Bijlage 2 Nota verbonden partijen

2021/20787

Nota verbonden partijen September 2021

1

Inhoudsopgave 1

2

3

4

Inleiding ...........................................................................................................................................2 1.1

Inleiding ...................................................................................................................................2

1.2

Leeswijzer................................................................................................................................2

Samenwerking.................................................................................................................................3 2.1

Inleiding ...................................................................................................................................3

2.2

Het afwegingskader taakuitvoering – opdrachtgeverschap centraal .......................................3

Kader verbonden partijen ................................................................................................................5 3.1

Wettelijke kaders .....................................................................................................................5

3.2

Welke aanvullende kaders stelt gemeente Zaanstad voor?....................................................6

Nota verbonden partijen ..................................................................................................................7 4.1

Definitie van een verbonden partij ...........................................................................................7

4.2

Fase Oprichten ........................................................................................................................7

4.3

Fase Beheersen ....................................................................................................................12

4.4

Fase Evalueren en beëindigen..............................................................................................13

1

1 Inleiding 1.1 Inleiding Gemeenten werken steeds meer samen met andere gemeenten e/o organisaties. Het bedrag dat gemeenten uitgeven via (regionale) samenwerking is in de afgelopen jaren sterk gegroeid doordat gemeenten steeds vaker op tal van terreinen kiezen voor samenwerking. Met samenwerking komen gemeentelijke taken staan meer op afstand te staan. Hoe blijft er vanuit de gemeente grip op deze samenwerking? Biedt het wettelijke kader en de nota verbonden partijen hiervoor voldoende houvast? Ook kiezen gemeenten vaker voor andere vormen van samenwerking die niet onder de reikwijdte van verbonden partijen vallen. Er ontstaan daardoor situaties waarin er geen formele verplichting is om de raad te informeren, terwijl deze informatie de raad kan helpen om de controlerende taak uit te voeren. Dit vraagt om nieuwe spelregels waarin aandacht is voor de informatievoorziening naar de raad. De kaderstellende spelregels verbonden partijen uit 2013 zullen worden herzien aan de hand van de volgende vragen:  Welke rol/invloed zou de raad moeten hebben bij samenwerking?  Wat is al wettelijk geregeld?  Wat is niet geregeld en nemen we op in de Zaanse kaders?

1.2 Leeswijzer Samenwerking is één van de mogelijkheden om een gemeentelijke taak uit te voeren. Hoe kom je tot deze keuze? Hoofdstuk 2 beschrijft “het afwegingskader taakuitvoering”, een hulpmiddel om deze keuze te maken. Als de keuze op samenwerking valt, moet bepaalt worden welke juridische vorm daar het beste bij past. Het kader verbonden partijen dat in hoofdstuk 3 wordt beschreven helpt daarbij. Ook worden aanvullende kaders voorgesteld, die invulling geven aan informatievoorziening van andere vormen van samenwerking. In hoofdstuk 4 worden de voorgesteld wijzigingen zichtbaar gemaakt in de kaderstellende spelregels verbonden partijen.

2

2 Samenwerking 2.1 Inleiding Samenwerking kan op verschillende manieren. Samenwerking kan publiekrechtelijk en privaatrechtelijk worden vormgegeven. De wijze waarop wordt samengewerkt kent verschillende gradaties, van licht naar zwaar:  afstemmen van handelen met partners, met volledig behoud van eigen bevoegdheden, bijvoorbeeld gemeenten sluiten een convenant waarin zij afspraken maken over afstemming;  netwerkconstructie waarbij partners werkzaamheden voor elkaar gaan uitvoeren, bijvoorbeeld een regeling met een centrumgemeente die werkzaamheden uitvoert voor andere gemeenten;  zelfstandige organisatie, gezamenlijk opgericht en die taken voor de partners uitvoert; voorbeelden zijn een gemeenschappelijke regeling (publiek) of een deelneming (privaat). Wanneer kiest de gemeente voor samenwerking? Zijn er naast samenwerking nog andere vormen van taakuitvoering? Het afwegingskader taakuitvoering (zie 2.3) laat zien welke keuzes de gemeente heeft in de wijze van uitvoering van een taak. Samenwerking is een van de mogelijkheden, maar uitbesteden, leningen/garanties verstrekken of zelf doen zijn ander mogelijkheden. Deze keuze kan de gemeente pas maken als er duidelijkheid is over de eisen van uitvoering en het opdrachtgeverschap. In de volgende paragraaf wordt dit nader uitgelegd in het afwegingskader taakuitvoering.

2.2 Het afwegingskader taakuitvoering – opdrachtgeverschap centraal Het afwegingskader taakuitvoering heeft als doel om af te wegen hoe een taak het beste kan worden uitgevoerd. Als sprake is van een publiek belang (stap 1 uit het afwegingskader) kan in de volgende stap nagedacht worden over uitvoering (stap 2) en opdrachtgeverschap (stap 3). Bijvoorbeeld wil de gemeente veel sturing geven en toezicht houden op de uitvoering van de taak? Stelt de wet eisen aan de uitvoering? Op basis hiervan kiest de gemeente de wijze van uitvoering (stap 4) en juridische vorm (stap 5). Door gebruik van het afwegingskader taakuitvoering wordt nadrukkelijk stil gestaan bij wat voor opdrachtgever gemeente Zaanstad wil zijn. Eigen en gemeenschappelijke wensen worden in beeld gebracht. Hoe wil gemeente Zaanstad zich verhouden ten opzicht van de opdrachtnemer? De wijze van uitvoering kan pas gekozen worden na invulling van het opdrachtgeverschap Vanuit de invulling van het opdrachtgeverschap weegt Zaanstad af hoe de taak het beste uitgevoerd kan worden. De gemeente kiest uit de volgende mogelijkheden: (zie ook afbeelding 1) 1. Zelf doen, geen juridische entiteit 2. Samenwerken (zie ook 1.2): a. Samenwerking zoeken met andere publieke of private partijen op basis van samenwerkingsafspraken. (afstemming of netwerkconstructie) b.

Samenwerking zoeken met andere publieke of private partijen waarbij een rechtspersoon wordt ingericht om deze samenwerking vorm te geven. Publiekrechtelijke rechtsvormen zijn een verbonden partij, privaatrechtelijke rechtspersonen zijn onder bepaalde voorwaarden een verbonden partij (zie kader verbonden partijen in 1.5) 3. Uitbesteden De taak uit besteden door middel van het verstrekken van subsidies (publieke partij) of door middel van het inkopen van goederen of diensten (private partij) 4. Het verstrekken van leningen/garanties

3

Afbeelding 1: Afwegingskader taakuitvoering Elke vorm van uitvoering heeft eigen regels Stap 4 en 5 laten de verschillende wijzen van uitvoering zien en de bijbehorende juridische vorm. Elke juridische vorm kent eigen kaders:    

Aanbesteden of open house: Strategisch inkoopbeleid ( vastgesteld op collegeniveau) Leningen of garanties: Nota financieringen (vastgesteld op raadsniveau) Subsidies: Algemeen Subsidie Verordening (vastgesteld op raadsniveau) Publiekrechtelijk, privaatrechtelijk, publiek-private samenwerking: Kaderstellende spelregels verbonden partijen (vastgesteld op raadsniveau)

In stap 6 wordt de governance ingericht. Er worden afspraken gemaakt over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Ook worden afspraken gemaakt over sturing en informatieverstrekking Het afwegingskader taakuitvoering gaat dus altijd vooraf aan de keuze voor samenwerking Als de keuze op samenwerking is gevallen, kan juridische vorm gekozen worden. De afweging van de juridische vorm is vastgelegd in de kaders verbonden partijen. In hoofdstuk 3 wordt dit nader uitgewerkt.

. 4

3 Kader verbonden partijen 3.1 Wettelijke kaders Wat zijn de kaders met betrekking tot verbonden partijen? Zijn er al aanvullende kaders of aanbevelingen over andere soorten samenwerkingsverbanden? De BBV, rekenkamer en accountant hebben hierover richtlijnen geschreven en/of aanbevelingen gedaan. 1. Besluit Begroting Verantwoording (BBV) Het BBV definieert een verbonden partij als volgt: een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk èn financieel belang heeft. 



Een financieel belang betekent dat het bedrag dat gemeente Zaanstad ter beschikking stelt niet verhaalbaar is als de partij failliet gaat. Of dat de gemeente voor dat bedrag aansprakelijk kan worden gesteld als de partij haar verplichtingen niet nakomt Subsidierelaties en inkooprelaties zijn op basis van deze definitie dus géén verbonden partij. De betaling door gemeente Zaanstad vindt plaats nadat er een vooraf overeengekomen tegenprestatie is geleverd. Een bestuurlijk belang betekent dat een wethouder, raadslid of ambtenaar van de gemeente namens de gemeente in het bestuur van de verbonden partij zit, of namens de gemeente stemt. Ook wanneer er een besluitvormende stem is bij het lidmaatschap van een toezichthoudend orgaan is er sprake van een bestuurlijk belang. Er is géén sprake van een bestuurlijk belang als er sprake is van o Adviserend lidmaatschap in een toezichthoudend orgaan o Alleen benoemingsrecht of voordrachtsrecht o Zitting op persoonlijke titel in bestuur

Commissie BBV stelt voor de het begrip verbonden partijen te verbreden De commissie BBV beveelt aan om ook andere partijen met een maatschappelijk of algemeen belang op te nemen in de paragraaf verbonden partijen. (notitie commissie BBV oktober 2016). Formeel vallen deze partijen dus niet onder de definitie van verbonden partijen vallen. Er moet dan aan de volgende twee voorwaarden worden voldaan: I. II.

Er is sprake van structurele bekostiging van een organisatie via één of meer geldstromen. Bijvoorbeeld begrotingsfinanciering1, subsidie of overeenkomst van opdracht Bestuurlijk belang

2. Rekenkamerrapport 2017 “grip op samenwerking” De Rekenkamer Zaanstad heeft in 2017 onderzoek gedaan naar samenwerkingsverbanden van gemeente Zaanstad om inzicht te krijgen in hoeverre het college en de gemeenteraad grip hebben op de samenwerkingsverbanden waaraan de gemeente Zaanstad deelneemt. In het rapport concludeert de Rekenkamer dat het college de raad op voldoende wijze ondersteunt en dat de raad overwegend grip heeft op samenwerkingsverbanden. De Rekenkamer doet ook aanbevelingen om de grip op samenwerkingsverbanden te verbeteren. Dit zijn o.a.: 

Toekomstbesteding maken van gemeentelijk beleid verbonden partijen Tegenwoordig zijn er verschillende vormen van relevante samenwerkingen. Er ontstaan daardoor situaties waarin er geen formele verplichting is om de raad te informeren, terwijl het verstrekken van informatie aan de raad wel zinnig is. Dat vraagt om nieuwe eigen spelregels

1 Dat in de begroting van de betreffende overheid financiële ruimte moet zijn gecreëerd voor bekostiging van activiteiten geldt

voor alle instrumenten. Eveneens geldt dat doorgaans de ontvangende partij de betaling als opbrengst in haar begroting opneemt. Kenmerkend voor de begrotingsfinanciering is dat de vaststelling in de begroting zelf al voldoende titel vormt voor de betaling

5





Informeer de raad op de juiste momenten en stimuleer het debat Een raad is vaak reactief. Ze reageert op informatie die op bepaalde momenten wordt aangeboden. Dat is zeker het geval bij samenwerkingsverbanden waarvan de processen op relatief grote afstand van de raad vorm krijgen. Het is de taak van het college om de belangrijke momenten te markeren en aan te geven waarover de raad discussie kan voeren. Dit kan op verschillende manieren, onder andere door: o bij oprichting van samenwerkingsverbanden erop toe te zien dat er met de raad afspraken worden gemaakt over de manier waarop de raad geïnformeerd wordt over het samenwerkingsverband. o de raad actiever te informeren bij het beëindigen van samenwerkingsverbanden. o actiever de resultaten van (tussen)evaluaties met de raad te delen en de raad over belangrijke gebeurtenissen schriftelijk te informeren. Neem overige samenwerkingsverbanden op die relevant zijn, zoals de MRA. De commissie BBV beveelt aan dat naast de verplichte categorieën (gemeenschappelijke regelingen/ vennootschappen en coöperaties/stichtingen en verenigingen/overige verbonden partijen) een extra categorie ‘organisaties met een bestuurlijk belang en een maatschappelijk of algemeen belang’ op te nemen

3. Aanbevelingen accountant Op dit moment heeft de gemeente in deze nota alleen de verbonden partijen opgenomen die formeel aan de definitie van verbonden partij voldoen conform de regels van het BBV. Subsidierelaties maken hiervan geen deel uit. De accountant adviseert om ook grote subsidierelaties te betrekken in het toezicht van verbonden partijen, omdat hier net zo goed financiële risico’s uit voort kunnen komen.

3.2 Welke aanvullende kaders stelt gemeente Zaanstad voor? Gemeente Zaanstad werkt veel samen. Dit gebeurt lang niet altijd meer in verbonden partijen. Er ontstaan daardoor situaties waarin er geen formele verplichting is om de raad te informeren. Terwijl de raad wel behoefte heeft aan informatie. Gemeente Zaanstad neemt daarom de aanbevelingen van de commissie BBV over (1a). Maar voegt ook aanvullende voorwaarden toe (2b en 3). Gemeente Zaanstad ziet de volgende partijen als verbonden partijen: 1. Partijen waarmee gemeente Zaanstad een financieel en bestuurlijk belang heeft (definitie BBV) 2. Partijen die de gemeente Zaanstad a) structureel bekostigt via één of meer geldstromen. Denk aan begrotingsfinanciering, subsidie of een overeenkomst van opdracht èn een bestuurlijk belang (aanbeveling commissie BBV) b) structureel bekostigd èn voldoet aan één of meer van de volgende voorwaarden: i. gemeente Zaanstad stelt de begroting van de partij vast of ii. gemeente Zaanstad heeft benoemingrecht of voordrachtsrecht in bestuur of raad van toezicht 3. Partijen waarmee de gemeente nauw samenwerkt bij strategisch belangrijke programma’s. Deze partijen hebben noch een financieel, noch een bestuurlijk belang. 4. De onder (3) genoemde partijen worden aan het begin van elke coalitieperiode benoemd door de raad.

Ook wordt dan afgesproken over welke onderwerpen de raad in de paragraaf verbonden partijen wordt geïnformeerd. Welke verbonden partijen worden toegevoegd op basis van de aanvullende kaders? Onder de aanvullende voorwaarden van 2b vallen de stichting Jeugdteam en de stichting Sportbedrijf. In het voorstel aan de raad zal voorgesteld worden om de MRA toe te voegen aan de verbonden partijen. Partijen die alleen een grote subsidie ontvangen van gemeente Zaanstad of waar gemeente Zaanstad alleen een inkooprelatie mee heeft, worden niet toegevoegd aan verbonden partijen. De aanvullende kaders verbonden partijen worden in de nota verbonden partijen (hoofdstuk 4) verwerkt.

6

4 Nota verbonden partijen In dit hoofdstuk wordt de nota verbonden partijen geactualiseerd. De spelregels in de nota zijn op raadsniveau. De voorgestelde aanpassingen in de spelregels zijn grijs gearceerd. De handboeken Oprichten, Beheersen, Evalueren en Bestuurlijke vertegenwoordiging zijn onderdeel van de uitvoeringsregels verbonden partijen. De uitvoeringsregels worden geactualiseerd in 2022. Deze worden op college niveau vastgesteld. Bij de toepassing van de spelregels geldt het principe ‘comply or explain’. Dit houdt in dat situatie afhankelijk, gemotiveerd van de spelregels mag worden afgeweken.

4.1 Definitie van een verbonden partij Uitgangspunt: Gemeente Zaanstad hanteert de definitie voor de verbonden partijen van het Besluit Begroting en Verantwoorden (BBV) en verbreedt deze definitie. De spelregel Gemeente Zaanstad hanteert een bredere definitie van een verbonden partij dan de BBV. Van een verbonden partij is sprake als: a) Op basis van de BBV een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin gemeente Zaanstad een bestuurlijk èn financieel belang heeft. i. Het financiële belang is een aan de verbonden partij ter beschikking gesteld bedrag dat niet verhaalbaar is als de verbonden partij failliet gaat. Of het bedrag waarvoor gemeente Zaanstad aansprakelijk is als de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt ii. Van een bestuurlijk belang is sprake als de gemeente rechtstreeks invloed heeft op de besluitvorming van een verbonden partij b) Gemeente Zaanstad een partij structureel bekostiging via één of meer geldstromen2 èn aan minimaal één van de volgende voorwaarden voldoet:. i. gemeente Zaanstad stelt de begroting van de partij vast of ii.

gemeente Zaanstad heeft benoemingrecht of voordrachtsrecht in bestuur of raad van toezicht van de partij

c) gemeente Zaanstad nauw samenwerkt met partijen die bijdragen aan strategisch belangrijke programma’s van Zaanstad.. Gemeente Zaanstad kan maar hoeft geen financieel of bestuurlijk belang te hebben met deze partijen d) De onder (c) genoemde partijen worden: i.

Bij voorkeur aan het begin van de nieuwe coalitieperiode vastgesteld

ii.

Bij het besluit wordt opgenomen wat er over deze partijen wordt opgenomen in de paragraaf verbonden partijen

4.2 Fase Oprichten 1. Het afwegingskader taakuitvoering De gemeente krijgt nieuwe taken en kan taken heroverwegen. Het afwegingskader taakuitvoering wordt toegepast voordat er deelgenomen wordt aan een verbonden partij Uitgangspunt is dat het afwegingskader wordt toegepast bij een nieuwe taak of heroverwegen van een taak. De uitkomsten worden onderdeel van de business case (3) 2

Onder geldstromen wordt o.a. verstaan: begrotingsfinanciering, subsidie of een overeenkomst van opdracht

7

De spelregel Het afwegingskader wordt tenminste toegepast bij taken: i. met een financiële omvang van tenminste € 500.000 en/of, ii. die politieke, bestuurlijke en/of sociaal economische gevolgen voor de gemeente dan wel de inwoners van Zaanstad kunnen hebben; iii. Bij evaluatie of heroverweging van bestaande taken, waarop het onder a. gestelde van toepassing is 2. Relatie met (programma)doelstelling(en) Uitgangspunt: De uitvoering van de taak via een verbonden partij wordt altijd gekoppeld aan één of meerdere doelstellingen uit de programmabegroting van de gemeente Zaanstad; De spelregel: i. Bij oprichting van een verbonden partij wordt die altijd gekoppeld aan een of meerdere doelstellingen ii. Aan het begin van een nieuwe collegeperiode, wordt de verbonden partijen opnieuw gekoppeld aan de programma’s en doelstellingen

3. Deelnemen aan een Verbonden Partij De gemeente kan verschillende redenen hebben om zich te verbinden aan een (bestaande) partij of een (nieuwe) verbonden partij op te richten. Uitgangspunt is dat van tevoren goed wordt nagedacht en belangrijke keuzes gemotiveerd worden gemaakt. De spelregel a) Een business case wordt bijgevoegd aan het collegebesluit waarin wordt voorgesteld om een verbonden partij op te richten. In de business case wordt gemotiveerd toegelicht waarom een verbonden partij moet worden opgericht. Hierbij wordt tenminste opgenomen: i. De uitkomsten uit het afwegingskader taakuitvoering. ii. De risico’s iii. De motivatie waarom met de gekozen partijen wordt samengewerkt iv. Wat bereikt gemeente Zaanstad met deze samenwerking (“what’s in it for me”?) v. Wat gunt gemeente Zaanstad aan de andere samenwerkende partijen (Waar doet gemeente Zaanstad” water bij de wijn”? vi. Stel de startvoorwaarden op waar minimaal aan voldaan moet worden bij de samenwerking vii. Als niet aan de (vi) genoemde startvoorwaarden wordt voldaan, wat dan? Gaan we het dan zelf doen, met een andere partij,….? viii. Zorg ervoor dat we als gemeente Zaanstad kunnen stoppen met de samenwerking. Neem hier iets over op ix.

Wanneer wordt de samenwerking geëvalueerd? b) Voorwaarde voor toetreding is dat de besluiten die genomen zijn in de onder a genoemde business case vastgelegd worden in de regeling of statuten van de verbonden partij.

4. Samenwerkingsvorm voorkeur

8

Er zijn verschillende rechtsvormen waarin een samenwerkingsverband kan worden vormgegeven. Uitgangspunt is dat de best passende bestuurlijke, organisatorische en juridische vorm wordt gekozen. Daarnaast is een uitgangspunt om de samenwerkingsvorm niet zwaarder te maken dan nodig, kies de lichtst mogelijke vorm die past bij de situatie. De spelregel a)

Publiekrechtelijke samenwerkingsvormen hebben de voorkeur boven privaatrechtelijke samenwerkingsvormen.

b)

PPS3 constructies kunnen worden overwogen indien er sprake is van projecten met een tijdelijk karakter en waarbij één of meerdere van de volgende voorwaarden te behalen zijn ten opzichte van alternatieve uitvoeringswijzen: 

Meerwaarde vanuit efficiencywinst



Het maximaliseren van zeggenschap.



Betere beheersing en/of het delen van risico’s.

c)

Bij publiekrechtelijke samenwerkingsvormen hebben de lichtere varianten de voorkeur boven zwaardere varianten.

d)

Bij privaatrechtelijke samenwerkingsvormen wordt die juridische vorm gekozen die het beste aansluit bij de gemeenschappelijke doelstelling.

e)

In het geval de wet voorschrijft een taak onder te brengen in een bepaalde rechtsvorm wordt van bovenstaande regels (a t/m d) afgeweken

5. Gemeenschappelijke regelingen igv openbaar lichaam of bedrijfsvoeringsorganisatie Voor gemeenschappelijke regelingen met een openbaar lichaam of bedrijfsvoeringsorganisatie gelden aanvullende regels. Uitgangspunt: bij oprichting wordt nagestreefd om onderstaande regels op te nemen in de regeling a)

Bestemming jaarrekening resultaat in de regeling wordt verplicht een artikel opgenomen dat de bestemming van het jaarrekeningresultaat van de verbonden partij ook voor zienswijze aan de deelnemende raden wordt aangeboden. De jaarrekening zelf wordt ter kennisname aangeboden aan de raad

b)

Mandaat of delegatie Breng bij gemeenschappelijke regelingen duidelijk en gemotiveerd in beeld welke bevoegdheden worden gedelegeerd en welke gemandateerd

c)

Gewenste stemverhouding gemeente Zaanstad streeft naar de hoogst haalbare invloed welke te rechtvaardigen is vanuit financieel belang. Stemverhouding is gekoppeld aan het financieel belang van de deelnemende partijen. Bij publiekrechtelijke samenwerkingsvormen wordt financieel belang vaak berekend aan de hand van het inwonersaantal van een gemeente.

d)

Risicomanagement In de regeling wordt opgenomen op welke wijze de gemeenschappelijke regeling het risicomanagement inricht. En hoe de hoogte van het weerstandsvermogen wordt bepaald.

6. Bestuurlijke vertegenwoordiging 3 Publiek Private Samenwerking

9

De gemeente kan in meer of mindere mate participeren in een verbonden partij. Bij publiekrechtelijke verbonden partijen is bestuurlijke vertegenwoordiging vanuit de BBV verplicht. Dit is niet het geval voor privaatrechtelijke verbonden partijen. Wanneer een wethouder participeert in het bestuur van een verbonden partij dan vertegenwoordigt hij/zij in deze positie het gehele college van B&W. Uitgangspunt is dat de gemeente Zaanstad haar verbonden partijen zo veel mogelijk op afstand zet. In het geval van hoog risicoprofiel verbonden partijen wordt de governance van de verbonden partij vastgelegd De spelregel mbt vertegenwoordiging a) Gemeente Zaanstad vaardigt in beginsel geen raadslid af in het bestuur van verbonden partij. Zo wordt de controlerende taak van de raad geborgd. b) Gemeente Zaanstad vaardigt een bestuurder af voor het (Algemeen) Bestuur van publiekrechtelijke verbonden partijen. c) Gemeente Zaanstad vaardigt een bestuurder af in het Dagelijks Bestuur van een publiekrechtelijke partij als voor- en nadelen goed zijn afgewogen d) Gemeente Zaanstad is terughoudend bij het afvaardigen van een bestuurder/ambtenaar in het bestuur van een privaatrechtelijke verbonden partij. Dit geldt niet voor privaatrechtelijke verbonden partijen met enkel een bestuurlijk belang. e) Afvaardiging van een collegelid heeft de voorkeur boven afvaardiging van een ambtenaar. f)

Gemeente Zaanstad is terughoudend in het afvaardigen van meer dan één collegeledid in het bestuur van een verbonden partij.

g) Gemeente Zaanstad is terughoudend over het afvaardigen van een bestuurder/ambtenaar in de raad van commissarissen of raad van toezicht van een verbonden partij. De spelregel mbt verantwoording h) Bij afvaardiging van bestuurders in verbonden partijen ziet het college van B&W van de gemeente Zaanstad toe op functiescheiding en het voorkomen van tegenstrijdige belangen bij één bestuurder. Tegenstrijdige belangen doen zich voor op het moment dat belangen van een verbonden partij conflicteren met het gemeentebelang. Ook het eigenaarsbelang en het opdrachtgeversbelang kunnen verschillen. i)

Wethouders die bestuurder zijn bij een verbonden partij: 

informeren het college actief over ontwikkelingen bij de verbonden partij, zoals bestuurswijzigingen, aanpassing van statuten, risico’s, bestuurlijke conflicten, dreigende financiële tegenvallers, problemen in de bedrijfsvoering en politieke risico’s.



agenderen, voorafgaand aan de vergadering van het bestuur of de algemene vergadering van aandeelhouders, in het college van B&W de onderwerpen waar vooraf door het college van B&W een standpunt over moet worden ingenomen. Dit zal vooral betrekking hebben op de hierboven genoemde ontwikkelingen.



Zijn zich bewust dat een DB lidmaatschap naast het AB lidmaatschap in sommige omstandigheden lastig verenigbaar vanwege tegenstrijdige belangen (zie ook g)



Maken tijdig aanvullende afspraken in B&W als tegenstrijdige belangen zich dreigen voor te doen zoals onder (g) beschreven wordt

7. WNT Norm De gemeenschappelijke regelingen vallen onder de Wet Normering Topinkomens (WNT). Privaatrechtelijke verbonden partijen vallen niet onder de WNT norm. De volgende spelregels gelden voor beloning van bestuurders privaatrechtelijke verbonden partijen:

10

a)

Daar waar gemeente Zaanstad een aandelenbezit heeft van 50% of meer, dan wel een vergelijkbare zeggenschap in de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AvA), zullen de WNT uitgangspunten opgenomen worden in de statuten van de vennootschap.

b)

Daar waar gemeente Zaanstad een aandelenbezit heeft van minder dan 50%, dan wel een minderheidsbelang in stemrecht, spant de gemeente Zaanstad zich in dat de WNT uitgangspunten gerespecteerd worden. De aandeelhouders hebben via de AvA inspraak op de besluitvorming. Echter kan het geen bindende specifieke instructies geven over hoe het bestuur haar taak dient uit te voeren. Kapitaal en bestuur zijn van elkaar gescheiden

c) Daar waar de activiteiten van de vennootschap zich bewegen op het grensvlak van publiek en privaat belang, kan gemotiveerd van deze richtlijn afgeweken worden. d) Vennootschappen nemen de bezoldigingen van hun bestuurders op in de jaarrekening op basis van de definities in de WNT

11

4.3 Fase Beheersen 1. Informatievoorziening Raad Het college heeft de plicht om de raad actief te infomeren over verbonden partijen. Alleen dan kan de raad haar kaderstellende en controlerende rol goed vervullen. Uitgangspunt is dat de raad via de P&C-cyclus wordt geïnformeerd over verbonden partijen en tussentijds als daar aanleiding voor is via RIB. Dit is een verplichting vanuit de BBV. Daarnaast worden er voor gemeenschappelijke regelingen aanvullende afspraken gemaakt De spelregel a) In de begroting en jaarrekening van de gemeente Zaanstad wordt gerapporteerd over de verbonden partijen in de paragraaf verbonden partijen. Er wordt vaker en meer uitgebreid gerapporteerd over hoog risicoprofiel verbonden partijen. b) Over de door de raad toegevoegde verbonden partijen(regel 3.1b), wordt informatie opgenomen over” i.

De informatie obv BBV artikel 15, voor zover van toepassing

ii.

Door de raad vastgestelde informatievereisten (regel 2.1c)

c) Als een verbonden partij wordt beëindigd, of gemeente Zaanstad stapt uit een verbonden partij, wordt de raad hierover geïnformeerd in een raadsinformatiebrief of de paragraaf samenwerking. Hierin wordt in ieder geval aangegeven wat de reden is en op welke wijze de doelstelling in de toekomst wordt gerealiseerd d) Voor gemeenschappelijke regelingen worden de volgende aanvullende afspraken gemaakt: i.

Voor de onderwerpen waar de gemeenschappelijke regeling een zienswijze vraagt aan de raden van de deelnemende gemeentes, wordt door de gemeenschappelijke regeling altijd een reactie gestuurd naar de gemeenteraden, of informeert de portefeuillehouder de gemeenteraad hierover via het Zaanstad Beraad of P&C cyclus

ii.

De raad heeft toegang tot de agenda(stukken) van de (algemeen) bestuursvergadering van een gemeenschappelijke regeling. Uitzondering zijn geheime stukken

iii.

Concept besluiten van de (algemeen) bestuursvergadering worden zo veel mogelijk beschikbaar gesteld via het raadsinformatiesysteem.

e) Voor deelnemingen worden de volgende aanvullende afspraken gemaakt: i.

Voor deelnemingen worden de uitkomsten van de AvA achteraf met de raad gedeeld. Dit gebeurt door middel van een raadsinformatiebrief of de P&C cyclus

2. Toezicht op Verbonden Partijen De gemeente heeft een beheer en control instrumentarium voor het toezicht op verbonden partijen. Uitgangspunt is dat de gemeente Zaanstad tijdig kansen en bedreigingen kan signaleren en hierop kan inspelen. De spelregel a)

Verbonden partijen worden ingedeeld in een hoog, midden of laag risicoprofiel

b)

Op basis van het risicoprofiel wordt het toezicht vastgesteld.

c)

De raad wordt geïnformeerd als een risicoprofiel van een verbonden partij wijzigt

12

4.4 Fase Evalueren en beëindigen 1. Heroverwegen van een Verbonden Partij Van tijd tot tijd moet een samenwerking worden geëvalueerd. Een belangrijk onderdeel van deze evaluatie is om na te gaan of de beoogde doelstellingen met de verbonden partij worden gehaald. Uitgangspunt is dat de participatie van de gemeente in de verbonden partij nog steeds van toegevoegde waarde moet zijn voor de gemeente. Indien dit niet het geval is, dan moet worden overwogen de verbonden partij op een andere manier voort te zetten of zelfs te stoppen. De spelregel Aan het eind van iedere collegeperiode wordt het samenwerkingsverband heroverwogen op onderstaande zaken. f)

Leidt het doorlopen het afwegingskader taakuitvoering nog steeds tot deelname aan een verbonden partij?

g) Is de huidige samenwerkingsvorm nog steeds de meest geschikte vorm? h) Is gemeentelijke participatie aan de verbonden partij nog steeds van meerwaarde op het resultaat? Worden de doelstellingen van gemeente Zaanstad behaald? i)

Is er bestuurlijk nog interesse voor de verbonden partij?

j)

Heeft/hebben de andere partij(en) nog steeds de behoefte om met de gemeente samen te werken?

k) Wat zijn de voor- en nadelen van uitstappen voor de gemeente? l)

Beoordeel bovenstaande ook integraal:  Welke andere samenwerkingsverbanden/verbonden partijen zijn er binnen het programma?  Moeten alle samenwerkingsverbanden/verbonden partijen blijven bestaan?  Is samenvoegen van samenwerkingsverbanden/verbonden partijen een optie?

m) Beoordeel de verbonden partij op basis van bovenstaande vragen. Moet de gemeente doorgaan, doorgaan in een andere vorm, of stoppen met de verbonden partij

13

14