Bijlage n.a.v. toezegging carrousel Communicatie en participatie (aangepast)

Toelichting Op basis van de toezegging van de wethouder is nadere duiding gegeven aan de acties in het ‘communicatie en participatie’-hoofdstuk van het beleid huisvesting arbeidsmigranten gemeente Zaltbommel 2019 (wijziging 10 juni 2021). Met deze wijzigingen ten opzichte van de vorige versie wordt bij elke stap uit het stappenplan aangegeven ‘wie wat doet’. De wijzigingen zijn groen aangeduid. Communicatie en participatie Voor wat betreft communicatie en participatie maakt de gemeente onderscheid in kleinschalige initiatieven (in bestaande woningen of kleinschalige initiatieven voor de huisvesting van werknemers op het terrein bij de werkgever tot een maximum van 50 personen) enerzijds en initiatieven voor grootschalige, geconcentreerde huisvesting (inclusief huisvesting van werknemers op het terrein bij de werkgever van meer dan 50 personen) anderzijds. Bij kleinschalige initiatieven is de initiatiefnemer verplicht om de omgeving schriftelijk te informeren over zijn voorgenomen initiatief en de omgeving in de gelegenheid te stellen om op dit initiatief te reageren. Het resultaat van deze ‘inventarisatie’ wordt in een rapport aan de gemeente aangeleverd. Bij grootschalige huisvestingsinitiatieven is het onderstaande stappenplan richtinggevend. Het college van B&W kan gemotiveerd afwijken van dit stappenplan.

Bij het doorlopen van het stappenplan gelden de volgende uitgangspunten: a. De initiatiefnemer is primair verantwoordelijk voor de opzet en invulling van het participatietraject en de rapportage over het participatietraject. De gemeente heeft een faciliterende en begeleidende rol en beoordeelt de opzet, de invulling en de rapportage. b. De initiatiefnemer is, met uitzondering van de communicatie richting de gemeenteraad en communicatie en publicatie voor ruimtelijke procedures en het vergunningentraject, primair verantwoordelijk voor de (inhoudelijke) communicatie rondom het initiatief. De initiatiefnemer stelt conceptbrieven en –publicaties op. De gemeente beoordeelt deze stukken. De initiatiefnemer zorgt voor plaatsing van de publicaties en bezorging van brieven en mails. De gemeente en de initiatiefnemer maken bij aanvang van een initiatief nadere afspraken over de uitwerking van de bovengenoemde basisuitgangspunten voor participatie en communicatie en het onderstaande stappenplan. Deze nadere afspraken maken de gemeente en de initiatiefnemer voorafgaand aan de start van de Omgevingstafel met het bijbehorende participatietraject. Een concrete planning over de doorlooptijd van een initiatief maakt deel uit van de nadere afspraken.

Fase in proces Ontvangst initiatief meer grootschalige huisvesting (initiatiefnemer dient principeverzoek in bij

Participatie Geen.

Communicatie Omgeving De omgeving wordt niet geïnformeerd

gemeente) Planvormingsfase Intaketafel Het plan van initiatiefnemer wordt door gemeente beoordeeld op wenselijkheid

Planvormingsfase: Omgevingstafel I Het plan wordt op basis van nadere informatie van initiatiefnemer door gemeente op haalbaarheid beoordeeld

Participatie: Verplicht:

Tussenresultaat Programma van Eisen (PvE) en nader onderzoek

Klankbordgroep: Overleg tussen initiatiefnemer en klankbordgroepleden over eventuele maatschappelijke randvoorwaarden. Klankbordgroep bestaat uit omwonenden en belanghebbenden.

Planvormingsfase Omgevingstafel II Op basis van PvE en uitkomsten nader onderzoek stelt initiatiefnemer concept ontwerp op. 1

Niet verplicht

Informatiebijeenkomst: informeren van omgeving door initiatiefnemer over initiatief. Gemeente heeft een faciliterende rol

Klankbordgroep: Overleg tussen initiatiefnemer en klankbordgroepleden waarin gezamenlijk beoordeeld wordt in hoeverre

Initiatiefnemer Initiatiefnemer wordt door gemeente geïnformeerd over uitkomst beoordeling Intaketafel. Indien de gemeente het initiatief als ‘wenselijk’ heeft beoordeeld, wordt initiatiefnemer door de gemeente in een persoonlijk gesprek geïnformeerd over het vervolg met een verwijzing naar het verplichte participatietraject. Initiatiefnemer Startoverleg tussen gemeente en initiatiefnemer over programma van eisen en (mogelijke) opdracht tot het doen (laten) verrichten van nader onderzoek. In het PvE wordt ook participatie en planning meegenomen. Raad De raad wordt door college geïnformeerd over de start van de omgevingstafel en de uitkomsten van het startoverleg. Informatiebijeenkomst: Algemene publicatie Website gemeente Huis-aan-huisbrieven aan omwonenden 1 en belanghebbenden 2 Bijeenkomst Klankbordgroep Uitnodiging via brief of mail door initiatiefnemer aan deelnemers klankbordgroep Bijeenkomst Klankbordgroep Uitnodiging via brief of mail door initiatiefnemer aan deelnemers klankbordgroep Beoordeling concept ontwerp De gemeente informeert

Omwonenden: de gemeente bepaalt afhankelijk van de omvang van het initiatief wie hiertoe gerekend worden. Belanghebbenden: de gemeente bepaalt afhankelijk van de omvang van het initiatief wie hiertoe gerekend worden. In elk geval worden hiertoe de dorps- en de wijkraad van de betreffende kern en de deelnemers aan de klankbordgroep gerekend. 2

Dit concept ontwerp wordt beoordeeld door gemeente. Tussenresultaat Uitkomsten nader onderzoek Concept ontwerp Planvormingsfase Omgevingstafel III De opmerkingen van gemeente worden door initiatiefnemer verwerkt in definitief ontwerp. De gemeente beoordeeld definitief ontwerp. Tussenresultaat Definitief ontwerp Besluitvorming Op basis van het definitieve plan van initiatiefnemer neemt de gemeente een besluit.

maatschappelijke randvoorwaarden zijn meegenomen in concept ontwerp

initiatiefnemer over de uitkomsten van de beoordeling van het concept ontwerp.

Klankbordgroep: Overleg tussen initiatiefnemer en klankbordgroepleden waarin gezamenlijk beoordeeld in hoeverre maatschappelijke randvoorwaarden zijn meegenomen in definitief ontwerp

Bijeenkomst Klankbordgroep Uitnodiging via brief of mail door initiatiefnemer aan deelnemers klankbordgroep

Niet van toepassing

College wordt geadviseerd een besluit te nemen over het definitieve ontwerp met bijbehorende onderbouwing en uitkomsten participatietraject en het vervolgtraject.

Beoordeling definitief ontwerp De gemeente informeert initiatiefnemer over de uitkomsten van de beoordeling van het definitief ontwerp.

Initiatiefnemer De initiatiefnemer wordt schriftelijk door de gemeente geïnformeerd over besluitvorming in het college en het vervolgtraject. Raad De raad wordt d.m.v. informatienota door het college geïnformeerd over besluitvorming over het definitieve ontwerp met bijbehorende onderbouwing en uitkomsten participatietraject en het vervolgtraject. Omgeving wordt door initiatiefnemer middels een algemene publicatie geïnformeerd over definitieve ontwerp en uitkomsten participatietraject en het vervolgtraject.

Officiële procedure omgevingsvergunning of herziening omgevingsplan

Realisatiefase Bouw- en woonrijp maken van locatie

Realisatiefase Start bouwwerkzaamheden

Afhankelijk of er sprake is van een reguliere of uitgebreide (voor) procedure is er sprake van de mogelijkheid tot het indienen van zienswijzen Participatie: verplicht Klankbordgroep Overleg tussen initiatiefnemer en klankbordgroepleden over de uitgangspunten realisatiefase, de planning en het protocol bij overlast

Participatie: verplicht Klankbordgroep Overleg tussen initiatiefnemer en klankbordgroepleden over de uitgangspunten realisatiefase, de planning en het protocol bij overlast.

Omwonenden en belanghebbenden worden door initiatiefnemer middels huis- aan huisbrieven geïnformeerd over definitieve ontwerp en uitkomsten participatietraject en het vervolgtraject. Communicatie door gemeente volgens reguliere proces bij ruimtelijke plannen.

Bijeenkomst Klankbordgroep Uitnodiging via brief of mail door initiatiefnemer aan deelnemers klankbordgroep Omgeving De omgeving wordt door middel van algemene publicatie door initiatiefnemer geïnformeerd over start bouwen woonrijp maken. Omwonenden en belanghebbenden Omwonenden en belanghebbenden worden middels huis- aan huisbrieven omwonenden door initiatiefnemer geïnformeerd over start bouw- en woonrijp maken Bijeenkomst Klankbordgroep Uitnodiging via brief of mail door initiatiefnemer aan deelnemers klankbordgroep Omgeving De omgeving wordt door middel van algemene publicatie door initiatiefnemer geïnformeerd over start bouwwerkzaamheden. Omwonenden en belanghebbenden Omwonenden en belanghebbenden worden

Beheerfase Ingebruikname locatie

van

Klankbordgroep Overleg tussen initiatiefnemer en klankbordgroepleden over de uitgangspunten beheerfase en het protocol bij overlast

middels huis- aan huisbrieven omwonenden door initiatiefnemer geïnformeerd over start bouwwerkzaamheden. Klankbordgroepbijeenkomst Uitnodiging via brief of mail door initiatiefnemer aan deelnemers klankbordgroep