Brief bij Jaarverslag en jaarrekening 2024 - Regionaal Archief Rivierenland

Aan de Griffies van de gemeenten Buren, Culemborg, West Betuwe, Maasdriel, Neder-Betuwe, Zaltbommel, Tiel

Datum Ons kenmerk Onderwerp

26 maart 2025 1628-29304 Jaarverslag en jaarrekening 2024 van het Regionaal Archief Rivierenland

Geachte raadsleden, geachte collegeleden, Bijgaand ontvangt u het jaarverslag en de jaarrekening 2024 van het Regionaal Archief Rivierenland ter zienswijze. Het jaarverslag en de jaarrekening 2024 geven inzicht in hoe het jaar 2024 is verlopen inzake ons programmaplan als ook financieel. In het kort samengevat hebben we in 2024 wederom mooie resultaten behaald in het beheer en toezicht van het archief. Binnen alle taakgebieden zijn nagenoeg alle doelen voor 2024 behaald en zijn de resultaten per saldo binnen de financiële kaders gerealiseerd. Hierover leest u in detail meer in het verslag zelf. Hieronder treft u een korte toelichting bij het verslag. Graag ontvangen wij uw zienswijze op ons jaarverslag en onze jaarrekening 2024 binnen de gebruikelijke termijn, zodat we de mogelijkheid hebben om de informatie te gebruiken bij het bespreken en vaststellen van het jaarverslag in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 10 juli 2025. Wij vragen u in uw zienswijze expliciet reactie te geven op ons voorstel over de bestemming van het batig saldo in relatie tot de onvoorziene uitgave in 2025 voor de zonnepanelen. De toelichting hiervan is opgenomen in deze brief.

Verantwoordingsdocument Het jaarverslag en de jaarrekening 2024 zijn opgesteld in ons vaste format en voldoen daarmee aan de BBV-regels (Besluit Begroting en Verantwoording). Het verantwoordingsdocument bestaat uit twee onderdelen: - Het jaarverslag, met daarin de programmaverantwoording en de verplichte paragrafen; - De jaarrekening, met daarin de baten en lasten, de balans en de toelichtingen.

Accountantscontrole De jaarrekening 2024 is gecontroleerd door het accountantskantoor FSV en de goedkeurende accountantsverklaring is toegevoegd in bijlage 3 van het jaarverslag en de jaarrekening 2024.

Pagina 1 van 4

Rechtmatigheidsverantwoording Net als vorig jaar is de rechtmatigheidsverantwoording, waarbij het Dagelijks Bestuur zelfstandig verantwoording aflegt over de rechtmatigheid, onderdeel van de jaarrekening. In het jaarverslag is een afzonderlijk hoofdstuk opgenomen over de rechtmatigheid. In dit hoofdstuk wordt verantwoording afgelegd over de rechtmatigheid van de in deze jaarrekening opgenomen baten, lasten en balansmutaties. Hierbij wordt gesteund op de bevindingen uit de in 2024 uitgevoerde interne controles, conform het controleplan. Op basis van deze bevindingen kan worden geconcludeerd dat de gezamenlijke omvang van alle mutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen, de verantwoordingsgrens niet overschrijdt en dat er geen fouten of afwijkingen zijn die nadere toelichting behoeven. Voor een volledig beeld, zie hoofdstuk 6 van de jaarrekening.

Batig saldo Over 2024 is een batig saldo gerealiseerd van € 67.468,-. Dit is als volgt te verklaren: +

+

-

+

-

Directe archiefbeheerkosten Een positief resultaat op de directe archiefbeheerkosten. Dit resultaat is vooral te verklaren door hogere inkomsten uit archiefbeheer door extra dienstverlening. Personeelskosten Een positief resultaat. Dit komt met name doordat we zo veel mogelijk intern zwangerschapsverlof en langdurig ziekteverzuim hebben opgevangen. Bedrijfsvoering: Huisvesting, organisatie, beheer en automatisering Per saldo een negatief resultaat. Dit is het gevolg van een aantal incidentele baten en lasten op de post huisvesting: - de btw-suppletie van voorgaande jaren die mogelijk werd door het doorvoeren van een btw-administratie bij onze VvE, was een meevaller op de post huisvesting. - de reparatie van het dak viel tegen en de kosten waren hoger dan de reserve die hiervoor bestemd was. Deze overschrijding valt op de post huisvesting. - de kosten van elektra uit voorgaande jaren welke nog niet in rekening was gebracht als gevolg van een defecte energiemeter. De defecte meter kwam eind vorig jaar pas aan het licht. Rente Door de verandering in rentestand zijn de inkomsten op rente hoger dan begroot voor 2024. Onvoorzien Net als vorig jaar zijn uit de kosten voor externe ondersteuning bij de wijziging van de Wet GR opgenomen onder de post onvoorzien. Deze kosten waren ook in 2024 niet voorzien in de begroting. Deze kosten geven een overschrijding op de post onvoorzien.

€

31.050,-

€

45.491,-

-/- €

52.238,-

€

45.095,-

-/- €

1.930,-

€

67.468,-

Pagina 2 van 4

Deze hiervoor genoemde zaken, met uitzondering van de aanvullende dienstverlening in archiefbeheer, zijn tijdelijke financiële mee- en tegenvallers en incidenteel van aard.

Bestemming van batig saldo Zoals gebruikelijk en op nadrukkelijk verzoek van het bestuur is de bestemming van het saldo vooralsnog niet in de jaarrekening verwerkt. Wel wordt voorgesteld om het batig saldo van € 67.468 uit te keren aan de deelnemende gemeenten naar rato van het aantal inwoners overeenkomstig de opstelling van de begroting 2024. Gemeente Buren Culemborg Maasdriel Neder-Betuwe Tiel West Betuwe Zaltbommel Totaal

Inwoners 27.725 29.729 26.020 25.448 42.604 52.720 30.349 234.595

Teruggave € 7.973 € 8.550 € 7.483 € 7.319 € 12.253 € 15.162 € 8.728 € 67.468

Onvoorziene uitgave 2025 Ondertussen is het jaar 2025 volop in gang en voorzien wij een financieel punt van aandacht ontstaan bij de uitgave voor de realisatie van zonnepanelen. Bij de verdere uitwerking van het plan voor zonnepanelen is gebleken dat extra aanpassingen nodig zijn. Dit betreft aanpassingen aan de bliksem- en valbeveiliging, evenals de aansluiting en koppeling van de zonnepanelen op de gebouwinstallatie in de reeds aanwezige technische ruimten. Dankzij deze extra aanpassingen wordt een groter dakoppervlak geschikt voor zonnepanelen, wat leidt tot een hogere energieopbrengst. Aangezien we alle opgewekte energie direct gebruiken en niets gaan terug leveren aan het net, is dit een slimme investering die zich snel terugverdient. Zowel Thius als het RAR steunen dit plan, maar het vraagt een aanvullende investering van circa € 25.000,- per partij. Gezien de huidige energieprijzen en het verbruik zal de totale investering zich echter al binnen vier jaar terugverdienen. Onze begroting voor 2025 biedt, als gevolg van doorgevoerde bezuinigingen, weinig ruimte voor onvoorziene uitgaven zoals deze.

Daarom zal in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 10 juli 2025 een voorstel worden gedaan, waarin we het Algemeen Bestuur vragen om een deel van het batig saldo, zijnde € 25.000,- niet uit te keren aan de deelnemende gemeenten, maar te reserveren voor de bekostiging van de realisatie van zonnepanelen in 2025. Hiermee wordt voorkomen dat er een begrotingstekort is in 2025.

Pagina 3 van 4

Het resterende bedrag, zijnde € 42.468, zal vervolgens naar rato van het aantal inwoners worden uitgekeerd aan de deelnemende gemeenten, conform de opstelling van de begroting 2024. Als hiervoor wordt gekozen, zal de verdeling van de teruggaven er als volgt uitzien: Gemeente Buren Culemborg Maasdriel Neder-Betuwe Tiel West Betuwe Zaltbommel Totaal

Inwoners 27.725 29.729 26.020 25.448 42.604 52.720 30.349 234.595

Teruggave € 5.018 € 5.382 € 4.710 € 4.607 € 7.713 € 9.544 € 5.494 € 42.468

Wij nemen aan u met dit schrijven voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Namens Dagelijks Bestuur Regionaal Archief Rivierenland

Ella Kok-Majewska MBA Directeur/Streekarchivaris

Bijlage: - Jaarverslag en jaarrekening 2024 Regionaal Archief Rivierenland

Pagina 4 van 4