Bijlage 2. Vertaling Satzung-DIE-HANSE

Statuten voor de Internationaler Städtebund DIE HANSE § 1 Naam, zetel, boekjaar 1. Het samenwerkingsverband van Hanzesteden in de Internationale Hanzebond heeft de naam 'Städtebund DIE HANSE', hierna genoemd: HANZE. 2. Zetel van de HANZE is de Hanzestad Lübeck. 3. Het boekjaar is gelijk aan het kalenderjaar.

§ 2 Doelen en taken 1. De HANZE heeft de taak op basis van de grensoverschrijdende Hanzegedachte en de gedeelde historische ervaringen de geest van de Europese Hanzesteden en gemeenten te doen herleven, het zelfbewustzijn van de Hanzesteden en -gemeenten te bevorderen en de samenwerking tussen deze te ontwikkelen. Het doel is een bijdrage te leveren aan economische, culturele, sociale en statelijke eenwording van Europa en in dit kader het zelfbewustzijn van de Hanzesteden en -gemeenten te versterken, zodat deze hun taken als plaats van levendige democratie kunnen waarnemen. 2. Aan de vormgeving en verwerkelijking van deze doelstellingen en taken dienen met name de volgende activiteiten een bijdrage te leveren: • acties op het gebied van public relations, die de overeenkomsten tussen de Hanzesteden benadrukken; • uitwisseling van cultuur en tradities; • transfer van kennis, sociale zaken en informatie; • versterking van de economische en handelscontacten met inachtneming van de fairtrade-gedachte; • meenemen van de jeugd (Youth Hansa) in de ontwikkeling van de Hanze.

§ 3 Lidmaatschap 1. Iedere stad/gemeente die tot de historische Hanzesteden behoorde, ermee verwant was of waarin zich langere tijd Hanzeatische kantoren of vestigingen bevonden, kan lid worden van de HANZE. 2. De aanvraag tot opname in de HANZE dient door de bevoegde organen van de stad/gemeente schriftelijk te worden gericht aan de commissie. Over de toelating beslist de vergadering van gedelegeerden op voorstel van de commissie.

3. Een vertrek uit de HANZE dient schriftelijk en met rechtsgeldige ondertekening door de officiële vertegenwoordiger van de betreffende Hanzestad/-gemeente te worden medegedeeld aan het Hanzebureau in Lübeck. 4. De uitsluiting van een lidstad/-gemeente – die dient te worden gemotiveerd – vindt plaats bij besluit van de vergadering van gedelegeerden met een 2/3 meerderheid van de leden van de HANZE. Indien in de vergadering van gedelegeerden waarin over de uitsluiting van een lidstad dient te worden beslist, minder dan 2/3 van de leden van de HANZE aanwezig zijn, kan binnen drie maanden in een buitengewone vergadering van gedelegeerden, ongeacht het aantal aanwezige Hanzesteden/-gemeenten, met een meerderheid van 3/4 van de aanwezige lidsteden/-gemeenten van de HANZE worden besloten tot uitsluiting. In de uitnodiging voor deze buitengewone vergadering van gedelegeerden dient duidelijk te worden gewezen op deze stemmingsregeling.

§ 4 Organen en instellingen 1. DE HANZE heeft de volgende organen: • vergadering van gedelegeerden • commissie • presidium 2. DE HANZE heeft de volgende instellingen: a. Hanzebureau b. Hanzedag c. projectgroepen d. Youth Hansa e. HANZE-gilde f. HanseVerein e.V.

§ 5 Vergadering van gedelegeerden 1. De vergadering van gedelegeerden bestaat uit de gedelegeerden van de afzonderlijke Hanzesteden/-gemeenten. Iedere Hanzestad/-gemeente heeft de mogelijkheid om gedelegeerden te benoemen. Deze worden door de afvaardigende lidstad/-gemeente in het kader van de aanmelding voor de Hanzedag bekend gemaakt in het kader van de aanmelding voor de Hanzedag. De leden van HANZE-gilde en de leden van Youth Hansa hebben recht op een adviserende deelname aan de vergadering van gedelegeerden. 2. De vergadering van gedelegeerden komt op schriftelijke uitnodiging van de voorman eenmaal per jaar bijeen tijdens de Hanzedag. In de uitnodiging dient de agenda te worden vermeld; de uitnodigingstermijn bedraagt ten minste een maand.

3. De administratie voor de vergadering van gedelegeerden is, in nauw overleg met de Hanzestad/-gemeente die de Hanzedag voorbereid en uitvoert, de verantwoordelijkheid van het Hanzebureau. Van de bijeenkomsten van de vergadering van gedelegeerden dienen notulen te worden gemaakt, die door de voorman en de door het Hanzebureau geleverde secretaris worden ondertekend en digitaal naar alle lidsteden van de HANZE worden gestuurd. 4. De vergadering van gedelegeerden heeft ongeacht Hanzesteden/-gemeenten een quorum.

het

aantal aanwezige

5. Iedere Hanzestad/-gemeente heeft één stem. De besluiten van de vergadering van gedelegeerden worden genomen met meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden, tenzij in de statuten anders is bepaald. Stemonthoudingen worden als niet uitgebrachte stemmen beschouwd. Bij staking van stemmen geldt het verzochte besluit als verworpen. 6. De vergadering van gedelegeerden houdt zich bezig met voorname vraagstukken van de lidstaten/-gemeenten van de HANZE. De vergadering van gedelegeerden is in het bijzonder bevoegd tot: a. b. c. d.

e. f. g. h. i. j. k.

het opnemen van nieuwe lidsteden/-gemeenten; de uitsluiting van lidsteden/-gemeenten; statutenwijzigingen en de ontbinding van de HANZE; het kiezen van de vier extra leden van het presidium (op voorstel van de commissie, spontane voorstellen vanuit de vergadering van gedelegeerden zijn ook mogelijk); de bevestiging van spoedeisende en dringende beslissingen; het toekennen van de Hanzedagen; het toelaten en afsluiten van projecten van de HANZE op voorstel van de commissie; de controle van commissie en presidium; de ideële en financiële ondersteuning van Youth Hansa; het verlenen van erelidmaatschappen na voorafgaand overleg in het presidium; de ideële en financiële ondersteuning van HANZE-gilde.

7. De vergadering van gedelegeerden wordt geleid door de voorman.

§ 6 Commissie 1. De Hanzesteden/-gemeenten in de betreffende landen kiezen één – Duitsland vijf – van hun Hanzesteden/-gemeenten, die hen in de commissie zat vertegenwoordigen. De landen waarin momenteel actieve lidsteden/-gemeenten zijn vertegenwoordigd, evenals Youth Hansa en het presidium hebben recht op de volgende zetels en stemmen in de commissie:

Land

Zetels

Duitsland

5

Finland

1

Noorwegen

1

Zweden

1

Nederland

1

Polen

1

België

1

Engeland

1

Rusland

1

Estland

1

Letland

1

Litouwen

1

Belarus

1

Frankrijk

1

IJsland

1

Schotland

1

Youth Hansa

1

Presidium

5

Totaal

26

De commissie wordt automatisch met telkens een zetel vergroot als er een tot dan toe nog niet vertegenwoordigd land bijkomt. Bovendien dienen voor de bijeenkomsten van de commissie als adviserende leden te worden uitgenodigd de Hanzestad/-gemeente die de laatste Hanzedag heeft georganiseerd en de Hanzesteden/-gemeenten die de volgende drie Hanzedagen zullen organiseren, plus de voorzitters van eventueel gevormde projectgroepen. Het HANZE-gilde heeft ook het recht om met een vertegenwoordiger deel te nemen aan de bijeenkomsten van de commissie met een adviserende stem. 2. De leden van de commissie worden voor de duur van drie jaar gekozen. Ruim voor de afloop van deze periode kiezen de landen opnieuw de Hanzesteden/-gemeenten, door welke ze zich in de commissie willen laten vertegenwoordigen. Het is mogelijk commissieleden te herkiezen. 3. De commissie wordt geleid door de voorman.

4. De commissie komt ten minste tweemaal per jaar bijeen. 5. De commissie heeft in het bijzonder de volgende taken: a. voorstelrecht voor de keuze voor de vier vertegenwoordigers van het presidium; b. voorbereiding van de betreffende Hanzedag; c. voorbereiding van de vergadering van gedelegeerden; d. opstellen van concrete voorstellen met betrekking tot het beleid en de organisatie van de HANZE voor de vergadering van gedelegeerden; e. bewaking van de vormgeving en doorontwikkeling van de HANZE; f. afstemming en coördinatie van de projectwerkzaamheden van de HANZE na voorafgaand advies door het presidium, evenals besluiten over alle voorstellen betreffende subsidies, sponsorgelden en fondsen voor afzonderlijke projecten en alle aanvragen tot subsidiëring van projecten; g. advies aan de vergadering van gedelegeerden over de uitvoering en afsluiting van projecten; h. advies aan de vergadering van gedelegeerden over de toekenning van Hanzedagen; i. beslissen over de opname van personen in het HANZE-gilde; j. advies aan de vergadering van gedelegeerden over bevestiging van spoedeisende en dringende beslissingen van het presidium. 6.

De commissie heeft een quorum wanneer meer dan de helft van de lidsteden/gemeenten aanwezig is. Ze besluit met gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden. Stemonthoudingen worden als niet uitgebrachte stemmen beschouwd. Bij staking van de stemmen is de stem van de voorman doorslaggevend.

7. De commissie komt na schriftelijke uitnodiging door de voorman bijeen. In de uitnodiging dient de agenda te worden vermeld; de uitnodigingstermijn bedraagt een maand. 8. De administratie voor de commissie is, in nauw overleg met de uitnodigende Hanzestad/-gemeente, de verantwoordelijkheid van het Hanzebureau. Van de bijeenkomsten van de commissie dienen notulen te worden gemaakt, die door de voorman en de door het Hanzebureau geleverde secretaris worden ondertekend en naar alle lidsteden van de HANZE worden gestuurd. §7 Het presidium 1. Het presidium bestaat uit de president en vier vertegenwoordigers uit verschillende Hanzesteden/-gemeenten. De president heeft de naam 'voorman' en is de voorzitter van het presidium. De voorman is de burgemeester van de Hanzestad Lübeck. Het presidium kiest uit zijn midden voor de duur van de verkiezingstermijn een eerste vertegenwoordiger met de titel 1e vicepresident. De overige drie presidiumleden hebben de titel vicepresident.

2. Met uitzondering van de voorman wordt het presidium gekozen door de vergadering van gedelegeerden. Directe voorstellen vanuit de vergadering van gedelegeerden zijn toegestaan. Het presidium dient ten minste vertegenwoordigers uit drie Europese landen te bevatten. De verkiezingstermijn van het presidium is identiek aan de verkiezingstermijn van de commissie en bedraagt dus drie jaar. Het is mogelijk presidiumleden te herkiezen. Totdat het presidium is samengesteld, worden de activiteiten voortgezet door de huidige president. 3. Het presidium heeft de volgende taken: a. voorbereiding van de commissiebijeenkomsten; b. voorbereiding van de vergaderingen van gedelegeerden; c. afstemming en coördinatie van de projecten van de HANZE, waarbij het presidium advies uitbrengt aan de commissie over de afzonderlijke projecten. De afsluitende beslissing over de uitvoering van projecten wordt genomen door de vergadering van gedelegeerden; d. urgente beslissingen over dringende projecten; e. voorstelrecht over de toekenning van het erelidmaatschap in de HANZE; f. dringende beslissingen. Spoedeisende en dringende beslissingen dienen aansluitend te worden bevestigd door de commissie respectievelijk de vergadering van gedelegeerden. 4. Het presidium komt na uitnodiging door de voorman bijeen. 5.

De administratie voor het presidium is, in nauw overleg met de uitnodigende Hanzestad/-gemeente, de verantwoordelijkheid van het Hanzebureau. 6. Beslissingen in het presidium worden genomen volgens het meerderheidsprincipe, bij staking van de stemmen is de stem van de voorman doorslaggevend. 7. Van de bijeenkomsten van het presidium dienen notulen te worden gemaakt, die door de voorman en de door het Hanzebureau geleverde secretaris worden ondertekend en naar alle in de commissie vertegenwoordigde lidsteden/-gemeenten van de HANZE worden gestuurd. § 8 Hanzebureau 1. Het Hanzebureau is verantwoordelijk voor de algehele administratie van de HANZE. Het bureau wordt geleid door een fulltime directeur (HANZE-manager). 2. Het Hanzebureau heeft zijn zetel in de Hanzestad Lübeck.

§ 9 De Hanzedag 1. Een essentiële taak van de HANZE is de uitvoering van de Hanzedagen in chronologisch vast te leggen volgorde. Voor het organiseren van de Hanzedag kunnen

de leden van de HANZE zich aanmelden. Aanmeldingen dienen schriftelijk te worden gericht aan het Hanzebureau. De aanmeldingen worden verzameld en 15 jaar voor de organisatiedatum in de vergadering van gedelegeerden ingebracht voor stemming. Een jaar voor de stemdatum wordt de steden nogmaals gevraagd om de voortzetting van hun aanvraag schriftelijk te bevestigen. 2. De Hanzedag dient de organiserende Hanzestad/-gemeente de mogelijkheid te bieden om haar traditie en geschiedenis evenals haar culturele en economische belang te presenteren aan een groot publiek. 3. Over de toekenning van de Hanzedag beslist de vergadering van gedelegeerden op advies van de commissie. 4. De financiering van de Hanzedag is voor rekening van de organiserende Hanzestad/gemeente. 5. Voor de Hanzedag dient de organiserende Hanzestad/-gemeente alle Hanzesteden/gemeenten uit te nodigen. Voor het overige is de organiserende Hanzestad/-gemeente zelf verantwoordelijk voor de voorbereiding, vormgeving en uitvoering. Bij de uitvoering van de Hanzedag dienen de organiserende Hanzesteden/-gemeenten conform strikte maatstaven erop te letten dat ook uit financieel oogpunt alle lidsteden van de HANZE kunnen deelnemen aan deze evenementen.

De organiserende Hanzesteden/-gemeenten zijn verplicht uiterst gedisciplineerd te werk te gaan als het om de kosten gaat – met name ook tegenover de deelnemende Hanzesteden/gemeenten. 6. Bij de organisatie van de Hanzedag dienen de 'Richtlinien für die Ausrichtung des Hanzetags' (richtlijnen voor de organisatie van de Hanzedag) te worden nageleefd.

§ 10 Projectgroepen 1. De uitvoering en realisatie van de taken en doelen van de HANZE dienen te worden bereikt met concrete projecten. 2. Iedere lidstad/-gemeente van de HANZE heeft het recht om alleen of samen met andere steden/gemeenten (ook niet-Hanzesteden) een projectvoorstel in te dienen bij het presidium. Na voorafgaand advies door het presidium beslist de vergadering van gedelegeerden op aanbeveling van de commissie over de uitvoering van het voorgestelde project. 3. Voor ieder projectvoorstel, en dientengevolge ook voor de eventuele aansluitende uitvoering van het project zelf, wordt een projectgroep gevormd, die bestaat uit vertegenwoordigers van ten minste vijf lidsteden/-gemeenten van de HANZE. De projectgroep kiest uit zijn midden een voorzitter, een bestuurder en een penningmeester, tenzij externe subsidieverstrekkers een andere projectstructuur

voorschrijven. Voor ieder projectvoorstel dienen een uitvoeringsplan, een begroting en een kostendekkingsplan te worden opgesteld. 4. Ieder project wordt begeleid door een commissielid. Bovendien zijn de betreffende voorzitters van de projectgroepen adviserende leden van de commissie. 5. Alle voorstellen betreffende subsidies, sponsorgelden en fondsen voor afzonderlijke projecten en alle aanvragen tot subsidiëring van projecten worden door de voorzitters van de projectgroepen ter uiteindelijke beslissing voorgelegd aan de commissie. 6. Tijdens de uitvoering van de projecten wordt na overleg in de commissie in de vergadering van gedelegeerden gerapporteerd door de voorzitters van de projectgroepen. 7. Na afsluiting van een project wordt er na advies door de commissie een afsluitend rapport met financieel overzicht en afsluitende verklaring overgelegd aan de vergadering van gedelegeerden.

§ 11 Youth Hansa (jeugdhanze) en HANZE-gilde 1. Youth Hansa heeft eigen statuten, die deel uitmaken van de statuten van de HANZE. 2. HANZE-gilde heeft eigen statuten, die deel uitmaken van de statuten van de HANZE.

§ 12 HanseVerein e.V. 1. De in Lübeck geregistreerde 'HanseVerein – Verein zur Förderung des internationalen Städtebundes DIE HANSE e.V.' (HanzeVereniging – Vereniging ter bevordering van de Internationale Stedenbond DE HANZE e.V.) ondersteunt de werkzaamheden van de stedenbond en de ontwikkeling van de HANZE als culturele route van de Raad van Europa, met name bij de afwikkeling van projecten. 2. De HanseVerein heeft eigen statuten.

§ 13 Erelidmaatschap 1. Met het erelidmaatschap in de stedenbond de HANZE moet het werk en de inzet van een persoon voor de stedenbond worden geëerd. De toekenning van het erelidmaatschap dient een absolute bijzonderheid te zijn voor een voortreffelijke inzet en voor buitengewone verdiensten voor de stedenbond als bedoeld in § 2 van de statuten.

2. Aanvragen tot toekenning van het erelidmaatschap van de HANZE kunnen door iedere lidstad/-gemeente worden ingediend. De aanvragen dienen schriftelijk en onderbouwd te worden gericht aan het presidium. Na voorafgaand overleg in het presidium beslist de vergadering van gedelegeerden op voorstel van de commissie over de toekenning van het erelidmaatschap van de HANZE. 3. De te eren persoon dient door de Hanzestad/-gemeente waarvoor hij of zij werkzaam was, te worden uitgenodigd voor het eerbetoon. 4. Het eerbetoon wordt gedaan door de voorman van de HANZE in het kader van de vergadering van gedelegeerden. 5. De te eren persoon krijgt een ere-oorkonde, die wordt ondertekend door de voorman van de HANZE en diens eerste plaatsvervanger. 6. Aan het erelidmaatschap zijn voor het erelid geen bijzondere rechten of plichten verbonden. De ereleden dienen te worden uitgenodigd voor de Hanzedagen en kunnen op verzoek worden opgenomen in het Hanze-gilde. § 14 Contributie, administratie- en personeelskosten, projectkosten 1. De HANZE heft geen contributie. 2.

De door het Hanzebureau gemaakte kosten worden betaald door de Hanzestad Lübeck. Conform het besluit van de vergadering van gedelegeerden van 23 juni 2018 worden de financiële kosten voor de functie van HANZE-manager in het kader van een vrijwillige bijdrage van alle leden solidair betaald, op basis van een verdeelsleutel van 0,0085 EUR per inwoner in een lidstad. Het minimumbedrag per stad bedraagt 150 euro, het maximumbedrag 2000 euro. Regionale Hanzebonden kunnen de financieringsbijdrage gezamenlijk voldoen, indien het totaal niet lager is dan de som van de afzonderlijke bijdragen van de steden.

3.

De algemene administratiekosten en onkosten die de Hanzesteden/gemeenten maken in het kader van hun medewerking aan projecten, in de commissie, in het presidium, in de Youth Hansa, in het HANZE-gilde, in de vergadering van gedelegeerden of door hun deelname aan de Hanzedag, zijn voor rekening van de Hanzesteden/gemeenten zelf.

4. De financiering van projecten wordt betaald door de Hanzesteden/gemeenten die het project ondersteunen en uitvoeren. Deze Hanzesteden/gemeenten verdelen de kosten evenredig onder elkaar, tenzij ze onderling andere afspraken hebben gemaakt. De bijdragen van de bij het project betrokken Hanzesteden/gemeenten worden opgenomen in het kostendekkingsplan, inclusief de kosten van het ingezette personeel en de administratiekosten.

5. Hanzesteden/gemeenten die niet betrokken zijn bij de uitvoering van een project en dit project ook niet ondersteunen, kunnen niet tot deelname aan de financiering worden verplicht.

§ 15 Wijziging statuten en ontbinding van de Internationale Hanzebond 1. Voor een wijziging van de statuten is de toestemming vereist van 2/3 van de aanwezige gedelegeerden op de vergadering van gedelegeerden. Voor een besluit over de ontbinding van de HANZE is de toestemming vereist van 2/3 van de leden van de HANZE. 2. Indien in de vergadering van gedelegeerden waarin over de ontbinding van de HANZE dient te worden beslist, minder dan 2/3 van de leden van de HANZE aanwezig zijn, kan binnen een halfjaar in een buitengewone vergadering van gedelegeerden, ongeacht het aantal aanwezige lidsteden/-gemeenten, met een meerderheid van 3/4 van de aanwezige lidsteden van de HANZE worden besloten tot ontbinding van de HANZE. In de uitnodiging voor deze buitengewone vergadering van gedelegeerden dient duidelijk te worden gewezen op deze stemmingsregeling. 3. Bij ontbinding van de HANZE dient tegelijkertijd te worden besloten welke bestemming eventueel aanwezig vermogen van de HANZE dient te krijgen.

§ 16 Inwerkingtreding De statuten treden met de afloop van de Hanzedag 2020 in werking. Alle eerdere versies verliezen hun geldigheid.

Statuten van de Internationaler Städtebund DIE HANSE, in de versie van juni 2020