningen lopen gelijk aan de kapitaallastenberekening voor de investering van de nieuwbouw.
Garantstelling deelnemende gemeenten aan BNG De deelnemende gemeenten staan op basis van artikel 26, lid 3 van de Gemeenschappelijke Regeling voor de geldleningen garant bij de Bank Nederlandse Gemeenten.
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 29 van 39
Berekening van het EMU2 -saldo Berekening EMU saldo
2024
2025
2026
2027
2028
-€ 50.000 -€ 180.156
-€ 50.000 -€ 204.595
-€ 62.500 -€ 241.168
-€ 62.500 -€ 242.283
-€ 62.500 -€ 255.743
€ 167.400 -€ 43.239 -€ 105.996
€ 196.200 -€ 15.743 -€ 74.138
€ 52.500 -€ 15.743 -€ 266.911
€ 113.800 -€ 15.743 -€ 206.726
€ 23.300 -€ 15.743 -€ 310.686
Financieringsbehoefte
2024
2025
2026
2027
2028
A. Investeringen netto B. Afschrijvingen -/C. Aflossingen leningen Niew op te nemen leningen Vaste schuld 31-12
€ 167.400 € 180.156 € 257.705 €0 € 7.097.472
€ 196.200 € 204.595 € 270.932 €0 € 6.826.540