Document · PDF

Jaarverslag toezicht archief 2020

Raadsvergadering 27 mei 2021, gemeente ZaanstadBij agendapunt: Jaarstukken 20202.687 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

2021/8045

Jaarverslag Toezicht 2020 Niet- overgedragen archieven

werkdocument

wer

2021/8045

Inleiding Voor u ligt het Jaarverslag Toezicht 2020 Niet- overgedragen archieven van de gemeente Zaanstad. Dit jaarverslag is opgesteld op basis van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) Archiefwet 1995, zoals vastgesteld door de VNG.1 Hiermee wordt getoetst in hoeverre de gemeente Zaanstad voldoet aan de Archiefwet 1995. Het jaarverslag geeft invulling aan de Wet Generiek Toezicht (WGT). Met dit jaarverslag kan het college verantwoording afleggen aan de raad over het archiefzorg en -beheer. De rapportage dient ook als systematische toezichtinformatie voor de provincie Noord-Holland conform de Verordening Systematische Toezichtinformatie Noord-Holland. Dit jaarverslag gaat in op de zorg en het beheer van de niet-overgebrachte archieven. Het gaat om alle ontvangen en opgemaakte informatie in het kader van de taakuitvoering van de organisatie. Deze informatie kan zowel op papier als digitaal zijn bewaard. Andere jaren is het jaarverslag uitgebreider. Dit jaar is gekozen voor een afgeslankte vorm van het jaarverslag, een follow-up op basis van de belangrijkste aandachtspunten uit 2019. Volgend jaar wordt weer een uitgebreide KPI-rapportage uitgevoerd. De belangrijkste aandachtspunten voor het archiefzorg en -beheer voor het jaar 2021 zijn: -

Opstellen en invoeren kwaliteitssysteem (KPI2.1) het kwaliteitsysteem is al jaren een punt van aandacht in de inspecties. De gemeente Zaanstad heeft nog geen kwaliteitssysteem ingevoerd. Vernietiging van digitale informatie (KPI 5.2) De achterstand van de vernietiging van papieren informatie wordt ingehaald. Het overzicht van de digitale te verneitigen informate is nog niet compleet. Daardoor is ook niet bekend hoe groot de achterstand is. Systeem voor duurzaamheid (bewaarstrategie digitaal) (KPI 3.6) De gemeente Zaanstad en het Gemeentearchief Zaanstad hebben nog geen definitieve keuze voor een e-depot oplossing gemaakt. Wel worden er in pilots ervaringen opgedaan met het overbrengen van informatie naar het Gemeentearchief.

Stoplicht In het hieronder weergegeven stoplicht ziet u de scores van de gemeente Zaanstad op alle vragen van de Archief KPI’s. Mochten er vragen zijn over KPI’s die niet behandeld worden in dit jaarverslag, dan kunnen deze gesteld worden aan de archiefinspectie (gemeentearchief@zaanstad.nl) . De geel gearceerde KPI’s worden in dit jaarverslag behandeld.

Zie: https://vng.nl/files/vng/nieuws_attachments/2013/20130418-verantwoording-kpi.pdf 1

2021/8045

De kolommen 2017, 2018 en 2019 zijn uit de desbetreffende jaarverslagen overgenomen.

2021/8045

Follow – up 2020 1.5 Gemeenschappelijke regelingen Zaanstad is bij 14 gemeenschappelijke regelingen (GR-en) aangesloten. Bij de drie gemeenschappelijke regelingen waar Zaanstad de centrumgemeente is, is de gemeentearchivaris ook aangewezen als toezichthouder voor de niet- overgedragen archieven. In de toezichtverslagen van de gemeenschappelijke regelingen zijn verschillende overeenkomsten waar te nemen. De twee belangrijkste zijn: -

de vernietiging van (digitale)informatie wordt niet uitgevoerd of is niet op orde. de bezetting van de archief en informatie afdelingen is onvoldoende. Er is niet voldoende personeel aanwezig om alle taken voor het beheren van archief en informatie conform de Archiefwet uit te voeren.

Hieronder komen de GR-en kort aan de orde. Meer informatie over de informatiehuishouding van deze organisaties is terug te vinden in de toezichtsverslagen van de betreffende regeling.

Werkom

In 2019 is een plan van aanpak gemaakt voor de verbetering van de archief- en informatiehuishouding van Werkom. In 2020 is fase één van dit project afgerond. Een metadataschema en een informatiestructuurplan zijn de concrete resultaten van deze eerste fase. Dit waren belangrijke prioriteiten voor het op orde brengen van de informatie huishouding.

GGD Zaanstreek-Waterland

Aan het einde van 2020 heeft er een nulmeting plaatsgevonden bij de GGD Zaanstreek -Waterland op het archief van informatiemanagement. Dit toezichtverslag is in maart 2021 aangeboden aan de directie van de GGD.

Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland

Bij de veiligheidsregio Zaanstreek Waterland is er het afgelopen jaar nieuw personeel in dienst gekomen. Dit was geen aanvulling maar vervanging van de huidige formatie. Daardoor blijft de krappe bezetting van de archiefafdeling een aandachtspunt. 2.1 Kwaliteitssysteem In de voorgaande Jaarverslagen Toezicht is aangegeven dat het kwaliteitssysteem voor het archief- en informatiemanagement een aandachtspunt is. De gemeente Zaanstad heeft nog geen kwaliteitssysteem. De invoering van het kwaliteitssysteem was de afgelopen jaren gekoppeld aan de invoering van het nieuwe informatie systeem Alfresco. Deze koppeling is het afgelopen jaar losgelaten. In 2021 wordt met behulp van een externe partij een kwaliteitssysteem opgesteld en geïmplementeerd. Het beoogde kwaliteitssysteem is bij andere gemeenten al in gebruik. De externe partij is begin 2021 gestart met een inventarisatie van de werkzaamheden voor het invoeren van een kwaliteitssysteem. Het is de bedoeling dat dit kwaliteitssysteem ook van toepassing gaat zijn op de processen in Alfresco, Mozard en eventuele andere informatiesystemen. De reikwijdte van het kwaliteitssysteem wordt in het projectplan bepaald. Daarna is duidelijk welke informatiesystemen onder het kwaliteitssysteem gaan vallen.

3.6 systeem voor duurzaamheid De gemeente Zaanstad en het Gemeentearchief Zaanstad hebben nog geen definitieve keuze voor een e-depot oplossing gemaakt. Een e-depot is een duurzaam digitaal archief. Een e-depot is meer 3

2021/8045

dan enkel het aanschaffen van een applicatie. Het gaat ook om de processen en afspraken die bij het duurzaam bewaren van digitaal archief horen. Er is ervaring opgedaan met het overbrengen van digitaal archief naar het collectiebeheersysteem Mais Flexis van het gemeentearchief. De eerste pilot is met een archiefblok bouwvergunningen dat zowel uit papieren als uit digitale dossiers bestaat. De digitale dossiers zijn gemigreerd uit Verseon naar Mais Flexis. De afdeling Informatie Beheer en Techniek (IBT) en de leverancier De Ree hebben deze migratie uitgevoerd. In Mais Flexis zijn de dossiers nog nabewerkt door een medewerker van de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV). In 2021 wordt deze pilot afgerond. Daarna wordt doorgegaan met het volgende archiefblok bouwvergunningen. Het belangrijkste leerpunt van deze pilot is, tot nu toe dat het overbrengen van digitaal archief de komende periode maatwerk gaat worden. Dit komt doordat de archieven niet eenduidig voorzien zijn van de (juiste) metadata. Bij het overbrengen van digitaal archief zijn nog veel handmatige werkzaamheden noodzakelijk om het archief in geordende en toegankelijke staat te verkrijgen. 4.1 opbouw digitaal informatiebeheer De Roadmap digitale archivering geeft een richtinggevend kader voor de opbouw van het digitaal informatiebeheer. De roadmap is in 2015-2016 opgesteld en wordt uitgevoerd door IBT.

Mede naar aanleiding van de doelstellingen uit de roadmap wordt het nieuwe informatiesysteem Alfresco ingevoerd. Begin 2017 is de eerste start gemaakt met de invoering van Alfresco. Alfresco wordt de nieuwe digitale beheeromgeving voor de gemeente Zaanstad. Dit informatiesysteem moet SharePoint, Verseon en een gedeelte van de afdelingsschijven gaan vervangen. In 2020 is gewerkt aan een meer gebruiksvriendelijke versie van Alfresco (Alfresco Digital Workspace, ADW). Deze versie is gedeeltelijk een maatwerkontwikkeling. De ontwikkeling hiervan kostte meer tijd dan was voorzien. ADW is naar verwachting in voorjaar 2021 zover dat de implementatie heropgestart kan worden. Het gaat dan om afdelingen Havens en Vaarwegen, IBT, Juridische Zaken, Inkoop en Subsidies. Het gemeentearchief was in 2020 de pilot-afdeling voor alfresco. In 2021 worden de sites van het gemeentearchief heringericht. In 2020 zijn enkele teams en één afdeling Alfresco gaan gebruiken. Zij gebruiken alle de oorspronkelijke versie ("Share"): Het inkoopteam gebruikt Alfresco voor de inkoopadministratie. Het projectteam Alfresco voor de projectadministratie. De afdeling DIV gebruikt het als vervanging van de afdelingsschijf. Het Gemeentearchief Zaanstad heeft een pilot uitgevoerd. Ook zijn het afgelopen jaar verschillende voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd voor de verdere uitrol van ADW.

Zoals: - het toetsen van de informatiebeveiliging en privacy, - het klaarmaken van het opleidingsmateriaal voor eindgebruikers, - het opstellen van het stappenplan voor het 'uitrolproces'. 5.2 vernietiging Archief moet vernietigd worden na afloop van de bewaartermijn. Dit is van toepassing op alle vormen van informatie die binnen de organisatie aanwezig is. Dus voor alle papieren en digitale informatie. Het niet tijdig vernietigen van informatie is niet alleen in strijd met de Archiefwet, maar is ook een overtreding van de AVG. De gemeente Zaanstad heeft een achterstand in het vernietigen van papieren en digitale informatie.

Achterstand vernietiging papieren informatie

Vanuit de applicatie Verseon is het mogelijk om de papieren dossiers te selecteren voor vernietiging. Naar aanleiding van het toezichtverslag 2018 is er 2,5 jaar ingepland om het wegwerken van de 4

2021/8045

achterstand in de vernietiging van papieren informatie in te halen. Dit project ging over de vernietiging vanaf 2015. Het afgelopen jaar heeft de archiefinspectie de vernietigingslijsten van 2015 t/m 2018 gecontroleerd. Op deze lijsten staan ruim 150.000 dossiers en zaken. De komende maanden worden de laatste stappen in het proces van de vernietiging t/m 2018 gezet. Het afgelopen jaar heeft de afdeling PAZ gebruik gemaakt van externe kennis om deze vernietiging goed te begeleiden. De opgedane kennis wordt gebruikt om de vernietiging van papieren informatie vanuit Verseon over de jaren 2019 en 2020 op te gaan pakken.

Achterstand vernietiging digitale informatie

De afgelopen jaren is uit een klein aantal applicaties digitale informatie vernietigd. De bewaartermijnen van deze informatie was verstreken. In de vorige toezichtverslagen is hier over gerapporteerd. Echter het is in het merendeel van de applicaties niet mogelijk om conform de archiefwet te vernietigen. Er is een overzicht in welke applicaties de te vernietigen informatie zich bevindt. Het komend jaar gaat onderzocht worden hoe en op welke wijze deze informatie, toch conform de eisen uit de Archiefwet, vernietigd kan worden.

Zaaksysteem Mozard

Het is al geruime tijd bekend dat in de applicatie Mozard, het zaaksysteem van de gemeente Zaanstad, niet vernietigd kan worden. Naar aanleiding van vragen uit oa de gemeente Zaanstad, heeft de leverancier hiervoor functionaliteiten gebouwd. De versie met deze functionaliteiten wordt in 2021 in gebruik genomen door de gemeente Zaanstad. Dan kan onderzocht worden hoe groot de achterstand in de vernietiging van informatie in Mozard precies is. Ook kan daarna een inschatting van de capaciteit gemaakt worden die nodig is om de achterstand weg te werken. 5.3 Vervanging van papieren documenten door digitale documenten Om papieren documenten te kunnen vervangen door digitale moet er eerst een handboek vervanging worden opgesteld . In dit handboek wordt beschreven hoe documenten worden ingescand en opgeslagen in diverse systeem. Vervolgens moet de gemeentearchivaris een positief advies geven over dit handboek. Tot slot neemt het college een vervangingsbesluit. In dat besluit is opgenomen per wanneer papieren documenten vervangen kunnen worden door digitale documenten. Het handboek vervanging is inmiddels afgerond. Hierop is om advies aan de gemeentearchivaris gevraagd. Deze heeft een positief advies gegeven. Begin 2021 gaat het handboek samen met het positieve advies naar het college toe en wordt er om een vervangingsbesluit gevraagd. De vervanging gaat dan in vanaf 1 januari 2021.

Dit is een positieve stap richting het geheel digitaal werken van de gemeente Zaanstad. 6.1 overbrenging van archief na 20 jaar In 2020 zijn er geen archieven overgebracht naar het Gemeentearchief. Een aantal archieven zijn nu klaar om overgebracht te worden. Vanwege de coronamaatregelen is de fysieke overbrenging van de archieven lastiger in te plannen. In de bijlage is een overzicht opgenomen van de over te brengen archieven en de stand van zaken begin 2021.

2021/8045

10.2 en 10.3 mensen kwantitatief en kwalitatief voor beheer Bij de gemeente Zaanstad zijn twee afdelingen verantwoordelijk voor het beheren van alle data, informatie, documenten, dossiers, zaken en archieven. Dit zijn de afdeling Post & Archiefzaken (PAZ) en Informatie, Beheer en Techniek (IBT).

Afdeling PAZ / DIV : De afdeling PAZ bestond het afgelopen jaar uit 21 FTE; 1 FTE afdelingshoofd en 3 FTE DIVspecialisten en 17 FTE medewerkers. Het afgelopen jaar is er hard gewerkt aan het inlopen van de achterstanden in verschillende processen, een paar voorbeelden zijn:

De achterstand in de overbrenging is grotendeels weg gewerkt (zie KPI 6.2). Met behulp van externe kennis is een grote slag geslagen in het wegwerken van de achterstand in de vernietiging (zie KPI 5.2). Er is gestart met het handboek vervanging en dit bevindt zich in de afrondende fase.( KPI 5.3) Er zijn dossiers gesplitst en geschoond, zodat toekomstige overbrengingen makkelijker verlopen.

In 2020 zijn de plannen goedgekeurd voor de reorganisatie van de afdeling PAZ. Deze reorganisatie past bij de nieuwe rol van de afdeling. Hierbij hoort ook een nieuwe naam. De afdeling PAZ heet voortaan de afdeling DIV, Documentaire informatievoorziening. Medewerkers op de vakafdelingen zijn zelf verantwoordelijk voor een goede dossiervorming. DIV gaat hierin een kwalitatieve ondersteuning bieden, door middel van voorlichting en kwaliteitscontroles. Dit is een meer tactische taak, dan de operationele / uitvoerende taak die voorheen werd uitgevoerd. Werkzaamheden die nu nog vaak na sluiting van een dossier uitgevoerd worden door DIV, worden afgebouwd of geautomatiseerd. Dit is mogelijk door nieuwe informatiesystemen waarmee Zaanstad gaat werken. Om de PAZ-medewerkers in deze reorganisatie te begeleiden was er het afgelopen jaar een coach beschikbaar. Deze coach is ook voor 2021 aanwezig om de medewerkers in hun persoonlijke ontwikkeling te begeleiden.

Afdeling IBT: De adviseur digitale dossiervorming en archivering heeft begin 2020 afscheid genomen van de gemeente Zaanstad. Deze functie is niet in zijn oude vorm opgevuld. Voor adviezen omtrent de Archiefwet werd daarom vaker een beroep gedaan op de archiefinspecteur. Eind 2020 is een nieuwe informatiemanager gestart met een achtergrond in het records management / informatiebeheer. In de toekomst gaat de afdeling IBT een grotere rol spelen in de vernietiging van digitale documenten en dossiers. Het komend jaar wil de afdeling inzichtelijk krijgen in welke applicaties te vernietigen informatie aanwezig is. Ook wordt onderzocht of vernietiging conform archiefwet en -regelgeving überhaupt mogelijk is in deze applicaties. Het vernietigen kan gevolgen hebben voor de capaciteit van de functioneel beheerder‘s van de afdeling IBT. Dit is een nieuwe taak die nog niet eerder grootschalig is uitgevoerd. Door het uitvoeren van het onderzoek wordt helder hoeveel capaciteit er benodigd gaat zijn in de toekomst voor de uitvoering van de vernietiging.

2021/8045

Bijlage 1 overzicht over te brengen archieven.

Naam Archief

Periode

Secretarie Zaanstad

1984-1995

Omvang meters 50

Stand van zaken begin 2021

Politieregio Zaanstreek Waterland PRZW1

1990-1999

Politieregio Zaanstreek Waterland PRZW2 Dienst Sociale werkvoorziening DSW

2000-2010

1974-1983

Dienst Sociale werkvoorziening DSW

1984-1993

Dienst Sociale werkvoorziening DSW

1994-1998

Hybride bouwvergunningen Zaanstad

1974-1983

Digitaal, ntb

Hybride bouwvergunningen Zaanstad

1984-1993

Digitaal, ntb

Hybride bouwvergunningen Zaanstad Dienst middelen en Dienstverlening (DMD) Bestuursondersteuning (BO) Besluit Woninggebonden Subsidies (BWS) Dienst Stadsontwikkeling en Mileubeheer (DSMB)

1994-1998

Digitaal, ntb

Gereed voor verhuizing naar archiefbewaarplaats en ondertekening van akte van overbrenging. Gereed voor verhuizing naar archiefbewaarplaats en ondertekening van akte van overbrenging. Gereed voor verhuizing naar archiefbewaarplaats en ondertekening van akte van overbrenging. In dit archief zitten zowel papieren als digitale dossiers. De papieren dossiers zijn bewerkt. De nabewerking van de digitale dossiers wordt in 2021 afgerond. In dit archief zitten zowel papieren als digitale dossiers. De papieren dossiers zijn bewerkt. De digitale dossiers moeten overgezet worden naar de digitale beheeromgeving van het Gemeentearchief. Tot slot moet daar nog een digitale nabewerking in worden uitgevoerd, voordat tot overbrenging kan worden overgegaan. Doel is om dit in 2021 uit te voeren en af te ronden. Zie hybride bouwvergunningen Zaanstad 1984-1993.

1996-2001