Bijlage bij raadsvoorstel onderzoeksopzet en bureaukeuze onderzoek organisatie

2021/29227

Bijlage bij raadsvoorstel onderzoeksopzet en bureaukeuze onderzoek organisatie, college, raad

Plan van aanpak

1 | Kick off met stuurgroep We organiseren een startbijeenkomst, waarin we de offerte met onze aanpak en de planning met de stuurgroep (SG) bespreken. De SG als geheel vervult de rol van opdrachtgever voor deze opdracht. Gezien de omvang van de SG zullen om praktische redenen de technisch voorzitter en de twee ambtelijk secretarissen ons eerste aanspreekpunt vormen voor deze opdracht. Waar nodig of wenselijk zorgen zij voor consulatie en overleg met de SG. Uitgangspunt is dat mensen pas in beweging komen als ze weten wat er van ze wordt verwacht en als ze zich daaraan committeren. Het is daarom van belang om bij de start van de opdracht met de stuurgroep uit te wisselen over de inhoud van het onderzoek, hun betrokkenheid bij de uitvoering en verwachtingen over de opbrengsten. Om daarna breed in de organisatie te communiceren over de bedoeling en het proces van het onderzoek en de gemaakte afspraken. Het is belangrijk om te investeren in commitment. Immers, dit onderzoek moet de basis gaan vormen voor ‘het verschil maken’. Met de SG maken we afspraken over ieders rol en betrokkenheid in het proces. We stemmen af over het beoogde eindresultaat en de aanpak. Daarnaast hebben we aandacht voor: • de betrokkenheid van medewerkers; • beschikbare documenten; • agendaplanning voor diepte-interviews, Synthetronsessies, tussentijds overleg, etc.

2 | Interne communicatie over uitvoering van het onderzoek & Van de Laar stelt een communicatiebericht op en beantwoordt vragen uit de organisatie over de bedoeling van het onderzoek. Alle antwoorden worden vervolgens via een ‘veelgestelde vragen’ document via intranet gedeeld met de organisatie. We creëren daarnaast een mogelijkheid voor medewerkers om praktijkcasussen waarin de werking van de organisatie wordt belicht, vertrouwelijk onder de aandacht van de onderzoekers te brengen. Met die initiatieven gaan we als onderzoekers heel zorgvuldig om. In het kader van die zorgvuldigheid hanteren we de volgende onderzoeksprincipes: • Onafhankelijkheid. De onderzoekers zijn niet eerder betrokken geweest bij de uitvoering van de activiteiten die worden geëvalueerd, noch bij de formulering van het beleid dat daaraan ten grondslag ligt. • Objectiviteit. Het onderzoek is gebaseerd op verifieerbare feiten. De onderzoekers streven ernaar dat de gegevensbasis waarop het onderzoek is geënt geen onjuistheden bevat. De weergave van feiten wordt duidelijk en herkenbaar gescheiden van meningen. • Transparantie. Het onderzoek dient op een voor de belanghebbenden en derden navolgbare wijze te worden uitgevoerd. Vraagstelling, gegevensbasis, gebruikte onderzoeksmethoden, bevindingen en conclusies worden in het rapport op een heldere, toegankelijke wijze weergegeven. • Betrouwbaarheid.

De onderzoeksresultaten uit de evaluatie zijn stabiel, dat wil zeggen, herhaling van het onderzoek leidt tot dezelfde bevindingen en conclusies. • Anonimiteit en vertrouwelijkheid. Van de onderzoekers mag worden verwacht dat zij het verzoek van informanten om informatie vertrouwelijk te behandelen respecteren en dat zij er zorg voor dragen dat vertrouwelijke informatie en passages in het eindrapport niet herleid kunnen worden tot de bron. • Omissies. Onderzoekers kunnen geconfronteerd worden met informatie die niet rechtstreeks van belang is voor de beantwoording van de vragen uit de evaluatie, maar niettemin relevant is in het licht van verantwoorden en leren. In dat geval overleggen we met de stuurgroep of deze informatie in het rapport zal worden opgenomen en in welke vorm.

1

2021/29227

3 | Documentenanalyse: opgavenprofiel en feiten • Op basis van beschikbare documenten, zoals programmabegroting, omgevingsvisie, voornaamste visies/ beleidsdocumenten, coalitieakkoord, etc. maken we een opgavenprofiel voor de organisatie. Daarin laten we de belangrijkste opgaven en ambities voor Zaanstad landen. • Ook vormen we ons een beeld van de huidige feitelijke situatie, op basis van organogram, sturingsconcept en formatieoverzichten. Maar ook op basis van onderzoeken naar de medewerkerstevredenheid, ziekteverzuim ontwikkelingen, ontwikkelingen in kosten voor inhuur, etc. • We vormen ons ook een beeld bij de inspanningen en acties die de gemeente de afgelopen jaren heeft gepleegd om het voorliggende vraagstuk aan te pakken

4 | Vergelijkende kwantitatieve analyse • We voeren een formatieve analyse uit. We bekijken de huidige feitelijke situatie per domein: formatie, functies, inschaling. We maken de personele en sociale lasten per fte per domein inzichtelijk. • We vormen ons daarbij ook een beeld over hoe de leidinggevende capaciteit binnen de organisatie zicht verhoudt tot de omvang van de organisatie, de complexiteit van de opgaven en de span of attention van de verschillende leidinggevenden. • Deze formatieve analyses van Zaanstad plaatsen we in vergelijkend perspectief. Dit doen we op basis van formatiegegevens van andere vergelijkbare steden die ons bekend zijn vanuit projecten die we voor deze gemeenten uitvoerden. Maar ook maken we gebruik van de voortaan openbare en bestaande informatieanalyses van het CBS. De IV3-gegevens van het CBS moeten door gemeenten verplicht worden aangedragen, zijn zuiver vergelijkbaar en bieden een goed inzicht in de kwantiteit van iedere gemeentelijke organisatie (op taakniveau per gemeente) in Nederland. • De documentenanalyse biedt contextuele informatie en aanknopingspunten voor de vervolgstappen va het onderzoek. Mede op basis van de documentenanalyse stellen we een gespreksleidraad op voor de diepte-interviews en halen we gespreksthema’s op voor de Synthetron-sessies (stappen 5 en 6).

5 | Synthetron-sessies met medewerkers • U heeft in de offerte-aanvraag aangegeven graag over de volle breedte van de gemeentelijke organisatie, in verschillende functies, (schaal)niveaus en in alle domeinen te willen onderzoeken wat er speelt, waar mogelijke knelpunten zich voordoen en wat daarvan de onderliggende oorzaken en mechanismen zijn. Belangrijk bijkomende aspect hierbij is de vertrouwelijkheid en (sociale) veiligheid die rondom uw vraagstuk een grote rol speelt. • Om een goed beeld te vormen van de knelpunten in de organisatie, is het van belang zoveel mogelijk medewerkers in de gehele ambtelijke organisatie te spreken. Met de omvang van uw organisatie (circa 1.200 medewerkers) is dit in het gegeven tijdsbestek voor dit onderzoek doorgaans niet mogelijk, of vraagt dit een enorme tijdsinvestering van zowel de onderzoekers als de medewerkers (met navenant hoge kosten). Daarom stellen wij voor – conform uw eigen suggestie – om hiervoor Synthetronsessies te organiseren. Wij hebben hierover afspraken gemaakt met Synthetron en alle daarbij horende werkzaamheden zijn inbegrepen in onze aanpak en het (prijs)voorstel. Wat is Synthetron? •

• •

Synthetron is een online samenwerkingsprogramma dat het mogelijk maakt om met een relatief geringe tijdsinspanning van de medewerkers tóch (zeer) grote groepen medewerkers te bevragen over hun praktijkervaringen met werken in en voor Zaanstad én over de dynamiek en het samenspel tussen organisatie, college en raad. Per Synthetronsessie kunnen technisch gezien maximaal 1.000 personen deelnemen. Hiermee is het praktisch gezien mogelijk om in het korte tijdsbestek van dit onderzoek vrijwel élke medewerker te betrekken bij dit onderzoek! Synthetron stelt mensen in staat via internet met elkaar ideeën uit te wisselen, te verdiepen en van de ingebrachte meningen steeds te bepalen of en hoe belangrijk deze meningen zijn. Van tevoren wordt het onderwerp en de dimensies bepaald met de opdrachtgever in een script, dat

2

2021/29227

•

•

•

•

•

wordt gebruikt tijdens de online dialoog. Een sessie wordt voorgezeten door een ervaren moderator van Synthetron in co-moderatie met adviseurs van & Van de Laar. Zij geven berichten en instructies tijdens de sessie aan de deelnemers, veranderen de onderwerpen conform het script en bekijken de voortgang en diepgang. Een Synthetronsessie kan worden gezien als een online, dynamische en live variant van de klassieke enquête. Waar in een enquête alle respondenten statisch en onafhankelijk van elkaar antwoord geven op vragen, is het in een Synthetronsessie mogelijk om medewerkers op elkaars antwoorden te laten reflecteren, reageren en aanvullen. Zodanig ontstaat gedurende de sessie een steeds completer en verfijnder beeld van de opvattingen en ervaringen van medewerkers. Alle deelnemers van een sessie worden verdeeld in kleine subgroepen van vijf personen. Vervolgens worden centraal tegelijkertijd vragen gesteld aan alle deelnemers. Als binnen een groep consensus ontstaat over een vraag, dan wordt dit antwoord gedeeld met andere subgroepen, en zo verder. Zo ontstaat gedurende de sessie een steeds beter beeld bij de aspecten en knelpunten die in uw vraagstuk relevant zijn. Het is tevens een goede methode om onderliggende mechanismen en oorzaken te onderzoeken.

Belangrijk verschil met interviews, groepssessies en focusgroepen is dat een Synthetronsessie in volledige anonimiteit plaatsvindt. Een deelnemer weet niet met wie hij/ zij in een subgroep zit. Dit zorgt voor sociale veiligheid in de sessie en voorkomt sociaal wenselijke/ politiek correcte antwoorden. Dat levert informatie op die vooraf niet gestuurd is en die in een enquête of onderzoek gemiddeld niet boven tafel komt. Gezien de omvang van uw organisatie stellen wij voor een tweetal Synthetronsessies te organiseren, met grofweg een onderverdeling naar de thema’s: Bedrijfsvoering en Dienstverlening en Stedelijke en Maatschappelijke Ontwikkeling. Op die manier ontstaat de mogelijkheid om gerichter te kijken naar de ervaringen die in een bepaald domein spelen. Synthetron rekent vaste kosten per sessie, ongeacht het aantal deelnemers. Om deze reden zijn we binnen de reikwijdte van ons prijsvoorstel uitgegaan van een tweetal Synthetronsessies. Mocht u er echter voor kiezen om meer of minder Synthetronsessies te willen organiseren, dan zullen we dit ook als zodanig naar rato verrekenen. Waarom Synthetron aansluit bij uw vraagstuk

•

• •

In een Synthetronsessie is het mogelijk naast de bovenstroom ook een inzicht in de onderstroom te verkrijgen. Doordat mensen anoniem chatten en zelf antwoorden, suggesties, meningen, etc. uiten, wordt er snel zichtbaar wat er leeft bij de groep. Het is een effectieve manier om ook inzicht te krijgen in de onderstroom. Synthetron heeft een video gemaakt waarin de werking van het programma wordt toegelicht: https://vimeo.com/212746623. Direct na afloop van een sessie is niet alleen bekend welke ideeën er leven binnen de groep, maar ook de mate van draagvlak voor de diverse ideeën. Tijdens de sessie worden door de deelnemers niet alleen ideeën ingebracht, maar door op elkaar te reageren wordt de discussie ook verdiept, genuanceerd. Praktische organisatie van de synthetronsessie(s)

•

• •

•

Ter voorbereiding op een Synthetronsessie vormen we een projectgroep, waarin één of enkele moderatoren van Synthetron, adviseurs van & Van de Laar en één of enkele vertegenwoordigers van de opdrachtgever (SG) plaatsnemen. Samen stellen we een script op voor de sessie, die uiteraard inhoudelijk wordt gevoed door de bevindingen uit de documentenanalyse, diepte-interviews en de groepssessies. Het modereren van de sessie vindt bij voorkeur plaats op locatie, echter vanwege de beperkingen rond het coronavirus en/of uw eigen thuiswerkbeleid, is het ook mogelijk om dit online te doen op afstand en delen we het scherm in een Teams-, Zoom- of Webex-omgeving. Tijdens de sessie kan een deelnemer van de projectgroep meedoen aan de sessie om hypotheses te testen of de discussie aan te wakkeren. Meekijken naar het verloop van de sessie om eventuele aanpassingen in script of moderatie te doen is niet alleen mogelijk, het is zeer wenselijk, omdat we dan in overleg kunnen verdiepen of van het vragen script af kunnen wijken. De rol van de moderator is vooral om de discussie te faciliteren, niet om de discussie te beïnvloeden. Na de sessie wordt de output geanalyseerd en gerapporteerd. De feitelijke

3

2021/29227

analyse en verwerking van de uitkomsten van de sessie vindt plaats door adviseurs van & Van de Laar. Synthetron draagt zorg voor de technische facilitering van de sessie en de (inhoudelijke) voorbereiding van het script/programma.

6 | Diepte-interviews met key stakeholders • Omdat de onderzoeksopdracht gaat over het verkrijgen van inzicht en overzicht in de knelpunten en mechanismen in het samenspel tussen college, raad en organisatie breed in de gehele organisatie en bij alle entiteiten, is het verstandig eerst breed op te halen wat er leeft bij de belangrijkste actoren van raad, college en ambtelijk management. Daarvoor gaan we eerst in gesprek met een aantal key stakeholders over hun ervaringen met de werkpraktijk in Zaanstad, wat daarin goed gaat en waar knel- en verbeterpunten zitten. • Belangrijkste doel van deze gesprekken is om zicht te krijgen op de breedte van het vraagstuk (waar heeft het zoal mee te maken en waar knelt het vooral). Naast de scope van het vraagstuk krijgen we ook meer zicht op patronen, volgordelijkheden en causaliteiten. We gaan uit van circa 30 gesprekken met de volgende stakeholders: o Gesprek (met vertegenwoordigers) per fractie (14) o Gesprek met griffier o Gesprek met de burgemeester, de heer Hamming o Gesprekken individueel met alle wethouders (7) o Gesprek met de gemeentesecretaris, mevrouw Blom o Eventueel gesprek met huidige interim-gemeentesecretaris, de heer Kradolfer o Gesprekken individueel met alle directieleden (3) o Gesprek met Concerncontroller/ hoofd financiën o Gesprek met manager P&O o Groepsgesprek met (afvaardiging vanuit) de OR.

 Tijdens de diepte-interviews verdiepen we op basis van de inzichten verkregen uit de documentenanalyse en uit de organisatiebrede Synthetronsessies met medewerkers.  We creëren voor onze gesprekspartners een veilige setting, waarin zij zich veilig voelen om vrijuit te spreken. Al brengen senioriteit aan tafel bij deze gesprekken met veel ervaring met het omgaan met gevoelige informatie en sensitiviteit voor politiek-, bestuurlijke en organisatiedynamieken. De setting kan desgewenst extra veilig worden gemaakt door gesprekken fysiek (in plaats van online) te voeren. En eventueel kunnen de gesprekken buiten de muren van het gemeentehuis worden gehouden. Wij vragen de gesprekspartners expliciet naar hun voorkeuren aangaande fysiek/online en op/buiten gemeentehuis. Wij zullen deze wensen honoreren.  Wij zullen alle informatie vertrouwelijk behandelen en wij dragen er zorg voor dat vertrouwelijke informatie niet herleid kan worden tot de bron. Dit betekent ook dat wij in de eindrapportage bevindingen zullen optekenen op basis van patronen, en nadrukkelijk niet op basis van op zichzelf staande voorbeelden of anekdotes, die mogelijk herleidbaar zijn tot de respondent(en).  In verband met de vertrouwelijkheid van de gesprekken maken we geen gespreksverslagen. De adviseurs maken enkel notities voor eigen gebruik ten behoeve van de analyse en het opstellen van het eindrapport.

 In de gesprekken vragen we actief naar voorbeelden (casuïstiek), die exemplarisch zijn voor de situatie en daarmee duidelijker en concreter kunnen maken wat er gaande is. Bovendien kunnen deze voorbeelden als casuïstiek dienen voor het verdere ontwikkelproces in de vervolgfasen van dit onderzoek.  We gaan voor de gesprekken uit van één uur per gesprek. We voeren de gesprekken zoveel mogelijk met twee adviseurs vanuit & Van de Laar.  Ter voorbereiding op alle gesprekken bereiden we een gespreksleidraad voor. De gespreksleidraad leggen wij indien gewenst vooraf ter toetsing voor aan de SG.

4

2021/29227

7 | Analyse en opstellen en bespreken concept- en eindrapport • Door de combinatie van documentenanalyse, vergelijkend kwantitatief onderzoek, diepteinterviews met key stakeholders en de Synthetronsessie(s) ontstaat binnen de scope van dit onderzoek een breed beeld met voldoende diepgang over de situatie en knelpunten in de gemeente Zaanstad. • • We analyseren de kwalitatieve en kwantitatieve gegevens, herkennen patronen, volgordelijkheden en zoveel mogelijk ook onderliggende oorzaken van dynamieken en mechanismen. Onze bevindingen tekenen we op in een bondige, concrete en prettig leesbare rapportage. Ook voorzien we de rapportage van een aantal hoofdconclusies en uiteraard praktische aanbevelingen voor het vervolg. Daarbij zullen we zoveel mogelijk al aansluiten bij de vervolgfasen, zoals we eerder hebben toegelicht. • De concept-rapportage bespreken we met de volledige SG. U heeft uiteraard alle gelegenheid om vragen, op- en aanmerkingen te plaatsen bij de rapportage en de gekozen aanpak. U toetst de rapportage op ‘voldaan aan de onderzoeksopdracht’, u scherpt eventuele onjuistheden of onvolledigheden aan. De adviseurs van &VDL bewaken in deze bespreking hun onafhankelijkheid en zullen scherp zijn bij eventuele verzoeken tot nuancering van passages. Daarbij gezegd dat de rapportage de gemeente Zaanstad vooral moet helpen, als basis voor ontwikkeling.

Daarop zullen wij bij het schrijven van het rapport sensitief zijn. • Op basis van de tussentijdse bespreking van de eerste concept-rapportage verwerken we de input in een definitieve rapportage. Deze leggen we voor akkoord aan onze opdrachtgever, de SG, voor. Bij akkoord, stelt de SG de rapportage vast en is onze opdracht formeel afgerond.

8 | Presentatie aan stuurgroep, college, raad, directie • Indien gewenst presenteren wij, al dan niet samen met (leden van) de SG, de onderzoeksresultaten aan belangrijke stakeholders als de SG, college van B&W, de gemeenteraad, de directie, de ondernemingsraad, het leidinggevend kader en/ of (online aan) alle medewerkers. • Deze presentaties verzorgen wij graag, maar vallen voor nu buiten de reikwijdte van deze offerte. • Wij streven er met u naar deze presentaties te verzorgen aan college en raad in de samenstelling van voor de gemeenteraadsverkiezingen van 16 maart 2022. Het is aan het huidige college/ raad om de eindrapportage onderdeel te laten zijn van het overdrachtsdossier aan de nieuwe raad. • Nadat de nieuwe raad en het nieuwe college is gevormd, zijn wij beschikbaar om met deze gremia te spreken over de uitkomsten van de diagnose en het door ons gepresenteerde advies in het eindrapport. We bezien daarin samen of er voldoende draagvlak is om fase 2 van de organisatieontwikkeling en de versterking van het samenspel tussen raad, college en organisatie in te gaan.

Tevens is een openbare raadsbijeenkomst onderdeel van het plan van aanpak. De timing hiervan wordt nader bepaald in overleg met het organisatieadviesbureau.

5