Concept Jaarverslag en Jaarrekening 2022 RAR
Tekst van het document
Jaarverslag & Jaarrekening
2022
Regionaal Archief Rivierenland J.S. de Jongplein 3 4001 WG Tiel Telefoon: 0344 – 612230 e-mail: info@rarivierenland.nl
BESLUIT JAARVERSLAG EN JAARREKEKING 2022 Het Algemeen Bestuur, gelet op artikel 24 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland, besluit: 1. het jaarverslag en de jaarrekening 2022 in concept vast te stellen en 2. voor te leggen aan het Algemeen Bestuur en de deelnemende gemeenten, 3. met in achtneming hiervan, het positieve resultaat 2022 van € 179.617,- als volgt te bestemmen: a. een bedrag van € 75.000,- toe te voegen aan een bestemmingsreserve voor de realisatie van de nieuwe website die in 2024/2025 gepland is; b. een bedrag van € 104.617,- totaal uit te keren aan de deelnemende gemeenten naar rato van het aantal inwoners overeenkomstig de opstelling van de begroting 2022: Gemeente Inwoners Teruggave 27.010 Buren € 12.335 29.129 Culemborg € 13.303 25.448 Maasdriel € 11.621 24.646 Neder-Betuwe € 11.255 41.922 Tiel € 19.145 51.493 West Betuwe € 23.515 29.437 Zaltbommel € 13.443 Totaal 229.085 € 104.617
Aldus besloten in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 6 juli 2023
R. van Stappershoef Voorzitter
E. Kok-Majewska Secretaris
Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 2 van 43
MANAGEMENTSAMENVATTING In 2022 heeft corona vrijwel geen directe invloed gehad op de bereikte resultaten. We hebben dan ook mooie resultaten behaald. Hierover leest u in detail meer verderop in dit verslag. Bijgaand een kort resume. Vele meters archiefwerk zijn verzet in 2022! En de nodige inhaalslagen zijn gedaan. Dit betrof archiefwerk in verschillende hoedanigheden, zoals het herverpakken, conserveren, ontsluiten en vernietigen van meters archief. In veel opzichten zijn dan ook vrijwel alle doelen binnen het taakgebied Ontsluiting Papieren Erfgoed behaald. Ook binnen het taakgebied Digitale ontwikkeling zijn mooie resultaten behaald. De e-depot toetsen die zijn uitgevoerd bij onze gemeenten en GR-en zijn hier een goed voorbeeld van. En ook onze ED3certificering voor ons als beheerorganisatie, die middels een externe audit, is verlengd. Onze inspectietaken hebben we weten te behalen en te professionaliseren middels dienstverleningsovereenkomsten met GR-en. Het RAR heeft in 2022 vol ingezet op verdere digitalisering: digitale archivering (e-depot), digitale dienstverlening (website), digitale zichtbaarheid (via app en social media) en digitalisering van het papieren erfgoed, voornamelijk via Scanning on Demand (S-o-D). Tot slot heeft onze dienstverleningstaak afgelopen jaar weer volop gefloreerd door het uitblijven van coronamaatregelen.
Of het nu gaat over onze studiezaal, de educatieprogramma’s, lezingen of de open dag: allen werden druk bezocht! De bereikte resultaten in het archiefprogramma zijn binnen de financiële kaders gerealiseerd. De financiële paragrafen laten cijfers en kengetallen zien, waaruit blijkt dat de financiële positie van het Regionaal Archief Rivierenland zich binnen de gestelde kaders en normen begeeft. We realiseren in 2022 een positief resultaat van € 179.617,-. Lagere personeelslasten door meerdere vacatures en lagere lasten van kantoor- en reiskosten als gevolg van het meer structureel, gedeeltelijk thuiswerken hebben hier mee te maken. Toch is een van de belangrijkste oorzaken van dit resultaat de besparing die is gerealiseerd door het uitstellen van de vervanging van onze inventaris (ca € 90.000,- aan lastenvermindering). Dit, in combinatie met de extra inkomsten door onze dienstverlening en toezichtstaken richting GR-en, zorgt voor een positief resultaat.
Foto’s RAR Open dag vlnr: puzzelen bij de Break-in box, rondleiding langs de het werkveld RAR, boekenverkoop.
Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 3 van 43
Inhoudsopgave BESLUIT JAARVERSLAG EN JAARREKEKING 2022 .................................................................................... 2 MANAGEMENTSAMENVATTING ............................................................................................................. 3 Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 4 1
Inleiding ........................................................................................................................................... 6
Leeswijzer ................................................................................................................................................ 6
2
1.1
Kaders ...................................................................................................................................... 6
1.2
Deelnemende Gemeenten ...................................................................................................... 6
1.3
Samenstelling Bestuur ............................................................................................................. 7
Programmaverantwoording ............................................................................................................ 9 2.1
2.1.1
Doelstellingen .................................................................................................................. 9
2.1.2
Missie............................................................................................................................... 9
2.2
3
Doelstellingen en missie van het Regionaal Archief Rivierenland .......................................... 9
Realisatie archiefprogramma ................................................................................................ 10
2.2.1
Taakgebieden ................................................................................................................ 10
2.2.2
Resultaten per taakgebied voor 2022 ........................................................................... 11
2.3
Wet Open Overheid (Woo) ................................................................................................... 18
2.4
Wat heeft het gekost? ........................................................................................................... 18
2.4.1
Baten en lasten over 2022 ............................................................................................. 19
2.4.2
Algemene dekkingsmiddel en onvoorzien .................................................................... 19
2.4.3
Overzicht van de kosten van overhead ......................................................................... 20
2.4.4
Vennootschapsbelasting ............................................................................................... 20
2.4.5
Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi)publieke sector (WNT) ............ 21
2.4.6
Overige verplichte toelichting ....................................................................................... 23
2.4.7
Controleverklaring ......................................................................................................... 23
Paragrafen ..................................................................................................................................... 24 3.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing........................................................................... 24
3.1.1
Weerstandsvermogen ................................................................................................... 24
3.1.2
Kengetallen .................................................................................................................... 25
3.2
Onderhoud kapitaalgoederen ............................................................................................... 26
3.2.1
Afschrijving .................................................................................................................... 26
3.2.2
Onderhoudsplan en kosten van onderhoud ................................................................. 26
3.3
Financiering ........................................................................................................................... 26
3.3.1
Geldleningen ................................................................................................................. 26
3.3.2
Rentelasten, renteresultaat en toerekening van rente ................................................. 26
Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 4 van 43
3.3.3
Kapitaallasten ................................................................................................................ 27
3.3.4
Garantstelling deelnemende gemeenten aan BNG....................................................... 27
3.3.5
Schulderkenning door Energie BV ................................................................................. 27
3.3.6
Financieringspositie ....................................................................................................... 28
3.3.7
Kasgeldlimiet ................................................................................................................. 28
3.3.8
Renterisico leningen ...................................................................................................... 28
3.4
4
5
Bedrijfsvoering ...................................................................................................................... 29
3.4.1
Ontwikkelingen formatie en personeelskosten ............................................................ 29
3.4.2
Ziekteverzuim ................................................................................................................ 29
3.4.3
Ziektevervanging ........................................................................................................... 29
3.4.4
Inhuur personeel ........................................................................................................... 29
3.4.5
Werkzaak ....................................................................................................................... 29
3.4.6
Jaarlijks terugkerende arbeidskosten ............................................................................ 29
Baten en Lasten 2022 .................................................................................................................... 31 4.1
Overzicht van de baten en lasten 2022 ................................................................................. 31
4.2
Toelichting op de baten en lasten over 2022 ........................................................................ 31
Balans ............................................................................................................................................ 33 5.1
Balans op 31 december 2022 ................................................................................................ 33
5.2
Toelichting balans 31 december 2022 .................................................................................. 34
5.2.1
Vaste activa ................................................................................................................... 34
5.2.2
Vaste passiva ................................................................................................................. 35
5.2.3
Vlottende passiva .......................................................................................................... 36
5.3
Grondslagen voor waardering ............................................................................................... 36
5.3.1
Materiële vaste activa ................................................................................................... 36
5.3.2
Voorraden...................................................................................................................... 37
5.3.3
Vorderingen en overlopende activa .............................................................................. 37
5.3.4
Liquide middelen ........................................................................................................... 37
5.3.5
Langlopende schulden ................................................................................................... 37
5.3.6
Kortlopende schulden ................................................................................................... 37
Bijlagen .................................................................................................................................................. 38
Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 5 van 43
1 Inleiding Voor u ligt het jaarverslag en de jaarrekening 2022 van het Regionaal Archief Rivierenland. Deze jaarstukken hebben dezelfde vorm als het voorgaande jaar. In 2022 hebben zich geen wijzigingen voorgedaan als gevolg van de gewijzigde regelgeving voor gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast hebben er in het jaar 2022 geen begrotingswijzigingen plaatsgevonden. Hieronder wordt in het kort toegelicht hoe het document is opgebouwd en waar u welke informatie kunt vinden. En opgesomd zijn de kaders waarbinnen dit jaarverslag en jaarrekening zijn opgesteld, de deelnemende gemeenten en de samenstelling van het bestuur.
Leeswijzer Hoofdstuk 2 en 3 omvatten samen het Jaarverslag 2022. In hoofdstuk 2 wordt verantwoording afgelegd over het uitgevoerde Programma Archiefbeleid 2022, zoals vastgesteld in de programmabegroting 2022. Hierin worden de volgende zaken nader toegelicht: - wat waren de doelstellingen, - wat is er gerealiseerd, - wat waren de kosten daarvan. Hierin komen alle taakgebieden van het Regionaal Archief Rivierenland aan de orde. Vervolgens is in hoofdstuk 3 het jaarverslag onderbouwd met relevante financiële informatie. Hierin zijn de verplichte paragrafen opgenomen volgens de begrotingsregels (BBV). Te weten: het weerstandsvermogen en risicobeheersing, onderhoud kapitaalgoederen, financiering en bedrijfsvoering. Hoofdstuk 4 en 5 omvatten samen de jaarrekening 2022. Hoofdstuk 4 gaat over de Baten & Lasten over 2022 en hoofdstuk 5 geeft inzicht in de Balans per 31 december 2022.
1.1
Kaders
Het jaarverslag en de jaarrekening zijn opgesteld op basis van de volgende financiële en beleidskaders: - de programma begroting van het Regionaal Archief Rivierenland 2022; - de geldende wet- en regelgeving waaronder de Gemeentewet (GW) en het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV); - de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland; - de BTW wetgeving.
1.2
Deelnemende Gemeenten
De deelnemende gemeenten aan de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland per 1 januari 2022 zijn: Buren, Culemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zaltbommel.
Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 6 van 43
1.3
Samenstelling Bestuur
Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland bestaat op 31 december 2022 uit: Dagelijks Bestuur R. van Stappershoef C.A.H. Zondag D. Bijvoet-de Wit E. Kok-Majewska
gemeente West Betuwe, voorzitter gemeente Zaltbommel gemeente Culemborg directeur/streekarchivaris, secretaris
Algemeen bestuur R. van Stappershoef C.A.H. Zondag D. Bijvoet-de Wit K. Maier M.A. Klein R. Dijkstra H. van Kooten E. Kok-Majewska
gemeente West Betuwe, voorzitter gemeente Zaltbommel gemeente Culemborg gemeente Buren gemeente Neder-Betuwe gemeente Tiel gemeente Maasdriel directeur/streekarchivaris, secretaris
Foto RAR: Het nieuwe bestuur van het RAR sinds 2022
Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 7 van 43
Jaarverslag 2022
In dit deel: -
Hoofdstuk 2: Programmaverantwoording Hoofdstuk 3: Paragrafen
Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 8 van 43
2 Programmaverantwoording In dit hoofdstuk wordt verslag gedaan van de bereikte resultaten, alsmede de wijze waarop dit is gebeurd en is er een verantwoording van de baten en lasten opgenomen. Hiermee is deze verantwoording in lijn met het gestelde in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Het hoofdstuk is als volgt opgebouwd: - Doelstellingen en missie, - Realisatie programma, - Wat heeft het gekost?
2.1
Doelstellingen en missie van het Regionaal Archief Rivierenland
2.1.1 Doelstellingen Art. 3 GR RAR: Het Regionaal Archief heeft tot doel het binnen het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis en vervult daartoe de volgende taken: a) de zorg voor en het beheren van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers. b) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht. c) de zorg voor het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van instanties die niet bestuurlijk in de regeling participeren en waaraan op contractbasis diensten worden verleend. d) het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. 2.1.2 Missie Het Regionaal Archief Rivierenland is een professionele, toekomstgerichte archiefdienstverlener voor het Rivierengebied, die klantgerichtheid en zorgvuldigheid in de dienstverlening aan de burger en de overheid voorop heeft staan, die de meerwaarde van samenwerkingsverbanden onderkent en die op actieve wijze gebruik van bronnen en informatie daaruit stimuleert.
De kerntaken van het RAR zijn: - Het aanbieden van historische informatie en/of belevingskansen aan een zo breed mogelijk publiek op de voor hen meest geschikte manier. - Als professionele collectiebeheerder archieven en collecties verwerven, bewaren, toegankelijk maken en gebruik ervan stimuleren. Om deze collecties op optimale wijze te beheren en beschikbaar te stellen, werkt het RAR volgens drie kernwaarden: Betrouwbaar, Betrokken en Bekwaam.
Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 9 van 43
2.2
Realisatie archiefprogramma
2.2.1 Taakgebieden Het RAR loopt al enkele jaren voorop in het Nederlandse landschap van regionale archiefdiensten. Het RAR is ook de enige zelfstandige archiefdienst in Nederland die een vervangingsbesluit heeft (eigen dienstarchief vervangen door digitaal). Het kwaliteitsniveau van de ruim 30 medewerkers van het RAR is goed. Bovendien wordt er jaarlijks door het RAR geïnvesteerd in het bijhouden, verdiepen en verbeteren van de kennis, met name op digitaal gebied. Het RAR biedt een brede dienstverlening aan, waarvan de burgers de vruchten plukken: - Professioneel archiefbeheer, - Studiezaaldienstverlening, - Uitstekende depotfaciliteiten, - Inspectie, - Advisering, kennisoverdracht en begeleiding bij o.a. procesverbetering, e-depot, MDTO, webarchivering, - Digitale dienstverlening, beeldbank en S-o-D (Scanning on Demand), - Educatieprogramma’s en tentoonstellingen (ruimte), - Stageplaatsen, - Promotie van de regionale historie op internet (o.a. via Google Grants programma, YouTube en social media) en in de (landelijke) media, - Vergaderfaciliteiten voor overheden en gelieerde organisaties, - Extra projecten en ondersteuning. Om het beleid te kunnen opstellen en uitvoeren is de organisatie van het Regionaal Archief Rivierenland ingedeeld in de volgende taakgebieden: 1. 2. 3. 4.
Ontsluiting papieren erfgoed Digitale ontwikkeling Inspectie Dienstverlening
Taakgebieden
Hoofdprocessen
Beleidsplan 2019-2021
1.
Ontsluiting papieren erfgoed
Verwerven Bewerken Inventariseren Conserveren Acquisitie
Ontsluiting
2.
Digitale ontwikkeling
Digitaliseren en Adviseren
Digitalisering Collectie e-depot
3.
Inspectie
Inspecteren
Inspectie
Gemeenschappelijke Regeling RAR, artikel 3 • Beheer • Zorg en beheer • Stimuleren regionale geschiedbeoefening • Aanleggen, beheer en bewaren van relevant bronmateriaal • Beheer • Zorg en beheer • Stimuleren regionale geschiedbeoefening • Toezicht op het beheer
4.
Dienstverlening
Gebruiken Leren en beleven
Erfgoedgebruik
•
Stimuleren regionale geschiedbeoefening
Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 10 van 43
Tabel 1 Taakgebieden RAR
2.2.2 Resultaten per taakgebied voor 2022 Hieronder leest u meer over de bereikte resultaten per taakgebied/cluster van het jaar 2022. 1. Ontsluiting Papieren Erfgoed Onder dit cluster valt zowel de verwerving, de materiële verzorging, archief- en collectiebeheer als het systematisch beschrijven van de historische bronnen. Zo zorgen we ervoor dat de bronnen publiekelijk beschikbaar zijn en documenten voor minimaal 100 jaar gegarandeerd behouden blijven. Qua materiële verzorging realiseerden we de volgende producten en prioriteiten in 2022: • Preventie en controle • Verpakken en conserveren • Schade-inventarisatie • Restauratie-uitvoering en -begeleiding
Foto’s RAR: vlnr: diverse schades uitgestald, Charters verpakt en medewerkers behoud en conservering aan het werk
In 2022 is 280 meter archiefmateriaal herverpakt voor duurzame opslag en/of van nieuwe etiketten voorzien. Daarnaast zijn er vele meters herverpakt tijdens (her)inventarisatie. Van 58 meter archief brachten we de materiële staat en de eventuele schade in kaart door het uitvoeren van schadeinventarisaties. Van de archieven met schade werd bijna 47 meter geconserveerd en gerestaureerd: dat zijn circa 2600 inventarisnummers. Qua archiefontsluiting realiseerden we in 2022 de volgende producten: • 609 strekkende meters archief is ontsloten. Daarnaast ontsloten we 15 archieven in 2022 zonder enige vorm van toegang (nultoegangen), waarmee in totaal nu 122 van de 196 nultoegangen zijn weggewerkt. Voorbeelden van (verbeterde) inventarisaties zijn: o 757 Technische Dienst Kring Beesd / Kring Buren, 1945-1990 o 779 Gemeentebestuur Lienden, 1928-1979 o 805 Hervormde gemeente Lienden o 811 Gemeentebestuur Maurik, 1946-1975 o 1507 Notarissen te Buren, 1812-1935 o 1510 Notarissen te Eck en Wiel, 1812-1935 o 896 Culemborgsch Crisiscomité, 1931-1940 o 1549 Stichting E.V.A. Lanxmeer te Culemborg, 1994-2010 o 1724 Steuncomité Culemborg 1914, 1914-1919 o 3346 Christelijke Plattelandsvrouwen Bond afdeling Hedel, 1957-2012 o 3347 Culturele vereniging Maasdriel, 1990-2000 o 940 Gemeentebestuur Kesteren, 1941-1964 Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 11 van 43
o o o o o o o o
1489 1637 1660 1661 7 7 159 275
Gemeentebestuur Echteld, 1960-2001 Milieuvergunningen Neder-Betuwe, 1945-2001 Bouwvergunningen Kesteren, 1937-2001 Bouwvergunningen Neder-Betuwe, 2002-2010 Politievergunningen Tiel, 1912-1945 Gemeentebestuur Tiel, 1852-1946 Sociale dienst (cliëntendossiers, vernietigd), 1946-1970 Werkgroep woonvorm lichamelijk gehandicapten --> T 1479, 1983-1993
Foto’s RAR: Ontsluiting van papieren archieven: kaarten project Tiel en bevolkingsregisters gemeenten
o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o
1604 1619 1722 174 241 741 1498 1500 1520 2075 2091 2184 2185 2221 2244 2250 2502/503 2507-509 2513/514 2518-520 2600 2601 2602 234 1283 1666 50 156 189
Muziekschool Tiel en omstreken, 1967-1992 H. van Heiningen, journalist en historicus, digitale bestanden, 1970-2011 Christelijk Historische Vrouwenvereniging afdeling Tiel, 1955-1980 F.M.N. Hattink, bestuurder in West Betuwe, 1944-1987 Hervormde gemeente Varik / Heesselt, 1657-1990 Chamotte Unie te Geldermalsen, 1919-1982 Technische Dienst Neerijnen, 1979-2005 Gemeentebestuur Neerijnen, 1979-2005 Notarissen te Rumpt, 1811-1935 Hervormde gemeente Opijnen / Heesselt, 1772-1970 Hervormde gemeente Acquoy, Gemeentebestuur Geldermalsen, 1945-1978 Gemeentebestuur Est en Opijnen, 1939-1978 Gemeentebestuur Geldermalsen, 1978-1998 St. Vrijwilligers Palliatieve terminale zorg Geldermalsen-Neerijnen, 1989-2012 Bouwvergunningen Geldermalsen, 1978-2013 Gemeentebestuur Asperen, 1811-1985 Gemeentebestuur Herwijnen, 1811-1985 Gemeentebestuur Heukelum, 1811-1985 Gemeentebestuur Vuren, 1811-1985 Gemeentebestuur Lingewaal, 1986-2013 Bouwvergunningen gemeente Lingewaal Milieuvergunningen Lingewaal, 1986-2001 Zuiveringsschap Rivierenland, 1975-2001 Dorpspolder Neerijnen, 1838-1956 Polderdistrict Betuwe, 1983-2001 Werkgroep Rivierengebied Gelders --> 1575, 1978-1979 Initiatiefgroep Werkgelegenheid Gelders Riv.gebied --> T 1575, 1981-1983 Woonwagenschap Gelders Rivierengebied, 1967-1991
Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 12 van 43
• • •
•
•
•
o 297 Intergemeentelijk orgaan Rivierenland (IOR), 1986-1990 o 499 Regionale Brandweer Rivierenland, 1971-2003 De bibliotheek en documentatiecollecties zijn verder geschoond en ontdubbeld en nieuwe aanwinsten zijn verwerkt. In totaal zijn ca 650 bibliotheek- en 5800 Atlas-objecten ingevoerd/verwerkt. Tijdschriften zijn verder ontsloten op artikelniveau. In 2022 hadden we 39 vrijwilligers. Er zijn meer en vaker vrijwilligers ingezet. Mede dankzij vrijwilligers indexeerden we in 2022 ca. 120.000 namen uit diverse registers van rechterlijke archieven, burgerlijke stand en doop-, trouw- en begraafboeken. Ook zijn de oudste charters van onze steden Tiel, Buren, Culemborg, Zaltbommel, Asperen en Heukelum getranscribeerd in de beschikbare transcriptiemodule. De vrijwilligers hielden zich ook bezig met het straatnaamonderzoek. Er zijn al zo’n 3.000 van de 4.500 straten voorzien van een beschrijving. Aan het eind van 2020 startten we met het crowdsourcing-project Waarvan Akte! via het platform Velehanden.nl. In 2022 hielpen 322 vrijwilligers mee met het indexeren van notariële akten uit ons werkgebied. Inmiddels is ca. 75% afgerond. In totaal zijn er nu circa 750.000 namen uit de notariële akten ingevoerd en ca. 150.000 op internet gepubliceerd. Wij hopen het project in 2023 te voltooien. Sinds januari 2019 houden we het aantal (nieuw of verbeterd) ontsloten bouwvergunningen bij.
In 2022 zijn meer dan 22.000 bouwvergunningen van diverse gemeenten verbeterd en circa 28.000 nieuwe bouwverguningen door conversie en opname van nieuwe archieven aan de database toegevoegd. Er zijn diverse (aanvullingen op) archieven, collecties en Atlas-objecten verworven en/of overgebracht. Er is geïnventariseerd, ontdubbeld (vooral het bibliotheekbestand), vernietigd en deels opnieuw ingericht, waardoor het totale bestand met 670 meter afgenomen is. De totale omvang van alle archieven en collecties is nu 14.900 meter.
Foto’s RAR: Verzameling aan aanwinsten archieven
In principe (met uitzondering van enkele verschuivingen in de projecten van de inventarisatie van archieven) zijn alle doelen voor 2022 binnen het taakgebied Ontsluiting Papieren Erfgoed behaald. 2. Digitale ontwikkeling Onder dit taakgebied valt zowel digitalisering als advisering. Digitalisering omvat alle werkzaamheden die nodig zijn om bronnen digitaal, op de juiste wijze, permanent beschikbaar te maken.
Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 13 van 43
Advisering heeft tot doel te ondersteunen bij de verbetering van de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer bij de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied digitale ontwikkeling in 2022 gerealiseerd: • In 2020 zijn we met twee Bommelerwaardse gemeenten begonnen met het implementeren van een e-depot en het inrichten van een digitale werkplaats voor de vooropname van over te brengen digitale bestanden. Dat gebeurde aan de hand van het systeem Verseon. Het project zal uiterlijk in het 2de kwartaal van 2023 afgerond worden. • Bij alle gemeenten en het Waterschap is de e-depottoets uitgevoerd (al dan niet doorlopend van 2021). • In december is, na een externe audit, de ED3-certificering voor het RAR als beheerorganisatie (voornamelijk gericht op e-depot processen en inrichting) verlengd. • Het RAR heeft ook in 2022 vol ingezet op verdere digitalisering: digitale archivering (e-depot), digitale dienstverlening (website), digitale zichtbaarheid (via app en social media) en digitalisering van papieren erfgoed, voornamelijk via Scanning on Demand (S-o-D). • We brachten diverse adviezen uit: • Aan West Betuwe over de uitfasering van legacy-applicaties van rechtsvoorgangers. • Aan Neder-Betuwe over de vervanging van de scanner voor het uitvoeren van het vervangingsbesluit.
• Aan BvoWB over de uitfasering van Decos/JOIN. • Aan Tiel over het voorbereiden van vervroegde overbrenging van het archief van het gemeentebestuur 2005-2014. • Aan Maasdriel, Zaltbommel en voormalige gemeenten Lingewaal, Neerijnen, Geldermalsen over de uitfasering van diverse (vak)applicaties, zoals de applicatie Stratech. • Aan Zaltbommel over het gebruiken van DMS Zaaksysteem.nl als locatie voor het archiveren van langlopende projectdossiers. • Aan alle gemeenten over de effecten van de AVG, Wet Open Overheid (Woo). De notitie over archivering van berichten op social media is in de afrondende fase. • Aan Waterschap Rivierenland over een uniform metagegevensmodel WSRL en voorbespreking van het project uitfasering Verseon WSRL. • We hebben deelgenomen aan de Kerngroep Common Ground e-depot. • Met Waterschap Rivierenland hebben we deelgenomen aan de Koplopergroep MDTO van het Nationaal Archief (Metadatagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie). • In 2022 rondden we intern enkele grote reeksen af die onderdeel zijn van onze ‘kerncollectie’. Dit is deel van het plan om ca. 15-20% van de gehele collectie van het RAR medio 2030 digitaal ter beschikking te kunnen stellen. Het gaat dan om de ‘backbones’ van archieven, bijvoorbeeld: o Alle gemeenteraadsnotulen van na 1811 tot ca. 2000.
o Alle stadsrekeningen van voor 1811 van Asperen, Buren, Culemborg, Heukelum, Tiel en Zaltbommel. o Alle bewaarde gemeenteverslagen uit de periode 1851 – 1932. o Alle bewaarde ‘dorpsboeken’ van voor 1811.
Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 14 van 43
•
•
Er wordt nu o.a. nog gewerkt aan de afronding van: o Alle signaten over criminele rechtspraak van voor 1811 en o Alle classicale acta van voor 1811. Naast de interne projecten van het RAR zijn er bij het digitaliseren op verzoek voor particulieren circa 123.000 opnamen gemaakt. Gemiddeld verwerkten we 75 aanvragen per week in 2022 (zowel voor particulieren als gemeenten).
Foto Jikke Fotografie & Vormgeving: Medewerker RAR aan het digitaliseren voor publieke verzoeken
• •
•
•
•
•
•
In totaal zijn er bij het RAR in 2022 ca. 316.000 opnamen gemaakt. In strekkende meters bedraagt de hoeveelheid gedigitaliseerd archief ca. 49 meter. De conservering en digitalisering van het gehele archief van Maatschappij De Betuwe (Flipje), in het kader van de toegekende Metamorfoze financiering, ligt op schema. Het wordt - inclusief conservering, digitalisering, beschikbaarstelling op de website en financiële afwikkeling - begin 2023 afgerond. Voor het project is in 2019 een financiering van € 165.000,- verkregen. Het externe bedrijf GMS maakte 119.000 opnamen van opgevraagde dossiers in het kader van de Digitalisering-op-Verzoek service voor de gemeenten die deelnemen aan het RAR. Globaal heeft het RAR, ondanks alle beperkingen door Corona, ca. 100 meter archief gedigitaliseerd, wat resulteerde in ca. 436.000 opnamen. Om deze digitaliseringsverzoeken beter te stroomlijnen en het proces te optimaliseren kochten Foto RAR: Maatschappij de Betuwe we in 2022 speciale software, die we in 2023 gaan implementeren. Het RAR stelt haar gedigitaliseerde bestanden voor zover mogelijk als Open Data beschikbaar. Verder werken we mee aan de platforms: • Collectie Gelderland (beeldmateriaal) • Netwerk Oorlogsbronnen • Archives Portal Europe Het RAR heeft aan diverse initiatieven beelden ter beschikking gesteld, met name voor publicaties.
Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 15 van 43
3. Inspectie Onder dit taakgebied valt toezicht en inspectie. Inspectie en toezicht hebben tot doel de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer te toetsen aan de wettelijke eisen en in de toekomst over te dragen, wettelijk te bewaren archiefbescheiden veilig te stellen. De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied inspectie in 2022 gerealiseerd: • We voerden inspecties en jaargesprekken uit bij alle 8 aangesloten gemeenten en een deel van de gemeenschappelijke regelingen. • Het invulling geven aan het SIO (Strategisch Informatie Overleg) van de gemeenten is een aandachtpunt voor de komende jaren. • Alle gemeenten hebben jaarverslagen ontvangen en jaargesprekken met inspecteur en adviseur(s) gevoerd. • Voor alle gemeenten hebben we meerdere vragen beantwoord, vernietigingslijsten beoordeeld en bij enkele is een audit uitvoering besluit vervanging archiefbescheiden uitgevoerd. • Voor de gemeenschappelijke regelingen stelden we jaarbrieven op over de informatiehuishouding. • Voor alle gemeenschappelijke regelingen (GR) zijn dienstverleningsovereenkomsten opgesteld voor aan de archiefwet gerelateerde diensten. Met alle GR-en (m.u.v. de ODR, die volgt in 2023) zijn deze contracten ook afgesloten. • We maakten een notitie voor alle gemeenten over duurzame toegankelijkheid van videotulen en er is een enquête uitgezet over e-mailarchivering.
• De dienstverleningsovereenkomst met het Waterschap Rivierenland werd voortgezet. We voerden inspectiebezoeken, inspectie van de archiefruimte en jaarlijkse inspectierapporten uit. Ondanks de moeizame werving van een nieuwe archiefinspecteur (die we het volledige 4de kwartaal hadden moeten missen) zijn de doelen voor 2022 grotendeels gerealiseerd of in beperkte mate verschoven naar 2023. 4. Dienstverlening en educatie Onder dit taakgebied vallen de dienstverlening aan het publiek (studiezaal, beeldbank, S-o-D en online diensten). Daarnaast omvat dit taakgebied het organiseren van educatieve activiteiten, tentoonstellingen en - in samenwerking met partners - het erfgoed onder de aandacht brengen.
Foto Jikke Fotografie & Vormgeving: Educatieprogramma over de tweede wereld oorlog en Oral History
De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied dienstverlening in 2022 gerealiseerd: • Studiezaal: begeleiding van onderzoekers live en online gedurende 4 werkdagen per week Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 16 van 43
•
• • •
• •
• • • •
Ingezet op social media. Het bereik en de interactie op alle kanalen (Twitter, Facebook, YouTube) is in 2022 vergroot. Het aantal weergaves op ons YouTube kanaal is zelfs met ca. 600% gegroeid (van 5.000 naar 32.000). In 2022 hebben 2 leerlingen van 3 vmbo Lingecollege hun maatschappelijke stage gedaan bij het RAR. Daarnaast hebben ook 2 leerlingen van 3 vmbo hun stage Oriëntatie op de arbeidsmarkt bij het RAR gedaan. Op educatiegebied is een stijgende lijn te zien. We bereikten met lesprogramma’s in totaal 815 leerlingen van primair onderwijs en 372 leerlingen van middelbaar onderwijs. In totaal zijn dat 1.187 leerlingen, wat een groei van ca. 33% is ten opzichte van 2021. Er zijn nieuwe lessen ontwikkeld voor primair onderwijs: Hanzespel over Hanzesteden, “Stem op mij partij” over de ontwikkeling van stemrecht en verkiezingen, Unesco Werelderfgoed in Tiel, “Mijn familie en ik” over stamboomonderzoek en ‘Stadsgroen in kaart’ voor het landelijke thema van de Kinderboekenweek: Gigagroen. 11 basisscholen in Buren, Tiel, Zaltbommel en Maasdriel hebben meegedaan aan een Oral History project over de Tweede Wereldoorlog. Voor het Culemborgse Koningin Wilhelminacollege en het Tielse Lingecollege is in samenwerking met lokale Molukse organisaties een Oral History project uitgerold, waar bijna 380 leerlingen aan meededen.
Voor het Tielse deel is ook de schrijver Ronald Giphart ingeschakeld om de kinderen te leren goede interviewvragen te stellen en verslagen voor een krant te maken. Om historische content digitaal en laagdrempelig onder de aandacht van geïnteresseerden te brengen, maakten we 12 vlogs in 2022, waarvan 7 (één per deelnemende gemeente) in het kader van het landelijke overkoepelende thema “De geboorte van Nederland”. Voor het programma ‘Verborgen Verleden’ hebben we archiefmateriaal beschikbaar gesteld en er zijn opnamen gemaakt in ons archief met als hoofdpersoon Paul de Leeuw. Het overleg met historische verenigingen uit de regio is uitgebreid naar kleinere organisaties in de regio, wat enorm gewaardeerd wordt. In totaal nemen nu 14 historische organisaties deel aan dit historische netwerk. Door lezingen bij het archief en op locatie en rondleidingen in depots hebben ca. 550 volwassenen kennisgemaakt met het archief en archiefmaterialen.
Foto RAR: Tv-opname programma Verborgen Verleden
• •
Foto RAR: Lezing Markante vrouwen
Op 1 oktober was er, na twee jaar, weer een open dag met een divers programma. Deze werd door ruim 200 personen bezocht. De hele ochtend was ook Radio Gelderland met de Ridders van Gelre aanwezig. Voor de open dag en als onderwijsaanbod hebben we een Break-in-Box ontwikkeld, gebaseerd op het verhaal van Paulien Cornelisse en haar onderzoek bij het RAR in 2020.
Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 17 van 43
2.3
Wet Open Overheid (Woo)
Per 1 mei 2022 is de Wet Open Overheid (Woo) in werking getreden. De Woo is bedoeld om de overheid transparant te laten zijn naar de burgers en uit eigen beweging (en daarmee: actiever) bestuurlijke informatie en documentatie te delen. Het RAR maakt al veel documenten waar de Woo op toeziet uit eigen beweging openbaar. Op de website overheid.nl worden verordeningen en andere regelgeving, sommige beleidsstukken, governance protocollen, mandaten e.d. al openbaar gemaakt. Daarnaast zijn de agenda’s, de verslagen en de vergaderstukken van het algemeen bestuur via onze eigen website raadpleegbaar. Het is belangrijk dat iedereen gemakkelijk kan nagaan of het RAR beschikt over de informatie waarnaar hij of zij op zoek is. Daarom wordt iedere organisatie verplicht een contactpersoon aan te wijzen, de zogenoemde Woo-functionaris, om iedereen snel en effectief en op een laagdrempelige, klantvriendelijke wijze verder te helpen. Het aanwijsbesluit functionaris Woo-functionaris RAR d.d. 20 juni 2022 is vastgesteld voor de functie: Adviseur digitale ontwikkeling, tevens functionaris gegevens bescherming, Plaatsvervangend: archiefinspecteur. Voor alle duidelijkheid de Woo is niet van toepassing op het, op grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995, reeds overgebrachte archief, dat is sowieso openbaar.
2.4
Wat heeft het gekost?
De bereikte resultaten in het archiefprogramma zijn binnen de financiële kaders gerealiseerd. Een aantal posten is onderbesteed. Zoals bijvoorbeeld de post personeelskosten als gevolg van vacatures die lastig ingevuld bleken. Gelukkig zijn deze vacatures voor een groot deel ondertussen wel met geschikte medewerkers ingevuld. En ook de lasten van kantoor- en reiskosten zijn lager als gevolg van het meer structureel gedeeltelijk thuiswerken. Toch is een van de belangrijkste besparingen gerealiseerd door het uitstellen van de vervanging van onze inventaris (ca. € 90.000,- aan lastenvermindering). Hoewel deze vervanging van de inventaris op de planning was voorzien, is de huidige staat van diverse inventaris nog van dien aard dat deze nog even mee kan. Dit ook te meer omdat er bij de aanschaf van deze inventaris gekozen is voor kwaliteitsproducten. Dit betaald zich nu terug. Zo kan de vervanging van de inventaris van de depots naar verwachting met 10 jaar uitgesteld worden. De komende jaren zullen we de noodzakelijke vervanging van de inventaris gefaseerd gaan uitvoeren. Waarbij de prioriteit ligt bij de lunchruimte welke door intensief gebruik aan vernieuwing toe is. Aan de batenkant zien we dat het Metamorfoze project zijn hoogtepunt had in 2021.
Hierdoor zijn de inkomsten van dit project ook in 2021 gevallen, dit geeft een vertekend beeld in de realisatie ten opzichte van de programmabegroting (zowel in lasten als baten). We hebben meer inkomsten gegenereerd door onze dienstverlening en toezichtstaken richting GR-en. Maar ook het Erfgoed project wat in samenwerking met het Waterschap is opgepakt. Dat alles te samen zorgt ervoor dat er geen overschrijdingen zijn en het geheel binnen de financiële kaders is gerealiseerd, zoals verder in dit verslag uitgewerkt. In het verslagjaar 2022 hebben zich geen incidentele baten en lasten voorgedaan, er zijn dan ook geen kosten opgenomen onder de post onvoorzien.
Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 18 van 43
2.4.1 Baten en lasten over 2022 Hieronder is de programmaverantwoording 2022 in euro’s weergegeven. Het volledige overzicht van de Baten en Lasten over 2022 is opgenomen in hoofdstuk 4. Rekening 2022
Begroting 2022
Rekening 2021
Omschrijving programma
Lasten
Programma Archiefbeleid
€ 2.396.053
€ 106.871 -€ 2.289.183 € 2.669.620
€ 213.842 -€ 2.455.778 € 2.419.660
€ 151.037 -€ 2.268.623
Totaal programma's
€ 2.396.053
€ 106.871 -€ 2.289.183 € 2.669.620
€ 213.842 -€ 2.455.778 € 2.419.660
€ 151.037 -€ 2.268.623
Algemene dekkingsmiddelen
Baten
€ 0 € 2.718.738
Overhead
Saldo
€ 2.718.738
Lasten
Baten
Saldo
€ 0 € 2.718.738 € 2.718.738
Lasten
Baten
Saldo
€ 0 € 2.628.629 € 2.628.629
€ 249.938
€0
-€ 249.938
€ 257.500
€0
-€ 257.500
€ 237.228
€0
Heffing VPB
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Onvoorzien
€0
€0
€0
€ 5.460
€0
-€ 5.460
€ 487
€0
-€ 487
€ 0 € 2.657.375 € 2.779.666
€ 122.291
Geraamde totaal saldo van baten en lasten
€ 2.645.992 € 2.825.609
€ 179.617 € 2.932.580 € 2.932.580
-€ 237.228
Over 2022 resteert er een positief saldo van € 179.617,- ten opzichte van de begroting. Dit betekent dat de realisatie van het programma archiefbeleid binnen de gestelde middelen is uitgevoerd. In dit conceptverslag is een voorstel opgenomen voor een besluit tot bestemming van dit resultaat. 2.4.2 Algemene dekkingsmiddel en onvoorzien De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de bijdrage per inwoner van de aangesloten gemeenten en de bijdrage van het Waterschap (dienstverleningsovereenkomst). Bijdrage per inwoner Voor het jaarverslag 2022 geldt zoals gebruikelijk de datum van 1 januari 2021 als peildatum voor het aantal inwoners. Het aantal inwoners van de deelnemende gemeenten bedroeg op deze peildatum 229.085. Ten opzichte van 2021 is het aantal inwoners met 1.751 toegenomen ofwel met 0,77% gestegen. De toename is relatief gezien gelijk over alle deelnemende gemeenten. In de begroting van 2022 is de bijdrage per inwoner van alle deelnemende gemeenten vastgesteld op € 10,99. Hieronder een overzicht met de bijdrage per gemeente. De totale lasten voor de deelnemende gemeenten voor het jaar 2022 bedragen in totaal € 2.518.739,-. Gemeente Buren Culemborg Maasdriel Neder-Betuwe Tiel West Betuwe Zaltbommel Totaal
Inwoneraantal 1-1-2021 27.010 29.129 25.448 24.646 41.922 51.493 29.437 229.085
Inwonerbijdrage 2022 in euro € 296.969 € 320.267 € 279.795 € 270.977 € 460.923 € 566.154 € 323.653 € 2.518.739
Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 19 van 43
Dienstverleningsovereenkomst Waterschap Rivierenland (WSRL) Met het Waterschap Rivierenland is een dienstverleningsovereenkomst gesloten. In deze overeenkomst is bepaald dat het Regionaal Archief Rivierenland de archieven van de voormalige Waterschappen beheert. In juni 2014 is i.v.m. de aansluiting SAB een nieuw 10-jarig overeenkomst met het WSRL afgesloten met een stilzwijgende jaarlijkse verlenging. De totale lasten voor het waterschap voor het jaar 2022 bedragen € 200.000,-. De kosten van het toezicht zijn in de nieuwe overeenkomst met het waterschap niet in de prijs per m2 opgenomen. Dit onderdeel van de dienstverlening wordt apart per jaar afgerekend met het waterschap. Onvoorzien Er zijn geen onvoorziene uitgaven geweest in het jaar 2022. 2.4.3 Overzicht van de kosten van overhead Met ingang van 2018 is het taakveld Overhead een verplicht onderdeel en moeten de kosten van Overhead afzonderlijk in de Programmaverantwoording worden gepresenteerd. Het taakveld Overhead is nader onderverdeeld in: lasten gemeentelijke overheadfuncties (i.c. programma archiefbeleid) lasten ‘eigen overhead’ (personeelskosten directie, management en ondersteuning) Taakveld overhead
Realisatie 2022
Begroting 2022
Lasten gemeentelijke overhead functie 'Eigen overhead' Totaal lasten
€ 2.396.053 € 249.938 € 2.645.992
€ 2.675.080 € 257.500 € 2.932.580
Bijdragen overhead Totaal baten
€ 2.825.609 € 2.825.609
€ 2.932.580 € 2.932.580
2.4.4 Vennootschapsbelasting Vanaf 2016 is de vennootschapsbelasting ook van toepassing voor decentrale overheden. Het RAR staat op het standpunt dat er geen VpB-plicht geldt voor het RAR. De belastingdienst geeft per brief, d.d. 4 juli 2019, aan dat het RAR niet belastingplichtig is voor de VpB. Voor de jaren 2016, 2017 en 2018 zal de belastingdienst geen aanslagen VpB opleggen. Vanaf het jaar 2019 e.v. wordt door het RAR geen uitnodiging tot het doen van aangifte VpB gedaan. Het is onze verwachting is dat er in de nabije toekomst geen verandering zal zijn die wel leidt tot een VpB-plicht voor het RAR.
Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 20 van 43
2.4.5 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi)publieke sector (WNT) De WNT is van toepassing op Regionaal Archief Rivierenland. De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi)publieke sector (WNT) schrijft voor dat voor topfunctionarissen de bezoldigingsgegevens openbaar worden gemaakt in de jaarrekening. In de overzichten hieronder zijn de openbaar te maken bezoldigingsgegevens opgenomen. Het voor Regionaal Archief Rivierenland toepasselijke bezoldigingsmaximum is € 216.000,- in 2022, zijnde het algemeen bezoldigingsmaximum. Hieronder de DB- en AB leden in 2022 tot 7 juli 2002. Naam A. van Maanen H. van Kooten M. Wichgers F. Groen C.A.H. Zondag J. Meijers M.A. Klein
Functie DB- en AB-lid DB- en AB-lid DB- en AB-lid AB-lid AB-lid AB-lid AB-lid
Periode 01-01-2022 t/m 07-07-2022 01-01-2022 t/m 07-07-2022 01-01-2022 t/m 07-07-2022 01-01-2022 t/m 07-07-2022 01-01-2022 t/m 07-07-2022 01-01-2022 t/m 07-07-2022 01-01-2022 t/m 07-07-2023
Bezoldiging/ Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd
Vanaf 7 juli 2022 tot eind 2022. Naam R. van Stappershoef C.A.H. Zondag D. Bijvoet-de Wit M.A. Klein H. van Kooten R. Dijkstra K. Maier
Functie
Periode
Bezoldiging/ Onbezoldigd
DB- en AB-lid
07-07-2022 t/m 31-12-2022
Onbezoldigd
DB- en AB-lid DB- en AB-lid AB-lid AB-lid AB-lid AB-lid
07-07-2022 t/m 31-12-2022 07-07-2022 t/m 31-12-2022 07-07-2022 t/m 31-12-2023 07-07-2022 t/m 31-12-2022 07-07-2022 t/m 31-12-2022 07-07-2022 t/m 31-12-2022
Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd
Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 21 van 43
Gegevens 2022 bedragen x € 1
Mw. E. Kok-Majewska
Mw. L.A. Kil
Functiegegevens5
Directeur Streekarchivaris
Adjunct Directeur
01/01 – 31/12
01/01 – 31/12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)7
1,0
1,0
Dienstbetrekking?8
ja
ja
Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
€ 100.547
€ 78.882
Beloningen betaalbaar op termijn
€ 17.003
€ 13.782
Subtotaal
€ 117.550
€ 92.664
€ 216.000
€ 216.000
N.v.t.
N.v.t.
€ 117.550
€ 92.664
Aanvang6 en einde functievervulling in 2022
Bezoldiging9
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum10
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag11 Bezoldiging Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan12
N.v.t.
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling13
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Gegevens 2021 bedragen x € 1
Mw. E. Kok-Majewska
Dhr. J.C.W.A. Lamers
Mw. L.A. Kil
Functiegegevens5
Directeur Streekarchivaris
Adjunct Directeur
Adjunct Directeur
Aanvang6 en einde functievervulling in 2021
01/01 – 31/12
01/01 – 30/06
16/09 – 31/12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)7
1,0
1,0
1,0
Dienstbetrekking?8
ja
ja
ja
Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
€ 98.818
€ 33.765
€ 22.670
Beloningen betaalbaar op termijn
€ 16.475
€ 6.504
€ 4.048
Subtotaal
€ 115.293
€ 40.268
€ 26.718
€ 209.000
€ 103.068
€ 60.696
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
€ 115.293
€ 40.268
€ 26.718
Bezoldiging9
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum10
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag11 Bezoldiging Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan12 Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling13
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 22 van 43
2.4.6
Overige verplichte toelichting
RAR is voor de gemeenten een Verbonden Partij Voor de gemeente is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie, waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft een Verbonden Partij. Het RAR is voor de gemeenten een Verbonden Partij. Beleidsindicatoren en effecten van de betrokkenheid van de Verbonden Partij In artikel 8b van het Besluit Begroting en Verantwoording staat dat het programma en de verantwoording de volgende aspecten moeten bevatten: “De doelstelling, in het bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten, ten minste moeten worden toegelicht aan de hand van de bij ministeriele regeling vastgestelde beleidsindicatoren.” Dit is niet van toepassing voor het RAR omdat er voor de maatschappelijke effecten van het RAR geen verplichte indicatoren zijn voorgeschreven. Overzicht van incidentele baten en lasten 2022 In het verslagjaar 2022 hebben zich geen incidentele baten en lasten voorgedaan. Er zijn hierdoor geen overschrijdingen ontstaan. 2.4.7 Controleverklaring De controleverklaring is bijgevoegd in bijlage 3.
Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 23 van 43
3 Paragrafen Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) stelt regels aan welke paragrafen er in het jaarverslag moeten zijn en wat daarin aan de orde komt. De paragrafen geven een dwarsdoorsnede van een aantal beheeraspecten. Ze gaan over onderwerpen die in de jaarrekening terug te vinden zijn en waaraan politieke of financiële risico’s verbonden zijn. De paragrafen geven het algemeen bestuur en de raden van de deelnemende gemeenten nader inzicht in de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling RAR. De volgende paragrafen zijn opgenomen: - Weerstandsvermogen en risicobeheersing - Onderhoud kapitaalgoederen - Financiering - Bedrijfsvoering
3.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
3.1.1 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a) de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeenschappelijke regeling beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. b) alle risico’s waarvoor geen directe maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. De doelen van het RAR, met betrekking tot het weerstandsvermogen en risicobeheersing, zijn als volgt geformuleerd: - We zorgen voor een solide financieel beleid met een transparant inzicht in de kosten en geldstromen; - We zorgen voor een structureel en reëel evenwicht in de begroting en de meerjarenraming; - Onze planning- en control cyclus is zo ingericht dat het DB en het AB de sturings- en verantwoordingsinformatie krijgen die ze nodig hebben. Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor het risicomanagement: - Het RAR wil de continuïteit van de organisatiedoelen waarborgen en de vermogenspositie beschermen; - Het RAR wil actief haar risico’s beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidentele tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten; - Tegelijkertijd streeft het RAR naar het zo laag mogelijk houden van de algemene reserve. De hoogte van de ratio van het weerstandsvermogen is door het algemeen bestuur vastgesteld op minimaal 1,0.
In het rapport Risicomanagement & Weerstandsvermogen (zie bijlag 5 voor het volledige rapport) zijn de risico’s voor het RAR benoemd. In 2023 zal er een update plaatsvinden van op het rapport Risicomanagement & Weerstandsvermogen. Hieronder treft u een samenvatting van het huidige rapport. De inhoudelijke toelichting op de risico’s is te vinden in het Rapport in bijlage 5.
Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 24 van 43
Risico’s
Kans klasse
Politiek bestuurlijke risico's Maatschappelijke risico's Organisatierisico Juridische Risico's Financiële risico’s Middelen risico’s Risico’s m.b.t. Medewerkers
Verwachtingswaarde
Kans
Risico
€ 100.000 € 250.000 € 115.000 € 50.000 € 95.000 € 45.000 € 115.000
20% 20% 31% 40% 40% 20% 25%
€ 20.000 € 50.000 € 36.000 € 20.000 € 38.000 € 18.000 € 29.000
1 1 en 2 2 2 1 en 2 1, 2 en 3 1 en 3
Benodigd weerstandsvermogen
€ 211.000
Op basis van de risico’s en de ratio is er een van de weerstandsvermogen van € 211.000,- nodig. De stand van de reserve weerstandsvermogen is opgenomen in onderstaand overzicht. Stand 1-1-2022 Reserve weerstandsvermogen Totaal reserves
Mutaties
Stand 31-12-2022
€ 211.000 € 211.000
€ 211.000 € 211.000
Sinds 2022 is de reserve weerstandsvermogen (voorheen algemene reserve) voldoende toereikend om de volledige weerstandscapaciteit te dekken (ratio van 1,0). Mede hierom zijn sinds 2022 de bestemmingsreserves niet meer onderdeel van het weerstandsvermogen en dus inzetbaar voor hun eigen bestemming. 3.1.2 Kengetallen De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft een aantal kengetallen in de begroting verplicht gesteld. De verplichte kengetallen van het RAR staan in onderstaande tabel. Kengetallen 1A Netto schuldquote 1B Netto schuldquote gecorr. alle verstrekte leningen 2 Solvabiliteitsratio 3 Grondexploitatie 4 Structurele exploitatieruimte 5 Belastingcapaciteit
Realisatie 2021 182
Realisatie 2022 161
Begroting 2022 159
182 7 n.v.t. 4 n.v.t.
161 7 n.v.t. 7 n.v.t.
159 6 n.v.t. 1 n.v.t.
De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft dus een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Dit kengetal is al enkele jaren dalende (vanaf 2018: 252), hetgeen positief is voor de financiële positie van het RAR. De solvabiliteit geeft inzicht in de mate waarin het RAR in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger dit percentage, hoe gunstiger dit is voor de financiële weerbaarheid. Dit kengetal is stabiel hoog, hetgeen positief is voor de financiële positie van het RAR. Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 25 van 43
De structurele exploitatiecapaciteit helpt mee om te beoordelen welke structurele ruimte het RAR heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Wanneer dit cijfer negatief is, betekent het dat het structurele deel van de begroting onvoldoende ruimte biedt om de lasten te blijven dragen. Dit kengetal is neutraal dus het RAR is stabiel in het dragen van de eigen lasten.
3.2
Onderhoud kapitaalgoederen
De paragraaf kapitaalgoederen betreffende het onderhoud van kapitaalgoederen bevat tenminste de goederen gebouwen. Van deze kapitaalgoederen wordt het volgende aangegeven: a. het beleidskader; b. de uit het beleidskader voortvloeiende financiële consequenties; c. de vertaling van de financiële consequenties in de begroting. 3.2.1 Afschrijving In de staat van activa zijn de investeringen van de gebouwen van het RAR opgenomen. Het betreft de investeringen nieuwbouw en de investering uitbreiding archiefdepot. De investeringen worden op basis van annuïteiten afgeschreven. 3.2.2 Onderhoudsplan en kosten van onderhoud Groot onderhoud gebeurt door de VvE op basis van het Meerjarenonderhoudsplan van de VvE. Het Meerjarenonderhoudsplan is in 2021 herijkt op de huidige situatie en laatste uitganspunten. Jaarlijks wordt er door het RAR een bedrag van € 107.400,- aan de VvE betaald ten behoeve van het Meerjarenonderhoudsplan. Het reguliere onderhoud vindt onder verantwoording van de VvE plaats.
3.3
Financiering
In de paragraaf financiering komen, zoals de naam al aangeeft, de aspecten rond de financiering aan de orde. In dit kader is het verplicht onder meer te voldoen aan de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). 3.3.1 Geldleningen De geldleningen bestaan uit middelen in rekening-courant en corresponderende depositorekeningen. In 2008 zijn twee vaste geldleningen voor de toenmalige nieuwbouw afgesloten. Deze zijn in 2009 opgenomen. Omdat de investeringskosten voor de nieuwbouw lager uit zijn gevallen, is de depotuitbreiding met een deel van de overblijvende financiële middelen gefinancierd. 3.3.2 Rentelasten, renteresultaat en toerekening van rente De aan het programma toe te rekenen rente wordt bepaald door de externe rente die bestaat uit de rente die betaald wordt over afgesloten leningen. Beide leningen zijn annuïteiten leningen met een vaste rente gedurende de gehele looptijd. Lening A heeft een hoofdsom van € 2 miljoen en een looptijd van 20 jaar. De rente is gedurende de gehele looptijd 4,73%. Lening B heeft een hoofdsom van € 8 miljoen en een looptijd van 40 jaar. De rente is gedurende de gehele looptijd 4,78%. In de toerekening van rente aan de investeringen wordt uitgegaan van 4,75%. Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 26 van 43
3.3.3 Kapitaallasten De looptijd en de aflossing van de beide leningen lopen gelijk aan de kapitaallastenberekening voor de investering van de nieuwbouw. 3.3.4 Garantstelling deelnemende gemeenten aan BNG De deelnemende gemeenten staan op basis van artikel 26, lid 3 van de Gemeenschappelijke Regeling voor de geldleningen garant bij de Bank Nederlandse Gemeenten. Berekening van het EMU -saldo Berekening EMU saldo
Realisatie 2022
Exploitatie saldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, art 17c) Afschrijvingen ten laste van exploitatie Uitgaven aan investeringen in (im)materiele vaste activa die op de balans worden geactiveerd Betalingen ten laste van de voorzieningen Berekend EMU saldo
Begroting 2022
€ 157.027 € 162.042
-€ 30.000 € 222.752
€ 46.552 € 301.131 € 666.751
€0 €0 € 192.752
Het EMU saldo is het financieringssaldo minus deelname aan bedrijven en inkomsten uit kredietverstrekking, uitgedrukt in geld, van een overheid die lid is van de Europese Monetaire Unie (EMU). 3.3.5 Schulderkenning door Energie BV Dit betreft de rentevergoeding aan het RAR op basis van een schuldigerkenning door de Energie BV. Dit in verband met een akte “recht van opstal t.b.v. WKO-installatie” (Warmte Koude Opslag) aan de Energie B.V. De jaarlijkse rentevergoeding aan het RAR bedraagt € 14.242,- (4,5% over € 316.510,-). Energie BV is in 2019 gefuseerd met Thius, waarmee het juridisch eigendom van de WKO bij Thius is komen te liggen. Gezamenlijk met Thius is besloten dat het fiscaal gezien het beste is de WKO bij Thius in eigendom te houden. Waarbij er tussen Thius en RAR, die beide exploitatienut hebben van de WKO, aanvullend afspraken zijn gemaakt over belangrijke besluitvormingsaspecten van de WKO en de gezamenlijke zeggenschap hierin. Daarnaast heeft het dagelijks bestuur van het RAR ingestemd met het voorstel van Thius om de lening aan Thius ad. € 316.510,- in 2022 af lossen. Deze aflossing heeft in 2022 plaatsgevonden, waarmee de schulderkenning is komen te vervallen. Om de jaarlijkse rentevergoeding aan het RAR ad. € 14.242,- te compenseren is in overleg met de accountant een voorziening ingesteld.
Uit deze voorziening wordt jaarlijks eenzelfde bedrag onttrokken, zodat de financiële effecten hiervan over een lagere periode vereffend zullen worden.
Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 27 van 43
3.3.6 Financieringspositie Financieringsbehoefte A. Investeringen netto B. Afschrijvingen -/C. Aflossingen leningen Nieuw op te nemen leningen Vaste schuld 31-12 3.3.7 Kasgeldlimiet Berekening kasgeld Totale lasten c.q. begrotingstotaal Percentage regeling Kasgeldlimiet
Realisatie 2022 € 46.552 € 162.042 € 235.133 €0 € 7.601.696
Realisatie 2022 € 2.645.992 8,5% € 224.909
Begroting 2022 €0 € 222.752 € 235.133 €0 € 7.601.696
Begroting 2022 € 2.932.580 8,5% € 249.269
Het kasgeldlimiet wordt berekend op basis van 8,5% van het begrotingstotaal. Het RAR zal, gelet op de goede liquiditeitspositie, geen gebruik hoeven te maken van het kasgeldlimiet. 3.3.8 Renterisico leningen Om de (rente) risico’s op de leningen portefeuille te beheren is de renterisiconorm van toepassing. Deze norm heeft als uitgangspunt dat de aflossingen en/of renteherziening in enig jaar nooit meer mag zijn dan 20% van het begrotingstotaal. Deze norm is gebaseerd op de Wet Financiering Decentrale Overheden. Renterisico 1 Renteherzieningen op vaste schuld 2 Aflossingen 3 Renterisico (1+2) 4 Renterisiconorm 5a Ruimte onder renterisiconorm (4<3) 5b Overschrijding renterisiconorm (3>4)