Gehanteerd kader bij het opleggen van geheimhouding

2021/6799

GEHEIMHOUDINGSKADER Indicatietermijnen bij het opleggen van geheimhouding Ten behoeve van bestuurlijke besluitvorming Geheimhoudingsgrond (artikel 10 Wob) Lid 1 absolute weigeringsgronden

Aantal jaren

a. eenheid van de Kroon

20 jaar

b. veiligheid van de Staat

20 jaar

c. bedrijfs- en fabricagegevens die vertrouwelijk zijn meegedeeld d. persoonsgegeven als bedoeld in artikelen 9, 10 en 87 Avg

5 jaar

20 jaar

Lid 2 relatieve weigeringsgronden

a. betrekkingen van NL met andere staten en internationale organisaties

20 jaar

b. economische of financiële belangen van de staat, gemeente of ander bestuursorgaan c. opsporing en vervolging van strafbare feiten

5 jaar

2 jaar

Toelichting Voor de hieronder genoemde gronden wordt beoordeeld of het belang voor geheimhouding aanwezig is + op welke delen van de documenten Betreft landsbelang, geheimhouding blijft op de documenten rusten tot aan overbrenging van de documenten naar het statisch archief; documenten worden bij overbrengen naar statische archief beoordeeld op openbaarheidsgronden Archiefwet. Betreft landsbelang, geheimhouding blijft op de documenten rusten tot aan overbrenging van de documenten naar het statisch archief; documenten worden bij overbrengen naar statische archief beoordeeld op openbaarheidsgronden Archiefwet. Na 5 jaar zijn prijzen en afzetmarktgegevens veelal verouderd, of dat voor deze gegevens ook geldt, wordt na vijf jaar een beoordeling gemaakt of deze gegevens nog up to date zijn of verouderd. Bijzondere persoonsgegevens bezitten een bijzondere status, geheimhouding blijft op de documenten rusten tot aan overbrenging van de documenten naar het statisch archief; documenten worden bij overbrengen naar statische archief beoordeeld op openbaarheidsgronden Archiefwet Voor de hieronder genoemde gronden wordt beoordeeld of het belang voor geheimhouding aanwezig is + welke delen van de documenten. Daarna wordt dat belang afgewogen tegen het openbaarheidsbelang.

Landsbelang, geheimhouding blijft op de documenten rusten tot aan overbrenging van de documenten naar het statisch archief; documenten worden bij overbrengen naar statische archief beoordeeld op openbaarheidsgronden Archiefwet. Na 5 jaar wordt beoordeeld of prijzen en andere financiële gegevens verouderd zijn of dat deze nog relevant zijn op de markt; Na 2 jaar wordt beoordeeld of vervolging heeft plaatsgevonden of dat onderzoek nog loopt; heeft vervolging plaatsgevonden en is het proces nog niet afgerond, dan blijft geheimhouding erop rusten; Betreft de geheimhouding inzicht in de wijze van opsporing en vervolging (onderzoeksstrategieën en – methoden), dan kan na 2 jaar beoordeeld worden of bescherming van deze wijze nog nodig is. Openbaar Ministerie en politie worden steeds om advies gevraagd bij de vraag naar opheffen geheimhouding ivm opsporing en vervolging van strafbare feiten. Dit advies telt zwaar in de afweging of geheimhouding kan worden opgeheven, omdat de opsporing en vervolging tot het taakveld van politie en justitie behoren. 1

2021/6799

Nb: voor wat betreft de in deze documenten voorkomende persoonsgegevens: deze vallen onder Wet politiegegevens, de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens, de Europese regelgeving over de verwerking van persoonsgegevens met het oog op de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen en de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De termijnen voor Geheimhouding op de in deze documenten voorkomende persoonsgegevens worden beoordeeld onder lid 1 onder d (bijzondere persoonsgegevens) en lid 2 onder e (persoonlijke levenssfeer). d. inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen

2 jaar

Na twee jaar wordt beoordeeld of inspectie, controle en toezicht heeft geleid tot een aanschrijving (besluit) of boete; Is de inspectie, controle en toezicht gevolgd door een besluit of boete en procedure is nog niet afgerond, dan wordt geheimhouding niet opgeheven tot twee jaar nadat de procedure is geëindigd; Betreft de geheimhouding inzicht in de wijze van inspectie controle en toezicht door bestuursorganen, dan kan na 2 jaar beoordeeld worden of bescherming van deze wijze nog nodig is. Nb: voor wat betreft de in deze documenten voorkomende persoonsgegevens: deze vallen onder Wet politiegegevens, de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens, de Europese regelgeving over de verwerking van persoonsgegevens met het oog op de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen en de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De termijnen voor Geheimhouding op de in deze documenten voorkomende persoonsgegevens worden beoordeeld onder lid 1 onder d (bijzondere persoonsgegevens) en lid 2 onder e (persoonlijke levenssfeer).

e. eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer

10 jaar

Ook na overbrengen naar statisch archief van dossiers worden deze gegevens slechts onder bepaalde omstandigheden openbaar gemaakt; Anders dan bijzondere persoonsgegevens (lid 1 onder d met een termijn van 20 jaar) betreft het hier een relatieve weigeringsgrond en vindt bij het opleggen van geheimhouding beoordeling plaats of het belang van bescherming van de persoonlijke levenssfeer voorgaat voor openbaarheid van de gegevens. Na 10 jaar vindt hier dan opnieuw deze afweging plaats tussen het belang van eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer en het openbaarheidsbelang.

f. het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie g. onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokkenen

Nadat geadresseer de kennis heeft genomen 2 jaar

Geheimhouding kan worden opgeheven direct nadat de geadresseerde kennis heeft genomen van de informatie.

Dit betreft een zeer uiteenlopend spectrum van toepassingen. Bij financiële gegevens van bedrijven (niet onder bedrijfs- en fabricagegegevens) kan bijvoorbeeld worden aangesloten bij de in lid 1 onder c genoemde 5 jaar ivm de daar genoemde reden). 2

2021/6799

Toelichting op de tabel: Het opleggen van geheimhouding gebeurt (en kan alleen) op basis van de gronden die zijn genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (de Wob). Deze zogenaamde Wob‘weigeringsgronden’ – ook wel ‘uitsluitingsgronden’ genoemd – zijn belangen op basis waarvan informatie onder de Wob niet openbaar wordt gemaakt. Als het om geheimhouding gaat, zijn dit de grondslagen om op deze informatie geheimhouding te leggen. Door het opleggen van geheimhouding wordt deze informatie niet openbaar gemaakt, maar kan wel worden gedeeld tussen bestuursorganen. Kolom 1: daarin zijn de geheimhoudingsgronden weergegeven in kolom 1. De gehele tekst van artikel 10, leden 1 en 2 van de Wob, is onderaan dit document integraal overgenomen, zodat de weigeringsgronden daar in zijn geheel kunnen worden nagelezen. Kolom 2: per grond is in deze kolom een indicatietermijn gegeven hoe lang de geheimhouding op de informatie in eerste instantie zal blijven rusten. Hiervan kan gemotiveerd worden afgeweken. Kolom 3: In deze staat een korte toelichting waarom voor de betreffende indicatietermijn is gekozen en evt bijzonderheden die bij het bepalen van de termijn moeten/kunnen worden meegewogen. Te beschermen belang en het openbaarheidsbelang Alle in artikel 10 in lid 1 genoemde gronden zijn ‘absolute weigeringsgronden’ (zie aangegeven in de tabel).

Voor de daar genoemde belangen wordt getoetst of de bescherming van dit belang nog nodig is en dus of geheimhouding nog moet worden voortgezet of worden opgeheven. Ale in lid artikel 10 lid 2 genoemde gronden zijn ‘relatieve weigeringsgronden’. Daarvoor wordt niet alleen bepaald of het daar genoemde belang bescherming behoeft. Wanneer het belang inderdaad aanwezig is, dan wordt de bescherming hiervan daarna afgewogen tegen het algemeen belang van openbaarheid van de informatie. Bijvoorbeeld: als het belang van het beschermen van financiële belangen van de gemeente aanwezig is (artikel 10, lid 2 onder b Wob) dan wordt dit daarna afgewogen tegen belang van openbaarheid, dus het toch wel openbaar maken van deze gegevens. Zienswijze vragen bij informatie die (ook) van anderen is dan de gemeente Als in de documenten belangen van anderen dan de gemeente zijn betrokken, dan moeten deze belanghebbenden bij het opleggen of opheffen van de geheimhouding gevraagd worden of zij vinden dat hun belangen nog beschermd moeten worden. Deze reactie is een zienswijze en is geregeld in art. 4:8 van de Algemene wet bestuursrecht. Deze zienswijze wordt opgevraagd en meegewogen in het besluit tot opleggen/opheffen van geheimhouding Indicatietermijn – consistentie en motivering Een indicatietermijn is een hulpmiddel om geheimhouding niet langer dan nodig op te leggen.

Het geeft duidelijkheid en consistentie bij het opleggen van geheimhouding. Bij het bepalen van de termijnen is rekening gehouden met de wijziging van de Archiefwet, waarvan een wetsvoorstel aanhangig is in de Tweede Kamer (kamerstuknummer 34 362). De meest in het oog springende voorgenomen maatregel daarin is het verkorten van de overbrengingstermijn van overheidsinformatie naar het statisch (openbaar) archief van de huidige 20 naar een toekomstige 10 jaar. Hierdoor zal blijvend te bewaren informatie eerder de openbare archieven bereiken, waar deze duurzaam wordt beheerd en beter toegankelijk is voor huidige en toekomstige generaties. Bij de besluitvorming over het opleggen van geheimhouding zal bij deze termijn kunnen worden aangesloten. Wel is het zaak om per geval, te beoordelen of de indicatietermijn uit de tabel ook op het voorliggende geval van toepassing is. Dit maakt dat ook in de toelichting op het opleggen van geheimhouding goed geformuleerd moet worden waarom voor dit geval bij deze termijn wordt aangesloten dan wel daarvan wordt afgeweken. Dit maakt bovendien dat ook de onderbouwing (motivering) van het opleggen van geheimhouding goed onder de aandacht wordt gebracht.

Afloop van de indicatietermijn Als de indicatietermijn is afgelopen, zoals die bij het opleggen van de geheimhouding was aangegeven, dan betekent dit niet dat de geheimhouding automatisch is komen te vervallen. Na afloop van de termijn waarop geheimhouding is opgelegd beoordeelt het bestuursorgaan dat de geheimhouding kan opheffen of van de informatie inderdaad de geheimhouding kan worden afgehaald. Wanneer de belangen op basis waarvan geheimhouding was opgelegd nog steeds gelden dan geeft het bestuursorgaan een nieuwe indicatietermijn aan. Dit is geen besluit (tot opleggen 3

2021/6799

geheimhouding) omdat eerder op de informatie al geheimhouding was opgelegd en dit niet verandert. Wel is de nieuwe indicatietermijn van belang om te blijven monitoren dat geheimhouding niet te lang op stukken blijft liggen en tijdig openbaarheid (transparantie) kan worden gegeven van de informatie. Intern beraad In de wet openbaarheid van bestuur is voor de beoordeling van actieve (uit eigen beweging door het bestuursorgaan) en passieve openbaarheid (openbaarmaking op verzoek) naast artikel 10 leden 1 en 2 nog één andere uitzonderingsgrond opgenomen. Dit is de uitzonderingsgrond ‘intern beraad’ opgenomen in artikel 11 van de Wob. Geheimhouding kan echter alleen worden opgelegd op grond van artikel 10 van de Wob en niet op grond van artikel 11 Wob intern beraad. Hoe hier mee om te gaan en te beoordelen in het licht van de geheimhoudingstermijnen. Veelal geldt voor deze documenten dat deze met een bepaald doel zijn opgesteld ten behoeve van intern beraad, bijvoorbeeld in verband met een processtrategie, een brainstorm over een beleidsontwikkeling of strategisch overleg over een bestuursstandpunt. Deze documenten kunnen dan ook onder een of meer andere uitzonderingsgronden van de Wob vallen, die wel in artikel 10 zijn genoemd. Dat dient uiteraard van geval tot geval te worden beoordeeld en (indien aan de orde) per grond te worden gemotiveerd.

Uitzonderingsgronden uit de Wet openbaarheid van bestuur, Artikel 10: 1. Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit: a. de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen; b. de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden; c. bedrijfs- en fabricagegegevens betreft, die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld; d. persoonsgegevens betreft als bedoeld in de artikelen 9, 10 en 87 van de Algemene verordening gegevensbescherming, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt. 2

Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: a. de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties; b. de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of de in artikel 1a, onder c en d, bedoelde bestuursorganen; c. de opsporing en vervolging van strafbare feiten; d. inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; e. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; f. het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie; g. het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden.

4