Nota risicomanagement en weerstandsvermogen

2020/31783

Nota risicomanagement en weerstandsvermogen 2021

1

2020/31783

Inhoudsopgave Inleiding ............................................................................................................................................. 2 1

Managementsamenvatting ......................................................................................................... 4

2

Risicomanagement..................................................................................................................... 7

3

4

2.1

Wettelijk kader.................................................................................................................... 7

2.2

Het proces.......................................................................................................................... 8

2.3

Identificeren en vastleggen ................................................................................................. 8

2.4

Kwantificering van risico’s................................................................................................... 9

Weerstandsvermogen ...............................................................................................................11 3.1

Weerstandscapaciteit.........................................................................................................11

3.2

Omvang weerstandsvermogen ..........................................................................................12

Communicatie ...........................................................................................................................14 4.1

Planning- en controlproducten ...........................................................................................14

4.2

Tussentijds ........................................................................................................................14

1

2020/31783

Inleiding Risico´s nemen is onvermijdelijk, zeker voor een gemeente met ambitie. Men zegt niet voor niets: ´without risk, no reward`. Bij het nemen van risico´s hoort nadrukkelijk ook een gedegen beheersing van de risico´s. Die beheersing, risicomanagement genoemd, heeft als doel om bewust en verantwoord om te gaan met risico’s. Risicomanagement moet tevens bijdragen aan het vergroten van het risicobewustzijn van organisatie en bestuur en zorgdragen dat een goede balans bestaat tussen risico’s nemen en risico’s beheersen. Zaanstad heeft een grote ambitie voor wat betreft het ontwikkelen en innoveren van de stad, op allerlei gebieden, zoals woningbouw, duurzaamheid, sociale participatie van alle inwoners, veiligheid, etc. Deze grote ambitie brengt ook grote uitgaven met zich mee en daarmee (financiële) risico’s. Daarnaast hebben gemeenten in toenemende mate met onzekerheden te maken, wat ook leidt tot risico’s. Risicomanagement omvat het continue identificeren, kwalificeren en kwantificeren van de risico’s die doelrealisatie in gevaar brengen. Vervolgens bepalen welke activiteiten die de kans van optreden en/of gevolgen van optreden beheersbaar maken. Risicomanagement is deels vastgelegd in landelijk wet en regelgeving.

Nota gericht op financiële risico’s – kaderstelling door de raad De huidige nota weerstandsvermogen en risicomanagement dateert uit 2013 en is op onderdelen verouderd. Daarnaast heeft binnen de organisatie een evaluatie plaatsgevonden, waaruit is gebleken dat risicomanagement goed functioneert voor het onderbouwen van het weerstandsvermogen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing twee keer per jaar (bij de begroting en de jaarrekening), maar dat in de organisatie behoefte is om risicomanagement meer onderdeel te laten zijn van het proces en er het goede gesprek over te voeren. In deze nota wordt de wet- en regelgeving uitgewerkt in concrete, meer specifieke kaders voor Zaanstad. Verbreden van risicomanagement – uitvoeringregels door het college Deze geactualiseerde nota heeft vooral een beleidsmatig karakter. Het bevat de kaders waaraan het risicomanagement van financiële risico’s moet voldoen. De invulling en gewenste uitvoering van het risicomanagementproces van zowel de financiële als niet financiële risico’s wordt beschreven in een uitvoeringsplan. Dit plan wordt opgesteld na vaststelling van deze nota.

Hiermee zorgen we dat risicomanagement binnen de vastgestelde kaders wordt uitgevoerd, maar bestaat de mogelijkheid om de uitvoering aan te passen aan de ontwikkelingen die er spelen en de wensen die er zijn vanuit de organisatie op het gebied van risicomanagement. Het gesprek met de organisatie over risico’s staat centraal. Wil de gemeente veel, weinig of geen risico lopen? Is dit voor de hele gemeente hetzelfde of kan dit verschillen per programma of project? Gemeente Zaanstad hanteert de volgende uitgangspunten:  risico’s moeten altijd in relatie staan van het gewenste doel,  de verantwoordelijkheid van de risicobeheersing ligt bij dezelfde persoon die ook verantwoordelijk is voor het realiseren van het doel,  de risicobereidheid kan per programma, project of proces verschillen,  prioriteer de risico’s, richt je op de belangrijkste,  het gesprek over risico’s is belangrijker dan het vertalen van risico’s naar financiële gevolgen,  voor risicomanagement geldt ook de PDCA-cyclus,  risicomanagement moet zoveel mogelijk aansluiten bij bestaande processen (bijvoorbeeld P&C-proces, procesmanagement en projectmanagement). De niet-financiële risico’s zijn ook onderdeel van risicomanagement en worden meegenomen in het risicomanagementproces echter niet gekwantificeerd.

Deze risico’s kunnen in de toekomst namelijk wel financiële risico’s worden, maar omdat ze geen relatie hebben tot het weerstandsvermogen zijn ze geen onderdeel van deze nota. Er wordt over de niet financiële risico’s gerapporteerd indien er actuele, belangrijke ontwikkelingen te melden zijn.

2

2020/31783

Leeswijzer Hoofdstuk 1 geeft een samenvatting van de kaders voor risicomanagement die in de volgende hoofdstukken verder worden toegelicht. Hoofdstuk 2 gaat in op het begrip risicomanagement, geeft aan wat het wettelijk kader is en welke stappen er zijn in het risicomanagementproces. Hierbij wordt ook ingegaan op het kwantificeren van risico’s. In hoofdstuk 3 wordt vervolgens uitgewerkt hoe de weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen worden bepaald en wat de kaders zijn voor het aanvullen en afromen van de algemene reserves. In het laatste hoofdstuk zijn de kaders uitgewerkt over de momenten van informatieverstrekking naar de raad over risico’s en weerstandsvermogen.

3

2020/31783

1 Managementsamenvatting In deze nota risicomanagement en weerstandsvermogen werken we met kaders. De kaders geven aan wat de vereisten zijn aan het risicomanagementproces. In deze nota worden 6 kaders gedefinieerd. De uitvoering van risicomanagement dient te voldoen aan deze 6 kaders. Deze nota risicomanagement en weerstandsvermogen begint met een toelichting op het wettelijk kader. Het wettelijk kader, waar deze nota uit voortvloeit, bestaat uit externe wetgeving, BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten), en interne regelgeving, de Financiële verordening van gemeente Zaanstad en raadsbesluit 2011/35 over de bandbreedte van het gewenste weerstandsvermogen. Daarna wordt kort ingegaan op het risicomanagementproces. Een eerste stap in risicomanagementproces is het identificeren en vastleggen van risico’s. De kaders die hieromtrent gelden zijn samengevat in het eerste kader: Kader 1: Identificeren en vastleggen van risico’s      



Risico’s worden vastgelegd in een risicobeheersingssysteem. Risico’s die voor de hele gemeente gelden worden als één risico opgenomen. Naast de omschrijving van een risico wordt ook de oorzaak, het gevolg en onder welk begrotingsprogramma een risico valt vastgelegd. Per risico worden de bestaande beheersmaatregelen beschreven. Elk financieel risico wordt gekwantificeerd. Risico’s op budgetoverschrijding zijn geen financiële risico’s die gedekt worden via het weerstandsvermogen en moeten gedekt worden in het exploitatie- of projectbudget. Uitzonderingen hierop zijn: o risico’s m.b.t. grondexploitatie waarbij een specifiek risico speelt door externe factoren en langlopende projectplanningen. o risico’s m.b.t. open einde regelingen waarbij een specifiek risico speelt door externe factoren. Vertrouwelijke informatie in risico’s wordt geanonimiseerd en in algemene zin beschreven.

Nadat de risico’s zijn geïdentificeerd, worden de risico’s gekwantificeerd. Kwantificeren van risico’s gebeurt door de kans te bepalen dat het risico optreedt en het inschatten van de financiële impact dat het risico zal hebben. De regels rondom het kwantificeren van risico’s zijn opgenomen in het tweede kader: Kader 2: Kwantificeren van financiële risico’s    

Het risicobedrag (financiële gevolg) wordt bepaald door de kwantitatieve kans van optreden te vermenigvuldigen met het (rest)risico. Per financieel risico, met een verwachte financiële impact hoger dan € 200.000, worden berekeningen en onderbouwingen van de kans van optreden en de financiële impact vastgelegd. Bij berekeningen wordt de rekenrente zoals bepaald in de begroting gehanteerd. Financiële risico’s met een kans van optreden van 90% of meer zijn géén risico maar een werkelijkheid en worden als claim meegenomen in de planning- en controlcyclus.

De gekwantificeerde financiële risico’s zijn de input voor het berekenen van de omvang van de benodigde weerstandscapaciteit. De aanwezige weerstandscapaciteit wordt afgezet tegen de benodigde weerstandscapaciteit om het weerstandsvermogen te bepalen. De bepaling van het weerstandsvermogen is onderwerp van het derde kader:

4

2020/31783

Kader 3: Bepaling weerstandsvermogen in relatie tot de financiële risico’s    

Alleen financiële (netto) risico’s met een kanspercentage van 5% tot 90% worden meegenomen in de bepaling van het weerstandsvermogen. De beschikbare weerstandscapaciteit wordt bepaald door de hoogte van de algemene reserves en de wettelijk verplichte post onvoorzien. De benodigde weerstandscapaciteit wordt berekend via het uitvoeren van een risicosimulatie waarbij de in kaart gebrachte risico’s en bijbehorende geschatte financiële impact als input dienen. De bepaling van het weerstandsvermogen van Zaanstad gebeurt in zijn geheel, echter van het totale weerstandsvermogen wordt bepaald welk deel hiervan betrekking heeft op risico’s die samenhangen met specifiek door de raad benoemde algemene reserves, zoals op dit moment de algemene reserve grondzaken.

Het berekende weerstandsvermogen wordt afgezet tegen het gewenste niveau van het weerstandsvermogen. Indien het berekende ratio van het weerstandsvermogen hoger is dan de gewenste maximale ratio van 1,8 dan wordt de algemene reserve afgeroomd. Indien de berekende ratio van het weerstandsvermogen lager is dan de gewenste minimale ratio van 1,4 dan wordt de algemene reserve aangevuld. De kaders hiervoor zijn opgenomen in kader 4: Kader 4: Aanvullen en afromen algemene reserves Algemene reserve:  Twee maal per jaar, bij begroting en jaarrekening, wordt de benodigde weerstandscapaciteit berekend.  Het weerstandsvermogen dient ‘ruim voldoende’ te zijn, wat betekent dat de ondergrens van het weerstandsvermogen 1,4 is en de bovengrens 1,8.  Het bepalen van de afroming of aanvulling van de algemene reserve gebeurt 1 keer per jaar bij de jaarrekening. Alleen bij de jaarrekening is de feitelijke stand van de algemene reserve (per 31/12) bekend.  Het effectueren van de afroming of aanvulling van de algemene reserve gebeurt bij de voorjaarsnota.  De afgeroomde middelen kunnen via de bestemming van het eventuele rekeningresultaat worden betrokken bij de voorjaarsnota.  Aanvulling van de algemene reserve vindt plaats vanuit de algemene middelen.  Het bedrag dat wordt afgeroomd is zo groot dat het weerstandsvermogen na afroming weer op 1,8 staat.

Voor aanvulling geldt dat wordt aangevuld tot een ratio van 1,4. Specifiek voor algemene reserve grondzaken:  De gewenste bandbreedte voor het weerstandsvermogen voor grondzaken is 0,75 – 1,25.  De reserve wordt afgeroomd indien het weerstandsvermogen groter is dan 1,25. Deze middelen vloeien naar de algemene reserve indien dit benodigd is voor het behalen van het minimale weerstandsvermogen (1,4) en naar het investeringsfonds indien het weerstandsvermogen reeds van voldoende omvang is.  Als weerstandsvermogen zakt onder de 0,75 wordt een toevoeging aan de algemene reserve grondzaken begroot ten laste van de algemene reserve.

5

2020/31783 In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in de begroting en in de jaarstukken informeert het college de raad over de risico’s en het weerstandsvermogen. Dit is opgenomen in het 5e kader: Kader 5: Periodiek informeren van de raad over risico’s 

De raad wordt via de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in de begroting en jaarstukken geïnformeerd over de grootste risico’s (risico’s die gezamenlijk 80% van het totale financiële risico voor de gemeente vertegenwoordigen) en de ontwikkeling van het weerstandsvermogen van de afgelopen 3 jaar van de gemeente.

Naast communicatie via de planning- en controlproducten vindt tussentijds ook communicatie plaats over risico’s middels de besluitnota’s. Het is van belang om bij elk besluit dat wordt genomen door de gemeenteraad bewust af te wegen welke risico’s er zijn en of het verantwoord is het besluit op deze manier te nemen en op welke wijze risicobeheersing plaatsvindt. Dit is opgenomen in het 6e kader: Kader 6: Tussentijds informeren van de raad  

De raad wordt via de besluitnota’s geïnformeerd over de financiële en niet financiële risico’s die spelen bij een besluit en welke keuzes er worden gemaakt omtrent risicobeheersing. De raad kan bij ieder nieuwe bestuursperiode bepalen over welke projecten/programma’s zij extra geïnformeerd wil worden via de paragraaf risicomanagement en weerstandsvermogen over de daarbij behorende risico’s.

In de volgende hoofdstukken zijn deze kaders verder toegelicht.

6

2020/31783

2 Risicomanagement Risicomanagement is het geheel aan activiteiten dat erop gericht is op een gestructureerde wijze risico’s in kaart te brengen, te evalueren, te beheersen en te rapporteren. Het is een continu proces, omdat er nieuwe risico’s kunnen optreden, of risico’s kunnen wijzigen, waardoor er aanpassing van de beheersmaatregel nodig is. Risicomanagement gaat niet om het vermijden van risico’s, immers ‘no risk, no fun’, maar gaat expliciet om het beheersen van risico’s, zodat nadelige effecten die het nemen van risico’s met zich meebrengt, kunnen worden voorkomen of geminimaliseerd. Risicomanagement verschaft een organisatie de mogelijkheid optimaal om te gaan met onzekerheden en dus ook de mogelijkheid om de voordelen te benutten die onzekerheden soms bieden.

2.1 Wettelijk kader Het wettelijk kader, waar deze nota uit voortvloeit, bestaat uit externe wetgeving, het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten), en interne regelgeving, de Financiële verordening van gemeente Zaanstad en raadsbesluit 2011/35 over de bandbreedte van het gewenste weerstandsvermogen. BBV In artikel 9 van het BBV is bepaald dat de begroting de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ moet bevatten. In artikel 11 is de inhoud van de paragraaf verder uitgewerkt. Er is opgenomen: Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a. De weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de provincie onderscheidenlijk gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; b. Alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. De paragraaf bevat tenminste: a. Een inventarisatie van de weerstandscapaciteit; b. Een inventarisatie van de risico’s; c. Het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s; d. Een kengetal voor de: a. Netto schuldquote; b. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen; c. Solvabiliteitsratio; d. Grondexploitatie; e. Structurele exploitatieruimte; en f. Belastingcapaciteit.

De kengetallen zijn pas sinds 2015 onderdeel van de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ en geven een beeld van de financiële positie van de gemeente en vergroten de vergelijkbaarheid tussen de verschillende gemeenten. Bij ministeriële regeling is bepaald op welke wijze de kengetallen bepaald dienen te worden. Financiële verordening De financiële verordening is in 2019 geactualiseerd. Richtlijnen omtrent risicomanagement en weerstandsvermogen is geen specifiek onderdeel in de verordening, maar is opgenomen in artikel 17 over de paragrafen. Hierin staat: 1. Het college stelt voor de verplichte paragrafen uit het BBV, met uitzondering van de paragraaf bedrijfsvoering, een nota op waarin het beleid van de gemeente is vastgelegd betreffende deze paragrafen. In deze nota’s wordt ook vastgelegd welke onderwerpen, naast de verplichte onderdelen uit het BBV (art. 10 t/m 16), worden verantwoord bij de begroting en de jaarrekening. Het gaat hierbij om de nota ‘Kostentoerekening en tarieven’, de nota ‘Weerstandsvermogen en

7

2020/31783 risicomanagement’, de nota ’Onderhoud kapitaalgoederen openbare ruimte’, de nota ‘Financiering’, de nota ‘Verbonden partijen’ en de nota ‘Grondbeleid’. 2. Het college biedt de onder lid 1 bedoelde nota’s aan ter vaststelling door de raad. 3. Een nota wordt aan de raad ter vaststelling aangeboden en geactualiseerd wanneer materiële wijzigingen daar aanleiding toe geven. Raadsbesluit 2011/35 In het raadsbesluit is een besluit genomen over de gewenste omvang van het weerstandsvermogen. Het volgende is besloten:

2.2 Het proces Risicomanagement bestaat uit verschillende stappen. Deze 3 stappen zijn hieronder aangegeven: 1. Identificeren en classificeren van risico’s: Het proces begint met het in kaart brengen van de risico’s die de gemeente loopt en het classificeren van deze risico’s. 2. Kwantificeren van financiële risico’s: Aangegeven wordt wat de omvang van het financiële risico is en wat de kans is dat het risico zich daadwerkelijk zal voordoen. 3. Sturen en beheersen: Op basis van de classificatie van de risico’s kan de sturing en de beheersing van de risico’s bepaald worden. Voor verschillende soorten risico’s zijn namelijk verschillende ‘oplossingsrichtingen’ (vermijden, beheersen, overdragen (bijvoorbeeld verzekeren) en accepteren (financiële dekking organiseren via voorziening, weerstandsvermogen).

2.3 Identificeren en vastleggen De eerste stap richting actief risicomanagement is het identificeren van alle risico’s en het vastleggen van de kenmerken van het risico. Voordat we hier verder op in gaan is het belangrijk om scherp te hebben wat een risico precies is. Voor het begrip risico bestaan in de theorie vele definities. Een veel gebruikte definitie van een beleidsrisico is de kans op een gebeurtenis, die de organisatie belemmert in het behalen van (één van) haar doelstellingen. De risico’s relevant voor het weerstandsvermogen zijn financiële risico’s. Voor de financiële risico’s in relatie tot het weerstandsvermogen geldt als definitie: de kans op een gebeurtenis die leidt tot een directe financiële tegenvaller van materiële betekenis, die niet is afgedekt in de begroting. Doen deze risico’s zich voor dan kunnen ze worden gedekt uit het weerstandsvermogen. Reguliere risico’s – risico’s die zich regelmatig voordoen en waarbij het gevolg vrij goed in te schatten is – en risico’s zonder financiële gevolgen maken geen deel uit van de risico’s die onder het weerstandsvermogen vallen. Voor reguliere risico’s kunnen immers verzekeringen worden afgesloten of voorzieningen worden getroffen.

8

2020/31783 Om de risico’s in kaart te brengen wordt er gedurende het jaar een gemeentebrede risicoanalyse uitgevoerd. De wijze waarop dit gebeurd is uitgewerkt in het uitvoeringsplan. Het kader dat geldt voor het identificeren, classificeren en vastleggen van risico’s is: Kader 1: Identificeren en vastleggen van risico’s      



Risico’s worden vastgelegd in een risicobeheersingssysteem. Risico’s die voor de hele gemeente gelden worden als één risico opgenomen. Naast de omschrijving van een risico wordt ook de oorzaak, het gevolg en onder welk begrotingsprogramma een risico valt vastgelegd. Per risico worden de bestaande beheersmaatregelen beschreven. Elk financieel risico wordt gekwantificeerd. Risico’s op budgetoverschrijding zijn geen financiële risico’s die gedekt worden via het weerstandsvermogen en moeten gedekt worden in het exploitatie- of projectbudget. Uitzonderingen hierop zijn: o risico’s m.b.t. grondexploitatie waarbij een specifiek risico speelt door externe factoren en langlopende projectplanningen. o risico’s m.b.t. open einde regelingen waarbij een specifiek risico speelt door externe factoren. Vertrouwelijke informatie in risico’s wordt geanonimiseerd en in algemene zin beschreven.

2.4 Kwantificering van risico’s Nadat de risico’s zijn geïdentificeerd, kunnen de risico’s worden gekwantificeerd. Het kwantificeren heeft twee doelen: 1. De risico’s ordenen om focus aan te kunnen brengen in sturing en beheersing. 2. Het bepalen van de benodigde weerstandscapaciteit. Het kwantificeren gebeurt in 3 stappen. Deze stappen zijn hieronder toegelicht. 1. Kans bepaling Aan de hand van referentiebeelden wordt bepaald in welke kans klasse een risico geclassificeerd wordt. Deze inschatting wordt gemaakt op basis van professionele oordeelsvorming van de betrokken medewerkers. In het uitvoeringsplan risicomanagement is opgenomen welke manieren ondersteunend kunnen zijn aan het maken van deze inschatting. Voor risico’s die een kans inschatting hebben boven de 90% moet er voorzichtigheidshalve in principe een voorziening worden getroffen1. 2. Bepalen van de financiële omvang Bij het bepalen van de omvang van het risico gaan we uit van een situatie dat het risico zich daadwerkelijk voordoet. Vanuit die gedachte ‘als het risico zich voordoet dan ….’ maken we een inschatting van het bedrag dat de gemeente ten minste (minimumbedrag) en ten hoogste (maximale omvang) kwijt is. De minimale en maximale omvang geven dus de ondergrens en de bovengrens aan waarbinnen – als het risico zich daadwerkelijk voordoet – de financiële schade zich zal bevinden.

Daarnaast wordt een inschatting gemaakt van de verwachtingswaarde. De verwachtingswaarde is de meest waarschijnlijke financiële omvang van het gevolg als het risico zich voordoet. Het gaat hierbij om het restrisico. Per risico wordt namelijk ook opgenomen of er sprake is van een beheersmaatregel. De beheersmaatregel kan ervoor zorgen dat het netto risico (het restrisico) lager is dan het bruto risico. Een voorbeeld van een beheersmaatregel die het netto risico verlaagt, is het afsluiten van een verzekering. 3. Het uitvoeren van een risicosimulatie 1

Zie voor nadere spelregels de nota reserves, voorzieningen en overlopende passiva. 9

2020/31783 Als voor alle risico’s een kans van optreden en een financiële omvang is ingeschat, wordt een risicosimulatie uitgevoerd om de benodigde weerstandscapaciteit te berekenen. Voor de simulatie wordt, zoals gebruikelijk voor gemeenten, een zekerheidspercentage aangehouden van 90%. Dat wil zeggen dat het bedrag dat uit de simulatie naar voren komt met een zekerheid van 90% voldoende is om de risico’s af te dekken. Samenvattend geldt voor het kwantificeren van financiële risico’s het volgende kader: Kader 2: Kwantificeren van financiële risico’s    

Het risicobedrag (financiële gevolg) wordt bepaald door de kwantitatieve kans van optreden te vermenigvuldigen met het (rest)risico. Per financieel risico, met een verwachte financiële impact hoger dan € 200.000, worden berekeningen en onderbouwingen van de kans van optreden en de financiële impact vastgelegd. Bij berekeningen wordt de rekenrente zoals bepaald in de begroting gehanteerd. Financiële risico’s met een kans van optreden van 90% of meer zijn géén risico maar een werkelijkheid en worden als claim meegenomen in de planning- en controlcyclus.

10

2020/31783

3 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen is de verhouding (ratio) tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit. Weerstandsvermogen =

Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit

Het geeft een indicatie hoe solide de begroting is. Voldoende weerstandsvermogen zorgt ervoor dat onverwachte financiële tegenvallers (door optreden van risico’s) kunnen worden opgevangen en geen effect hebben op de uitvoering van het vastgestelde beleid.

3.1 Weerstandscapaciteit Beschikbare weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit is het totaal aan middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt of kan beschikken om niet-voorziene financiële tegenvallers op te vangen. Het gaat om buffers in het eigen vermogen of in de exploitatie, die kunnen worden vrijgemaakt om onverwachte kosten te dekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor het beleid en de uitvoering van taken. De weerstandscapaciteit kan worden verdeeld in incidenteel en structureel. Incidentele weerstandscapaciteit is aanwezig in de vorm van begrotingsposten voor onvoorzien en aanwezige reserves met een weerstandsfunctie. Structurele weerstandscapaciteit zijn de middelen die permanent ingezet kunnen worden om tegenvallers in de exploitatie op te vangen, zonder dat dit ten kosten gaat van de uitvoering van bestaande taken. Het gaat hierbij om de begrotingsruimte en onbenutte belastingcapaciteit van de gemeente. Hieronder is dit overzichtelijk weergegeven: Onderdeel Algemene reserves

Incidentele weerstandscapaciteit x

Bestemmingsreserves

x

Stille reserves

x

Onvoorzien

x

Structurele weerstandscapaciteit

Begrotingsruimte

x

Onbenutte belastingcapaciteit

x

De beschikbare weerstandscapaciteit van gemeente Zaanstad bestaat uit de algemene reserve en de algemene reserve grondzaken. Daarnaast neemt de gemeente jaarlijks een post Onvoorzien op in de begroting, die indien nodig kan worden aangewend om tegenvallers of onverwachte nieuwe uitgaven op te vangen. Ook deze post behoort daarom tot de beschikbare weerstandscapaciteit. De overige onderdelen die genoemd worden vallen voor Zaanstad niet onder de beschikbare weerstandscapaciteit. Hieronder worden in het kort de redenen genoemd: -

-

Bestemmingsreserves: In sommige gemeenten worden ook de bestemmingsreserves meegeteld in de weerstandscapaciteit. Deze tellen dan niet voor 100% mee maar voor een gedeelte waarvan wordt geacht dat het vrij kan vallen zonder de oorspronkelijke bestemming in de weg te staan. Dit impliceert dat de reserves ruimer dan noodzakelijk zijn. Voor de gemeente Zaanstad gaan we niet van deze veronderstelling uit. Stille reserves: Stille reserves zijn bezittingen die voor een lagere waarde dan de directe verkoopwaarde op de balans staan. Stille reserves kunnen pas als weerstandscapaciteit meetellen als ze binnen een jaar in kasgeld kunnen worden omgezet, zonder de 11

2020/31783

-

-

bedrijfsvoering te beperken (direct verhandelbare activa). Zaanstad heeft geen bezittingen die binnen een jaar verhandelbaar zijn en waarbij sprake is van een overwaarde. Daarnaast is de afspraak gemaakt dat voordelen van verkoop van vastgoed naar het investeringsfonds gaan. Begrotingsruimte: Als de begroting en de meerjarenraming sluiten met een positief saldo, is er sprake van begrotingsruimte, die kan worden ingezet voor structurele financiële tegenvallers die zich voordoen. Posten in de begroting die vooraf nog geen vastgelegd bestedingsdoel hebben tellen mee. Zaanstad gaat uit van een op nul sluitende begroting waardoor er geen begrotingsruimte beschikbaar is. Onbenutte belastingcapaciteit: De mogelijkheid tot verhogen van gemeentelijke belastingen, bestemmingsheffingen en rechten kan ook bijdragen tot het opvangen van financiële risico’s. De ruimte die de gemeente heeft om belastingen en andere heffingen te verhogen wordt beperkt door wettelijke restricties. Het gaat dan bijvoorbeeld over vastgestelde maximum (verhoging van) belastingtarieven, of dat leges maximaal het niveau van kostendekkend mogen bedragen. Dit onderdeel wordt daarom niet meegerekend tot de weerstandscapaciteit.

Benodigde weerstandscapaciteit De benodigde weerstandscapaciteit is het bedrag dat benodigd is om alle risico’s in de begroting waarvoor geen maatregelen zijn getroffen, in financiële zin af te dekken. De benodigde weerstandscapaciteit wordt bepaald door:   

de verwachte impact van de aanwezige risico’s, de gewenste mate van zekerheid dat de risico’s kunnen worden opgevangen en de mate waarin risico’s al op andere wijze zijn afgedekt.

De benodigde weerstandscapaciteit is de uitkomst van het identificeren en kwantificeren van de financiële risico’s.

3.2 Omvang weerstandsvermogen Voor de beoordeling van de omvang van het weerstandsvermogen wordt in Zaanstad gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel. Deze normeringsystematiek is ontwikkeld door het Nederlandse Adviesbureau voor Risicomanagement (NAR) in samenwerking met de Universiteit Twente. Waarderingscijfer

Ratio

Betekenis

A

> 2,0

Uitstekend

B

1,4 – 2,0

Ruim voldoende

C

1,0 – 1,4

Voldoende

D

0,8 – 1,0

Matig

E

0,6 – 0,8

Onvoldoende

F

<0,6

Ruim onvoldoende

Het weerstandsvermogen kan behoorlijk fluctueren. Eén of enkele zeer grote risico’s kunnen een grote invloed uitoefenen op het verloop van het weerstandsvermogen. Ook fluctuaties in de beschikbare weerstandscapaciteit beïnvloeden de omvang van het weerstandsvermogen. Om te voorkomen dat het weerstandsvermogen regelmatig moet worden aangevuld door fluctuaties in de beschikbare en/of benodigde weerstandscapaciteit is besloten (conform raadsbesluit 2011/35 2011/155854) om het weerstandsvermogen op ‘ruim voldoende’ te handhaven met een ondergrens van 1,4 en een bovengrens van 1,8. Bij een ratio van 1,4 bedraagt de weerstandscapaciteit 140% van de omvang van de benodigde weerstandscapaciteit. Naast het weerstandsvermogen voor gemeente Zaanstad als geheel, kan de raad besluiten om voor een specifiek onderdeel het weerstandvermogen te bepalen en te reserveren in een specifieke 12

2020/31783 algemene reserve. Op het moment van opstellen van deze nota wordt dit gedaan voor grondzaken. De uitgangspunten rondom deze algemene reserve zijn opgenomen in de nota ‘Reserves en voorzieningen’. De grondexploitatie wordt beschouwd als een ‘gesloten systeem’. Hiermee wordt bedoeld dat voor- en nadelen in eerste instantie binnen de grondexploitaties worden opgevangen. Dit houdt in dat voordelen uit grondexploitaties worden toegevoegd aan de algemene reserve grondzaken (ARG) en nadelen worden onttrokken uit deze reserve. De bandbreedte voor het weerstandsvermogen voor grondzaken is bepaald op 0,75 – 1,25. Op deze manier hoeft niet voor kleine mutaties een aanvulling of afroming van de ARG plaats te vinden. Voor de bepaling van het weerstandsvermogen gelden de volgende kaders: Kader 3: Bepaling weerstandsvermogen in relatie tot de financiële risico’s    

Alleen financiële (netto) risico’s met een kanspercentage van 5% tot 90% worden meegenomen in de bepaling van het weerstandsvermogen. De beschikbare weerstandscapaciteit wordt bepaald door de hoogte van de algemene reserves en de wettelijk verplichte post onvoorzien. De benodigde weerstandscapaciteit wordt berekend via het uitvoeren van een risicosimulatie waarbij de in kaart gebrachte risico’s en bijbehorende geschatte financiële impact als input dienen. De bepaling van het weerstandsvermogen van Zaanstad gebeurt in zijn geheel, echter van het totale weerstandsvermogen wordt bepaald welk deel hiervan betrekking heeft op risico’s die samenhangen met specifiek door de raad benoemde algemene reserves, zoals op dit moment de algemene reserve grondzaken.

Voor het afromen en aanvullen van de algemene reserves gelden de volgende kaders: Kader 4: Aanvullen en afromen algemene reserves Algemene reserve:  Twee maal per jaar, bij begroting en jaarrekening, wordt de benodigde weerstandscapaciteit berekend.  Het weerstandsvermogen dient ‘ruim voldoende’ te zijn, wat betekent dat de ondergrens van het weerstandsvermogen 1,4 is en de bovengrens 1,8.  Het bepalen van de afroming of aanvulling van de algemene reserve gebeurt 1 keer per jaar bij de jaarrekening. Alleen bij de jaarrekening is de feitelijke stand van de algemene reserve (per 31/12) bekend.  Het effectueren van de afroming of aanvulling van de algemene reserve gebeurt bij de voorjaarsnota.  De afgeroomde middelen kunnen via de bestemming van het eventuele rekeningresultaat worden betrokken bij de voorjaarsnota.  Aanvulling van de algemene reserve vindt plaats vanuit de algemene middelen.  Het bedrag dat wordt afgeroomd is zo groot dat het weerstandsvermogen na afroming weer op 1,8 staat. Voor aanvulling geldt dat wordt aangevuld tot een ratio van 1,4. Specifiek voor algemene reserve grondzaken:  De gewenste bandbreedte voor het weerstandsvermogen voor grondzaken is 0,75 – 1,25.  De reserve wordt afgeroomd indien het weerstandsvermogen groter is dan 1,25.

Deze middelen vloeien naar de algemene reserve indien dit benodigd is voor het behalen van het minimale weerstandsvermogen (1,4) en naar het investeringsfonds indien het weerstandsvermogen reeds van voldoende omvang is.  Als het weerstandsvermogen zakt onder de 0,75 wordt een toevoeging aan de algemene reserve grondzaken begroot ten laste van de algemene reserve.

13

2020/31783

4 Communicatie 4.1 Planning- en controlproducten In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in de begroting en in de jaarstukken informeert het college de raad over het weerstandsvermogen. In deze paragraaf wordt het volgende gerapporteerd: - De risico’s die gezamenlijk 80% van het financiële gevolg vertegenwoordigen. - De risico’s worden gecategoriseerd naar programma. - De grootste wijzigingen in de risico’s worden toegelicht. Bijvoorbeeld nieuwe risico’s of risico’s die substantieel gestegen of gedaald zijn qua impact positie. - De benodigde weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit. - De ontwikkeling van het weerstandsvermogen in de afgelopen 3 jaar. Bovenstaande kan worden samengevat in het volgende kader: Kader 5: Periodiek informeren van de raad over risico’s 

De raad wordt via de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in de begroting en jaarstukken geïnformeerd over de grootste risico’s (risico’s die gezamenlijk 80% van het totale financiële risico voor de gemeente vertegenwoordigen) en de ontwikkeling van het weerstandsvermogen van de afgelopen 3 jaar van de gemeente.

4.2 Tussentijds Risicomanagement is niet alleen een proces wat twee keer per jaar plaatsvindt bij de planning- en controlproducten om de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing te vullen, maar is een doorlopend proces binnen de gemeente. Zo is risicomanagement ook onderdeel van projectmanagement en is er de mogelijkheid om binnen de projectfases verschillende vormen van risicosessies te houden om bewust keuzes te maken over de risicobeheersing. De mogelijkheden die er op dit gebied zijn, zijn verder uitgewerkt in het uitvoeringsplan risicomanagement. Bij elk besluit dat de gemeenteraad neemt, kunnen risico’s spelen. Hierbij gaat het niet alleen om besluitvorming bij (grote) projecten, maar ook bijvoorbeeld bij de invoering van nieuw beleid of andere besluiten die worden genomen door de gemeenteraad. Het is van belang om bij elk besluit dat wordt genomen af te wegen welke risico’s er zijn en of het verantwoord is het besluit op deze manier te nemen. Daarnaast is het belangrijk om van te voren bewust keuzes te maken over de wijze van risicobeheersing. Dit mondt uit in het volgende kader: Kader 6: Tussentijds informeren van de raad  

De raad wordt via de besluitnota’s geïnformeerd over de financiële en niet financiële risico’s die spelen bij een besluit en welke keuzes er worden gemaakt omtrent risicobeheersing. De raad kan bij ieder nieuwe bestuursperiode bepalen over welke projecten/programma’s zij extra geïnformeerd wil worden via de paragraaf risicomanagement en weerstandsvermogen over de daarbij behorende risico’s.

14

2020/31783

15