Bijlage 1. Actualisatie beleid sturen van grote projecten d.d. 23-01-2020

Samenvatting adviesnota voor de raad

Onderwerp

: Actualisatie beleid sturen van grote projecten

Kern van de notitie U wordt voorgesteld het beleid sturen van grote projecten te actualiseren door ;

1.te besluiten om te werken met startnotities bij grote projecten die voldoen aan de randvoorwaarden zoals geformuleerd in dit voorstel 2.per direct de navolgende onderwerpen op dergelijke wijze op te pakken en te (her)benoemen als groot project. -Project Bossche Poort -Project Buitenstad

Gerelateerde raadsstukken  Rekenkamercie-rapport sturen van grotere projecten 2007  Notitie driehoek 2008  Nazorgonderzoek sturen van grote projecten 2010  Adviesnota’ s 2008

Adviesnota voor de raad

Onderwerp

: Actualisatie beleid sturen van grote projecten

Datum collegebesluit

: n.v.t.

Datum raadsvergadering

: 23 januari 2020

Portefeuillehouder

: Presidium

Inlichtingen bij

: Monique Muurling

Voorstel Het beleid sturen van grote projecten te actualiseren door;

1.te besluiten om te werken met startnotities bij grote projecten die voldoen aan de randvoorwaarden zoals geformuleerd in dit voorstel. 2.per direct de navolgende onderwerpen op dergelijke wijze op te pakken en te (her)benoemen als groot project; . -Project Bossche Poort -Project Buitenstad

Inleiding Reeds in 2007 heeft de toenmalige Rekenkamercommissie Zaltbommel een rapport opgesteld over het sturen van grotere projecten, naar aanleiding van een breed gedeeld gevoel onder raadsleden onvoldoende grip te hebben op grotere projecten. Een groot project bevat volgens de toenmalige rekenkamercommissie van Zaltbommel de volgende kenmerken;

-

Financieel groot en mogelijk riskant. Zowel w.b.t. investeringskosten als w.b.t. exploitatiekosten; Maatschappelijk gevoelig; Betrokkenheid/afhankelijkheid van veel, verschillende partijen; Grote gevolgen, ruimtelijk, sociaal, voor het milieu enz.; Politiek-bestuurlijk gevoelig; Sterke samenhang met andere projecten.

: De destijds unaniem aangenomen aanbevelingen van de rekenkamer waren drieledig; versterk de rol van de raad bij het sturen van grotere projecten. Maak bindende afspraken met het college over het informatieverkeer rond grotere projecten en inventariseer de stand van zaken van al lopende projecten en stuur bij indien noodzakelijk. In 2020 zijn deze aanbevelingen onverminderd actueel. De huidige behoefte om bij grote projecten als raad de sturings mogelijkheden te vergroten ligt aan de basis van dit voorstel. Doel is om enkele aanbevelingen verder aan te scherpen zodat zij beter aansluiten bij de wensen van de huidige raad en de inrichting van het bestuurlijke proces tussen college en raad.

Burgerparticipatie n.v.t. Argumenten

1. Grote projecten kenmerken zich door een grote mate van complexiteit, maatschappelijke gevoeligheid en veelal een sterke samenhang met andere projecten Om hier als raad goed op te kunnen blijven sturen is een doeltreffend informatieverkeer tussen ambtelijke organisatie, college en raad van wezenlijk belang. Hiertoe zijn in het verleden al meerder stappen ondernomen om dit proces transparanter in te richten. Desalniettemin blijven projecten die voldoen aan de genoemde voorwaarden een blijvende uitdaging. 2. Een gestructureerde samenhangende infovoorziening van het grootste belang is voor het verbeteren van de sturingsmogelijkheden van de raad. Bij complexe projecten wordt veelal een gestructureerde samenhangende infovoorziening naar de raad als gemis ervaren. In het rkc rapport is destijds al aangegeven dat hierbij een startdocument van essentieel belang is om te sturen en de raad in positie te brengen. 3. Werken met een startnotitie houdt in dat duidelijke voorwaarden worden gesteld voor het stellen van doelen, inzicht in realistische financiële aspecten, draagvlak, betrokken partners en een realistische planning worden opgenomen De startnotitie markeert de start van een groot project. Het is verkennend van aard en gaat met name in op het proces. Naast de probleemstelling worden teneinde de beleidsruimte duidelijk te maken, de wettelijke en financiële kaders opgenomen.

Daarnaast is een krachtenveldanalyse (welke spelers hebben welke belangen?), opgesteld door college, raad en eventuele andere belanghebbenden, als basis voor de startnotitie, noodzakelijk. Verder is het van belang op te nemen hoe de participatie verloopt en moeten de beslismomenten van de raad worden opgenomen. 4. De procedure Vanuit het perspectief dat de raad het hoogste bestuursorgaan van de gemeente is en de kaders voor het beleid vaststelt is het logisch de uiteindelijke keuze voor een groot project bij de raad te leggen. Op voorzet van het college bij de bespreking van de lange termijnagenda. kan het presidium de onderwerpen duiden die voor een startnotitie in aanmerking komen De raad (presidium) neemt derhalve op voorzet van het college het initiatief. Het college laat de startnotie opstellen door de ambtelijke organisatie. Het college stelt de notitie vast en biedt vervolgens de conceptnotitie ter bespreking aan de raad aan.

Als de raad een startnotitie heeft vastgesteld, kan het college aan de slag met de uitwerking van de in de notitie aangegeven processtappen. In het eerder genoemde rapport van de Rekenkamercommissie is onder de tweede aanbeveling aangegeven hoe die afspraken over het informatieverkeer eruit kunnen zien: voorbereidingsnotitie, projectnotitie, voortgangsrapportages en een afsluitende notitie. Voorgesteld wordt om deze weg niet te blijven volgen omdat; a. Deze aanpak niet werkbaar is zowel uit oogpunt van de werkdruk, die dit oplevert voor de organisatie, alsook de extra overlegtijd voor de raad b. De startnotitie goed aansluit op de drie bestaande nota’s, die we nu kennen: informatief, opiniërend, adviserend. De drie verschillende nota’s bieden de flexibiliteit die nodig is, voor het vervolg op een startnotitie. c. Daarnaast apart en systematisch over de grote projecten te rapporteren in de d.

P&C cyclus. Bij de rapportages naar de raad over voortgang en relevante ontwikkelingen is het noodzakelijk dat teruggegrepen kan worden op de geformuleerde uitgangspunten waarbij risico’s concreet worden gemaakt en over afwijkingen en (bijv. maatschappelijke ) gevolgen t.o.v. de oorspronkelijke situatie helder wordt gerapporteerd .

5. Kanttekeningen Tot slot nog een aantal noodzakelijkheden om te werken met startnotities .

Indien de onderwerpen die zich lenen voor startnotities worden bepaald aan de hand van de lange termijn agenda, moet dit instrument up-to-date zijn. Veder zullen zowel raad als organisatie zich het werken met het format van startnotities eigen moeten maken. Voor de raad betekent dit een andere stijl van bespreken tijdens beeldvormende bijeenkomsten, carrousel- en raadsvergaderingen: In de carrousel checken of het stuk aan de vereisten voldoet en het stellen van verduidelijkende bestuurlijke vragen. In de raad het debat voeren. Organisatie én gemeenteraad zullen moeten investeren in de meest geëigende communicatievormen die horen bij de treden van burgerparticipatie. Het belangrijkste is om aan de slag te gaan met de projecten zoals deze hieronder worden benoemd. Programma duurzaamheid n.v.t. Uitvoering Planning Evaluatie / controle In de startnotie wordt aangegeven op welk moment geëvalueerd gaat worden Bijlagen Digitaal bijgevoegd:

Vst Actualisatie beleid sturen van grote projecten Bsl Actualisatie beleid sturen van grote projecten

Het presidium,

de raadsgriffier,

de voorzitter,

M.S.P. Muurling

K. Metz