Raadsvoorstel wijzigingRvO en verordening ondersteuning

2021/7241 2021/8177

Raadsvoorstel en besluitnota Onderwerp Wijziging Reglement van Orde 2021 en Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad 2014 Gevraagd besluit 1. Akkoord te gaan met het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en het Zaanstad Beraad 2021, dat inwerking treedt per 1 mei 2021, met als belangrijkste wijzigingen: a. Maatregelen ter verbetering van de vergaderorde, inhoudende: i. Het Zaanstad Beraad wordt benut voor politiek en gesprek met inwoners en belanghebbenden. Technische bijeenkomsten en carrés vinden plaats via webinars, de vragen en antwoorden worden schriftelijk afgehandeld en kunnen op RIS gepubliceerd worden. De standaard pauzetijd in het Zaanstad Beraad wordt ingekort tot 15 minuten. ii. Er wordt een eerste en tweede termijn toegepast in het Zaanstad Beraad, waarbij geen gebruik wordt gemaakt van spreektijden voor fracties. De eerste spreker kan via loting geselecteerd worden. iii. Er wordt gebruik gemaakt van spreektijd in de raadsvergadering, de aanvangstijd wordt vervroegd naar 19.00 uur. iv. Tijdens de raadsvergadering zullen eerst moties vreemd over onderwerpen die besproken zijn in het Zaanstad Beraad in de afgelopen vergadercyclus worden geagendeerd, daarna moties vreemd over andere onderwerpen. b. Toevoeging van het instrument Vragenuur in plaats van de Actualiteitsvraag. c. Overige wijzigingen, inhoudende: i.

Toevoegen begripsomschrijving inspreker ii. Een aantal technische wijzigingen d. Het verwijderen van de teksten die te maken hebben met de aanwezigheid van fractie-assistenten in fractievergaderingen wanneer er gesproken wordt over geheime informatie. 2. Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en het Zaanstad Beraad in te trekken per 1 mei 2021. 3. Akkoord te gaan met de volgende wijzigingen in de Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad 2014: a. Het verwijderen van de teksten die te maken hebben met de aanwezigheid van fractie-assistenten in fractievergaderingen wanneer er gesproken wordt over geheime informatie. 4. Deze wijzigingen in werking te laten treden per 1 mei 2021. Geheimhouding op grond van de Gemeentewet Openbaar Kernverhaal In het presidium is meerdere keren gesproken over de vergaderorde. Om de vergaderorde te verbeteren heeft het presidium de agendacommissie, aangevuld met mevrouw De Boer en de heren Van Haasen en Tuijn, de opdracht gegeven om met een voorstel te komen om de vergaderorde te verbeteren. Dit heeft geresulteerd in het volgende pakket aan maatregelen: a) Het Zaanstad Beraad wordt benut voor politiek en gesprek met inwoners en belanghebbenden.

Technische bijeenkomsten en carrés vinden plaats via webinars, de vragen en antwoorden worden schriftelijk afgehandeld en kunnen op RIS gepubliceerd worden. De standaard pauzetijd in het Zaanstad Beraad wordt ingekort tot 15 minuten.

DOCUMENTNUMMER

PAGINA

2021/7241 2021/8177

2/6

gemeente Zaanstad

b) Er wordt een eerste en tweede termijn toegepast in het Zaanstad Beraad, waarbij geen gebruik wordt gemaakt van spreektijden voor fracties. De eerste spreker kan via loting geselecteerd worden. c) Er wordt gebruik gemaakt van spreektijd in de raadsvergadering, de aanvangstijd wordt vervroegd naar 19.00 uur. d) Tijdens de raadsvergadering zullen eerst moties vreemd over onderwerpen die besproken zijn in het Zaanstad Beraad in de afgelopen vergadercyclus worden geagendeerd, daarna moties vreemd over andere onderwerpen. Het presidium heeft de griffie gevraagd met een wijzigingsvoorstel voor het Reglement van Orde te komen om deze maatregelen vast te leggen. In of na het zomerreces zullen de ervaringen van de maatregelen worden opgehaald bij de fracties. Deze ervaringen worden dan besproken in de voornoemde werkgroep, die vervolgens het presidium adviseert. Naast de wijzigingen van het Reglement van Orde vanwege de maatregelen om de vergaderorde te verbeteren, wordt dit wijzigingsmoment ook benut om het Vragenuur op te nemen in het Reglement van Orde en een aantal technische wijzigingen door te voeren. Het uitgangspunt is dat de gemeente handelt in lijn met geldende wet- en regelgeving.

Daarom wordt de raad via dit voorstel ook in staat gesteld om de regels over het aanwezig zijn van fractie-assistenten in de fractievergadering bij het bespreken van geheime onderwerpen voor nu ongedaan te maken. Die teksten zijn terug te vinden in het Reglement van Orde en de verordening organisatie griffie en ondersteuning raad. Aanleiding In het presidium is meerdere keren gesproken over de vergaderorde. Om de vergaderorde te verbeteren heeft het presidium de agendacommissie, aangevuld met mevrouw De Boer en de heren Van Haasen en Tuijn, de opdracht gegeven om met een voorstel te komen om de vergaderorde te verbeteren. Het presidium heeft de griffie gevraagd met een wijzigingsvoorstel voor het Reglement van Orde te komen om deze maatregelen vast te leggen. Beoogd resultaat Verbeteren van de vergaderorde en het actualiseren van het Reglement van Orde en de Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad 2014. Kader Het wettelijk kader wordt vooral gevormd voor de Gemeentewet Argumenten en afwegingen Hieronder zal per maatregel om de vergaderorde te verbeteren een toelichting worden gegeven op de wijziging in het Regelement van Orde. Vervolgens zal stil worden gestaan bij het Vragenuur en enkele andere (technische) wijzigingen. Maatregelen ter verbetering van de vergaderorde: Het Zaanstad Beraad wordt benut voor politiek en gesprek met inwoners en belanghebbenden.

Technische bijeenkomsten en carrés vinden plaats via webinars, de vragen en antwoorden worden schriftelijk afgehandeld en kunnen op RIS gepubliceerd worden. De standaard pauzetijd in het Zaanstad Beraad wordt ingekort tot 15 minuten. Deze maatregel wordt in de agendering uitgewerkt door de agendacommissie. Artikel 41 van het Reglement van Orde schrijft voor dat het Zaanstad Beraad bestaat uit activiteiten en bijeenkomsten met een informerend en/of meningsvormend karakter. Naast de vergaderingen in het Zaanstad Beraad vallen hieronder bijvoorbeeld ook de werkbezoeken en de regionale raadsledenbijeenkomsten. Technische sessies, zoals presentaties en/of

DOCUMENTNUMMER

PAGINA

2021/7241 2021/8177

3/6

gemeente Zaanstad

Carrés, zullen alleen bij uitzondering nog worden geagendeerd in het Zaanstad Beraad. Zo is er meer tijd voor meningsvormende bijeenkomsten. Het uitwisselen van informatie heeft ook een grote waarde: het kan raadsleden helpen om op korte of langere termijn te komen tot een politiek oordeel of een besluit over onderwerpen. Om aan deze waarde recht te blijven doen blijven webinars aangeboden worden. Technische vragen hierover worden voortaan per mail gesteld aan de betrokken ambtenaren in plaats van in het Zaanstad Beraad. Vraag en antwoord kan op RIS openbaar gepubliceerd worden. De pauzetijd tijdens het Zaanstad Beraad wordt ingekort tot 15 minuten. Dit zal in de praktijk worden uitgewerkt door de agendacommissie. Er is voor gekozen een pauze te behouden in het Zaanstad Beraad, omdat het de mogelijkheid biedt voor ontmoeting en rust tussen de vergadersessies door. Er wordt een eerste en tweede termijn toegepast in het Zaanstad Beraad, waarbij geen gebruik wordt gemaakt van spreektijden voor fracties. De eerste spreker kan via loting geselecteerd worden. Deze maatregel is uitgewerkt in artikel 44 van het Reglement van Orde. De Zaanstad Beraden zijn vaak levendig. Tegelijk is het zo dat als er veel wordt geïnterrumpeerd de vergaderingen moeilijk volgbaar zijn voor inwoners en daarmee de standpunten van fracties en onderlinge verschillen minder duidelijk naar voren komen.

Daarom wordt voorgesteld om in het Zaanstad Beraad te werken met twee termijnen. In de eerste termijn kan iedere fractie die dat wil zijn bijdrage leveren, zonder interrupties van anderen. Zo kan iedere fractie zijn opvattingen en vragen duidelijk neerzetten. Vervolgens reageert het college. In de tweede termijn kan er op elkaars standpunten en vragen gereageerd worden. Op die manier kan er een mix ontstaan van enerzijds rust en navolgbaarheid en anderzijds een levendig debat. De eerste spreker kan via loting geselecteerd worden. Dit betreft een werkwijze van de voorzitter. Er wordt gebruik gemaakt van spreektijd in de raadsvergadering, de aanvangstijd wordt vervroegd naar 19.00 uur. In het huidige Reglement van Orde kan de agendacommissie en/of de voorzitter al voorstellen om tijdens de raadsvergadering een spreektijdregeling toe te passen. In het nieuwe Reglement van Orde wordt artikel 24a toegevoegd om de regels met betrekking tot spreektijd duidelijk te maken. De spreektijd zal gelden voor de gehele raadsvergadering en worden verdeeld volgens een vast deel per fractie plus een deel naar rato van de fractieomvang. Fracties krijgen de mogelijkheid om (een deel van) hun spreektijd aan een andere fractie te geven. Indien een fractie niet aanwezig is bij een vergadering, kan de spreektijd van de afwezige fractie worden verdeeld onder de andere fracties.

Hoewel spreektijd geen doel op zichzelf is, is de verwachting dat het bijdraagt aan een puntig debat, waarbij de vergadering tijdig kan worden afgerond en dubbelingen met het debat in het Zaanstad Beraad kunnen worden voorkomen. De raadsvergadering zullen voortaan beginnen om 19.00 uur, daardoor is er op de vergaderavond een half uur extra vergadertijd. Deze wijziging is opgenomen in artikel 14 van het Reglement van Orde. Tijdens de raadsvergadering zullen eerst moties vreemd over onderwerpen die besproken zijn in het Zaanstad Beraad in de afgelopen vergadercyclus worden geagendeerd, daarna moties vreemd over andere onderwerpen. Deze maatregel is uitgewerkt in artikel 48 van het Reglement van Orde. Sommige moties kennen een voorbereiding in het Zaanstad Beraad, doordat deze bijvoorbeeld vooraf zijn gegaan door een rondvraag, agenda-initiatief of gesprek met inwoners/belanghebbenden. In dat geval hebben inwoners en belanghebbenden ook de gelegenheid gehad om

DOCUMENTNUMMER

PAGINA

2021/7241 2021/8177

4/6

gemeente Zaanstad

bijvoorbeeld in te spreken en zo hun opvatting over het onderwerp kenbaar te maken. Om dit belang te onderstrepen wordt voorgesteld om dergelijke moties vreemd te agenderen vóór moties vreemd die over een onderwerp gaan dat nog niet recent (in de afgelopen vergadercylcus) in het Zaanstad Beraad behandeld is. De volgorde binnen de categorie wordt vervolgens bepaald door het moment van binnenkomst van de motie. Vragenuur In het presidium van 5 maart 2020 is afgesproken te gaan werken met een Vragenuur in plaats van de Actualiteitsvragen. Het Vragenuur is bedoeld om politieke vragen te stellen aan het college van burgemeester en wethouders volgens een ‘vraag-antwoordprincipe’. Op 22 oktober 2020 heeft in het presidium een evaluatie van het Vragenuur plaatsgevonden (daarop hebben ook het college, de organisatie en de agendacommissie hun ervaringen ingebracht). Het presidium heeft de agendacommissie gevraagd met een definiëring te komen van het Vragenuur en dit mee te nemen in de eerstvolgende wijziging van het Reglement van Orde. De voorgestelde wijziging wordt opgenomen in artikel 57 en komt in plaats van de Actualiteitsvraag. Overige wijzigingen Toevoegen begripsomschrijving inspreker In februari 2020 is naar voren gekomen dat de tot dan toe gehanteerde definitie die werd gehanteerd voor ‘inspreker’ te eng werd uitgelegd in het licht van de Inspraakverordening 2006.

Duidelijk is toen geworden dat onder ‘belanghebbende’ moet worden aangesloten bij de definitie van de Awb. Op dit moment wordt ook gewerkt met deze definitie. Om duidelijkheid te verschaffen omtrent de definitie van ‘inspreker’ wordt hiervoor onderdeel i. toegevoegd aan artikel 1 van het Reglement van Orde. Technische wijzigingen Het voorstel omvat verder een aantal technische wijzigingen die aansluiten bij de huidige werkwijze en gehanteerde terminologie. Het verwijderen van de teksten die te maken hebben met de aanwezigheid van fractieassistenten in fractievergaderingen wanneer er gesproken wordt over geheime informatie Recent heeft de rekenkamer onderzoek gedaan naar het onderwerp geheimhouding in Amsterdam. In het rapport geeft de rekenkamer onder anderen aan dat een raadslid geheime informatie nooit met anderen, zoals fractiemedewerkers of externe partijen, mag bespreken. Daarnaast geeft de minister van Binnenlandse Zaken aan dat geheime informatie niet met fractie-assistenten gedeeld mag worden onder de huidige wetgeving. Verder geeft de minister aan dat er in 2020 een wetsvoorstel bij de Tweede Kamer is ingediend waarin het wel mogelijk wordt om geheime informatie te delen met fractieassistenten.

Dit betreft het Wetsvoorstel bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur (Kamerstuknummer 35546), waarvan bet de bedoeling is dat dit inwerking treedt bij de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2022, aldus de minister. Het uitgangspunt is dat de gemeente handelt in lijn met geldende wet- en regelgeving. Via dit raadsvoorstel wordt u als raad in staat te gesteld om de regels over het aanwezig zijn van fractie-assistenten in de fractievergadering bij het bespreken van geheime onderwerpen voor nu ongedaan te maken. Die teksten zijn terug te vinden in het Reglement van Orde en de verordening organisatie griffie en ondersteuning raad. Wanneer het wetsvoorstel wordt aangenomen betekent dit dat het mogelijk wordt om fractie-assistenten geheime informatie toe te sturen. In dat geval ontvangt u een nieuw raadsvoorstel om het alsnog mogelijk te maken dat fractie-assistenten aanwezig kunnen zijn in de fractie wanneer er gesproken wordt over geheime informatie. Dit in lijn met de besluitvorming van de gemeenteraad in juli 2019.

DOCUMENTNUMMER

PAGINA

2021/7241 2021/8177

5/6

gemeente Zaanstad

Draagvlak De voorgestelde wijziging komen voort uit bespreking in het presidium. Aansluiting externe ontwikkelingen n.v.t. Financiële consequenties n.v.t. Juridische consequenties De gemeenteraad besluit over een nieuw Reglement van Orde en de Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad 2014. Indien de Raad akkoord gaat, dan geldt per 1 mei 2021 het nieuwe Reglement van Orde en de wijziging van de Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad 2014. Communicatie/ vervolgtraject Het Reglement van Orde en de Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad 2014 worden gepubliceerd op overheid.nl. Bijgaande stukken - 2021/7245 2021/8161 Reglement van Orde – HUIDIGE VERSIE - 2021/7491 2021/8164 Reglement van Orde – OUDE EN NIEUWE VERSIE - 2021/7492 2021/8167 Reglement van Orde – NIEUWE VERSIE - 2021/8169 Memo burgemeester over Geheimhouding fractie-assistenten - 2021/8172 Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad 2014 – HUIDIGE VERSIE - 2021/8173 Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad 2014 – OUDE EN NIEUWE VERSIE - 2021/8176 Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad 2014 – NIEUWE VERSIE Opsteller: Jong, de J. Versie: 13-4-2021 13:53:00

DOCUMENTNUMMER

PAGINA

2021/7241 2021/8177

6/6

gemeente Zaanstad

Raadsbesluit De gemeenteraad van Zaanstad, Besluit: 1. Akkoord te gaan met het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en het Zaanstad Beraad 2021, dat inwerking treedt per 1 mei 2021, met als belangrijkste wijzigingen: a. Maatregelen ter verbetering van de vergaderorde, inhoudende: i. Het Zaanstad Beraad wordt benut voor politiek en gesprek met inwoners en belanghebbenden. Technische bijeenkomsten en carrés vinden plaats via webinars, de vragen en antwoorden worden schriftelijk afgehandeld en kunnen op RIS gepubliceerd worden. De standaard pauzetijd in het Zaanstad Beraad wordt ingekort tot 15 minuten. ii. Er wordt een eerste en tweede termijn toegepast in het Zaanstad Beraad, waarbij geen gebruik wordt gemaakt van spreektijden voor fracties. De eerste spreker kan via loting geselecteerd worden. iii. Er wordt gebruik gemaakt van spreektijd in de raadsvergadering, de aanvangstijd wordt vervroegd naar 19.00 uur. iv. Tijdens de raadsvergadering zullen eerst moties vreemd over onderwerpen die besproken zijn in het Zaanstad Beraad in de afgelopen vergadercyclus worden geagendeerd, daarna moties vreemd over andere onderwerpen. b. Toevoeging van het instrument Vragenuur in plaats van de Actualiteitsvraag. c. Overige wijzigingen, inhoudende: i. Toevoegen begripsomschrijving inspreker ii. Een aantal technische wijzigingen d.

Het verwijderen van de teksten die te maken hebben met de aanwezigheid van fractie-assistenten in fractievergaderingen wanneer er gesproken wordt over geheime informatie. 2. Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en het Zaanstad Beraad in te trekken per 1 mei 2021. 3. Akkoord te gaan met de volgende wijzigingen in de Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad 2014: a. Het verwijderen van de teksten die te maken hebben met de aanwezigheid van fractie-assistenten in fractievergaderingen wanneer er gesproken wordt over geheime informatie. 4. Deze wijzigingen in werking te laten treden per 1 mei 2021. In de vergadering van …………………..…….-…………………..…………………………...- 2021 De griffier,

De voorzitter,