2023 Jaarstukken BVEB (definitief)

Jaarstukken BVEB 2023

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD |

INHOUDSOPGAVE 1.

Inleiding jaarstukken 2023 / 3

2.

Managementsamenvatting / 5

3.

Overhead / 7 3.1. Wat heeft het gekost? / 7 3.2. Relevante wet- en regelgeving / 9 3.3. Betrokken partijen / 9

4.

Algemene dekkingsmiddelen / 10

5.

Onvoorzien / 11 5.1. Wat heeft het gekost? / 11

6.

Paragrafen / 12 6.1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing / 12 6.2. Financiering en treasury / 13 6.3. Bedrijfsvoering / 15 6.4. Paragraaf Informatiebeveiliging / 26

7.

Jaarrekening / 30 7.1. Uitgangspunten / 30 7.2. Balans / 32 7.3. Overzicht van baten en lasten / 38 7.4. Incidentele baten en lasten / 43 7.5. Structurele reservemutaties / 44 7.6. Investeringsoverzicht / 44 7.7. Rechtmatigheid programma Overhead (Bedrijfsvoering) / 47

8.

2

Bijdrage per deelnemer / 51

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

1. Inleiding jaarstukken 2023 Voor u liggen de jaarstukken 2023 van de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard (BVEB). Sinds 1 januari 2017 voert de BVEB op het gebied van Financiën, Informatisering en Automatisering, Juridische Zaken en HRM onder andere de volgende bedrijfsvoeringstaken uit voor de deelnemers: • Het voorbereiden en uitvoeren van beleid; • Het geven van advies en het uitvoeren van projecten; • Het uitvoeren van het beheer, waaronder de salaris- en personeelsadministratie. De jaarstukken maken onderdeel uit van de Planning & Control-cyclus van de BVEB en is de laatste stap in de P&C-cyclus van 2023. Afgelopen jaar gaven we u via de bestuursrapportage tussentijds inzage in de uitvoering van de vastgestelde begroting tot en met mei 2023. Via deze jaarstukken informeren wij u over de behaalde resultaten, zowel inhoudelijk als financieel over geheel 2023. Opbouw jaarstukken In de Managementsamenvatting leest u op hoofdlijnen hoe we er in de realisatie van initiatieven voorstaan. De BVEB kent geen programma's zoals de gemeenten. De uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken en de bekostiging vanuit de gemeenten valt merendeels onder overhead. Dit onderdeel is voornamelijk financieel van aard. Hierna komen de algemene dekkingsmiddelen en de post onvoorzien aan de orde.

De paragrafen geven een dwarsdoorsnede van de financiële aspecten van de jaarstukken, waarbij in de paragraaf Bedrijfsvoering wordt aangegeven wat de bijdrage per team is bij het uitvoeren van de bedrijfsvoeringstaken van de BVEB en wat er specifiek is gedaan in 2023. De jaarrekening bestaat uit de uitgangspunten, balans, overzicht baten en lasten, incidentele baten en lasten, structurele reservemutaties en een investeringsoverzicht. Tot slot geven we de bijdrage per deelnemer weer. Implementatie Organisatieplan (Toekomst BVEB) Op 13 september 2023 stelde het bestuur van de BVEB het Organisatieplan Toekomst BVEB inclusief de implementatiestrategie (verder te noemen Implementatie Organisatieontwikkeling) definitief vast. De door uw raden vanaf 2022 toegezegde structurele middelen voor het Organisatieplan, namelijk € 400.000 per jaar, maken hierdoor vanaf 2023 structureel onderdeel uit van de reguliere begroting. Bij de bestuursrapportage 2023 in september 2023 stelde u de nog beschikbare middelen van € 329.015 in de algemene reserve BVEB beschikbaar aan de Bestemmingsreserve Projecten. Dit ten behoeve van de ontwerpkosten en gestructureerde ontwikkelstrategie voor de implementatie van het Organisatieplan en de lopende projecten. Financieel resultaat 2023 Het jaar sluiten we af met een positief resultaat van € 109.000 afgerond.

Voor een groot deel van het positieve resultaat ligt de oorzaak bij de nog niet bestede gelden implementatie Organisatieontwikkeling die gedurende 2023 beschikbaar zijn gesteld voor een bedrag van € 329.000. Doordat we hiervoor pas half september groen licht ontvingen was dit niet voor het einde van het jaar te realiseren, hiervan is nog € 251.000 niet besteed. Daarnaast

3

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

hebben we € 159.000 aan kosten gemaakt voor overige nog af te ronden projecten (HR21, E-HRM). Dit tezamen resulteert in een positief saldo van € 92.000 op totale projecten. Het overige voordeel bestaat uit € 294.000 aan Kapitaallasten en € 158.000 voordeel op de materiële kosten. Daarnaast is er een nog klein voordelig resultaat op de Algemene Dekkingsmiddelen van € 11.000 en € 11.000 aan onvoorzien. Tot slot hebben we een nadeel van € 251.000 op de onttrekking van de reserves en € 206.000 nadeel op de personele baten en lasten (inclusief recruitmentteam). Recruitment is in 2021 als project opgepakt vanwege het hoge verloop binnen de drie organisaties, gecombineerd met een krappe arbeidsmarkt. In 2021 werd daarvoor een eenmalige incidentele financiëring toegekend van € 139.000. Ondanks het ontbreken van financiëring in 2022 en 2023 hebben we mogelijkheden gevonden om het recruitment team grotendeels te continueren binnen de normbegroting. In de loop van 2023 is de ruimte daarvoor vervallen en is het recruitment team afgebouwd. Het belang van het recruitmentteam wordt duidelijk in de cijfers van in- en uitstroom: het team heeft in drie jaar 167 vacatures ingevuld tegenover een uitstroom van 151. Het totaal financieel resultaat ziet er als volgt uit: Financieel resultaat 2023 Personele kosten (lasten/baten) Kapitaallasten Materiële kosten Projecten (incl.

Organisatieontwikkeling) Reservemutaties Algemene Dekkingsmiddelen (Autonome Ontwikkelingen) Onvoorzien Totaal resultaat 2023

Verwachting bij Berap 2023 Werkelijk 2023 € -260.000 € -206.000 € 250.000 € 294.000 €€ 158.000 €€ 92.000 €€€ 10.000

€ -251.000 € 11.000 € 11.000

€-

€ 109.000

De bovengenoemde resultaten worden verder toegelicht in paragraaf 3.1 Wat heeft het gekost? en 7.3.1 Toelichting op overzicht van baten en lasten.

4

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

2. Managementsamenvatting Per team geven we hieronder kort de voortgang van de belangrijkste punten uit de begroting 2023 weer. In paragraaf 6.3 Bedrijfsvoering vindt u per team uitgebreid terug wat er in 2023 is gerealiseerd. Directie • De directie bracht begin 2023 een organisatieplan tot stand. • Naar aanleiding van het organisatieplan is in de zomer 2023 een implementatieplan opgesteld. • In het najaar is gestart met de uitvoering van het implementatieplan. Bedrijfsbureau • De vacature programmadirecteur is in de zomer van 2023 ingevuld. • De programmadirecteur is gestart met opstellen van het gezamenlijke programma bedrijfsvoering, dit is nu in concept klaar. Services • De vacature servicemanager is in het najaar 2023 ingevuld. • Er is gestart met het opstellen van een plan van aanpak voor services. Team HRM • Belangrijke personele processen zijn verder gedigitaliseerd, verbeterd en geïmplementeerd. • Onder de noemer E-HRM is de digitale Verlofmodule in gebruik genomen. De bestaande modules Declaratie, Flex-Benefit en Reporting en Youforce-portaal zijn gereviseerd en de Youforce-app is beschikbaar gesteld voor medewerkers en managers. • Op gebied van flexibel werken wordt in samenwerking met team I&A iedereen voorzien van een mobiele telefoon en een laptop.

• Het volgende beleid is in overleg met de OR geactualiseerd: Werktijdenregeling, Vakantie- en verlofregeling, Regeling opleidingsfaciliteiten en de Regeling reiskostenvergoeding woonwerkverkeer en thuiswerkvergoeding. • Het personeelshandboek is aangesloten op de huidige cao Gemeenten en cao SGO. • Verder is er op alle locaties (inclusief de gemeentewerven) gestart met een Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). • Via 'Het goede gesprek' hebben we aandacht voor medewerkers, wensen, ambities en schaarste op lange termijn en zorgen we voor een goed functionerende cyclus van strategische personeelsplanning. Team Financiën • Door rechtstreeks cijfers uit het nieuwe financieel pakket te ontsluiten in de P&C producten is de kwaliteit verhoogd en de foutgevoeligheid verlaagd. • In het najaar van 2023 is er een knip gemaakt qua adviseurs en co-managers per organisatie, waardoor iedere vakafdeling één aanspreekpunt heeft. • Op de achtergrond is gewerkt aan de inrichting voor de invoering van de servicedesk voor financiën conform organisatieplan om het serviceniveau te vergroten. • In november 2023 is er een convenant Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht afgesloten met de Belastingdienst voor alle drie de organisaties voor drie jaar.

Team Informatisering & Automatisering • In 2023 is een basis gelegd, met behulp van het organisatieplan, om het besturingsmodel voor informatievoorziening vorm te geven met grip op kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid en klant. • Diverse grote Europese aanbestedingen afgerond.

5

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

• Project Zaakgericht werken afgerond. • Onze infrastructuur vernieuwd en technisch klaargemaakt voor de toekomst. • Ondersteuning verleend aan vakafdelingen voor projecten zoals E-HRM, Key2Financiën, Omgevingswet, Wet open overheid, geo-informatievoorziening en vaktoepassingen naar de Cloud gebracht. • Nieuwe structuur binnen het team gecreëerd ter voorbereiding op de invoering servicedesk organisatiebreed. Team Juridische Zaken • Juridische Zaken leverde een bijdrage aan de voorbereidingen voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet. • Het team JZ maakt onderdeel uit van de werkgroep Wet open overheid (Woo) voor de gefaseerde inwerkingtreding van de Woo. Inventarisatie en technische voorbereidingen voor de implementatie van de eerste categorieën vonden reeds plaats. • In 2023 zijn een aantal grote Woo-verzoeken verwerkt, wat veel druk legde op de capaciteit. De ontwikkeling hiervan blijven we monitoren. • Het aantal klachten neemt toe. De juridische kwaliteit staat onder druk door verloop van personeel. Kennis en achtergrondinformatie gaat verloren door vertrekkende medewerkers.

6

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

3. Overhead De uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken en de bekostiging vanuit de beide gemeenten valt merendeels onder 'Overhead'. Dit is voornamelijk financieel van aard.

3.1. Wat heeft het gekost? Het vertrekpunt van het saldo voor deze jaarstukken is de primitieve programmabegroting 2023. Op 13 september 2023 is het Organisatieplan Toekomst BVEB (verder te noemen Organisatieplan) inclusief de implementatiestrategie definitief vastgesteld door het bestuur van de BVEB. De door uw raden vanaf 2022 toegezegde structurele middelen voor het Organisatieplan, namelijk € 400.000 per jaar, maken hierdoor vanaf 2023 structureel onderdeel uit van de reguliere begroting. De bedrijfsonderdelen directie, bedrijfsvoering en Services maken vanaf nu officieel onderdeel uit van de organisatiestructuur. De directeur en programmadirecteur zijn vanaf nu hiërarchisch leidinggevenden voor de vier teams. De dagelijkse aansturing en teamontwikkeling is geborgd door de inrichting van een managementhulpstructuur. Per team is er een coördinerend senior. Voor de gehele BVEB is er één co-manager HR, die de directeuren ondersteunt op de P-taken. Bij de bestuursrapportage 2023 zijn de nog beschikbare middelen van € 329.015 in de algemene reserve BVEB beschikbaar gesteld aan de BVEB en toegevoegd aan de Bestemmingsreserve Projecten en Implementatieplan. In 2023 en 2024 gebruiken we deze middelen voor ontwerpkosten en een gestructureerde ontwikkelstrategie voor de implementatie van het Organisatieplan en de afwikkeling van de nog lopende projecten vanuit 2022.

Daarnaast is bij de bestuursrapportage € 467.000 beschikbaar gesteld voor de werkelijke loon- en prijsstijgingen van 2023. Om hiervan een duidelijk beeld te scheppen laten we voor nu de opzet van de primaire begroting even los. Deze vindt u terug in 7.3 Overzicht van baten en lasten. In onderstaande tabel worden de financiële effecten weergegeven ten opzichte van de totale begroting 2023. Waarbij we meegeven dat in kolommen Rekening 2022 tot en met Rekening 2023 een positief bedrag wordt gezien als last en een negatief bedrag als baat. Voor de kolom Saldo moet een negatief saldo wordt gezien als een nadeel en een positief saldo als een voordeel. Het totaalresultaat voor 2023 is € 109.535 positief.

7

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

Lasten

Rekening 2022

Personele kosten

5.444.279

Primitieve begroting 2023 6.245.062

Begrotings wijzigingen 2023 212.056

Totale begroting 2023 6.457.118

Rekening 2023

Saldo

Kapitaallasten Materiële kosten Implementatie Organisatieontwikkeling BVEB

362.084 2.220.681

652.212 2.420.238

7.000 300.944

659.212 2.721.182

6.732.102

-274.984

364.365 2.562.736

294.847 158.446

171.147

-

329.015

329.015

78.049

250.966

Projecten Totaal Lasten

593.042 8.791.234

90.000 9.407.512

849.015

90.000 10.256.527

248.748 9.986.000

-158.748 270.527

-120.761 -

-

-

-

-68.734 -

68.734 -

Bijdrage Maasdriel Bijdrage Zaltbommel Totaal Baten

-3.935.702 -4.559.230 -8.615.693

-4.346.902 -5.102.885 -9.449.787

-221.720 -260.280 -482.000

-4.568.622 -5.363.165 -9.931.787

-4.568.622 -5.363.165 -10.000.521

68.734

Saldo Baten en Lasten

175.541

-42.275

367.015

324.740

-14.522

339.262

Storting in reserve Onttrekking aan reserve Saldo Reservemutaties

-502.432 -502.432

-15.750 -15.750

-329.015 -329.015

-344.765 -344.765

-93.639 -93.639

-251.126 -251.126

Resultaat Overhead

-326.891

-58.025

38.000

-20.025

-108.160

88.135

-2.123

33.025

-38.000

-4.975

-15.736

10.761

-329.015

25.000 -

-

25.000 -

14.361 -109.535

10.639 109.535

Baten Personele baten Materiële baten

Reservemutaties

Algemene Dekkingsmiddelen (Autonome Ontwikkelingen) Onvoorzien Totaal resultaat

Hieronder geven we een korte toelichting op de voor- en nadelen op de beschikbaar gestelde budgetten voor 2023. Personele kosten Per saldo hebben we een nadeel van € 206.000 op de personeelskosten, door een negatief saldo van € 275.000 aan de kostenkant en een positief saldo van € 69.000 aan de batenkant. Het voordeel op baten is ontstaan door ontvangen uitkeringen vanuit het UWV bij de diverse teams en geleverde diensten door team Financiën voor werkzaamheden omtrent internationale arbeidskrachten. Het nadeel aan de kostenkant is ontstaan door inzet van een recruitmentteam voor alle drie de organisaties voor uiteindelijk een bedrag van € 154.000 en door de inzet van inhuur voor opvang van openstaande vacatures binnen de diverse teams, zoals reeds aangekondigd in de bestuursrapportage. Kapitaallasten Het voordeel op de kapitaallasten bedraagt € 294.000. Oorzaak hiervoor is de in 2022 ontstane vertraging op een aantal grote investeringsprojecten. Vanwege de complexiteit, beschikbare capaciteit en lange levertijden van hardware werd gekozen voor kwaliteit in plaats van snelheid. Materiële kosten Het voordeel op de materiële kosten wordt deels veroorzaakt door minder uitgaven op HR gerelateerde kosten zoals opleidingen, verstrekkingen aan personeel en een besparing op contractuele kosten voor de salarisverwerking.

Daarnaast heeft team I&A een besparing weten te realiseren op telefoniekosten en advieskosten. Hier tegenover staan prijsstijgingen op software die

8

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

uiteindelijk hoger waren dan verwacht bij de bestuursrapportage en niet in zijn geheel zijn gecompenseerd. Projecten en Implementatie organisatieontwikkeling Naast de doorlopende projecten (E-HRM, HR21 en implementatie Key2Financiën) vanuit 2022 en het project incidentele ontwikkelingen informatisering, zijn we (na goedkeuring) in het najaar jaar gestart met de implementatie van het Organisatieplan. Hierdoor is een deel van de beschikbaar gestelde gelden nog niet besteed. Algemene dekkingsmiddelen en Onvoorzien Door de stijging van het rentepercentage is er een kleine opbrengst binnen de algemene dekkingsmiddelen en de post onvoorzien is deels ingezet zoals aangegeven bij de bestuursrapportage.

3.2. Relevante wet- en regelgeving Hiervoor verwijzen we naar het controleprotocol. Hierin is het normenkader geschetst waar de BVEB in haar dagelijkse doen en laten rekening mee houdt.

3.3. Betrokken partijen Vanaf 1 januari 2023 verlenen we alleen nog diensten aan onze deelnemende gemeenten Maasdriel en Zaltbommel. Organisaties Gemeente Maasdriel Gemeente Zaltbommel

9

Beschrijving Volledige dienstverlening Volledige dienstverlening

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

4. Algemene dekkingsmiddelen De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de lasten van de financieringsfunctie en in de primitieve begroting 2023 vermelde indexatie van de materiële kosten.

4.1. Wat heeft het gekost? Algemene dekkingsmiddelen In onderstaand overzicht treft u de huidige stand van de algemene dekkingsmiddelen aan. Lasten Algemene dekkingsmiddelen Indexatie personele lasten (7,5%) Indexatie materiële lasten (5,9%) Treasury Totaal Lasten Algemene dekkingsmiddelen Baten

Rekening 2022

Primitieve begroting 2023

Begrotings wijzigingen 2023

Totale begroting 2023

Rekening 2023

Saldo

-

-

-

-

-

-

-

38.000

-38.000

-

-

-

-2.123

-4.975

-

-4.975

-15.736

10.761

-2.123

33.025

-38.000

-4.975

-15.736

10.761

-

-

-

-

-

-

-2.123

33.025

-38.000

-4.975

-15.736

10.761

Algemene dekkingsmiddelen Indexatie personele lasten (7,5%) Indexatie materiële lasten (5,9%) Treasury Totaal Baten Algemene dekkingsmiddelen Resultaat Algemene dekkingsmiddelen

Voor de indexatie van de materiële kosten gingen we bij de primaire begroting 2023 uit van een indexatie van 1,5 % conform de circulaire van september 2021, te weten € 43.000. Hiervan hebben we bij opstelling van de primaire begroting 2023 direct € 5.000 ingezet om de prijsstijging binnen het team Juridische Zaken op te kunnen vangen die toen al bekend was. De overige hierboven genoemde € 38.000 hebben we in de eerste helft van 2023 ingezet om een klein deel van de prijsstijgingen binnen het team Informatisering & Automatisering op te vangen.

10

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

5. Onvoorzien Het is wettelijk verplicht voor gemeenten om een post onvoorzien op te nemen in de begroting. Sinds het begrotingsjaar 2019 wordt er jaarlijks een bedrag van € 25.000 opgenomen als post onvoorzien voor de BVEB.

5.1. Wat heeft het gekost? In 2023 is de post onvoorzien aangewend voor de pilot Samenwerkingsportaal iObjecten. Dit is een pilot uitgevoerd door de BVEB samen met de beide gemeenten en de BelastingSamenwerking Rivierenland (BSR). Met iObjecten Samenwerkingsportaal bekijkt men in één overzicht alle gegevens van de BAG, BRK, WOZ en BGT. In de pilot is de eerste van tien verschillensoorten in basisregistratie door beheerders van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en de WOZ met elkaar vergeleken, geduid en gecorrigeerd. De conclusie van de beheerders is dat het Samenwerkingsportaal zeer goed bijdraagt aan het detecteren en duiden van de verschillen. De overige negen verschillensoorten zullen in co-creatie specifiek voor de Bommelerwaard worden gefinetuned.

Onvoorzien

-

Primitieve begroting 2023 25.000

14.361

10.639

Totaal Lasten Baten

-

25.000

-

25.000

14.361

10.639

-

25.000

-

25.000

14.361

10.639

Lasten

Rekening 2022

Begrotings wijzigingen 2023 -

Totale begroting 2023 25.000

Rekening 2023

Saldo

Onvoorzien Totaal Baten Resultaat Algemene dekkingsmiddelen

11

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

6. Paragrafen Conform de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) worden hier de volgende paragrafen opgenomen: • Weerstandsvermogen en risicobeheersing; • Financiering; • Bedrijfsvoering; • Informatiebeveiliging. De andere door het BBV voorgeschreven paragrafen, lokale heffingen, onderhoud kapitaalgoederen, verbonden partijen en grondbeleid, zijn niet van toepassing op de BVEB.

6.1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: • De weerstandscapaciteit, de middelen en mogelijkheden waarover de BVEB beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; • Alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. De BVEB heeft op dit moment geen middelen in een algemene reserve om risico's op te vangen. De BVEB heeft wel een post onvoorzien van € 25.000 structureel opgenomen in de begroting. Het weerstandsvermogen bedraagt dus € 25.000. De BVEB heeft slechts minimale reserves. Op basis van de statuten van de Gemeenschappelijke Regeling mag dat maximaal 3% van de totale begroting zijn. Dit betekent dat de deelnemende gemeenten Maasdriel en Zaltbommel in hun begrotingen rekening moeten houden met de risico’s van de BVEB.

6.1.1. Weerstandscapaciteit In artikel 21 van de GR is het uitgangspunt opgenomen dat de deelnemers er steeds voor zorgen dat de Bedrijfsvoeringseenheid altijd over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. Daarnaast is in artikel 20 vastgelegd hoe met reservevorming wordt omgegaan. 1. Een batig of nadelig saldo zal worden toegevoegd of onttrokken aan een daarvoor gecreëerde reserve/voorziening. Het overige batige of nadelige saldo zal aan de deelnemers worden uitgekeerd of in rekening worden gebracht, naar rato van de inbreng van de deelnemers in de regeling; 2. De risicoreserve (weerstandsvermogen) van de Bedrijfsvoeringseenheid zal een bedrag gelijk aan 3% van de jaarlijkse exploitatielast niet te boven gaan. Bij de start van de BVEB is geen risicoreserve ingebracht door de deelnemers.

6.1.2. Risico's De BVEB voert de bedrijfsvoeringstaken uit voor de gemeenten Maasdriel en Zaltbommel. Twee keer per jaar vindt een herijking plaats van de risico's die de BVEB loopt. Voor nu zien we de onderstaande risico's:

12

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

• De krapte op de arbeidsmarkt is de laatste jaren sterk toegenomen. Dit geldt voor zowel vaste functies als voor inhuur. Dit kan ertoe leiden dat openstaande functies niet of na langere tijd pas kunnen worden ingevuld, wat tot gevolg kan hebben dat ambities niet kunnen worden waargemaakt, innovaties worden afgeremd of personeelskosten oplopen door verstrekkingen van arbeidsmarkttoelagen, gratificaties, e.d. aan personeel in loondienst en door hogere inhuur kosten. • Bij het niet verlengen van tijdelijke contracten of het afscheid nemen van vaste medewerkers op verzoek van de werkgever ontstaat er voor de werkgever naast een transitievergoeding een wachtgeldverplichting.

6.1.3. Kengetallen Op de jaarrekening 2023 van de BVEB is een aantal van de door de BBV benoemde kengetallen niet van toepassing. Dit zijn de belastingcapaciteit en de grondexploitatie. De overige kengetallen worden hieronder weergegeven. De BVEB is een gemeenschappelijke regeling (GR) en een eventueel tekort op de exploitatie wordt gedekt door de deelnemers. Het solvabiliteitspercentage ligt in categorie B. Er is overeengekomen dat de deelnemers te allen tijde de financiële verplichtingen aan derden zullen nakomen. Kengetallen

Rekening 2022

Netto schuldquote in % Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen in % Solvabiliteitspercentage in % Structurele exploitatieruimte in %

11,26

Begroting 2023

Rekening 2023

%

29,04

%

6,40

%

13,26 % 33,40 % -/- 0,60 %

28,39 10,29

% % %

5,58 31,72

% % %

0,95

0,31

6.2. Financiering en treasury De paragraaf Financiering verschaft inzicht en legt verantwoording af over de activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van: • De financiële vermogensvoorwaarden; • De financiële stromen; • De financiële positie en de hieraan verbonden risico’s. Bovengenoemde drie punten noemen we in het kort treasury.

6.2.1. Beleidskader In deze paragraaf evalueren we de financiële positie van de BVEB op basis van de Financiële verordening. Daarnaast maken we de financieringsfunctie transparant. De bedoeling van het treasurybeleid is het beheren van de financiële geldstromen en het beperken van de financiële risico’s. De uitvoering van treasury is geregeld in de Wet Financiering decentrale overheden (Wet Fido). Deze wet regelt dat de uitvoering van de treasuryfunctie gebeurt binnen de financiële kaders van de kasgeldlimiet en de renterisiconorm.

6.2.2. Recente ontwikkelingen De rente op de geld- en kapitaalmarkten stijgt. De rente voor eenmaands kasgeldleningen was vele jaren negatief, maar dit jaar is dit opgelopen naar 3% - 4% positief. De marktverwachting is dat de rente voor de langlopende leningen zich de komende jaren beweegt tussen de 3,0 % en de 4,0%.

6.2.3. Risicobeheer financieringsportefeuille Voor het beheersen van het renterisico maken we gebruik van de volgende financieringsstrategieën:

13

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

• De kasgeldlimiet wordt conform Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) niet overschreden; • De renterisiconorm wordt niet overschreden conform Wet Fido; • Nieuwe leningen stemmen wij af op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning; • De rentetypische looptijd en het renteniveau van de desbetreffende lening stemmen wij zoveel mogelijk af op de actuele rentestanden en rentevisie. Renterisico Dit is het risico dat wij lopen op sterke rentestijgingen voor bestaande geldleningen. In zijn algemeenheid blijft dit risico beperkt door het afsluiten van leningen met een lange looptijd en een vast rentepercentage. Renterisico’s worden vanuit Wet Fido-optiek bezien op de korte en op de langere termijn. Renterisico op korte schuld: de kasgeldlimiet Een belangrijk uitgangspunt van de Wet Fido is het vermijden van grote schommelingen in de rentelasten. Juist voor kortere financiering geldt dat het renterisico aanzienlijk kan zijn, aangezien fluctuaties in de rente bij korte financiering direct invloed hebben op de rentelasten. Om een grens te stellen aan de korte financiering is in de Wet Fido een kasgeldlimiet opgenomen. Deze kasgeldlimiet wordt berekend als een vast percentage (8,2%) van de jaarbegroting van de BVEB bij aanvang van het begrotingsjaar. Voor het jaar 2023 bedraagt de kasgeldlimiet € 775.000.

Ons uitgangspunt is dat we het financieringstekort binnen de wettelijke grenzen zoveel mogelijk met kort geld financieren en dat het rentepercentage voor kort geld lager is dan het percentage voor leningen met een lange looptijd. Renterisico op langlopende schuld: de renterisiconorm Het doel van de renterisiconorm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dit is te bereiken door een limiet te stellen aan een deel van de vaste schuld; het rentepercentage moet op een bepaald moment worden aangepast aan de op dat moment geldende markttarieven. De bedoelde aanpassingen van rentepercentages doen zich voor bij herfinanciering en renteherziening: • Herfinanciering is het afsluiten van nieuwe leningen en vervanging van bestaande leningen; • Renteherziening doet zich voor wanneer de geldgever het percentage van een lening gedurende de looptijd herziet. De norm houdt in, dat de jaarlijks verplichte aflossingen en de renteherzieningen voor de BVEB niet meer mogen bedragen dan 20% van het begrotingstotaal. De omvang van de renterisico-norm is als volgt weer te geven: Variabelen renterisiconorm 1a Renteherziening op vaste schuld o/g 1b Renteherziening op vaste schuld u/g

2023

1

Netto renteherziening op vaste schuld (1a-1b)

2a 2b

Te betalen aflossingen schuld o/g Te ontvangen aflossingen schuld u/g

500

2

Netto te betalen aflossingen (2a-2b)

500

3

Renterisico (1+2)

500

4a 4b

Begrotingstotaal Renterisiconorm % cfm regelgeving

9.450 20 %

4

Renterisiconorm (4a x % van 4b) minimum 2.500.000

2.500

5a 5b

Ruimte onder renterisiconorm (4>3) Overschrijding renterisiconorm (4<3)

2.000

14

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

Uit bovenstaand overzicht blijkt dat de BVEB ruim binnen de grenzen van de renterisiconorm opereert. Kredietrisico Dit is het risico dat de BVEB loopt wanneer rechtspersonen aan wie een lening is verstrekt in financiële problemen komen. De BVEB verstrekt geen leningen.

6.2.4. Leningenportefeuille (looptijd langer dan 1 jaar) In 2017 is een lening ad € 3,5 miljoen afgesloten bij de BNG met een rente van 0,3% per jaar en een looptijd van 7 jaar. Deze lening is bestemd voor de investeringen in ICT. Jaarlijks wordt er € 500.000 afgelost en de rentebetaling in 2023 was € 3.000.

6.2.5. Renteomslag Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijft voor dat rente via de taakvelden wordt toegerekend aan de programma’s. Door gebruik te maken van een renteomslag wordt de manier van verantwoorden van de rente in de begroting geharmoniseerd. In het onderstaande overzicht geven we inzicht in de rentelasten voor externe financiering, het renteresultaat en de wijze van rentetoerekening. Het BBV schrijft voor dat de gehanteerde omslagrente niet meer dan 25% (positief of negatief) mag afwijken van de berekende omslagrente. Conform onderstaande berekening komen we voor 2023 uit op een omslagrente van 0,14 % voor het berekenen van de kapitaallasten. Schema rentetoerekening a. b. c.

d1. d2.

e. f.

Jaarrekening 2023 De externe rentelasten over de korte en lange financiering De externe rentebaten

3 3

Totaal door te rekenen externe rente De rente die aan de grondexploitatie moet worden doorberekend De rente van projectfinanciering die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend Saldo door te rekenen externe rente Rente over eigen vermogen Rente over voorzieningen (gewaardeerd op contante waarde) De aan taakvelden toe te rekenen rente De werkelijk aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag) Renteresultaat op het taakveld treasury Toe te rekenen rente Boekwaarde per 1-1-2023

3 2.081

Gemiddelde rente

0,14 %

3

3 3

6.3. Bedrijfsvoering De BVEB kent op dit moment de volgende organisatieonderdelen: Directie, Bedrijfsbureau, Services, Human Resource Management, Informatisering en Automatisering, Financiën en Juridische Zaken. In deze paragraaf gaan we meer specifiek in op de vraag wat we hebben bereikt in 2023 bij opstelling van de primaire Begroting 2023.

15

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

6.3.1. Rechtmatigheidsverantwoording Financiële rechtmatigheid De BVEB moet zich kunnen verantwoorden ten aanzien van de rechtmatigheid van de uitvoering van het financiële beheer. Rechtmatigheid verteld of het beleid wordt gevoerd in overeenstemming met de interne en externe regelgeving. Het bestuur van de BVEB is verplicht te waarborgen dat het financieel beleid aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. Om dit vorm te geven, is een viertal documenten opgesteld en geïmplementeerd, te weten: • Financiële verordening BVEB 2023 • Controleverordening Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard 2023 • Controleprotecol BVEB 2023 • Normenkader 2023 BVEB De in de jaarrekening opgenomen 7.7. Rechtmatigheid programma Overhead (bedrijfsvoering) is opgesteld op basis van de kaders zoals is vastgesteld in de normenkader. Er is enkel op het Voorwaardencriterium een afwijking Spendanalyse geconstateerd. Het betreft een aantal rechtmatigheidsfouten bij het verlengen van inhuurcontracten. Op te volgen aanbevelingen Het team van de verbijzonderde interne controle heeft aan de directie de volgende aanbevelingen gedaan:

16

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

Proces 1. Inkopen

2. Investringen 3. Personeel 4. Treasury 5. Spendanalyse

Aanbevelingen Prestatielevering: o Conform de interne richtlijn “prestatielevering” moet bij facturen > 500 euro in K2F de prestatielevering toegevoegd worden (contract/ overeenkomst/opdracht en bewijs van levering van de goed/dienst). Dit wordt (nog) niet consequent gedaan door de budgetbeheerders. Aanbevolen wordt om dit nogmaals te benadrukken en wellicht in het financiële systeem dit af te dwingen. Wel zien we duidelijke verschillen met 2022 waarbij nu de stukken makkelijker te vinden zijn. o Zorgdragen dat de prestatielevering juist en volledig is. Speciaal aandacht betreft het duidelijk zichtbaar maken van de betaalde prijs en de prijs genoemd in het contract. o Vastleggen van alle inkopen > 500 euro in Zaaksysteem bij Zaaktype Inkoop; o Dossiervorming zaaksysteem: Alle relevante en getekende documenten (overeenkomsten/opdrachten/contracten) archiveren in Zaaksysteem; o Dossiervorming vaststellen juiste prijs: Bij oude contracten de brieven van de jaarlijkse indexeringen archiveren bij het contract. Contracten van 7 jaar of ouder opnieuw laten opstellen; o Bij de betaling van de factuur door de administratie laten checken of een prestatielevering is toegevoegd aan de factuur in K2F. o Geen o Geen o Geen o Bij verlenging van (met name) inhuurcontracten een gedegen inkoopanalyse om mogelijke onrechtmatigheden te voorkomen.

Bij verlenging van inhuurcontracten wordt nog steeds onvoldoende controle uitgevoerd op mogelijke overschrijding van de Europese drempelbedragen. Contracten worden hierdoor verlengd zonder een gedegen inkoopanalyse van de gevolgen van de verlenging. Dit verhoogd de kans op onrechtmatigheden.

In 2024 pakken we het professionaliseren van de inkooporganisatie op. We richten een bedrijfskundig gecoördineerde inkoopbegeleiding en advies binnen de drie organisaties in. Inkopers en contractmanagers volgen een opleidingsprogramma en processen op inkoop en contractbeheer worden geoptimaliseerd. Hierbij zal specifieke aandacht uitgaan naar de verbetering van processen omtrent prestatieleveringen en de verlenging van (inhuur-)contracten. In het nieuwe inhuurproces zal de nadruk worden gelegd op de mogelijkheid van verlengingen, ook als deze onvoorzien zijn, zowel in de procedure (DAS-procedure) als in het vastleggen van afspraken hierover met het bestuur.

6.3.2. Directie 6.3.2.1. Waar de Directie voor staat De directie van de BVEB bestaat uit de algemeen directeur en de adjunct-directeur. De adjunctdirecteur is tevens programmadirecteur van het programma bedrijfsvoering. De directie houdt zich

17

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

bezig met de dagelijkse aansturing van de BVEB en, samen met de servicemanager, met de implementatie van het organisatieplan. De directeuren zijn integraal manager voor de vier onderdelen. Hiervoor maken zij gebruik van een hulpconstructie in de vorm van coördinerend senioren en een co-manager HR. In het organisatieplan zijn de drie organisaties weer in positie gebracht door het vormen van een gezamenlijke directie op bedrijfsvoering, bestaande uit de twee gemeentesecretarissen en de directeur van de BVEB. Zij zijn samen aan zet om invulling te geven aan de gezamenlijke bedrijfsvoering. Zij vormen een drie-eenheid, waarbinnen wordt bepaald welke bedrijfsvoeringstaken worden uitgevoerd, welke prioriteringen worden gegeven en welke begroting daarbij hoort. En ook wanneer gekozen wordt voor de meeste efficiënte en effectieve werkwijze voor alle organisaties (operational excellence) of voor de wens van een specifieke organisatie (Couleur Locale). Er is dus geen sprake van een ‘opdrachtgever/opdrachtnemer’ relatie, maar één van samenwerking en afstemming op de agenda van het programma bedrijfsvoering.

6.3.2.2. Wat heeft de Directie in 2023 daarvoor gedaan? Hoe staan we er beleidsmatig voor? De directie bracht een organisatieplan tot stand dat begin 2023 werd vastgesteld door het bestuur. • De belangrijkste wijziging in dit plan is de verandering naar programmatisch en vraag gestuurd werken. Dit betekent dat de werkwijze van de organisatie niet verticaal maar horizontaal wordt opgebouwd. • Het belangrijkste product is het Programma bedrijfsvoering waarin alle gezamenlijke bedrijfsvoeringsopgaven van de drie organisaties worden ondergebracht, met daarbij duidelijkheid over doel, resultaat, prioritering, eigenaar, scope, budget, mandaat etc. • Deze nieuwe manier van werken wordt ondersteund door twee nieuwe bedrijfsonderdelen: Het Bedrijfsbureau en Services. In de zomer heeft de directie het implementatieplan voor de nieuwe organisatie opgesteld.

In het implementatieplan wordt dieper ingegaan op de te behalen resultaten: • We hebben één gezamenlijk programma bedrijfsvoering; • De gezamenlijke directie besluit wat wanneer wordt uitgevoerd; • De besluitvorming wordt goed voorbereid; • Management en directie hebben in de co-manager één vast aanspreekpunt per bedrijfsvoeringsonderdeel; • Services zorgt voor een efficiënt en effectief vraag en antwoord proces; • Door het programma bedrijfsvoering en het reguleren van de individuele vragen via Services komt er rust en regelmaat in de backoffice; • We sturen op haalbaarheid en uitvoering van de afspraken; • We leggen desgewenst meer verantwoordelijkheid bij de specialisten. Projecten en implementatie Organisatieplan De implementatie van het Organisatieplan heeft na de zienswijze van de gemeente Maasdriel vertraging opgelopen door onduidelijkheid over het beschikbare budget. De begroting werd uiteindelijk na de zomer goedgekeurd, vervolgens kon er gestart worden met de uitvoering van het implementatieplan. De resultaten hiervan worden toegelicht onder de kopjes 'bedrijfsbureau' en 'services'. Daarnaast is de BVEB in de 2e helft van 2023 aan de slag gegaan met de 'zachte' kant van de verandering, door de organisatie te betrekken bij de doelen en deze te vertalen naar de kernwaarden die daarbij belangrijk zijn. Dat resulteerde in vier belangrijke waarden:

18

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

Eigenaarschap, Energiek, Samen en Open. Plenaire sessies met de medewerkers van de BVEB droegen bij aan meer saamhorigheid en gezamenlijkheid.

6.3.3. Bedrijfsbureau 6.3.3.1. Waar het Bedrijfsbureau voor staat Vanuit het Bedrijfsbureau wordt, samen met de gemeentelijke organisaties, invulling gegeven aan een meerjarig perspectief bedrijfsvoering Bommelerwaard; een gezamenlijk programma bedrijfsvoering. Hierin worden alle collectieve bedrijfsvoeringsvragen van de drie organisaties in kaart gebracht en geprioriteerd, inclusief heldere resultaten, verantwoordelijkheden, budgetten en mandaten. Het programma bedrijfsvoering is ten alle tijden inzichtelijk voor alledrie de organisaties. Daarnaast bewaakt het Bedrijfsbureau de voortgang, verzorgt rapportages en evalueert bij afronding. Het Bedrijfsbureau wordt aangestuurd door een programmadirecteur die verantwoordelijk is voor de voorbereiding, het regisseren en de agendering van het programma bedrijfsvoering. De programmadirecteur zorgt voor een integrale aanpak en de samenhang van de collectieve opgaven en stuurt op de totstandkoming en de uitvoering van het programma.

6.3.3.2. Wat heeft het Bedrijfsbureau in 2023 daarvoor gedaan? Het belangrijkste product van het Bedrijfsbureau is het programma bedrijfsvoering. Deze wordt opgesteld door de verantwoordelijk programmadirecteur. In mei 2023 is de vacature voor de programmadirecteur opengesteld. Deze is ingevuld door een interne kandidaat. De programmadirecteur is gestart op 1 juni. De programmadirecteur is als kwartiermaker verantwoordelijk voor het opstellen van het programma bedrijfsvoering en voor de implementatie van het organisatieplan. In 2023 is gestart met het opstellen van het programma bedrijfsvoering. Hierbij is als vertrekpunt gekeken naar de huidige begrotingen, jaarplannen, projectportfolio’s en de inkoop- en aanbestedingskalender, zodat duidelijk wordt welke resultaten al op de planning stonden. Daarnaast is gekeken welke onderwerpen ‘nieuw’ zijn. Deze worden als wens of als noodzakelijk toegevoegd aan de agenda op basis van gesprekken met het management van beide gemeenten en de comanagers van de BVEB. Een belangrijk onderdeel van het programma bedrijfsvoering is ook het ‘op orde’ krijgen en houden van de basis. Het programma bedrijfsvoering is dus in eerste instantie van onderaf opgebouwd op basis van de lopende zaken en de lopende of ingediende wensen. Hiermee is er inzicht en overzicht gekomen op alle lopende onderwerpen en de bijbehorende status.

Een volgende stap is het stellen van prioriteiten op basis van de vraag. Het programma bedrijfsvoering is in concept gereed en wordt begin 2024 voorgelegd aan management en directie van beide gemeenten.

6.3.4. Services 6.3.4.1. Waar Services voor staat Services is één loket waar kwaliteit en doorlooptijd hoog op de agenda staan, resulterend in de levering van dingen, diensten en/of data. De servicemedewerker zorgt voor directe beantwoording of regelt dat de vrager door de juiste consulent(en) wordt teruggebeld of beantwoord. Services is digitaal, telefonisch en ook fysiek aanwezig in beide gemeentekantoren. Afspraken worden vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA). Services wordt aangestuurd door de servicemanager. Deze stuurt Services aan, organiseert het serviceniveau en bewaakt de kwaliteit en doorlooptijd van het vraag/antwoord proces.

19

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

6.3.4.2. Wat heeft Services in 2023 daarvoor gedaan? Na de goedkeuring van het nieuwe organisatieplan is de vacature voor de servicemanager opengesteld. Deze is binnen onze huidige bezetting gevonden en aangesteld vanaf 1 juli 2023. Aangezien de servicemanager een lege plek achterliet die nog ingevuld moest worden is er vanaf 1 september 2023 een fulltime start gemaakt. Met als eerste doel het opstellen van een plan van aanpak voor Services. Het plan van aanpak bestaat uit vier fases. Fase twee, drie en vier bestaan uit concrete uitwerking, implementatie en live gaan. De eerste fase is vooral een brainstorm wat de mogelijkheden zijn in zowel mens als techniek. Er is in kaart gebracht wat de wensen zijn binnen de teams van de BVEB en gekoppeld aan de doelstellingen van het organisatieplan. Er is informatie opgehaald en gedeeld over processen, kwaliteit en efficiëntie met onder andere de coördinerend senioren van alle teams binnen de BVEB. Ook zijn er diverse gesprekken gevoerd met de mensen die Services gaan bezetten en een gezicht gaan geven. Deze fase van het plan vraagt om een breder denken dan het neerzetten van een telefoonnummer en een fysiek loket. Het vraagt wat van mens in combinatie met techniek. Ook de techniek is in beeld gebracht. Binnen Services werken we in een applicatie om de service, en daarmee de kwaliteit en doorlooptijd, zo optimaal mogelijk te faciliteren.

We willen weten wat er binnenkomt, wanneer, van wie en waarom. Deze applicatie is al in gebruik bij twee teams van de BVEB en uitermate geschikt voor de dienstverlening die we met Services voor ogen hebben. Er is nagedacht over de systemische hulplijnen die we daarin kunnen benutten. Ook hiervoor is informatie vergaard, met name met 'best practices' vanuit de leverancier vanuit de applicatie. Maar ook door contact te leggen met andere organisaties of door websites te bezoeken van grote organisaties waarbij veel klanten hun individuele vragen in grote volumes stellen, zoals bijvoorbeeld zorgverzekeraars en webshops. De eerste fase is eind 2023 afgerond.

6.3.5. Human Resource Management (HRM) 6.3.5.1. Waar HRM voor staat Waar we voor staan Het realiseren van de ambities van Maasdriel en Zaltbommel en het samen met inwoners en ondernemers bouwen aan een sterke samenleving is mensenwerk. Werk van politici, bestuurders en ambtenaren. Ambtenaren helpen het bestuur van de gemeente met de ontwikkeling van de gemeenschap. Zij zijn het menselijk kapitaal, dé bepalende factor voor het succes van de organisatie. Human Rescource Management (HRM) helpt de organisaties bij het managen van het menselijk kapitaal en bij het managen van de voortdurende ontwikkeling van de organisatie. • We voeren de personeels- en salarisadministratie; • We monitoren, signaleren en duiden stelselmatig de ontwikkelingen op het gebied van HRM; • We zijn proceseigenaar van gemeentebrede organisatieontwikkelingen; • We zorgen voor modern en passend HRM-beleid en bijpassend HRM-instrumentarium; • We adviseren en faciliteren het management op alle gebieden van HRM; • We toetsen en bewaken de uitvoering van relevante wet- en regelgeving door het management; • We staan de bestuurder in de zin van de WOR en de poho P&O bij in het overleg met respectievelijk de OR en het LO; • We produceren, analyseren en duiden personeelsdata voor sturing en verantwoording.

20

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

6.3.5.2. Wat heeft HRM in 2023 daarvoor gedaan? Hoe staan we er beleidsmatig voor? Digitaliseren en verbeteren van belangrijke personele processen In 2023 gaven we een vervolg aan het verder digitaliseren, verbeteren en implementeren van belangrijke personele processen. Naast de aansluiting met het financiële pakket Key2Financiën (K2F) om de formatie en bezetting te monitoren is het Youforce autorisatiebeheer opgeschoond en heringericht. Dit was nodig om het autorisatiebeheer leidend te maken op basis van de OE structuur en om de juiste rollen toe te kennen binnen Youforce. Implementeren E-HRM modules In 2023 is de digitale Verlofmodule in gebruik genomen. Tevens lag de focus op het verder reviseren van de Declaratiemodule en Flex Benefits en de inrichting van Youforce Reporting binnen de Youforce personeelsapplicatie. Door Youforce Reporting in gebruik te nemen zijn standaardrapporten beschikbaar voor personeels- en salarisadministratie over Verlof, Verzuim en In-door-uitstroom. Daarmee is een efficiencyslag gemaakt die past bij de vraag vanuit 'de klant' (medewerker/manager) en van 'de backoffice' (personeels- en salarisadministratie).

Tevens zijn vanwege ontwikkelingen die werden ingegeven vanuit onze leverancier een aantal grote en belangrijke wijzigingen uitgevoerd die verband hielden met (de inrichting) van het Youforceportaal, Youforce-rapportages en de ingebruikname van de Youforce-app voor medewerkers en leidinggevenden. Daarmee is een efficiencyslag gemaakt waarmee medewerkers via de app sneller inzicht krijgen in hun personeelsdossier en de salarisstrook en leidinggevenden in staat worden gesteld om via de app sneller een ziek- en herstelmelding te doen. Implementeren beleid en regelgeving op het gebied van flexibel werken en modern werkgeverschap Op het gebied van flexibel werken ('werken waar je nodig bent') verstrekken we een mobiele telefoon en laptop in bruikleen aan medewerkers. In samenwerking met team I&A is een start gemaakt met het fasegewijs vervangen van vaste computers voor laptops. Om uitvoering te geven aan modern werkgeverschap dragen we zorg voor actueel beleid en voerden we in 2023 overleg met de OR en de vakbonden over de Werktijdenregeling, Vakantie- en verlofregeling, Regeling Opleidingsfaciliteiten en de Regeling reiskostenvergoeding woonwerkverkeer en thuiswerkvergoeding. Daarnaast voerden we een update uit van het Personeelshandboek dat aansluit bij de cao gemeenten / cao SGO 2023.

Tevens is een RI&E gestart op de beide locaties in Kerkdriel en Zaltbommel en de gemeentewerven van de beide gemeenten. Als gebruiker van deze locaties wordt de BVEB hierin meegenomen. Zorgdragen voor een goed functionerende cyclus van strategische personeelsplanning Bij de implementatie van het Organisatieplan BVEB hebben we oog voor persoonlijke ontwikkeling en loopbaanpaden van medewerkers. Via 'Het Goede Gesprek' brengen we wensen en ambities en medewerkers voor de lange termijn in beeld en hebben we aandacht voor schaarse functies.

6.3.6. Financiën 6.3.6.1. Waar Financiën voor staat Waar we voor staan Het team Financiën (FIN) is verantwoordelijk voor de organisatie, coördinatie en uitvoering van de Planning & Control-cyclus van de twee deelnemende gemeenten en de BVEB. De P&C-cyclus is een belangrijk bestuurlijk proces; de kapstok waaraan bestuurlijke doelstellingen worden opgehangen. De cyclus laat een blijvende ontwikkeling zien. Met de twee colleges stemmen we bij

21

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

elk P&C-document af welke elementen specifiek aandacht nodig hebben. Hiermee nemen we onze klanten mee in het proces en bevorderen we de eenduidigheid en efficiency in de uitvoering van het proces. Dit zijn voorwaarden om tot een goed doordachte cyclus te komen. We zetten continu stappen om de cyclus van de beide gemeenten dichter bij elkaar te brengen. Dit alles doen we in samenspel met de MT-leden en concerncontrollers van beide gemeenten.

6.3.6.2. Wat heeft Financiën in 2023 gedaan? Hoe staan we er beleidsmatig voor? P&C cyclus vereenvoudigen In 2022 namen we een nieuw financieel systeem in gebruik: Key2Financiën. Via dit systeem kunnen we cijfers makkelijker ontsluiten. Bij de P&C-documenten in 2023 hebben we het systeem gebruikt om de kwaliteit van de documenten te verhogen en is de foutgevoeligheid verlaagd. Financiële producten beter toegankelijk maken voor belanghebbenden We zijn hier nog niet mee gestart, de nadruk lag in 2023 met name op het door ontwikkelen van de organisatie. Wel blijft dit richting de toekomst een mooie mogelijkheid om onze financiële producten toegankelijker te maken voor belanghebbenden. Niveau van dienstverlening verhogen Om te kijken waar we elkaar kunnen helpen waren er structurele werkoverleggen tussen de gemeentelijke vakafdelingen en de financieel adviseurs. De dienstverlening bleef in 2023 gemiddeld genomen op hetzelfde niveau als het voorgaande jaar. Wel is er in het laatste kwartaal van 2023 een knip gemaakt tussen de financieel adviseurs. Per gemeente zijn er nu drie financieel adviseurs en één co-manager beschikbaar. Hierdoor is er voor iedere vakafdeling één aanspreekpunt en werken we in een kleiner verband aan de P&C-documenten. Op de inhoud zoeken de financieel adviseurs voor Maasdriel en Zaltbommel elkaar op om het niveau van de dienstverlening te verhogen.

Serviceniveau vergroten Er is in 2023 gewerkt aan het opzetten van een servicedesk waarbij vragen centraal worden geadministreerd. Financiën wordt daarmee ook onderdeel van Services conform het nieuwe Organisatieplan. Door het invoeren van een servicedesk voor financiën, kunnen individuele vragen efficiënter beantwoord worden en wordt het serviceniveau vergroot. Door de servicemanager wordt de nieuwe servicedesk steeds verder vormgegeven en uitgerold. Er is in 2023 nog geen pilot gestart maar op de achtergrond is al wel gewerkt aan de inrichting. Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht Vanaf 2020 is de BVEB en beide gemeenten in gesprek met de Belastingdienst in het kader van de Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht (DHT). Na een intensief traject met onder andere 'show me' gespreken met diversen specialisten van de Belastingdienst is 0p 20 november 2023 het nieuwe convenant getekend. Hierin is afgesproken dat partijen hun onderlinge relatie baseren op transparantie, begrip en vertrouwen. Rechten en verplichtingen op basis van wet- en regelgeving zijn en blijven zonder enige beperking van toepassing. Er is afgesproken te komen tot een effectieve en efficiënte werkwijze om de rechtszekerheid te vergroten. Het convenant is gesloten voor een periode van drie jaar en wordt voor het einde van de looptijd geëvalueerd.

22

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

6.3.7. Informatisering en automatisering (I&A) 6.3.7.1. Waar I&A voor staat Waar we voor staan Team Informatisering & Automatisering (I&A) maakt een belangrijk onderdeel uit van de bedrijfsvoering van Maasdriel en Zaltbommel. We begrijpen dat digitalisering een steeds grotere rol speelt binnen de gemeenten en dat dit zich blijft ontwikkelen. We streven daarom naar een vanzelfsprekende technische ondersteuning, ‘zo vanzelfsprekend als water uit de kraan’. Werkplekken, internet en mobiele apparaten moeten er zijn en moeten gewoon werken. Daarnaast zijn we van meerwaarde voor het primaire proces door het leveren van diensten, data en gegevens. De bedrijfsvoering levert een schat aan informatie en we bieden dit op de juiste tijd, in het juiste formaat, bij de juiste persoon aan. We hebben de expertise in huis om de juiste informatie te kanaliseren, optimaal te ontsluiten en op het juiste moment te benutten. Of het nu gaat om GEOinformatie, personeelsgegevens of financiën. Daarbij hebben we informatieveiligheid en privacy als hoogste prioriteit. We kijken ook vooruit. Samen met de vakafdelingen bespreken onze collega's mogelijkheden en ontwikkelingen van informatievoorziening voor de taken van de gemeenten. We ondersteunen, implementeren en ontzorgen zonder samenhang uit het oog te verliezen. Zo blijft I&A beheersbaar, betaalbaar en voorspelbaar.

6.3.7.2. Wat heeft I&A in 2023 gedaan? Hoe staan we er beleidsmatig voor? Informatiebeleid Ons informatiebeleid kent twee belangrijke pijlers waarop we afgelopen jaar 2023 hebben ingezet. De grootste en belangrijkste ontwikkeling is dat we met het vaststellen van het organisatieplan BVEB de handvatten hebben gekregen om het besturingsmodel (governance) voor informatievoorziening vorm te gaan geven. Met een aantal sleutelfuncties, belangrijke overleggremia en besluitvormingsprocessen in de dop kunnen we in gezamenlijkheid als organisaties onze eigen informatievoorziening vormgeven met grip op kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid en klant. In 2023 is hiervoor de basis gelegd, in 2024 implementeren we dit verder binnen de drie organisaties. Op inhoud, de tweede pijler, hebben we afgelopen jaar een aantal grote Europese aanbestedingen afgerond; onze infrastructuur; hebben we het zaakgericht werken afgerond; zijn we klaar voor de technische ondersteuning van de Omgevingswet en onderzochten we hoe we de geoinformatievoorziening kunnen verbeteren. Verbeteren van onze bedrijfsvoeringsprocessen Een aantal zaken die we het afgelopen jaar hebben gedaan dragen bij aan het verbeteren van onze bedrijfsvoeringsprocessen. Het zaakgericht werken biedt een transparant en geordend proces, inclusief archivering. We ondersteunden bij de implementatie van E-HRM en de doorontwikkeling van Key2Financiën.

En we creëerden een nieuwe structuur waarbij we individuele en collectieve vragen scheiden en daarmee rust, regelmaat en stabiliteit in de backoffice brengen. Ondersteunen van projecten en programma’s die verbeteringen doorvoeren Een mooi resultaat is het afronden van het project Zaakgericht Werken in de Bommelerwaard. Er is jaren hard gewerkt om een groot aantal gemeentelijke processen te bouwen, efficiënt te maken, te harmoniseren en te kunnen verantwoorden. Verder maken we mooie stappen op het vlak van E-HRM en het naar de cloud brengen van diverse toepassingen. Techniek inrichten zodat het aansluit op de ontwikkelingen

23

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

Het afgelopen jaar hebben we de nodige technische zaken vervangen en verlengd op technisch vlak. Zo is ook de vervanging van het wifi-netwerk in de organisaties, met de nodige aanpassingen, getest en afgerond. Ook de vervanging van het vaste netwerk is grotendeels opgeleverd. De benodigde Microsoft licenties zijn aanbesteed en ingevoerd voor een nieuwe periode van een aantal jaar en de Europese aanbesteding voor de vervanging van onze servers en storage is succesvol afgerond. Daarnaast sloten we een raamovereenkomst af, eveneens via een Europese aanbesteding, voor de aanschaf van mobiele apparatuur waarvan het gebruik de afgelopen jaren fors is toegenomen. Al deze ontwikkelingen hebben we passend gemaakt bij hoe we als organisaties willen werken: stabiel, veilig, flexibel en schaalbaar. Zaakgericht werken (ZGW) We rondden afgelopen jaar met trots een groot programma af dat grote verbeteringen heeft gebracht binnen de drie organisaties. Met de komst van ons zaaksysteem in 2019, werkten we met de drie organisaties aan het harmoniseren en verbeteren van de werkprocessen. Denk bijvoorbeeld aan een intern proces zoals inkoop en een extern proces zoals subsidies. Centraal stond het belang van zaakgericht werken om zo tot een optimale dienstverlening en (interne) samenwerking te komen. Zo zijn er in totaal bijna 900 zaaktypen ingericht, waarvan 65 op maat.

Daarbij zijn processen gedigitaliseerd en voor inwoners ontsloten. Meer dan 200 medewerkers zijn getraind in deze manier van werken en hierop zetten we blijvend in. En we zijn in control over ons archief doordat we zaakgericht werken. Een knappe prestatie waar we met trots op terugkijken.

6.3.8. Juridische zaken (JZ) 6.3.8.1. Waar JZ voor staat Waar we voor staan De medewerkers van het team Juridische Zaken (JZ) zijn de vanzelfsprekende adviseurs bij complexe juridische vraagstukken. JZ voert op juridisch gebied een breed scala van taken uit. We verzorgen de juridische ondersteuning van de organisaties en zijn vraagbaak voor de vakafdelingen en teams op juridisch gebied. Daarnaast voeren we het secretariaat van de bezwarencommissies van Maasdriel en Zaltbommel en treden we op als klachtencoördinator. We bekijken vanuit het oogpunt van dienstverlening, maar met behoud van juridische kwaliteit, of het mogelijk is procedures informeel op te lossen. Waar dat kan voorkomen we hiermee juridische procedures. Het opstellen en uitvoeren van het verzekeringsbeleid en het adviseren over de afwikkeling van schades met betrekking tot eigendommen van de beide gemeenten behoort ook tot onze taken. Aansprakelijkstellingen worden in overleg met de betrokken vakafdeling getoetst en afgehandeld (of doorgezet naar de verzekering) en we onderhouden de contacten met de verzekeraar. Tot slot houden we ons bezig met het toetsen van contracten en overeenkomsten, het behandelen van verzoeken op grond van de Wet open overheid (Woo) en het voeren en begeleiden van rechtsgedingen.

We volgen juridische ontwikkelingen en wetgeving en adviseren over de organisatorische gevolgen en implementatie daarvan.

6.3.8.2. Wat heeft JZ in 2023 gedaan? Hoe staan we er beleidsmatig voor? We houden de basis op orde

24

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB

Het aantal bezwaar- en beroepschriften, aansprakelijkheidsstellingen, klachten en interne juridische vragen is in 2023 in lijn met het aantal in 2022. Daar waar mogelijk is ingezet op meer betrokkenheid aan de voorkant zodat mogelijk procedures worden voorkomen of beter worden doorlopen. JZ is een relatief klein team. Door in te zetten op onderlinge vervanging en specialisatie wordt de kwetsbaarheid verminderd. Verdere uitrol Juridisch kwaliteitsplan De juridische kwaliteit staat onder druk door het verloop van personeel. Kennis en achtergrondinformatie gaat verloren door vertrekkende medewerkers. Dat maakt het lastig om structurele kwaliteitszorg te ontwikkelen. Een klacht is een signaal waarvan geleerd kan worden. Het is belangrijk dat de organisaties dat ook zo oppakken. De juridische kwaliteit van de de processen en de geleverde producten heeft continue onze aandacht. Daar waar nodig wordt actie ondernomen. Inwerkingtreding Omgevingswet JZ was in 2023 actief betrokken bij de implementatie van de Omgevingswet die op 1 januari 2024 in werking is getreden. Wet open overheid (Woo) Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. De Woo is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Wet open overheid moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar en uitwisselbaar is.

De Woo verplicht overheden om documenten in verschillende informatiecategorieën actief te publiceren op het internet binnen 14 dagen nadat ze zijn vastgesteld of ontvangen. Dit betekent dat, naast de juridische en technische aspecten, iedere medewerker zich bewust moet zijn van de openbaarmaking van de op te stellen documenten. De wet wordt stapsgewijs ingevoerd, met het doel dat alle gemeenten na vijf jaar volledig voldoen aan de verplichting omactief openbaartemaken. In eerste instantie werd in de Woo bepaald dat alle documenten zouden worden gepubliceerd via de centrale voorziening PLOOI (Platform Open Overheidsinformatie) maar de ontwikkeling van dit platform is in de huidige vorm stopgezet. Er is in het tweede kwartaal van 2023 een eenvoudigere variant ontwikkeld waarbij alleen sprake is van een zoekfunctie (de WOO-index). Op dit moment geldt alleen een ‘inspanningsverplichting’ om de eerste 4 documentcategorieën (actief) te publiceren. Hiervan worden op dit moment al 2 categorieën voor de gemeenten gepubliceerd: de raads- en collegebesluiten en contactgegevens van de organisaties inclusief WOO-contactpersoon. Uiterlijk in 2024 worden ook de WOO-verzoeken gepubliceerd op de website. De laatste categorie die op dit moment in tranche 1 zitten zijn de convenanten (samenwerkingsovereenkomsten). Besluitvorming hierover wordt nog afgewacht.

Ter voorbereiding op verdere besluitvorming is een projectgroep opgestart waarin vier deelresultaten zijn bepaald: 1. Inventarisatie van de informatiehuishouding per documentcategorie en het vaststellen van (nieuwe) processen per documentcategorie; 2. Technische voorbereidingen voor het proces van ontsluiting, zoals anonimiseren van documenten, het laten voldoen aan de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) en overige wettelijke eisen, naast de koppeling voor (automatische) publicatie via de Woo-index; 3. Bewustwording en training van medewerkers; 4. In- en externe communicatie. De bedrijfsvoeringseenheid heeft inmiddels voor beide gemeenten het zaaksysteem uitgebreid met een anonimiseringstool van DataMask. Documenten kunnen hier vanuit het zaaksysteem worden geanonimiseerd. De werkgroep heeft voorbereidingen gedaan voor de selectie van een publicatietool. Begin 2024 zal hier een besluit over worden genomen. De gemeenten en de BVEB hebben naast een WOO-contactpersoon ook een WOO-redacteur, die zorgdraagt voor de juiste aansluitingen met de WOO-index, op het moment dat documenten worden gepubliceerd.