Bijlage 3 Mandaatregeling & Volmacht Def getekend

Notitie MANDAATREGELING & VOLMACHT Aanpak Thorbeckeweg Project: Document: Datum: Auteur(s): Projectcode: Status:

Versie

Datum

VOLMACHT 0.4 26-11-2020 0.3 19-11-2020 0.2 09-10-2020 0.1 06-10-2020 0.1 29-09-2020 MANDAATREGELING 1.1 10-09-2020 1.1 26-08-2020 1.0 20-08-2020 1.0 15-08-2020

Aanpak Thorbeckeweg Mandaatregeling & Volmacht 13 januari 2021 Jean-Philippe de Lannoy/ Jasper Hink/ Michel Verhagen 300608 Definitief

Status/ beschrijving genomen stappen

Defintieve versie vastgesteld in juridische werkgroep UOK AVANT Aanpassing verwerkt in versie 0.3 door Michel Verhagen MT overleg 9 oktober 2020 ingestemd met het principe van toepassen Volmachtbrief Voorgelegd aan juridische werkgroep Concept Volmacht opgesteld door Michel Verhagen Vaststelling in Bestuurlijk Overleg AVANT Mandaatregeling behandeld in MT overleg Mandaatregeling behandeld in ABG Mandaatregeling Concept opgesteld door JP de Lannoy & J Hink dd 24 augustus 2020

Gecontroleerd door:

Naam:

Datum:

Projectmanager

J. Hink

08 jan 2021

Akkoord voor vrijgave:

Naam:

Datum:

AOG

JP de Lannoy

13 jan 2021

Handtekening:

Handtekening:

AGENDA

Datum:

24 augustus 2020

Onderwerp:

Mandaatregeling Realisatiefase AVANT

Opgesteld door:

Jean-Philippe de Lannoy/ Jasper Hink

Vastgesteld door:

Bestuurlijk Overleg AVANT dd. 10 september 2020

Mandaatregeling Realisatiefase AVANT In de mandaatregeling is vastgelegd tot welk financieel bedrag elk niveau bevoegd is (mandaat heeft) om zelfstandig besluiten te kunnen nemen. De mandateringsregeling borgt dat binnen de bestuurlijke opdracht (Uitvoeringsovereenkomst) op een efficiënte en slagvaardige manier sturing kan worden gegeven aan het uitvoeringsproces en daarmee de bestuurlijke opdrachtgever ontlast. Daarnaast bepaalt de mandaatregeling wie over wijzigingen binnen de kaders van de Uitvoeringsovereenkomst en de door de samenwerkingspartners beschikbaar gestelde budget mag beslissen. Dit voorstel voorziet in een specifiek projectmandaat en heeft een beperkte geldigheid voor de duur van het project.

Scope initiëren VTW besluitvorming VTW Budget Toekennen Wijzigen Financieel aangaan verplichting prestatieverklaring uitbreiding budget afhandelen facturen Planning integrale planning detail planning Informatie maandrapportage kwartaalrapportage

Dagelijks Bestuur, B&W Zaanstad, B&W Oostzaan, Gedeputeerde Staten

Bestuurlijke Opdrachtgever

≤ € 200.000

Ambtelijk opdrachtgever

Projectmanager realisatiefase

Projectcontroller Vervoerregio

In onderstaande tabel is dit naar de onderscheiden functies en bestuurlijke niveaus uitgewerkt.

≤ € 750.000

≥ € 750.000

B B

T T

B/T B/T

A

B B

B/T B/T

B/T A

A A

B/T/A B/T

T T

A A

A

B/T

T/A

A

B/T B

T T

A A

B B

T B

A A

≤ € 0 (boven budget

A

Bedragen excl. BTW A = accorderen B = bijdragen aan T = toetsen

pagina 1 van 2

Mandaatregeling realisatiefase AVANT

Toelichting: Het financieel mandaat op de verschillende niveaus is op hoofdlijnen als volgt. De projectorganisatie (de projectmanager) neemt alle beslissingen voor zover die passen binnen de gestelde kaders van scope, tijd, geld, kwaliteit, imago en veiligheid zoals vastgelegd in het projectplan voor de realisatiefase. De projectmanager heeft een financieel mandaat voor het aangaan van verplichtingen tot een bedrag van € 200.000. Het budget voor het aangaan van de verplichting is voorafgaand door de AOG en/of bestuurlijke stuurgroep geaccordeerd. Beslissingen die een aanpassing van de kaders op het gebied van scope, budget, financiën, planning en informatie vragen worden middels een VtW-procedure door het projectteam voorgelegd aan de AOG en de ABG. De AOG heeft een mandaat om te beslissen over alle zaken met een financiële consequentie tot € 750.000. Ook besluitvorming over het aanspreken van het voorzien onvoorzien is voorbehouden aan de AOG tot een bedrag van € 750.000. De AOG raadpleegt de ABG voorafgaand aan zijn besluit. Als de ABG niet eenduidig is in haar advies kan de AOG het managementoverleg om advies vragen. Beslissingen die het bedrag van € 750.000 overstijgen worden genomen op bestuurlijk niveau. Het is de verantwoordelijkheid van de AOG om beslissingen die dit bedrag van € 750.000 te boven gaan tijdig voor te leggen aan de bestuurlijke opdrachtgever.

Het budgetbeheer ligt bij de AOG en de bestuurlijke opdrachtgever. Indien beslissingen het bedrag van het beschikbare budget overstijgen, dan dienen de betrokken overheden, namelijk het DB Vervoerregio Amsterdam, B&W Zaanstad, B&W Oostzaan en GS Provincie Noord-Holland zich uit te spreken over een mogelijke budgetverhoging.

pagina 2 van 2

Bijzondere Volmacht

Ondergetekenden:

1 provincie Noord-Holland, gevestigd Dreef 3 te Haarlem, te dezen krachtens het Besluit mandaat, volmacht en machtiging commissaris van de Koning van Noord-Holland rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer Jeroen Olthof, gedeputeerde Bereikbaarheid en Mobiliteit, verder te noemen ‘de Provincie’, 2

Gemeente Oostzaan, vertegenwoordigd door Rosemarijn Dral,

3 Vervoerregio Amsterdam te dezen krachtens het Besluit van de Regioraad tot verlening mandaat, machtiging en volmacht aan het Dagelijks Bestuur d.d. 11 december 2018, vertegenwoordigd door Gerard Slegers, (hierna: Volmachtgevers) Gelet op het volgende: Volmachtgevers zijn in de Uitvoeringsovereenkomst d.d. … onder meer overeengekomen dat: -

zij met de gemeente Zaanstad in gezamenlijkheid het Project zullen realiseren;

-

dat de gemeente Zaanstad voor zichzelf en namens Volmachtgevers het te realiseren werk als aanbestedende dienst zal aanbesteden en aansluitend met de hoofdaannemer tot opdrachtverlening zal overgaan;

-

om die reden de gemeente Zaanstad een robuuste volmacht moet worden verleend, waarmee zij enerzijds op efficiënte wijze haar rol als aanbestedende dienst kan vervullen en anderzijds Partijen zich ervan verzekerd zien dat gemeente Zaanstad conform de afspraken in de uitvoeringsovereenkomst handelt.

Geven hierbij volmacht aan: (gemeente Zaanstad) gevestigd aan de (STRAAT EN HUISNUMMER GEVOLMACHTIGDE), (POSTCODE EN PLAATS, hierna te noemen GEVOLMACHTIGDE, vertegenwoordigd door dhr/mw…

De volmachtgevers geven per (datum) aan de gevolmachtigde een machtiging om: 1. Namens Volmachtgevers alle rechtshandelingen te verrichten die Gevolmachtigde noodzakelijk of wenselijk acht tot realisering van de in artikel 3 (scope) en 6 (contracteringstrategie) van de uitvoeringskomst genoemde doelen, daaronder begrepen daden van beheer en beschikking. 2. Bij het handelen op basis van deze volmacht neemt Gevolmachtigde te allen tijde het uitgangspunt “samen besturen” en de bepalingen in de uitvoeringsovereenkomst in acht en dan in het bijzonder artikelen 9 (governance)

en 10 (financiële afspraken) alsmede de gestelde financiële kaders in bijlage 3 bij de uitvoeringsovereenkomst. Toepasselijk recht: Op deze volmacht is het Nederlands recht van toepassing. Geschillen over deze volmacht zullen worden beslecht in de rechtbank te (Plaats).

Aldus in tweevoud opgemaakt te (PLAATS) d.d. (DATUM)

Naam Volmachtgevers

Naam Gevolmachtigde

Handtekening Volmachtgevers

Handtekening Gevolmachtigde