Memo-werkwijze-rekenkamer-rapporten-raad

gemeente Zaanstad Auditcommissie

Notitie

AAN

Leden van de gemeenteraad

KOPIE AAN

VAN

Auditcommissie

DOORKIESNUMMER

BIJLAGE

18 augustus 2021 1 1

ONDERWERP

Werkwijze behandeling rekenkamerrapporten

DATUM AANTAL PAGINA’S

Inleiding De rekenkamer stuurt jaarlijks enkele rapporten naar de gemeenteraad. Deze rapporten worden eerst voor wederhoor voorgelegd bij het college. De reactie van het college wordt opgenomen in het rapport. Over deze rekenkamerrapporten heeft de raad de gelegenheid technische vragen te stellen aan de rekenkamer, of technische vragen naar aanleiding van het rapport aan de ambtelijke organisatie. Na de technische ronde wordt het rekenkamerrapport politiek behandeld in het Zaanstad Beraad. Werkwijze daarbij was dat de uitkomst van dit Zaanstad Beraad bepalend was voor het wel of niet agenderen van het rapport in een raadsvergadering. Voortaan altijd besluitvorming in raadsvergadering over aanbevelingen rekenkamerrapporten In de auditcommissie is besproken of het wenselijk is om rekenkamerrapporten (wanneer deze conclusies en aanbevelingen bevatten) altijd via raadsvoorstel in de raadsvergadering te behandelen. In dat raadsvoorstel kan worden opgenomen dat het college wordt gevraagd de aanbevelingen uit te voeren en de raad periodiek te informeren over de voortgang. De auditcommissie vindt dit een goede werkwijze. Zo ontstaat er duidelijkheid over het behandelproces: het onderzoek met de aanbevelingen wordt altijd als raadsvoorstel op de agenda van de raad gezet. Ook kan de raad hiermee vastleggen dat aanbevelingen worden opgevolgd.

Tenslotte kan de raad hierdoor bij elk onderzoeksrapport aangeven dat hij door het college geïnformeerd wil worden over de voortgang. Die rapportages kunnen voor de rekenkamer aanleiding zijn om een nieuw onderzoek te starten Na overleg tussen rekenkamer en raadsgriffie is een standaard opzet voor een dergelijk raadsvoorstel gemaakt, mede gebaseerd op de ervaringen die hiermee zijn opgedaan in Amsterdam. Standaard werkwijze hierbij zal zijn dat het raadsvoorstel het voorstel zal bevatten om alle aanbevelingen over te nemen. De raad kan dit desgewenst amenderen. In de bijlage bij dit memo sturen we u de opzet voor het raadsvoorstel mee. De raadsgriffie zal telkens het raadsvoorstel bij een nieuw rekenkamerrapport opstellen. Het eerste rapport waarbij de nieuwe werkwijze gehanteerd kan worden is het rekenkamerrapport Meldingen openbare ruimte.

H.J. Egberts, Voorzitter auditcommissie

Bijlage: inhoud raadsvoorstel bij behandeling rekenkamerrapport Tekst in het raadsvoorstel bij het gevraagde besluit De gemeenteraad van Zaanstad, Besluit: 1. 2. 3. 4.

Kennis te nemen van het rapport van de rekenkamer, getiteld [naam] De [aantal] aanbevelingen uit het rapport over te nemen. Het college van burgemeester en wethouders te vragen om deze aanbevelingen uit te voeren. Het college van burgemeester en wethouders te vragen om: a. een plan van aanpak te maken voor de opvolging van de aanbevelingen en dit plan van aanpak binnen een half jaar aan te bieden aan de gemeenteraad; b. te rapporteren over de resultaten als de aanbevelingen zijn uitgevoerd; c. jaarlijks tussentijds te rapporteren over de stand van zaken van de uitvoering van de aanbevelingen als dit langer dan een jaar duurt.