Begeleidende brief - Jaarverlag en Jaarrekening RAR 2021

Aan de gemeenteraad van de deelnemende gemeenten Regionaal Archief Rivierenland

Datum: 30-03-2022 Uw kenmerk: 0ns kenmerk: 1628-19067 Onderwerp: Jaarverslag & Jaarrekening 2021

Geachte raad, Het dagelijks bestuur van het RAR heeft in de vergadering van 28 maart j.I. het Jaarverslag & Jaarrekening 2021 in concept vastgesteld. Het concept jaarverslag en jaarrekening 2021 is gereed en kan binnen de gestelde termijn aan de deelnemende gemeenten worden aangeboden en definitief worden vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur, die zal worden gehouden op 7 juli 2022. Verantwoordingsdocument Het jaarverslag en jaarrekening 2021 is in het format opgesteld, dat is vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur op 15 februari 2018. Daarmee is het de vierde jaarrekening conform dit format, die zoals voorgeschreven voldoet aan de BBV (besluit begroting en verantwoording) regels. Het verantwoordingsdocument valt daarbij uiteen in twee onderdelen: het jaarverslag (programmaverantwoording en de verplichte paragrafen) en de jaarrekening (baten-lasten, balans en de toelichtingen). Accountantscontrole De jaarrekening 2021 is gecontroleerd door het accountantskantoor FSV. De accountant heeft per mail bevestigd akkoord te zijn met de jaarrekening en deze van een verklaring te voorzien. Dit zal nog plaatsvinden voor de AB-vergadering van 7 juli 2022. De verklaring zal worden nagezonden. Batig saldo Over 2021 is een batig saldo gerealiseerd van € 122.291.

Dit is voor als volg te verklaren: + Onvoorzien Er zijn vrij wel geen onvoorziene zaken voorgevallen in 2021, met uitzondering enkele (met name materiele ) kosten inzake corona. + Personeelskosten Per saldo op deze post een voordeel als gevolg van corona en het later en lastiger (ook in verband met Corona) ingevuld krijgen van vacatures.

€ 4.813

€ 85.597

+ Directe archiefbeheerkosten Per saldo op deze post een voordeel mede door inzet van hiervoor bestemde voorzieningen (subsidies). + Huisvestingskosten en overig Per saldo een positief verschil op het totaal door een voordeel op diverse posten, met namen door btw-voordeel op exploitatielasten en het minder aanwezig zijn op kantoor dan wel het minder kunnen inzetten van vrijwilligers, opleidingsmiddelen als gevolg de corona. Hiermee wordt het negatieve effect door omgekeerde rentestand gecompenseerd.

€ 18.945

€ 12.936

€ 122.291 Bestemming van batig saldo Zoals gebruikelijk en op nadrukkelijk verzoek van het bestuur is de bestemming van het saldo vooralsnog niet in de jaarrekening verwerkt. Wel wordt voorgesteld om het batig saldo van € 122.291,- als volgt te bestemmen: 1. een bedrag van € 25.000,- toe te voegen aan een bestemmingsreserve voor de realisatie van de nieuwe website die in 2024/2025 gepland is; 2. een bedrag van € 40.938,- toe te voegen aan de algemene reserve, opdat hiermee versneld tegemoet gekomen wordt aan de eis die gesteld is met betrekking tot het weerstandsvermogen. En daarnaast het hernoemen van de algemene reserve naar weerstandsvermogen. Daar deze naam het doel van deze reserve beter duiding geeft; 3. een bedrag van € 56.353,- totaal of wel op afgerond € 0,25 per inwoner uit te keren aan de deelnemende gemeenten naar rato van het aantal inwoners overeenkomstig de opstelling van de begroting 2021: Gemeente Buren Culemborg Maasdriel Neder-Betuwe Tiel West Betuwe Zaltbommel Totaal

Inwoners 26.742 28.956 25.034 24.342 42.161 51.198 28.901 227.334

Teruggave € 6.629 € 7.178 € 6.206 € 6.034 € 10.451 € 12.691 € 7.164 € 56.353

Voor de bestemming van het batig saldo is een besluit nodig van het Algemeen Bestuur. Dat kan, beargumenteerd, worden genomen in de vergadering op 7 juli 2022. Met vriendelijke groet, Namens het dagelijks bestuur

E. Kok-Majewska MBA directeur/streekarchivaris