RV Controleprotocol en normenkader rechtmatigheid 2021

2021/ 26171

Raadsvoorstel en besluitnota Onderwerp Controleprotocol en normenkader rechtmatigheid 2021

Gevraagd besluit 1. Voor de controle-opdracht van de jaarrekening 2021 van de gemeente Zaanstad t.b.v. de controlerend accountant (PwC) de volgende richtlijnen vast te stellen: A. Het intern wettelijk kader, zijnde: 1. alle raadsbesluiten; 2. wettelijk verplichte kaderstellende collegebesluiten, waarbij is voorgeschreven dat een rechtmatigheidstoets uitgevoerd moet worden (m.n. bij specifieke uitkeringen); 3. overige externe en interne regelgeving conform het intern opgestelde normenkader; B. De goedkeuringstolerantie te bepalen op 1% en tussen de 1 en 3% met beperking; C. De rapporteringstolerantie te bepalen op € 200.000; D. De rapporteringstoleranties van specifieke uitkeringen te bepalen op: € 12.500 indien de lasten ≤ € 125.000; 10% indien de lasten > € 125.000 ≤ € 1 mln.; € 125.000 indien de lasten > € 1 mln. E.

Voor de controle 2021 de onderstaande twee specifieke aandachtspunten mee te geven aan de accountant: Hoe is gewaarborgd dat bij de toekenning van de (lokale) Zaanse Covid19-regelingen aan het afwegingskader is voldaan? In hoeverre zijn de regelingen uitgeput? Op welke manier heeft verantwoording door de subsidieontvangers plaatsgevonden? Wat zijn de werkelijke kosten van de afvalstoffenheffing en hoe verhouden die zich tot (de opbouw van) het tarief? Daarin wordt ook meegenomen de egalisatiereserve en de vraag welke kosten op de kostenplaats afvalstoffenheffing worden geboekt. F. Ten aanzien van het voorwaardencriterium te bepalen dat m.b.t. de financiële beheershandelingen de volgende aspecten worden beoordeeld: recht, hoogte en duur. G. Ten aanzien van de begrotingsrechtmatigheid gelden de spelregels uit de financiële verordening en het geactualiseerde normenkader rechtmatigheid 2021.

Geheimhouding op grond van de Gemeentewet n.v.t.

Kernverhaal De accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet wordt voor het verslagjaar 2021 voor de gemeente Zaanstad uitgevoerd door PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Voor de accountantscontrole is het van belang dat de raad de accountant nadere aanwijzingen geeft over de reikwijdte van de accountantscontrole. Het definiëren van het controleprotocol is een taak van de raad als opdrachtgever voor de accountantscontrole. Met het controleprotocol stelt de raad de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties vast, alsmede de reikwijdte van de rechtmatigheidscontrole. Het normenkader betreft een inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeenteraad zelf. De auditcommissie heeft een afweging gemaakt aan welke specifieke aandachtsgebieden extra aandacht moeten worden besteed door de accountant.

2021/ 26171

Aanleiding Met de uitstel van de wetgeving omtrent de rechtmatigheidsverantwoording van het college, blijft de controle op de jaarstukken 2021 door de accountant gelijk aan de voorgaande jaren. De accountant voert jaarlijks voor de gemeente Zaanstad een accountantscontrole uit als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet. Om de controle voor te bereiden en te ondersteunen wordt in het controleprotocol op hoofdlijnen een aantal zaken geregeld. De accountant geeft bij de jaarrekeningcontrole niet alleen een oordeel over het getrouwe beeld, maar beoordeelt tevens de rechtmatigheid van de jaarstukken. De gemeente moet kunnen laten zien dat ze rechtmatig met haar middelen omgaat. De raad dient jaarlijks de richtlijnen en specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole van de jaarrekening vast te stellen. In het voorliggend controleprotocol worden de aanwijzingen voor het controleren van de jaarrekening 2021 vastgelegd.

Beoogd resultaat Dit controleprotocol heeft tot doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening.

Kader Het kader wordt bepaald door de gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Dit wordt verder uitgewerkt in de controleverordening en het controleprotocol. Bij raadsbesluit van 12 december 2019 is de Controleverordening gemeente Zaanstad 2019 vastgesteld. In deze verordening is in artikel 2 lid 3 bepaald dat de raad, op voordracht van de auditcommissie, jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole, specifieke aandachtspunten en rapporteringstoleranties vaststelt.

Argumenten en afwegingen De controle van de jaarstukken door de accountant wordt gericht op het afgeven van een oordeel over: - De getrouwe weergave van de in de jaarstukken gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; - Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen. Controle toleranties De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt zich op het ontdekken van belangrijke fouten. De accountant richt zijn controle zo in dat rekening wordt gehouden met de rapporteringstolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die het vastgestelde bedrag overschrijden en alle vastgestelde onderwerpen ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Goedkeuringstolerantie: De raad geeft de accountant de volgende algemene goedkeuringstoleranties mee om te rekenen in de controle. Deze toleranties zijn gelijk gesteld aan het wettelijk minimum.

2021/ 26171

Rapporteringstolerantie: Voorgesteld wordt om de rapporteringtolerantie vast te stellen op € 200.000. Dit houdt in dat de accountant alle geconstateerde fouten en/of onzekerheden die dit bedrag te boven gaan rapporteert in zijn verslag van bevindingen. Sinds 2007 vallen ook specifieke uitkeringen onder het principe Single Information Single Audit (SiSa). De verantwoording van de specifieke uitkeringen lopen daarmee via de jaarstukken van de gemeente Zaanstad. Voor de specifieke uitkeringen gelden andere rapporteringstoleranties, die afhankelijk zijn van de grootte van de uitkering. In het verslag van bevindingen neemt de accountant per specifieke uitkering fouten en onzekerheden, boven een vastgestelde financiële grens op, voor zover die niet door de gemeente zijn of kunnen worden gecorrigeerd. Deze financiële grens is per specifieke uitkering: € 12.500 indien de lasten kleiner dan of gelijk is aan € 125.000 zijn; 10% indien de lasten groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk is aan € 1.000.000 zijn; € 125.000 indien de lasten groter dan € 1.000.000 zijn. De rapporteringtolerantie heeft géén consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Het gaat alleen om het rapporteren van de waargenomen, niet herstelde, fouten en onzekerheden, voortkomende uit de accountantscontrole.

Specifieke aandachtspunten Conform de controle verordening (artikel 2 lid 3) bepaalt de raad, op voordracht van de auditcommissie, jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole specifieke aandachtspunten. De volgende aandachtspunten voor de accountantscontrole zijn geïnventariseerd: - Hoe is gewaarborgd dat bij de toekenning van de (lokale) Zaanse Covid-19regelingen aan het afwegingskader is voldaan? In hoeverre zijn de regelingen uitgeput? Op welke manier heeft verantwoording door de subsidieontvangers plaatsgevonden? - Wat zijn de werkelijke kosten van de afvalstoffenheffing en hoe verhouden die zich tot (de opbouw van) het tarief? Daarin wordt ook meegenomen de egalisatiereserve en de vraag welke kosten op de kostenplaats afvalstoffenheffing worden geboekt. Normenkader rechtmatigheid 2021 Het normenkader rechtmatigheid wordt jaarlijks geactualiseerd. In de bijlage treft u het normenkader aan. In deze bijlage wordt ook de externe regelgeving opgenomen.

Draagvlak Het controleprotocol 2021 is besproken in de auditcommissie van 30 september 2021.

Vervolgtraject De sector control is ambtelijk aanspreekpunt voor de controle van de jaarrekening. De raad is de opdrachtgever van de accountant. Na besluitvorming zal de Raadsgriffie ervoor zorgdragen dat het raadsbesluit: controleprotocol 2021 inclusief het normenkader aan de accountant ter beschikking wordt gesteld.

2021/ 26171

Bijgaande stukken Normenkader rechtmatigheid 2021.

2021/ 26171

De gemeenteraad van Zaanstad besluit:

1. Voor de controle-opdracht van de jaarrekening 2021 van de gemeente Zaanstad t.b.v. de controlerend accountant (PwC) de volgende richtlijnen vast te stellen: A. Het intern wettelijk kader, zijnde: 1. alle raadsbesluiten; 2. wettelijk verplichte kaderstellende collegebesluiten, waarbij is voorgeschreven dat een rechtmatigheidstoets uitgevoerd moet worden (m.n. bij specifieke uitkeringen); 3. overige externe en interne regelgeving conform het intern opgestelde normenkader; B. De goedkeuringstolerantie te bepalen op 1% en tussen de 1 en 3% met beperking; C. De rapporteringstolerantie te bepalen op € 200.000; D. De rapporteringstoleranties van specifieke uitkeringen te bepalen op: € 12.500 indien de lasten ≤ € 125.000; 10% indien de lasten > € 125.000 ≤ € 1 mln.; € 125.000 indien de lasten > € 1 mln. E. Voor de controle 2021 de onderstaande twee specifieke aandachtspunten mee te geven aan de accountant: Hoe is gewaarborgd dat bij de toekenning van de (lokale) Zaanse Covid-19regelingen aan het afwegingskader is voldaan? In hoeverre zijn de regelingen uitgeput? Op welke manier heeft verantwoording door de subsidieontvangers plaatsgevonden? Wat zijn de werkelijke kosten van de afvalstoffenheffing en hoe verhouden die zich tot (de opbouw van) het tarief? Daarin wordt ook meegenomen de egalisatiereserve en de vraag welke kosten op de kostenplaats afvalstoffenheffing worden geboekt.

F. Ten aanzien van het voorwaardencriterium te bepalen dat m.b.t. de financiële beheershandelingen de volgende aspecten worden beoordeeld: recht, hoogte en duur. G. Ten aanzien van de begrotingsrechtmatigheid gelden de spelregels uit de financiële verordening en het geactualiseerde normenkader rechtmatigheid 2021.

In de vergadering van ……………………………………………………………………..,

de griffier

de burgemeester