Bijlage 3. Presentatie eindrapport Verantwoord (be)sturen

Verantwoord (be)sturen Een toekomstbestendig perspectief op BVEB Variantenanalyse en advies over de best passende variant van krachtenbundeling op de taken I&A, HRM, Financiën en Juridische zaken tussen de gemeenten Maasdriel en Zaltbommel. PRESENTATIE EINDRAPPORT AAN BESTUUR BVEB

& Van de Laar B.V. Maasdriel/ Zaltbommel/ Eindhoven, 20 april 2021

1

Uw vraagstelling en onze aanpak U vraagt om een analyse van BVEB en een geobjectiveerde toets van welke variant het beste past en het meest haalbaar is, teneinde een duurzaam toekomstperspectief op de bedrijfsvoering van Maasdriel en Zaltbommel te organiseren. Daarbij worden de volgende hoofd- en subvarianten betrokken: 1.

Optimaliseren huidig construct: GR-BVO BVEB

2.

Samenwerken met andere organisaties

3.

i.

Met huidige taken en deelnemers

i.

ii.

Met huidige taken én nieuwe deelnemers/ afnemers

Aansluiten bij bestaand samenwerkingsverband op bedrijfsvoering

Gezamenlijke bedrijfsvoering organiseren binnen beide gemeenten

i.

Centrumregeling: één voert alle taken uit voor de ander

ii.

Onderbrengen bij en afnemen van grote gemeente

ii.

iii.

Onderdelen uitbesteden aan derden

Matrixsamenwerking: ieder voert één of enkele taken uit voor de ander en vice versa

Hierbij wenst u concreet: A. Een quickscan per hoofd- en subvariant op de 5K’s: kwaliteit, kwetsbaarheid, kosten, klantgerichtheid én kansen voor medewerkers. B. Een duiding van de randvoorwaarden per hoofd- en subvariant. C. De impact van de realisatie van de drie hoofdvarianten in beeld. D. Een advies over de best passende variant, inclusief advisering op sturing en structuur en over standaardisatie versus maatwerk. Onze aanpak: Om tot een objectieve variantenanalyse en daarop gebaseerd advies te komen heeft &VDL een aantal kerndocumenten bestudeerd om een scherp beeld te vormen van de huidige feitelijke situatie van BVEB als geheel en per taakveld. Vervolgens zijn verdiepende gesprekken gevoerd met sleutelfiguren binnen BVEB en de beide moederorganisaties. Daarmee zijn de feiten ingekleurd met meningen. Deze feiten en meningen gecombineerd geven ons een beeld over de wenselijkheid én de haalbaarheid van voornoemde varianten. Op basis van deze informatie hebben wij ons een expertoordeel gevormd op uw vraagstelling in de vorm van een advies en daaraan gerelateerde randvoorwaarden.

en-vandelaar.nl

2

12 bevindingen over huidige inrichting en werking BVEB 1. Gezamenlijke organisatie bedrijfsvoering heeft Maasdriel en Zaltbommel impuls gegeven op kwaliteit van dienstverlening 2. Medewerkers betrokken en loyaal aan BVEB en beide gemeenten 3. Sinds 2017 focus op (bestuurlijk) toekomstperspectief gemeenten; beperkte aandacht toekomst en ontwikkeling BVEB 4. Vervallen (bestuurlijk) toekomstperspectief samenwerking Maasdriel en Zaltbommel ‘verlamt’ ontwikkeling bedrijfsvoering

5. Huidige ambtelijke sturing BVEB werkt contraproductief 6. Er is afgelopen jaren weinig gestuurd op en aandacht geweest voor (personeel) BVEB. Verbeteracties recent ingezet 7. Formatie BVEB vanaf start niet evenredig meegegroeid met primaire processen moederorganisaties 8. Duidelijk dienstverleningsconcept vanuit BVEB richting moederorganisaties ontbreekt 9. Binnen BVEB bestaat spanningsveld tussen wens tot standaardiseren en maatwerk per gemeente 10.In huidige situatie kost keuze GR-construct veel tijd en energie van directie, bestuur en management en medewerkers BVEB 11.BVEB heeft nooit eigen identiteit gecreëerd. Ook interne verbinding tussen domeinen is onvoldoende tot stand gekomen

12.Door beperkte omvang BVEB is ontwikkelperspectief medewerkers beperkt www.en-vandelaar.nl

3

Onderbrengen taken bij grote centrumstad of BVO WB onwenselijk en onhaalbaar… • Wij adviseren om de betreffende bedrijfsvoeringstaken niet in te bedden binnen de gemeente ‘s-Hertogenbosch: • Deze variant scoort technisch bezien best goed op de 5K’s (wenselijkheid). • Wel zien wij risico’s rondom de klantgerichtheid vanuit de centrumgemeente richting de beide opdrachtgevers. • Echter, als we kijken naar de haalbaarheid dan valt deze variant af: decentraal georganiseerd, niet op ingericht

• Wij adviseren om op de betreffende bedrijfsvoeringstaken niet onder te brengen bij BVO West Betuwe • Conform de variant ‘‘s-Hertogenbosch’ zien wij nagenoeg dezelfde voor- en nadelen op het terrein van de 5K’s. • Qua haalbaarheid constateren wij dat BVO WB zelf nog een relatief jonge organisatie is, die zelf nog volop in (door)ontwikkeling is. • Ook blijkt uit onderzoek én de praktijk dat samenwerking op de (volledige) bedrijfsvoering tussen vijf deelnemers complex is.

• Bovendien geeft eerste verkenning het beeld dat toetreding van Maasdriel en Zaltbommel enkel via weg der geleidelijkheid bereikt kan worden: gefaseerde ingroei in taken.

www.en-vandelaar.nl

4

…ook uitbesteding van taken of onderlinge centrumregeling(en) raden wij ten zeerste af… • Wij adviseren om de betreffende bedrijfsvoeringstaken niet te gaan uitbesteden aan derden • Variant doet naar onze mening teveel afbreuk aan de integraliteit van dienstverlening op de bedrijfsvoeringstaken. • Het vraagt ook om krachtig in eigen huis organiseren van de uit te besteden taken; ter voorkoming dat bij uitbesteding tegen te hoge kosten en tegen te lage kwaliteit uiteindelijk moet worden teruggekocht.

• Wij adviseren om de betreffende bedrijfsvoeringstaken niet te gaan organiseren langs de lijn van een centrumregeling Maasdriel en/ óf Zaltbommel • Wij achten Zaltbommel en Maasdriel te gelijkwaardig aan elkaar om tot duurzame samenwerking via een centrumregeling te komen. • Ook bij een matrixsamenwerking voorzien wij een grote mate van complexiteit in termen van: • Sturing op dienstverlening • Samenwerkingsdynamiek • Discussies over de dominantie van de gastheer en over kwaliteitsniveaus en kosten. • De keuze voor een centrumregeling of een matrixsamenwerking beschouwen wij als risicovol voor de duurzaamheid van de samenwerking/ verbinding tussen Maasdriel en Zaltbommel

• Ten slotte betitelen wij ook de implementatie behorend tot deze variant(en) als onwenselijk.

www.en-vandelaar.nl

5

Advies: optimaliseren van het huidige BVEB-construct, onder strikte randvoorwaarden • Daarmee resteert de variant: optimaliseren samenwerking op de betreffende bedrijfsvoeringsdomeinen binnen de BVEB. • Wij adviseren om vol overtuiging in te zetten op deze variant, met bestuurlijk commitment, met ambtelijk draagvlak en met de daartoe behorende interventies en middelen. • BVEB is pas vier jaar onderweg als samenwerkingsorganisatie. • Daarnaast zijn voor de organisatie bestuurlijk, financieel en in termen van sturing en cultuur nooit de randvoorwaarden gecreëerd om tot optimale prestaties te komen. • Qua wenselijkheid (scores op de 5k’s) zijn wij ook van mening dat deze variant, voorzien van randvoorwaarden en optimalisatieslagen, kansrijk is en de bedrijfsvoering van de gemeenten Maasdriel en Zaltbommel kan versterken.

www.en-vandelaar.nl

6

Advies kan alleen slagen door het doen van 10 krachtige interventies in sturing, structuur en cultuur 1. Kom tot een hernieuwde gedeeld eindperspectief op samenwerking, in bedrijfsvoering 2. Stabiliseer aantal deelnemers in BVEB tenminste in komende ontwikkelfase 3. Herijk het takenpakket binnen BVEB: zorg voor robuustheid en integraliteit

4. Herijk de ambtelijke sturing op BVEB: één secretaris-algemeen directeur 5. Versterk de sturing op de domeinen binnen BVEB 6. Geef de BVEB een formatieve impuls: basis op orde en ontwikkelruimte 7. Stel als BVEB een helder én integraal dienstverleningsconcept op 8. Kom tot helder onderscheid tussen operational excellence en business partner 9. Versterk de ‘identiteit’ en de onderlinge verbinding binnen BVEB 10. Kom tot een ontwikkelagenda, inclusief middelen, per domein én BVEB-breed

www.en-vandelaar.nl

7

& Van de Laar B.V. Don Boscostraat 4 5611 KW Eindhoven 085 - 747 06 18

info@en-vdl.nl en-vandelaar.nl

& Van de Laar is een onafhankelijk organisatieadviesbureau met denkers én doeners voor de publieke sector. Onze adviseurs zijn op een missie: bijdragen aan een zelfbewuste en wendbare publieke sector. Dat doen wij door sámen met onze opdrachtgevers resultaatgericht, betrokken en met energie te werken aan hun maatschappelijke en organisatievraagstukken. De bestuurlijke toekomst van gemeenten. De doorlichting van ambtelijke organisaties. De vormgeving, evaluatie en doorontwikkeling van samenwerkingsverbanden. De structurering van en sturing op een organisatie(onderdeel). Mens-, team- en organisatieontwikkeling. Grip op het sociaal domein. Het doen van onafhankelijk onderzoek. Stuk voor stuk vraagstukken waarop onze ervaren adviseurs én jonge talenten graag hun hersens kraken en waarvoor zij met passie hun handen uit de mouwen steken.

Onderzoek & Advies

Procesbegeleiding & Realisatie Interim, Executive Search & Werving en Selectie

Training & Coaching

8