20211203 Schriftelijke vragen dossiervorming Sachem (002)

Schriftelijke vragen

Datum: 3 december 2021

Aan de voorzitter van de raad

Onderwerp: dossiervorming Sachem

Al geruime tijd volgen ondertekenaars, in samenwerking met Stichting Veiliger Zaltbommel en Comité Bezorgde Burgers Zaltbommel, het beleid en de calamiteiten m.b.t. Sachem. Belangrijk voor het goed volgen van Sachem is dat er bij de Gemeente Zaltbommel zorgvuldige verslaglegging en dossiervorming plaatsvindt van deze gevaarlijke chemische fabriek. Uit een verweerschrift (zaaknummer 234693) m.b.t. documentatie over de externe veiligheid van spoor, A2 en het BRZObedrijf op het Van Voordenpark in Zaltbommel. maken wij echter op dat deze dossiervorming geheel afhankelijk is van individuen in de ambtelijke organisatie en er (kennelijk) geen goede afspraken zijn over archivering en dossiervorming. Wij lezen daarin bijvoorbeeld over het bestuurlijk en ambtelijk overleg m.b.t. Sachem (Vraag 2): “Helaas bleek […] de mailbox van een betrokken oud-collega niet meer te raadplegen. Wij hebben uiteindelijk geen notulen en/of verslagen van overleggen aangetroffen.” Hetzelfde (Vraag 3) blijkt te gelden voor informatie over een drietal incidenten bij Sachem (24 juli 2019, 28 november en 28 december 2020), waarover ondertekenaars eerder schriftelijke vragen hebben gesteld.

In antwoord op eerder gestelde schriftelijke vragen door ondertekenaars werden wij door het College het volgende op het hart gedrukt: “Vanzelfsprekend houden wij mede op basis van de actieve informatieplicht de raad op de hoogte."1 Dit roept de volgende vragen op: 1. Is de weergave in het verweerschrift correct dat (a) notulen en/of verslagen; en (b) informatie over een drietal incidenten, niet meer terug te vinden is? De incidenten van 28 november en 28 december zijn mondeling gemeld aan de burgemeester.

2. Zo ja, hoe waardeert het College dit gegeven? Zie de informatie hierboven. 3. Bestaan er archiverings- en dossiervormingsprocedures in de ambtelijke organisatie en zijn ambtenaren van die procedures op de hoogte? Er bestaat een archiverings- en dossiervormingsprocedure. De organisator van het overleg – binnen de provincie is het voorzitterschap en het secretariaat belegd- is verantwoordelijk voor de verslaglegging en archivering. 4. Waarom werd er in dit geval van die procedures of normen afgeweken? (Aangenomen dat er 1

https://zaltbommel.notubiz.nl/document/10602981/2/Beantwoording%20raadsvragen %20revisievergunning%20Sachem

procedures/richtlijnen/normen bestaan.) De procedure zoals onder 3 genoemd is van toepassing. 5. Welke stappen heeft het College inmiddels genomen om te voorkomen dat dossiervorming afhankelijk is van individuele mailboxen van medewerkers en de continuïteit van dossiervorming direct in gevaar komt bij personeelsmutaties? Zie onder 2. 6. Heeft het College geïnventariseerd of dit verschijnsel ook in andere afdelingen/dossiers speelt? Zo ja, heeft het hierop geacteerd? Zie onder 2 7. Hoe kan het College beweren de Raad op de hoogte houden, als er niet goed wordt gearchiveerd? De provincie is bevoegd gezag.

Martijn Stoutjesdijk Nico van Wijk Hein de Kort Frits van der Schans Elke Smulders

SP PvdA CDA GroenLinks D66