Werkwijze begroting in 2021-def

Werkwijze behandeling begroting (oktober/november 2021) Inleiding In 2018 is in de presidiumvergadering een nieuwe wijze van behandeling van de begroting en de voorjaarsnota afgesproken. In de bijlage bij dit memo wordt teruggeblikt op de overwegingen voor deze manier van behandelen. In dit document wordt ingegaan op de werkwijze voor de behandeling van de begroting in oktober/november 2021.

Planning behandeling begroting in oktober/november 2021 In de vergaderplanning van 2021 zijn reeds de volgende data voorzien voor behandeling van de begroting, deze vergaderplanning is vorig jaar in het presidium besproken. Het aantal gereserveerde data en de opbouw hiervan komt overeen met de begrotingsbehandeling in 2020, namelijk in week 1 algemene beschouwingen, in week 2 2x Zaanstad Beraad en in week 3 besluitvorming: -

Donderdag 28 oktober: algemene beschouwingen Dinsdag 2 november: Zaanstad Beraad Donderdag 4 november: Zaanstad Beraad Dinsdag 9 november: raadsvergadering besluitvorming

Voorstel voor behandeling van de begroting op basis van deze data: 23 september

Aanbieding begroting aan de raad.

Vervolgens

Mogelijkheid voor het stellen van technische vragen over de begroting, zowel schriftelijk als via gesprekken met ambtenaren. Verzoek: stel uw vragen zo vroeg mogelijk in het proces, zodat er een zorgvuldig antwoord kan komen op uw vragen én u en uw collega-raadsleden de ruimte hebben om iets met de beantwoording te doen.

Woensdag 27 oktober 12.00u Donderdag 28 oktober, vanaf 19.00u

Hierbij gelden de volgende afspraken: - Vragen uiterlijk donderdag 30 september gesteld worden donderdag 7 oktober voor 18u beantwoord; - Vragen uiterlijk donderdag 7 oktober gesteld worden donderdag 14 oktober voor 18u beantwoord; - Vragen uiterlijk donderdag 14 oktober gesteld worden donderdag 21 oktober voor 18u beantwoord - Vragen uiterlijk donderdag 21 oktober gesteld worden donderdag 28 oktober voor 18u beantwoord. Voor vragen gesteld na 21 oktober zijn geen termijnen afgesproken met de organisatie. Aanleveren moties en amendementen t.b.v. algemene beschouwingen. Algemene Beschouwingen. Iedere fractie heeft 5 minuten voor de Algemene Beschouwingen, daarna max. 10 minuten debat. Volgorde wordt bepaald door loting. Halverwege een korte pauze. In aanloop naar de algemene beschouwingen worden de ingediende moties en amendementen door de griffie bijgehouden in een overzicht, zodat duidelijk is welke moties en 1

amendementen zijn ingediend. Dit overzicht wordt later in het proces benut om de reactie van het college weer te geven en om eventuele aanpassingen in moties en amendementen te benoemen. De aanpassingen die in moties of amendementen worden gedaan zijn en blijven daardoor ook zichtbaar.

Dinsdag 2 november, in de loop van de dag

Dinsdag 2 november, vanaf 16.00u

Voorafgaand aan de algemene beschouwingen is er geen vragenuur. Het college geeft een schriftelijke reactie op de moties en amendementen, die de fracties als informatie kunnen benutten bij hun oordeel over de moties en amendementen. Deze reactie is beschikbaar vóór het eerste Zaanstad Beraad. Tijdige indiening (woensdag 27 oktober) van moties en amendementen is hiervoor van belang. Moties en amendementen ingediend voor 27 oktober 12.00u ontvangen sowieso een schriftelijke reactie van het college. Eerste Zaanstad Beraad behandeling begroting: - Vanaf 16.00u inspraak (inschatting: tot 16.30u) - Deze middag/avond is er géén vragenuur Na afloop inspraak t/m 23.00u doorlopende behandeling begroting waarbij gebruik wordt gemaakt van spreektijden. Behandeling vindt plaats aan de hand van: - Ingediende moties en amendementen; - Bespreekpunten, voorzien van 1-2 zinnen toelichting De behandeling wordt gestructureerd aan de hand van de programma’s, waarbij we starten met het programma bestuur en financiën (net als voorgaande jaren). Daarna aflopend van programma 6 naar programma 1. Daarbij zal aan de hand van de ingediende moties, amendementen en bespreekpunten een nadere rubricering worden gemaakt per programma: moties en amendementen ingediend voor 27 oktober 12u komen zoveel als mogelijk als eerste aan bod.

Er wordt tijdens dit Zaanstad Beraad gewerkt met één set spreektijden die geldt voor zowel het Zaanstad Beraad van 2 en 4 november (spreektijden gebaseerd op gelijk deel voor alle fracties en deel naar fractieomvang). Dat geeft de fracties de gelegenheid om over de twee avonden zelf hun accenten te leggen op de onderwerpen die zij van belang vinden. Doordat de avonden in dezelfde week vallen krijgen de bijeenkomsten meer het karakter van een doorlopende bespreking.

Donderdag 4 november, vanaf 16.00u

Let op: deze vergadering begint om 16.00u i.p.v. 19.00u. Rond een uur of 18.00 wordt er gepauzeerd om te eten. Tweede Zaanstad Beraad. Bespreekpunten vormen wederom de ingediende moties, amendementen en bespreekpunten. De behandeling wordt net als op 2 november gestructureerd aan de hand van de begrotingsprogramma’s. Dat betekent dat we verder gaan waar we op 2 november zijn gebleven, dat geldt ook voor de spreektijden. Zie verder ook de tekst onder 2 november. Let op: deze vergadering begint om 16.00u i.p.v. 19.00u. Rond een uur of 18.00 wordt er gepauzeerd om te eten. Voorafgaand aan dit ZB is er geen vragenuur.

2

Dinsdag 9 november, vanaf 16.00u

Raadsvergadering begroting t.b.v. besluitvorming. Werkwijze: tijdens de vergadering wordt gebruik gemaakt van spreektijden. De raadsvergadering staat op dinsdag gepland. Reden hiervoor is dat de begroting vóór 15 november bij de provincie moet worden ingediend. Mochten de stemmen staken op 9 november, dan kan op 11 november opnieuw worden gestemd. Let op: deze vergadering begint om 16.00u i.p.v. 19.00u. Rond een uur of 18.00 wordt er gepauzeerd om te eten.

Het onderdeel technische vragen uit deze planning lichten we graag nader toe: Technische vragen via e-mail en gesprek Naast het stellen van technische vagen via e-mail is het ook mogelijk om in een gesprek met een ambtenaar uw technische vragen te stellen. Neemt u hier gerust contact voor op met de griffie, zodat we een afspraak tussen u en de betrokken ambtenaar kunnen organiseren.

Verder: Tijdens de raadsvergadering van dinsdag 9 november vindt ook besluitvorming plaats over enkele voorstellen die nauw samenhangen met de begroting. Dit betreft o.a. het IHP en MPG/grondexploitaties. De inhoudelijke bespreking van deze voorstellen wordt indien mogelijk in één van de laatste Zaanstad Beraden voor de behandeling van de begroting gepland. Op deze manier is er de mogelijkheid om over deze voorstellen ook eigenstandig te spreken.

3

Bijlage Overwegingen voor wijze waarop begroting en voorjaarsnota worden behandeld In 2017 en begin 2018 is er meerdere keren in het presidium gesproken over de agendadruk van de raad. Rode draad in deze besprekingen was dat de raad teveel vergaderde en te weinig naar buiten gericht is. Concreet punt rondom de agendadruk was het vaak (moeten) inzetten van de dinsdagavond als extra avond voor het Zaanstad Beraad, omdat we met de donderdagavond niet uitkwamen. Naar aanleiding van deze besprekingen is een pakket aan maatregelen voorgesteld en besloten om de agendadruk te verminderen, zodat er minder vergaderd hoeft te worden. Eén van die maatregelen is een compacte behandeling van de begroting, op basis van de volgende uitgangspunten: 1. Kadernota (voortaan: voorjaarsnota) en begrotingsbehandeling, die minder vergadertijd vraagt, zodat in oktober en juni/juli meer tijd beschikbaar is voor andere onderwerpen; 2. De door de raad eerder uitgesproken wens om bij de kadernota- en begrotingsbehandeling de invloed van de raad te versterken door meer te focussen op bestuurlijke hoofdlijnen en daarmee samenhangend een overzichtelijk aantal moties en amendementen. 3. Bij voorkeur geen parallelle sessies bij kadernota en begroting; 4. Behoefte aan goede ambtelijke toelichting en vragenronde; 5.

De waarde van technische toetsing en advisering van moties en amendementen (griffie en ambtelijk); 6. Behoefte aan tijdige reactie college op moties en amendementen; 7. Voldoende tijd voor onderling overleg en afstemming. Aan de hand van deze uitgangspunten en de evaluatie van de vorige begroting en voorjaarsnota die zijn besproken door het presidium heeft de behandeling van de begroting in 2019 als volgt plaatsgevonden: Korte toelichting onderscheid voorjaarsnota en begroting In 2019 is voor het eerst gewerkt met een voorjaarsnota. Hierin zijn de kadernota en de bestuursrapportage inclusief de begrotingswijziging samengevoegd. In de voorjaarsnota staan in hoofdlijnen de beleidsmatige plannen en bijbehorend financieel kader voor de komende jaren. Deze hoofdlijnen worden uitgewerkt in de begroting, binnen het financiële kader dat de voorjaarsnota schetst. Met het vaststellen van de begroting stelt de raad daadwerkelijk de budgetten vast, en geeft daarmee vorm aan zijn budgetrecht.

4