Reglement van Orde - NIEUWE VERSIE

Als iemand niet meer in aanmerking kan komen voor een gesprek met de raad door het verstrijken van de termijn en onvoldoende ruimte in het programma van het Zaanstad Beraad staat nog altijd de mogelijkheid tot inspraak open. Artikel 65 Vormen van gesprek met de raad 1. Regulier gesprek: Een gespreksleider vanuit de raad licht na opening eerst kort toe wat het doel is van de bijeenkomst. Daarna krijgen alle aanmelders voor het gesprek met de raad de gelegenheid hun standpunt mondeling toe te lichten. Nadat alle sprekers het woord hebben gehad, is er gelegenheid om met elkaar in gesprek te gaan (raadsleden en inwoners en belanghebbenden, collegeleden en ambtenaren). Soms begint de bijeenkomst met een presentatie van een ambtenaar om de aanwezigen te informeren over de laatste stand van zaken rondom het onderwerp. 2. Zeepkist: Inwoners en belanghebbenden presenteren eerst en public in één minuut de kern van hun verhaal en nemen daarna plaats achter een tafel. Daarna krijgen raadsleden de kans zich uitgebreider te informeren door bij de verschillende meepraters aan tafel te gaan zitten en vragen te stellen. Artikel 66 Inspraak 1. Wanneer een inspreker zich gemeld heeft organiseert de agendacommissie een inspraakbijeenkomst over het aangemelde onderwerp op de avond van het Zaanstad Beraad waarop het onderwerp geagendeerd is.

Een inspreker heeft een spreektijd van in beginsel maximaal vijf minuten. Inspreken is ook mogelijk over onderwerpen die niet geagendeerd staan. Insprekers kunnen zich hiervoor acht dagen voor aanvang van het Zaanstad Beraad onder opgave van het onderwerp waarover wordt ingesproken 2. De agendacommissie verdeelt de spreektijd bij inspraak op basis van het aantal insprekers en de beschikbare tijd. Als de agendacommissie geen verdeling meer kan maken dan zal de agendacommissie en anders de voorzitter van de inspraakbijeenkomst de spreektijd aanpassen 3. Voorafgaand aan de raadsvergadering is inspraak mogelijk over: a. Moties vreemd aan de orde van de dag, waarvan het onderwerp niet eerder in een Zaanstad Beraad van de betreffende vergadercyclus behandeld is. b. Voorstellen die rechtsreeks op de raadsvergadering zijn geagendeerd, en dus niet in een Zaanstad Beraad aan de orde zijn gekomen. Artikel 67 Burgerinitiatief Inwoners hebben het recht van initiatief om een voorstel in het Zaanstad Beraad te brengen, conform de Verordening op het Burgerinitiatief. Artikel 68 Toehoorders en pers 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen openbare vergaderingen bijwonen. 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

Artikel 69 Geluid- en beeldregistraties Degenen die in de vergaderzaal tijdens de raadsvergadering of de bijeenkomst van het Zaanstad Beraad geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan voor de aanvang van de vergadering mededeling aan de griffie en de voorzitter en gedragen zich naar de aanwijzingen van de voorzitter. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten. Reglement van orde pagina 19 van 24

Artikel 70 Regels voor gebruik communicatiemiddelen In de vergaderzaal en op de publieke tribune is het alleen toegestaan gebruik te maken van communicatiemiddelen zoals een mobiele telefoon, indien alle geluidsfuncties die de orde van de vergadering kunnen verstoren uitgeschakeld staan. In uitzonderlijke gevallen kan door de voorzitter ontheffing verleend worden. Hoofdstuk 7

Besloten vergadering en geheimhouding

Artikel 71 Besloten vergadering 1. De deuren van de raadsvergadering worden gesloten conform de procedureregels van artikel 23 Gemeentewet. 2. De deuren van een bijeenkomst in het Zaanstad Beraad worden gesloten als de agendacommissie of de voorzitter het nodig oordeelt. In beslotenheid kan diegene(n) die een verzoek voor een besloten bijeenkomst heeft gedaan dit toelichten. De voorzitter beslist, na het horen van de fractiewoordvoerders, of in beslotenheid wordt vergaderd. 3. Op een besloten raadsvergadering of besloten bijeenkomst in het Zaanstad Beraad zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering of bijeenkomst. Artikel 72 Verslag 1. Van een besloten raadsvergadering of een besloten bijeenkomst in het Zaanstad Beraad wordt een verslag respectievelijk een afsprakenlijst gemaakt. Besloten wordt of daar geheimhouding op wordt gelegd. 2. De griffier zendt het verslag van een besloten vergadering respectievelijk de afsprakenlijst van een besloten bijeenkomst in beginsel toe aan de raadsleden, de leden van het college en de overige bij de besloten vergadering aanwezige personen, waarbij wordt gewezen op het besloten karakter van de vergadering en/of de plicht tot geheimhouding. 3.

De raadsleden, leden van het college en de overige bij de besloten vergadering aanwezige personen hebben het recht binnen tien dagen na toezending of ter inzage legging van het verslag een voorstel tot wijziging ervan bij de griffier in te dienen, indien het verslag naar hun oordeel onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft wat besproken is. 4. Indien er binnen tien dagen na toezending van de afsprakenlijst van een besloten bijeenkomst van het Zaanstad Beraad geen voorstel tot wijziging is ingediend, wordt het verslag geacht definitief te zijn vastgesteld 5. Indien er binnen tien dagen na toezending van de afsprakenlijst van een besloten bijeenkomst van het Zaanstad Beraad voorstellen tot wijziging zijn ingediend, beslist de voorzitter van de besloten vergadering over de voorgestelde wijziging, stelt de afsprakenlijst definitief vast, en stelt alle betrokkenen daarvan op de hoogte. 6. Indien er binnen tien dagen na toezending van het verslag van een besloten raadsvergadering voorstellen tot wijziging zijn ingediend, brengt de voorzitter een advies uit over de voorgestelde wijziging. Het schriftelijke verslag wordt met het advies van de voorzitter ter besluitvorming aangeboden en vastgesteld in de eerstkomende raadsvergadering. Als beraadslaging wordt verlangd worden de deuren van de vergadering gesloten. 7.

Na definitieve vaststelling van verslagen of afsprakenlijsten waarop geheimhouding is gelegd beslist in geval van een verslag van een raadsvergadering de raad over het openbaar maken van het verslag, en in geval van een besloten bijeenkomst in het Zaanstad Beraad de agendacommissie over openbaarmaking van de afsprakenlijst, nadat het college, de burgemeester of het betrokken collegelid is gehoord. Artikel 73 Geheimhouding Voor de afloop van een besloten raadsvergadering en een bijeenkomst Zaanstad Beraad beslist respectievelijk de raad overeenkomstig Artikel 25 van de Gemeentewet, en de voorzitter van de bijeenkomst van het Zaanstad Beraad overeenkomstig Artikel 86 van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raad kan besluiten de geheimhouding op te heffen. Artikel 74 Opheffing geheimhouding Indien de raad op grond van artikel 25 derde en vierde lid, artikel 55 tweede en derde lid, of artikel 86 tweede en derde lid van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding niet te bekrachtigen dan wel op te heffen, wordt indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, in Reglement van orde

pagina 20 van 24

een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd. Vervolgens besluit de gemeenteraad over het bekrachtigen van de geheimhouding dan wel het opheffen van de geheimhouding.

Hoofdstuk 8

Slotbepalingen

Artikel 75 Uitleg reglement In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de voorzitter, en in het geval van een bijeenkomst in het Zaanstad Beraad de voorzitter van de bijeenkomst na consultatie van de deelnemers aan de bijeenkomst. Artikel 76 Inwerkingtreding 1. Dit reglement treedt in werking op 1 mei 2021. 2. Op dat tijdstip vervalt het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en het Zaanstad Beraad van de gemeente Zaanstad, zoals dat gold vanaf 23 augustus 2019.

Artikel 77 Citeertitel Dit reglement kan worden aangehaald als: Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en het Zaanstad Beraad.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 22 april 2021

Reglement van orde

pagina 21 van 24

Geheimhouding en beslotenheid Spelregels, procedures, interpretaties en werkprocessen bij de Raadsvergadering en het Zaanstad Beraad Behorend bij het Reglement van Orde voor de vergadering en andere werkzaamheden van de raad en het Zaanstad Beraad. De volgende onderwerpen zullen hierna worden toegelicht: 1. Alles openbaar, tenzij 2. De begrippen beslotenheid, geheimhouding en vertrouwelijkheid 3. Voor wie geldt geheimhouding 4. Schending geheimhouding 5. Niet eens met geheimhouding 6. Geheimhouding opleggen op stukken en bekrachtiging in de raad 7. Verspreiding van geheime stukken 8. Hoe wordt een vergadering besloten en wie zijn aanwezig 9. Geheimhouding opleggen op de beraadslaging en op het verslag 10. Opheffen van de geheimhouding

1. Alles openbaar, tenzij In beginsel is elke vergadering van de raad en het Zaanstad Beraad openbaar. En in principe is gemeentelijke informatie voor ieder (dus ook voor raadsleden) toegankelijk. Dit beginsel staat in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), die ook de uitzonderingsgronden aangeeft om onderwerpen niet in de openbaarheid te behandelen of om informatie niet te verstrekken. De informatie kan dan wel gegeven en/of besproken worden, maar onder oplegging van geheimhouding. Bijvoorbeeld vanwege financiële belangen van de gemeente. Ook de Gemeentewet kent een weigeringsgrond in artikel 169 lid 3 en artikel 180 lid 3: het college resp. de burgemeester geeft de door een of meer raadsleden gevraagde inlichtingen tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang. De Gemeentewet (artikel 24) noemt andersom ook een aantal onderwerpen waarover niet in beslotenheid mag worden beraadslaagd en besloten, zoals de begroting en jaarrekening. 2. De begrippen beslotenheid, geheimhouding en vertrouwelijkheid Geheimhouding kan worden opgelegd op stukken, op hetgeen besproken is in een besloten vergadering (de beraadslaging) en op het verslag/notulen/afsprakenlijst van een besloten vergadering. Met geheimhouding ontstaat een zwijgplicht. Beslotenheid heeft betrekking op een vergadering.

Een besloten vergadering is niet openbaar, er wordt zogezegd achter gesloten deuren (of met de deuren dicht) vergaderd. Op wat in een besloten vergadering is besproken ligt niet automatisch ook geheimhouding. Geheimhouding op het besprokene moet expliciet worden opgelegd. Indien geen geheimhouding wordt opgelegd, kan na afloop van de vergadering mededeling worden gedaan van het in de vergadering behandelde. Het woord vertrouwelijk komt wel voor in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en ook in de Wob, maar de Gemeentewet kent alleen het begrip geheim en geheimhouding 1. De strekking van de begrippen is vrijwel gelijk, maar 'geheim' is formeel beter geregeld. Voor de term 'geheim' zijn in de wet bepalingen opgenomen over het opleggen en opheffen, alsmede over de schending van geheimhouding. Voor stukken met vertrouwelijk erop gelden die regels niet eenduidig voor altijd en iedereen (jurisprudentie). Dit is tevens het geval met de term 'niet openbaar'. Voor de eenduidigheid wordt daarom op de stukken waarop geheimhouding is opgelegd alleen nog de term "geheim" vermeld: dan weet iedereen waar hij aan toe is (formele procedures en de Wob toetsingscriteria gelden, strafrechtelijk vervolgbaar). 3.

Voor wie geldt geheimhouding De Gemeentewet geeft aan (artikel 25) dat de geheimhoudingsplicht geldt voor iedereen die bij de behandeling in een vergadering aanwezig was en voor diegenen die kennis dragen van het behandelde en/of voor iedereen die kennis draagt van de geheime stukken. De geheimhouding geldt dus niet alleen voor raadsleden, maar ook voor anderen, zoals steunfractieledenburgemeester, wethouders, ambtenaren en medewerkers van de griffie. Reglement van orde pagina 22 van 24

4. Schending geheimhouding Het schenden van geheimhouding kan tot strafrechtelijke vervolging leiden. Een procedure kan bijvoorbeeld worden aangespannen door de raad. De rechter beoordeelt of er van schending van geheimhouding sprake is. Het Wetboek van Strafrecht (artikel 272) geeft aan welke straf er maximaal op staat. Overtreding van de regels kan sancties tot gevolg hebben. De Algemene wet Bestuursrecht (artikel 2:5) bepaalt daarnaast dat iedereen die betrokken is bij de uitvoering van een taak van een bestuursorgaan, en over vertrouwelijke informatie beschikt, verplicht is tot geheimhouding2. Ook geven raadsleden en steunfractieleden met de eedaflegging in de raadsvergadering aan dat zij de wetten zullen nakomen. 5: Niet eens met geheimhouding Tijdens raadsvergaderingen beslist de raad of er met gesloten deuren wordt vergaderd (artikel 23 gemeentewet). Dit besluit kan met een ‘gewone’ meerderheid genomen worden (de helft +1). In een bijeenkomst van het Zaanstad Beraad beslist de voorzitter hierover na het horen van de fractiewoordvoerders die hierbij de stem van hun fractie vertegenwoordigen. De voorzitter kan de gewogen stem meenemen in de voortgangsconclusie. Zodoende kan het voorkomen dat niet alle aanwezigen het eens zijn met de geheimhouding. Toch dient iedereen die van de geheime informatie kennis neemt de geheimhouding in acht te nemen totdat deze wordt opgeheven.

6. Geheimhouding opleggen op stukken en bekrachtiging in de raad Met stukken wordt hier bedoeld de stukken die aan de raad ter besluitvorming worden voorgelegd, de stukken die voor een zienswijze aan de raad worden voorgelegd en de stukken die de raad ter kennisname ontvangt. Geheimhouding op stukken kan worden opgelegd door de burgemeester, het college, de raad, een commissie en de commissievoorzitter. De geheimhouding (o.g.v. W ob) moet op het stuk worden gemotiveerd. In de Gemeentewet (Art 25, lid 3) wordt m.b.t. het opleggen van geheimhouding gesteld dat de opgelegde geheimhouding vervalt indien de geheimhouding op stukken die aan de raad zijn overlegd, niet in de eerstvolgende raadsvergadering worden bekrachtigd. Op basis van jurisprudentie is gebleken dat de procedure bekrachtiging van de geheimhouding door de raad plaats moet vinden bij alle stukken die aan de raad onder geheimhouding worden aangeboden. 7. Verspreiding van geheime stukken De stukken waarop geheimhouding is gelegd worden duidelijk als "geheim" gemarkeerd (gekopieerd met rode opdruk "geheim") en in beginsel verspreid onder de raadsleden in een gesloten postbus.

Als het gaat om omvangrijke en complexe geheime stukken en het niet zinvol is om deze te reproduceren en toe te zenden, liggen de geheime stukken ter inzage bij de griffier en wordt, na inzage, door raads- en steunfractieleden getekend voor gezien3. Geheime stukken liggen niet op de gebruikelijke plekken ter inzage en worden niet gepubliceerd voor publiek. 8. Hoe wordt een vergadering besloten en wie zijn aanwezig Alle besloten vergaderingen starten (formeel) in het openbaar, omdat het verzoek om een vergadering besloten te houden (in principe) in de openbaarheid gedaan moet worden. In de raadsvergadering worden de deuren gesloten (besloten) als tenminste een vijfde van de aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter het nodigt oordeelt, en in het Zaanstad Beraad als de agendacommissie of de voorzitter het nodig oordeelt. In beslotenheid kan diegene die een verzoek voor beslotenheid heeft gedaan dit toelichten. Vervolgens beslist de raad of er in beslotenheid wordt vergaderd. In het Zaanstad Beraad beslist de voorzitter na het horen van de fractiewoordvoerders. In de praktijk zal de agendacommissie vooraf aangeven of de vergadering in beslotenheid gehouden wordt. Formeel geldt de bovengenoemde procedure, die bij meningsverschillen of onduidelijkh eid over de noodzaak van beslotenheid letterlijk zo gevolgd zal worden.

In een besloten raadsvergadering zijn aanwezig de voorzitter, raadsleden, de griffier en/of griffiemedewerker en het collegelid, wiens portefeuille het betreft. De raad beslist wie verder bij de vergadering aanwezig mogen zijn. In een besloten bijeenkomst van het Zaanstad Beraad geldt hetzelfde met dien verstande dat in de regel ook steunfractieleden aanwezig zijn en dat de voorzitter van de vergadering verder beslist na het horen van de fractiewoordvoerders. 9. Geheimhouding opleggen op de beraadslaging en op het verslag De raad kan, op wat er in een besloten raadsvergadering is besproken (de zgn mondelinge beraadslaging), geheimhouding opleggen op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). In Reglement van orde pagina 23 van 24

het Zaanstad Beraad maakt de voorzitter van de bijeenkomst dat expliciet bekend nadat hij de fractiewoordvoerders gehoord heeft. De geheimhouding moet opgelegd worden in dezelfde vergadering als waar het besproken is. Dat kan niet achteraf. Hoewel geheimhouding leggen op het besprokene in een besloten vergadering vanzelfsprekend lijkt of gelijk aan het besluit om die vergadering besloten te houden, is het dat niet. Het is immers denkbaar dat aan het einde van een besloten vergadering geconcludeerd wordt dat het besprokene bij nader inzien of ondanks de eerdere verwachting geenszins geheim is of zou moeten zijn. Daarom is het verstandig altijd aan het einde van de besloten vergadering de al dan niet geheimhouding op het besprokene te expliciteren. Hetzelfde gaat op voor het opleggen van geheimhouding op het verslag van de vergadering. Het kan wenselijk zijn te besluiten om een openbaar verslag van de vergadering te maken met weglating van de onderdelen waarvan in de vergadering bepaald is dat deze geheim zijn. In het Reglement van Orde is de procedure beschreven met betrekking tot de vaststelling van een geheim verslag van een besloten raadsvergadering respectievelijk een geheime afsprakenlijst van een besloten bijeenkomst van het Zaanstad Beraad. 10. Opheffen van de geheimhouding Algemene regel is dat het orgaan dat de geheimhouding oplegt, deze ook weer zelf moet opheffen.

4 Dat impliceert dat de raad de geheimhouding kan opheffen van raadsvoorstellen/raadsbesluiten, van de verslagen en van het besprokene in raadsvergaderingen die besloten waren. In het Reglement van Orde is aangegeven dat de agendacommissie kan besluiten over openbaarmaking van verslagen van besloten bijeenkomsten van het Zaanstad Beraad. In de praktijk kan het handig zijn deze opheffingsbesluiten allemaal in een pakket door de raad te laten nemen. Dergelijke opheffingsbesluiten vergen voorbereiding, waaronder het voorgeschreven overleg met het college, de burgemeester of het betrokken collegelid, en vervolgens agendering in een vergadering van respectievelijk raad, agendacommissie of college ten behoeve van besluitvorming. Als er beraadslaging wordt verlangd over het opheffingsvoorstel zullen de deuren van de (raads)vergadering opnieuw gesloten moeten worden en geheimhouding worden opgelegd. Het verdient aanbeveling om al bij de oplegging van de geheimhouding aan te geven voor hoe lang of onder welke voorwaarden de geheimhouding zal gelden en dat expliciet mee te nemen in het formele besluit van het betreffende orgaan. Daarmee is de opheffing van de geheimhouding gewaarborgd, en spaart dat later veel werk uit.

1 De Wob hanteert het begrip "geheime stukken": dat zijn volgens de Wob stukken die vertrouwelijk zijn! 2 Dit is het voorbeeld van de onduidelijkheid over de norm van vertrouwelijk en geheim. Er is geen wet die

"vertrouwelijkheid" afspreken of opleggen verbiedt. Dan is het openbaar maken van vertrouwelijke informatie misschien niet netjes gelet op de cultuur en onderlinge verhoudingen, maar is het strafbaar? In dat geval is het beter te spreken van "geheim". 3 Voor zover de wet zich daar niet tegen verzet, bijvoorbeeld in het geval van een Vertrouwenscommissie bij een burgemeestersvacature. 4 Uitzondering is als de raad een raadsvoorstel waarop (veelal door het college) geheimhouding is gelegd niet bekrachtigt, want in dat geval vervalt de geheimhouding op die stukken van rechtswege. Als de raad de geheimhouding op deze stukken wel bekrachtigt is het vervolgens ook aan de raad om de geheimhouding weer op te heffen.

Reglement van orde

pagina 24 van 24