Raadsvoorstel Rapportage stand van zaken geheimhouding 2021

2021/6790

Raadsvoorstel en besluitnota Onderwerp Rapportage stand van zaken geheimhouding 2021 Gevraagd besluit 1. Kennis te nemen van: a. Bijlage 1 Overzicht volledig geheime zaken met eindstation raad. b. Bijlage 2 Overzicht deels geheime zaken met eindstation raad. c. Bijlage 3 Overzicht geheime zaken met eindstation raad waarvan de geheimhouding kan worden opgeheven. d. Bijlage 4 Overzicht Geheime afsprakenlijstenverslagen Zaanstad Beraad en Gemeenteraadsvergadering. 2. Kennis te nemen van het gehanteerde geheimhoudingskader 3. Akkoord te gaan met het op grond van artikel 55 Gemeentewet opheffen van de geheimhouding op de 16 zaken in Bijlage 3 en van 5 van de 8 geheime afsprakenlijsten/verslagen in Bijlage 4 de geheimhouding op te heffen. Geheimhouding op grond van de Gemeentewet Niet van toepassing Kernverhaal Binnen de gemeente wordt jaarlijks gekeken of zaken waarop geheimhouding van het college ligt daadwerkelijk geheim moeten zijn dan wel moeten blijven. Het college kan de geheimhouding opheffen van stukken waarvan de geheimhouding door het college op de informatie is gelegd. Met de raad is afgesproken dat het college aan de raad een actueel overzicht stuurt van geheime zaken die aan de raad zijn aangeboden, waarvan de geheimhouding door de raad is bekrachtigd.

Bij dit overzicht wordt een voorstel aan de raad gedaan om de geheimhouding van de daarvoor in aanmerking komende zaken al dan niet op te heffen. In zijn algemeenheid geldt dat openbaarheid van zaken de regel is, oplegging van geheimhouding is een uitzondering. Dit is bijvoorbeeld het geval bij aanbestedingsbedragen, persoonsgegevens en belangen van andere partijen. Er wordt getracht geheimhouding zoveel mogelijk te beperken, bijvoorbeeld door geheime informatie in aparte bijlagen op te nemen, waardoor dus niet de hele zaak geheim is, maar alleen één of meerdere bijlage(n). Steeds wordt zorgvuldig overwogen of geheimhouding op stukken echt noodzakelijk is. Geheimhouding kan noodzakelijk zijn om de volgende redenen: (financiële) belangen derden, (financiële) belangen gemeente, (financiële) belangen gemeente én derden en/of privacy (persoonsgegevens). Met het opstellen van deze rapportage stand van zaken geheimhouding vervallen voorgaande rapportages geheimhouding. Door het geheimhoudingsproces meer en meer te optimaliseren zorgen we voor zo min mogelijk geheime stukken en dragen we zorg voor openbaarheid zodra dit kan.

Stukken waar de grond van geheimhouding is gebaseerd op de volgende grond genoemd in artikel 10 Wet openbaarheid van bestuur (Wob) - lid 2, sub f, het belang dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie; maken we direct openbaar wanneer de betrokkene is geïnformeerd. Aanleiding In het Zaanstad Beraad is in oktober 2015 gesproken over het proces rond de door de raad bekrachtigde geheimhouding op zaken die door het college aan de raad worden aangeboden.

DOCUMENTNUMMER

PAGINA

2021/6790

2/4

gemeente Zaanstad

Er is toen afgesproken dat de raad op reguliere basis een voorstel krijgt voor het opheffen van geheimhouding op de zaken die hiervoor in aanmerking komen. Bij dit voorstel is een actueel* overzicht gevoegd met alle door de raad ontvangen geheime zaken, waarvan het voorstel is om van 16 zaken de geheimhouding volledig op te heffen. Tevens nemen we de geheime afsprakenlijsten/verslagen van de Zaanstad beraden en gemeenteraadsvergaderingen vanaf 2020 mee in onze geheimhoudingsrapportages, zodat ook hier wordt gezorgd voor zoveel mogelijk openbaarheid. Van 5 van de 8 geheime afsprakenlijsten/verslagen kan de geheimhouding worden opgeheven. *De lijsten met stukken zijn gescreend op de volgende aspecten:  of de geheimhouding door de raad is opgelegd/bekrachtigd;  of de zaak volledig geheim is, of enkel bijlage(n);  of de geheimhoudingstermijnen overeenkomen met het in 2019 opgesteld geheimhoudingskader en als hiervan wordt afgeweken of daar voldoende beargumentering voor is;  of de geheimhouding niet al tussentijds is opgeheven (bij voorbeeld als de grondslag was: recht op eerste informatie belanghebbende(n)). Beoogd resultaat Transparantie en een open bestuursstijl. Door het hanteren van het geheimhoudingskader zorgen we voor duidelijkheid. Er wordt in principe nooit iets langer geheim dan aangegeven in het kader, tenzij daar goede beargumentering aan ten grondslag ligt.

Kader  Artikel 25 en 55 Gemeentewet.  Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Argumenten en afwegingen De raad heeft het primaat als het gaat om (het opheffen van) geheimhouding voor wat betreft stukken die aan de raad zijn overlegd. De bevoegdheid tot het opleggen van geheimhouding komt toe aan het bevoegde bestuursorgaan. Draagvlak Niet van toepassing Aansluiting externe ontwikkelingen De wetgeving/rechtspraak omtrent openbaarheid van bestuur scherpt zich voortdurend aan. Gemeenten gaan hier dan ook (inmiddels) bewust mee om. Financiële consequenties Niet van toepassing. Juridische consequenties Geheimhouding en opheffing geheimhouding op stukken ex. art.25, lid 2 en 3 artikel 55 Gemeentewet moet op juiste wijze plaatsvinden, in overeenstemming met de jurisprudentie van de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State. Schending van geheimen die zijn verkregen uit hoofde van ambt of wettelijk voorschrift, is strafbaar (Artikel 272 van het Wetboek van strafrecht). Communicatie/ vervolgtraject De raad ontvangt een overzicht van de geheime stukken aan raad, met daarbij een voorstel van welke zaken de geheimhouding kan worden opgeheven. Ook ontvangt de raad een lijst

DOCUMENTNUMMER

PAGINA

2021/6790

3/4

gemeente Zaanstad

van de geheime afsprakenlijsten/verslagen van de raad, met daarbij een voorstel van welke lijsten/verslagen de geheimhouding kan worden opgeheven. Opsteller: Molenaar, E. Versie: 9 april 2021

DOCUMENTNUMMER

PAGINA

2021/6790

4/4

gemeente Zaanstad

Raadsbesluit De gemeenteraad van Zaanstad, Besluit: 1. Kennis te nemen van: a. Bijlage 1 Overzicht volledig geheime zaken met eindstation raad. b. Bijlage 2 Overzicht deels geheime zaken met eindstation raad. c. Bijlage 3 Overzicht geheime zaken met eindstation raad waarvan de geheimhouding kan worden opgeheven. d. Bijlage 4 Overzicht Geheime afsprakenlijstenverslagen Zaanstad Beraad en Gemeenteraadsvergadering. 2. Kennis te nemen van het gehanteerde geheimhoudingskader 3. Akkoord te gaan met het op grond van artikel 55 Gemeentewet opheffen van de geheimhouding op de 16 zaken in Bijlage 3 en van 5 van de 8 geheime afsprakenlijsten/verslagen in Bijlage 4 de geheimhouding op te heffen.

In de vergadering van …………………..…….-…………………..…………………………...- 2021 De griffier,

De voorzitter,