Bijlage 6 VTW-procedure incl VTW formulier getekend

Bijlage 7: VTW-procedure Project AVANT 17 november 2020 Status: Definitief

Versie

Datum

Status

1.0 1.0

17-11-2020 29-10-2020

Definitief Vastgesteld in ABG overleg van 29 oktober 2020

0.2 0.2 0.1

25-10-2020 23-10-2020 10-10-2020

Reactie op formulier en procedure J.P. de Lannoy en J.T. Hink Voorgelegd aan J.P. de Lannoy en J.T. Hink 1e concept besproken in IPM team

Gecontroleerd door:

Naam:

Datum:

Projectmanager

J. Hink

08 jan 2021

Akkoord voor vrijgave door:

Naam:

Datum:

AOG

JP de Lannoy

13 jan 2021

Handtekening:

Handtekening:

2

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave................................................................................................................................................. 3 1

Doel VTW-procedure............................................................................................................................... 4

2

Basisprincipe ........................................................................................................................................... 4 2.1

Baseline ..................................................................................................................................................... 4

2.2

Proces op hoofdlijnen ................................................................................................................................ 4

2.3

Soorten wijzigingen die via de VTW-procedure moeten verlopen ............................................................ 5

2.4

Wijzigingen die niet volgens de VTW-procedure hoeven te verlopen ....................................................... 5

3

Uitgangspunten....................................................................................................................................... 5

4

Processtappen......................................................................................................................................... 6

Bijlage: VTW-formulier ..................................................................................................................................... 9

1

Doel VTW-procedure

Gedurende de looptijd van een project zijn wijzigingen vaak onvermijdelijk en in sommige gevallen zelfs wenselijk. Om blijvend zicht te houden op gemaakte afspraken omtrent scope, tijd en geld zijn spelregels nodig indien wijzigingen zich voordoen. Het doel van de VTWprocedure is niet om te voorkomen dat wijzigingen zich voordoen, maar dat (expliciete) besluitvorming over wijzigingen plaatsvindt en dat dit volgens een beheerst proces verloopt.

2

Basisprincipe

2.1

Baseline

Voorwaarde voor de start van een project(fase) is dat er heldere afspraken zijn gemaakt over het project(fase)doel. Deze afspraken zijn vastgelegd in de baseline. De initiële baseline is Baseline 0, die is vastgesteld bij de start van de Planstudiefase. Vervolgens is bij de start van de Planuitwerkingfase Baseline 1.0 vastgesteld in de BOK CAH. Als uitgangspunt voor de Realisatiefase geldt Baseline 2.0, dat is het ontwerp, dat als opvolger van het voorkeursalternatief van de Planstudiefase (Baseline 1.0) nader ontworpen en gedetailleerd is in de Planuitwerkingsfase. Baseline 2.0 is vastgelegd in de uitvoeringsovereenkomst. Voorstellen tot wijziging ten opzichte van Baseline 2.0 worden behandeld conform onderhavige VTW-procedure en de daarbij geldende projectkaders.

2.2

Proces op hoofdlijnen

Tijdens de looptijd van de Realisatiefase kunnen zich gebeurtenissen voordoen die niet waren voorzien en kunnen leiden tot (potentiële) wijzigingen. Om wijzigingen op de baseline van het project goed in beeld te houden worden verzoeken tot wijziging (afkorting: VTW) uitsluitend ingediend via onderhavige VTW-procedure. Na indiening van de VTW door één van de partners van de uitvoeringsovereenkomst of andere betrokken stakeholders, zal de projectorganisatie een impactanalyse uitvoeren op de VTW en de Ambtelijk Opdrachtgever (AOG) adviseren over de implementatie ervan. Het besluit over de VTW wordt, afhankelijk van mandaat, genomen door de Ambtelijk Opdrachtgever (AOG) en/of Bestuurlijk Opdrachtgever (BO). Na goedkeuring van de VTW is de baseline gewijzigd en vanaf dat moment wordt gesproken over een nieuwe actuele baseline. De actuele baseline bestaat uit Baseline 2.0 inclusief alle goedgekeurde VTW’s. De actuele baseline wordt gerapporteerd in de kwartaalrapportage.

4

2.3

Soorten wijzigingen die via de VTW-procedure moeten verlopen

Er zijn zeer veel mogelijke oorzaken van wijzigingen op de projectkaders. Een aantal hiervan zijn hieronder opgesomd: • Voortschrijdend inzicht in het ontwerp • Omissies in de vraagspecificatie • Aannemer doet alternatief uitvoeringsvoorstel • Wijzigingen in de omgeving • De opdrachtgever komt met extra eisen of wensen • Omgevingspartijen/stakeholders komen met nieuwe wensen • Technische moeilijkheden of onmogelijkheid om aan een eis te voldoen • Wens om een andere budgetverdeling • Mijlpalen zijn niet meer haalbaar • Gewijzigde wet- en regelgeving • Etc.

2.4

Wijzigingen die niet volgens de VTW-procedure hoeven te verlopen

Wijzigingen op de configuratie met geen of een kleine impact op o.a. tijd, geld en kwaliteit en minder ingrijpend zijn op de baseline verlopen niet volgens deze VTW-procedure. De configuratie (programma van eisen) en met name bij subeisen kan tijdens de uitvoering van het project veranderen, (sub)eisen kunnen worden toegevoegd, geschrapt of versoepeld, zonder impact op de baseline. Afhankelijk van de mandaatregeling is er een zekere mate van speelruimte met marges voor tijd, geld en kwaliteit, waarbinnen de projectmanager zelf wijzigingen mag aanbrengen in de configuratie. Het blijft echter noodzakelijk om zorgvuldig om te gaan met wijzigingen in de configuratie en deze vast te leggen (bijvoorbeeld in Relatics). Significante wijzigingen op de configuratie met grote impact op o.a. tijd, geld en kwaliteit moeten wel lopen via de VTW-procedure. Bij de indiening van een VTW wordt deze afweging nadrukkelijk gemaakt. Een voorstel tot wijziging die na de ingangstoets (zie hoofdstuk 4) niet verder wordt behandeld, wordt in het VTW-register met de status ‘Vervallen’ opgenomen inclusief een toelichting waarom deze vervallen is.

3

Uitgangspunten

In de uitvoeringsovereenkomst is in een aantal artikelen opgenomen met betrekking tot de VTW-procedure. Deze artikelen zijn hier onder vermeld: Artikel 7.1 • De met het vaststellen van deze Overeenkomst bepaalde Scope wordt tijdens de Realisatiefase in principe niet aangepast. Zie ook artikel 3 van deze Overeenkomst. Wijzigingen van de Scope vinden uitsluitend plaats middels de VTW procedure zoals beschreven in artikel 9 van deze Overeenkomst. • Bij het ontwerp en bij eventuele wijzigingen van de Scope wordt gestuurd op sober en doelmatig en er wordt gekozen voor ‘proven technology’.

5

•

Het voorkomen van overschrijding van het Projectbudget heeft de hoogste prioriteit waarbij randvoorwaardelijk is dat de Scope moet worden gerealiseerd tegen het kwaliteitsniveau dat in Baseline 2.0 en het daarbij behorende beeldkwaliteitsplan staat beschreven.

Artikel 9.4 • De BO beslist unaniem over wijzigingen/afwijkingen die niet passen binnen de vastgelegde kaders als beschreven in de UOK. Zo nodig zal de BO het verantwoordelijke bestuursorgaan van de deelnemende Partijen daarvoor raadplegen Artikel 9.21 • Alle wijzigingen van de projectkaders Scope, budget, financiën, planning en informatie, al dan niet binnen of buiten Scope, zijn alleen mogelijk met unanieme goedkeuring van de BO dan wel AOG conform mandaatregeling (bijlage 3). Artikel 9.22 • Voorstellen tot wijziging (VTW’s) dienen conform VTW procedure in bijlage 7 te worden getoetst op onder andere de effecten op tijd, geld, risico’s en/of kwaliteit. Ook worden deze wijzigingen getoetst op (eventuele) consequenties voor de beheerfase. Zo nodig wordt door de AOG advies ingewonnen bij de ABG. Artikel 9.23 • De initiator van een VTW dient de financiële consequenties, die uit de VTW voortkomen, te dragen.

4

Processtappen

De VTW-procedure bestaat uit de volgende stappen: 1. Indienen schriftelijk verzoek tot wijziging (VTW) door een initiatiefnemer 2. Ingangstoets om te beoordelen of de VTW ontvankelijk is 3. Invullen VTW-formulier 4. Uitvoeren impactanalyse op de VTW 5. Advies van IPM-team aan AOG 6. Besluit door AOG/BO en ondertekening van het VTW-formulier 7. Administratieve afwikkeling

6

Stap 1: Indienen schriftelijk verzoek tot wijziging (VTW) door een initiatiefnemer In het geval een (potentiële) wijziging zich voordoet wordt door de initiatiefnemer een schriftelijk verzoek tot wijziging (VTW) ingediend bij het project. In de VTW dient uiteengezet te worden wat de wijziging inhoudt, wat de aanleiding is en wat de concrete gevolgen van de wijziging zijn. De manager projectbeheersing coördineert het VTW-proces. Stap 2: Ingangstoets om te beoordelen of de VTW ontvankelijk is Alvorens het schriftelijk verzoek van de initiatiefnemer voor een wijziging van de baseline in behandeling wordt genomen vindt er een ingangstoets plaats. Deze dient om te beoordelen of de VTW een dusdanige impact heeft op de kaders om in aanmerking te komen voor behandeling volgens de VTW-procedure ofwel op voorhand niet passend is binnen de projectopgave. Nadat de ambtelijk opdrachtgever (AOG) heeft besloten dat het voorstel ontvankelijk is, wordt de VTW in behandeling genomen door het projectteam. De initiatiefnemer wordt op de hoogte gesteld van het genomen besluit. Stap 3: Invullen VTW-formulier Aan de hand van het door de initiatiefnemer ingediende verzoek tot wijziging van de baseline wordt het VTW-formulier ingevuld door leden van het IPM-team en wordt de inhoud ervan afgestemd met de initiatiefnemer.

Met name wordt aandacht gegeven aan gevolgkosten en de wijze waarop de kosten gedekt worden. Stap 4: Uitvoeren impactanalyse op de VTW In samenwerking met de initiatiefnemer wordt het VTW-formulier nader uitgewerkt met een impactanalyse op de wijzing en door het IPM-team getoetst aan de projectkaders. De impactanalyse wordt gedaan op ondermeer de volgende aspecten: • Is het technische haalbaar, wat is precies de wijziging van de scope, welke raakvlakken brengt het met zich mee, welke andere ontwerpen moeten worden aangepast, etc. • De gevolgen van de wijziging voor de planning inclusief de gevolgen op de mijlpa(a)l(en) uit de uitvoeringsovereenkomst en hoofcontract. • De kosten van de wijziging (bij voorkeur onderbouwd met een SSK raming) en een voorstel voor hoe de financiering van de wijziging wordt geregeld . • Effect op bestaande risico’s, veroorzaken van nieuwe risico’s/kansen. Raakvlakken. • Effect op een lopend of nog aan te gaan contract en in het bijzonder het conditioneringscontract en/of het hoofdcontract. • Beschouwing van mogelijke technische) consequenties van het wel/niet doorvoeren van deze wijziging • Afweging van meerdere ontwerp-/uitvoeringsopties • De gevolgen van BLVC voor de omgeving (bewoners, gebruikers, wijze van communiceren)

7

Stap 5: Advies IPM-team aan AOG Op basis van de uitgevoerde impactanalyse formuleert het IPM-team een advies aan de AOG over het wel/niet doorvoeren van de wijziging. Stap 6: Besluit door AOG/OG en ondertekening van het VTW-formulier Aan de hand van het advies van projectmanager neemt de AOG of de bestuurlijk opdrachtgever (BO) een besluit over de VTW, afhankelijk van het benodigde mandaat. De AOG zal naar gelang de mate van impact van de VTW op de kaders van het project advies vragen in de Ambtelijke Begeleidingsgroep (ABG) alvorens een definitief besluit te (laten) nemen. Het besluit wordt door de manager projectbeheersing teruggekoppeld aan de initiatiefnemer en andere belanghebbenden. Stap 7: Administratieve afwikkeling VTW’s worden vastgelegd in een VTW-register met vermelding van de status (vervallen, in behandeling, goedgekeurd, afgekeurd). In verband met de voortgangsbewaking wordt het VTW-register regulier behandeld in de Ambtelijke Begeleidingsgroep.

8

Bijlage: VTW-formulier

9

Voorstel tot Wijziging (VTW-formulier) Algemeen

Project AVANT

VTW-Nummer:

Datum:

Titel: Kenmerk: Soort wijziging: Endogeen (project) Exogeen

Indiener: <naam en functie>

Initiatiefnemer: Vervoerregio Amsterdam Gemeente Zaanstad Provincie Noord-Holland Gemeente Oostzaan Anders, nl……..

Beschrijving, advies en besluit Beschrijving Beschrijving van de wijziging waarin kort en bondig uiteengezet wordt wat de wijziging inhoudt, wat de aanleiding is en wat de concrete gevolgen van de wijziging zijn en wat de voorgestelde oplossingsrichting is.

Effect

Effect op: Scope Tijd

Geld Risico Lopende contracten

Omgeving Veiligheid (nadere uitwerking zie volgende pagina’s)

Is dit voorstel reeds eerder in een overleg besproken? ja, in ….. nee

Advies van IPM-team aan AOG Advies implementeren: ja nee Toelichting:

Pagina 1 van 4

Besluit Financier

Implementeren

Datum

Handtekening

Vervoerregio Amsterdam

<naam>

Ja

Nee

n.v.t.

………………………….

Gemeente Zaanstad

<naam>

Ja

Nee

n.v.t.

………………………….

Provincie Noord-Holland

<naam>

Ja

Nee

n.v.t.

………………………….

Gemeente Oostzaan

<naam>

Ja

Nee

n.v.t.

………………………….

<naam>

Ja

Nee

n.v.t.

………………………….

Anders, nl……… (alleen invullen indien het een aanvullende financiering betreft) Bedrag aanvullende financiering

€

(exclusief BTW, prijspeil <jaar>)

<naam>

Implementeren Ja

Budget/financiering is afkomstig van: (bron + verwijzing invullen) Projectmanager (PM)

Datum

Handtekening

Datum

Handtekening

Datum

Handtekening

Nee Ambtelijk opdrachtgever (AOG)

<naam>

Implementeren Ja Nee

Bestuurlijk opdrachtgever (BO)

Implementeren

Vervoerregio Amsterdam

<naam>

Ja

Nee

……………………………

Gemeente Zaanstad

<naam>

Ja

Nee

……………………………

Provincie Noord-Holland

<naam>

Ja

Nee

……………………………

Gemeente Oostzaan

<naam>

Ja

Nee

……………………………

Pagina 2 van 4

Impactanalyse Effect op SCOPE

Geen effect Wijziging op baseline 2.0 (uitvoeringsovereenkomst) Verkleining van de scope Vergroting van de scope Significante wijziging van de configuratie (binnen scope)

Beoordeeld door: <project AVANT>

Datum

Beoordeeld door: <project AVANT>

Datum

Beoordeeld door: <project AVANT>

Datum

Beoordeeld door: <project AVANT>

Datum

Beoordeeld door: <project AVANT>

Datum

Toelichting:

Effect op TIJD

Geen effect Wijziging mijlpalen uitvoeringsovereenkomst (UOK) Wijziging mijlpalen hoofdcontract Significante wijziging op de planning Toelichting:

Effect op GELD

Kosten Geen effect Bouwkosten VAT-kosten Onvoorzien

Onderbouwing: Kostenraming Offerte Schatting

Kosten: € (excl BTW, prijspeil <jaar>)

Toelichting:

Financiering Onttrekking uit onvoorzien / risicoreservering Aanvullende financiering door <naam> Budget neutrale overheveling binnen project Anders, nl…… Toelichting:

Effect op RISICO

Geen effect op het risicoprofiel Effect op bestaand risico Nieuw risico Toelichting:

Pagina 3 van 4

Effect op LOPENDE CONTRACTEN

Geen effect Effect op conditioneringscontract Effect op hoofdcontract Anders, nl……

Beoordeeld door: <project AVANT>

Datum

Toelichting:

Effect op OMGEVING

Toelichting:

Effect op VEILIGHEID

Toelichting:

BIJLAGEN

Pagina 4 van 4