Controleprotocol 2024 en verder

Controleprotocol 2024 en verder

1

Inhoud 1. Inleiding.......................................................................................................................................... 3

2. 3. 4.

5. 6. 7.

1.1 1.2 1.3

Algemeen....................................................................................................................................................................3 Doelstelling................................................................................................................................................................. 3 Wettelijk kader.............................................................................................................................................................3

4.1 4.2 4.3 4.4

Algemeen....................................................................................................................................................................7 Goedkeuringstoleranties.............................................................................................................................................7 Rapporteringstolerantie...............................................................................................................................................7 Specifieke uitkeringen (SiSa-bijlage bij de jaarrekening).............................................................................................8

5.1 5.2

Verantwoordingsgrens................................................................................................................................................9 Rapporteringsgrens.....................................................................................................................................................9

7.1 7.2

Accountant................................................................................................................................................................11 Het college................................................................................................................................................................11

Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouw- en rechtmatigheid).....................................4 Reikwijdte rechtmatigheidscontrole................................................................................................ 6 Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties (accountant)............................................ 7

Te hanteren verantwoordings- en rapporteringsgrens (college) .................................................... 9 Communicatie en periodiek overleg............................................................................................. 10 Rapportering door accountant en college.................................................................................... 11

Bijlage 1: Criteria.................................................................................................................................. 12

2

1. Inleiding 1.1 Algemeen Ieder jaar wordt de jaarrekening van de gemeente gecontroleerd door een door de gemeenteraad gekozen accountant. De controle wordt gedaan aan de hand van een controleprotocol. Het controleprotocol en normenkader zijn recent gewijzigd. De wijzigingen komen door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Met de inwerkingtreding van de rechtmatigheidsverantwoording is de opzet van het controleprotocol en normenkader aangepast. De controle van de rechtmatigheid is hiermee geen verantwoordelijkheid meer van de accountant, maar van het college zelf. Het college geeft dan een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Daarmee valt de rechtmatigheidsverantwoording onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. De accountant kijkt dus nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording “juist” is. Dit document is het aangepaste controleprotocol. Dit controleprotocol wordt jaarlijks geëvalueerd en indien nodig geactualiseerd. 1.2 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel aanwijzingen te geven aan de accountant over: 1. de reikwijdte van de accountantscontrole; 2. de daarvoor geldende normstellingen bij deze controle; en 3. de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Zaltbommel Ook geeft dit controleprotocol de verantwoordingsgrens aan ten aanzien van: 1.

de rechtmatigheidsverantwoording door het college; en 2. de rapporteringsgrens voor het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de bedrijfsvoering paragraaf vast te leggen. 1.3 Wettelijk kader Het tweede lid van artikel 213 Gemeentewet (in het vervolg Gemw.), schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst. Deze accountant krijgt opdracht de jaarrekening, genoemd in artikel 197 Gemw, te controleren. Naar aanleiding van deze controle, artikel 393, eerste lid, Boek 2 Burgerlijk wetboek, verstrekt zij een controleverklaring en biedt zij een verslag van bevindingen aan.

3

2. Algemene uitgangspunten voor de controle Zoals beschreven in artikel 213 Gemw vindt de controle van de jaarrekening (zoals bedoeld in artikel 197 Gemw) plaats door een accountant die benoemd is door de raad. Met ingang van 2023 is het college van B&W verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Dit houdt in dat het college nu in plaats van de accountant de rechtmatigheid toetst van de jaarstukken. De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, waarbij de accountant toetst in hoeverre de rechtmatigheidsverantwoording van het college een getrouwe weergave is van de werkelijkheid. Rechtmatigheid Onder rechtmatigheid wordt, volgens de definitie in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, verstaan dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”. In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden negen rechtmatigheidscriteria onderscheiden:

In het getrouwheidsonderzoek, dat wordt uitgevoerd door de accountant, wordt aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Echter worden deze criteria ook door de organisatie tijdens de verbijzonderde interne controle, waar van toepassing, meegenomen bij de rechtmatigheidsonderzoeken. Voor de oordeelsvorming m.b.t. de rechtmatigheid van het financieel beheer wordt specifiek aandacht besteed aan de volgende criteria: · het begrotingscriterium; · het voorwaardencriterium; · het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium). Deze rechtmatigheidsverantwoording wordt door het college afgelegd. De toelichting op de criteria is in bijlage 1 verduidelijkt. De rechtmatigheidsverantwoording is vanaf begrotingsjaar 2023 een onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt door de accountant geen afzonderlijk oordeel meer gegeven over de rechtmatigheid. De controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over: · de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en activa en passiva;

4

· · · · ·

de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening; de bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen, bedoeld in art 58a van het Besluit Begroting en Verantwoording (voortaan BBV).

De bij de controle uit te voeren werkzaamheden worden nader bepaald door: · de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, zesde lid Gemw (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten); · de Kadernota en adviezen van de Commissie BBV en; · de Richtlijnen voor de Accountantscontrole van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants.

5

3. Reikwijdte rechtmatigheidscontrole De controle op rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals opgenomen in het normenkader. Het normenkader wordt jaarlijks geëvalueerd en als het nodig is geactualiseerd en ter vaststelling aangeboden aan de gemeenteraad. De controle op rechtmatigheid wordt alleen gedaan op directe financiële beheershandelingen De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. De standaardtekst zal door gemeente opgenomen worden in de jaarrekening. De controle op rechtmatigheid is gericht op: · begrotingscriterium; · voorwaardencriterium; · misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Bovenstaande criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheids-verantwoording. Bijvoorbeeld: constatering van een verslaggevingsfout is geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Ook de constatering dat een post in de jaarrekening niet voldoet aan de uitgangspunten van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) hoeft niet opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording. In bijlage 1 wordt een toelichting over de criteria gegeven.

6

4. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties (accountant) 4.1 Algemeen Tijdens de controle houdt de accountant rekening met de vastgestelde toleranties. De accountant controleert niet ieder document of financiële handeling die binnen de gemeente wordt verricht, maar richt de controle zodanig in dat hij voldoende zekerheid verkrijgt over het getrouwe beeld van de jaarrekening. 4.2 Goedkeuringstoleranties De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven controleverklaring. De goedkeuringstolerantie hierdoor als basis gebruikt voor de diepgang van de accountantscontrole en bepalend voor de oordeelsvorming van de accountant. Een ander woord dat gebruikt wordt voor de goedkeuringstolerantie is de materialiteit. Voor de goedkeuringstolerantie wordt onderscheid gemaakt tussen fouten en onzekerheden. Een fout in een jaarrekening kan ontstaan doordat bijvoorbeeld een jaarrekeningpost onvolledig is opgenomen, een toelichting ontoereikend is of dat een waarderingsgrondslag onjuist is.

Een onzekerheid in de controle kan bijvoorbeeld ontstaan door gebreken in de interne controle. Hierdoor is achteraf niet meer vast te stellen of een bepaalde uitgave rechtmatig heeft plaatsgevonden of dat bepaalde baten volledig zijn verantwoord. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden zijn minimumeisen voor de te hanteren goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening voorgeschreven. De minimumeisen zijn: Strekking controleverklaring: Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

≤ 1%

>1% <3%

-

≥ 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

≤ 3%

>3% <10%

≥ 10%

-

Voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Zaltbommel wordt de goedkeuringstolerantie gelijkgesteld aan de minimumeisen zoals opgenomen in de bovenstaande tabel. Dit betekent een tolerantie van 1% voor fouten (1% van de lasten inclusief reserves) en 3% voor onzekerheden (3% van de lasten inclusief reserves). De tolerantie wordt jaarlijks op basis van de werkelijke cijfers definitief bepaald. Deze tolerantie wordt uiteraard berekend over de werkelijke besteding. Dit betekent bijvoorbeeld dat wanneer de besteding van de budgetten wezenlijk lager uitvalt dan begroot, deze tolerantiebedragen naar beneden worden bijgesteld. 4.3 Rapporteringstolerantie

7

De geconstateerde en niet-gecorrigeerde fouten en de geconstateerde onzekerheden worden gerapporteerd aan de gemeenteraad in het verslag van bevindingen. Bij de rapportering wordt een rapporteringstolerantie in acht genomen die bepalend is voor het al dan niet rapporteren van een fout of onzekerheid. De rapporteringstolerantie kan als volgt worden gedefinieerd: “Een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen”. Voor de rapporteringstolerantie wordt als maatstaf voorgesteld dat de accountant op het niveau van programma’s elke fout of onzekerheid van € 100.000 of hoger rapporteert in het verslag van bevindingen. De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Naast deze kwantitatieve benadering wordt de accountant gevraagd een kwalitatieve beoordeling te hanteren.

4.4 Specifieke uitkeringen (SiSa-bijlage bij de jaarrekening) De verantwoording van de specifieke uitkeringen maakt geen deel uit van de rechtmatigheidsverantwoording van het college. De verantwoording van de specifieke uitkeringen blijft onderdeel van de SiSa-bijlage (Single information Single audit) bij de jaarrekening. De controle en de oordeelsvorming door de accountant blijft daarom ongewijzigd toezien op de getrouwheid en rechtmatigheid van de SiSa-regelingen. Als uit de controle van de accountant blijkt dat er onrechtmatig is gehandeld en de voorwaarden niet in acht zijn genomen, kan dit de oordeelsvorming door de accountant raken en leiden tot rapportering in het accountantsverslag. Dit kan ook leiden tot terugvordering van de specifieke uitkering door het Rijk. Ook de bijzondere bepalingen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden die gelden voor de SiSa, worden niet fundamenteel aangepast. Het ministerie van BZK heeft voorgeschreven dat de getrouwheid en rechtmatigheid van deze bijlage met dezelfde toleranties gecontroleerd dient te worden als de jaarrekening. Wel geldt een specifieke rapporteringstolerantie. In onderstaande tabel zijn de specifieke toleranties opgenomen. Rapporteringstolerantie specifieke uitkeringen (SiSa): Rapporteringstolerantie specifieke uitkeringen (SiSa) Omvang specifieke uitkering

Rapporteringstolerantie

≤ € 125.000

€ 12.500

> € 125.000 en ≤ € 1 miljoen

10% van de specifieke uitkering

> € 1 miljoen

€ 125.000

De rapporteringtolerantie heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Het gaat alleen om het rapporteren van de waargenomen en niet herstelde fouten en onzekerheden voortkomende uit de accountantscontrole.

8

5. Te hanteren verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens 5.1 Verantwoordingsgrens Naast de bovengenoemde toleranties is de verantwoordingsgrens onderkend. Deze wordt als volgt gedefinieerd: “De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves”. Onder afwijkingen wordt verstaan fouten (dus het niet naleven van wet- en regelgeving) en afzonderlijke posten waarvan bij het college onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. Voor zowel fouten als onduidelijkheden afzonderlijk geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden mogen daarbij niet bij elkaar opgeteld worden. Blijven zowel de fouten als afzonderlijke onduidelijkheden onder de verantwoordingsgrens, dan worden geen afwijkingen opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Wel blijft het relevant om alle geconstateerde afwijkingen te vermelden in bijvoorbeeld de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken. Hiervoor spreekt raad ook een grens met het college af, de rapporteringsgrens.

Verschil in verantwoordingsgrens en goedkeuringstolerantie van de accountant De verantwoordingsgrens is niet hetzelfde als de goedkeuringstolerantie van de accountant. De goedkeuringstolerantie is de basis voor de diepgang van de accountantscontrole en bepalend voor de oordeelsvorming van de accountant. De grenzen liggen vast in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Voor de werkzaamheden met betrekking tot de (verbijzonderde) interne controles wordt de goedkeuringstolerantie van de accountant gehanteerd om ervoor te zorgen dat de accountant maximaal gebruik kan maken de van deze controles bij de jaarrekeningcontrole. Bij (verbijzonderde) interne controles wordt namelijk naast rechtmatigheid ook getrouwheid gecontroleerd. Dit betekent dat hoeveelheid aan werkzaamheden met betrekking tot (verbijzonderde) interne controles ongewijzigd blijft ten opzichte van voorgaande jaren. Over de diepgang en aantal van deze controles blijft jaarlijks afstemming plaatsvinden met de accountant. Verantwoordingsgrens op 3% Voor de jaarrekeningen 2024 en verder stelt de gemeenteraad de verantwoordingsgrens vast op 3%. Het college wil de raad meer inzicht verschaffen in de rechtmatigheidsfouten dan wettelijk is voorgeschreven.

Daarom rapporteert het college alle bevindingen over de financiële rechtmatigheid boven de rapporteringsgrens in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting. Hiermee volgen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf een grens te benoemen in haar rapport van bevindingen. 5.2 Rapporteringsgrens Het college is verplicht om onrechtmatigheden toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering, als de geconstateerde onrechtmatigheden de verantwoordingsgrens overschrijden. Het college hecht er waarde aan om het gesprek te voeren over bevindingen uit de rechtmatigheidscontroles. Hierdoor beperkt het college zich niet alleen tot het geven van een toelichting op overschrijden van de verantwoordingsgrens. Het college rapporteert daarom in ieder geval alle bevindingen over de financiële rechtmatigheid boven de rapporteringsgrens in de paragraaf bedrijfsvoering. In deze paragraaf kan het college, indien van toepassing, beschrijven welke actie het onderneemt om vermelde afwijking(en) in de toekomst te voorkomen. De rapporteringsgrens in de paragraaf bedrijfsvoering bedraagt conform financiële verordening € 500.000.

9

10

6. Communicatie en periodiek overleg In de verordening ex artikel 213 Gemeentewet is geregeld dat er periodiek overleg plaatsvindt met de accountant. Doel daarbij is een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole. Het overleg vindt een aantal keer per jaar plaats met de Auditcommissie.

11

7. Rapportering door accountant en college 7.1 Accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierover als volgt: Managementletter en boardletter In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenoemde interimcontrole uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt verslag uitgebracht in de vorm van een managementletter aan het college. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de Gemeentewet wordt van de controle op de jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financieel beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunt voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium en het financiële gevolg of risico. Fouten en onzekerheden die de rapporteringstolerantie overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen.

De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde informatieverzorging en dataverwerking, als en voor zover relevant voor de accountantscontrole en van bestuurlijke betekenis. Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De controleverklaring ziet toe op de getrouwheid van de jaarstukken inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college opgestelde jaarrekening kan vaststellen. 7.2 Het college Het college geeft via de door de commissie BBV voorgeschreven rechtmatigheidsverantwoording (standaardtekst) aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. In de paragraaf Bedrijfsvoering beschrijft het college welke actie zij onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

12

8 Slotbepalingen 8.1 Inwerkingtreding Dit controleprotocol treedt in werking op de eerste dag na de datum van bekendmaking, onder intrekking van het controleprotocol gedateerd 25 januari 2018. Het controleprotocol is van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2024 en verder. 8.2 Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als: “Controleprotocol Gemeente Zaltbommel”. 8.3 Ondertekening Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Zaltbommel in zijn vergadering van 20 januari 2025

13

De raad voornoemd, de raadsgriffier,

de voorzitter,

M.S.P. (Monique) Muurling

M.C. (Marnix) Bakermans

Bijlage 1: Criteria

In het kader van deze controle worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend:  De criteria 1 t/m 6 hebben naast rechtmatigheid ook betrekking op getrouwheid. Deze worden afgedekt door balans en overzicht van baten en lasten.  De criteria 7 t/m 9 zijn aanvullende criteria die alleen betrekking hebben op de rechtmatigheid. Deze worden afgedekt door rechtmatigheidsverantwoording. Nr.

Criterium

Omschrijving

Voorbeeld

1

Calculatiecriterium

De geregistreerde (vastgestelde) bedragen zijn juist berekend

Factuurbedragen zijn juist berekend

2

Valuteringscriterium

Het tijdstip van verantwoording en betaling is juist

Aangaan en verantwoording van contracten en verplichtingen

3

Leveringscriterium

Er is vastgesteld dat er is geleverd in overeenstemming met de verstrekte inkoopopdracht van goederen/diensten

Op basis van het onderzoekrapport blijkt dat de studie volgens de opdracht is uitgevoerd

4

Adresseringscriterium

De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan is juist (rechthebbende)

Betalingsverkeer

5

Volledigheidscriterium

Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord

De afgesproken bijdragen van derden voor een project zijn begroot en gerealiseerd

6

14

Aanvaardbaarheidscriterium

De financiële beheershandeling past bij de activiteiten en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare

Inkoop van goederen en/of diensten

tegenprestatie overeengekomen

en verstrekken van subsidies

Nr.

Criterium

Omschrijving

Voorbeeld

Financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting (per programma). Het begrotingscriterium houdt in dat financiële beheers handelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma's. In de (programma)begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door het Bestuur zijn vastgesteld. Dit

7

Begrotingscriterium

houdt in dat de financiële beheers handelingen moeten passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de

Het budget is toereikend.

toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn. Met de controle op de juiste

Begrotingswijzigingen

toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. Het

worden goedgekeurd door

begrotingscriterium is uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Hierin is opgenomen dat

de Raad

bestedingen die uitstijgen boven de in de begroting opgenomen programmabudgetten niet als onrechtmatig worden aangemerkt, als voor de accountant bij de controle vaststaat dat de begrotingsoverschrijding binnen de beleidskaders van de gemeenteraad valt of compensatie mogelijk is door met de hogere lasten rechtstreeks samenhangende inkomsten. Het bepalen of begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de gemeenteraad.

De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (=misbruik) en de interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (=oneigenlijk gebruik). Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig. In tegenstelling tot andere getrouwheids- en rechtmatigheidsaspecten gaat het bij het M&O-criterium in het bijzonder om vast te stellen dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen, en dat de wet- en 8

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is. In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening verantwoordt het college zich over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O-beleid. Als een gemeente geen toereikend M&O-beleid voert kan dit gevolgen hebben voor het accountantsoordeel. Als bij een toereikend M&O-beleid dat in voldoende mate is uitgevoerd toch een belangrijke (materiële) onzekerheid – die inherent is aan de regeling – blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid van de uitgaven of ontvangsten en deze niet verder kan worden gereduceerd, dient de accountant te beoordelen of deze onzekerheid in de toelichting bij de jaarrekening adequaat wordt weergegeven.

15

De beoordelingsformulieren die worden gemaakt bij de vaststelling van de subsidieregelingen

Nr.

Criterium

Omschrijving

Voorbeeld

Nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden, waarop door het college wordt getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke verordeningen. Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen de gemeente voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. In het normenkader zijn de interne en externe regels opgenomen, die het college in zijn controle van het voorwaardencriterium moet betrekken. Het voorwaardencriterium veroorzaakt in belangrijke mate de inspanningen die nodig zijn voor de rechtmatigheidscontrole. Door het aanbrengen van beperkingen in de toepassing van genoemde aspecten kunnen de te verrichten interne controle-inspanningen beperkt 9

Voorwaardencriterium

worden. Ten aanzien van de gemeentelijke verordeningen worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan die bepalingen, die recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen betreffen. Oftewel voor de interne regelgeving vindt uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen. Als en voor zover bij de controle financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels en kaderstellende besluiten betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie en andere dan kaderstellende collegebesluiten vallen hier buiten. Mocht tijdens de toetsing toch blijken dat het normenkader niet juist of compleet is en dit consequenties heeft gehad voor de controles, dan geeft het college in de bedrijfsvoeringsparagraaf in de jaarstukken aan welke regels het betreft. De accountant moet dit in zijn verslag bevestigen.

16

Subsidievoorwaarden en aanbesteding