Eindnotitie de volgende stap GR RR v2 na AB 11-12

Aan

: Colleges van B&W

Vergadering

:

Agendapunt

:

Van

: Algemeen Bestuur Regio Rivierenland

Onderwerp

: Eindnotitie volgende stap Gemeenschappelijke Regeling Regio Rivierenland

Aanleiding Binnen de regionale samenwerking in de Gemeenschappelijke Regeling Regio Rivierenland (hierna: GR RR) worden mooie resultaten bereikt. Tegelijkertijd vragen ontwikkelingen om een volgende stap. Tijdens de bespreking van de begroting 2024 is geconcludeerd dat het nodig is (huidige) taken en besluitvorming daarover meer bewust af te wegen. Dit leidde tot een opdracht aan de ambtelijke organisatie om helderheid te bieden met betrekking tot: 1. 2. 3.

Afwegingskader: Een framework te ontwikkelen om te bepalen welke taken regionaal of lokaal worden uitgevoerd. Taken en governance: Helderheid te bieden over de uitvoering, rollen en verantwoordelijkheden van taken binnen de GR. Bedrijfsvoering: Een berekeningssystematiek te ontwikkelen om bij op- en afschaling van taken de bedrijfsvoering proportioneel in te richten.

Proces In het afgelopen jaar is over deze onderwerpen meerdere malen gesproken in en met het Algemeen Bestuur. Zo zijn toekomst scenario’s voor de GR verkend en is geconcludeerd dat we doorbouwen op de huidige organisatie. Dit niet met de intentie deze te laten groeien maar goed na te denken over toekomstbestendigheid, manier van organiseren en bewuste keuzes maken ten aanzien van taken. Op basis hiervan zijn ideeën en voorstellen geformuleerd. Over deze ideeën en voorstellen is ook in en met de colleges van Burgemeester & Wethouders gesproken ‘Wat gaat onze regionale samenwerking binnen de GR Regio Rivierenland verder helpen?’ was daarbij de centrale vraag. Daarnaast is met alle gemeenteraden individueel gesproken om aan de voorkant input op te halen. Ook hebben we via regionale raadsinformatieavonden informatie gedeeld en vragen beantwoord. Onze samenwerkingspartners zijn belangrijk, vandaar dat ook zij betrokken zijn, bijvoorbeeld vanuit de Economic Board. Dit alles heeft geleid tot concrete voorstellen die aan het Algemeen Bestuur zijn voorgelegd. Op 11 december 2024 heeft het Algemeen Bestuur een besluit genomen over de voorstellen waarvoor zij bevoegd gezag is en besloten de overige voorstellen richting de gemeenteraden door te geleiden.

Onderstaand zijn de besluiten van het Dagelijks en Algemeen Bestuur en voorstellen richting gemeenteraden compact weergegeven en toegelicht. Verwijzingen naar diverse bijlagen leiden naar aanvullende informatie.

Beslispunten voor de gemeenteraad Afwegingskader 1. Het afwegingskader (bijlage 1) vaststellen en gebruiken bij beoordeling van huidige taken en toekomstige besluiten over taken. Het Algemeen Bestuur heeft het afwegingskader d.d. 11 december 2024 vastgesteld in haar rol als opdrachtnemer. Governance 2. Kennis te nemen van de onderstaande besluiten van het Algemeen Bestuur:  Besluiten tot het instellen van het Algemeen Bestuur als opdrachtgever van portefeuillehoudersoverleggen.  Besluiten tot het benoemen van leden van het Algemene Bestuur als voorzitter van portefeuillehoudersoverleggen.



Besluiten tot een jaarlijkse evaluatie van opdrachten en samenwerking met vertegenwoordigers van de 5 O’s (Overheid, Ondernemers, Onderwijs/Onderzoek en Ondernemende burgers). Besluiten tot de start van een 2-jarige pilot met een Strategische Board. Besluiten de vergaderfrequentie van het AB te verlagen van maandelijks naar elke zes weken met een aanlevertermijn van 2 weken voor de vergaderstukken.

 

Taken 3. Kennis te nemen van het afwegingskader dat is toegepast op het huidige takenpakket van de GR (bijlage 2). 4. Kennis te nemen van de onderstaande besluiten van het Algemeen Bestuur:  

  

 



In te stemmen met het opstellen van een startnotitie voor gemeenteraden m.b.t. Ruimte met de intentie deze taak structureel toe te voegen aan de GR. Besluiten tot het opstellen van een Kansenagenda (inclusief Regionale Investeringsagenda) in 2025 met inbreng en betrokkenheid vanuit de 5O’s. Hiervoor wordt 1 fte vanuit de formatie economie ingezet. Besluiten het regionaal Inkoopbureau per 1-5-2025 geleidelijk af te bouwen. Besluiten de Sociale Recherche te continueren als taak binnen de GR, met expliciete aandacht voor de robuustheid van deze taak. Besluiten het PFO arbeidsmigranten als afgeronde pilot voor de Regio Deal 3e tranche niet langer bij de GR te organiseren en te onderzoeken hoe de gemeenten deze taak samen vanaf welke datum kunnen overnemen. Besluiten het uitstroompunt beschermd wonen niet langer bij de GR te organiseren en te onderzoeken welke gemeente vanaf welke datum deze taak kan overnemen. Besluiten om de taak rondom luchtruimherziening ongewijzigd te laten, onder te brengen binnen de portefeuille public affairs en lobby en voor wat betreft de inhoud aan te blijven haken bij de provincie Gelderland, ofwel externe expertise in te zetten bij bijvoorbeeld conflicterende belangen.

Besluiten om in 2025 met reeds betrokken partijen rondom het thema Water binnen onze regio te verkennen hoe de samenwerking met lokaal overstijgende opgaven versterkt kan worden en welke partijen daarbij welke rol spelen.

Berekeningssystematiek op- en afschaling bedrijfsvoering 5. Kennis te nemen van het besluit van het Dagelijks Bestuur de berekeningssystematiek op- en afschaling bedrijfsvoering vast te stellen.

Afwegingskader Doel Het afwegingskader dient als hulpmiddel om een bewuste afweging te maken waar een opdracht/taak te beleggen. Hierbij zijn de volgende vragen relevant: 1. Lokaal vs. regionaal? 2. Indien regionaal: GR of anders? 3. Indien GR: Regio Rivierenland of andere GR?

Per categorie zijn verdere hulpvragen gedefinieerd om te helpen het goede gesprek te voeren. De gemeenteraden stellen het afwegingskader vast als opdrachtgever, het Algemeen Bestuur heeft het afwegingskade als opdrachtnemer vastgesteld d.d. 11 december 2024.

Governance Doel Om op inhoud de juiste dingen te doen is het belangrijk een governance te hebben die hierin ondersteunend is. Het Algemeen Bestuur heeft geconcludeerd dat behoefte is aan wijziging op een aantal punten. Dit met als voornaamste doelen integraliteit te bevorderen en resultaatgerichtheid te vergroten. Door het Algemeen Bestuur zijn een aantal zaken opgemerkt rondom dit vraagstuk: 1. 2.

3.

4. 5.

6.

De link tussen het Algemeen Bestuur en de portefeuillehoudersoverleggen ontbreekt, met uitzondering van de economische speerpunten. Het Algemeen Bestuur is bevoegd portefeuillehoudersoverleggen in te stellen, maar heeft nu in dit kader geen opdrachtgevende rol. Deze rol kan bijdragen aan de mede door de gemeenteraden gevraagde transparantie over hetgeen in de portefeuillehoudersoverleggen wordt besproken en hetgeen daarvan terugkomt in besluitvorming. In combinatie hiermee wordt in 2025 ook gekeken naar de openbaarmaking van agenda’s en verslagen van deze overleggen. Omwille van de integraliteit en de samenwerking met verschillende O’s is het belangrijk een afvaardiging vanuit de O’s in elk geval een aantal keren per jaar aan te laten schuiven bij de portefeuillehoudersoverleggen. Niet alle taken binnen Contractgestuurde Dienstverlening kennen een portefeuillehoudersoverleg en het is waardevol dit minimaal 1x per jaar te organiseren. Het Algemeen Bestuur heeft behoefte aan een klankbord op strategisch niveau dat kan adviseren rondom (boven) regionale, integrale, vraagstukken en processen. Een Strategische Board kan hieraan invulling geven. De vergaderingen van het Algemeen Bestuur kunnen in frequentie wat teruggebracht worden naar 1x per 6 weken.

Vanuit deze constateringen en het gesprek hierover zijn bovenstaande voorstellen aan het Algemeen Bestuur geformuleerd en conform besloten.

Taken Doel In antwoord op de vraag ‘doen we de goede dingen?’, en ‘doen we de dingen goed?’ zijn in opdracht van het Algemeen Bestuur de huidige taken van de GR in beeld gebracht, zie bijlage 3. 4 taken expliciet bespreken Rondom 4 taken is aangegeven deze expliciet te willen bespreken in het licht van dit proces. Het betreft: Programma 1 Regionale samenwerking 1. 2.

Ruimte Strategische kansenagenda (gebiedsagenda)

Programma 2 Contractgestuurde Dienstverlening 3. 4.

Inkoopbureau Sociale Recherche

Het afwegingskader is op alle taken toegepast, waaronder ook op deze vier taken (bijlage 2). Dit leidt tot besluiten vanuit het AB die worden gesteund door de colleges. Voor een uitgebreide beschrijving van de toepassing van het afwegingskader op alle taken van de GR Regio Rivierenland wordt verwezen naar bijlage 4. Programma 1 Regionale samenwerking 1. Ruimte

Het zou erg voor de hand liggen enkele zaken in het ruimtelijk domein regionaal op te pakken. De vraagstukken zijn gemeentegrensoverschrijdend en moeten integraal worden afgewogen. Gezien de structurele ondersteuning die dit vraagt en de verbinding met de andere reeds bij de GR Regio Rivierenland belegde taken, heeft het Algemeen Bestuur besloten om een startnotitie voor gemeenteraden op te stellen m.b.t. Ruimte met de intentie deze taak structureel toe te voegen aan de GR. 2. Strategische kansenagenda (= doorontwikkeling gebiedsagenda) Tot het opstellen van een kansenagenda wordt opgeroepen door het Rijk, maar het is ook iets wat vanuit provincie, gemeenten en partners wordt gedragen. Een dergelijke agenda is bij uitstek iets wat regionaal kan worden opgepakt en kan als doorontwikkeling van de gebiedsagenda worden gezien. Gelet op de complexiteit en samenhang met de al belegde regionale opgaven bij Regio Rivierenland zoals Mobiliteit/bereikbaarheid, Energietransitie, Economie, Onderwijs & Arbeidsmarkt en Wonen maar ook Public Affairs & Lobby, heeft het Algemeen Bestuur besloten over te gaan tot het opstellen van een Kansenagenda (inclusief Regionale Investeringsagenda) in 2025 met inbreng en betrokkenheid vanuit de 5O’s. Het opstellen van een kansenagenda is een incidentele actie, waarvan de uitkomsten via een startnotitie kunnen worden bestendigd.

Hiervoor wordt in 2025 1 fte vanuit de formatie economie ingezet. Het opstellen gebeurt naar verwachting vanuit bestaande middelen. Het opgestelde document zal aan de gemeenteraden worden voorgelegd conform de van toepassing zijnde procedure, inclusief een startnotitie indien nodig voor borging binnen de Gemeenschappelijke Regeling. Programma 2 Contractgestuurde Dienstverlening 3. Inkoopbureau Hoewel de taken van het inkoopbureau zich uitermate goed lenen voor een regionale aanpak, laat de praktijk de afgelopen jaren een andere ontwikkeling zien. Gemeenten organiseren steeds vaker hun eigen aanbestedingstrajecten en hebben inkoop gedeeltelijk in eigen huis of bij een bedrijfsvoeringsorganisatie georganiseerd. De dienstverlening kan de afgelopen jaren niet kostendekkend worden aangeboden vanuit de GR. Het Algemeen Bestuur heeft op 16 oktober tijdens haar vergaderging aangegeven dat er een procesvoorstel richting afbouw van het inkoopbureau bij Regio Rivierenland moet worden voorbereid. Het besluit van het Algemeen Bestuur is het inkoopbureau af te bouwen per 1-5-2025. Zie bijlage 5 en 5a voor een meer uitgebreide toelichting en onderbouwing. 4. Sociale Recherche De inzet van de Sociale Recherche is op dit moment voor zes gemeenten georganiseerd via Werkzaak en voor de gemeenten Buren en Neder-Betuwe rechtstreeks.

De uren die Werkzaak afneemt zijn in de afgelopen jaren verminderd en met ingang van 1 januari 2026 is sprake van een verdere afname. Oorzaak hiervan is onder meer de inzet op preventie en het werken vanuit vertrouwen. De komende periode vinden gesprekken plaats met Werkzaak, Buren en Neder-Betuwe om te bezien hoe zij naar de toekomst van de Sociale Recherche kijken. Afhankelijk hiervan kan ambtelijk de robuustheid van het team worden beoordeeld. Kijkend naar het soort taak is de Sociale Recherche passend binnen Contractgestuurde Dienstverlening, en is het besluit van het Algemeen Bestuur de taak vooralsnog bij de GR te behouden met daarbij expliciete aandacht voor de robuustheid van deze taak. Extra projecten/losse taken zonder opdracht Binnen de GR Regio Rivierenland zijn een aantal kleine, losse taken/projecten belegd. Dit geldt voor: 1.

PFO Arbeidsmigranten  Ondersteuning van het PFO is gestart vanuit de Regio Deal. Deze Deal is afgerond waarmee de financiële middelen om het PFO te ondersteunen niet meer voorhanden zijn. Daarnaast heeft dit dossier niet voor alle 8 gemeenten een even grote prioriteit.



Het Algemeen Bestuur heeft besloten het PFO arbeidsmigranten als afgeronde pilot voor de Regio Deal 3e tranche niet langer bij de GR te organiseren en te onderzoeken hoe de gemeenten deze taak samen vanaf welke datum kunnen overnemen.

2.

Uitstroompunt beschermd wonen  Vanaf 2022 wordt het uitstroompunt beschermd wonen gefaciliteerd vanuit Regio Rivierenland. Bij het uitstroompunt vindt de registratie van mensen vanuit een beschermd wonen situatie plaats net als de controle van de gegevens, het koppelen aan een woningcorporatie en de bewaking van de voortgang. Dit gebeurt via een digitaal loket.  Het Algemeen Bestuur heeft besloten deze taak niet langer bij Regio Rivierenland te beleggen, maar bij een van de gemeenten. Dit vanwege het feit dat het een kleine en zeer uitvoerende taak is, niet aansluitend op een al reeds belegde taak bij de GR. Samenwerking binnen de GR leidt in deze tevens niet tot kostenbesparing en robuustheid in organiseren. Daarbij moet worden onderzocht vanaf welk moment, en door welke gemeente, deze taak kan worden opgepakt.

3.

Luchtruimherziening  De taak die bij de GR is belegd, is het monitoren van het dossier en inspelen op de lobby indien nodig.  Het Algemeen Bestuur heeft besloten deze taak ongewijzigd te laten, onder te brengen binnen de portefeuille public affairs en lobby en voor wat betreft de inhoud aan te blijven haken bij provincie Gelderland, ofwel externe expertise in te zetten bij bijvoorbeeld conflicterende belangen.

Verkenning Water Water, waaronder waterzekerheid, -kwaliteit, -veiligheid en verzilting etc., is de komende decennia een belangrijke opgave, aldus verschillende experts. Dit geldt helemaal voor een regio als Rivierenland. Hierbij geldt dat onze regio ook landelijk een cruciale rol speelt waar het deze thema’s betreft. Klimaatadaptatie is momenteel georganiseerd via de RAS (Regionale Adaptatie Strategie). Hierin heeft de GR Regio Rivierenland geen rol; waterschap en gemeenten – in een andere samenstelling dan de regio Rivierenland gemeenten – wel. Deze huidige wijze van organiseren lijkt op sommige punten en momenten de integraliteit, ook met andere maatschappelijke lokaaloverstijgende opgaven, te belemmeren met als risico dat op meerdere tafels (deels) hetzelfde wordt gedaan en besproken. Rondom het thema Water leven ambtelijk, o.a. vanuit de provincie, de nodige zorgen. Deze zitten in het feit of waterkwaliteit, -kwantiteit, -veiligheid, -beschikbaarheid, verzilting etc. voldoende urgentie heeft bij gemeenten als strategisch lokaaloverstijgend thema en in hoeverre hierop regionaal wordt samengewerkt. Met name omdat wij als regio een belangrijke functie hebben op dit thema voor heel Nederland én het enorm raakt aan thema’s die regionaal worden opgepakt, zoals Wonen, Mobiliteit, Energietransitie etc.

Gezien de samenhang met andere taken die vanuit de GR Regio Rivierenland worden opgepakt en het belang van integraliteit in de (nabije) toekomst, is het besluit van het Algemeen Bestuur te verkennen hoe wij op deze taak de samenwerking met lokaaloverstijgende opgaven kunnen versterken.

Op- en afschalingssystematiek bedrijfsvoering Doel Wanneer er taken worden belegd bij de GR, of er taken worden afgebouwd, heeft dat mogelijk effecten op de bedrijfsvoering. Het doel is dat bedrijfsvoering in verhouding blijft tot het primair proces om een optimale ondersteuning te bieden.

Er is een berekeningssystematiek ontwikkeld waarmee er direct kan worden berekend én gehandeld op een groei of krimp van de taken in het primaire proces. Voor een nadere toelichting zie bijlage 6.