Digitaal Accountantsverslag - Gemeente Zaanstad 2020 vZaanstad Beraad
Tekst van het document
CONCEPT
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020 Introductie Kernboodschappen Conclusie Impact van Covid-19 Speerpunten
Gemeente Zaanstad Digitaal Accountantsverslag Accountantsverslag 2020
Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 12 mei 2021
CONCEPT
Jaarrekening Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen
Interactive PDF report
CONCEPT
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020 Introductie Kernboodschappen Conclusie Impact van Covid-19 Speerpunten Ontwikkelingen 2020
Aanbiedingsbrief Gemeente Zaanstad T.a.v. raad en college van burgemeester en wethouders Postbus 2000 1500 GA ZAANDAM 12 mei 2021 Referentie: Geachte leden van de raad en het college,
Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen
Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag aan dat wij hebben opgesteld in het kader van onze controle op de jaarrekening 2020 van gemeente Zaanstad. We hebben onze controle uitgevoerd in overeenstemming met onze controleplan van 17 november 2020.
Wij bedanken u en uw medewerkers voor de medewerking tijdens onze controle. Hoogachtend,
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.
Dit accountantsverslag gaat in op de belangrijkste bevindingen uit onze controle. Deze bevindingen zijn openlijk en constructief besproken met de ambtelijke organisatie en de portefeuillehouder financiën. We zullen de inhoud van dit verslag tijdens de vergadering van de auditcommissie op 11 mei 2021 bespreken. Hebt u vooraf vragen, neemt u dan contact met ons op. Wij zijn uiteraard graag bereid on de inhoud van dit accountantsverslag nader toe te lichten.
drs. M.J.A. Koedijk RA RE partner
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Thomas R. Malthusstraat 5, 1066 JR Amsterdam, Postbus 90357, 1006 BJ Amsterdam, T: 088 792 00 20, F: 088 792 96 40, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze v ennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterda m.
1
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020
CONCEPT
Introductie Kernboodschappen
Onze kernboodschappen (1/3)
Conclusie Impact van Covid-19 Speerpunten Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen
Een goedkeurende controleverklaring
De financiële positie van Zaanstad vraagt om zorgvuldige besluitvorming
Wij hebben onze accountantscontrole van de jaarrekening 2020 van gemeente Zaanstad nagenoeg afgerond. Met name de controle op de SiSabijlage is nog in afrondende fase, evenals de afrondende review werkzaamheden. Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring inclusief de WNT en SiSa-bijlagen af te geven op het aspect getrouwheid en financiële rechtmatigheid, onder voorbehoud dat de jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door de raad. Daarnaast geldt dat we geen indicaties van fraude en/of niet-naleving van wet en regelgeving hebben geconstateerd.
Impact van Covid-19 op de jaarstukken 2020
Het weerstandsvermogen van gemeente Zaanstad is eind 2020 ‘voldoende’ terwijl ‘ruim voldoende’ gewenst is conform de nota weerstandsvermogen. Bij de voorjaarsnota zal besluitvorming plaatsvinden of aanvulling van het vermogen zal plaatsvinden. Een lager weerstandsvermogen maakt de weerbaarheid van Zaanstad kwetsbaarder, de bijbehoren kengetallen zijn daarentegen licht verbeterd. De financiële wendbaarheid van Zaanstad is niet ruim met een hoge schuldquote en inzet van de belastingcapaciteit. Gezien de financiële positie van Zaanstad is het daarom raadzaam om bij besluitvorming over significante investeringen de impact op de kengetallen, de risico’s voor de gemeentelijke financiën, de maatregelen en dekking van de lasten zorgvuldig mee te wegen.
Aan het begin van 2020 hadden nog weinigen gehoord van het nieuwe coronavirus Covid-19. In een paar maanden tijd leidde het tot een wereldwijde pandemie. Het coronavirus heeft een onvoorstelbare impact op het openbare leven en op het persoonlijke leven van velen. Van economie tot veiligheid en van cultuur tot het welzijn van inwoners zelf.
Met het oog op de toekomst zijn er onzekerheden vanwege verdere impact van de coronacrisis. Het college houdt rekening met lagere compensatie vanuit het Rijk. De meer ontvangen compensatie dan in 2020 aan lasten is verantwoord van €5,7 miljoen, is voorzichtigheidshalve gedoteerd aan de coronareserve om toekomstige niet gecompenseerde coronalasten te kunnen dekken.
Voor specifiek inzicht en monitoring van de impact van de Coronacrisis heeft het college diverse rapportages met de raad gedeeld en is in de jaarrekening een aparte paragraaf opgenomen. Deze paragraaf geeft de (financiële) gevolgen van de crisis overzichtelijk weer. Bij alle programma's is de impact van corona ook terug te vinden. Covid-19 heeft niet geleid tot onrechtmatigheden of bevindingen ten aanzien van getrouwheid. We concluderen dat gemeente Zaanstad tijdig de juiste acties heeft ingezet om fouten en onzekerheden te voorkomen. We hebben in dat kader dan ook geen onrechtmatigheden of bevindingen ten aanzien van getrouwheid geconstateerd boven onze rapporteringstolerantie van €200.000. 2
CONCEPT
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020 Introductie Kernboodschappen
Onze kernboodschappen (2/3)
Conclusie Impact van Covid-19 Speerpunten Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen
Onzekerheden in het sociale domein door niet ontvangen productieverantwoordingen zijn gedaald Gemeente Zaanstad steunt op de productieverantwoordingen van zorgleveranciers om vast te stellen dat de zorg daadwerkelijk geleverd is (prestatielevering). De totale onzekerheid betreft dit jaar €7,4 miljoen (2019: €10,4 miljoen). De omvang van de tijdig ontvangen productieverklaringen met een goedkeurende controleverklaring van de externe accountant is gestegen, hierdoor daalt de totale onzekerheid. In de productieverantwoordingen is ook de in verband met Covid-19 door de gemeente goedgekeurde alternatieve zorgverlening opgenomen. Voor meerkosten en continuïteitsbijdragen zijn afzonderlijke afspraken gemaakt. De meerkosten voor Jeugd is in totaal €143.000 en voor WMO €100.000. De afgesproken omzetgarantie voor Jeugd is in totaal op €259.000 uitgekomen (en WMO €11.000).
Prestatielevering PGB niet vastgesteld Voor alle cliënten die een PGB ontvangen worden door de gemeente beschikkingen verstrekt aan de cliënt. De Sociale Verzekeringsbank (SVB) verzorgt het administratie proces en legt daarvoor verantwoording af, maar controleert niet of de prestatie is geleverd voor gedeclareerde zorgkosten. Initieel was het plan om op dit aspect voor 2020 aanvullende werkzaamheden te verrichten, maar als gevolg van Covid-19 heeft dat geen doorgang kunnen vinden. Voor 2020 geldt wederom dat de totale last uit hoofde van PGB’s als ‘onzeker’ wordt aangemerkt. Doordat de pgb’s zijn gestegen (van €4,3 miljoen naar €4,8 miljoen) is ook de onzekerheid gestegen. We hebben begrepen dat voor 2021 de aanvullende werkzaamheden voor het vaststellen van de prestatielevering wel zullen worden verricht.
Ombuiging ingezet tegen tekorten op het sociaal domein Het sociaal domein kent een stevige opgave. Sinds 2015 is er sprake van een stijging van het aantal inwoners dat gebruik maakt van maatwerk-voorzieningen (Jeugd en Wmo). Bij de jeugdzorg is in 2020 zowel een stijging van de instroom als een daling van de uitstroom te zien. De zorgzwaarte neemt daarbij toe. De ombuigingen richten zich veelal op de instroom, maar dit is nog niet zichtbaar in het financiële resultaat. Bovendien is door verschillen redenen sprake van een toename van het budget per kind bij de PGB’s. Naar aanleiding van de aanbevelingen van de rekenkamer in 2020, zijn diverse maatregelen getroffen. In het Zaans beraad van 7 oktober 2020 is afgesproken dat het college per kwartaal een voortgangsrapportage jeugd opstelt en met de raad bespreekt. In januari 2021 is de eerste rapportage verschenen.
Ondanks Covid-19 een goed jaar voor de grondexploitaties De prognose van de resultaten van de grondexploitaties zijn verbeterd van €3,7 miljoen naar €6,0 miljoen. Deze verbetering wordt voornamelijk veroorzaakt door de grondexploitatie Oostzijderveld. Deze positieve ontwikkeling is gerealiseerd door een afrekenbeding die is overeengekomen met de bouwontwikkelaar. Hierbij is afgesproken dat Zaanstad een deel van de opbrengst krijgt van de grondverkopen indien de grondprijs hoger uitkomt dan de afgesproken vrij op naam prijs. De voorziening voor negatieve grondexploitaties is gestegen naar €0,8 miljoen (2019: €0,7 miljoen) en heeft voornamelijk betrekking op de exploitatie Inverdan. Op de grondexploitatie Hoogtij is een winst genomen van €0,4 miljoen die is toegevoegd aan de Algemene Reserve Grondexploitaties (ARG). Deze reserve is per jaareinde €0,6 miljoen hoger dan het vastgestelde maximum. Bij de voorjaarsnota wordt voorgesteld om dit bedrag in de algemene reserve te storten. 2I
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020
CONCEPT
Introductie Kernboodschappen
Onze kernboodschappen (3/3)
Conclusie Impact van Covid-19 Speerpunten Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen
In 2021 zijn er twee nieuwe grondexploitaties vastgesteld (Centrumgebied Westerkoog en Gasfabriekterrein Krommenie), beide grondexploitaties zijn meegenomen in de prognose, maar (terecht) nog niet in de balans. Voor één van de grondexploitaties wordt een verlies verwacht.
Voor volgend jaar zal een wissel plaatsvinden in de positie voor de coördinator van het jaarrekeningproces. Wij willen het belang van een goede overdracht benadrukken. De nieuwe coördinator heeft overigens de laatste weken al meegedraaid.
De interne beheersing is van voldoende niveau
Er wordt hard gewerkt aan de rechtmatigheidsverantwoording
In onze rapportage interim-bevindingen hebben wij ons beeld gegeven op de interne beheersing van uw gemeente. Onze conclusie was dat de interne beheersing van voldoende niveau is. De resterende bevindingen zijn onderhanden en daarvan resteerde er één met prioriteit ‘hoog’.
Het college moet over 2021 een rechtmatigheidsverantwoording afgeven, als onderdeel van de jaarstukken. In onze eerdere rapportage hebben wij u geadviseerd hier alvast op voor te sorteren, omdat dit aandacht en eventuele wijzigingen vereist van uw organisatie.
De processen van Zaanstad zijn decentraal ingericht. De interne beheersing is ook in de eerste lijn neergelegd. In combinatie met de actieve tweede lijn is dit een sterk concept, omdat zo fouten in de eerste lijn worden gedetecteerd en daarmee voorkomen.
In onze rapportage interim bevindingen constateerden we dat er in 2020 hard is gewerkt aan de verbetering van de processen en rapporteerden we twee aandachtpunten, namelijk het versterken van de regierol van de derde lijn en het opzetten van een periodieke rapportering.
Wij hebben echter gemerkt dat de aanlevering van de specifieke controledocumentatie (balansdossier) niet altijd in lijn met onze verwachting is geweest (bijvoorbeeld bij aanbestedingen, SiSa, Sociale Zaken), ondanks dat we samen daar extra in hadden geïnvesteerd. Dit heeft ertoe geleid dat het jaarrekeningproces moeizamer is verlopen. Door de decentrale inrichting is extra aandacht voor dit aspect nodig (zoals het belang, achtergrond, kennis over BBV en de controleaspecten). Wij hebben afgesproken om volgend controlejaar een gezamenlijke kennissessie voor de relevante contactpersonen in de eerste en tweede lijn te organiseren. Tevens adviseren we de regierol op de decentrale aanlevering te versterken.
De afgelopen maanden zijn de interne kwaliteitscontroles en rapporteringslijnen uitgewerkt en bestaat het voornemen om elk kwartaal te rapporteren aan de directie. De wijze van rapporteren aan de raad en het college wordt door de organisatie nog uitgewerkt. Met de diverse procesverantwoordelijken zijn werk- en procesafspraken gemaakt qua communicatie c.q. rapportage zodat het centrale inzicht over onrechtmatigheden ontstaat. In mei 2021 zal de eerste rapportage worden uitgebracht. Vanuit het principe van een lerende organisatie zal na elk kwartaal zowel het proces als de inhoud worden geëvalueerd om zo gedurende 2021 tot voldragen communicatie en kwaliteitsprocessen en rapportage te komen ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording. 2II
CONCEPT
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020 Introductie Kernboodschappen
Onze conclusie
Conclusie Impact van Covid-19 Speerpunten Ontwikkelingen 2020
Uw jaarrekening geeft een getrouw beeld Wij hebben onze accountantscontrole van de jaarrekening 2020 van gemeente Zaanstad nagenoeg afgerond. Met name de controle op de SiSabijlage is nog in afrondende fase, evenals de afrondende review werkzaamheden. Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring afgegeven op het aspect getrouwheid en financiële rechtmatigheid, onder voorbehoud dat de jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door de raad.
Jaarverslag
Alle geconstateerde controleverschillen (getrouwheid) zijn gecorrigeerd
Jaarrekening
In totaliteit zijn €1,8 miljoen (voordelig) aan controleverschillen geconstateerd in relatie tot getrouwheid. De verschillen zijn door de eigen interne controle vastgesteld en zijn allemaal gecorrigeerd. De grootste correctie betreft de jeugdzorg van €2,0 miljoen voordelig, naar aanleiding van de aansluiting met de productieverantwoordingen. Dit jaar zijn er geen rechtmatigheidsfouten geconstateerd (2019: €0,8 miljoen).
Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen
Er zijn alleen onzekerheden inzake het sociale domein en geen ongecorrigeerde getrouwheidsbevindingen of rechtmatigheidsfouten Het totaal van de onzekerheden komt in 2020 uit op €7,4 miljoen (2019: €10,4 miljoen) en betreffen onzekerheden omtrent de prestatielevering in het sociale domein. Het overzicht van fouten en onzekerheden inzake getrouwheid en rechtmatigheid wordt hier getoond.
Overige informatie in uw jaarverslag is consistent met uw jaarrekening Als accountants zijn wij ervoor verantwoordelijk dat wij in onze controleverklaring verslag uitbrengen over de overige informatie die in het jaarverslag is opgenomen. Overige informatie omvat uw bestuursverslag, de overige gegevens en de bijlagen. Wij hebben geen materiële inconsistenties, materiële onjuistheden en/of omissies opgemerkt in de informatie die op grond van het BBV (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) moet worden verstrekt.
Getrouwheid
Rechtmatigheid
€20.000.000
€20.000.000
€15.000.000
€15.000.000
€10.000.000
€10.000.000
€5.000.000
€5.000.000
€-
€-
Fouten Bevindingen na correcties
Onzekerheden
Fouten
Onzekerheden
Goedkeuringstolerantie
Bevindingen na correcties
Goedkeuringstolerantie
3
CONCEPT
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020 Introductie Kernboodschappen Conclusie Impact van Covid-19
Overzicht van ongecorrigeerde fouten en onzekerheden inzake getrouwheid
Speerpunten
De volgende geconstateerde afwijkingen betreffende de geconstateerde fouten en onzekerheden boven de gestelde rapporteringstolerantie van €200.000. Het college heeft geconcludeerd dat het kwalitatieve en kwantitatieve effect niet materieel is. Wij zijn het eens met de beoordeling van het college en concluderen dat het bedrag aan afwijkingen in relatie tot getrouwheid, niet materieel is.
Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag
Onzekerheden
#
Beschrijving
Jaarrekeningpost
Fouten
1
Sociaal domein: prestatielevering WMO (zorg in natura)
Sociaal Domein
€0
€1.084.000
2
Sociaal domein: prestatielevering Jeugd (zorg in natura)
Sociaal Domein
€0
€1.572.000
3
Sociaal domein: prestatielevering pgb’s
Sociaal Domein
€0
€4.769.000
€0
€7.425.000
Jaarrekening Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen
Totaal
3I
CONCEPT
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020 Introductie Kernboodschappen Conclusie Impact van Covid-19
Overzicht van ongecorrigeerde fouten en onzekerheden inzake rechtmatigheid
Speerpunten
De volgende geconstateerde afwijkingen betreffende de geconstateerde fouten en onzekerheden boven de gestelde rapporteringstolerantie van €200.000. Het college heeft geconcludeerd dat het kwalitatieve en kwantitatieve effect niet materieel is. Wij zijn het eens met de beoordeling van het college en concluderen dat het bedrag aan afwijkingen in relatie tot rechtmatigheid, niet materieel is.
Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag #
Beschrijving
Jaarrekeningpost
1
Een ongecorrigeerde correctie voor ‘getrouwheid’ is ook een bevinding voor rechtmatigheid
Sociaal domein
Jaarrekening Vooruitblik 2021
Fouten
Totaal
Onzekerheden
€0
€7.425.000
€0
€7.425.000
Samenwerking Bijlagen
3II
CONCEPT
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020 Introductie Kernboodschappen
De (financiële) impact van Covid-19 op gemeente Zaanstad
Conclusie Impact van Covid-19 Speerpunten Ontwikkelingen 2020
Aan het begin van 2020 hadden nog weinigen gehoord van het nieuwe coronavirus Covid-19. In een paar maanden tijd leidde het tot een wereldwijde pandemie. Het coronavirus heeft een onvoorstelbare impact op het openbare leven en op het persoonlijke leven van velen. Van economie tot veiligheid en van cultuur tot het welzijn van inwoners zelf. Dat het nog niet voorbij is, ondervinden we recentelijk.
Jaarrekening
De Zaanse Coronamonitor brengt trends en ontwikkelingen als gevolg van corona in beeld. In deze monitor zijn de meest relevante en beschikbare gegevens samengevat. Tot op heden is de Raad middels drie rapportages geïnformeerd over de gevolgen van de coronacrisis. In de jaarrekening is in de paragraaf Corona een cijfermatige toelichting gegeven van de financiële impact van Corona op Zaanstad, deze informatie is afkomstig uit de derde Coronamonitor.
Vooruitblik 2021
De financiële impact van Covid-19 is fors, maar deze kosten zijn gecompenseerd vanuit het Rijk
Jaarverslag
Samenwerking Bijlagen
Het college heeft in een specifieke paragraaf een helder overzicht gegeven van de Coronaeffecten per programma. Hierbij zijn de effecten uitgesplitst naar een aantal groepen (daling van inkomsten, benodigde extra inzet, etc.). Verderop in de paragraaf wordt realisatie en dekking nader toegelicht waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen verschillende type compensatie (specifieke uitkeringen, algemene 'lumpsum' uitkeringen, etcetera). De totale nadelige financiële impact van Covid-19 voor gemeente Zaanstad wordt geschat op €35,2 miljoen. Tegenover deze kosten staan (voornamelijk) de ontvangen compensatie vanuit het Rijk van €39,6 miljoen in 2020 (en compensatie vanuit de Provincie Noord-Holland en eigen middelen). Een groot deel van deze compensatie bestaat uit de TOZOregeling (€25,9 miljoen).
Per jaareinde resteert €5,7 miljoen dat beschikbaar blijft in de coronareserve omdat de besteding ervan in 2021 plaatsvindt en om nu nog onzekere gevolgen op te vangen. In artikel 17 van de Participatiewet is een identificatieplicht opgenomen met een ID-bewijs. Veel gemeenten, waaronder Zaanstad, hebben ervoor gekozen om identificatie via DigiD, BRP en Suwinet toe te staan voor TOZO 1,2 en 3. In overleg met het Rijk is dit als een formele onrechtmatigheid gedefinieerd en daarom niet van invloed op ons oordeel. Wij lichten dit wel toe in de SiSa-bijlage. Voor TOZO 4 geldt de identificatieplicht conform artikel 17 overigens weer wel.
Er resteren uiteraard onzekerheden en risico’s Met het oog op de toekomst zijn er onzekerheden vanwege verdere impact van de coronacrisis. Het college houdt rekening met lagere compensatie vanuit het Rijk. De meer ontvangen compensatie dan in 2020 aan lasten is verantwoord van ruim €5,0 miljoen, is voorzichtigheidshalve gedoteerd aan de coronareserve om toekomstige niet gecompenseerde coronalasten te kunnen dekken. Onduidelijk is ook hoe lang de corona impact zal voortduren. In de coronaparagraaf én in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing worden gerelateerde risico’s uitgelicht.
Complimenten voor de wendbaarheid van de organisatie Aan het begin van 2020 hadden nog weinigen gehoord van het nieuwe coronavirus Covid-19. In een paar maanden tijd leidde het tot een wereldwijde pandemie. Toch heeft gemeente Zaanstad ‘wendbaarheid’ getoond door binnen snelle tijd processen in te richten (bijvoorbeeld de ToZo). Daarnaast heeft het college de financiële impact overzichtelijk in kaart weten te brengen middels periodieke rapportages en in de paragraaf corona. Tot slot zijn vanuit de jaarrekeningcontrole geen onrechtmatigheden geconstateerd in relatie tot de impact van Covid-19. 4
CONCEPT
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020 Introductie Kernboodschappen Conclusie Impact van Covid-19 Speerpunten Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen
De impact van Covid-19 op de jaarrekening van gemeente Zaanstad
Een toelichting van de ingezette acties rondom Covid-19 op de verschillende domeinen In de voornoemde praatplaat en het actieplan hebben we een aantal domeinen geformuleerd met potentiële impact. Hieronder geven we kort inzicht in de betreffende domeinen: •
Prestatielevering bij uitgaande subsidies: Afhankelijk van de omvang van een subsidie wordt veelal een subsidie verleend onder de voorwaarde van een activiteitenplan. Als bepaalde activiteiten stil hebben gestaan (zoals een bibliotheek of een sportvereniging), dan zijn prestaties (deels) niet geleverd. We hebben vastgesteld dat de organisatie dit vraagstuk (juridisch) heeft uitgezocht. Voor 44% (€12,2 miljoen) van de subsidieverleningen boven de €50.000 is vastgesteld dat de prestatie (deels) niet is geleverd. Het college heeft beroep gedaan op de hardheidsclausule volgens Artikel 25 uit de Algemene Subsidie Verordening.
•
Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (ToZo): Aanvragen werden al ingediend voordat het normenkader bekend was. We hebben een procesbespreking gehouden waarin de ambtelijke organisatie van gemeente Zaanstad ons heeft meegenomen in de stappen die de gemeente heeft gezet om snel doch getrouw en rechtmatig ToZo-uitkeringen te verstrekken.
•
Prestatielevering bij zorginstellingen: Bepaalde takken van zorg (zoals hulp bij huishouden en dagopvang), zijn maandenlang dicht geweest. Ook zijn gevallen bekend waarbij zorgleveranciers niet welkom waren vanwege het risico van verspreidingsgevaar. In deze gevallen is zorg (deels) niet geleverd, maar wél doorbetaald. Gemeente Zaanstad heeft de landelijke aanpak gehanteerd waarbij de zorgleveranciers via productieverantwoordingen zekerheid hebben verstrekt over de alternatieve zorglevering. Voor meerkosten en continuïteitsbijdragen zijn afzonderlijke afspraken gemaakt. De meerkosten voor Jeugd is in totaal €143.000 en voor WMO €100.000. De omzetgarantie voor Jeugd is in totaal €259.000 en voor WMO €11.000. Op pagina 212 van de jaarrekening is een voorcalculatie opgenomen van €568.000, vooralsnog is de realisatie €55.000 lager uitgekomen. Dit verschil kan kleiner worden nadat alle productieverantwoordingen binnen zijn gekomen.
•
Prestatielevering bij reguliere inkopen: Bij bepaalde ‘typen’ inkoop zijn prestaties niet of in mindere mate geleverd worden ten opzichte van de contractuele afspraken. Voorbeeld zijn beveiliging, catering en schoonmaak. Gemeente Zaanstad heeft dit nader inzichtelijk gemaakt.
•
Interne beheersing: in relatie tot het nieuwe (thuis)werken ontstonden er wel praktische problemen, maar niet met significante impact op de jaarrekeningcontrole. Het gebruik van IT-middelen vanuit huis risicovol kan zijn. Bijvoorbeeld omdat het wifi-netwerk van thuiswerkers storingen vertoont en waardoor die genoodzaakt zijn om informatie waaronder ook privacygevoelige, naar hun privéadres te mailen. Dit krijgt 4I de aandacht binnen Zaanstad.
Covid-19 heeft niet geleid tot onrechtmatigheden of bevindingen ten aanzien van getrouwheid In de aanloop van de jaarrekeningcontrole tot en met de eindejaarscontrole hebben we in gesprekken met u en uw organisatie gesproken over de gevolgen van Covid-19 op uw jaarrekening(controle). Voor het zomerreces hebben we een ‘praatplaat’ met de gemeente gedeeld en vlak na de zomer ook een ‘actieplan’. Deze waren beide bedoeld om gemeente Zaanstad handvatten te geven om nader te analyseren op welke domeinen een potentieel (materieel) risico bestond in het kader van getrouwheid en rechtmatigheid. Dit met het doel om acties te onderkennen om eventuele fouten en onzekerheden te voorkomen. We concluderen dat gemeente Zaanstad tijdig de juiste acties heeft ingezet om fouten en onzekerheden te voorkomen. We hebben in dat kader dan ook geen onrechtmatigheden of bevindingen ten aanzien van getrouwheid geconstateerd boven onze rapporteringstolerantie van €200.000.
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020
CONCEPT
Introductie Kernboodschappen Conclusie
Speerpunten
Impact van Covid-19 Speerpunten Covid-19 vs uitkeringen Covid-19 vs Wmo-voorziening
Ontwikkelingen 2020
Bij de uitvoering van de controle kunt u ons specifieke speerpunten meegeven. Dit hebben we met u besproken in de auditcommissie van 29 oktober 2020. U heeft ons gevraagd om nader te onderzoeken welke maatregelen de gemeente heeft genomen om tussentijdse wijzigingen die van invloed zijn op het recht van een uitkering of WMO-voorziening tijdig te ontvangen dan wel uitkeringsfraude c.q. fraude in de aanvraag van Wmovoorzieningen te voorkomen.
Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik 2021
Samenwerking Bijlagen
5
CONCEPT
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020 Introductie Kernboodschappen
Speerpunt in relatie tot uitkeringen en de impact van Covid-19
Conclusie Impact van Covid-19 Speerpunten Covid-19 vs uitkeringen Covid-19 vs Wmo-voorziening
Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik 2021
Samenwerking Bijlagen
U heeft ons gevraagd om nader te onderzoeken welke maatregelen de gemeente heeft ingericht om tussentijdse wijzigingen die van invloed zijn op het recht van een uitkering tijdig te ontvangen dan wel uitkeringsfraude te voorkomen. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als de situatie van een uitkeringsgerechtigde verandert waardoor de betreffende inwoner niet meer recht heeft op diezelfde uitkering?
Heronderzoek vindt plaats op basis van wijzigingen in de basisregistratie en meldingen van het inlichtingenbureau Heronderzoeken voor uitkeringen worden gedaan op basis van de wijzigingen in de Basisregistratie Personen (BRP), meldingen via het inlichtingenbureau en de eigen meldingen (veelal van inkomsensconsulenten). Bij uitkeringsgerechtigden waar sprake is van een bijzondere situatie (bijvoorbeeld als er geldstortingen op de bankrekening van de uitkeringsgerechtigde plaatsvinden), wordt er vanuit de gemeente een actief heronderzoek gevoerd op de situatie van de betreffende klant.
De belangrijkste interne beheersingsmaatregelen zijn als volgt: • Het monitoren van de tijdigheid van het verwerken van de meldingen door de proceseigenaar uitkeringen; • De uitkeringsgerechtigden worden binnen twee of drie jaar integraal gecontroleerd op de naleving; • Collegiale toetsing op de signalen die door de inkomensconsulenten worden verwerkt. Uit gesprekken met de proceseigenaar hebben we begrepen dat de naleving niet wordt gemonitord op basis van algoritmes.
Impact van het coronavirus op de uitkeringen In het kader van nalevingsonderzoeken worden huisbezoeken gedaan. Vanwege het coronavirus was er gedurende het jaar 2020 beperkte mogelijkheid om deze bezoeken in fysieke vorm te doen. Zaanstad heeft om deze reden de naleving gecontroleerd middels de eerder beschreven beheersmaatregelen. Wij hebben vernomen dat deze bezoeken inmiddels wel weer op gang zijn gekomen.
Zaanstad heeft de volgende risico’s met betrekking tot de hertoetsingen op uitkeringen geïdentificeerd: • Het risico dat hertoetsingen van uitkeringen niet tijdig plaatsvinden waardoor eventuele wijzigingen niet worden doorgevoerd; • Het risico dat er informatie inzake inkomsten en woonsituatie onjuist zijn geregistreerd en dat wijzigingen niet worden gemeld (vb. zwarte inkomsten en wel/niet alleenstaand wonen).
6
CONCEPT
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020 Introductie Kernboodschappen
Speerpunt in relatie tot Wmo-voorzieningen en de impact van Covid-19
Conclusie Impact van Covid-19 Speerpunten Covid-19 vs uitkeringen Covid-19 vs Wmo-voorziening
Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik 2021
Samenwerking Bijlagen
U heeft ons gevraagd om nader te onderzoeken welke maatregelen de gemeente heeft ingericht om tussentijdse wijzigingen die van invloed zijn op het recht van een Wmo-voorziening tijdig te ontvangen dan wel fraude in de aanvraag van Wmo-voorzieningen te voorkomen. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als de situatie van een inwoner verandert waardoor de betreffende inwoner niet meer recht heeft op diezelfde Wmo-voorziening?
Bij Wmo-voorzieningen hebben de wijkteams een belangrijke rol Herindicaties voor Wmo-voorzieningen worden enerzijds gedaan op basis van de wijzigingen die worden doorgevoerd in de Basisregistratie Personen (BRP) en anderzijds vanuit de signalen die de wijkteams ontvangen.
Impact van het coronavirus op de Wmo-voorzieningen Het wijkteam heeft een belangrijke rol in de herindicatie van de Wmovoorzieningen. Wijzigingen in de situatie van een inwoner kan worden gesignaleerd door het wijkteam bij een evaluatie. Wegens het coronavirus was de mogelijkheid gedurende het jaar 2020 beperkt om deze evaluaties in fysieke vorm plaats te laten vinden. Hierdoor kregen wijkteams minder signalen vanuit de inwoners. Zaanstad is voornamelijk afhankelijk geweest van de meldingen die vanuit de BRP zijn verkregen. Inmiddels worden de persoonlijke contacten door de wijkteams opnieuw geïnitieerd.
Zaanstad heeft de volgende risico’s met betrekking tot de hertoetsingen op Wmo-voorzieningen geïdentificeerd: • Het risico dat hertoetsingen van Wmo-voorzieningen niet tijdig gebeuren waardoor eventuele wijzigingen niet worden doorgevoerd; • Het risico dat er geen meldingen worden gedaan waardoor de Wmovoorzieningen onterecht doorlopen. De belangrijkste interne beheersingsmaatregelen zijn als volgt: • Het monitoren van de tijdigheid van het verwerken van de meldingen door de procesbeheerder Wmo. Afdeling voorzieningen voert geen interne controles uit op de juiste verwerking van de meldingen uit op WMO-wijzigingen, dit wordt wel gedaan bij de uitkeringen. Wij vinden deze maatregel ook relevant voor de juiste verwerking van uw WMO-proces. Wij hebben begrepen dat deze controlemaatregel inmiddels is opgenomen in de nieuwe procesbeschrijving die is opgesteld voor het project rechtmatigheid. 7
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020
CONCEPT
Introductie Kernboodschappen Conclusie
Ontwikkelingen 2020
Impact van Covid-19 Speerpunten Ontwikkelingen 2020 Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering
In dit hoofdstuk beschrijven we de ontwikkelingen bij gemeente Zaanstad langs drie verschillende domeinen: Voor het ruimtelijk domein geldt dat er ondanks Covid-19 toch in 2020 is een positief bedrijfsresultaat (grondbedrijf) is behaald van €0,3 miljoen. Daarnaast zijn er In het sociaal domein zijn belangrijke onzekerheden over de prestatielevering. Daarnaast is er veel aandacht om de tekorten terug te dringen. Bij de bedrijfsvoering staan we met name stil bij de status van de interne beheersing.
Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik 2021 Samenwerking
Bijlagen 8
CONCEPT
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020 Introductie Kernboodschappen
De markt voor de woningbouw heeft zich positief ontwikkeld
Conclusie Impact van Covid-19 Speerpunten Ontwikkelingen 2020 Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering
Jaarverslag
Positieve ontwikkelingen in Oostzijderveld en winstneming Hoogtij
De parameters voor de grondexploitaties zijn evenwichtig ingeschat
De prognose van de resultaten van de grondexploitaties zijn verbeterd van €3,7 miljoen naar €6,0 miljoen. Deze verbetering wordt voornamelijk veroorzaakt door de grondexploitatie Oostzijderveld. Deze positieve ontwikkeling is gerealiseerd door een afrekenbeding die is overeengekomen met de bouwontwikkelaar. Hierbij is afgesproken dat Zaanstad een deel van de opbrengst krijgt van de grondverkopen indien de grondprijs hoger uitkomt dan de afgesproken vrij op naam prijs. Op de grondexploitatie Hoogtij is een winst genomen van €0,4 miljoen die is toegevoegd aan de Algemene Reserve Grondexploitaties (ARG). Deze reserve is per jaareinde €0,6 miljoen hoger dan het vastgestelde maximum.
De waardering van uw grondexploitaties is voor een groot deel afhankelijk van schattingen. Om inzicht te krijgen in de financiële risico’s stelt de gemeente exploitatieoverzichten op, de zogenaamde jaarschijven, waarin een schatting is opgenomen van de te maken kosten en opbrengsten. Aan deze schattingen liggen diverse parameters en uitgangspunten ten grondslag. Wij hebben de gehanteerde uitgangspunten en parameters beoordeeld. De parameters voor de grondexploitaties zijn evenwichtig ingeschat. Net zoals vorig jaar worden de grondprijzen voorzichtig ingecalculeerd.
Ontwikkeling risicoprofiel grondexploitaties €7.000.000 €6.000.000
Jaarrekening
€5.000.000
Het risicoprofiel van de grondexploitaties blijft nagenoeg gelijk In 2020 is een positief bedrijfsresultaat grondbedrijf gehaald van €0,3 miljoen. Dit positieve resultaat wordt met name behaald door tussentijdse genomen winst op de grondexploitatie Hoogtij van €0,4 miljoen en een ophoging van de voorziening met €0,1 miljoen. De voorziening voor negatieve grondexploitaties is gestegen naar €0,8 miljoen (2019: €0,7 miljoen) en heeft voornamelijk betrekking op Inverdan.
€4.000.000
Vooruitblik 2021
In 2021 zijn er twee nieuwe grondexploitaties vastgesteld (Centrumgebied Westerkoog en Gasfabriekterrein Krommenie), beide grondexploitaties zijn meegenomen in de prognose en nog niet in de balansposities. Voor één van de grondexploitaties wordt een verlies verwacht.
€3.000.000 €2.000.000
Samenwerking
Bijlagen
€1.000.000 €0 Prognose resultaat
Risico's 2020
Verliesvoorziening
2019 9
CONCEPT
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020 Introductie Kernboodschappen Conclusie Impact van Covid-19 Speerpunten Ontwikkelingen 2020
De parameters voor de grondexploitaties zijn evenwichtig ingeschat De waardering van uw grondexploitaties is voor een groot deel afhankelijk van schattingen. Om inzicht te krijgen in de financiële risico’s stelt de gemeente exploitatieoverzichten op, de zogenaamde jaarschijven, waarin een schatting is opgenomen van de te maken
Schatting
Beoordeling 2020
Beoordeling 2019
kosten en opbrengsten. Aan deze schattingen liggen diverse parameters en uitgangspunten ten grondslag. Wij hebben de gehanteerde uitgangspunten en parameters beoordeeld. In onderstaande tabel zijn onze bevindingen weergegeven.
Toelichting
Gehanteerde rekenrente
De gemeente hanteert voor de grondexploitaties een interne rekenrente, zijnde het gewogen gemiddelde van verstrekte en nieuwe leningen. Deze is 1,5% (2019: 1,8%).
Kostenstijging
Dit is het percentage waarmee wordt verwacht dat de kosten zullen stijgen. Zaanstad hanteert een percentage van 2,0% (2019: 2,0%).
Opbrengstenstijging
Dit is het percentage waarmee wordt verwacht dat de opbrengsten zullen stijgen. Zaanstad hanteert een percentage van 2,0% (2019: 2,0%). Dit percentage geldt zowel voor de woningbouw als voor de bedrijfsterreinen.
Verkoopprijzen
Voor de ingerekende grondprijzen hanteert Zaanstad grondprijzen binnen de bandbreedte zoals vastgesteld in de nota Grondprijzen. Over het algemeen zien wij dat de werkelijke verkoopprijzen hoger zijn dan de geprognosticeerde verkoopprijzen (wel binnen de bandbreedtes).
Vooruitblik 2021
Ramingen
In de grondexploitaties worden detailberekeningen gemaakt over de nog te maken kosten en nog te realiseren opbrengsten. Hierin wordt onder andere rekening gehouden met posten ‘onvoorzien’. We concluderen dat deze ramingen voorzichtig zijn bepaald.
Samenwerking
Overall oordeel
In algemeenheid kan gezegd worden dat de parameters ‘evenwichtig’ zijn bepaald.
Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering
Jaarverslag Jaarrekening
Bijlagen Controleverschil
Voorzichtig
Evenwichtig
Optimistisch
Controleverschil
9I
CONCEPT
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020 Introductie Kernboodschappen
Ombuiging tekorten op het sociaal domein gestart
Conclusie Impact van Covid-19 Speerpunten Ontwikkelingen 2020 Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering
Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik 2021 Samenwerking
Bijlagen
Het sociaal domein kent een stevige opgave. Sinds 2015 is er sprake van een stijging van het aantal inwoners dat gebruik maakt van maatwerkvoorzieningen (Jeugd en Wmo). Bij de jeugdzorg is in 2020 zowel een stijging van de instroom als een daling van de uitstroom te zien. De zorgzwaarte neemt daarbij toe. De ombuigingen richten zich veelal op de instroom, maar dit is nog niet zichtbaar in het financiële resultaat. Bovendien is door verschillen redenen sprake van een toename van het budget per kind bij de PGB’s. Op alle producten van het programma onderwijs, jeugd en zorg is zichtbaar dat de lasten zijn gestegen zijn gestegen ten opzichte van 2019 (in totaal met 8%). Het verschil met de gewijzigde begroting is in 2020 beperkt. Dit zou erop kunnen duiden dat de prognosekracht is versterkt. Uit de aansluiting met de productieverantwoordingen kwam echter ook dit jaar een grotere correctiepost, ditmaal in het voordeel van Zaanstad. In de jaarrekening is geen overzicht opgenomen van de (realisatie van de) taakstellingen in het sociale domein. Wel wordt bij de diverse onderdelen eraan gerefereerd. Bijvoorbeeld dat de taakstelling van €150.000 voor straathoekwerk is doorgeschoven in overleg met de raad en dat de WMO taakstelling van €500.000 door kostenbewustzijn van de sociale wijkteams is gerealiseerd.
Lasten per product in “Onderwijs, Jeugd en Zorg”
Begroting Origineel (x €1.000)
Begroting Gewijzigd (x €1.000)
Rekening 2020 (x €1.000)
Rekening 2019 (x €1.000)
2020 2019 %
A: Kansen voor ieder kind
€11.762
€12.740
€12.016
€10.704
12%
B: Gezond en veilig opgroeien
€267
€303
€307
€226
36%
C: Passende ondersteuning
€38.600
€42.782
€43.660
€39.741
10%
D: Versterken van eigen kracht
€26.691
€26.902
€26.786
€26.621
1%
E: Specialist. ondersteuning
€46.426
€49.265
€49.058
€45.555
8%
F: Iedereen heeft een thuis
€11.661
€13.511
€12.706
€11.027
15%
Totaal
€135.406
€145.503
€144.533
€133.875
8%
Ondanks dat het moeilijk is om daadwerkelijk vast te stellen of de ingezette maatregelen effectief zijn, zou een samenvattend overzicht over de taakstellingen en de realisatie daarvan in hoofdlijnen het voor de raad beter te volgen en controleerbaar maken. In de eerste voortgangsrapportage jeugd wordt wel (de ontwikkeling) van de geprognotiseerde lasten in kaart gebracht, maar wordt ook niet specifiek ingegaan op de taakstellingen. 10
CONCEPT
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020 Introductie Kernboodschappen
Corona impact is in het sociale domein financieel gecompenseerd
Conclusie Impact van Covid-19 Speerpunten Ontwikkelingen 2020 Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering
Voortgangsrapportage jeugd is voor het eerst uitgebracht
De impact van corona op het sociaal domein
Naar aanleiding van de aanbevelingen van de rekenkamer in 2020, zijn diverse maatregelen getroffen. In het Zaans beraad van 7 oktober 2020 is afgesproken dat het college per kwartaal een voortgangsrapportage jeugd opstelt en met de raad bespreekt. In januari 2021 is de eerste rapportage verschenen.
Het sociaal domein in 2020 stond logischerwijs in het teken van de coronacrisis. De crisis had grote impact op welzijnswerk, jongerenwerk, jeugdpreventie, mantelzorg, vrijwilligersorganisaties, etc. In de eerste plaats was de impact groot omdat de crisis leidde tot een nieuwe, grotere vraag van inwoners om ondersteuning. Eenzaamheid, psychische problematiek en (zorgen over) armoede en leerachterstanden namen toe.
De voortgangsrapportage jeugd geeft aanvullend inzicht in de ontwikkeling van de kosten, het aantal cliënten en de zorgzwaarte, de voortgang van het programma jeugd 2022 (inclusief projecten, risico's beheersmaatregelen) In het financiële deel in de kwartaalrapportage voor de jeugd wordt de (prognose van de) ontwikkeling van de kosten van de diverse zorg categorieën toegelicht. Hierbij is niet aangeven in de welk product in de begroting/jaarrekening de categorie valt. Dit maakt het lastig om de aansluiting met de jaarrekening te maken.
Zoals alle gemeenten heeft Zaanstad compensatie vanuit het Rijk ontvangen en zijn ook eigen middelen ingezet om maatregelen tegen bestrijding van de gevolgen van Covid-19 te kunnen nemen. Voor het sociale domein was de (extra) financiële impact in 2020 €29,4 miljoen. Hiervoor is €33,9 miljoen compensatie ontvangen.
Jaarverslag Adviezen:
Jaarrekening
•
Maak de (financiële) realisatie van de taakstellingen in hoofdlijnen inzichtelijk en volgbaar voor de raad.
Vooruitblik 2021
•
Maak de aansluiting tussen de P&C-producten en de voortgangsrapportage jeugd helder.
Samenwerking
Bijlagen 10I
CONCEPT
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020 Introductie Kernboodschappen Conclusie Impact van Covid-19 Speerpunten Ontwikkelingen 2020 Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering
Jaarverslag Jaarrekening Vooruitblik 2021 Samenwerking
Bijlagen
Versterking control op het sociale domein onderhanden Primaire registratie van belang voor getrouwheid en rechtmatigheid De volledigheid en juistheid van de gegevens in de cliëntenregistratie zijn van belang om te kunnen sturen op het sociaal domein. Tevens vormen deze de basis om tot een betrouwbare afrekening te komen met de zorgaanbieders. Zaanstad heeft in 2020 controlemaatregelen ingericht om de betrouwbaarheid van deze (gedeeltelijk geautomatiseerde) verwerking vast te stellen maar deze zijn nog niet geheel sluitend. Een betrouwbare cliëntregistratie waarin alle cliënten zijn opgenomen draagt bij aan een volledig inzicht van personen die zorg genieten alsmede de (voortgang) van de lasten die hiermee gemoeid zijn. Dit geldt ook voor de registratie van cliënten die niet door de gemeente zelf zijn geïndiceerd. Zo wordt u als gemeente niet achteraf verrast door niet voorziene zorglasten. Tevens geeft deze registratie de basis van de controle op de in rekening gebrachte zorg. Deze verbeteringen zijn onderdeel van het programma jeugdhulp-de volgende stap en betreft focuspunt 1: de stuurinformatie op orde.
Prestatielevering PGB niet vastgesteld Voor alle cliënten die een PGB ontvangen worden door de gemeente beschikkingen verstrekt aan de cliënt. De Sociale Verzekeringsbank (SVB) verzorgt het administratie proces en legt daarvoor verantwoording af, maar controleert niet of de prestatie is geleverd voor gedeclareerde zorgkosten. Initieel was het plan om op dit aspect voor 2020 aanvullende werkzaamheden te verrichten, maar als gevolg van Covid-19 heeft dat geen doorgang kunnen vinden. We hebben begrepen dan op dit aspect aanvullende werkzaamheden worden verricht in 2021 om onzekerheden te voorkomen. Voor 2020 geldt wederom dat de totale last uit hoofde van PGB’s als ‘onzeker’ wordt aangemerkt.
Ook in 2020 blijken er onzekerheden rondom de prestatielevering Zorg in Natura Gemeente Zaanstad steunt in 2020 wederom in belangrijke mate op de productieverantwoordingen voor de prestatielevering van de zorg. Om een tijdige afronding van de jaarrekening te kunnen waarborgen is de gemeente afhankelijk van een tijdige indiening van deze verantwoordingen door de aanbieders (op 1 april 2021). De onzekerheden zijn gedaald van €10,4 miljoen naar €9,1 miljoen. Dit is het gevolg geweest van een hogere aantal aan productieverantwoordingen met goedkeurende controleverklaring die tijdig zijn ontvangen vergeleken met het voorgaande jaar. Ook was er dit jaar wederom een correctie naar aanleiding van de verantwoordingen van €2,0 miljoen (minder lasten). Wij adviseren daarom de ingezette ontwikkeling om de control te versterken (in onder andere het programma jeugdhulp-de volgende stap) door te zetten en daarbij ook de prestatielevering te betrekken. Met als uiteindelijk doel om niet meer afhankelijk te zijn van de productieverantwoordingen.
.
Onzekerheden prestatielevering (x €1.000) 5000 2020
4500
2019
2018
4000 3500 3000 2500 2000
1500 1000 500 0 Jeugd
Wmo
PGB's
10II
CONCEPT
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020 Introductie Kernboodschappen
Een aantal ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering
Conclusie Impact van Covid-19
Wij hebben geen nieuwe (significante) tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd.
Speerpunten
Er zijn geen nieuwe (significante) tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd tijdens de jaareinde controle. We hebben gereflecteerd op de genomen stappen door het college op de eerder gemelde tekortkomingen. In onze rapportage interim-bevindingen hebben wij gerapporteerd dat drie van de zes bevindingen uit 2019 zijn opgevolgd. De resterende drie bevindingen zijn onderhanden.
Ontwikkelingen 2020 Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering
Jaarverslag Jaarrekening
Correctie inzake de regionale taak voor vrouwenopvang. De rijksmiddelen worden doorgeschoven naar 2021, het batig saldo van €328.000 is gecorrigeerd naar de bestemmingsreserve vrouwenopvang;
In totaal hebben alle correcties geleid tot een resultaatstijging van €1,8 miljoen tussen de eerste conceptversie en de definitieve versie van de jaarrekening.
Wij zijn verplicht melding te maken van onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking. Bij onze controle is in dit opzicht niets naar voren gekomen wat aan u moet worden gemeld.
Correcties uit eigen interne controle U heeft uit eigen controlewerkzaamheden getrouwheidscorrecties geconstateerd. Deze getrouwheidscorrecties zijn verwerkt in de jaarrekening 2020 en betreffen (boven de rapporteringstolerantie): •
Correctie inzake productieverantwoordingen Jeugd, waardoor de lasten €2,0 miljoen lager zijn dan per balansdatum verwacht;
•
Correctie inzake extra bijdrage voor Werkom in verband met de omzetderving ageZ Leerwerkbedrijven, wat leidt tot een extra last van €467.000;
•
Herrubricering van de kapitaalverstrekkingen TOZO van €3,9 miljoen van de vorderingen naar de vooruitontvangen bedragen;
Vooruitblik 2021 Samenwerking
Bijlagen
•
11
CONCEPT
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020 Introductie Kernboodschappen
Wat is het ‘Drielijnenmodel’?
Conclusie
Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het ‘Drielijnenmodel’ (3LM). Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen: • In de eerste lijn: in het primaire proces, onder verantwoordelijkheid van de proceseigenaar. • In de tweede lijn: in de ondersteunende processen zoals financiën en control, waar checks and balances ingericht zijn om fouten te signaleren. • In de derde lijn: in uw verbijzonderde interne controle achteraf.
Impact van Covid-19 Speerpunten
1e
Ontwikkelingen 2020 Ruimtelijk domein Sociaal domein
Jaarverslag
Vooruitblik 2021 Samenwerking
Bijlagen
PwC
Jaarrekening
gemeente
Bedrijfsvoering
2e
lijn
lijn
3e
lijn
Lijnmanagement
Ondersteuning
Verbijzonderde Interne controle
Afdelingen
Business control & Financiën
Afdeling Auditing en onderzoek
•Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen eigen processen
•Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen.
•Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C-producten
•De administratie voert bij de verwerking een aantal primaire controles uit op de 1e lijn.
•Adviseert (met de VIC) preventieve interne controlemaatregelen in het primaire proces
•Adviseert preventieve interne controlemaatregelen in het ondersteunende proces en de IT
•Adviseur/klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak
•Geeft feedback om leesbaarheid/ informatiewaarde P&C-documenten te verhogen
•Geeft adviezen om effectiviteit controlwerkzaamheden te vergroten
•Maakt waar mogelijk gebruik van de werkzaamheden van de VIC
•De VIC voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel kritische processen. •Adviseert over verbetering in de 1e en 2e lijn
Wij rapporteren via het push-left principe Het push-leftprincipe is er op gericht de interne beheersing in de 1e en 2e lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de 1e en 2e lijn, dan zullen wij deze daarom rapporteren als bevinding, ook als deze in de 3e lijn met verbijzonderde interne controle ondervangen wordt. 11I
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020
CONCEPT
Introductie Kernboodschappen Conclusie
Jaarverslag
Impact van Covid-19 Speerpunten Ontwikkelingen 2020
In dit hoofdstuk beschrijven we wat ons is opgevallen in relatie tot de informatiewaarde van het jaarverslag. Daarnaast beschrijven we onze visie op de financiële positie van gemeente Zaanstad.
Jaarverslag Informatiewaarde
Financiële positie
Jaarrekening Vooruitblik 2021
Samenwerking Bijlagen
12
CONCEPT
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020 Introductie Kernboodschappen
De kwaliteit van uw jaarverslag is voldoende tot goed
Conclusie Impact van Covid-19 Speerpunten Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag Informatiewaarde
Financiële positie
Jaarrekening Vooruitblik 2021
Samenwerking Bijlagen
Als accountant geven wij een oordeel over uw jaarrekening. Maar uw jaarstukken bestaan uit meer dan dat. En voor u als raad is het integrale boekwerk van belang. Om die reden hebben wij de informatiewaarde van uw jaarstukken nader beoordeeld. Vanuit onze natuurlijke adviesfunctie delen wij graag onze observaties over de informatiewaarde met u.
Jaarrekening en jaarverslag zijn verenigbaar en voldoen aan BBV Wij zijn verplicht vast te stellen of wij op grond van de informatie verkregen in onze controle onjuistheden hebben geconstateerd die gebruikers van de jaarrekening zouden kunnen beïnvloeden. Dit is niet het geval. Tevens hebben wij vastgesteld dat uw jaarverslag voldoet aan het BBV
De leesbaarheid is goed De leesbaarheid van de jaarstukken is goed. De teksten zijn ook voor een minder ingewijde lezer voldoende te volgen, er is een leeswijzer, een overzicht ‘in een oogopslag’ en bestuurlijk en financiële hoofdlijnen. De paragraaf Corona geeft uitgebreid de financiële impact voor de gemeente weer. Bij de programma’s is de impact te vinden op de specifieke beleidsterreinen.
De informatiewaarde kan nog beter Elk programma kent diverse streefwaardes waarbij ook inzichtelijk is wat de realisatie is van die waarden. In de jaarstukken 2020 is meer aandacht geschonken aan het verklaren van de ontwikkeling van diverse indicatoren zoals bijvoorbeeld bij de uitstroom van de bijstand en de tevredenheid van het gebruik van de fiets. Deze stap om meer betekenis te geven aan de ‘uitkomst’ van de indicatoren en daarmee de realisatie van de doelstellingen, vinden wij belangrijke positieve stap en wij adviseren om dit verder door te zetten naar andere indicatoren. De jaarstukken kunnen ook ‘sterker’ worden door minder beschrijvend en ook meer verklarend (met redengevende verklaringen) te schrijven en daarbij een koppeling te maken met de financiële uitkomsten. Tot slot kan het gebruik van ‘infographics” (naast tabellen) de jaarstukken ‘aantrekkelijker’ maken.
13
CONCEPT
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020 Introductie Kernboodschappen
De kengetallen laten een lichte verbetering zien, weerstandsratio gedaald
Conclusie Impact van Covid-19 Speerpunten Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag Informatiewaarde
Financiële positie
Jaarrekening Vooruitblik 2021
Samenwerking Bijlagen
De financiële positie van uw gemeente zegt iets over de mate waarin uw gemeente in staat is om haar schulden af te lossen, onverwachte tegenvallers op te vangen en noodzakelijke ombuigingen te realiseren. Er zijn diverse manieren om de financiële positie van een gemeente in kaart te brengen. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing is de financiële positie van uw gemeente in kaart gebracht aan de hand van zes kengetallen. Belangrijke notie daarbij is dat de kengetallen in samenhang moeten worden bezien en in relatie met de uitdagingen van Zaanstad als (snel) groeiende gemeente. Ook moeten de (beheersings-) maatregelen bij de financiering en de dekking van de investeringen op basis van de businesscases in acht worden genomen.
Kengetallen
Gemeente Zaanstad
Landelijk**
2020
2019
2020*
2019
Solvabiliteit
17,7%
16,9%
30%
34%
Grondexploitaties
5,1%
7,9%
9%
12%
Structurele exploitatieruimte
3,0%
3,6%
0,29%
0,01%
Netto schuldquote
113%
125%
70%
56%
Netto schuldquote gecorrigeerd
106%
119%
64%
49%
Belastingcapaciteit
110,4%
113,1%
104%
103%
Weerbaarheid
Wendbaarheid heeft te maken met hoe flexibel Zaanstad is in de begroting en bedrijfsvoering om snel te kunnen inspelen op de actualiteit. De financiële wendbaarheid is beperkt met een hogere schuldquote en weinig ruimte om de belastingen te verhogen. De schuldquote is overigens lager dan vorig jaar en lager dan begroot, dit komt door de stijging van de gemeentelijke inkomsten.
Wendbaarheid
Weerbaarheid heeft te maken met veerkracht of het vermogen om onverwachte financiële klappen op te vangen en bestand te zijn tegen de impact van bestaande risico’s. Het weerstandsvermogen is eind 2020 ‘voldoende’ terwijl ‘ruim voldoende’ gewenst is conform de nota weerstandsvermogen. Dit maakt de weerbaarheid van Zaanstad kwetsbaarder, de kengetallen daarentegen zijn lichte verbeterd. De solvabiliteit is nog wel lager dan de VNG “norm” van 20%.
* op basis van de begroting 2020
** Bron: https://findo.nl/jive
Gezien de financiële positie van Zaanstad is het raadzaam om bij besluitvorming over significante investeringen of uitgaven en/of financiering de impact op de kengetallen, de risico’s voor de gemeentelijke financiën en de maatregelen en dekking van de lasten zorgvuldig mee te wegen.
14
CONCEPT
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020 Introductie Kernboodschappen
Het weerstandsvermogen is lager dan conform het gewenste weerstandsratio
Conclusie Impact van Covid-19 Speerpunten Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag Informatiewaarde
Financiële positie
Jaarrekening
In de nota weerstandsvermogen en risicomanagement van Zaanstad is bepaald dat de bandbreedte van de weerstandsratio (verhouding tussen de beschikbare en de benodigde weerstandscapaciteit) tussen de 1,4 en 1,8 (ruim voldoende) moet liggen. In 2019 kwam de weerstandsratio uit op 1,5.
€ 18.100 2020 € 14.000
De benodigde weerstandscapaciteit is bij de jaarrekening ten opzichte van de begroting met €2,1 miljoen gedaald naar €14,0 miljoen, omdat het coronarisico en de risico's in het sociale domein zijn afgenomen. De benodigde capaciteit is wel hoger dan bij jaareinde 2019 was bepaald. De algemene reserve is per 31 december 2020 €18,1 miljoen en daarmee €1,4 miljoen te laag om op het gewenste ratio van 1,4 uit te komen. De ratio komt nu uit op 1,3 (voldoende). De reserve algemene grondzaken is daarentegen hoger dan de maximale stand, waardoor €0,6 miljoen kan vrijvallen ten gunste van de algemene reserve (bij de voorjaarsnota). Bij de voorjaarsnota wordt besloten om de algemene reserve al dan niet aan te vullen.
€ 17.900 2019 € 11.900
€ 16.200 2018 € 12.700
Vooruitblik 2021
Samenwerking
€ 19.600 2017 € 16.600
Bijlagen Weerstandscapaciteit (x €1.000)
Risico's (x €1.000)
14I
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020
CONCEPT
Introductie Kernboodschappen Conclusie
Jaarstukken
Impact van Covid-19 Speerpunten
Als eerste geven we bij de verhoogde risico’s een samenvatting van de uitkomsten van de verrichte werkzaamheden betreffende de significante risico’s.
Ontwikkelingen 2020
Een onderdeel van onze rechtmatigheidscontrole betreft de naleving van het budgetrecht van de raad. Daarnaast staan we stil bij de controle op de aanbestedingen.
Jaarverslag
Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college belangrijke boekhoudkundige schattingen. Wij hebben de belangrijkste boekhoudkundige schattingen beoordeeld en concluderen dat deze zijn gebaseerd op passende bewijsstukken en goed uitgebalanceerde overwegingen.
Jaarrekening Verhoogde risico's Rechtmatigheid Schattingen Update IT
We geven een update over de stand van zaken rondom de beheersing van de IT-omgeving. Ten slotte staan we stil bij fraude en het niet nakomen van wet- en regelgeving. Voor beide geldt dat we geen signalen of aanwijzingen daartoe hebben aangetroffen.
Fraude & wet- en regelgeving
Vooruitblik 2021
Samenwerking Bijlagen
15
CONCEPT
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020 Introductie Kernboodschappen
Onze verhoogde risico’s (1/2)
Conclusie Impact van Covid-19 Speerpunten
In onderstaande tabel geven wij een samenvatting van de uitkomsten van de verrichte werkzaamheden betreffende de verhoogde risico’s. Het eerste risico is een verplicht significant risico uit hoofde van de controlestandaarden. Het tweede en derde risico komt voort uit de complexiteit en schattingsgevoeligheid die met deze posten gemoeid gaan. Beide risico’s komen doorgaans terug bij de controle op elke gemeente.
Ontwikkelingen 2020
Risico
Jaarverslag
Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door management
Jaarrekening
Uitkomst controlewerkzaamheden
Risiconiveau
Normaal
Significant
Verhoogde risico's Rechtmatigheid Schattingen Update IT
Het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties
Normaal
Significant
Fraude & wet- en regelgeving
Vooruitblik 2021
Samenwerking Bijlagen
Het risico van het niet nakomen van aanbestedingsrichtlijnen
Normaal
Significant
Conclusie Bij de uitvoering van ondergenoemde werkzaamheden hebben we geen uitzonderingen of aanwijzingen van frauduleuze activiteiten opgemerkt.
Het doorbreken van beheersingsmaatregelen door het management is op basis van de controlestandaarden altijd een significant risico. Interne beheersingsmaatregelen, ongeacht hoe goed in opzet en bestaan, kunnen risico's van materiële onjuistheden in de jaarrekeningen slechts beperken, en niet volledig afdekken, wegens de inherente beperkingen van interne beheersingsmaatregelen. We hebben een data analyse uitgevoerd op (handmatige) boekingen 2020 voor gemeente Zaanstad. We hebben uit hoofde van deze test geen ongebruikelijke transacties geconstateerd. Het risico van waardering van de grondexploitaties is doorgaans bij gemeenten een verhoogd risico. Dit komt omdat er veel schattingsposten zijn gemoeid bij deze balanspost. Behalve de parameters (kostenstijging, opbrengstenstijging, etc.) is de waardering gebaseerd op een raming van nog te maken kosten en nog te realiseren opbrengsten. We hebben controlewerkzaamheden uitgevoerd op de waardering en we hebben uit hoofde van deze test geen bijzonderheden geconstateerd. De aanbestedingsrichtlijnen zijn complex. In 2020 zijn er geen onrechtmatigheden geconstateerd in de Europese aanbestedingen (2019: €0,8 miljoen). Verwijs naar link voor nadere overwegingen en details. 16
CONCEPT
Accountantsverslag gemeente Zaanstad 2020 Introductie Kernboodschappen Conclusie Impact van Covid-19 Speerpunten
Onze verhoogde risico’s (2/2) Risico Aanbestedingen, gunning aan bevriende partijen
Uitkomst controlewerkzaamheden
Risiconiveau
Normaal
Significant
Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag Jaarrekening Verhoogde risico's Rechtmatigheid
Uit onze werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gekomen. Grondverkopen tegen nietmarktconforme prijzen Normaal
Significant
Schattingen Update IT Fraude & wet- en regelgeving
Vooruitblik 2021
Samenwerking Bijlagen
De omvang van inkopen is materieel voor de jaarrekening. Gelet op het feit dat de overheidssector als een sector met verhoogd risico is aangemerkt in de NBA handreiking 1137 corruptie en omkoping, hebben wij een significante risico geïdentificeerd voor het gunningsproces van aanbestedingen. Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht: • Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van Zaanstad met betrekking tot de inkopen en de aanbestedingstrajecten. • Controle op naleving van de aanbestedingswet met behulp van de door de gemeente opgestelde spendanalyse. • Specifieke controle ten aanzien van de autorisaties en functiescheidingen rondom geselecteerde deelwaarnemingen.