Raadsvoorstel Nota risicomanagement en weerstandsvermogen

2020/31776

Raadsvoorstel en besluitnota Onderwerp Nota Risicomanagement en weerstandsvermogen Gevraagd besluit 1. Akkoord te gaan met de Nota risicomanagement en weerstandsvermogen 2021. 2. Akkoord te gaan met het intrekken van de Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2013 Geheimhouding op grond van de Gemeentewet Openbaar

Kernverhaal Risico´s nemen is onvermijdelijk, zeker voor een gemeente met ambitie. Men zegt niet voor niets: ´without risk, no reward`. Bij het nemen van risico´s hoort nadrukkelijk ook een gedegen beheersing van de risico´s. Die beheersing, risicomanagement genoemd, heeft als doel om bewust en verantwoord om te gaan met risico’s. Risicomanagement moet tevens bijdragen aan het vergroten van het risicobewustzijn van organisatie en bestuur en zorgdragen dat een goede balans bestaat tussen risico’s nemen en risico’s beheersen. Zaanstad heeft een grote ambitie voor wat betreft het ontwikkelen en innoveren van de stad, op allerlei gebieden, zoals woningbouw, duurzaamheid, sociale participatie van alle inwoners, veiligheid, etc. Deze ambitie brengt ook grote uitgaven met zich mee en daarmee (financiële) risico’s. Daarnaast hebben gemeenten in toenemende mate met onzekerheden te maken, wat ook leidt tot risico’s. Zaanstad wil een gemeente zijn die zich kan blijven ontwikkelen en kan blijven groeien. Het risicomanagement kan hierbij een nieuwe impuls gebruiken. Bij de argumenten en afwegingen is opgenomen welke wijzigingen worden voorgesteld ten opzichte van de huidige nota weerstandsvermogen en risicomanagement.

Aanleiding De huidige nota weerstandsvermogen en risicomanagement dateert uit 2013 en is op onderdelen verouderd. Daarnaast heeft binnen de organisatie een evaluatie plaatsgevonden, waaruit is gebleken dat risicomanagement goed functioneert voor het onderbouwen van het weerstandsvermogen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing twee keer per jaar (bij de begroting en de jaarrekening), maar dat in de organisatie behoefte is om risicomanagement meer onderdeel te laten zijn van het proces en er het goede gesprek over te voeren. Beoogd resultaat Kaders vaststellen waaraan het risicomanagement van financiële risico’s moet voldoen. Kader Het wettelijk kader, waar deze nota uit voortvloeit, bestaat uit externe wetgeving, het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten), en interne regelgeving; de Financiële verordening 2019 van gemeente Zaanstad en raadsbesluit 2011/35 over de bandbreedte van het gewenste weerstandsvermogen. Argumenten en afwegingen In deze geactualiseerde Nota risicomanagement en weerstandsvermogen 2021 is een aantal wijzigingen doorgevoerd ten opzichte van de huidige nota weerstandsvermogen en

DOCUMENTNUMMER

PAGINA

2020/31776

2/5

gemeente Zaanstad

risicomanagement (uit 2013). Hieronder worden deze wijzigingen en de reden van de wijziging toegelicht. Algemeen - De titel van de nota is aangepast naar risicomanagement en weerstandsvermogen. Hiermee willen we meer de nadruk leggen op risicomanagement. Het weerstandsvermogen is een uitvloeisel daarvan. - De vormgeving is aangepast door kaders op te nemen waarin de belangrijkste uitgangspunten zijn opgenomen. Hierdoor krijgt de lezer snel overzicht. - In de nota is opgenomen dat het college uitvoeringsregels vaststelt waardoor het voor een ieder in de organisatie duidelijk wordt op welke manier risicomanagement in de organisatie vormt krijgt. Wijzigingen m.b.t. het identificeren en vastleggen van risico’s (kader 1): - Alle risico’s worden vastgelegd In deze geactualiseerde nota is specifiek opgenomen dat alle risico’s worden vastgelegd en dat per risico de oorzaak, het gevolg en ook het begrotingsprogramma waarin het risico speelt wordt opgenomen. Het begrotingsprogramma is toegevoegd, om meer inzicht in de risico’s per programma te krijgen. - Uitgangspunt is dat het “risico op budgetoverschrijding” géén risico is Risico’s op budgetoverschrijding worden gedekt uit het exploitatie- of projectbudget. Uitzonderingen hierop zijn: o risico’s m.b.t. grondexploitatie waarbij een specifiek risico speelt door externe factoren en langlopende projectplanningen. o risico’s m.b.t.

open einde regelingen waarbij een specifiek risico speelt door externe factoren”. Deze bepaling is toegevoegd omdat we merkten dat in de praktijk hier nog wel eens onduidelijkheid over bestaat en het niet de bedoeling is dat dit soort risico’s worden opgenomen. Budgetoverschrijdingen of financiële gevolgen van vertraging in projecten worden via financiële claims in de P&C-producten verwerkt en niet impliciet via het weerstandsvermogen. - Vertrouwelijke informatie in risico wordt geanonimiseerd en in algemene zin beschreven In de vorige nota was opgenomen dat vertrouwelijke risico’s niet openbaar gemaakt mochten worden, omdat het de gemeente kon schaden. We willen zo transparant mogelijk rapporteren en geheime stukken zo veel mogelijk beperken. Daarom kiezen we er voor om vertrouwelijke risico’s te anonimiseren en in algemene zin te beschrijven, zodat ze wel gepubliceerd kunnen worden. Wijzigingen m.b.t. het kwantificeren van financiële risico’s (kader 2): - Berekeningen en onderbouwingen worden vastgelegd voor risico’s met een verwachte financiële impact van meer dan € 200.000 In de geactualiseerde nota is opgenomen dat berekeningen en onderbouwingen worden vastgelegd voor financiële risico’s met een verwachte financiële impact > € 200.000.

In de vorige nota was niet opgenomen dat er verplicht een berekening en onderbouwing van de kans van optreden en het effect moest zijn voor deze risico’s. Wij vinden het belangrijk om voor de grotere risico’s wel berekeningen en onderbouwingen op te nemen. Zo is achteraf nog te herleiden op welke wijze een risico tot stand is gekomen. Dit komt de kwaliteit ten goede. Het opnemen, implementeren en sturen op de werking van beheersmaatregelen bij deze risico’s zal verder uitgewerkt worden in de uitvoeringsregels. - De rekenrente die is vastgesteld in de grondslagen bij de begroting wordt gebruikt bij de berekeningen van financiële risico’s Door het gebruik van de rekenrente uit de grondslagen bij de begroting, realiseren we een consistente werkwijze en zijn financiële risico’s onderling beter vergelijkbaar Wijzigingen m.b.t. de bepaling van het weerstandsvermogen i.r.t. de financiële risico’s (kader 3): - De weerstandscapaciteit wordt algemener omschreven. Dit maakt de nota

DOCUMENTNUMMER

PAGINA

2020/31776

3/5

gemeente Zaanstad

toekomstbestendig. De bepaling van de weerstandscapaciteit is algemener omschreven, door aan te geven dat de specifiek door de raad benoemde algemene reserves meegerekend worden tot de weerstandscapaciteit. In de vorige nota waren deze reserves specifiek benoemd, maar de reserve sociaal domein bestaat nu bijvoorbeeld niet meer. Door deze manier van beschrijven is de nota niet afhankelijk van de actualiteit. Wijzigingen m.b.t. het aanvullen en afromen van algemene reserves (kader 4): - Werkwijze algemene reserve Het aanvullen en afromen van de algemene reserves is specifieker omschreven, zodat duidelijker is op welke wijze dit gebeurt. - Werkwijze algemene reserve grondzaken De algemene reserve grondzaken wordt afgeroomd indien het weerstandsvermogen groter is dan 1,25. Deze middelen vloeien naar de algemene reserve indien dit benodigd is voor het behalen van het minimale weerstandsvermogen (1,4) en naar het investeringsfonds indien het weerstandsvermogen reeds van voldoende omvang is. In de vorige nota is opgenomen dat wordt afgeroomd naar het investeringsfonds. In eerste instantie is afromen naar de algemene reserve logischer, aangezien aanvullen ook gebeurt vanuit de algemene reserve. Wijzigingen m.b.t.

het periodiek informeren van de raad over risico’s (kader 5): - Geen top 20, maar een lijst met risico’s die 80% van de totale financiële risico’s van de gemeente vertegenwoordigen In deze nota is opgenomen dat in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing over de grootste risico’s wordt gerapporteerd, waarbij grootste risico’s is gedefinieerd als de risico’s die gezamenlijk 80% van het totale financiële risico van de gemeente vertegenwoordigen. In de vorige nota was opgenomen dat een top 20 gerapporteerd werd. We hebben gekozen voor deze wijziging omdat we een focus willen leggen op de grootste en belangrijkste risico’s en in een top 20 ook kleine(re) risico’s kunnen voorkomen, die minder belangrijk zijn. Door deze wijziging wordt altijd over de belangrijkste risico’s gerapporteerd. Dit kunnen er 10 zijn, maar ook 25, afhankelijk van de risico’s die spelen op het moment. Wijzigingen m.b.t. het tussentijds informeren van de raad (kader 6): - Risico’s een vast onderdeel bij bestuurlijke besluitvorming In deze geactualiseerde nota is opgenomen dat de raad via de besluitnota’s wordt geïnformeerd over de financiële en niet financiële risico’s die spelen bij een besluit. Ook wordt in beeld gebracht welke keuzes er worden gemaakt omtrent risicobeheersing. In de vorige nota was dit niet opgenomen.

Hiermee waarborgen we dat bij besluiten specifiek over risico’s wordt nagedacht en daar ook bewuste keuzes over worden gemaakt. - De raad beslist aan het begin van elke nieuwe bestuursperiode of en over welke projecten of programma’s zij aanvullend geïnformeerd wil worden Daarnaast is als kader opgenomen dat de raad bij iedere nieuwe bestuursperiode kan bepalen over welke projecten/programma’s zij extra geïnformeerd wil worden in de paragraaf risicomanagement en weerstandsvermogen over de daarbij behorende risico’s. Wij zien risicomanagement echt als onderdeel van projectmanagement en achten het van belang dat de raad kan aangeven welke projecten / programma’s zij belangrijk vinden om qua risico’s geïnformeerd te blijven. Draagvlak In de auditcommissie van 10 december jl. zijn de belangrijkste wijzigingen technisch besproken. Daar is aangegeven dat deze ter besluitvorming kunnen worden voorgelegd. Aansluiting externe ontwikkelingen n.v.t. Financiële consequenties

DOCUMENTNUMMER

PAGINA

2020/31776

4/5

gemeente Zaanstad

Ten opzichte van de nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2013 is de financiële consequentie dat de algemene reserve grondzaken wordt afgeroomd naar de algemene reserve indien dit benodigd is voor het behalen van het minimale weerstandsvermogen (1,4) en naar het investeringsfonds indien het weerstandsvermogen reeds van voldoende omvang is. In de vorige nota is opgenomen dat wordt afgeroomd naar het investeringsfonds. In eerste instantie is afromen naar de algemene reserve logischer, aangezien aanvullen ook gebeurt vanuit de algemene reserve. Afromen of aanvullen van de algemene reserve(s) gebeurt maximaal 1 keer per jaar bij de jaarrekening, want alleen bij de jaarrekening is de feitelijke stand van de algemene reserve(s) (per 31/12) bekend. Dit gebeurt op basis van een raadsbesluit.

Juridische consequenties n.v.t. Communicatie/ vervolgtraject n.v.t. Opsteller: Dekker, E. Versie: 22-12-2020 11:57:00

DOCUMENTNUMMER

PAGINA

2020/31776

5/5

gemeente Zaanstad

Raadsbesluit De gemeenteraad van Zaanstad, Besluit: 1. Akkoord te gaan met de Nota risicomanagement en weerstandsvermogen 2021. 2. Akkoord te gaan met het intrekken van de Nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2013 In de vergadering van …………………..…….-…………………..…………………………...- 2021 De griffier,

De voorzitter,