Jaarverslag en Jaarrekening 2023 inclusief accountantsverklaring
Tekst van het document
Realisatie 2023
Exploitatie saldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, art 17c) Afschrijvingen ten laste van exploitatie Uitgaven aan investeringen in (im)materiele vaste activa die op de balans worden geactiveerd Betalingen ten laste van de voorzieningen Berekend EMU saldo 3.3.5
€ 47.152 € 164.646
-€ 40.000 € 281.800
€ 29.514 -€ 42.101 € 199.210
€ 28.950 -€ 15.743 € 255.007
Financieringspositie
Financieringsbehoefte A. Investeringen netto B. Afschrijvingen -/C. Aflossingen leningen Nieuw op te nemen leningen Vaste schuld 31-12 3.3.6
Begroting 2023
Realisatie 2023 € 29.514 € 164.646 € 246.518 €0 € 7.355.178
Begroting 2023 € 28.950 € 281.800 € 246.518 €0 € 7.355.178
Realisatie 2023 € 2.996.891 8,5% € 254.736
Begroting 2023 € 2.899.190 8,5% € 246.431
Kasgeldlimiet
Berekening kasgeld Totale lasten c.q. begrotingstotaal Percentage regeling Kasgeldlimiet
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Pagina 29 van 46
Het kasgeldlimiet wordt berekend op basis van 8,5% van het begrotingstotaal. Het RAR zal, gelet op de goede liquiditeitspositie, geen gebruik hoeven te maken van het kasgeldlimiet. 3.3.7 Renterisico leningen Om de (rente)risico’s op de leningen portefeuille te beheren, is de renterisiconorm van toepassing. Deze norm heeft als uitgangspunt dat de aflossingen en/of renteherziening in enig jaar nooit meer mag zijn dan 20% van het begrotingstotaal. Deze norm is gebaseerd op de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Renterisico 1 Renteherzieningen op vaste schuld 2 Aflossingen 3 Renterisico (1+2) 4 Rente risico norm 5a Ruimte onder renterisiconorm (4<3) 5b Overschrijding renterisiconorm (3>4)
Realisatie 2023 €0 € 246.518 € 246.518 € 599.378 € 352.860 €0
Begroting 2023 €0 € 246.518 € 246.518 € 579.838 € 333.320 €0
In de tabel is te zien dat het RAR over 2023 ruimschoots binnen de gestelde norm blijft. Berekening renterisiconorm 4 Totale lasten 4b Norm 4 Rente risico norm
3.4
Realisatie 2023 € 2.996.891 20% € 599.378
Begroting 2023 € 2.899.190 20% € 579.838
Bedrijfsvoering
3.4.1 Financiële rechtmatigheid Het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) moet zich kunnen verantwoorden ten aanzien van de rechtmatigheid van de uitvoering van het financiële beheer. Rechtmatigheid vertelt of het beleid wordt gevoerd in overeenstemming met de interne en externe regelgeving. Het Dagelijks Bestuur van het RAR is verplicht te waarborgen dat het financieel beleid aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. Om dit beter vorm te geven, is een tweetal documenten opgesteld en geïmplementeerd in de organisatie, te weten: - de financiële verordening Regionaal Archief Rivierenland 2023; - het Controleplan rechtmatigheid. Beide documenten zijn behandeld en goedgekeurd in het AB van 23-11-2023. Met deze documenten wordt beoogd om bij te dragen aan: - een adequate inrichting van de organisatie passend bij rechtmatigheid, zoals waar mogelijk functiescheidingen en meer interne controle op uitvoering van taken; - een betere uitvoering en interne beheersing van de werkzaamheden, zoals het efficiënt vastleggen van goedkeuringen in de processen; - meer inzicht in de rechtmatigheid van (financiële) rechtshandelingen, zoals inzicht en bewustwording van rechtmatigheid waarbij expliciet aandacht is voor frauderisico’s.
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Pagina 30 van 46
De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals is vastgesteld in het normenkader. Dat betekent dat: - De rechtmatigheidsverantwoording ingaat op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties. - De financiële rechtmatigheid betrekking heeft op het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium. - De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordening. Dit betekent dat: o Een verantwoordingsgrens van 3% (zijnde € 87.000) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen. o Een rapporteringstolerantie van 1% (zijnde € 29.000) is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen. Hieronder zijn, aan de hand van de “Monitor rechtmatigheidsverantwoording”, de geconstateerde afwijkingen per criterium opgenomen met daaronder een toelichting per afwijking. Toetsingscriterium voor de rechtmatigheidsverantwoording Begrotingscriterium € 94.146 Overschrijding exploitatiebudgetten programma archiefbeleid (begroot versus werkelijk) Overschrijding investeringsbudgetten Niet geautoriseerde reserve mutaties
Voorwaardecriterium
€ 94.146 €0 €0
€0
Geen afwijkingen geconstateerd
Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium
€0
Geen afwijkingen geconstateerd
Totaal rechtmatigheidsfouten
€ 94.146
Verantwoordingsgrens
€ 87.000
3% van de totale lasten
Niet onrechtmatige begrotingsafwijkingen
-€ 184.853
Begrotingsafwijkingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde baten en daarmee niet onrechtmatig zijn. (als gevolg van artikel 3.2 van de financiële verordening Regionaal Archief Rivierenland 2023)
Saldo resterende rechtmatigheidsfouten
€0
Nader toe te lichten in de Rechtmatigheidsverklaring
Conclusie en toelichting op de afwijkingen Er is enkel op het begrotingscriterium een afwijking geconstateerd. Het betreft hier een begrotingsoverschrijding op het programma archiefbeleid van € 94.146,- en daarmee boven de rapporteringstolerantie, wat dus vraagt om een toelichting in deze paragraaf. De overschrijding in lasten is het gevolg van extra dienstverlening in archiefbeheer voor derden. Deze extra lasten worden direct gecompenseerd door daaraan gerelateerde baten. Hiermee is deze Jaarverslag en jaarrekening 2023
Pagina 31 van 46
begrotingsafwijking niet onrechtmatig en mogen deze in mindering worden gebracht als zijnde “niet onrechtmatige begrotingsafwijkingen”. Het saldo van de resterende rechtmatigheidsfouten komt hiermee onder de verantwoordingsgrens en hoeft niet opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording. 3.4.2 Ontwikkelingen formatie en personeelskosten De formatie van het RAR bestond op 31 december 2023 uit de volgende fte’s: Functie en aantal Fte Realisatie Begroting 2022 2023 Directeur/streekarchivaris 1,00 1,00 Adjunct-directeur 1,00 1,00 Ondersteuning 0,56 0,56 Medewerkers 17,90 19,64 Totaal 20,46 22,20
Realisatie 2023 1,00 1,00 0,56 20,63 23,19
Er is een lichte groei in het aantal fte’s door de aanvullende dienstverlening in archiefbeheer en toezicht van de GR-en. 3.4.3 Ziekteverzuim Het ziekteverzuim is sinds enkele jaren zeer laag, zo ook voor 2023. Het overall ziekteverzuimpercentage over 2023 was 1,99% (2022: 1,07%). Dit verzuimcijfer bestaat uit kortdurend en langdurig verzuim. Voor 2023 was het kortdurend ziekte verzuim 1,03% (2022 : 1,07%) en het langdurig en extra langdurig ziekteverzuimpercentage 0,96% (2022: 0,00%). 3.4.4 Ziektevervanging Verzuim werd in eerste instantie opgevangen in de eigen organisatie. Er was voor 2023 voor een bedrag van € 21.400,- ( 2022: € 20.900,-) rekening gehouden met vervanging wegens ziekte (1,5% van de loonsom) welke niet is besteed aan ziektevervanging mede omdat er geen langdurig ziekteverzuim was. Juist bij langdurig ziekteverzuim is ziektevervanging effectief en efficiënt. 3.4.5 Inhuur personeel Inhuur van personeel vindt deels plaats binnen het bestaande loonkostenbudget uit de vrijval van personeelskosten van niet of niet direct ingevulde vacatures. Daarnaast is in de begroting 2023 een bedrag van € 32.600,- opgenomen voor inhuur van tijdelijk personeel. In 2023 zijn geen extra uren aan tijdelijk personeel ingezet ten behoeve van ziektevervanging. Wel zijn extra uren ingezet ter vervanging van vacatures.
De vervanging heeft geen overschrijding van de begrote totale personeelskosten tot gevolg gehad. 3.4.6 Werkzaak Bij start van het jaar 2023 was 2,07 fte aan medewerkers door het RAR ingezet via Werkzaak. Dit is gedurende het jaar, als gevolg van pensionering teruggegaan naar 1,36 fte. Dit is circa 6% van de totale formatie. Deze medewerkers zijn ingezet op dienstverleningstaken zoals het ophalen van de archiefstukken uit de depots voor de afdeling S-o-D en de studiezaal, maar ook op de facilitaire ondersteuning en materiele verzorging van het archief.
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Pagina 32 van 46
3.4.7 Jaarlijks terugkerende arbeidskosten Het RAR dient vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) in de begroting in te gaan op de jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Onder arbeidsrechtelijke verplichtingen worden verstaan de aanspraken op toekomstige uitkeringen door huidig dan wel voormalig personeel. Het BBV schrijft voor dat jaarlijkse arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume via de exploitatie moeten lopen. Als de verplichtingen niet van een vergelijkbaar volume zijn, dan moet hiervoor een voorziening worden getroffen. Bij het RAR is daarvan geen sprake.
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Pagina 33 van 46
Jaarrekening 2023
In dit deel: -
Hoofdstuk 4: Baten en Lasten 2023 Hoofdstuk 5: Balans 31-1-2023 Hoofdstuk 6: Rechtmatigheidsverantwoording Bijlagen
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Pagina 34 van 46
4 Baten en Lasten 2023 4.1
Overzicht van de baten en lasten 2023
Omschrijving programma
Lasten
Rekening 2023 Baten
€ 229.265
€ 209.807
-€ 19.458
€ 205.970
€ 60.500
€ 1.308.146
€ 1.278
-€ 1.306.868
€ 1.164.160
€0
Saldo
Lasten
Begroting 2023 Baten
Saldo
Lasten
Rekening 2022 Baten
Saldo
-€ 145.470
€ 239.863
€ 61.985
-€ 177.878
Programma Archiefbeleid Programma Archiefbeleid Personeelskosten - programma
-€ 1.164.160 € 1.108.057
€ 15.039 -€ 1.093.018
Overige personeelskosten
€ 36.674
€ 1.929
-€ 34.745
€ 47.600
€0
-€ 47.600
€ 46.845
€ 3.696
-€ 43.149
Huisvestingskosten
€ 894.264
€ 14.351
-€ 879.913
€ 918.240
€ 14.242
-€ 903.998
€ 784.266
€ 14.242
-€ 770.024
Organisatie, beheer & administratie
€ 59.786
€0
-€ 59.786
€ 48.760
€0
-€ 48.760
€ 44.158
€0
-€ 44.158
Automatiseringskosten
€ 194.278
€ 11.399
-€ 182.879
€ 228.110
€0
-€ 228.110
€ 162.767
€0
-€ 162.767
-€ 16.270
€ 10.097
€0
-€ 10.097
Rente- en financiering Totaal programma's Algemene dekkingsmiddelen
€ 842
€ 20.831
€ 19.988
€ 16.270
€0
€ 2.723.256
€ 259.595
-€ 2.463.661
€ 2.629.110
€ 74.742
€0
€ 2.784.448
€ 2.784.448
€0
€ 2.784.448
€ 2.784.448
-€ 2.554.368 € 2.396.053
€ 94.962 -€ 2.301.091
€ 0 € 2.718.738
€ 2.718.738
Overhead € 259.514
€0
-€ 259.514
€ 264.580
€0
-€ 264.580
€ 249.938
€0
-€ 249.938
Heffing VPB
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Onvoorzien
€ 14.120
€0
-€ 14.120
€ 5.500
€0
-€ 5.500
€0
€0
€0
Totaal overigen
€ 273.635
€ 2.784.448
€ 2.510.813
€ 270.080
€ 2.784.448
€ 2.514.368
€ 249.938 € 2.718.738
€ 2.468.800
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Personeelskosten - overhead
Toevoeging/onttrekking aan reserves:
Lasten
Baten
Saldo
Reserve Weerstandsvermogen
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Reserve E-depot
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering
€0
€ 27.787
€ 27.787
€0
€ 40.000
€ 40.000
€0
€ 6.646
€ 6.646
Reserve Inventarisatie achterstanden Subtotaal mutaties reserves
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€ 5.263
€ 5.263
€0
€ 27.787
€ 27.787
€0
€ 40.000
€ 40.000
€0
€ 11.909
€ 11.909
Resultaat na bestemming
€ 74.938
€0
€ 179.617
(In de saldokolommen geldt: - = nadelig en + = voordelig)
4.2
Toelichting op de baten en lasten over 2023
Omschrijving programma
Realisatie 2023
Begroting 2023
Verschil
Programma archiefbeleid Directe archiefbeheerkosten Personeelskosten Overige personeelskosten Huisvestingskosten Organisatie, beheer en administratie Automatiseringskosten Rente en financiering
€ 19.458 € 1.306.868 € 34.745 € 879.913 € 59.786 € 182.879 -€ 19.988
€ 145.470 € 1.164.160 € 47.600 € 903.998 € 48.760 € 228.110 € 16.270
€ 126.012 -€ 142.708 € 12.855 € 24.085 -€ 11.026 € 45.231 € 36.258
Totaal programma
€ 2.463.661
€ 2.554.368
€ 90.707
Algemene dekkingsmiddelen Overhead Personeelskosten overhead Heffing VPB Onvoorzien
€ 2.784.448
€ 2.784.448
€0
-€ 259.514 €0 -€ 14.120
-€ 264.580 €0 -€ 5.500
-€ 5.066 €0 € 8.620
Totaal overig
€ 2.510.813
€ 2.514.368
€ 3.555
Saldo van baten en lasten
€ 47.152
-€ 40.000
-€ 87.152
Saldo van de toevoegingen/onttrekkingen reserves
€ 27.787
€ 40.000
€ 12.214
Saldo Resultaat na bestemming
€ 74.938
€0
-€ 74.938
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Pagina 35 van 46
Over 2023 is op het programma archiefbeleid een batig saldo gerealiseerd van € 74.7938,-. Dit is als volgt te verklaren: +
-
+
+
-
Directe archiefbeheerkosten Een positief verschil op het totaal aan directe archiefbeheerskosten. Dit positieve resultaat is te verklaren door veel hogere baten dan was begroot voor 2023. Deze hogere baten komen uit extra betaald archiefbeheer voor derden. De kosten die gemoeid zijn met deze extra diensten, betreft inzet van uren, zijn opgenomen onder personeelskosten. Personeelskosten Per saldo op deze post een negatief resultaat. Voornamelijk als gevolg van de kosten voor de extra inzet in archiefbeheer, de inkomsten hiervan zitten onder Directe archiefbeheerkosten. Als tweede door de stijging van de lonen (CAO), die veel hoger is dan begroot was voor 2023. Huisvesting, organisatie, beheer en automatisering Per saldo een positief verschil op het totaal. Zo vallen de hogere prijzen voor gas en elektra weg tegen de lagere lasten als gevolg van uitgestelde investeringen op inventaris. Rente Door de verandering in rentestand (van negatieve rente ten tijde van de begroting, naar positieve rente anno nu in 2023) zijn de inkomsten op rente hoger dan begroot voor 2023. Onvoorzien Per saldo op deze post een nadelig resultaat mede de onvoorziene uitgave voor de externe ondersteuning in wijzing GR-tekst als gevolg van de wijziging WGR, die niet was opgenomen in de begroting 2023.
€ 113.798,-
-/- € 124.788,-
€
58.290,-
€
36.258,-
-/- €
8.620,-
€
74.938,-
Bovenstaande zaken, met uitzondering van de aanvullende dienstverlening in archiefbeheer en toezicht van de GR-en, zijn tijdelijke financiële meevallers en incidenteel van aard.
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Pagina 36 van 46
5 Balans 5.1
Balans op 31 december 2023
(voor winstbestemming) 31-dec-23
31-dec-22
ACTIVA Materiele vaste activa Gebouwen en terreinen Inventaris ICT
5.436.270 10.058 59.750
5.577.561 63.648 5.506.078
5.641.209
Vlottende activa Voorraden
-
1.722
Vorderingen Debiteuren Overlopende activa
50.204 17.289
585.584 67.493
585.584
Liquide middelen
3.065.499
3.143.652
Totaal activa
8.639.069
9.372.167
PASSIVA Eigen Vermogen Reserves Resultaat boekjaar
569.869 74.938
Vreemd vermogen Langlopende schulden
522.656 179.617 644.807
702.273
347.221
389.321
7.097.472
7.355.178
Kortlopende schulden Aflossingsverplichtingen langlopende schulden Crediteuren Belastingen en premies sociale verzekeringen Overlopende passiva
Totaal passiva
Jaarverslag en jaarrekening 2023
257.705 26.288 229.557 36.018
246.518 418.416 222.756 37.705 549.569
925.395
8.639.069
9.372.167
Pagina 37 van 46
5.2
Toelichting balans 31 december 2023
5.2.1
Vaste activa
Omschrijving
Aanschafwaarde op 1-1-2023
Nieuwbouw Uitbreiding 2017 Inventaris ICT TOTAAL
€ 6.688.513 € 888.143
5.2.2
€ 145.480 € 7.722.136
Mutaties 2023
€ 10.058 € 19.456 € 29.514
Cum. Afschrijving t/m 2022
Boekwaarde 1-1-2023
Afschrijving 2023
€ 1.878.904 € 120.190
€ 4.809.609 € 767.953
€ 114.122 € 27.170
€ 81.832 € 2.080.926
€ 63.648 € 5.641.210
€ 23.354 € 164.646
Boekwaarde 31-12-2023
€ 4.695.487 € 740.782 € 10.058 € 59.750 € 5.506.078
Vlottende activa 31-12-2023
Voorraden Boeken Totaal voorraden
31-12-2022
€0 €0
€ 1.722 € 1.722
€ 50.204
€ 585.584
vorderingen op openbare lichamen
€ 45.133
€ 585.482
vorderingen overig
€ 5.071
€ 102
Totaal vorderingen
€ 100.408
€ 1.171.168
Overlopende activa Rente Vooruit betaalde bedragen Totaal overlopende activa
€ 8.103 € 9.186 € 17.289
€0 €0 €0
€ 361.868 € 365.621 € 2.337.922 € 87 € 3.065.499
€ 950.461 € 365.621 € 1.827.313 € 256 € 3.143.652
Vorderingen Debiteuren, waarvan:
Liquide middelen ABN AMRO Ondernemersrekening ABN AMRO Zakelijk Flexibel Deposito ABN AMRO Zakelijke Kwartaal Deposito Kas Totaal liquide middelen
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Pagina 38 van 46
5.2.3 Vaste passiva Toelichting reserves en voorzieningen. Reserves en voorzieningen
Stand
Mutaties
Stand
1-1-2023
31-12-2023
Reserve Weerstandsvermogen
€ 211.000
€0
€ 211.000
Reserve E-depot
€ 58.021
€0
€ 58.021
Reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering
€ 228.635
-€ 27.787
€ 200.848
Reserve Website
€ 100.000
€0
€ 100.000
Totaal reserves
€ 597.656
-€ 27.787
€ 569.869
Voorziening Publicatiefonds
€ 33.608
-€ 5.472
€ 28.136
Voorziening Metamorfose
€ 49.883
-€ 22.387
€ 27.496
Voorziening Egalisatie kapitaallasten WKO
€ 305.830
-€ 14.242
€ 291.588
Totaal voorzieningen
€ 389.321
-€ 42.101
€ 347.221
Toelichting mutaties vorig boekjaar 2022 uit batig saldo: - Uit het batig saldo van 2022 is per 1-1-2023 € 75.000 toegevoegd aan de bestemmingsreserve Website. Dit is in overeenstemming met het AB besluit van 6 juli 2023 over bestemming van het positieve resultaat van 2022. Toelichting mutaties 2023: - Een bedrag van € 27.787,- onttrokken aan de bestemmingsreserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering voor de uitvoering van een project rondom digitalisering en inhalen achterstanden. Het project loopt door in 2024 en in de begroting was hiervoor € 40.000 opgenomen. - Uit de voorziening publicatiefonds is een bedrag van € 5.472 onttrokken voor het verstrekken van een financiële bijdrage aan diverse historische publicaties en activiteiten van onze erfgoedpartners in de regio. - Uit de voorziening Metamorfose is een bedrag van € 22.387 onttrokken voor het realisatie van het Metamorfose project. - Uit de voorziening Egalisatie kapitaallasten WKO is een bedrag van € 14.242 onttrokken voor de egalisatie van de jaarlijkse kapitaallasten van de WKO installatie.
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Pagina 39 van 46
Toelichting langlopende schulden. Schulden aan kredietinstellingen
31-12-2023
31-12-2022
Leningen
€ 7.097.472
€ 7.355.178
Stand per 1 januari
€ 6.737.354
€ 6.861.417
Aflossing
-€ 130.100
-€ 124.063
Stand per 31 december
€ 6.607.253
€ 6.737.354
Aflossingsverplichting komend boekjaar
-€ 135.758
-€ 130.100
Langlopend deel per 31 december
€ 6.471.495
€ 6.607.253
Lening BNG 661
Lening BNG 660 Stand per 1 januari
€ 864.343
€ 975.413
Aflossing
-€ 116.418
-€ 111.070
Stand per 31 december
€ 747.925
€ 864.343
Aflossingsverplichting komend boekjaar
-€ 121.948
-€ 116.418
Langlopend deel per 31 december
€ 625.977
€ 747.925
Staat van de geldleningen. Omschrijving
jaar geldlening
hoofdsom geldlening
saldo 31-12-2022
aflossing 2023
rente 2023
annuïteit
saldo 31-12-2023
BNG 40103660 BNG 40103661
2009 2009
€ 2.000.000 € 8.000.000
€ 864.343 € 6.737.354
€ 116.418 € 130.100
€ 38.834 € 319.700
€ 155.252 € 449.800
€ 747.925 € 6.607.253
€ 10.000.000 € 7.601.696 (inclusief aflossingsverplichtingen looptijd < 1 jaar)
€ 246.518
€ 358.534
€ 605.053
€ 7.355.178
Garantstelling deelnemende gemeenten aan BNG: De deelnemende gemeenten staan op basis van artikel 26, lid 3 van de Gemeenschappelijke Regeling voor de geldleningen garant bij de Bank Nederlandse Gemeenten.
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Pagina 40 van 46
5.2.4
Vlottende passiva
Vlottende passiva
31-12-2023
31-12-2022
Aflossingsverplichtingen langlopende schulden Leningen BNG
€ 257.705
€ 246.518
Totaal aflossingsverplichtingen langlopende schulden
€ 257.705
€ 246.518
Crediteuren
€ 26.288
€ 418.415
Totaal crediteuren
€ 26.288
€ 418.415
€ 229.557 € 250.124
€ 222.756 € 222.756
Vooruit ontvangen bedragen
€ 30.711
€ 28.377
Nog te ontvangen facturen
€ 5.307
€ 9.328
Totaal overlopende passiva
€ 36.018
€ 37.705
Belastingen en premies sociale verzekeringen Omzetbelasting Totaal belastingen en premies sociale verzekeringen Overlopende passiva
5.3
Grondslagen voor waardering
5.3.1 Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs, verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Subsidies op investeringen worden in mindering gebracht op de verkrijgings- of vervaardigingsprijs van de activa waarop de subsidies betrekking hebben. Voor verplichtingen tot herstel na afloop van het gebruik van het actief (ontmantelingskosten) wordt een voorziening getroffen voor het verwachte bedrag op het moment van activering. Dit bedrag wordt verwerkt als onderdeel van de boekwaarde van het actief waartegenover voor het gehele bedrag een voorziening wordt gevormd. Op terreinen wordt niet afgeschreven. De afschrijving op gebouwen geschiedt op basis van annuïteiten. Voor de overige materiële vaste activa gebeurt de afschrijving op basis van lineaire afschrijvingen van de verkrijgingsprijs, gebaseerd op de geschatte economische levensduur. In 2023 betrof dit de volgende afschrijftermijnen: - Inventaris 10 jaar - ICT-middelen 4 jaar Er wordt afgeschreven vanaf het nieuwe boekjaar na het moment van ingebruikneming. Voor de toekomstige kosten van groot onderhoud aan het gebouw en de installaties is een voorziening voor groot onderhoud gevormd. Deze voorziening is in beheer bij de VvE, waar het RAR samen met Thius elk voor 50% deelnemer van is.
De toevoeging aan de voorziening wordt bepaald op basis van het geschatte bedrag van het onderhoud en de periode die telkens tussen de werkzaamheden van groot onderhoud verloopt. Hiervoor is een Meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB) opgesteld voor installaties en bouwkundige zaken.
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Pagina 41 van 46
5.3.2 Voorraden De voorraad betrof de boekenvoorraad. De boeken zijn geactiveerd tegen verkrijgingsprijs en jaarlijks telkens afgewaardeerd ten laste van het publicatiefonds. Doordat er geen nieuwe boeken meer zijn geactiveerd op de balans is anno 2023 de laatste boekenvoorraad afgewaardeerd tot de waarde nul. 5.3.3 Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden bij eerste verwerking opgenomen tegen de reële waarde en vervolgens gewaardeerd tegen de geamortiseerde kostprijs. De reële waarde en geamortiseerde kostprijs zijn gelijk aan de nominale waarde. Noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid worden in mindering gebracht. Deze voorzieningen worden bepaald op basis van individuele beoordeling van de vorderingen. 5.3.4 Liquide middelen Liquide middelen bestaan uit kas, banktegoeden en deposito’s met een looptijd korter dan twaalf maanden. Rekening-courantschulden bij banken zijn opgenomen onder schulden aan kredietinstellingen onder kortlopende schulden. Liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. 5.3.5 Langlopende schulden Langlopende schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Transactiekosten die direct zijn toe te rekenen aan de verwerving van de langlopende schulden worden in de waardering bij eerste verwerking opgenomen.
Langlopende schulden worden na eerste verwerking gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs, zijnde het ontvangen bedrag rekening houdend met agio of disagio en onder aftrek van transactiekosten. Het verschil tussen de bepaalde boekwaarde en de uiteindelijke aflossingswaarde wordt op basis van de effectieve rente gedurende de geschatte looptijd van de langlopende schulden in de winst-en-verliesrekening als interestlast verwerkt. 5.3.6 Kortlopende schulden Kortlopende schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Kortlopende schulden worden na eerste verwerking gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs. Daar waar geen sprake is van (dis)agio en transactiekosten is de geamortiseerde kostprijs gelijk aan de nominale waarde.
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Pagina 42 van 46
6 Rechtmatigheidsverantwoording De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het Dagelijks Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland (RAR) toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de kaders (par 1.2) in de jaarrekening is het door het Algemeen Bestuur op 23 november 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken.
Deze grens is door het Algemeen Bestuur van het RAR bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 87.000,- (afgerond op duizendtallen). Bevinding Het Dagelijks Bestuur van het RAR is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de hiervoor gestelde grens. Er zijn geen afwijkingen geconstateerd met uitzondering van een begrotingsoverschrijding van € 94.146,- op het programma archiefbeleid. Deze begrotingsafwijking is geheel gecompenseerd door direct gerelateerde baten en daarmee niet onrechtmatig, als gevolg van artikel 3.2 van de financiële verordening Regionaal Archief Rivierenland 2023. Hiermee is het saldo rechtmatigheidsfouten wat in de rechtmatigheidsverantwoording nader dient te worden toegelicht nul (< verantwoordingsgrens). In de paragraaf Bedrijfsvoering in dit jaarverslag is beschreven welke afwijkingen zijn geconstateerd. Tevens is hierin opgenomen of en zo ja welke maatregelen er zijn genomen om de interne beheersing te verbeteren en daarmee onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen.
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Pagina 43 van 46
BIJLAGEN BIJLAGE 1:
FORMAT VOOR DE DEELEMENDE GEMEENTEN
Informatie voor de jaarrekening van deelnemende gemeenten over de effecten en de betrokkenheid hierbij van de gemeenschappelijke regeling RAR. 1. Naam 2. Rechtsvorm 3. Adres en Vestigingsplaats 4. Doelstelling en openbaar belang
Regionaal Archief Rivierenland Gemeenschappelijke Regeling J.S. de Jongplein 3, 4001 WG Tiel Het Regionaal Archief heeft tot doel het binnen het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis en vervult daartoe de volgende taken: a) de zorg voor en het beheren van de in de archiefwerkplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers; b) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht; c) de zorg voor het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van instanties die niet bestuurlijk in de regeling participeren en waaraan op contractbasis diensten worden verleend, en d) het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.
5. Relatie met taakveld overhead
De bijdrage aan het RAR is voor de gemeenten een last die verantwoord wordt op Taakveld 0.4 Overhead (zie paragraaf 2.3.2 Overzicht van de kosten van Overhead). Buren, Culemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zaltbommel. De deelnemende gemeenten zijn vertegenwoordigd in het Algemeen en het Dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Rivierenland. Daarnaast zijn raadsleden betrokken bij de ABvergaderingen via een BOV-constructie (beeldvormende en oordeelsvormende vergadering).
6. Deelnemende gemeenten 7. Bestuurlijk belang
8. Financieel belang
9. Eigen Vermogen 10. Vreemd Vermogen 11. Financieel resultaat 12. Email 13. Website 14. Telefoon 15. Risicoprofiel
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Het aan het RAR ter beschikking gesteld bedrag is niet verhaalbaar als het RAR failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Eigen Vermogen per 31-12-2023 : Reserves € 569.869 en een batig saldo € 74.938 Vreemd Vermogen per 31-12-2023: € 7.994.263 Financieel resultaat over 2023 bedroeg het batig saldo van € 74.938 info@regionaalarchiefrivierenland.nl www.regionaalarchiefrivierenland.nl Telefoon 0344 - 612 230 Laag
Pagina 44 van 46
BIJLAGE 2:
BELEIDSNOTA RISICOMANAGEMENT EN WEERSTANDSVERMOGEN
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Pagina 45 van 46
DB 15 oktober 2020 agendapunt 4a
Update 2020 Risicomanagement & Weerstandsvermogen
Opgesteld door Hanno Lamers Adjunct-directeur/manager bedrijfsvoering 28 september 2020
RISICOMANAGEMENT EN WEERSTANDSVERMOGEN 1
Aanleiding ........................................................................................................................................................... 3 1.1 Inhoud ......................................................................................................................................................... 3 1.2 Processtap .................................................................................................................................................. 3 2 Uitgangspunten risicomanagement ................................................................................................................. 4 2.1 Wat is risicomanagement?.......................................................................................................................... 4 2.2 Risicomanagement binnen het RAR ........................................................................................................... 4 3 Risico’s en beheersmaatregelen ...................................................................................................................... 5 4 Inventariseren en kwantificeren van Risico´s ............................................................................................... 10 4.1 Risico’s en beheersmaatregelen...............................................................................................................
10 4.2 Kwantificeren van risico’s.......................................................................................................................... 10 4.3 Gekwantificeerde risico’s .......................................................................................................................... 11 4.4 Samenvattend ........................................................................................................................................... 12
2 van 12
1
AANLEIDING
Deze notitie gaat over het risicomanagement en weerstandsvermogen van het RAR. In september 2014 is de nota risicomanagement en weerstandsvermogen opgesteld. Vervolgens zijn in mei 2017 en november 2019 updates van deze nota vastgesteld. Daarin is becijferd wat het weerstandsvermogen dient te zijn en welke risico’s voor het RAR gelden in welke mate. De regelgeving schrijft voor dat er periodiek een update plaatsvindt van het weerstandsvermogen. Deze notitie geeft antwoord op de volgende hoofdvraag “Welke weerstandscapaciteit dient het RAR anno 2020, gezien de risico’s, te hanteren?” De uitgangspunten zijn in deze notitie geactualiseerd naar de huidige situatie van het RAR. De methodiek van de notitie van 2014 en 2017 is gehandhaafd om vergelijkbaarheid en consistentie te garanderen. Er zijn geen visiewijzigingen doorgevoerd.
1.1
Inhoud
Om deze vraag goed te kunnen beantwoorden, is er op inhoud een update gemaakt van de uitgangspunten van 2014: - Risico’s en beheersmaatregelen - Kwantificering van de risico’s - Kwantificering van het benodigde weerstandsvermogen anno 2020
1.2
Processtap -
Van het dagelijks bestuur wordt instemming gevraagd op de uitgangspunten (H2), de risico’s (H3) en de kwantificering in euro’s (H4) die in deze notitie zijn opgenomen. De conclusie (normbedrag weerstandsvermogen) wordt als basis gehanteerd in de verantwoording over 2020. Medio 2022 wordt een nieuwe update Weerstandsvermogen opgesteld en aan het dagelijks bestuur voorgelegd.
3 van 12
2
UITGANGSPUNTEN RISICOMANAGEMENT
Voor de duidelijkheid volgt een korte schets van de kaders waarbinnen het risicomanagement en vermogensbeheer van het RAR plaatsvindt. Deze kaders zijn in september 2014 vastgesteld, opnieuw in 2017 en 2019 geverifieerd en gelden nog steeds.
2.1
Wat is risicomanagement?
2.2
Risicomanagement binnen het RAR
Risicomanagement is het periodiek inventariseren van risico’s om te komen tot beheersmaatregelen. Een risico is de kans dat een gebeurtenis zich voordoet. Het gaat dan om die risico’s die een wezenlijk (negatief) effect hebben op de (continuïteit van de) bedrijfsvoering. Het risicomanagement raakt zowel de financiële als de niet-financiële risico’s. Risico’s zijn niet altijd exact te kwantificeren. Primair uitgangspunt is dat de deelnemende gemeenten op grond van de gemeenschappelijke regeling uiteindelijk gezamenlijk aansprakelijk zijn voor de financiële resultaten van het RAR. Om de volgende redenen is er voor gekozen om voor het RAR eigen beleidskaders risicomanagement te ontwikkelen en het binnen de gemeenschappelijke regeling financiële weerstand te bouwen; -
om risico’s actief te beheersen en het RAR ook zelf verantwoordelijkheid te laten nemen voor de bedrijfsvoering en de resultaten,
-
op grond van wettelijke voorschriften is het RAR verplicht voorzieningen te vormen voor kwantificeerbare risico’s, verplichtingen en verliezen,
Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor het risicomanagement; -
Het RAR wil de continuïteit van de organisatiedoelen waarborgen en de vermogenspositie beschermen.
-
Het RAR wil actief haar risico’s beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidentele tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten.
4 van 12
3
RISICO’S EN BEHEERSMAATREGELEN
De beheersmaatregelen kunnen bestaan uit (een combinatie) van de volgende beheersstrategieën. a) Vermijden. Het beleid dan wel de activiteit die dit risico veroorzaakt wordt stopgezet of op een andere, minder risicovolle manier voortgezet. Hiermee wordt de kans van optreden van het risico aanzienlijk verlaagd of tot nul gereduceerd. b) Verminderen. Om met het risico te kunnen omgaan, worden de organisatie of systemen daarbinnen aangepast. Hierbij valt te denken aan het maken of aanpassen van de procedure, opleiden of trainen van personeel. Hierdoor wordt de kans van het optreden van het risico verlaagd. c) Overdragen. De uitvoering van risicovol beleid wordt opgedragen aan een derde partij, of er wordt een verzekering afgesloten. Voor deze overdracht dient wel een risicopremie respectievelijk een verzekeringspremie te worden betaald. d) Accepteren. Als een risico wordt geaccepteerd, wordt de eventuele financiële schade volledig door de weerstandscapaciteit afgedekt. In de tabellen worden de huidige risico’s en beheersmaatregelen anno 2020 beschreven. 1. Politiek bestuurlijke risico’s
Risico’s
Huidige beheersmaatregel
1. Stakeholders risico Risico dat de relatie met de gemeenten dan wel met het Waterschap verandert. Een gemeente kan (volgens de Gemeenschappelijke Regeling) uit de gemeenschappelijke regeling treden indien de bestuursorganen van desbetreffende gemeente hiertoe besluiten.
In de gemeenschappelijke regeling is opgenomen dat tweederde van de stemmen nodig is om te kunnen uittreden en er dient een vaststellingsovereenkomst te worden gesloten waarin afspraken worden gemaakt over de kosten van uittreding.
2. Nieuwe wet- en regelgeving Wetgeving op het gebied van Archivering is onderhevig aan veranderingen. De verandering van wetgeving kan o.a. van invloed zijn op de investeringsbeslissingen en de omvang van de verschillende werkzaamheden.
5 van 12
Met het Waterschap Rivierenland is in 2014 een contract afgesloten voor de komende tien jaar. Dit wordt stilzwijgend verlengd. Eventuele wijzigingen in de Archiefwet kunnen invloed hebben op de wijze van archivering. Daarnaast zijn voor de archivering van stukken de privacy/ en auteursrechten van belang. Bij het ontsluiten van werken van derden (bijvoorbeeld kranten) bestaat mogelijk de inbreuk op privacy of auteursrechten. Dit vraagt mogelijk extra inzet om het digitaal toegankelijke archief weer deels onbereikbaar te maken.
2. Maatschappelijke risico’s
Risico’s
Huidige beheersmaatregel
3. Veranderende maatschappelijke verwachtingen Risico dat het RAR veranderingen in de behoefte en eisen van gemeenten en inwoners niet tijdig signaleert. Informatievoorzienende taak van archief wordt belangrijk.
Verwachting is dat er steeds meer gedigitaliseerd wordt en online beschikbaar komt. Niet meer als neventaak, wel als primaire taak. Het RAR heeft grote stappen gezet in vergelijking tot 2017: Edepot-dienstverlening is opgezet en in werking en de digitalisering van het archief is geïntensiveerd en wordt verder uitgebouwd vanaf eind 2019. E.e.a. is budgettair gewaarborgd. Technologische ontwikkelingen die digitalisering en ontsluiting van archieven op andere manier mogelijk maken dragen het risico dat huidige investeringen onvoldoende renderen en nieuwe investeringen nodig zijn.
4. Technologische ontwikkelingen Risico van technologische ontwikkelingen die van invloed zijn op de omvang en wijze van de uitoefening van de primaire taak.
3. Organisatierisico’s
Risico’s
Huidige beheersmaatregel
5. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Het risico dat de bevoegdheden en verantwoordelijkheden onvoldoende duidelijk zijn vastgelegd, ofwel onbekend zijn bij managers en bestuurders. Hierdoor kunnen mogelijk onrechtmatige en onbevoegde besluiten worden genomen rondom investeringen, personeelsbeleid, en juridische aangelegenheden. Fraude is een veelvormig fenomeen dat een risico vormt overal waar mensen intensief samenwerken en omgaan met middelen en informatie. Onder fraude verstaan we bijvoorbeeld bedrog, vervalsing, misbruik, of manipuleren van gegevens.
6. Imagoschade Een risico is dat het RAR of de functie van archivaris ernstige imagoschade oploopt. Bijvoorbeeld door incidenten met verwijtbaar of onacceptabel gedrag van medewerkers. Dit kan tot gevolg hebben dat het RAR zal moeten investeren in het beïnvloeden van het maatschappelijk sentiment om haar taak goed uit te kunnen voeren. 6 van 12
Binnen het RAR wordt gewerkt met een scheiding van taken en bevoegdheden bij betalingen. Facturen en rekeningen worden dubbel gecontroleerd. Functiescheiding wordt toegepast, bijvoorbeeld in de besteding van budgetten, het betaalbaar stellen van facturen, en het opstellen van verkoopnota’s. Er is een bestelprocedure geïntroduceerd. Sinds 2017 geldt de mandaatregeling directie. Jaarlijks wordt de financiële administratie gecontroleerd door de accountant. Het RAR is bewust bezig met het bevorderen van een positieve beeldvorming bij burgers en belanghebbenden. Door de functie communicatie-medewerker wordt dit verder geprofessionaliseerd en wordt meer en meer ook gebruikt gemaakt van social media. Er is voldoende draagvlak voor de werkzaamheden van het RAR.
7. Calamiteiten (brand, wateroverlast etc) Risico bestaat dat het RAR getroffen wordt door calamiteiten als brand of overstroming. Ook diefstal, inbraak of vandalisme vallen hieronder. Dit levert een mogelijke schadepost met zich mee.
Tijdens de bouw van het nieuwe pand zijn alle wettelijke (veiligheids)voorschiften voor archiefruimtes in acht genomen. De archieven kunnen niet verzekerd worden, aangezien alleen verzekerd kan worden tegen vervangingswaarde en de meeste archiefbescheiden niet vervangen kunnen worden. Kantoorinventaris en de bedrijfsuitrusting zijn wel verzekerd. Een calamiteitenplan is aanwezig.
4. Juridische risico’s
Risico’s
Huidige beheersmaatregel
8. Niet naleven van de Wet- en regelgeving Het RAR dient in haar bedrijfsvoering te voldoen aan diverse wetgeving. Het bewust of onbewust overtreden van wet- en regelgeving kan mogelijk schadeclaims en boetes tot gevolg hebben. Aktuele wetgeving is de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren welke per 1-1-2020 aktief wordt.
Door het RAR wordt de ontwikkelingen rondom de wetgeving op de voet gevolgd. Desondanks blijft een klein risico bestaan dat wet- en regelgeving onbewust overtreden wordt. Het RAR is aktief bezig aan te sluiten bij de nieuwe werkgeversvereniging samenwerkende gemeentelijke organisaties. Het RAR perkt hiermee eventuele risico’s optimaal in.
5. Financiële risico’s
Risico’s
Huidige beheersmaatregel
9. Renterisico Renterisico kan voor optreden door veranderingen in de rentestanden. Dit kan leiden tot nadeel door een rentestijging of het niet profiteren van rentedalingen voor aangetrokken gelden. Voor uitstaande gelden kan het leiden tot een nadeel als de rente daalt.
Het renterisico is zeer beperkt aanwezig. Voor de middelen die aangetrokken zijn geldt een vast rentepercentage. Het RAR heeft relatief gezien veel uitstaande middelen. Deze zijn echter volledig geoormerkt en betreffen de bouwleningen. Voor ongeveer 2,5 miljoen staan er gelden op spaarrekeningen. Daarnaast is voor de eventuele aflossing van een rentedeel een reserve gevormd.
7 van 12
10. Werkkostenregeling (WKR) Met ingang van 1 januari 2015 wordt de werkkostenregeling van kracht. De werkkostenregeling bepaalt dat een werkgever maximaal 1,7% van de fiscale loonsom (loonsom < € 400.000 , daarboven 1,2%, tijdelijk is de 1,7% verhoogd naar 3% i.v.m. Corona) aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemer mag geven. Bij het overschrijden van dit maximum wordt het meerdere belast met een eindheffing van 80% loonbelasting. 11. Vervanging van niet geactiveerd middelen Het RAR heeft de aanschaf van apparatuur direct in exploitatie opgenomen. Zo wordt er niet afgeschreven op de scanners en website, camera’s en laptops. Deze kennen echter wel een beperkte levensduur en zullen op den duur opnieuw aangeschaft moeten worden. Aangezien er geen afschrijvingslasten in de exploitatie opgenomen zijn vormt de vervanging een toekomstig risico. 12. Niet voldoen aan voorwaarden voor subsidies Aan de (project)sudsidies het RAR krijgt zijn voorwaarden verbonden. Onder andere voor de tijdigheid en verantwoording van bestede gelden. Indien het RAR hier niet aan kan voldoen kunnen gelden (deels) worden teruggevorderd.
Momenteel komt het RAR nog niet boven de 1,7% qua onbelaste vergoedingen. De salarisadministratie is uitbesteed aan BvoWB. Voor de rechtspositie en het P&O beleid wordt die van de gemeente Tiel zoveel mogelijk gevolgd.
De omvang van de investeringen welke niet zijn geactiveerd blijkt na een korte inventarisatie relatief klein. Bovendien kunnen mogelijk deze investeringen gespreid worden over de jaren. Nieuwere grotere aanschaffingen worden geactiveerd en afgeschreven.
Bijdragen aan de educatieve projecten van sponsors worden pas geïnd als het project definitief doorgang heeft gevonden.
6. Middelen risico’s
Risico’s
Huidige beheersmaatregel
13. Beschikbaarheid ICT-systemen Risico dat ICT-infrastructuur buiten werking is of onvoldoende functioneert
Het beheer van de ICT-systemen is belegd bij een derde partij, Spot ICT. In de contracten zijn duidelijke voorwaarden gesteld voor de te leveren kwaliteit van de dienstverlening.
14. Inkooprisico’s Binnen het RAR bestaat het risico dat verkeerde of onrechtmatige goederen en diensten worden ingekocht. Dit wordt verstrekt door de betrekkelijke onbekendheid met inkoopproces en aanbestedingsregels.
Voor het begeleiden van eventuele aanbestedingen kan indien nodig expertise worden ingehuurd van de inkoopfunctionaris van de Regio. Het RAR volgt het inkoopbeleid van de gemeente Tiel. Door aanscherpen van de interne bestelprocedure zijn de risico’s minimaal en is de controle verbeterd. In de meerjarenbegroting is waar mogelijk rekening gehouden met de digitalisering van de archieven. De begroting is taakstellend, dus de omvang van de digitale archieven wordt beperkt door de beschikbare middelen. De door het RAR gewenste omvang wordt momenteel niet bereikt.
15. Onderhoud digitale volume Naast papieren archieven ontstaan grote digitale archieven. De kosten nemen toe om digitale bestanden te behouden. De digitalisering is veelal gefinancierd vanuit incidentele middelen maar brengen structurele kosten met zich mee. 8 van 12
16. Gebouwenbeheer Het beheer van de gebouwen en de mogelijke onbruikbaarheid of uitval ervan levert een risico op voor het behalen van de organisatiedoelstellingen. Nieuwe wetgeving voor het Voorzieningenfonds VvE is geldend.
Het gebouwenbeheer is actief belegd bij een VvE. Er is een meerjarenonderhoudsplan opgesteld. Het RAR reserveert jaarlijks ruim €30.900 voor onderhoud. Daarnaast zijn risico’s op schades in verzekeringen gedekt. Desondanks blijft een zeer klein risico bestaan dat er in een jaar boven de maximale dekking aan schade ontstaat.
7. Risico’s samenhangend met de medewerkers.
Risico’s
Huidige beheersmaatregel
17. Verzuim Het risico van het oplopen van het verzuim en minder beschikbaarheid van het personeel is een aanwezig risico. Daarnaast is de relatief hoge gemiddelde leeftijd van het personeelsbestand een oorzaak van relatief hoge verzuimcijfers.
P&O voert een actief beleid rondom de gezondheid en inzetbaarheid van medewerkers. Het verzuim was relatief hoog door met name één casus langdurig ziekteverzuim (inmiddels opgelost) en meldingen i.v.m. de opvolging van de Corona-richtlijnen. Naar aanleiding van de RIVM maatregelen en de besluiten die de regering inzake Corona omstandigheden de afgelopen tijd afgegeven heeft, zijn bij het RAR werkafspraken cq. procedures ontwikkeld, breed gecommuniceerd en in acht genomen. Het RAR voert actief beleid om medewerkers te ontwikkelen. Hiervoor zijn leertrajecten en een opleidingsbudget voor handen dat ook actief wordt besteed. Daarnaast wordt er werk gemaakt van het flexibiliseren van de organisatie. Een vitaliteitsprogramma wordt de komende tijd opgesteld en opgestart ter verbetering van de flexibiliteit en veerkracht. Regeling ‘Generatiepact’ is gereed en ingevoerd Recentelijk heeft er door natuurlijk verloop een verjonging van het personeelsbestand plaatsgevonden.
18. Strategisch personeelsbeleid; kwaliteit en flexibiliteit personeelsbestand, Strategisch personeelsmanagement is gericht op een toekomstige organisatie welke beschikt over gekwalificeerd personeel. Het RAR kent een lage door- en uitstroom van personeel. Dit levert een potentieel risico op van hoge kosten voor het personeelsbestand en een lagere flexibiliteit.
9 van 12
4
INVENTARISEREN EN KWANTIFICEREN VAN RISICO´S
In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de risico’s geïnventariseerd en gekwantificeerd worden. 4.1
Risico’s en beheersmaatregelen
4.2
Kwantificeren van risico’s
De inventarisatie van risico’s heeft op basis van documentenanalyse plaatsgevonden. Een uitwerking van de risico’s van het RAR zijn te vinden in bijlage 1. De risico’s voor het RAR worden onderverdeeld in categorieën. Deze indeling is gemaakt op basis van beproefde en door accountantsbureaus aanbevolen voorbeelden van risicomanagement. Deze zijn toegesneden op de specifieke situatie van het RAR. Voor de risico´s zijn ook de beheersmaatregelen geïnventariseerd. In voorgaande paragraaf zijn alle risico’s voor het RAR benoemd. In deze paragraaf wordt besproken op welke wijze we de risico’s omzetten in bedragen. Het RAR hanteert voor het kwantificeren van de risico’s een ondergrens van € 5.000 als uitgangspunt. De risico’s met een financiële omvang onder deze grens kunnen wel benoemd worden, maar worden niet gekwantificeerd. Uitgangspunten zijn: Financiële gevolgen A B C D E
Norm >€5.000 en < €25.000 >€25.000 en < €75.000 >€75.000 en < €125.000 >€125.000 en < €175.000 >€175.000
Kansklasse 1 2 3 4 5
Aantal keren minder dan 1 maal per 5 jaar 1 maal per 5 jaar 1 maal per 2 jaar 1 maal per jaar Meerdere keren per jaar
10 van 12
Gevolg Zeer klein gevolg Klein gevolg Gemiddeld gevolg Groot gevolg Zeer Groot gevolg Kans 0,2 0,4 0,6 0,8 1
Verwachtingswaarde € 15.000 € 50.000 € 100.000 € 150.000 € 250.000
4.3
Gekwantificeerde risico’s
Na een analyse van de risico’s komen we tot de volgende kwantificering van de risico’s. De mutaties zijn in oranje (toename) en groen (afname) vermeld.
Risico's
Kansklasse
Kans
Financieel gevolg
A
Verwachtings waarde
Capaciteit Totaal
B
(AxB)=C
Politiek bestuurlijke risico's 1
Stakeholdersrisico
1
0,2
-
€0
€0
2
Nieuwe wet- en regelgeving
1
0,2
C
€ 100.000
€ 20.000
€ 100.000
€ 20.000
Maatschappelijke risico's 3
Verwachtingen maatschappij
1
0,2
C
€ 100.000
€ 20.000
4
Technologische ontwikkelingen
1
0,2
D
€ 150.000
€ 30.000
€ 250.000
€ 50.000
Organisatierisico 5
Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
2
0,4
A
€ 15.000
€ 6.000
6
Imago
1
0,2
B
€ 50.000
€ 10.000
7
Calamiteiten
2
0,4
B
€ 50.000
€ 20.000
€ 115.000
€ 36.000
€ 50.000
€ 20.000
€ 50.000
€ 20.000
Juridische Risico's 8
Niet naleven van wet- en regelgeving
2
0,4
B
Financiële risico’s 9
Renterisico
2
0,6
A
€ 15.000
€ 9.000
10
Werkkostenregeling
2
0,4
A
€ 15.000
€ 6.000
11
Vervanging niet geactiveerde middelen
2
0,4
B
€ 50.000
€ 20.000
12
Niet voldoen aan voorwaarden subsidies
1
0,2
A
€ 15.000
€ 3.0000
€ 95.000
€ 38.000
€ 15.000
€ 9.000
Middelen risico’s 13
Beschikbaarheid ICT-systemen
3
0,6
A
14
Inkooprisico's
1
0,2
A
€ 15.000
€ 3.000
15
Onderhoud digitale volume
2
0,4
A
€ 15.000
€ 6.000
16
Gebouwenbeheer
1
0,2
-
€0
€0
€ 45.000
€ 18.000
Risico’s m.b.t. medewerkers 17
Verzuim
3
0,6
A
€ 15.000
€ 9.000
18
Strategische personeelsplanning
1
0,2
C
€ 100.000
€ 20.000
€ 115.000
€ 29.000
€ 770.000
€ 211.000
TOTAAL
11 van 12
4.4
Samenvattend
Op basis van de update van de risico’s, de beheersmaatregelen en de mogelijke financiële gevolgen ontstaat het volgende overzicht. Ten aanzien van de inventarisatie van 2014 zijn er geen mutaties:
Risico’s Politiek bestuurlijke risico's Maatschappelijke risico's Organisatierisico Juridische Risico's Financiële risico’s Middelen risico’s Risico’s m.b.t. Medewerkers TOTAAL
Normbedrag 2020
€ 20.000 € 50.000 € 36.000 € 20.000 € 38.000 € 18.000 € 29.000 € 211.000
Normbedrag 2019
Normbedrag 2017
Vastgesteld 28-11-2019
vastgesteld 8 juni 2017
€ 20.000 € 50.000 € 36.000 € 20.000 € 32.000 € 15.000 € 29.000 € 202.000
€ 20.000 € 50.000 € 36.000 € 20.000 € 32.000 € 15.000 € 29.000 € 202.000
Mutatie 2020 vs.2019
+€ 6.000 +€ 3.000 +€ 9.000
De normbedragen voor de Financiële risico’s en de Middelen risico’s zijn enkel verhoogd alsgevolg van een verbeterde berekening in respectievelijk de velden ad 9 capaciteitstotaal, ad 12 Niet voldoen aan voorwaarden subsidies en het veld ad 14 Inkooprisico’s. Conclusie: Bovenstaande update van het benodigde weerstandsvermogen impliceert dat het normbedrag voor het weerstandsvermogen vanaf 2020 uitkomt op een bedrag € 211.000. Dit betekent een relatief kleine verhoging ten opzichte van 2019 van € 9.000 De geldende ratio van het weerstandsvermogen is door het Algemeen Bestuur in 2014 vastgesteld op minimaal 1,0. Dit betekent voor het RAR dat het normbedrag €211000 x 1,0 een minimaal niveau van de weerstandscapaciteit oplevert van € 211.000. Hiermee dient in de jaarrekening over 2020 mee te worden gerekend. De weerstandscapaciteit per 31 december 2019 bedroeg overigens € 397.437. De meerjarenprognose van de balanspositie laat zien dat er tot en met 2024 geen consequenties te verwachten zijn. Ultimo 2024 bedraagt de prognose voor de weerstandscapaciteit €287.436 en is dus volgens de prognose nog steeds boven de norm.
12 van 12
BIJLAGE 3:
CONTROLEVERKLARING ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT
Jaarverslag en jaarrekening 2023
Pagina 46 van 46
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: Het bestuur van Regionaal Archief Rivierenland
A. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen jaarrekening 2023 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2023 van Regionaal Archief Rivierenland te Tiel gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de in dit jaarverslag opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel het vermogen van Regionaal Archief Rivierenland als de baten en lasten over 2023, alsmede van de financiële rechtmatigheid over 2023 in overeenstemming met Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De jaarrekening bestaat uit: 1.
de balans per 31 december 2023;
2.
het overzicht van baten en lasten over 2023;
3.
de financiële rechtmatigheidsverantwoording over 2023 en
3.
de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.
De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van Regionaal Archief Rivierenland zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
FSV Accountants + Adviseurs B.V. Hogeweg 43 Postbus 128 5300 AC ZALTBOMMEL
Telefoon: 088 900 5301 E-mail: info@fsv.nl Internet: www.fsv.nl
Handelsregisternummer: 11020683 Lid van de vereniging SRA Member of Nexia International S002_NL_V2023_01
Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie Het jaarverslag omvat andere informatie, naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij. Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het bestuursverslag en de overige gegevens in overeenstemming met Besluit begroting en verantwoording.
B. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het bestuur voor de jaarrekening Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). In dit kader is het bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude.
Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.
Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: •
het identificeren en inschatten van de risico’s dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing;
•
het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit;
•
het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan;
•
het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en
Zaltbommel, 13 maart 2024 FSV Accountants + Adviseurs B.V.
Y.G.P.M. Viguurs AA
Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden: