Raadsvoorstel Afwegingskader taakuitvoering en Nota verbonden partijen

2021/20771

Raadsvoorstel en besluitnota Onderwerp Afwegingskader taakuitvoering en Nota verbonden partijen Gevraagd besluit 1. Kennisnemen van het afwegingskader taakuitvoering 2. Akkoord te gaan met de nota verbonden partijen, waarbij de definitie van verbonden partijen verbreed wordt naar: a. Partijen die door de gemeente Zaanstad a) structureel worden bekostigd via één of meer geldstromen. Denk aan begrotingsfinanciering, subsidie of een overeenkomst van opdracht èn een bestuurlijk belang (conform de aanbeveling van de commissie BBV) b) structureel bekostigd èn voldoen aan één of meer van de volgende voorwaarden: i. gemeente Zaanstad stelt de begroting van de partij vast of ii. gemeente Zaanstad heeft benoemingrecht of voordrachtsrecht in bestuur of raad van toezicht b. Door de raad aan te wijzen partijen waarmee de gemeente nauw samenwerkt en die bijdragen aan strategisch belangrijke programma's van Zaanstad En ter invulling hiervan alvast de Metropool Regio Amsterdam (MRA) aan te wijzen als verbonden partij zoals genoemd onder(b) met ingang van 1 januari 2022 3. Akkoord te gaan met het intrekken van de kaderstellende spelregels verbonden partijen 2013 4.

Kennis te nemen van het intrekken van de richtlijn beloningen 2013 Geheimhouding op grond van de Gemeentewet Openbaar Kernverhaal Het rekenkameronderzoek “Grip op samenwerkingsverbanden” uit 2017 constateert dat er door gemeente Zaanstad steeds meer samengewerkt wordt. Die samenwerking vindt lang niet altijd meer plaats via een verbonden partij. Vaak wordt er gekozen voor lichtere vormen van taakuitvoering. Deze lichtere vormen kennen, naast de actieve informatieplicht, geen andere formele informatieplicht naar de raad. Dit vraagt om nieuwe spelregels, waarmee de grip van de raad op ook die taakuitvoeringen op afstand worden versterkt:  Toepassing van het afwegingskader taakuitvoering Het afwegingskader taakuitvoering helpt bij het gemotiveerd maken van een keuze hoe de gemeente een taak het beste kan uitvoeren. Vragen zijn bijvoorbeeld of de gemeente de taak zelf gaat uitvoeren, subsidie verstrekt, deelneemt in een privaatrechtelijke entiteit of gaat samenwerken met andere gemeenten in een gemeenschappelijk regeling. Gemotiveerde verantwoording aan de hand van het toepassen van het afwegingskader helpt het college en de raad in de afweging en besluitvorming.  Nieuwe Nota verbonden partijen De nieuwe werkelijkheid van gemeentelijke samenwerkingsvormen vraagt om nieuwe spelregels. Met name dient de definitie van verbonden partijen te worden verbreed.

Daarvoor zijn algemene criteria geformuleerd in de nieuwe nota. Over elke nieuwe samenwerking vindt bestuurlijke besluitvorming plaats hetzij door het college danwel de raad. Op grond van de nieuwe uitgebreide criteria dient in die besluitvorming te worden gemotiveerd waarom is gekozen voor de voorgedragen samenwerkingsvorm. Vervolgens dient over die verbonden partijen verantwoording te worden afgelegd in de verplichte paragraaf verbonden partijen in de gemeentelijke begroting en jaarrekening. Op grond van de nieuwe criteria vallen Stichting Sportbedrijf Zaanstad, Stichting Jeugdteam en de MRA anaf 1 januari 2022 ook onder verbonden partijen. Ook zijn er aanvullend op de P&C cyclus, regels opgenomen over de specifieke momenten waarop de raad voortaan wordt geïnformeerd over verbonden partijen.

DOCUMENTNUMMER

PAGINA

2021/20771

2/7

gemeente Zaanstad

De richtlijn beloningen 2013 wordt ingetrokken De gemeenschappelijke regelingen vallen onder de Wet Normering Topinkomens (WNT). Privaatrechtelijke verbonden partijen vallen niet onder de WNT norm. De kaders voor beloningen van bestuurders van privaatrechtelijke partijen worden onderdeel van de nota verbonden partijen waardoor de richtlijn beloningen 2013 overbodig wordt. Aanleiding De Rekenkamer Zaanstad heeft in 2017 onderzoek gedaan naar samenwerkingsverbanden van gemeente Zaanstad om inzicht te krijgen in hoeverre het college en de gemeenteraad grip hebben op de samenwerkingsverbanden waaraan de gemeente Zaanstad deelneemt. De Rekenkamer deed verschillende aanbevelingen. De raad is hierover met raadsinformatiebrief 2017/52295 geïnformeerd. De aanbevelingen waren kortgezegd:  Infomeer de raad op de juiste momenten en stimuleer het debat  Vul de ambtelijke monitoring beter in  Verbeter de informatie in de paragraaf verbonden partijen zodat deze informatief begrijpelijker juist en actueel is  Actualiseer het gemeentelijke beleid voor samenwerkingsverbanden zodat het voldoet aan de BBV-regels en toekomstbestendig is. De invulling van de paragraaf verbonden partijen bij de gemeentelijke begroting en jaarrekening, waarmee de raad wordt geïnformeerd over de voortgang van de opvolging van de aanbevelingen, wordt jaarlijks stap voor stap verbeterd.

De aanbevelingen met betrekking op informatievoorziening, actualisatie en verbreding van de nota en de paragraaf verbonden partijen krijgen inhoud via de voorliggende nieuwe nota verbonden partijen en het afwegingskader taakuitvoering. Beoogd resultaat  Het doel van het afwegingskader is het proces van totstandkoming van besluitvorming rond taakuitvoering te uniformeren en te verbeteren.  Grip op verbonden partijen en andere samenwerkingsverbanden  Kader  Aanbestedingswet 2012  Algemene wet bestuursrecht  Nota verbonden partijen  Financiële verordening 2019, nota verbonden partijen worden door de raad vastgesteld. Uitvoeringsregels verbonden partijen worden door het college vastgesteld  Wet gemeenschappelijke regelingen  BBV Argumenten en afwegingen Het afwegingskader taakuitvoering Waarom een afwegingskader? In het besluitvormingsproces rond de uitvoering van een taak via samenwerking met andere partijen staan we vaak onvoldoende stil bij de vraag wat voor opdrachtgever Zaanstad wil zijn c.q. welke zeggenschap Zaanstad nodig vindt of nodig heeft. Vragen over de wijze van sturing op de taakuitvoering komen daardoor vaak pas in de uitvoering naar voren. Dan is bijsturing veel ingewikkelder omdat daarvoor dan bestaande afspraken moeten worden opengebroken. Om hierop preventief alertheid te prikkelen is een afwegingskader taakuitvoering gemaakt.

Bij samenwerkingen waarbij toepassing van het afwegingskader verplicht is, zal in de voordracht voor besluitvorming gemotiveerd aan de hand van het afwegingskader moeten worden toegelicht langs welke redeneringen tot het voorliggende

DOCUMENTNUMMER

PAGINA

2021/20771

3/7

gemeente Zaanstad

advies is gekomen. Wat is het afwegingskader? Het afwegingskader bestaat uit 6 stappen. Aan de hand van onderstaand plaatje worden de stappen nader toegelicht.

1. Is er sprake van een publiek belang en/of een publieke taak? Bij de eerste stap bepaal je of we de taak als gemeente gaan uitvoeren en waarom. Als er geen sprake van een publiek belang, zal de gemeente de taak overlaten aan de markt. Om te bepalen of een taak een publiek belang is, stellen we de volgende vragen: o Zijn we verplicht door de wet- en regelgeving? o Of vinden we het belangrijk omdat er zo bijgedragen wordt aan de realisatie van onze doelstellingen uit het coalitieakkoord? 2. Welke eisen stellen we aan de uitvoering van de taak? Als er onder (1) is bepaald dat er sprake is van een publiek belang, wordt er in stap 2 gekeken aan welke eisen de uitvoering van de taak moet voldoen. In het afwegingskader staan vragen die helpen deze eisen op te stellen. 3. Hoe willen we invulling geven aan het opdrachtgeverschap? Gemeente Zaanstad is opdrachtgever van de taak. De partij die voor gemeente Zaanstad de taak uitvoert, is de opdrachtnemer. In deze stap wordt nader uitgewerkt hoe de opdrachtgever zich tot de opdrachtnemer zich gaat verhouden. Aan de hand van verschillende vragen wordt nader invulling gegeven aan het opdrachtgeverschap. Bijvoorbeeld hoe willen we sturen op de uitvoering van de taak? 4. Hoe voeren we de taak uit? In stap 3 is bepaald hoe het opdrachtgeverschap eruit moet zien.

In de 4de stap kijken we welke wijze van uitvoering daar het beste bij past: o Zelf doen

DOCUMENTNUMMER

PAGINA

2021/20771

4/7

gemeente Zaanstad

o Gecontroleerde uitvoering o Uitbesteden o Verstrekken van leningen en garanties De keuze wordt o.a. bepaald door wetgeving of door de mate van invloed die we willen hebben op de taak. 5. Welke juridische vorm past het beste? In stap 5 kijken we welke juridische vorm de voorkeur heeft. Het is belangrijk om uit te leggen waarom voor welke vorm gekozen wordt. Voor en nadelen per vorm kan een helpen in het besluitvormingsproces. De volgende juridische vormen zijn er: o Zelf doen: Geen nieuwe juridische entiteit o Gecontroleerde uitvoering: Publiekrechtelijk (conform de Wet gemeenschappelijke regelingen) Privaatrechtelijk (B.V., Stichting, N.V., Coöperatie, Vereniging) Publiek-private samenwerking o Uitbesteden: Aanbesteden Open house Subsidie 6. Afspraken maken over governance en sturing Het is nu bekend hoe de taak uitgevoerd gaat worden en door/met wie. De volgende stap is om ons af te vragen welke bijsturingsinformatie nodig is voordat we afspraken maken over hoe partijen elkaar informeren, waarover en hoe vaak wordt gerapporteerd, wie welke rol heeft, etc. Deze afspraken worden vastgelegd door partijen. Wanneer gebruiken we het afwegingskader? Gemeente Zaanstad voert veel taken uit. Dit doet de gemeente zelf, door uitbesteden, leningen e/o garanties te verstrekken of door samen te werken met andere partijen.

Het afwegingskader helpt bij de keuze in de samenwerkingsvorm waarbij de benodigde/wenselijke sturing een belangrijk uitgangspunt is. Toepassing van het afwegingskader kost ambtelijke capaciteit. Daarom wordt de toepassing beperkt tot daar waar deze ambtelijke inzet uit het oogpunt van efficiency en effectiviteit gerechtvaardigd is. Daarvoor zijn 2 criteria geformuleerd: 1. Financieel criterium; Taken met een financiële omvang van tenminste EUR 500.000 per jaar, e/o 2. Doorbrekingscriterium: voorgaand criterium wordt aangevuld met taken die niet passen onder het financieel criterium maar die politieke, bestuurlijke en/of sociaal economische gevolgen hebben voor de gemeente dan wel de inwoners van Zaanstad kunnen hebben. Dit criterium is noodzakelijk omdat ook taken met minder financiële omvang relevant kunnen zijn. De beoordeling of een taak wel/niet aan dit criterium voldoet is maatwerk en wordt beargumenteerd in de bestuurlijke voordracht rondom het aangaan van die specifieke samenwerking. Praktijkvoorbeeld Het afwegingskader is in conceptvorm al toegepast in het besluitvormingsproces rond het stedelijk Jeugdteam. De motivering in het voorstel voor besluitvorming leunde uitgebreid op die afwegingen. Het resultaat is bekend: er wordt een stichting opgericht, die de uitvoering van het Jeugdteam gaat verzorgen vanaf 1 januari 2022.

Relatie met verbonden partijen Het afwegingskader taakuitvoering en de nota verbonden partijen zijn aan elkaar gerelateerd en worden daarom gelijktijdig ter besluitvorming aangeboden.

DOCUMENTNUMMER

PAGINA

2021/20771

5/7

gemeente Zaanstad

De oprichting van een verbonden partij past altijd binnen de criteria voor het toepassen van het afwegingskader taakuitvoering. Voor oprichting heeft dus altijd eerst al een afweging plaatsgevonden volgens het afwegingskader taaktuitvoering. Als er voor samenwerking wordt gekozen (uitkomst stap 4: wijze van uitvoering), wordt daarna de juridische vorm gekozen. Kiest gemeente Zaanstad voor samenwerking in bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling of een stichting? Bij deze keuze worden vervolgens de kaderstellende spelregels verbonden partijen toegepast. Dit ziet er als volgt uit:

Kaderstellende spelregels verbonden partijen De spelregels van de nieuwe nota verbonden partijen vervangen de kaderstellende spelregels uit 2013. De nota wordt, conform de financiële verordening, door de raad vastgesteld. Op basis van de voorliggende nota zullen in 2022 de uitvoeringsregels verbonden partijen in 2022 worden geactualiseerd. De uitvoeringsregels worden te zijner tijd vastgesteld door het college. De belangrijkste wijziging in de nota verbonden partijen zijn: 1. Verbreding van de definitie van verbonden partijen. De volgende partijen worden toegevoegd: b. Partijen die de gemeente Zaanstad a) structureel bekostigt via één of meer geldstromen. Denk aan begrotingsfinanciering, subsidie of een overeenkomst van opdracht èn een bestuurlijk belang (aanbeveling commissie BBV, notitie verbonden partijen 2016) b) structureel bekostigd èn voldoet aan één of meer van de volgende voorwaarden: iii. gemeente Zaanstad stelt de begroting van de partij vast of iv. gemeente Zaanstad heeft benoemingrecht of voordrachtsrecht in bestuur of raad van toezicht Stichting Sportbedrijf Zaanstad en Stichting Jeugdteam voldoen aan deze voorwaarden en worden toegevoegd aan de verbonden partijen van gemeente Zaanstad. c. Partijen waarmee de gemeente nauw samenwerkt bij strategisch belangrijke programma’s. Deze partijen hebben noch een financieel, noch een bestuurlijk belang.

Deze partijen worden aan het begin van elke coalitieperiode benoemd door de raad. Ook wordt dan afgesproken over welke onderwerpen de raad in de paragraaf verbonden partijen wordt geïnformeerd. Voorgesteld wordt om de Metropool Regio Amsterdam (MRA) toe te voegen aan de verbonden partijen per 1 januari 2022. De MRA werkt samen door middel van een convenant (horizontale samenwerking). Tijdens de raadsbehandeling of aan het begin van de nieuwe coalitieperiode volgende jaar kan de raad overwegen om desgewenst nog een partij toe te voegen. 2. Toepassing van het afwegingskader taakuitvoering bij nieuwe of heroverweging van gemeentelijke taken 3. Aanscherpen van de spelregels bij oprichting van een verbonden partij. Zo wordt er bij oprichting al nagedacht hoe we in de toekomst de samenwerking kunnen beëindigen 4. Regels voor gemeenschappelijke regelingen met een openbaar lichaam/bedrijfsvoeringsorganisatie 5. Tegenstrijdige belangen bij bestuurders in verbonden partijen zijn niet te voorkomen. De

DOCUMENTNUMMER

PAGINA

2021/20771

6/7

gemeente Zaanstad

spelregel gaat in op het bespreekbaar maken van tegenstrijdige belangen en de mogelijkheden hoe daarop te handelen 6. WNT norm; deze nieuwe spelregel vervangt de richtlijn beloningen. In deze regel worden de uitgangspunten geformuleerd voor de privaatrechtelijke verbonden partijen waar de WNT niet in voorziet. 7. Informatievoorziening raad Er worden aanvullende regels opgenomen op welke momenten de raad wordt geïnformeerd over verbonden partijen. Draagvlak Met enkele raadsleden is in 2020 en 2021 gesproken over grip op samenwerking. De nadruk lag daarbij op gemeenschappelijke regelingen. Aansluiting externe ontwikkelingen Een voorstel tot wijziging van de wet gemeenschappelijke regelingen ligt voor bij de Eerste Kamer. De voorgestelde wijzigingen zijn betrokken bij de nota verbonden partijen. Financiële consequenties Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. Juridische consequenties Dit voorstel heeft geen juridische consequenties Communicatie/vervolgtraject In de nota zijn regels opgenomen voor een verbeterde informatievoorziening van de raad. Een deel van deze informatie moet van de verbonden partij zelf komen. Hiervoor zullen contacten worden gelegd om deze informatie ook daadwerkelijk beschikbaar te maken. De nota verbonden partijen zal na vaststelling door de raad gepubliceerd worden op overheid.nl Opsteller: Kruis, Y. van 't Versie: 14-9-2021 15:19:00

DOCUMENTNUMMER

PAGINA

2021/20771

7/7

gemeente Zaanstad

Raadsbesluit De gemeenteraad van Zaanstad, Besluit: 1. Kennisnemen van het afwegingskader taakuitvoering 2. Akkoord te gaan met de nota verbonden partijen, waarbij de definitie van verbonden partijen verbreed wordt naar: a. Partijen die door de gemeente Zaanstad a) structureel worden bekostigd via één of meer geldstromen. Denk aan begrotingsfinanciering, subsidie of een overeenkomst van opdracht èn een bestuurlijk belang (conform de aanbeveling van de commissie BBV) b) structureel bekostigd èn voldoen aan één of meer van de volgende voorwaarden: i. gemeente Zaanstad stelt de begroting van de partij vast of ii. gemeente Zaanstad heeft benoemingrecht of voordrachtsrecht in bestuur of raad van toezicht c. Door de raad aan te wijzen partijen waarmee de gemeente nauw samenwerkt en die bijdragen aan strategisch belangrijke programma's van Zaanstad En ter invulling hiervan alvast de Metropool Regio Amsterdam (MRA) aan te wijzen als verbonden partij zoals genoemd onder(b) met ingang van 1 januari 2022 3. Akkoord te gaan met het intrekken van de kaderstellende spelregels verbonden partijen 2013 4. Kennis te nemen van het intrekken van de richtlijn beloningen 2013 In de vergadering van …………………..…….-…………………..…………………………...- 2021 De griffier,

De voorzitter,